31.12.2012

IT

Gazzetta ufficiale dell'Unione europea

L 362/1

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REGOLAMENTO DELEGATO (UE) N. 1268/2012 DELLA COMMISSIONE

del 29 ottobre 2012

recante le modalità di applicazione del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell’Unione

LA COMMISSIONE EUROPEA,

visto il trattato sul funzionamento dell’Unione europea,

visto il regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 del Parlamento europeo e del Consiglio, del 25 ottobre 2012, che stabilisce le regole finanziarie applicabili al bilancio generale dell’Unione (1), in particolare gli articoli 8, 11, 13, 19, 21, 22, 23, 25, 26, 29, 30, 31, 34, 35, 38, 41, 44, 49, 53, 54, 57, 58, 59, 60, 61, 62, 63, 64, 65, 66, 68, 69, 70, 72, 73, 74, 75, 76, 77, 78, 79, 80, 81, 83, 84, 85, 86, 87, 88, 89, 90, 92, 93, 98, 99, 100, 101, 103, 104, 105, 106, 107, 108, 109, 110, 111, 112, 113, 114, 115, 116, 117, 118, 119, 121, 122, 123, 124, 125, 126, 128, 129, 130, 131, 132, 133, 134, 135, 137, 138, 139, 140, 142, 144, 145, 146, 148, 151, 154, 156, 157, 181, 183, 184, 186, 187, 188, 190, 191, 192, 195, 196, 199, 201, 203, 204, 205, 208 e 209,

considerando quanto segue:

(1)

Il regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio, del 25 giugno 2002, che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee (2) ha subito sostanziali modificazioni ed è stato sostituito dal regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 (in prosieguo «regolamento finanziario»). È pertanto necessario allineare al regolamento finanziario il regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 della Commissione, del 23 dicembre 2002, recante modalità d’esecuzione del regolamento (CE, Euratom) n. 1605/2002 del Consiglio che stabilisce il regolamento finanziario applicabile al bilancio generale delle Comunità europee (3). A fini di chiarezza è necessario sostituire il regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002.

(2)

A norma dell’articolo 290 del trattato sul funzionamento dell’Unione europea (in prosieguo «TFUE») un atto legislativo può delegare alla Commissione il potere di adottare atti non legislativi di portata generale unicamente per integrare o modificare determinati elementi non essenziali degli atti legislativi. Alcune disposizioni del regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 sono state quindi incorporate nel regolamento finanziario e pertanto non devono essere incluse nel presente regolamento.

(3)	Durante i suoi lavori preparatori la Commissione ha svolto adeguate consultazioni, anche presso esperti, e garantito la trasmissione contemporanea, corretta e tempestiva dei documenti pertinenti al Parlamento europeo e al Consiglio.

(4)

Per quanto attiene ai principi di bilancio, in particolare quello dell’unità, la semplificazione delle norme che disciplinano la generazione e il recupero degli interessi prodotti dai prefinanziamenti, segnatamente la rinuncia all’obbligo per i destinatari di una sovvenzione di generare interessi, rende obsolete le disposizioni concernenti il campo di applicazione e le condizioni per il recupero degli interessi. Ove tale obbligo sia comunque imposto alle entità cui sono affidati compiti di esecuzione del bilancio, occorre inserire negli accordi di delega con tali entità le norme che disciplinano l’individuazione, l’utilizzo e la contabilità degli interessi generati. Nei casi in cui tali accordi stabiliscano che gli interessi prodotti dai prefinanziamenti sono dovuti all’Unione, tali interessi devono essere versati al bilancio a titolo di entrate con destinazione specifica.

(5)	Con riferimento al principio dell’annualità, è importante chiarire il concetto di stanziamenti dell’esercizio e di fasi preparatorie all’atto d’impegno le quali, quando sono completate al 31 dicembre, possono dare diritto a un riporto degli stanziamenti di impegno.

(6)

Per quanto riguarda il principio dell’unità di conto, si devono precisare i tassi da applicare per la conversione tra l’euro e le altre valute ai fini della gestione di tesoreria e della contabilità. Inoltre, occorre rendere ancora più trasparente la contabilizzazione dei risultati di tali operazioni di conversione. A seguito dell’introduzione dell’euro, occorre abolire l’obbligo per la Commissione di fornire agli Stati membri informazioni sui trasferimenti di tesoreria effettuati tra varie valute.

(7)

Quanto alle deroghe al principio dell’universalità, occorre precisare, da un lato, il trattamento di bilancio da applicare alle entrate con destinazione specifica, in particolare ai contributi degli Stati membri o dei paesi terzi ad alcuni programmi dell’Unione e, dall’altro, i limiti esistenti in materia di contrazione tra spese ed entrate. In particolare, tenuto conto della prassi corrente, per motivi di certezza giuridica, è necessario chiarire che come regola generale le entrate con destinazione specifica generano stanziamenti di impegno e di pagamento automaticamente, non appena l’entrata è stata riscossa dall’istituzione. È inoltre necessario specificare i casi in cui, eccezionalmente, le entrate con destinazione specifica possono essere rese disponibili prima che le entrate siano state effettivamente riscosse dall’istituzione.

(8)

Con riferimento al principio della specializzazione, occorre definire con precisione il calcolo delle percentuali di stanziamento che le istituzioni sono autorizzate a stornare in base alla loro autonomia. Il Parlamento europeo e il Consiglio devono essere perfettamente informati tramite una motivazione dettagliata delle richieste di storno che devono essere loro sottoposte.

(9)	Per quanto riguarda la sana gestione finanziaria, è necessario individuare gli obiettivi e la periodicità minima delle valutazioni ex ante, intermedie e ex post dei programmi e delle attività, nonché le informazioni che devono figurare nella scheda finanziaria legislativa.

(10)

Per quanto attiene al principio della trasparenza, la pubblicazione dei dati, distinti per nominativo, relativi ai destinatari interessati e agli importi esatti da essi ricevuti aumenta la trasparenza in relazione all’utilizzo dei fondi in questione. Mettendo tali informazioni a disposizione dei cittadini si rafforza il controllo pubblico sull’impiego cui è destinato tale denaro e si contribuisce all’utilizzo ottimale dei fondi pubblici. Contestualmente, ove i destinatari sono persone fisiche, tale pubblicazione è assoggettata alle norme in materia di protezione dei dati personali. Di conseguenza, i dati personali devono essere pubblicati solo se necessario e commisurato alla legittima finalità perseguita.

(11)

Le informazioni sull’utilizzo dei fondi dell’Unione devono essere pubblicate sul sito internet delle istituzioni e comprendere almeno il nominativo, l’ubicazione, l’importo e la finalità dei fondi. Tali informazioni devono rispettare i criteri stabiliti all’articolo 35, paragrafo 3, del regolamento finanziario, in particolare la natura e l’entità dei fondi erogati.

(12)

Il nominativo e l’ubicazione dei destinatari di fondi dell’Unione devono essere pubblicati in relazione a premi, sovvenzioni e appalti attribuiti in seguito all’apertura di una gara pubblica, come nel caso in particolare di concorsi, inviti a presentare proposte e gare di appalto, rispettando i principi del TFUE e segnatamente quelli di trasparenza, proporzionalità, parità di trattamento e non discriminazione. Inoltre, siffatta pubblicazione deve aiutare i richiedenti respinti a esercitare il controllo sulle procedure di selezione pubbliche.

(13)

Poiché è opportuno che i dati personali relativi alle persone fisiche non siano pubblicati per un periodo superiore alla durata di utilizzo dei fondi da parte del destinatario, tali dati devono essere cancellati dopo due anni. Lo stesso vale per i dati personali relativi a persone giuridiche per le quali il titolo ufficiale individua una o più persone fisiche.

(14)	Nella maggior parte dei casi disciplinati dal presente regolamento, la pubblicazione riguarda persone giuridiche.

(15)

Quando sono interessate persone fisiche, siffatta pubblicazione va prevista solo se rispetta il principio di proporzionalità tra l’entità dell’importo erogato e l’esigenza di controllare l’impiego ottimale dei fondi. Nel caso delle persone fisiche, la pubblicazione della regione al livello NUTS 2 è coerente con l’obiettivo della pubblicazione dei destinatari, assicura la parità di trattamento tra Stati membri di dimensioni diverse e garantisce il diritto dei destinatari al rispetto della vita privata e in particolare alla protezione dei loro dati personali.

(16)	Le informazioni inerenti a borse di studio e altri aiuti diretti corrisposti a persone fisiche estremamente bisognose dovrebbero rimanere esenti dalla pubblicazione.

(17)

Per garantire il rispetto del principio della parità di trattamento tra i destinatari, occorre assicurare che la pubblicazione delle informazioni relative alle persone fisiche avvenga in ottemperanza all’obbligo per lo Stato membro di prevedere ampia trasparenza in merito agli appalti di importo superiore a quello stabilito dalla direttiva 2004/18/CE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 31 marzo 2004, relativa al coordinamento delle procedure di aggiudicazione degli appalti pubblici di lavori, di forniture e di servizi (4).

(18)	Il nominativo e l’ubicazione del destinatario nonché l’importo e la finalità dei fondi non devono essere pubblicati se ciò rischia di minare l’integrità del destinatario tutelata dalla Carta dei diritti fondamentali dell’Unione europea oppure di ledere i suoi interessi commerciali legittimi.

(19)	La nomenclatura di bilancio dovrebbe apportare la chiarezza e la trasparenza necessarie per la procedura di bilancio.

(20)	È necessario inoltre definire gli atti che potrebbero dare adito a un conflitto d’interessi.

(21)

Per quanto riguarda la gestione indiretta, occorre precisare l’inquadramento della delega e il contenuto dell’accordo di delega. Ogni entità o persona cui sono affidati compiti di esecuzione del bilancio deve garantire un grado di tutela degli interessi finanziari dell’Unione equivalente a quello richiesto dal regolamento finanziario. Occorre stabilire le condizioni alle quali la Commissione può accettare che i sistemi, le norme e le procedure di tali entità e persone siano considerati equivalenti ai propri, al fine di garantire la sana gestione finanziaria dei fondi dell’Unione da parte delle entità delegate.

(22)	Alle agenzie esecutive, sulle quali la Commissione esercita il proprio controllo, deve essere riconosciuta la qualità di ordinatori delegati da tale istituzione ai fini dell’esecuzione del bilancio dell’Unione.

(23)	Nel caso della gestione indiretta con organizzazioni internazionali, bisogna individuare le organizzazioni internazionali che possono essere ammesse a tale tipo di gestione.

(24)	Nel caso di compiti di esecuzione del bilancio affidati a organismi di diritto pubblico od organismi di diritto privato investiti di attribuzioni di servizio pubblico, occorre precisare le condizioni relative alla loro designazione.

(25)	Per quanto attiene alla gestione indiretta, è necessario stabilire norme dettagliate in materia di procedure per l’esame e l’accettazione dei conti e l’esclusione dai finanziamenti dell’Unione delle spese in relazione alle quali sono stati effettuati esborsi in violazione delle norme applicabili.

(26)	Quanto agli organismi privati che svolgono lavori preparatori o secondari per conto della Commissione, essi devono essere scelti secondo le procedure d’aggiudicazione degli appalti pubblici.

(27)

Per quanto riguarda il ruolo degli agenti finanziari, la riforma della gestione finanziaria, con l’abolizione dei controlli ex ante centralizzati, rafforza le responsabilità degli ordinatori su tutti gli atti relativi alle entrate e alle spese, anche in termini di sistemi di controllo interno. Il Parlamento europeo e il Consiglio devono essere informati della nomina e della cessazione dal servizio degli ordinatori delegati. Di conseguenza, devono inoltre essere definiti le funzioni, la competenza e i principi procedurali da rispettare. L’internalizzazione dei controlli ex ante presuppone in particolare una distinzione chiara tra compiti di avvio e di verifica delle operazioni di esecuzione di bilancio, e ciascuna istituzione deve inoltre adottare un codice deontologico per i funzionari responsabili delle verifiche ex ante ed ex post. È inoltre necessario stabilire di dar conto delle responsabilità assunte, tramite una relazione annuale all’istituzione che è incaricata, tra l’altro, delle verifiche ex post. Occorre conservare i documenti giustificativi relativi alle operazioni condotte. Infine, poiché derogano alle normali procedure di aggiudicazione, tutti i tipi di procedure negoziate per l’aggiudicazione di appalti pubblici devono essere oggetto di una relazione speciale all’istituzione e di una comunicazione al Parlamento europeo e al Consiglio.

(28)	Occorre adattare il regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 per tener conto del duplice ruolo che il capo delegazione riveste in quanto ordinatore sottodelegato per il servizio europeo per l’azione esterna (in prosieguo «SEAE») e, riguardo agli stanziamenti operativi, per la Commissione.

(29)

Al fine di chiarificare le responsabilità, occorre anche definire precisamente le funzioni e le competenze del contabile con riferimento ai sistemi contabili, alla gestione della tesoreria e dei conti bancari nonché dello schedario terzi. Vanno inoltre precisate le modalità per la cessazione dal servizio del contabile.

(30)

Devono essere stabilite le condizioni per il ricorso alle casse di anticipi, sistema di gestione in deroga alle procedure ordinarie, e devono essere precisate le funzioni e le responsabilità degli amministratori degli anticipi, nonché quelle degli ordinatori e dei contabili per quanto riguarda il controllo delle casse di anticipi. Il Parlamento europeo e il Consiglio devono essere informati di ogni nomina o cessazione dal servizio. Per motivi di efficienza, nelle delegazioni è opportuno istituire soltanto una cassa di anticipi che gestisce gli stanziamenti delle sezioni del bilancio relative alla Commissione e al SEAE. È risultato necessario prevedere la possibilità di utilizzare carte di debito collegate alle casse di anticipi per facilitare i pagamenti soprattutto nelle delegazioni e rappresentanze dell’Unione ed evitare i rischi connessi alla manipolazione di denaro contante.

(31)

Una volta definite funzioni e competenze di ciascun agente finanziario, la loro responsabilità può essere chiamata in causa soltanto secondo le disposizioni dello statuto dei funzionari dell’Unione europea e del regime applicabile agli altri agenti. L’istanza specializzata in irregolarità finanziarie istituita presso ciascuna istituzione si è dimostrata essere un meccanismo efficiente per accertare l’esistenza di un’irregolarità di natura finanziaria e dev’essere quindi mantenuta. È necessario precisare le modalità con le quali un ordinatore può chiedere la conferma di un’istruzione che ritenga irregolare o contraria al principio della sana gestione finanziaria ed essere in tal modo sollevato dalla propria responsabilità.

(32)

In materia di entrate, tranne il caso particolare delle risorse proprie disciplinate dalla decisione 2007/436/CE, Euratom del Consiglio, del 7 giugno 2007, relativa al sistema delle risorse proprie delle Comunità europee (5), è necessario precisare i compiti e i controlli di competenza degli ordinatori nelle diverse fasi della procedura: determinazione della previsione di crediti, ordine di recupero e trasmissione della nota di addebito che informa il debitore dell’accertamento di un credito, calcolo degli interessi di mora eventuali e, se del caso, decisione di rinunciare al credito, nel rispetto di criteri atti ad assicurare la sana gestione finanziaria ai fini della riscossione efficace delle entrate.

(33)

È necessario precisare il ruolo del contabile nella riscossione delle entrate e nella concessione di eventuali dilazioni di pagamento. Inoltre, il contabile dovrebbe disporre di un certo margine discrezionale nell’ambito del recupero dei crediti, compresa la facoltà di compensare debiti e crediti direttamente oppure, in circostanze eccezionali, di rinunciare a esigere la costituzione di una garanzia a rimborso del debito allorché il debitore voglia e possa effettuare il pagamento entro il periodo della dilazione ma non sia in grado di costituire siffatta garanzia tenendo debito conto del principio di proporzionalità.

(34)	Per garantire la gestione degli attivi ottenendo al tempo stesso una remunerazione finanziaria, è necessario investire in attivi finanziari gli importi incassati in via provvisoria, quali le ammende oggetto di contestazione, e stabilire la destinazione degli interessi prodotti da tali investimenti.

(35)

Per garantire che la Commissione disponga di tutte le informazioni necessarie per l’adozione delle decisioni di finanziamento, è necessario stabilire i requisiti minimi riguardo al contenuto delle decisioni di finanziamento concernenti le sovvenzioni, gli appalti, i fondi fiduciari e gli strumenti finanziari.

(36)	Per quanto riguarda le spese, è necessario definire l’articolazione tra la decisione di finanziamento, l’impegno globale e l’impegno specifico, nonché le caratteristiche di queste varie fasi, al fine di inquadrare con chiarezza le varie fasi dell’esecuzione del bilancio.

(37)

È necessario inoltre chiarire l’articolazione tra le operazioni di liquidazione, di ordinazione dei pagamenti e di pagamento e i controlli che l’ordinatore deve effettuare in occasione della liquidazione delle spese, con l’apposizione del «visto per pagamento». Occorre precisare i documenti giustificativi a sostegno dei pagamenti e indicare le norme di liquidazione dei prefinanziamenti e dei pagamenti intermedi.

(38)

Occorre stabilire norme dettagliate per l’applicazione dei termini relativi alle operazioni di liquidazione e pagamento, tenendo conto della direttiva 2011/7/UE del Parlamento europeo e del Consiglio, del 16 febbraio 2011, relativa alla lotta contro i ritardi di pagamento nelle transazioni commerciali (6), affinché non si verifichino indebiti ritardi nei pagamenti ai destinatari.

(39)

In materia di revisione contabile interna, è necessario definire le modalità di designazione del revisore e garantire la sua indipendenza nell’ambito dell’istituzione che l’ha nominato ed alla quale deve riferire in merito alle sue attività. Per garantire la trasparenza nei confronti del Parlamento europeo e del Consiglio, questi ultimi devono essere informati di qualsiasi misura di nomina o cessazione dal servizio.

(40)

Le norme sugli appalti devono fondarsi sulla direttiva 2004/18/CE. È necessario definire i vari tipi di procedure di appalto, le relative misure di pubblicità, le condizioni alle quali si può ricorrere a un determinato tipo di procedura e le principali caratteristiche delle procedure esistenti, la specificazione dei criteri di selezione e di aggiudicazione, le modalità di accesso ai documenti di gara e di comunicazione con gli offerenti o candidati, nonché, quando la Commissione aggiudica degli appalti per proprio conto, le soglie applicabili e le modalità di stima del valore degli appalti da aggiudicare.

(41)

Le procedure d’aggiudicazione degli appalti hanno la finalità di soddisfare nelle migliori condizioni possibili le necessità delle istituzioni, nel rispetto della parità d’accesso agli appalti pubblici e dei principi della trasparenza e della non discriminazione. Ai fini della trasparenza e della parità di trattamento tra i candidati e gli offerenti, ma anche della piena responsabilità degli ordinatori nella scelta, occorre stabilire la procedura di apertura, e poi di valutazione, delle offerte e delle domande di partecipazione, dalla nomina di una commissione fino alla decisione definitiva d’aggiudicazione, motivata e documentata, che spetta all’amministrazione aggiudicatrice.

(42)

L’esperienza acquisita indica la necessità di stabilire una nuova procedura di aggiudicazione per gli appalti di valore medio. Occorre consentire il ricorso all’«elenco di potenziali offerenti» alle stesse condizioni vigenti per l’attuale «invito a manifestare interesse» poiché tale procedura comporta minori oneri amministrativi per i potenziali offerenti.

(43)	Per tutelare gli interessi finanziari dell’Unione durante l’esecuzione dell’appalto, è necessario stabilire la possibilità di imporre alle entità che assicurano la capacità finanziaria nell’ambito delle procedure di aggiudicazione di rispondere in solido per l’esecuzione del corrispondente appalto.

(44)	Per tutelare gli interessi finanziari dell’Unione e garantire il controllo nel corso dell’esecuzione dell’appalto, è necessario stabilire la possibilità di esigere che taluni compiti essenziali siano eseguiti direttamente dal contraente stesso.

(45)	Per garantire che l’appalto venga eseguito attenendosi ai più elevati standard professionali, è necessario stabilire la possibilità di respingere gli offerenti con potenziali conflitti d’interesse.

(46)	Poiché la richiesta di garanzie finanziarie non è più automatica, è necessario stabilire i criteri in base ai quali decidere di richiederle.

(47)

È necessario precisare la portata del titolo sulle sovvenzioni, soprattutto con riferimento al tipo di azione o di organismo d’interesse generale europeo che può essere sovvenzionato, ma anche con riferimento alla tipologia degli impegni giuridici che possono essere utilizzati per finanziare le sovvenzioni. Riguardo a tali impegni giuridici occorre specificare i criteri di scelta tra convenzioni e decisioni, i requisiti minimi di contenuto delle stesse e la possibilità di concludere una convenzione o decisione specifica nell’ambito di accordi quadro, in modo di garantire la parità di trattamento ed evitare di limitare l’accesso ai finanziamenti dell’Unione.

(48)

Occorre che la portata del titolo sulle sovvenzioni tenga inoltre conto dell’inserimento nel regolamento finanziario di titoli specifici sui premi e sugli strumenti finanziari, da un lato, e, dall’altro, delle norme fondamentali concernenti le sovvenzioni, i costi ammissibili, la cancellazione del principio di degressività, il ricorso a forme semplificate di sovvenzione (somme forfettarie, costi unitari e tassi fissi) e l’abolizione dell’obbligatorietà di presentazione delle garanzie di prefinanziamento.

(49)

È opportuno che i progressi verso lo scambio elettronico delle informazioni e la presentazione per via elettronica dei documenti, che costituiscono un’importante semplificazione, siano accompagnati da precise condizioni di accettazione dei sistemi da utilizzare, in modo da garantire la sicurezza giuridica.

(50)

Occorre rivedere il principio del divieto del fine di lucro e il principio di cofinanziamento allineandoli alle precisazioni e alle semplificazioni inserite nel regolamento finanziario. In particolare, a fini di chiarezza, è necessario stabilire norme dettagliate relative ai tipi di entrate da considerare per l’applicazione del principio del divieto del fine di lucro nonché le forme di cofinanziamento esterno e di contributi in natura.

(51)

Con riferimento al principio di trasparenza, occorre autorizzare l’adozione e la pubblicazione di programmi di lavoro pluriennali, poiché presentano un valore aggiunto per i richiedenti, i quali possono prevedere più agevolmente gli inviti a presentare proposte e prepararvisi meglio. In questo ambito, occorre specificare le condizioni alle quali i programmi di lavoro possono essere considerati decisioni di finanziamento. Per garantire la trasparenza, è inoltre necessario pubblicare gli inviti a presentare proposte, tranne in caso d’urgenza oppure qualora l’azione possa essere attuata da una sola entità. È necessario specificare i requisiti minimi di contenuto di tale pubblicazione.

(52)

Poiché le condizioni di ammissibilità in materia di imposta sul valore aggiunto (IVA) pagata dai beneficiari possono indurre a errori e incongruenze, è necessario intendere e applicare in modo coerente i concetti di IVA non recuperabile e di persone non assoggettate ai sensi dell’articolo 13, paragrafo 1, della direttiva 2006/112/CE del Consiglio, del 28 novembre 2006, relativa al sistema comune d’imposta sul valore aggiunto (7), facendo riferimento alle attività rientranti in tali concetti.

(53)

Per garantire la trasparenza, la parità di trattamento dei richiedenti e la responsabilizzazione degli ordinatori, è necessario stabilire la procedura di attribuzione, dalla domanda di sovvenzione alla relativa valutazione in base a criteri di ammissibilità, selezione e concessione precedentemente annunciati, prima che l’ordinatore responsabile prenda la sua decisione definitiva, debitamente documentata. È necessario stabilire norme dettagliate relative alla composizione e ai compiti del comitato incaricato di valutare le proposte rispetto ai criteri di selezione e di concessione, nonché al margine di possibilità di prendere contatti con i richiedenti nel corso della procedura di attribuzione o di invitarli a modificare le proposte. Tale margine deve rispecchiare idoneamente i requisiti di buona amministrazione introdotti dal regolamento finanziario e comprendere le condizioni alle quali la proposte possono essere modificate prima della firma delle convenzioni di sovvenzione ovvero di notifica delle decisioni di sovvenzione.

(54)

Poiché il regolamento finanziario ha agevolato e ampliato il ricorso alle somme forfettarie, ai costi unitari e ai finanziamenti a tasso fisso, occorre chiarire le definizioni di tali forme semplificate di sovvenzione. In particolare, è necessario chiarire che, come ogni forma di sovvenzione, sono destinate a finanziare categorie di costi ammissibili, e precisare che il loro importo non deve necessariamente essere fissato ex ante; questo aspetto è particolarmente rilevante nei casi in cui gli importi sono determinati in base alle prassi consuete di contabilità analitica del beneficiario. Si avverte inoltre l’esigenza di garantire la stabilità delle norme di finanziamento nell’ambito di un programma specifico. A tal fine, occorre consentire il ricorso alle forme semplificate di sovvenzione durante tutta la sua durata. A fini statistici, metodologici ovvero di prevenzione e individuazione delle frodi occorre poter avere accesso ai dati contabili generali del beneficiario, anche nei casi finanziati tramite somme forfettarie, costi unitari o tassi fissi. Le verifiche, tuttavia, non devono essere finalizzate a rimettere in causa i valori unitari delle somme forfettarie, dei costi unitari o dei tassi fissi già convenuti.

(55)

Il principio della sana gestione finanziaria impone che la Commissione si tuteli con delle garanzie, nella fase delle domande di sovvenzione predisponendo controlli finanziari per le domande di importi ingenti, in occasione del pagamento dei prefinanziamenti, in funzione della valutazione dei rischi effettuata dall’ordinatore, con la richiesta di garanzie finanziarie preliminari, e nella fase dei pagamenti intermedi o dei pagamenti a saldo, prevedendo la presentazione di certificati redatti da revisori contabili per le domande di pagamento concernenti gli importi più ingenti e che presentano i massimi rischi.

(56)

Occorre chiarire le condizioni e procedure per sospendere e ridurre le sovvenzioni, in modo da definire meglio i motivi alla base di tale sospensione o riduzione, fornire adeguate informazioni ai beneficiari e garantire a questi ultimi la possibilità di esercitare i diritti della difesa in ogni fase.

(57)

Il principio della sana gestione dei fondi dell’Unione implica inoltre che i beneficiari stessi utilizzino le sovvenzioni secondo i principi di economia ed efficienza. In particolare, occorre che i costi degli appalti aggiudicati dai beneficiari per attuare l’azione siano ammissibili purché tali appalti di esecuzione siano aggiudicati all’offerta economicamente più vantaggiosa.

(58)

Poiché il regolamento finanziario allenta le restrizioni concernenti il ricorso al sostegno finanziario a terzi, è necessario stabilire le disposizioni minime da concordare a livello di convenzione di sovvenzione o da inserire nella decisione di sovvenzione per distinguere chiaramente l’assegnazione di sostegno finanziario a terzi da parte di un beneficiario dai compiti di esecuzione del bilancio svolti da un delegato nell’ambito della gestione indiretta.

(59)	I poteri sanzionatori nei confronti dei beneficiari delle sovvenzioni devono essere allineati a quelli conferiti nell’ambito degli appalti, poiché hanno lo stesso carattere e devono essere subordinati alle stesse norme sotto il profilo dell’efficacia e della proporzionalità.

(60)

I premi devono essere assoggettati ai principi di trasparenza e parità di trattamento come le sovvenzioni. In tale contesto occorre altresì stabilire le caratteristiche minime dei programmi di lavoro e dei concorsi, tenendo conto dei corrispondenti requisiti relativi alle sovvenzioni. In particolare, vanno specificate le condizioni alle quali i programmi di lavoro possono essere considerati decisioni di finanziamento, nonché i requisiti minimi di contenuto delle regole di concorso, segnatamente le condizioni di versamento del premio ai vincitori in caso di attribuzione, e gli idonei mezzi di pubblicazione.

(61)

Il rispetto dei principi di trasparenza e parità di trattamento impone inoltre l’istituzione di una procedura di attribuzione con fasi chiaramente definite, dalla presentazione delle proposte all’informazione dei richiedenti e alla comunicazione al vincitore. Tale procedura deve comprendere la valutazione delle proposte da parte di un gruppo di esperti designati dall’ordinatore responsabile che si basano sui criteri di attribuzione indicati nelle regole di concorso al fine di garantire competenza e imparzialità nella valutazione delle proposte. Occorre che la decisione finale in merito all’attribuzione del premio sia presa dall’ordinatore responsabile, sulla scorta delle raccomandazioni degli esperti, poiché la responsabilità per l’esecuzione del bilancio spetta sempre alla Commissione.

(62)

Per garantire un’attuazione armonizzata dei diversi strumenti finanziari all’interno della Commissione, il quadro generale previsto al titolo VIII del regolamento finanziario dovrebbe essere completato da norme dettagliate per la gestione degli strumenti finanziari, comprese disposizioni riguardanti la selezione delle entità delegate, il contenuto degli accordi di delega, i costi e le tasse di gestione e i conti fiduciari.

(63)

Occorre definire norme per la selezione degli intermediari finanziari e dei destinatari finali, in particolare qualora, in casi eccezionali, gli strumenti finanziari siano gestiti in maniera diretta mediante veicoli di investimento dedicati o altri meccanismi di attuazione, al fine di garantire l’utilizzazione efficiente dei fondi dell’Unione.

(64)

È necessario stabilire le condizioni di utilizzazione degli strumenti finanziari, compreso l’effetto moltiplicatore, e il quadro di monitoraggio. È altresì necessario garantire che gli strumenti finanziari siano attuati sulla base di un’approfondita valutazione ex ante, che deve consentire alla Commissione di concepirli allo specifico scopo di ovviare alle lacune del mercato e a situazioni di investimento non ottimali.

(65)

In materia di contabilità e di rendicontazione, i principi contabili generalmente accettati sulla base dei quali devono essere stabiliti gli stati finanziari sono definiti nelle norme contabili dell’Unione, che precisano inoltre le condizioni per la contabilizzazione di un’operazione nonché le regole di valutazione degli elementi d’attivo e di passivo e di costituzione degli accantonamenti, al fine di assicurare la corretta presentazione nonché la completezza e l’esattezza delle informazioni.

(66)

In materia di contabilità, occorre precisare che il contabile di ciascuna istituzione deve documentare l’organizzazione e la procedura contabili della sua istituzione e definire le condizioni che i sistemi automatizzati di tenuta della contabilità devono rispettare, in particolare al fine di garantire la sicurezza degli accessi e la pista di controllo per quanto riguarda le modifiche apportate ai sistemi.

(67)

Per quanto riguarda la tenuta della contabilità, si devono precisare i principi in materia di tenuta dei libri contabili, della situazione contabile generale, di ravvicinamento periodico dei saldi di tale situazione contabile e d’inventario e definire gli elementi del piano contabile redatto dal contabile della Commissione. Le norme sulla registrazione delle operazioni, in particolare il metodo in partita doppia, le norme di conversione delle operazioni non denominate in euro e i documenti giustificativi delle scritture contabili, devono essere precisati. Inoltre va precisato il contenuto delle registrazioni della contabilità di bilancio.

(68)	Occorre definire le regole sull’inventario delle immobilizzazioni e chiarire le rispettive responsabilità dei contabili e degli ordinatori in questo settore, così come le regole sulla rivendita dei beni iscritti nell’inventario, ai fini di un’efficiente gestione degli attivi.

(69)

In materia di azioni esterne, il presente regolamento, conformemente al regolamento finanziario, deve introdurre disposizioni di deroga che tengono conto delle specificità operative del settore delle azioni esterne, principalmente in materia di appalti e di concessione di sovvenzioni, in particolare perché tali procedure sono svolte dalle autorità dei paesi terzi beneficiari del sostegno finanziario dell’Unione. Per quanto attiene agli appalti, tali differenze dovrebbero riguardare principalmente la tipologia delle procedure e le soglie a partire dalle quali si applicano le diverse procedure. Per quanto riguarda le sovvenzioni, occorre consentire in determinati casi il finanziamento integrale, soprattutto per tener conto della ridotta capacità di cofinanziamento dei beneficiari.

(70)

È necessario stabilire disposizioni dettagliate riguardanti il ricorso al sostegno di bilancio, che specifichino le condizioni alle quali si può ricorrere a tale sostegno e l’obbligo per il partner di trasmettere alla Commissione informazioni tempestive e affidabili che le consentano di valutare il rispetto di tali condizioni.

(71)

Per quanto attiene ai fondi fiduciari dell’Unione, è necessario specificare i principi applicabili al contributo dell’Unione a tali fondi e ai contributi degli altri donatori, le norme contabili e di rendicontazione del fondo fiduciario dell’Unione, in particolare in materia di interessi maturati sul conto bancario del fondo fiduciario, chiarire le responsabilità rispettive degli agenti finanziari e del comitato del fondo fiduciario, nonché definire gli obblighi in materia di revisione contabile esterna. È inoltre necessario garantire un’equa rappresentanza dei donatori partecipanti in sede di comitato del fondo fiduciario e prevedere l’obbligo di voto favorevole della Commissione ai fini dell’utilizzo dei fondi.

(72)	Per semplificare le procedure di aggiudicazione degli appalti nell’ambito delle azioni esterne, sono state modificate alcune soglie mentre altre soglie e procedure di gestione derivanti dalle disposizioni comuni sono state aggiunte e adattate.

(73)	Per quanto attiene alle sovvenzioni, occorre razionalizzare le condizioni di deroga al principio del cofinanziamento, rendendole conformi al regolamento finanziario.

(74)	Al fine di garantire la sana gestione degli stanziamenti dell’Unione, è altresì necessario specificare i prerequisiti e le norme da inserire nelle convenzioni in caso di gestione decentrata degli stanziamenti o di ricorso alle casse di anticipi.

(75)

È opportuno definire gli uffici europei nonché stabilire norme specifiche per l’Ufficio delle pubblicazioni e disposizioni che autorizzino il contabile della Commissione a delegare alcuni dei suoi compiti a funzionari di tali uffici. Occorre anche precisare le modalità di funzionamento dei conti bancari che gli uffici europei possono essere autorizzati ad aprire a nome della Commissione.

(76)

Per analogia con la pubblicazione delle informazioni sui destinatari dei fondi dell’Unione, occorre pubblicare l’elenco degli esperti di cui all’articolo 204 del regolamento finanziario selezionati tramite invito a manifestare interesse e l’oggetto dei loro compiti. Occorre inoltre pubblicare la loro retribuzione se superiore a 15 000 EUR.

(77)

È necessario stabilire disposizioni integrative della nuova procedura prevista all’articolo 203 del regolamento finanziario, in particolare per quanto riguarda i tipi di costi da includere nelle soglie ivi fissate. È necessario stabilire norme dettagliate relative ai progetti immobiliari presso le delegazioni dell’Unione, in considerazione delle loro specificità, in particolare in caso d’urgenza. È opportuno stabilire che gli edifici residenziali, segnatamente presso le delegazioni, che devono essere presi in locazione o acquistati in tempi brevi siano esclusi dalla procedura stabilita all’articolo 203 del regolamento finanziario. Occorre che l’acquisizione di terreni a titolo gratuito o per un importo simbolico non rientri nella procedura stabilita all’articolo 203 del regolamento finanziario poiché non impone di per sé un onere aggiuntivo al bilancio.

(78)

Per garantire la coerenza con le disposizioni del regolamento finanziario, è necessario stabilire disposizioni transitorie. Inoltre, per garantire la coerenza con la base giuridica settoriale, è opportuno rimandare al 1o gennaio 2014 l’applicazione delle disposizioni relative alle modalità di gestione e agli strumenti finanziari,

HA ADOTTATO IL PRESENTE REGOLAMENTO:

PARTE PRIMA

DISPOSIZIONI COMUNI

TITOLO I

OGGETTO

Articolo 1

Oggetto

Il presente regolamento stabilisce le modalità di applicazione del regolamento (UE, Euratom) n. 966/2012 (in prosieguo «il regolamento finanziario»).

TITOLO II

PRINCIPI DI BILANCIO

CAPO 1

Principi dell’unità e della verità del bilancio

Articolo 2

Contabilità degli interessi prodotti dai prefinanziamenti

(Articolo 8, paragrafo 4, del regolamento finanziario)

Ove siano dovuti interessi al bilancio, le convenzioni concluse con le entità o persone elencate all’articolo 58, paragrafo 1, lettera c), punti da ii) a viii), del regolamento finanziario, stabiliscono che il prefinanziamento sia versato su conti o sottoconti bancari che consentano d’individuare gli importi dei versamenti e i relativi interessi. Ove ciò non sia possibile, i metodi contabili dei destinatari o degli intermediari devono consentire d’individuare gli importi versati dall’Unione e gli interessi o altri utili da essi prodotti.

Le disposizioni del presente regolamento riguardanti gli interessi sui prefinanziamenti non incidono sull’iscrizione dei prefinanziamenti nella colonna delle attività nei rendiconti finanziari, come stabilito nelle norme contabili di cui all’articolo 143 del regolamento finanziario.

CAPO 2

Principio dell’annualità

Articolo 3

Stanziamenti dell’esercizio

(Articolo 11, paragrafo 3, del regolamento finanziario)

Gli stanziamenti di impegno e di pagamento autorizzati per l’esercizio constano di:

a)	stanziamenti iscritti nel bilancio, anche mediante bilancio rettificativo;

b)	stanziamenti riportati;

c)	stanziamenti ricostituiti conformemente agli articoli 178 e 182 del regolamento finanziario;

d)	stanziamenti provenienti da rimborsi di prefinanziamenti conformemente all’articolo 177, paragrafo 3, del regolamento finanziario;

e)	stanziamenti aperti a seguito del percepimento di entrate con destinazione specifica nel corso dell’esercizio o nel corso di esercizi precedenti e non utilizzati.

Articolo 4

Annullamento e riporto di stanziamenti

(Articolo 13, paragrafo 2, del regolamento finanziario)

1.   Gli stanziamenti di impegno e gli stanziamenti non dissociati relativi ai progetti immobiliari di cui all’articolo 13, paragrafo 2, lettera a), del regolamento finanziario possono essere riportati soltanto se gli impegni non hanno potuto essere effettuati entro il 31 dicembre dell’esercizio per motivi non imputabili alla diligenza dell’ordinatore e se le fasi preparatorie sono avanzate a un punto che permetta ragionevolmente di ritenere che l’impegno possa essere effettuato entro il 31 marzo dell’anno successivo, ovvero il 31 dicembre nel caso dei progetti immobiliari.

2.   Le fasi preparatorie di cui all’articolo 13, paragrafo 2, lettera a), del regolamento finanziario, che dovrebbero essere completate al 31 dicembre dell’esercizio ai fini del riporto all’esercizio successivo sono segnatamente le seguenti:

a)	per gli impegni globali ai sensi dell’articolo 85 del regolamento finanziario, l’adozione di una decisione di finanziamento o la conclusione entro tale data della consultazione dei servizi interessati di ciascuna istituzione in vista dell’adozione della decisione;

b)	per gli impegni specifici ai sensi dell’articolo 85 del regolamento finanziario, la conclusione della fase di selezione dei potenziali contraenti, beneficiari, vincitori di premi o soggetti delegati.

3.   Gli stanziamenti riportati di cui all’articolo 13, paragrafo 2, lettera a), del regolamento finanziario, non impegnati al 31 marzo dell’esercizio successivo o fino al 31 dicembre dell’esercizio successivo per gli importi relativi ai progetti immobiliari, sono automaticamente annullati.

La Commissione informa il Parlamento europeo e il Consiglio degli stanziamenti così annullati entro un mese dall’annullamento conformemente al primo comma.

4.   Gli stanziamenti riportati di cui all’articolo 13, paragrafo 2, lettera b), del regolamento finanziario possono essere utilizzati fino al 31 dicembre dell’esercizio successivo.

5.   La contabilità permette di distinguere gli stanziamenti riportati conformemente ai paragrafi da 1 a 4.

CAPO 3

Principio dell’unità di conto

Articolo 5

Tasso di conversione tra l’euro e le altre valute

(Articolo 19 del regolamento finanziario)

1.   Fatte salve le disposizioni specifiche derivanti dall’applicazione di normative settoriali, l’ordinatore responsabile effettua la conversione in base al tasso quotidiano di cambio dell’euro pubblicato nella serie C della Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.

Quando sono i contraenti o i beneficiari che devono effettuare la conversione tra l’euro e un’altra valuta, si applicano le regole specifiche relative alla conversione indicate nei contratti d’appalto, nelle convenzioni di sovvenzione o nelle convenzioni di finanziamento.

2.   Per evitare che le operazioni di conversione delle valute abbiano effetti di rilievo sull’entità del cofinanziamento dell’Unione o incidano negativamente sul bilancio dell’Unione, le disposizioni specifiche per la conversione di cui al paragrafo 1 prevedono, all’occorrenza, che la conversione tra l’euro e le altre valute si effettui a un tasso determinato in base alla media dei tassi di cambio giornalieri registrati in un determinato periodo.

3.   Se nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea non è pubblicato alcun tasso di cambio per la valuta interessata, l’ordinatore responsabile applica il tasso contabile di cui al paragrafo 4.

4.   Ai fini della contabilità di cui agli articoli da 151 a 156 del regolamento finanziario e in applicazione dell’articolo 240 del presente regolamento, la conversione tra l’euro e un’altra valuta è effettuata in base al tasso contabile mensile dell’euro, il quale è determinato dal contabile della Commissione mediante ogni fonte d’informazione che egli consideri affidabile, fondandosi sul tasso in vigore il penultimo giorno lavorativo del mese precedente quello per il quale si deve determinare il tasso suddetto.

5.   I risultati delle operazioni in valuta di cui al paragrafo 4 del presente articolo sono riportati in una rubrica separata della contabilità dell’istituzione rispettiva.

Il primo comma del presente paragrafo si applica mutatis mutandis agli organismi di cui all’articolo 208 del regolamento finanziario.

Articolo 6

Tasso da applicare per la conversione tra l’euro e le altre valute

(Articolo 19 del regolamento finanziario)

1.   Fatte salve le disposizioni specifiche derivanti dall’applicazione delle normative settoriali o da contratti specifici d’appalto, da convenzioni o decisioni di sovvenzione e da convenzioni di finanziamento, il tasso da applicare per la conversione tra l’euro e le altre valute, quando la conversione è effettuata dall’ordinatore responsabile, è quello vigente il giorno nel quale il servizio ordinatore redige l’ordine di pagamento o l’ordine di recupero.

2.   Per i pagamenti in euro effettuati dalle casse di anticipi, il tasso da applicare per la conversione tra l’euro e le altre valute è stabilito alla data alla quale la banca procede al pagamento.

3.   Per la regolarizzazione delle casse di anticipi nelle valute nazionali, di cui all’articolo 19 del regolamento finanziario, il tasso da applicare per la conversione tra l’euro e le valute nazionali è quello del mese nel quale la cassa di anticipi effettua la spesa.

4.   Per il rimborso delle spese forfettarie e per le spese previste dallo statuto dei funzionari dell’Unione europea e dal regime applicabile agli altri agenti dell’Unione europea (in prosieguo «statuto»), soggette a un massimale e da pagare in una valuta diversa dall’euro, il tasso da applicare è quello in vigore alla data alla quale sorge il corrispondente diritto.

CAPO 4

Principio dell’universalità

Articolo 7

Struttura per la registrazione in bilancio delle entrate con destinazione specifica e apertura dei corrispondenti stanziamenti

(Articolo 21 del regolamento finanziario)

1.   Fatti salvi gli articoli 9 e 10, la struttura per la registrazione in bilancio delle entrate con destinazione specifica comporta quanto segue:

a)	nello stato delle entrate della sezione di ciascuna istituzione, una linea di bilancio destinata ad accogliere l’importo di tali entrate;

b)	nello stato delle spese, i commenti contenuti nel bilancio, compresi i commenti generali, indicano quali linee possono accogliere gli stanziamenti corrispondenti alle entrate con destinazione specifica che sono rese disponibili.

Nel caso di cui al primo comma, lettera a), la linea è compilata con la menzione «per memoria» e le entrate stimate sono indicate a titolo informativo nei commenti.

2.   Gli stanziamenti corrispondenti a entrate con destinazione specifica sono aperti automaticamente, sia in stanziamenti di impegno che in stanziamenti di pagamento, quando l’entrata è stata riscossa dall’istituzione, tranne nei seguenti casi:

a)	nei casi di cui all’articolo 181, paragrafo 2, e all’articolo 183, paragrafo 2, del regolamento finanziario;

b)	nel caso di cui all’articolo 21, paragrafo 2, lettera b), del regolamento finanziario per gli Stati membri ove l’accordo di contributo è espresso in euro.

Nel caso di cui al primo comma, lettera b), gli stanziamenti di impegno possono essere aperti al momento della firma dell’accordo di contributo da parte dello Stato membro.

Articolo 8

Contributi degli Stati membri a programmi di ricerca

[Articolo 21, paragrafo 2, lettera a), del regolamento finanziario]

1.   I contributi degli Stati membri al finanziamento di taluni programmi complementari di ricerca, di cui all’articolo 5 del regolamento (CE, Euratom) n. 1150/2000 del Consiglio (8), sono versati:

a)	a concorrenza dei sette dodicesimi dell’importo iscritto in bilancio, entro il 31 gennaio dell’esercizio in corso;

b)	a concorrenza dei restanti cinque dodicesimi, entro il 15 luglio dell’esercizio in corso.

2.   Quando il bilancio non è approvato definitivamente prima dell’inizio dell’esercizio, i contributi previsti al paragrafo 1 sono versati sulla base dell’importo iscritto nel bilancio dell’esercizio precedente.

3.   Qualsiasi contributo o qualsiasi pagamento supplementare dovuto dagli Stati membri a titolo del bilancio deve essere iscritto nei conti della Commissione nei trenta giorni di calendario che seguono la richiesta di fondi.

4.   I pagamenti effettuati sono iscritti nel conto previsto dal regolamento (CE, Euratom) n. 1150/2000 e sono soggetti alle condizioni enunciate dal medesimo.

Articolo 9

Entrate con destinazione specifica risultanti dalla partecipazione degli Stati EFTA a taluni programmi dell’Unione

[Articolo 21, paragrafo 2, lettera e), del regolamento finanziario]

1.   La struttura per la registrazione in bilancio delle partecipazioni degli Stati dell’Associazione europea di libero scambio (in prosieguo «Stati EFTA») a taluni programmi dell’Unione è la seguente:

a)	nello stato delle entrate è aperta una linea con la menzione per memoria destinata ad accogliere l’importo globale, per l’esercizio considerato, del contributo degli Stati EFTA;

b)

nello stato delle spese: i) il commento in ciascuna linea relativa ad attività dell’Unione alle quali partecipano gli Stati EFTA indica «per informazione» l’importo previsto della partecipazione, ii) un allegato, che è parte integrante del bilancio, elenca tutte le linee relative alle attività dell’Unione alle quali partecipano gli Stati EFTA.

Ai fini del primo comma, lettera a), l’importo previsto è indicato nei commenti del bilancio.

L’allegato di cui al primo comma, lettera b), punto ii), rappresenta e completa la struttura per la registrazione in bilancio degli stanziamenti corrispondenti a queste partecipazioni, aperti a norma del paragrafo 2, e per l’esecuzione delle spese.

2.   A norma dell’articolo 82 dell’accordo sullo spazio economico europeo (in prosieguo «accordo SEE»), gli importi relativi alla partecipazione annuale degli Stati EFTA — quali confermati alla Commissione dal comitato misto dello Spazio economico europeo a norma dell’articolo 1, paragrafo 5, del protocollo 32 annesso all’accordo SEE — danno luogo all’apertura integrale, dall’inizio dell’esercizio, sia degli stanziamenti per impegni che dei corrispondenti stanziamenti per pagamenti.

3.   Se, nel corso dell’esercizio, gli stanziamenti di linee di bilancio alle quali partecipano gli Stati EFTA sono rafforzati senza che tali Stati possano, durante l’esercizio in questione, adattare di conseguenza il loro contributo per rispettare il «fattore di proporzionalità» di cui all’articolo 82 dell’accordo SEE, la Commissione è autorizzata a prefinanziare, in via provvisoria e straordinaria con i mezzi di tesoreria, la quota degli Stati EFTA. Successivamente al rafforzamento, la Commissione chiede tempestivamente i corrispondenti contributi degli Stati EFTA. La Commissione informa ogni anno il Parlamento europeo e il Consiglio delle decisioni così adottate.

Il prefinanziamento è regolarizzato non appena possibile nel quadro del bilancio dell’esercizio successivo.

4.   A norma dell’articolo 21, paragrafo 2, lettera e), del regolamento finanziario, i contributi finanziari degli Stati EFTA costituiscono entrate con destinazione specifica esterne. Il contabile adotta le misure idonee a tenere sotto controllo, separatamente, l’impiego delle entrate provenienti da queste partecipazioni e degli stanziamenti corrispondenti.

La Commissione, nella relazione di cui all’articolo 150, paragrafo 2, del regolamento finanziario, mette in evidenza in modo distinto lo stato d’esecuzione della partecipazione degli Stati EFTA sia in entrate che in spese.

Articolo 10

Gettito delle sanzioni imposte agli Stati membri dichiarati in situazione di disavanzo eccessivo

[Articolo 21, paragrafo 2, lettera c), del regolamento finanziario]

La struttura per la registrazione in bilancio del gettito delle sanzioni di cui alla sezione 4 del regolamento (CE) n. 1467/97 del Consiglio (9) è la seguente:

a)	nello stato delle entrate è aperta una linea con la menzione per memoria destinata ad accogliere gli interessi derivanti da tali importi;

b)	parallelamente, fatto salvo l’articolo 77 del regolamento finanziario, l’iscrizione di questi importi nello stato delle entrate dà luogo all’apertura, su una linea dello stato delle spese, di stanziamenti di impegno e di pagamento.

Gli stanziamenti di cui al primo comma, lettera b), sono eseguiti conformemente all’articolo 20 del regolamento finanziario.

Articolo 11

Oneri correlati all’accettazione di liberalità a favore dell’Unione

(Articolo 22 del regolamento finanziario)

Ai fini dell’autorizzazione del Parlamento europeo e del Consiglio, di cui all’articolo 22, paragrafo 2, del regolamento finanziario, la Commissione stima e indica con precisione gli oneri finanziari, compresi i costi consequenziali, correlati all’accettazione di liberalità a favore dell’Unione.

Articolo 12

Conti «Oneri fiscali da recuperare»

(Articolo 23, paragrafo 3, del regolamento finanziario)

Gli oneri fiscali eventualmente sostenuti dall’Unione a norma dell’articolo 23, paragrafo 2, e dell’articolo 23, paragrafo 3, lettera a), del regolamento finanziario, sono iscritti su un conto provvisorio fino al loro rimborso da parte degli Stati interessati.

CAPO 5

Principio della specializzazione

Articolo 13

Calcolo delle percentuali degli storni effettuati dalle istituzioni, a esclusione della Commissione

(Articolo 25 del regolamento finanziario)

1.   Le percentuali di cui all’articolo 25 del regolamento finanziario sono calcolate al momento della domanda di storno, con riferimento agli stanziamenti previsti nel bilancio ed eventualmente nei bilanci rettificativi.

2.   L’importo da considerare è la somma degli storni da effettuare sulla linea dalla quale si procede agli storni stessi, previa correzione per storni effettuati in precedenza.

Non si prende in considerazione l’importo degli storni che può effettuare autonomamente l’istituzione interessata, senza una decisione del Parlamento europeo e del Consiglio.

Articolo 14

Calcolo delle percentuali degli storni effettuati dalla Commissione

(Articolo 26 del regolamento finanziario)

1.   Le percentuali di cui all’articolo 26, paragrafo 1, del regolamento finanziario sono calcolate al momento della domanda di storno, con riferimento agli stanziamenti previsti nel bilancio ed eventualmente nei bilanci rettificativi.

2.   L’importo da considerare è la somma degli storni da realizzare sulla linea dalla quale o verso la quale si effettuano gli storni stessi, previa correzione per storni effettuati in precedenza.

Non si prende in considerazione l’importo degli storni che può effettuare autonomamente la Commissione, senza una decisione del Parlamento europeo e del Consiglio.

Articolo 15

Spese amministrative

(Articolo 26 del regolamento finanziario)

Le spese di cui all’articolo 26, paragrafo 1, primo comma, lettera b), del regolamento finanziario coprono, per ciascun settore, le voci di cui all’articolo 44, paragrafo 3, del regolamento finanziario.

Articolo 16

Documentazione delle domande di storni di stanziamenti

(Articoli 25 e 26 del regolamento finanziario)

Le proposte di storno e tutte le informazioni destinate al Parlamento europeo e al Consiglio e relative agli storni effettuati a norma degli articoli 25 e 26 del regolamento finanziario sono accompagnate da documenti giustificativi e dettagliati dai quali risultino l’esecuzione degli stanziamenti e il fabbisogno previsto sino a fine esercizio, sia per le linee da rafforzare che per quelle dalle quali provengono gli stanziamenti.

Articolo 17

Documentazione delle domande di storni a partire dalla riserva per aiuti d’urgenza

(Articolo 29 del regolamento finanziario)

Le proposte di storno destinate a permettere l’impiego della riserva per aiuti d’urgenza di cui all’articolo 29 del regolamento finanziario sono accompagnate da documenti giustificativi adeguati e dettagliati dai quali risultino:

a)	per la linea alla quale lo storno è destinato, le informazioni più recenti sull’esecuzione degli stanziamenti e le previsioni del fabbisogno sino a fine esercizio;

b)	per l’insieme delle linee relative alle azioni esterne, l’esecuzione degli stanziamenti sino alla fine del mese che precede quello della domanda di storno, nonché le previsioni del fabbisogno sino a fine esercizio, accompagnate da un confronto con le previsioni iniziali;

c)	l’esame delle possibilità di riassegnazione degli stanziamenti.

CAPO 6

Principio della sana gestione finanziaria

Articolo 18

Valutazione

(Articolo 30 del regolamento finanziario)

1.   Ogni proposta di programmi o di attività comportante spese di bilancio è soggetta a una valutazione ex ante, riguardante:

a)	il fabbisogno da soddisfare a breve o a lungo termine;

b)	il valore aggiunto dell’intervento dell’Unione;

c)	gli obiettivi strategici e gestionali da realizzare, comprese le misure necessarie per tutelare gli interessi finanziari dell’Unione europea nel campo della prevenzione e dell’individuazione delle frodi, delle indagini, del risarcimento e delle sanzioni;

d)	le opzioni politiche disponibili, tenuto conto dei rischi a esse correlati;

e)	i risultati e incidenze previsti, in particolare le incidenze economiche, sociali e ambientali, e gli indicatori e il dispositivo di valutazione necessari per la loro misurazione;

f)	il metodo più adeguato per porre in atto l’opzione o le opzioni prescelte;

g)	la coerenza interna del programma o dell’attività formante oggetto della proposta e i suoi rapporti con gli altri strumenti pertinenti;

h)	l’entità degli stanziamenti, delle risorse umane e delle altre spese amministrative da destinarvi, tenuto conto del principio dell’efficienza in termini di costi;

i)	gli elementi acquisiti in base a esperienze analoghe maturate in passato.

2.   Nella proposta si devono indicare le disposizioni relative al monitoraggio, alle relazioni da presentare e alla valutazione, tenendo in debito conto le responsabilità spettanti ai vari livelli amministrativi che partecipano all’attuazione del programma o dell’attività formante oggetto della proposta.

3.   Tutti i programmi o attività, compresi i progetti pilota e le azioni preparatorie, per i quali le risorse mobilitate superano l’importo di 5 000 000 EUR formano oggetto di una valutazione intermedia e/o ex post, riguardante le risorse umane e finanziarie stanziate e i risultati conseguiti, allo scopo di accertarne la coerenza con gli obiettivi stabiliti, secondo le modalità seguenti:

a)	i risultati conseguiti attuando un programma pluriennale sono valutati periodicamente, secondo un calendario che consente di tener conto dei risultati della valutazione ai fini di ogni decisione riguardante la riconduzione, la modifica o la sospensione del programma;

b)	per le attività finanziate su base annuale, i risultati sono valutati almeno ogni sei anni.

Il primo comma, lettere a) e b), non si applica ai singoli progetti o azioni facenti parte delle suddette attività, per i quali si possono adempiere gli obblighi previsti mediante le relazioni finali inviate dagli organismi che hanno svolto l’azione.

4.   Le valutazioni di cui ai paragrafi 1 e 3 sono proporzionate alle risorse mobilitate e all’incidenza del programma o attività in questione.

Articolo 19

Scheda finanziaria

(Articolo 31 del regolamento finanziario)

La scheda finanziaria contiene gli elementi finanziari ed economici sulla base dei quali il legislatore dovrà valutare la necessità di un intervento dell’Unione. Essa fornisce informazioni utili sulla coerenza ed eventuale sinergia con altre attività dell’Unione.

Quando si tratta di azioni pluriennali, la scheda finanziaria comporta lo scadenzario prevedibile dei fabbisogni annuali di stanziamenti e di personale, compreso il personale esterno, e una valutazione della loro incidenza sul piano finanziario a medio termine.

CAPO 7

Principio della trasparenza

Articolo 20

Pubblicazione provvisoria del bilancio

(Articolo 34 del regolamento finanziario)

Non appena possibile e comunque entro quattro settimane dall’adozione definitiva del bilancio, i dati definitivi particolareggiati del bilancio sono pubblicati in tutte le lingue, per iniziativa della Commissione, sul sito internet delle istituzioni, in attesa della pubblicazione ufficiale nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.

Articolo 21

Pubblicazione di informazioni relative all’importo e ai destinatari dei fondi dell’Unione

(Articolo 35 del regolamento finanziario)

1.   Le informazioni relative ai destinatari dei fondi dell’Unione erogati in regime di gestione diretta sono pubblicate sul sito internet dell’istituzione dell’Unione non oltre il 30 giugno successivo all’esercizio in cui i fondi sono stati erogati.

Oltre alla pubblicazione di cui al primo comma, le informazioni possono essere altresì pubblicate, secondo una presentazione standardizzata, mediante altri mezzi adeguati.

2.   Se non altrimenti disposto dal presente regolamento e dalla normativa settoriale, sono pubblicate le seguenti informazioni, nel rispetto dei criteri stabiliti all’articolo 35, paragrafo 3, del regolamento finanziario:

a)	nominativo del destinatario;

b)	ubicazione del destinatario;

c)	importo erogato;

d)	natura e finalità della misura.

Ai fini della lettera b), per «ubicazione» si intende:

i)	l’indirizzo del destinatario se questi è una persona giuridica;

ii)	la regione a livello NUTS 2 se il destinatario è una persona fisica.

Per quanto riguarda i dati personali relativi alle persone fisiche, le informazioni pubblicate sono soppresse due anni dopo la fine dell’esercizio in cui sono stati erogati i fondi. Lo stesso vale per i dati personali relativi a persone giuridiche per le quali il titolo ufficiale individua una o più persone fisiche.

3.   Le informazioni di cui al paragrafo 2 sono pubblicate solo in relazione a premi, sovvenzioni e appalti attribuiti in esito a concorsi o procedure di concessione di sovvenzioni o procedure di aggiudicazione di appalti. Non sono pubblicate informazioni in relazione a:

a)	borse di studio a favore di persone fisiche e altri aiuti diretti corrisposti a persone fisiche estremamente bisognose, di cui all’articolo 125, paragrafo 4, lettera c), del regolamento finanziario;

b)	appalti al di sotto dell’importo di cui all’articolo 137, paragrafo 2, del presente regolamento.

4.   È prevista una deroga alla pubblicazione se tale comunicazione rischia di minare i diritti e le libertà delle persone interessate tutelati dalla Carta dei diritti fondamentali dell’Unione europea oppure di ledere gli interessi commerciali dei destinatari.

Articolo 22

Collegamento alle informazioni pubblicate relative ai destinatari dei fondi dell’Unione erogati in regime di gestione indiretta

(Articolo 35 del regolamento finanziario)

Ove la gestione dei fondi dell’Unione sia delegata alle autorità e agli organismi di cui all’articolo 58, paragrafo 1, lettera c), del regolamento finanziario, gli accordi di delega prevedono che le informazioni di cui all’articolo 21, paragrafi 2 e 3, siano pubblicate da tali autorità e organismi delegati sul loro sito internet, secondo una presentazione standardizzata.

Se le informazioni non sono pubblicate direttamente sull’apposita pagina del sito internet delle istituzioni dell’Unione, tale sito deve contenere almeno il riferimento all’indirizzo del sito internet dove queste sono reperibili.

Oltre alla pubblicazione di cui al primo comma, le informazioni possono essere altresì pubblicate, secondo una presentazione standardizzata, mediante altri mezzi adeguati.

Alla pubblicazione di cui al primo comma del presente articolo si applicano i paragrafi da 2 a 4 dell’articolo 21.

TITOLO III

FORMAZIONE E STRUTTURA DEL BILANCIO

Articolo 23

Programmazione finanziaria

(Articolo 38 del regolamento finanziario)

La programmazione finanziaria di cui all’articolo 38 del regolamento finanziario è articolata per categoria di spesa, settore e linea di bilancio. La programmazione finanziaria complessiva copre tutte le categorie di spesa, a eccezione delle spese relative all’agricoltura, alla politica di coesione e all’amministrazione, per le quali sono forniti solo dati sintetici.

Articolo 24

Progetti di bilancio rettificativo

(Articolo 41, paragrafo 1, del regolamento finanziario)

I progetti di bilancio rettificativo sono accompagnati da motivazioni e dalle informazioni sull’esecuzione di bilancio dell’esercizio precedente e dell’esercizio in corso disponibili al momento della loro formazione.

Articolo 25

Nomenclatura di bilancio

(Articolo 44 del regolamento finanziario)

La nomenclatura di bilancio è conforme ai principi della specializzazione, trasparenza e sana gestione finanziaria. Essa apporta la chiarezza e la trasparenza necessarie per la procedura di bilancio, agevolando l’individuazione degli obiettivi principali rispecchiati nelle pertinenti basi giuridiche, rendendo possibili le scelte delle priorità politiche e consentendo un’esecuzione efficiente ed efficace.

Articolo 26

Spese effettive dell’ultimo esercizio chiuso

[Articolo 49, paragrafo 1, lettera a), punto v), del regolamento finanziario]

Ai fini della formazione del bilancio, le spese effettive dell’ultimo esercizio chiuso sono determinate nel modo seguente:

a)	in impegni: impegni contabilizzati nel corso dell’esercizio, sugli stanziamenti dell’esercizio quali definiti all’articolo 3;

b)	in pagamenti: pagamenti effettuati nel corso dell’esercizio, vale a dire quelli il cui ordine di esecuzione è stato trasmesso alla banca, sugli stanziamenti dell’esercizio quali definiti all’articolo 3.

Articolo 27

Commenti di bilancio

[Articolo 49, paragrafo 1, lettera a), punto vi), del regolamento finanziario]

I commenti di bilancio comportano in particolare gli elementi seguenti:

a)	i riferimenti all’atto di base, quando esiste;

b)	spiegazioni adeguate sulla natura e la destinazione degli stanziamenti.

Articolo 28

Tabella dell’organico

[Articolo 49, paragrafo 1, lettera c), punto i), del regolamento finanziario]

Il personale dell’agenzia d’approvvigionamento figura in modo distinto nella tabella dell’organico della Commissione.

TITOLO IV

ESECUZIONE DEL BILANCIO

CAPO 1

Disposizioni generali

Articolo 29

Informazione sul trasferimento di dati personali a fini di revisione contabile

(Articolo 53 del regolamento finanziario)

In ogni avviso pubblicato nell’ambito di una procedura di attribuzione di sovvenzioni, appalti o premi svolta in gestione diretta, i potenziali beneficiari, candidati, offerenti o partecipanti vengono informati, a norma del regolamento (CE) n. 45/2001 del Parlamento europeo e del Consiglio (10), che per salvaguardare gli interessi finanziari dell’Unione, i loro dati personali possono essere trasferiti ai servizi interni di revisione contabile, alla Corte dei conti europea, all’istanza specializzata in irregolarità finanziarie o all’Ufficio europeo per la lotta antifrode (in prosieguo «OLAF») nonché scambiati tra gli ordinatori della Commissione e delle agenzie esecutive.

Articolo 30

Misure preparatorie nel settore della politica estera e di sicurezza comune

[Articolo 54, paragrafo 2, lettera c), del regolamento finanziario]

Il finanziamento di misure approvate dal Consiglio per la preparazione di operazioni dell’Unione di gestione delle crisi nell’ambito del titolo V del trattato sull’Unione europea comprendono i sovraccosti derivanti direttamente dalla presenza specifica sul campo di una missione o gruppo comprendente anche personale delle istituzioni dell’Unione (inclusi l’assicurazione per rischi gravi, i costi di viaggio e di soggiorno, la diaria).

Articolo 31

Competenze specifiche della Commissione a norma dei trattati

[Articolo 54, paragrafo 2, lettera d), del regolamento finanziario]

1.   Gli articoli del trattato sul funzionamento dell’Unione europea (in prosieguo «TFUE») che attribuiscono direttamente alla Commissione competenze specifiche sono i seguenti:

a)	articolo 154 (dialogo sociale);

b)	articolo 156 (studi, pareri, consultazioni in materia sociale);

c)	articoli 159 e 161 (relazioni speciali nel settore sociale);

d)	articolo 168, paragrafo 2 (iniziative per promuovere il coordinamento in materia di tutela della salute);

e)	articolo 171, paragrafo 2 (iniziative per promuovere il coordinamento in materia di reti transeuropee);

f)	articolo 173, paragrafo 2 (iniziative per promuovere il coordinamento in materia industriale);

g)	articolo 175, secondo comma (relazione sui progressi compiuti nella realizzazione della coesione economica, sociale e territoriale);

h)	articolo 181, paragrafo 2 (iniziative per promuovere il coordinamento in materia di ricerca e di sviluppo tecnologico);

i)	articolo 190 (relazione in materia di ricerca e sviluppo tecnologico);

j)	articolo 210, paragrafo 2 (iniziative per promuovere il coordinamento delle politiche in materia di cooperazione allo sviluppo);

k)	articolo 214, paragrafo 6 (iniziative per promuovere il coordinamento in materia di dispositivi di aiuto umanitario).

2.   Gli articoli del trattato che istituisce la Comunità europea dell’energia atomica (in prosieguo «trattato Euratom») che attribuiscono direttamente alla Commissione competenze specifiche sono i seguenti:

a)	articolo 70 (interventi finanziari, nei limiti previsti in bilancio, in campagne di ricerche minerarie sui territori degli Stati membri);

b)	articoli da 77 a 85.

3.   Gli elenchi di cui ai paragrafi 1 e 2 possono essere completati nella presentazione del progetto di bilancio indicando articoli e importi interessati.

Articolo 32

Atti che potrebbero costituire un conflitto d’interessi e procedura

(Articolo 57 del regolamento finanziario)

1.   Ferma restando la qualifica di attività illegale ai sensi dell’articolo 141, l’atto che potrebbe essere interessato da un conflitto d’interessi ai sensi dell’articolo 57, paragrafo 2, del regolamento finanziario può assumere, tra le altre, una delle forme seguenti:

a)	la concessione a sé o ad altri di vantaggi indebiti diretti o indiretti;

b)	il rifiuto di concedere a un beneficiario diritti o vantaggi che può far valere;

c)	l’esecuzione di atti indebiti o abusivi o l’omissione di atti necessari.

Altri atti che potrebbero essere interessati da un conflitto d’interessi sono quelli che potrebbero impedire a una persona di svolgere in modo imparziale e obiettivo le sue funzioni, a esempio, ma non esclusivamente, la partecipazione a un comitato di valutazione nell’ambito di una procedura di aggiudicazione di un appalto o di concessione di una sovvenzione qualora la persona possa trarre vantaggi diretti o indiretti dal risultato della procedura in questione.

2.   Si presume che vi sia un conflitto d’interessi se il richiedente, candidato od offerente è un dipendente cui si applica lo statuto, a meno che la partecipazione alla procedura non sia stata previamente autorizzata dal suo superiore.

3.   In caso di conflitto d’interessi l’ordinatore delegato adotta gli opportuni provvedimenti per evitare ogni indebita influenza della persona interessata sulla procedura in questione.

CAPO 2

Metodi d’esecuzione

Sezione 1

Disposizioni generali

Articolo 33

Modalità di gestione

(Articolo 58 del regolamento finanziario)

Il sistema contabile della Commissione individua le modalità di gestione e, per ciascuna di esse, il tipo di entità o persona fra quelle elencate all’articolo 58, paragrafo 1, lettera c), del regolamento finanziario cui siano stati delegati compiti di esecuzione del bilancio.

Per quanto riguarda la gestione diretta della Commissione a norma dell’articolo 58, paragrafo 1, lettera a), del regolamento finanziario, il sistema contabile deve tenere distinta la gestione effettuata da:

a)	servizi della Commissione;

b)	agenzie esecutive;

c)	capi delle delegazioni dell’Unione;

d)	fondi fiduciari di cui all’articolo 187 del regolamento finanziario.

Sezione 2

Gestione diretta

Articolo 34

Gestione diretta

[Articolo 58, paragrafo 1, lettera a), del regolamento finanziario]

Quando la Commissione esegue il bilancio direttamente nei suoi uffici amministrativi, i compiti d’esecuzione sono eseguiti dagli agenti finanziari ai sensi degli articoli da 64 a 75 del regolamento finanziario e conformemente al presente regolamento.

Articolo 35

Esercizio della delega ad agenzie esecutive

[Articolo 58, paragrafo 1, lettera a), e articolo 62 del regolamento finanziario]

1.   Con le decisioni di delega le agenzie esecutive sono autorizzate a eseguire in qualità di ordinatori delegati gli stanziamenti assegnati al programma dell’Unione la cui gestione è stata loro affidata.

2.   L’atto di delega della Commissione comprende almeno le disposizioni previste all’articolo 40, lettere da a) a d) e lettera h). È oggetto dell’accettazione formale scritta del direttore a nome dell’agenzia esecutiva interessata.

Articolo 36

Rispetto delle norme sull’aggiudicazione degli appalti

(Articolo 63 del regolamento finanziario)

Quando affida compiti a organismi privati secondo l’articolo 63, paragrafo 2, del regolamento finanziario, la Commissione ricorre all’aggiudicazione di un appalto secondo le disposizioni della parte prima, titolo V, e della parte seconda, titolo IV, capo 3, del regolamento finanziario.

Sezione 3

Gestione concorrente con gli Stati membri

Articolo 37

Disposizioni specifiche per la gestione concorrente con gli Stati membri e misure intese a promuovere le migliori pratiche

(Articolo 59 del regolamento finanziario)

La Commissione compila un registro degli organismi responsabili delle attività di gestione, certificazione e revisione contabile a norma delle regolamentazioni settoriali.

Al fine di promuovere le migliori prassi per gli interventi dei fondi strutturali, del Fondo di coesione, del Fondo europeo agricolo per lo sviluppo rurale, del Fondo europeo agricolo di garanzia e del Fondo europeo per gli affari marittimi e la pesca, la Commissione può mettere a disposizione degli organismi responsabili delle attività di gestione e di controllo, a titolo informativo, una guida metodologica che illustra la strategia e l’impostazione da essa adottata per i controlli e comprende questionari ed esempi delle migliori pratiche individuate. Tale guida è aggiornata ogniqualvolta risulta necessario.

Sezione 4

Gestione indiretta

Articolo 38

Equivalenza di sistemi, norme e procedure nell’ambito della gestione indiretta

(Articolo 60 del regolamento finanziario)

1.   La Commissione può riconoscere che le norme e le procedure relative all’aggiudicazione degli appalti siano equivalenti alle proprie se:

a)	soddisfano il principio di ampia concorrenza fra gli offerenti per ottenere l’offerta più vantaggiosa e le procedure negoziate sono limitate a importi ragionevoli o sono debitamente motivate;

b)	assicurano la trasparenza con adeguate misure di pubblicità ex ante, soprattutto la pubblicazione del bando di gara, e l’adeguata pubblicazione ex post dei contraenti;

c)	garantiscono la parità di trattamento, la proporzionalità e la non discriminazione;

d)	prevengono i conflitti d’interessi durante l’intera procedura di appalto.

La legislazione nazionale degli Stati membri ovvero dei paesi terzi che recepisce la direttiva 2004/18/CE è considerata equivalente alle norme applicate dalle istituzioni in conformità del regolamento finanziario.

2.   La Commissione può riconoscere che le norme e le procedure relative alla concessione di sovvenzione siano equivalenti alle proprie se:

a)	rispondono ai principi di proporzionalità, sana gestione finanziaria, parità di trattamento e non discriminazione;

b)

garantiscono la trasparenza mediante l’adeguata pubblicazione dell’invito a presentare proposte, mentre le procedure di concessione diretta sono limitate a importi ragionevoli o sono debitamente giustificate, nonché l’adeguata pubblicazione ex post dei beneficiari tenendo conto del principio di proporzionalità;

c)	prevengono i conflitti d’interessi durante l’intera procedura di attribuzione;

d)	prevedono che le sovvenzioni non possono essere cumulative né possono essere concesse retroattivamente, devono implicare il cofinanziamento e non possono avere lo scopo o l’effetto di produrre profitti per il beneficiario.

3.   La Commissione può riconoscere che i sistemi contabili e di controllo interno utilizzati dalle entità e dalle persone cui sono affidati compiti di esecuzione del bilancio per conto della Commissione forniscono livelli equivalenti di tutela degli interessi finanziari dell’Unione e ragionevoli garanzie quanto al conseguimento degli obiettivi di gestione se osservano i principi stabiliti dall’articolo 32 del regolamento finanziario.

Articolo 39

Valutazione ex ante delle norme e delle procedure delle entità e persone nell’ambito della gestione indiretta

(Articolo 61, paragrafo 1, del regolamento finanziario)

Ai fini della valutazione ex ante a norma dell’articolo 61, paragrafo 1, del regolamento finanziario, l’ordinatore responsabile può basarsi su una valutazione ex ante svolta da un altro ordinatore a condizione che le conclusioni siano pertinenti ai rischi specifici dei compiti da affidare, in particolare alla natura di tali compiti e agli importi in questione.

L’ordinatore responsabile può basarsi su una valutazione ex ante svolta da altri donatori purché sia stata effettuata rispettando condizioni equivalenti a quelle relative alla gestione indiretta stabilite dall’articolo 60 del regolamento finanziario.

Articolo 40

Contenuto dell’accordo che affida compiti di esecuzione del bilancio a entità e persone

(Articolo 61, paragrafo 3, del regolamento finanziario)

Gli accordi di delega comprendono disposizioni particolareggiate che garantiscono la tutela degli interessi finanziari dell’Unione e la trasparenza delle operazioni svolte. Esse comprendono almeno:

a)	la chiara definizione delle funzioni affidate e i limiti delle stesse, relativi in particolare alla modifica dei compiti affidati, alla rinuncia ai crediti e all’utilizzo di fondi rimborsati o inutilizzati;

b)	le condizioni e le modalità di esecuzione, le responsabilità e l’organizzazione dei controlli da predisporre, compresa la valutazione dei programmi;

c)	le condizioni relative ai versamenti del contributo dell’Unione, compresi il rimborso dei costi sostenuti per l’esecuzione e la remunerazione dell’entità delegata, nonché disposizioni in base alle quali per ottenere tali versamenti sono necessari documenti giustificativi;

d)	le norme secondo cui si rende conto alla Commissione dell’esecuzione, dei risultati attesi, delle irregolarità riscontrate e delle misure adottate, le condizioni alle quali i versamenti possono essere sospesi o interrotti nonché le condizioni alle quali l’esecuzione dei compiti prende fine;

e)	la data entro la quale devono essere conclusi i singoli contratti e convenzioni per l’attuazione dell’accordo di delega, la quale deve essere commisurata alla natura dei compiti affidati;

f)

le norme sull’esclusione che consentono all’entità o alla persona di escludere le entità che si trovano in una delle situazioni di cui all’articolo 106, paragrafo 1, lettere a), b) ed e), e all’articolo 107, lettere a) e b), del regolamento finanziario dalla partecipazione a procedure di aggiudicazione di appalti o di attribuzione di sovvenzioni o premi ovvero dall’aggiudicazione di appalti o dall’attribuzione di sovvenzioni o premi;

g)

le modalità di esecuzione dei controlli da parte della Commissione e le disposizioni che consentono alla Commissione, all’OLAF e alla Corte dei conti di accedere alle informazioni necessarie per assolvere alle loro funzioni, nonché il potere di svolgere revisioni contabili e indagini all’occorrenza mediante controlli sul posto;

h)

disposizioni comprendenti: i) l’impegno dell’entità delegata di informare senza indugio la Commissione di casi di frode verificatisi nella gestione dei fondi dell’Unione e delle misure adottate; ii) la designazione di un punto di contatto dotato di competenze adeguate per collaborare direttamente con l’OLAF onde coadiuvarlo nelle sue attività operative;

i)	le condizioni relative all’utilizzazione di conti bancari e degli interessi prodotti di cui all’articolo 8, paragrafo 4, del regolamento finanziario;

j)	le disposizioni che garantiscono la visibilità dell’azione dell’Unione rispetto alle altre attività dell’organismo.

Articolo 41

Dichiarazione di gestione e dichiarazione di conformità

(Articolo 60, paragrafo 5, del regolamento finanziario)

Nel caso di azioni che si concludono prima della fine dell’esercizio interessato, la relazione finale dell’entità o persona incaricata dell’azione può sostituire la dichiarazione di gestione di cui all’articolo 60, paragrafo 5, lettera b), del regolamento finanziario purché sia presentata anteriormente al 15 febbraio dell’esercizio successivo a quello interessato.

Quando organizzazioni internazionali e paesi terzi attuano azioni non pluriennali limitate a 18 mesi, la dichiarazione di conformità di cui all’articolo 60, paragrafo 5, del regolamento finanziario può essere integrata nella relazione finale.

Articolo 42

Procedure per l’esame e l’accettazione dei conti e l’esclusione dai finanziamenti dell’Unione delle spese effettuate in violazione del diritto applicabile nell’ambito della gestione indiretta

[Articolo 60, paragrafo 6, lettere b) e c), del regolamento finanziario]

1.   Fatte salve le disposizioni specifiche della normativa settoriale, le procedure di cui all’articolo 60, paragrafo 6, lettere b) e c), del regolamento finanziario comprendono:

a)	analisi documentali e, se del caso, controlli sul posto da parte della Commissione;

b)	la determinazione da parte della Commissione, se necessario nell’ambito di procedimenti contraddittori con le autorità e gli organismi, previa comunicazione a tali autorità e organismi, dell’importo delle spese accettate;

c)	il calcolo da parte della Commissione delle eventuali rettifiche finanziarie;

d)	il recupero o il versamento, da parte della Commissione, del saldo risultante dalla differenza tra le spese accettate e le somme già versate alle autorità o agli organismi.

Ai fini del primo comma, lettera d), la Commissione recupera gli importi dovuti di preferenza mediante compensazione in conformità con l’articolo 87.

2.   Nel caso di compiti di esecuzione del bilancio affidati a un’entità che attua un’azione finanziata da una pluralità di donatori, le procedure di cui all’articolo 60, paragrafo 6, lettere b) e c), del regolamento finanziario comprendono la verifica dell’utilizzo, da parte dell’entità, di un importo corrispondente a quello versato dalla Commissione per l’azione interessata e della conformità della spesa agli obblighi stabiliti nella convenzione firmata con l’entità.

Ai fini del presente regolamento, per azione finanziata da una pluralità di donatori si intende un’azione nell’ambito della quale i fondi dell’Unione sono messi in comune con almeno un altro donatore.

Articolo 43

Disposizioni specifiche per la gestione indiretta con le organizzazioni internazionali

[Articolo 58, paragrafo 1, lettera c), punto ii), e articolo 188 del regolamento finanziario]

1.   Le organizzazioni internazionali di cui all’articolo 58, paragrafo 1, lettera c), punto ii), del regolamento finanziario sono le seguenti:

a)	le organizzazioni internazionali del settore pubblico istituite mediante accordi intergovernativi e le agenzie specializzate istituite da tali organizzazioni;

b)	il Comitato internazionale della Croce rossa;

c)	la Federazione internazionale delle società nazionali della Croce rossa e della Mezzaluna rossa;

d)	altre organizzazioni senza scopo di lucro assimilate a organizzazioni internazionali da una decisione della Commissione.

2.   Quando la Commissione esegue il bilancio nell’ambito della gestione indiretta con organizzazioni internazionali, si applicano gli accordi di verifica conclusi con esse.

Articolo 44

Designazione degli organismi di diritto pubblico od organismi di diritto privato investiti di attribuzioni di servizio pubblico

[Articolo 58, paragrafo 1, lettera c), punti v) e vi), del regolamento finanziario]

1.   Gli organismi di diritto pubblico o gli organismi di diritto privato investiti di attribuzioni di servizio pubblico sono soggetti al diritto dello Stato membro o del paese nel quale sono stati costituiti.

2.   Nel caso di una gestione per rete che comporta la designazione di almeno un organismo o entità per Stato membro o paese interessato, tale designazione è effettuata dallo Stato membro o dal paese interessato conformemente all’atto di base.

In tutti gli altri casi, la Commissione designa tali organismi o entità di concerto con gli Stati membri o paesi interessati.

CAPO 3

Agenti finanziari

Sezione 1

Diritti e obblighi degli agenti finanziari

Articolo 45

Diritti e obblighi degli agenti finanziari

(Articolo 64 del regolamento finanziario)

1.   Ogni istituzione mette a disposizione degli agenti finanziari le risorse necessarie all’assolvimento del loro compito e un ordine di missione che descrive in dettaglio compiti, diritti e obblighi.

2.   I capi delle delegazioni dell’Unione che agiscono in qualità di ordinatori sottodelegati conformemente all’articolo 56, paragrafo 2, del regolamento finanziario sono assoggettati all’ordine di missione fornito dalla Commissione per l’esecuzione dei compiti di gestione finanziaria che sono stati loro sottodelegati.

Sezione 2

L’ordinatore

Articolo 46

Assistenza agli ordinatori delegati e sottodelegati

(Articolo 65 del regolamento finanziario)

L’ordinatore responsabile può essere assistito nelle sue funzioni da funzionari, che saranno incaricati, sotto la sua responsabilità, di effettuare determinate operazioni necessarie per l’esecuzione del bilancio e per la produzione dei dati finanziari e di gestione. Al fine di prevenire qualsiasi situazione di conflitto d’interessi, i funzionari che assistono gli ordinatori delegati o sottodelegati sono soggetti agli obblighi di cui all’articolo 57 del regolamento finanziario.

I capi delle delegazioni dell’Unione che agiscono in qualità di ordinatori sottodelegati conformemente all’articolo 56, paragrafo 2, del regolamento finanziario possono essere assistiti nelle loro funzioni da funzionari della Commissione.

Articolo 47

Disposizioni interne in materia di deleghe

(Articolo 65 del regolamento finanziario)

In conformità con il regolamento finanziario e il presente regolamento, ogni istituzione emana nelle proprie norme interne i provvedimenti di gestione degli stanziamenti che ritiene necessari per la buona esecuzione della propria sezione del bilancio.

I capi delle delegazioni dell’Unione che agiscono in qualità di ordinatori sottodelegati conformemente all’articolo 56, paragrafo 2, del regolamento finanziario sono assoggettati alle norme interne della Commissione nell’ambito dell’esecuzione dei compiti di gestione finanziaria che sono stati loro sottodelegati.

Articolo 48

Conservazione dei documenti giustificativi da parte degli ordinatori

(Articolo 66, paragrafo 2, del regolamento finanziario)

L’ordinatore istituisce un sistema cartaceo o elettronico per la conservazione dei documenti giustificativi originali relativi e successivi all’esecuzione di bilancio e agli atti d’esecuzione del bilancio. Il sistema prevede quanto segue:

a)	la numerazione;

b)	la datazione;

c)	la tenuta di registri, eventualmente informatici, che ne permettano l’esatta localizzazione;

d)	la conservazione di questi documenti per un periodo di almeno cinque anni dalla data di concessione del discarico da parte del Parlamento europeo per l’esercizio finanziario al quale i documenti si riferiscono;

e)	la conservazione dei documenti relativi alle garanzie di prefinanziamento richieste a favore dell’istituzione e di uno scadenzario che permetta di controllare adeguatamente tali garanzie.

I documenti relativi a operazioni non definitivamente chiuse sono conservati oltre il termine di cui al primo comma, lettera d), e fino alla fine dell’anno che segue quello della chiusura di dette operazioni.

I dati personali contenuti nei documenti giustificativi vanno cancellati, se possibile, quando tali dati non sono necessari ai fini del discarico del bilancio, di controllo o di revisione contabile. Alla conservazione dei dati relativi al traffico delle comunicazioni si applica l’articolo 37, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 45/2001.

Articolo 49

Controlli ex ante ed ex post

(Articolo 66, paragrafi 5 e 6, del regolamento finanziario)

1.   Per avvio di un’operazione si intende il complesso delle operazioni che possono essere effettuate dai funzionari di cui all’articolo 46 in preparazione dell’adozione degli atti d’esecuzione del bilancio da parte dell’ordinatore responsabile.

2.   Per verifica ex ante di un’operazione si intendono tutti i controlli ex ante realizzati dall’ordinatore responsabile per verificarne gli aspetti operativi e finanziari.

3.   I controlli ex ante verificano la coerenza fra i documenti giustificativi richiesti e le altre informazioni disponibili.

La portata, in termini di frequenza e intensità, dei controlli ex ante è determinata dall’ordinatore responsabile in base a considerazioni inerenti ai rischi e all’efficienza in termini di costi. In caso di dubbio, l’ordinatore incaricato di convalidare il pagamento in questione richiede informazioni supplementari o effettua un controllo in loco al fine di ottenere una affidabilità ragionevole dal controllo ex ante.

I controlli ex ante hanno lo scopo di constatare in particolare quanto segue:

a)	la regolarità e la conformità della spesa rispetto alle norme applicabili, in particolare del bilancio e delle normative pertinenti, nonché di qualsiasi atto, emanato in applicazione dei trattati e dei regolamenti e, se del caso, delle condizioni contrattuali;

b)	l’applicazione del principio della sana gestione finanziaria di cui alla parte prima, titolo II, capo 7, del regolamento finanziario.

Ai fini dei controlli, l’ordinatore responsabile può ritenere che costituisca un’unica operazione una serie di singole operazioni analoghe riguardanti spese regolari per retribuzioni, pensioni, rimborsi di spese di missione e di spese mediche.

4.   I controlli ex post possono essere svolti su base documentale o, se necessario, sul posto.

I controlli ex post verificano la corretta esecuzione delle operazioni finanziate dal bilancio e in particolare il rispetto dei criteri di cui al paragrafo 3.

I risultati dei controlli ex post sono esaminati dall’ordinatore delegato almeno una volta l’anno onde individuare eventuali problemi sistemici. L’ordinatore delegato adotta le misure necessarie per affrontare tali problemi.

L’analisi dei rischi di cui all’articolo 66, paragrafo 6, del regolamento finanziario è rivista alla luce dei risultati dei controlli e di altre informazioni pertinenti.

In caso di programmi pluriennali, l’ordinatore delegato definisce una strategia di controllo pluriennale, precisando la natura e la portata dei controlli per tale periodo e la maniera in cui i risultati devono essere misurati anno per anno ai fini del processo annuale di garanzia dell’affidabilità.

Articolo 50

Codice deontologico

(Articolo 66, paragrafo 7, e articolo 73, paragrafo 5, del regolamento finanziario)

1.   I funzionari designati dall’ordinatore responsabile per la verifica delle operazioni finanziarie sono scelti sulla base di conoscenze, attitudini e competenze particolari, comprovate da titoli o da un’esperienza professionale appropriata o conseguite al termine di un programma di formazione adeguato.

2.   Ogni istituzione approva un codice deontologico che determina, in materia di controllo interno, quanto segue:

a)	il livello di competenza tecnica e finanziaria dei funzionari di cui al paragrafo 1;

b)	l’obbligo per questi funzionari di seguire una formazione permanente;

c)	le funzioni, i ruoli e i compiti loro assegnati;

d)	le norme di condotta, in particolare di deontologia e d’integrità, che devono rispettare, nonché i loro diritti.

3.   I capi delle delegazioni dell’Unione che agiscono in qualità di ordinatori sottodelegati conformemente all’articolo 56, paragrafo 2, del regolamento finanziario sono assoggettati al codice deontologico della Commissione di cui al paragrafo 2 del presente articolo nell’ambito dell’esecuzione dei compiti di gestione finanziaria che sono stati loro sottodelegati.

4.   Ogni istituzione realizza le strutture adeguate per trasmettere agli uffici ordinatori e aggiornare periodicamente le informazioni appropriate relative alle norme di controllo, segnalando i metodi e le tecniche disponibili a tal fine.

Articolo 51

Inerzia dell’ordinatore delegato

(Articolo 66, paragrafo 8, del regolamento finanziario)

Per inerzia dell’ordinatore delegato di cui all’articolo 66, paragrafo 8, del regolamento finanziario, si intende l’assenza di qualsiasi risposta che intervenga entro un termine congruo in considerazione delle circostanze specifiche e in ogni caso non superiore a un mese.

Articolo 52

Trasmissione al contabile delle informazioni finanziarie e di gestione

(Articolo 66 del regolamento finanziario)

L’ordinatore delegato trasmette al contabile, nel rispetto delle regole da questi adottate, le informazioni finanziarie e di gestione necessarie all’espletamento delle sue funzioni.

L’ordinatore delegato trasmette regolarmente al contabile, e almeno in occasione della chiusura dei conti, i dati finanziari pertinenti relativi ai conti bancari fiduciari, in modo tale che i conti dell’Unione rispecchino l’utilizzo dei fondi dell’Unione.

Articolo 53

Relazione sulle procedure negoziate

(Articolo 66 del regolamento finanziario)

Gli ordinatori delegati registrano, per ogni esercizio, i contratti d’appalto conclusi mediante la procedura negoziata di cui all’articolo 134, paragrafo 1, lettere da a) a g), all’articolo 135, paragrafo 1, lettere da a) a d), e agli articoli 266, 268 e 270 del presente regolamento. Se la proporzione di procedure negoziate rispetto al numero di appalti aggiudicati dal medesimo ordinatore delegato aumenta sensibilmente rispetto agli esercizi precedenti, o se questa proporzione è notevolmente più elevata della media registrata al livello dell’istituzione, l’ordinatore responsabile riferisce alla suddetta istituzione, esponendo le misure eventualmente adottate per invertire tale tendenza. Ogni istituzione presenta al Parlamento europeo e al Consiglio una relazione sulle procedure negoziate. Per quanto riguarda la Commissione, la relazione è allegata al riassunto delle relazioni annuali di attività di cui all’articolo 66, paragrafo 9, del regolamento finanziario.

Sezione 3

Il contabile

Articolo 54

Nomina del contabile

(Articolo 68 del regolamento finanziario)

1.   Il contabile è nominato da ogni istituzione fra i funzionari soggetti allo statuto dei funzionari dell’Unione europea.

Il contabile è scelto dall’istituzione in base alla sua competenza specifica comprovata da titoli o da un’esperienza professionale equivalente.

2.   Due o più istituzioni possono nominare lo stesso contabile.

In tal caso esse adottano le disposizioni necessarie al fine di prevenire qualsiasi situazione di conflitto d’interessi.

Articolo 55

Cessazione delle funzioni del contabile

(Articolo 68 del regolamento finanziario)

1.   In caso di cessazione delle funzioni del contabile, si elabora senza indugio la situazione contabile generale.

2.   Il contabile che cessa le sue funzioni oppure, in caso di sua impossibilità, un funzionario del suo servizio trasmette al nuovo contabile la situazione contabile generale, corredata di una relazione di passaggio delle consegne.

Entro un mese dalla data in cui gli è stata trasmessa la situazione contabile generale, il nuovo contabile la firma, per accettazione, e può formulare riserve.

Nella relazione di passaggio delle consegne figurano anche il risultato della situazione contabile generale e le riserve formulate.

3.   Ogni istituzione o organismo di cui all’articolo 208 del regolamento finanziario informa entro due settimane il Parlamento europeo, il Consiglio e il contabile della Commissione della nomina o della cessazione delle funzioni del proprio contabile.

Articolo 56

Convalida dei sistemi contabili e di inventario

(Articolo 68 del regolamento finanziario)

L’ordinatore responsabile notifica al contabile tutti gli sviluppi o le modifiche significative del sistema di gestione finanziaria, del sistema d’inventario o del sistema per la valutazione degli elementi d’attivo e di passivo se forniscono dati alla contabilità dell’istituzione o quando sono destinati a giustificarne i dati, in modo che il contabile possa verificare l’osservanza dei criteri di convalida.

In qualsiasi momento, il contabile può riesaminare un sistema di gestione finanziaria già convalidato. Quando un sistema di gestione finanziaria istituito dall’ordinatore non è, o non è più, convalidato dal contabile, l’ordinatore responsabile definisce un piano d’azione al fine di correggere in tempo utile le lacune all’origine della mancata convalida.

L’ordinatore responsabile è responsabile della completezza delle informazioni trasmesse al contabile.

Articolo 57

Gestione della tesoreria

(Articolo 68 del regolamento finanziario)

1.   Il contabile provvede affinché la propria istituzione disponga di fondi sufficienti per coprire il fabbisogno di tesoreria derivante dall’esecuzione del bilancio.

2.   Ai fini del paragrafo 1, il contabile istituisce sistemi di gestione delle liquidità che gli consentono di elaborare previsioni di tesoreria.

3.   Il contabile della Commissione ripartisce i fondi disponibili, secondo il disposto del regolamento (CE, Euratom) n. 1150/2000.

Articolo 58

Gestione dei conti bancari

(Articolo 68 del regolamento finanziario)

1.   Per le esigenze della gestione della tesoreria, il contabile può aprire o fare aprire conti in nome dell’istituzione, presso gli organismi finanziari o le banche centrali nazionali. In casi debitamente motivati, il contabile può aprire conti in valute diverse dall’euro.

2.   Il contabile è incaricato di chiudere i conti di cui al paragrafo 1 o di assicurarsi che siano chiusi.

3.   Il contabile definisce le condizioni di esercizio dei conti di cui al paragrafo 1 aperti presso gli organismi finanziari, secondo il principio della sana gestione finanziaria, del rendimento e della concorrenza.

4.   Almeno ogni cinque anni, il contabile procede a riaprire la concorrenza fra gli organismi finanziari presso i quali possono essere aperti conti a norma del paragrafo 1.

Se le condizioni bancarie locali lo consentono, i conti bancari connessi a casse di anticipi aperti presso organismi finanziari situati all’esterno dell’Unione sono sottoposti a indagini concorrenziali periodiche. Tale indagine è condotta, almeno ogni cinque anni, su iniziativa dell’amministratore degli anticipi che presenta in seguito al contabile una proposta motivata per selezionare una banca per un periodo non superiore a cinque anni.

5.   Il contabile vigila sul rispetto rigoroso delle condizioni di esercizio dei conti aperti presso gli organismi finanziari a norma del paragrafo 1.

Per i conti bancari connessi a casse di anticipi aperti presso organismi finanziari situati all’esterno dell’Unione, l’amministratore degli anticipi assume questo compito tenendo presente la legislazione applicabile nel paese in cui svolge la sua funzione.

6.   Il contabile della Commissione informa i contabili delle altre istituzioni e degli organismi di cui all’articolo 208 del regolamento finanziario delle condizioni di esercizio dei conti aperti presso gli organismi finanziari. I contabili delle altre istituzioni e degli organismi di cui all’articolo 208 del regolamento finanziario armonizzano, sulla base di tali condizioni di esercizio, le condizioni di esercizio dei conti che aprono.

Articolo 59

Firme sui conti

(Articolo 68 del regolamento finanziario)

Le condizioni d’apertura, di esercizio e d’utilizzazione dei conti prevedono, in funzione delle esigenze di controllo interno, per gli assegni, i bonifici e qualsiasi altra operazione bancaria, la firma congiunta di uno o più funzionari provvisti delle deleghe necessarie. Le istruzioni manuali sono firmate da almeno due funzionari provvisti delle deleghe necessarie o dal contabile in persona.

Ai fini del primo comma, il contabile di ciascuna istituzione trasmette a tutti gli organismi finanziari presso i quali la sua istituzione ha aperto conti i nominativi e gli esemplari della firma di tutti i funzionari autorizzati.

Articolo 60

Gestione dei saldi dei conti

(Articolo 68 del regolamento finanziario)

1.   Il contabile si assicura che il saldo dei conti bancari di cui all’articolo 58 non si discosti significativamente dalle previsioni di tesoreria di cui all’articolo 57, paragrafo 2, e, in ogni caso, di quanto segue:

a)	che nessun saldo di questi conti sia debitore;

b)	che il saldo sia periodicamente convertito in euro, quando i conti sono in altra valuta.

2.   Il contabile non può mantenere su conti in valuta saldi che potrebbero causare all’istituzione perdite eccessive a seguito della variazione dei tassi di cambio.

Articolo 61

Trasferimenti e operazioni di conversione

(Articolo 68 del regolamento finanziario)

Salvo il disposto dell’articolo 69, il contabile effettua i trasferimenti tra i conti che ha aperto in nome dell’istituzione presso organismi finanziari e le operazioni di conversione delle valute.

Articolo 62

Modalità di pagamento

(Articolo 68 del regolamento finanziario)

I pagamenti sono effettuati mediante bonifico bancario, assegno o dalle casse di anticipi mediante carta di debito conformemente all’articolo 67, paragrafo 4.

Articolo 63

Schedario delle persone giuridiche

(Articolo 68 del regolamento finanziario)

1.   Il contabile può effettuare pagamenti mediante bonifico bancario soltanto se i dati relativi al conto bancario del beneficiario e le informazioni confermanti la sua identità, nonché qualsiasi modifica degli stessi, sono già stati registrati nello schedario comune tenuto dall’istituzione.

Ogni registrazione nello schedario dei dati legali e bancari relativi al beneficiario o la modifica di tali dati sono basati su un documento probante, del tipo determinato dal contabile.

2.   In relazione a un pagamento mediante bonifico bancario, gli ordinatori non possono impegnare la propria istituzione nei confronti di un terzo se questi non fornisce la documentazione necessaria per la sua iscrizione nello schedario.

Gli ordinatori comunicano al contabile ogni variazione dei dati legali e bancari loro trasmessi dal beneficiario e verificano la validità di tali dati prima di effettuare un pagamento.

Nell’ambito degli aiuti di preadesione, possono essere conclusi singoli impegni con le autorità pubbliche nei paesi candidati all’adesione all’Unione europea senza iscrizione preliminare nello schedario terzi. In tal caso, l’ordinatore si adopera affinché l’iscrizione avvenga quanto prima. Le norme pattizie prevedono che la comunicazione delle coordinate bancarie del beneficiario alla Commissione sia una condizione essenziale ai fini del primo pagamento.

Articolo 64

Conservazione dei documenti giustificativi da parte del contabile

(Articolo 68 del regolamento finanziario)

I documenti giustificativi relativi alla contabilità e alla preparazione dei conti di cui all’articolo 141 del regolamento finanziario sono conservati per un periodo di cinque anni dalla data di concessione del discarico da parte del Parlamento europeo per l’esercizio finanziario al quale i documenti si riferiscono.

Tuttavia, i documenti relativi a operazioni non definitivamente chiuse sono conservati per un periodo superiore e sino alla fine dell’anno che segue quello della chiusura di dette operazioni. Alla conservazione dei dati relativi al traffico delle comunicazioni si applica l’articolo 37, paragrafo 2, del regolamento (CE) n. 45/2001.

Ogni istituzione decide presso quale ufficio devono essere conservati i documenti giustificativi.

Articolo 65

Persone autorizzate a disporre dei conti

(Articolo 69 del regolamento finanziario)

Ogni istituzione determina le modalità secondo le quali i funzionari da essa designati e autorizzati a disporre dei conti aperti nelle unità locali di cui all’articolo 72 sono autorizzati a comunicare agli organismi finanziari locali i nominativi e gli esemplari delle firme.

Sezione 4

L’amministratore degli anticipi

Articolo 66

Condizioni per il ricorso alle casse di anticipi

(Articolo 70 del regolamento finanziario)

1.   Quando le operazioni di pagamento con i mezzi di bilancio risultano materialmente impossibili o poco efficaci in particolare a causa del carattere limitato degli importi da pagare, possono essere istituite casse di anticipi destinate al pagamento di dette spese.

2.   L’amministratore degli anticipi può liquidare e pagare spese, a titolo provvisorio, in base a un quadro particolareggiato figurante nelle istruzioni dell’ordinatore responsabile. In tali istruzioni sono precisate le regole e condizioni alle quali si devono effettuare la liquidazione provvisoria e i pagamenti ed eventualmente le disposizioni per la firma degli impegni giuridici di cui all’articolo 97, paragrafo 1, lettera e).

3.   L’istituzione di una cassa di anticipi e la designazione di un amministratore degli anticipi sono oggetto di una decisione del contabile, su proposta debitamente motivata dell’ordinatore responsabile. Tale decisione riafferma le responsabilità e gli obblighi dell’amministratore degli anticipi e dell’ordinatore.

Anche la modificazione delle condizioni di esercizio di una cassa di anticipi è oggetto di una decisione del contabile, su proposta debitamente motivata dell’ordinatore responsabile.

4.   Nelle delegazioni dell’Unione possono essere istituite casse di anticipi destinate al pagamento delle spese iscritte nella sezione del bilancio relativa alla Commissione e di quelle iscritte nella sezione del bilancio relativa al servizio europeo per l’azione esterna (in prosieguo «SEAE»), garantendo la piena tracciabilità delle spese.

Articolo 67

Condizioni per la creazione e i pagamenti

(Articolo 70 del regolamento finanziario)

1.   La decisione di istituire una cassa di anticipi e di designare un amministratore degli anticipi, nonché la decisione che modifica le condizioni di esercizio di una cassa di anticipi, stabiliscono in particolare quanto segue:

a)	l’oggetto e l’importo massimo dell’anticipo iniziale che può essere accordato;

b)	l’eventuale apertura di un conto bancario o di un conto corrente postale a nome dell’istituzione;

c)	la natura e l’importo massimo di ogni spesa che può essere pagata o incassata dall’amministratore degli anticipi in relazione a terzi;

d)	la periodicità e le modalità di presentazione dei documenti giustificativi e la trasmissione di tali documenti giustificativi all’ordinatore a fini di regolarizzazione;

e)	le modalità di un’eventuale ricostituzione dell’anticipo;

f)	la regolarizzazione delle operazioni della cassa di anticipi da parte dell’ordinatore entro la fine del mese successivo, al fine di assicurare il ravvicinamento tra il saldo contabile e il saldo bancario;

g)	la durata di validità dell’autorizzazione data dal contabile all’amministratore degli anticipi;

h)	l’identità dell’amministratore degli anticipi designato.

2.   Nelle proposte di decisione che istituiscono una cassa di anticipi l’ordinatore responsabile veglia a quanto segue:

a)	a che si faccia ricorso in via prioritaria al bilancio quando esiste un accesso al sistema informatico contabile centrale;

b)	a che si ricorra alle casse di anticipi unicamente in casi giustificati.

L’importo massimo che l’amministratore degli anticipi può pagare, quando è materialmente impossibile o inefficiente effettuare operazioni di pagamento mediante le procedure di bilancio, non supera 60 000 EUR per ogni spesa.

3.   I pagamenti a terzi possono essere effettuati dall’amministratore degli anticipi soltanto sulla base ed entro i limiti di quanto segue:

a)	impegni di bilancio e giuridici preliminari, firmati dall’ordinatore responsabile;

b)	saldo positivo residuo della cassa di anticipi, in cassa o in banca.

4.   I pagamenti della cassa di anticipi possono essere effettuati mediante bonifico bancario, anche con il sistema di addebito diretto di cui all’articolo 89 del regolamento finanziario, mediante assegno o mediante altri mezzi di pagamento, comprese le carte di debito, secondo le istruzioni impartite dal contabile.

5.   I pagamenti effettuati sono seguiti da decisioni formali di liquidazione finale e/o da ordini di pagamento di regolarizzazione firmati dall’ordinatore responsabile.

Articolo 68

Scelta degli amministratori degli anticipi

(Articolo 70 del regolamento finanziario)

Gli amministratori degli anticipi sono scelti tra i funzionari o, se necessario e soltanto in casi debitamente motivati, tra gli altri agenti. Gli amministratori degli anticipi sono scelti in base alle loro conoscenze, attitudini e competenze particolari comprovate da titolo o da idonea esperienza professionale o risultanti da un programma di formazione adeguato.

Articolo 69

Dotazione delle casse di anticipi

(Articolo 70 del regolamento finanziario)

1.   Il contabile esegue i pagamenti di copertura delle casse di anticipi e ne garantisce il seguito finanziario sia a livello dell’apertura dei conti bancari e delle deleghe di firma che dei controlli in loco e sulla contabilità centralizzata. Il contabile alimenta le casse di anticipi. Gli anticipi sono versati sul conto bancario aperto a nome della cassa di anticipi.

Le casse di anticipi interessate possono essere alimentate direttamente con entrate varie locali, come in particolare quelle risultanti da quanto segue:

a)	vendite di materiali;

b)	pubblicazioni;

c)	rimborsi vari;

d)	proventi da interessi.

La regolarizzazione in spese o in entrate, varie o con destinazione specifica, interviene conformemente alla decisione di creazione di cui all’articolo 67 e alle disposizioni del regolamento finanziario. Gli importi in questione sono dedotti dall’ordinatore al momento della successiva ricostituzione delle stesse casse di anticipi.

2.   In particolare per evitare perdite di cambio, l’amministratore degli anticipi può effettuare trasferimenti tra i diversi conti bancari attinenti alla medesima cassa di anticipi.

Articolo 70

Controlli da parte degli ordinatori e dei contabili

(Articolo 70 del regolamento finanziario)

1.   L’amministratore degli anticipi tiene una contabilità dei fondi di cui dispone, in cassa e in banca, dei pagamenti effettuati e delle entrate incassate, secondo le norme e in base alle istruzioni decise dal contabile. Gli stati di questa contabilità sono accessibili in ogni momento all’ordinatore responsabile. Inoltre, l’amministratore degli anticipi compila almeno una volta al mese l’elenco delle operazioni effettuate e lo invia il mese successivo all’ordinatore responsabile, con i documenti giustificativi, per la regolarizzazione delle operazioni della cassa di anticipi.

2.   Il contabile procede a verifiche, come regola generale da effettuare in loco e senza preavviso, per accertare la disponibilità degli stanziamenti attribuiti agli amministratori degli anticipi, per controllare la contabilità e per assicurarsi che le operazioni di pagamento di anticipi siano regolarizzate entro i termini stabiliti, oppure fa effettuare tali verifiche da un funzionario del suo servizio o del servizio ordinatore, munito di autorizzazione specifica. Il contabile comunica all’ordinatore responsabile i risultati delle sue verifiche.

Articolo 71

Procedura di appalto

(Articolo 70 del regolamento finanziario)

I pagamenti effettuati attraverso casse di anticipi, entro i limiti di cui all’articolo 137, paragrafo 3, possono consistere nel semplice pagamento di fatture, senza l’accettazione preliminare di un’offerta.

Articolo 72

Creazione di casse di anticipi

(Articolo 70 del regolamento finanziario)

Ai fini del pagamento di alcune categorie di spese, può essere istituita, a norma dell’articolo 70 del regolamento finanziario, una o più casse di anticipi in ciascuna unità locale all’esterno dell’Unione. L’unità locale è, in particolare, una delegazione, un ufficio o un’antenna dell’Unione in un paese terzo.

La decisione che istituisce la cassa di anticipi determina le condizioni di esercizio della stessa secondo le necessità specifiche di ciascuna unità locale, nel rispetto dell’articolo 70 del regolamento finanziario.

Articolo 73

Amministratori degli anticipi e persone autorizzate a disporre dei conti nelle delegazioni dell’Unione

(Articolo 70 del regolamento finanziario)

In circostanze eccezionali e ai fini della continuità del servizio, le funzioni dell’amministratore degli anticipi del SEAE nelle delegazioni dell’Unione possono essere svolte da funzionari della Commissione. Alle medesime condizioni, i funzionari del SEAE possono essere designati amministratori degli anticipi per la Commissione nelle delegazioni dell’Unione.

Nelle delegazioni dell’Unione, alla nomina delle persone autorizzate dal contabile a effettuare operazioni bancarie sono applicabili le norme e condizioni stabilite al primo comma.

CAPO 4

Responsabilità degli agenti finanziari

Sezione 1

Disposizioni generali

Articolo 74

Istanze competenti in materia di frode

(Articolo 66, paragrafo 8, e articolo 72, paragrafo 2, del regolamento finanziario)

Le autorità e istanze di cui all’articolo 66, paragrafo 8, e all’articolo 72, paragrafo 2, del regolamento finanziario sono le istanze designate dallo statuto nonché dalle decisioni delle istituzioni dell’Unione relative alle condizioni e modalità delle indagini interne in materia di prevenzione delle frodi, della corruzione e di ogni attività illecita lesiva degli interessi dell’Unione.

Sezione 2

Disposizioni relative agli ordinatori delegati e sottodelegati

Articolo 75

Irregolarità finanziarie

(Articolo 66, paragrafo 7, e articolo 73, paragrafo 6, del regolamento finanziario)

Fatti salvi i poteri dell’OLAF, l’istanza specializzata in irregolarità finanziarie di cui all’articolo 29 (in prosieguo «istanza») è competente per ogni violazione di una disposizione del regolamento finanziario o di una disposizione relativa alla gestione finanziaria o al controllo delle operazioni, derivante da un’azione od omissione di un funzionario.

Articolo 76

Istanza specializzata in irregolarità finanziarie

(Articolo 66, paragrafo 7, e articolo 73, paragrafo 6, del regolamento finanziario)

1.   I casi di irregolarità finanziarie di cui all’articolo 75 del presente regolamento sono segnalati all’istanza dall’autorità avente il potere di nomina, perché esprima il suo parere a norma dell’articolo 73, paragrafo 6, secondo comma, del regolamento finanziario.

Nei casi in cui i capi delle delegazioni dell’Unione agiscono in qualità di ordinatori sottodelegati conformemente all’articolo 56, paragrafo 2, del regolamento finanziario l’ordinatore responsabile può rivolgersi direttamente all’istanza perché esprima il suo parere su casi di irregolarità finanziarie di cui all’articolo 75 del presente regolamento.

Se ritiene che si sia verificata un’irregolarità finanziaria, l’ordinatore delegato può rivolgersi all’istanza. L’istanza elabora il suo parere valutando se vi siano state irregolarità ai sensi dell’articolo 75, la loro gravità e le possibili conseguenze. Se tale analisi mostra che il caso in questione è di competenza dell’OLAF, l’istanza trasmette senza indugio la pratica all’autorità avente il potere di nomina e ne informa immediatamente l’OLAF.

Quando il caso viene a essa segnalato direttamente da un funzionario, a norma dell’articolo 66, paragrafo 8, del regolamento finanziario, l’istanza trasmette la pratica all’autorità avente il potere di nomina e ne informa il funzionario stesso. L’autorità avente il potere di nomina può chiedere all’istanza di esprimere il proprio parere sul caso.

2.   L’istituzione o, nel caso di un’istanza comune, le istituzioni partecipanti determinano, in funzione della propria organizzazione interna, le modalità operative dell’istanza e la sua composizione, che comprenderà una persona esterna dotata della necessaria qualificazione e perizia.

Articolo 77

Conferma delle istruzioni

(Articolo 73, paragrafo 3, del regolamento finanziario)

1.   Quando un ordinatore delegato o sottodelegato ritiene che un’istruzione di propria competenza sia inficiata d’irregolarità o contravvenga al principio di una sana gestione finanziaria, in particolare perché l’esecuzione è incompatibile con il livello delle risorse assegnategli, ne informa per iscritto l’autorità dalla quale ha ricevuto la delega o la sottodelega. Se l’istruzione è confermata per iscritto e la conferma è ricevuta in tempo utile ed è sufficientemente chiara, in quanto si riferisce esplicitamente agli aspetti posti in dubbio dall’ordinatore delegato o sottodelegato, questi non può essere ritenuto responsabile. Egli deve attenersi all’istruzione, salvo se essa sia manifestamente illegale o contraria alle pertinenti norme di sicurezza.

2.   Le disposizioni del paragrafo 1 si applicano anche quando un ordinatore apprende, in fase di esecuzione di un’istruzione di propria competenza, che talune circostanze del fascicolo conducono a una situazione inficiata da irregolarità.

Le istruzioni confermate in conformità con l’articolo 73, paragrafo 3, del regolamento finanziario sono registrate dall’ordinatore delegato responsabile, e segnalate nella sua relazione annuale d’attività.

CAPO 5

Operazioni di entrata

Sezione 1

Risorse proprie

Articolo 78

Disposizioni relative alle risorse proprie

(Articolo 76 del regolamento finanziario)

L’ordinatore stabilisce uno scadenzario di previsione della messa a disposizione della Commissione delle risorse proprie determinate dalla decisione relativa al sistema delle risorse proprie dell’Unione.

L’accertamento e la riscossione delle risorse proprie si effettuano secondo la normativa d’attuazione della decisione di cui al primo comma.

Sezione 2

Previsione di crediti

Articolo 79

Previsione di crediti

(Articolo 77 del regolamento finanziario)

1.   La previsione di crediti menziona la natura e l’imputazione in bilancio dell’entrata e, per quanto possibile, la designazione del debitore e la stima dell’importo.

Quando stabilisce la previsione di crediti, l’ordinatore responsabile verifica in particolare quanto segue:

a)	l’esattezza dell’imputazione in bilancio;

b)	la regolarità e la conformità della previsione rispetto alle disposizioni pertinenti e al principio della sana gestione finanziaria.

2.   Salvo il disposto dell’articolo 181, paragrafo 2, e dell’articolo 183, paragrafo 2, del regolamento finanziario nonché dell’articolo 7, paragrafo 2, del presente regolamento, la previsione di crediti non ha l’effetto di aprire stanziamenti di impegno. Nei casi di cui all’articolo 21 del regolamento finanziario, gli stanziamenti possono essere aperti soltanto dopo l’effettivo recupero da parte dell’Unione delle somme dovute.

Sezione 3

Accertamento dei crediti

Articolo 80

Procedimento

(Articolo 78 del regolamento finanziario)

1.   L’accertamento di un credito da parte dell’ordinatore responsabile è il riconoscimento del diritto vantato dall’Unione nei confronti di un debitore e la formazione del titolo a esigere dal debitore il pagamento del debito.

2.   Con l’ordine di riscossione l’ordinatore responsabile dà istruzione al contabile di recuperare il credito accertato.

3.   Con la nota di addebito il debitore viene informato di quanto segue:

a)	l’Unione ha accertato il credito;

b)	non sono applicati interessi di mora se il pagamento viene effettuato entro la scadenza;

c)	se il rimborso non viene effettuato entro la scadenza di cui alla lettera b), il debito produce interessi al tasso indicato all’articolo 83, ferma restando l’applicazione delle pertinenti norme specifiche;

d)	se il rimborso non viene effettuato entro la scadenza di cui alla lettera b), l’istituzione procede al recupero mediante compensazione oppure mediante richiamo dell’eventuale garanzia costituita in precedenza;

e)

se è necessario per tutelare gli interessi finanziari dell’Unione, il contabile può procedere al recupero mediante compensazione prima della scadenza di cui alla lettera b), se ha giustificati motivi di ritenere che, altrimenti, l’importo dovuto alla Commissione andrebbe perduto e dopo aver informato il debitore dei motivi e della data del recupero mediante compensazione;

f)

qualora, esperite tutte le fasi di cui alle lettere da a) a e) del presente comma, non si sia ottenuto il recupero integrale del credito, l’istituzione procede al recupero mediante esecuzione forzata del titolo ottenuto, in conformità dell’articolo 79, paragrafo 2, del regolamento finanziario ovvero in via contenziosa.

L’ordinatore stampa la nota di addebito e la invia al debitore. Il contabile viene informato della trasmissione mediante il sistema di informazione finanziaria.

Articolo 81

Accertamento dei crediti

(Articolo 78 del regolamento finanziario)

Per accertare un credito, l’ordinatore responsabile verifica quanto segue:

a)	il carattere certo del credito, cioè che non è soggetto a condizioni;

b)	il carattere liquido del credito, il cui importo deve essere determinato in denaro e con esattezza;

c)	il carattere esigibile del credito, che non deve essere soggetto a un termine;

d)	l’esattezza della designazione del debitore;

e)	l’esattezza dell’imputazione in bilancio degli importi da recuperare;

f)	la regolarità dei documenti giustificativi;

g)	la conformità con il principio di una sana gestione finanziaria, in particolare secondo i criteri di cui all’articolo 91, paragrafo 1, lettera a).

Articolo 82

Documenti giustificativi a sostegno dell’accertamento dei crediti

(Articolo 78 del regolamento finanziario)

1.   Qualsiasi accertamento di un credito si basa su documenti giustificativi che attestano i diritti dell’Unione.

2.   Prima di accertare un credito, l’ordinatore responsabile procede personalmente all’esame dei documenti giustificativi o verifica, sotto la sua responsabilità, che l’esame sia stato eseguito.

3.   I documenti giustificativi sono conservati dall’ordinatore a norma dell’articolo 48.

Articolo 83

Interessi di mora

(Articolo 78 del regolamento finanziario)

1.   Fatte salve le disposizioni specifiche risultanti dall’applicazione delle normative settoriali, ogni importo esigibile non rimborsato alla scadenza di cui all’articolo 80, paragrafo 3, lettera b), produce interessi a norma dei paragrafi 2 e 3 del presente articolo.

2.   Il tasso d’interesse da applicare agli importi esigibili non rimborsati alla scadenza di cui all’articolo 80, paragrafo 3, lettera b), è quello applicato dalla Banca centrale europea alle sue principali operazioni di rifinanziamento, quale è pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea, serie C, in vigore il primo giorno di calendario del mese della scadenza, maggiorato di:

a)	otto punti percentuali quando il credito ha per fatto costitutivo un appalto pubblico di forniture e di servizi di cui al titolo V;

b)	tre punti e mezzo percentuali in tutti gli altri casi.

3.   L’importo degli interessi è calcolato con decorrenza dal giorno di calendario successivo alla scadenza di cui all’articolo 80, paragrafo 3, lettera b), che è indicata anche nella nota di addebito, sino al giorno di calendario nel quale il debito è rimborsato integralmente.

L’ordine di riscossione corrispondente all’importo degli interessi di mora è emesso quando gli interessi sono effettivamente percepiti.

4.   Nel caso delle ammende, quando il debitore costituisce una garanzia finanziaria accettata dal contabile in sostituzione del pagamento, il tasso d’interesse da applicare con decorrenza dalla scadenza cui all’articolo 80, paragrafo 3, lettera b), è il tasso di cui al paragrafo 2 del presente articolo, in vigore il primo giorno del mese di adozione della decisione che infligge l’ammenda e maggiorato soltanto di un punto percentuale e mezzo.

Sezione 4

Ordini di riscossione

Articolo 84

Formazione dell’ordine di riscossione

(Articolo 79 del regolamento finanziario)

1.   L’ordine di riscossione stabilisce quanto segue:

a)	l’esercizio d’imputazione;

b)	i riferimenti all’atto o all’impegno giuridico costitutivo del credito e che dà diritto alla riscossione;

c)	l’articolo del bilancio e, se del caso, qualsiasi altra suddivisione necessaria, compresi gli eventuali riferimenti all’impegno di bilancio corrispondente;

d)	l’importo dovuto, espresso in euro;

e)	il nome e l’indirizzo del debitore;

f)	la scadenza di cui all’articolo 80, paragrafo 3, lettera b);

g)	il modo di recupero possibile, compreso in particolare il recupero mediante compensazione o l’esecuzione di qualsiasi garanzia preliminare.

2.   L’ordine di riscossione è datato e firmato dall’ordinatore responsabile, quindi trasmesso al contabile.

3.   Il contabile di ogni istituzione tiene un elenco degli importi da recuperare. I crediti dell’Unione sono raggruppati in tale elenco in funzione della data dell’ordine di riscossione. Egli trasmette tale elenco al contabile della Commissione.

Il contabile della Commissione redige un elenco unificato, ripartendo gli importi dovuti per ogni istituzione e secondo la data dell’ordine di riscossione. Tale elenco è aggiunto alla relazione della Commissione sulla gestione finanziaria e di bilancio.

4.   Per rafforzare la tutela degli interessi finanziari dell’Unione, la Commissione compila, indicando l’identità dei debitori e l’importo del debito, l’elenco dei crediti dell’Unione relativamente ai quali il rimborso sia stato ingiunto con provvedimento giudiziario passato in giudicato e nessun rimborso significativo sia intervenuto nell’anno successivo alla pronuncia. Tale elenco viene pubblicato nel rispetto dei requisiti in materia di protezione dei dati personali a norma del regolamento (CE) n. 45/2001.

Per quanto riguarda i dati personali relativi alle persone fisiche, le informazioni pubblicate sono soppresse non appena l’importo del debito sia stato integralmente rimborsato. Lo stesso vale per i dati personali relativi a persone giuridiche per le quali il titolo ufficiale individua una o più persone fisiche.

La decisione di inserire il debitore nell’elenco dei crediti dell’Unione è presa nel rispetto del principio di proporzionalità e tiene conto in particolare dell’entità dell’importo.

Articolo 85

Decisione esecutiva a favore di altre istituzioni

(Articolo 79, paragrafo 2, del regolamento finanziario)

1.   Si configurano le circostanze eccezionali di cui all’articolo 79, paragrafo 2, del regolamento finanziario allorché l’istituzione interessata ha esaurito la possibilità di ottenere il pagamento volontario e di procedere al recupero mediante compensazione a norma dell’articolo 80, paragrafo 1, del regolamento finanziario e si tratta di un importo considerevole.

2.   Nei casi di cui al paragrafo 1 le istituzioni interessate diverse da quelle citate all’articolo 299 del TFUE possono chiedere alla Commissione di adottare una decisione esecutiva.

3.   In ogni caso la decisione esecutiva specifica che il credito è iscritto nella sezione del bilancio relativa all’istituzione interessata, che agisce in veste di ordinatore. Le entrate sono iscritte come entrate generali tranne qualora rientrino nella fattispecie di entrate con destinazione specifica di cui all’articolo 21, paragrafo 3, del regolamento finanziario.

4.   L’istituzione richiedente informa la Commissione di ogni evento atto ad alterare la riscossione e interviene a sostegno della Commissione in caso di impugnazione della decisione esecutiva.

5.   La Commissione e l’istituzione interessata concordano le modalità pratiche di attuazione del presente articolo.

Sezione 5

Recupero

Articolo 86

Formalità per l’incasso

(Articolo 80 del regolamento finanziario)

1.   Il contabile registra nei conti il recupero dei crediti e ne informa l’ordinatore responsabile.

2.   Per qualsiasi versamento in contanti alla cassa del contabile o dell’amministratore degli anticipi viene rilasciata una ricevuta.

3.   Il rimborso parziale da parte di un debitore destinatario di vari ordini di riscossione deve essere imputato innanzitutto al credito più remoto, salvo diversamente precisato dal debitore.

Ogni pagamento parziale viene imputato in primo luogo agli interessi di mora.

Articolo 87

Recupero mediante compensazione

(Articolo 80 del regolamento finanziario)

1.   Quando un debitore vanta nei confronti dell’Unione un credito certo, a norma dell’articolo 81, lettera a), liquido ed esigibile, corrispondente a un importo indicato in un ordine di pagamento, il contabile procede, dopo la scadenza di cui all’articolo 80, paragrafo 3, lettera b), al recupero del credito mediante compensazione.

In circostanze eccezionali, se è necessario per tutelare gli interessi finanziari dell’Unione e se ha giustificati motivi di ritenere che altrimenti l’importo dovuto all’Unione andrebbe perduto, il contabile procede al recupero mediante compensazione prima della scadenza di cui all’articolo 80, paragrafo 3, lettera b).

Il contabile procede inoltre al recupero mediante compensazione prima della scadenza di cui all’articolo 80, paragrafo 3, lettera b), se il debitore acconsente.

2.   Prima di procedere a un recupero ai sensi del paragrafo 1, il contabile consulta l’ordinatore responsabile e informa i debitori interessati.

Quando il debitore è un’autorità nazionale o uno dei suoi organi amministrativi, il contabile informa altresì lo Stato membro interessato della sua intenzione di effettuare il recupero mediante compensazione con un preavviso di almeno dieci giorni lavorativi. Tuttavia, di concerto con lo Stato membro o con l’organo amministrativo interessato, il contabile può procedere al recupero mediante compensazione prima della scadenza del termine.

3.   La compensazione di cui al paragrafo 1 ha il medesimo effetto del pagamento ed estingue il debito e i relativi interessi eventualmente dovuti dall’Unione.

Articolo 88

Procedura di recupero in caso di mancato pagamento volontario

(Articoli 79 e 80 del regolamento finanziario)

1.   Fatto salvo l’articolo 87, se l’importo del credito non è stato recuperato integralmente alla scadenza di cui all’articolo 80, paragrafo 3, lettera b), che è indicata anche nella nota di addebito, il contabile informa l’ordinatore responsabile e inizia senza indugio la procedura di recupero mediante ogni mezzo offerto dalla legge, incluso il richiamo dell’eventuale garanzia costituita in precedenza.

2.   Fatto salvo l’articolo 87, quando non è esperibile la modalità di recupero di cui al paragrafo 1 del presente articolo e il debitore non ha eseguito il pagamento malgrado la costituzione in mora inviatagli dal contabile, quest’ultimo ricorre all’esecuzione forzata del titolo, a norma dell’articolo 79, paragrafo 2, del regolamento finanziario o sulla base di un titolo ottenuto in via contenziosa.

Articolo 89

Concessione di dilazioni di pagamento

(Articolo 80 del regolamento finanziario)

Il contabile, in collegamento con l’ordinatore responsabile, può accordare dilazioni dei termini di pagamento solamente dietro domanda scritta e motivata del debitore, alla duplice condizione seguente:

a)	che il debitore s’impegni a pagare gli interessi, al tasso previsto all’articolo 83, per tutto il periodo della dilazione accordatagli, a decorrere dalla scadenza di cui all’articolo 80, paragrafo 3, lettera b);

b)	che costituisca, per tutelare i diritti dell’Unione, una garanzia finanziaria, accettata dal contabile dell’istituzione, che copra il debito sia in capitale che in interessi.

La garanzia di cui al primo comma, lettera b), può essere sostituita da una fideiussione in solido di un terzo approvata dal contabile dell’istituzione.

In circostanze eccezionali, previa domanda del debitore il contabile può rinunciare a richiedere la garanzia di cui al primo comma, lettera b), allorché valuti che il debitore vuole e può effettuare il pagamento entro il periodo della dilazione ma non è in grado di costituire siffatta garanzia e si trova in una situazione difficile.

Articolo 90

Recupero di ammende o altre penali

(Articoli 80 e 83 del regolamento finanziario)

1.   Quando dinanzi alla Corte di giustizia dell’Unione europea è intentata un’azione legale contro una decisione della Commissione intesa a comminare un’ammenda o altre penali previste dal TFUE o dal trattato Euratom, e fintantoché non sono state esaurite tutte le vie di ricorso, il debitore paga, a titolo provvisorio, gli importi corrispondenti sul conto bancario indicato dal contabile oppure costituisce una garanzia finanziaria accettabile per il contabile. Tale garanzia è distinta dall’obbligo di pagare l’ammenda o le altre penali ed è esigibile alla prima richiesta. Essa copre il debito sia in capitale che in interessi dovuti a norma dell’articolo 83, paragrafo 4.

2.   La Commissione garantisce gli importi incassati in via provvisoria investendoli in attivi finanziari, assicurando in tal modo la sicurezza e la liquidità delle somme di denaro e prefiggendosi al tempo stesso di ottenere un rendimento positivo.

3.   Quando sono state esaurite tutte le vie di ricorso e l’ammenda o la penale è stata confermata, è adottata una delle seguenti misure:

a)	gli importi riscossi a titolo provvisorio, gli interessi e gli altri importi da essi prodotti sono iscritti in bilancio conformemente all’articolo 83 del regolamento finanziario, al più tardi nel corso dell’esercizio seguente a quello in cui sono state esaurite tutte le vie di ricorso;

b)	se è stata costituita una garanzia finanziaria, questa viene richiamata e i relativi importi sono iscritti in bilancio.

Se la Corte ha incrementato l’importo dell’ammenda o della penale, il primo comma, lettere a) e b), si applica a concorrenza degli importi della decisione della Commissione e il contabile riscuote l’importo corrispondente all’aumento, che viene iscritto in bilancio.

4.   Quando sono state esaurite tutte le vie di ricorso e l’ammenda o la penale è stata annullata o ridotta è adottata una delle seguenti misure:

a)	gli importi indebitamente riscossi e gli interessi prodotti sono rimborsati al terzo interessato; nei casi in cui il rendimento complessivo per il periodo in questione sia stato negativo è rimborsato il valore nominale degli importi indebitamente riscossi;

b)	se è stata costituita una garanzia finanziaria, essa viene di conseguenza liberata.

Articolo 91

Rinuncia al recupero di un credito accertato

(Articolo 80 del regolamento finanziario)

1.   L’ordinatore responsabile può rinunciare, in tutto o in parte, a recuperare un credito accertato, soltanto nei casi seguenti:

a)	quando il costo prevedibile del recupero eccederebbe l’importo del credito e la rinuncia non pregiudica l’immagine dell’Unione;

b)	quando è impossibile procedere al recupero a causa della vetustà del credito o dell’insolvibilità del debitore;

c)	quando il recupero lede il principio di proporzionalità.

2.   Nella fattispecie di cui al paragrafo 1, lettera c), l’ordinatore responsabile osserva le procedure preventivamente stabilite da ciascuna istituzione e applica in qualsiasi circostanza i seguenti criteri cogenti:

a)	natura dei fatti, in considerazione della gravità dell’irregolarità che ha dato luogo all’accertamento del credito (frode, recidiva, dolo, diligenza, buona fede, errore manifesto);

b)	impatto della rinuncia sull’attività dell’Unione e sui suoi interessi finanziari (importo in oggetto, rischio di costituire precedenti, lesione dell’autorità della legge).

In funzione delle circostanze specifiche, l’ordinatore responsabile può dover tenere conto anche dei criteri aggiuntivi seguenti:

a)	eventuale distorsione della concorrenza provocata dalla rinuncia;

b)	danno economico e sociale che deriverebbe da un recupero totale.

3.   La decisione di rinuncia di cui all’articolo 80, paragrafo 2, del regolamento finanziario è motivata e segnala le iniziative esperite ai fini del recupero e gli elementi di diritto e di fatto sui quali è fondata. L’ordinatore responsabile rinuncia al recupero a norma dell’articolo 84.

4.   L’istituzione non può delegare una rinuncia a recuperare un credito accertato in nessuno dei casi seguenti:

a)	quando la rinuncia verte su un importo pari o superiore a 1 000 000 EUR;

b)	quando la rinuncia verte su un importo pari o superiore a 100 000 EUR, che rappresenti il 25 % del credito accertato o superi tale percentuale.

Per importi inferiori alle soglie indicate nel primo comma, ogni istituzione stabilisce nel regolamento interno le condizioni e le modalità di delega del potere di rinunciare a recuperare un credito accertato.

5.   Ogni istituzione invia ogni anno al Parlamento europeo e al Consiglio una relazione sulle rinunce di cui ai paragrafi da 1 a 4 del presente articolo riguardanti importi pari o superiori a 100 000 EUR. Per quanto riguarda la Commissione, la relazione è allegata al riassunto delle relazioni annuali di attività di cui all’articolo 66, paragrafo 9, del regolamento finanziario.

Articolo 92

Annullamento di un credito accertato

(Articolo 80 del regolamento finanziario)

1.   In caso di errore, l’ordinatore responsabile annulla, in tutto o in parte, il credito accertato a norma degli articoli 82 e 84 e presenta adeguate giustificazioni.

2.   Ogni istituzione stabilisce nel regolamento interno le condizioni e le modalità di delega del potere di annullare un credito accertato.

Articolo 93

Norme relative ai termini di prescrizione

(Articolo 81 del regolamento finanziario)

1.   Il termine di prescrizione per i crediti dell’Unione nei confronti di terzi decorre dal giorno successivo alla scadenza indicata al debitore nella nota di addebito a norma dell’articolo 80, paragrafo 3, lettera b).

Il termine di prescrizione per i crediti di terzi nei confronti dell’Unione decorre dalla data in cui il pagamento del credito del terzo è esigibile in base al corrispondente impegno giuridico.

2.   Il termine di prescrizione per i crediti dell’Unione nei confronti di terzi è interrotto da qualsiasi atto inteso a recuperare il credito, compiuto da un’istituzione ovvero da uno Stato membro su richiesta di un’istituzione, e notificato al terzo.

Il termine di prescrizione per i crediti di terzi nei confronti dell’Unione è interrotto da qualsiasi atto inteso a recuperare il credito, notificato all’Unione dai suoi creditori o per conto di essi.

3.   Il nuovo termine di prescrizione di cinque anni decorre dal giorno successivo alle interruzioni di cui al paragrafo 2.

4.   Interrompe il termine di prescrizione ogni azione legale relativa a un importo dovuto ai sensi del paragrafo 1, comprese le azioni intentate dinanzi a un giudice che successivamente declini la propria competenza. Il nuovo periodo di prescrizione di cinque anni non decorre finché non sia stata pronunciata una sentenza e questa sia passata in giudicato, oppure se le medesime parti giungono a una composizione extragiudiziale riguardo alla medesima azione.

5.   La dilazione di pagamento concessa dal contabile a norma dell’articolo 89 interrompe il termine di prescrizione. Il nuovo termine di prescrizione di 5 anni decorre dal giorno successivo alla scadenza del periodo di dilazione per il pagamento.

6.   Non si procede al recupero dei crediti dopo la scadenza del termine di prescrizione determinato a norma dei paragrafi da 1 a 5.

CAPO 6

Operazioni di spesa

Articolo 94

Decisione di finanziamento

(Articolo 84 del regolamento finanziario)

1.   La decisione di finanziamento determina gli elementi essenziali di un’azione comportante una spesa a carico del bilancio.

2.   La decisione di finanziamento stabilisce in particolare:

a)

nel caso delle sovvenzioni: i) il riferimento all’atto di base e alla linea di bilancio; ii) le priorità dell’esercizio, gli obiettivi da conseguire e i risultati previsti utilizzando i fondi stanziati per tale esercizio; iii) i criteri essenziali di ammissibilità, selezione e di attribuzione di cui avvalersi per selezionare le proposte; iv) il massimale possibile del tasso di cofinanziamento e, se sono previsti più tassi, i criteri da seguire riguardo a ciascuno di essi; v) il calendario e l’importo indicativo degli inviti a presentare proposte;

b)

nel caso degli appalti: i) la dotazione globale riservata per i contratti d’appalto nel corso dell’esercizio; ii) il numero indicativo e il tipo di contratti d’appalto previsti e, se possibile, il loro oggetto in termini generali; iii) i termini temporali indicativi per avviare le procedure di appalto;

c)

nel caso dei fondi fiduciari di cui all’articolo 187 del regolamento finanziario: i) il riferimento all’atto di base e alla linea di bilancio; ii) gli stanziamenti riservati al fondo fiduciario per l’esercizio e gli importi previsti per l’intera sua durata; iii) gli obiettivi del fondo fiduciario e la sua durata; iv) le norme gestionali del fondo fiduciario; v) la possibilità di affidare compiti di esecuzione del bilancio alle entità e persone di cui all’articolo 187, paragrafo 2, del regolamento finanziario;

d)	nel caso dei premi: i) il riferimento all’atto di base e alla linea di bilancio; ii) gli obiettivi da conseguire ed i risultati previsti; iii) i requisiti di partecipazione e i criteri di attribuzione; iv) il calendario del concorso e l’importo del premio o dei premi;

e)	nel caso degli strumenti finanziari: i) il riferimento all’atto di base e alla linea di bilancio; ii) gli obiettivi da conseguire e i risultati previsti; iii) l’importo stanziato per lo strumento finanziario; iv) il calendario di attuazione indicativo.

3.   Ove il programma di lavoro di cui all’articolo 128 del regolamento finanziario comprenda le informazioni stabilite al paragrafo 2, lettera a), del presente articolo per le sovvenzioni finanziate da stanziamenti autorizzati per l’esercizio, la decisione che lo adotta è considerata decisione di finanziamento di tali sovvenzioni.

Per quanto riguarda gli appalti, i fondi fiduciari, i premi e gli strumenti finanziari, ove l’esecuzione dei corrispondenti stanziamenti autorizzati per l’esercizio sia prevista da un programma di lavoro comprendente le informazioni di cui al paragrafo 2, lettere b), c), d) ed e), del presente articolo, la decisione che adotta tale programma di lavoro è considerata altresì decisione di finanziamento degli appalti, dei fondi fiduciari, dei premi e degli strumenti finanziari in questione.

Se il programma di lavoro non comprende tali informazioni per una o più azioni, dev’essere modificato di conseguenza oppure dev’essere adottata una specifica decisione di finanziamento per le azioni in questione.

4.   Fatte salve eventuali disposizioni specifiche dell’atto di base, per ogni modifica sostanziale di una decisione di finanziamento già adottata si segue la medesima procedura che per la decisione iniziale.

Sezione 1

Impegno delle spese

Articolo 95

Impegni globali e accantonati

(Articolo 85 del regolamento finanziario)

1.   L’impegno di bilancio globale è attuato o con la conclusione di una convenzione di finanziamento, che prevede a sua volta la conclusione ulteriore di uno o più impegni giuridici, o con la conclusione di uno o più impegni giuridici.

Le convenzioni di finanziamento relative al settore dell’assistenza finanziaria e del sostegno di bilancio, che costituiscono impegni giuridici, possono dare luogo a pagamenti senza conclusione di altri impegni giuridici.

2.   L’impegno di bilancio accantonato è attuato o con la conclusione di uno o più impegni giuridici che costituiscono il diritto a pagamenti ulteriori, oppure direttamente con i pagamenti, per quanto riguarda le spese per la gestione del personale o le spese sostenute dalle istituzioni per le attività di comunicazione relative all’attualità dell’Unione.

Articolo 96

Adozione dell’impegno globale

(Articolo 85 del regolamento finanziario)

1.   L’impegno globale è effettuato sulla base di una decisione di finanziamento.

Esso interviene al più tardi prima della decisione di selezione dei destinatari e, quando l’esecuzione degli stanziamenti interessati implica l’adozione di un programma di lavoro a norma dell’articolo 188, non prima dell’adozione di quest’ultimo.

2.   Il paragrafo 1, secondo comma, non si applica qualora l’impegno globale sia attuato mediante la conclusione di una convenzione di finanziamento.

Articolo 97

Unicità delle firme

(Articolo 85 del regolamento finanziario)

1.   La regola dell’unicità del firmatario per l’impegno di bilancio e l’impegno giuridico corrispondente può essere disapplicata soltanto nei seguenti casi:

a)	quando si tratta di impegni accantonati;

b)	quando gli impegni globali riguardano convenzioni di finanziamento con paesi terzi;

c)	quando la decisione dell’istituzione costituisce l’impegno giuridico;

d)	quando l’impegno globale è attuato mediante più impegni giuridici, di cui sono responsabili ordinatori diversi;

e)	quando, presso le casse di anticipi disponibili per azioni esterne, gli impegni giuridici devono essere firmati da funzionari delle unità locali di cui all’articolo 72, su istruzione dell’ordinatore responsabile, il quale conserva la responsabilità integrale dell’operazione sottostante;

f)	quando un’istituzione ha delegato i poteri di ordinatore al direttore di un ufficio europeo interistituzionale ai sensi dell’articolo 199, paragrafo 1, del regolamento finanziario.

2.   In caso d’impedimento dell’ordinatore responsabile che ha firmato l’impegno di bilancio e quando la durata di tale impedimento è incompatibile con i termini per la conclusione dell’impegno giuridico, l’impegno giuridico è concluso dalla persona designata secondo le norme di sostituzione adottate da ciascuna istituzione, purché tale persona abbia la qualifica di ordinatore a norma dell’articolo 65, paragrafo 3, del regolamento finanziario.

Articolo 98

Spese amministrative coperte da impegni accantonati

(Articolo 85 del regolamento finanziario)

Sono considerate spese correnti di natura amministrativa che possono dare luogo a impegni accantonati le seguenti:

a)	le spese per il personale statutario e non statutario e quelle relative alle altre risorse umane, nonché le pensioni e la retribuzione degli esperti;

b)	le spese connesse ai membri dell’istituzione;

c)	le spese di formazione;

d)	le spese di concorso, selezione e assunzione;

e)	le spese di missione;

f)	le spese di rappresentanza;

g)	le spese per riunioni;

h)	gli interpreti e traduttori indipendenti;

i)	gli scambi di funzionari;

j)	le locazioni mobiliari e immobiliari a carattere ripetitivo o i pagamenti ricorrenti relativi ai contratti immobiliari ai sensi dell’articolo 121 del presente regolamento o alle rate dei prestiti a norma dell’articolo 203, paragrafo 8, del regolamento finanziario;

k)	le assicurazioni varie;

l)	la pulizia, la manutenzione e la sicurezza;

m)	le spese mediche e nel settore sociale;

n)	l’uso dei servizi di telecomunicazioni;

o)	gli oneri finanziari;

p)	le spese di contenzioso;

q)	i danni e gli interessi;

r)	le attrezzature di lavoro;

s)	l’acqua, il gas e l’elettricità;

t)	le pubblicazioni periodiche su supporto cartaceo o in forma elettronica;

u)	le attività di comunicazione delle istituzioni relative all’attualità dell’Unione.

Articolo 99

Registrazione degli impegni giuridici specifici

(Articolo 86 del regolamento finanziario)

Nel caso di un impegno di bilancio globale seguito da uno o più impegni giuridici specifici, l’ordinatore responsabile registra nella contabilità centrale gli importi dell’impegno o degli impegni giuridici specifici successivi.

Queste registrazioni contabili menzionano i riferimenti all’impegno globale sul quale sono imputate.

L’ordinatore responsabile procede a questa registrazione contabile prima di firmare il corrispondente impegno giuridico specifico, tranne nei casi di cui all’articolo 86, paragrafo 4, quarto comma, del regolamento finanziario.

In tutti i casi l’ordinatore responsabile verifica che il relativo importo complessivo non superi l’importo dell’impegno globale che li copre.

Sezione 2

Liquidazione delle spese

Articolo 100

Liquidazione e «visto per pagamento»

(Articolo 88 del regolamento finanziario)

1.   La liquidazione di una spesa è basata su documenti giustificativi ai sensi dell’articolo 110 che attestano i diritti del creditore, sulla base dell’accertamento di servizi effettivamente resi, di forniture effettivamente consegnate o di lavori effettivamente eseguiti, oppure sulla base di altri titoli che giustificano il pagamento, compresi i pagamenti ricorrenti di abbonamenti o corsi di formazione.

2.   Prima di prendere la decisione di liquidazione della spesa, l’ordinatore responsabile procede personalmente all’esame dei documenti giustificativi o verifica, sotto la propria responsabilità, che l’esame sia stato effettuato.

3.   Vale decisione di liquidazione la firma di un «visto per pagamento» da parte dell’ordinatore responsabile o da parte di un funzionario tecnicamente competente, debitamente autorizzato dall’ordinatore responsabile mediante decisione formale e sotto la sua responsabilità conformemente all’articolo 65, paragrafo 5, del regolamento finanziario. Le decisioni di autorizzazione sono conservate a fini di riferimento ulteriore.

Articolo 101

Menzione «conforme ai fatti» per i prefinanziamenti

(Articolo 88 del regolamento finanziario)

Per i prefinanziamenti, l’ordinatore responsabile o un funzionario tecnicamente competente, debitamente autorizzato dall’ordinatore responsabile, certifica con la menzione «conforme ai fatti» che sono soddisfatte le condizioni fissate dall’impegno giuridico per il versamento del prefinanziamento.

Articolo 102

«Visto per pagamento» per gli appalti relativo a pagamenti intermedi e a saldo

(Articolo 88 del regolamento finanziario)

Per i pagamenti intermedi e a saldo relativi agli appalti, l’attestazione del «visto per pagamento» certifica quanto segue:

a)	la fattura emessa dal contraente è stata ricevuta dall’istituzione e la ricezione è stata oggetto di una registrazione formale;

b)	la menzione «conforme ai fatti» è stata correttamente apposta sulla fattura stessa o su un documento interno che accompagna la fattura ricevuta e firmata dall’ordinatore responsabile o da un funzionario tecnicamente competente, debitamente autorizzato dall’ordinatore responsabile;

c)	la fattura è stata verificata sotto tutti gli aspetti dall’ordinatore responsabile o sotto la sua responsabilità per determinare in particolare l’importo da pagare e il carattere liberatorio del pagamento da effettuare.

Con la menzione «conforme ai fatti» di cui al primo comma, lettera b), si certifica che i servizi contrattuali sono stati regolarmente prestati o che le forniture contrattuali sono state regolarmente consegnate o che i lavori contrattuali sono stati regolarmente eseguiti. Per le forniture e i lavori, il funzionario o altro agente tecnicamente competente stabilisce un certificato di collaudo provvisorio, quindi un certificato di collaudo definitivo al termine del periodo contrattuale di garanzia. I due certificati hanno valore equivalente alla menzione «conforme ai fatti».

Per i pagamenti ricorrenti, compreso il pagamento di abbonamenti o di corsi di formazione, la menzione «conforme ai fatti» certifica che il diritto vantato dal creditore è conforme ai documenti pertinenti che giustificano il pagamento.

Articolo 103

«Visto per pagamento» per le sovvenzioni relativo a pagamenti intermedi e a saldo

(Articolo 88 del regolamento finanziario)

Per i pagamenti intermedi e a saldo relativi alle sovvenzioni, l’attestazione del «visto per pagamento» certifica quanto segue:

a)	la domanda di pagamento del beneficiario è stata ricevuta dall’istituzione e la ricezione è stata oggetto di una registrazione formale;

b)	la menzione «conforme ai fatti» è stata correttamente apposta sulla domanda stessa o su un documento interno che accompagna il rendiconto di spesa ricevuto e firmata da un funzionario o altro agente tecnicamente competente, debitamente autorizzato dall’ordinatore responsabile;

c)	la domanda di pagamento è stata verificata sotto tutti gli aspetti dall’ordinatore responsabile o sotto la sua responsabilità per determinare in particolare l’importo da pagare e il carattere liberatorio del pagamento da effettuare.

Con la menzione «conforme ai fatti» di cui al primo comma, lettera b), il funzionario o altro agente tecnicamente competente, debitamente autorizzato dall’ordinatore responsabile, certifica che l’azione o il programma di lavoro svolto dal beneficiario è conforme sotto tutti gli aspetti alla decisione o convenzione di sovvenzione nonché, se del caso, che i costi dichiarati dal beneficiario sono ammissibili.

Articolo 104

«Visto per pagamento» per le spese di personale

(Articolo 88 del regolamento finanziario)

Per i pagamenti relativi alle spese di personale, l’attestazione del «visto per pagamento» certifica l’esistenza dei seguenti documenti giustificativi:

a)

per lo stipendio mensile: i) l’elenco completo del personale, che precisa tutti gli elementi della retribuzione; ii) un modulo (scheda personale), aggiornato in base alle decisioni prese in ciascun caso particolare, che registra, ogni volta che occorre, qualsiasi modificazione di qualunque elemento della retribuzione; iii) se si tratta di assunzioni o di nomine in ruolo, una copia certificata conforme della decisione d’assunzione o di nomina che accompagna la liquidazione del primo stipendio;

b)	per le altre retribuzioni, come nel caso del personale retribuito a ore o a giornata: una scheda firmata dal funzionario autorizzato, nella quale sono indicate le giornate e le ore di lavoro effettuate;

c)	per il lavoro straordinario: una scheda firmata dal funzionario autorizzato, nella quale sono certificate le ore di lavoro straordinario effettuate;

d)	per le spese di missione: i) l’ordine di missione firmato dall’autorità competente; ii) la nota delle spese di missione, firmata dal funzionario che l’ha effettuata e dal suo superiore gerarchico autorizzato per delega, se le spese di missione non corrispondono all’ordine di missione;

e)

per alcune altre spese amministrative inerenti al personale, compresi gli abbonamenti o i corsi di formazione che, secondo il contratto, vanno pagati in anticipo: i documenti giustificativi che fanno riferimento alla decisione sulla quale si basa la spesa e che presentano tutti gli elementi di calcolo.

La nota delle spese di missione di cui al primo comma, lettera d), punto ii), indica la località in cui si è svolta la missione, la data e l’ora di partenza e di arrivo in loco, le spese di viaggio e di soggiorno e le altre spese debitamente consentite, attestate da documenti giustificativi.

Articolo 105

Forma concreta del «visto per pagamento»

(Articolo 88 del regolamento finanziario)

In un sistema non computerizzato, il «visto per pagamento» è costituito dal timbro della firma dell’ordinatore responsabile o di un funzionario tecnicamente competente, debitamente autorizzato dall’ordinatore competente a norma dell’articolo 100. In un sistema computerizzato, il «visto per pagamento» è costituito dalla convalida, in sicurezza elettronica, dell’ordinatore responsabile o di un funzionario tecnicamente competente, debitamente autorizzato dall’ordinatore responsabile.

Articolo 106

Forma concreta della menzione «conforme ai fatti»

(Articolo 88 del regolamento finanziario)

In un sistema non computerizzato, la menzione «conforme ai fatti» è costituita dal timbro della firma dell’ordinatore responsabile o di un funzionario tecnicamente competente, debitamente autorizzato dall’ordinatore responsabile a norma dell’articolo 101. In un sistema computerizzato, la menzione «conforme ai fatti» può essere costituita dalla convalida, in sicurezza elettronica, di un funzionario tecnicamente competente, debitamente autorizzato dall’ordinatore responsabile.

Sezione 3

Ordinazione dei pagamenti

Articolo 107

Verifiche dell’ordinatore sui pagamenti

(Articolo 89 del regolamento finanziario)

Ai fini dell’emissione dell’ordine di pagamento, l’ordinatore responsabile verifica quanto segue:

a)	la regolarità dell’emissione dell’ordine di pagamento, che implica una corrispondente e previa decisione di liquidazione espressa col «visto per pagamento», l’esattezza della designazione del beneficiario e l’esigibilità del suo credito;

b)	la concordanza tra l’ordine di pagamento e l’impegno di bilancio sul quale va imputato;

c)	l’esattezza dell’imputazione in bilancio;

d)	la disponibilità degli stanziamenti.

Articolo 108

Diciture obbligatorie e trasmissione al contabile degli ordini di pagamento

(Articolo 89 del regolamento finanziario)

1.   L’ordine di pagamento indica quanto segue:

a)	l’esercizio d’imputazione;

b)	l’articolo del bilancio e, se del caso, qualsiasi altra suddivisione pertinente;

c)	i riferimenti all’impegno giuridico che apre il diritto al pagamento;

d)	i riferimenti all’impegno di bilancio sul quale va imputato;

e)	l’importo da pagare, espresso in euro;

f)	il nome, l’indirizzo e le coordinate bancarie del beneficiario;

g)	l’oggetto della spesa;

h)	il modo di pagamento;

i)	l’iscrizione dei beni negli inventari a norma dell’articolo 248.

2.   L’ordine di pagamento è datato e firmato dall’ordinatore responsabile, quindi trasmesso al contabile.

Sezione 4

Pagamento delle spese

Articolo 109

Tipi di pagamento

(Articolo 90 del regolamento finanziario)

1.   Il prefinanziamento fornisce un fondo di tesoreria. Esso può essere frazionato in diversi versamenti secondo il principio della sana gestione finanziaria.

2.   Il pagamento intermedio, che può essere rinnovato, può coprire le spese sostenute per l’attuazione della decisione o convenzione o per pagare i servizi, le forniture o i lavori completati e/o consegnati in una fase intermedia del contratto. Può liquidare in tutto o in parte il prefinanziamento, salvo il disposto dell’atto di base.

3.   La chiusura delle spese assume la forma di un saldo di pagamento, che non può essere rinnovato e liquida i pagamenti che lo hanno preceduto, ovvero di un ordine di recupero.

Articolo 110

Documenti giustificativi

(Articolo 90 del regolamento finanziario)

1.   Il prefinanziamento, anche nei casi in cui è ripartito in più versamenti, è pagato in base al contratto, alla decisione, alla convenzione o all’atto di base, oppure in base ai documenti giustificativi che consentono di verificare il rispetto delle disposizioni del contratto, della decisione o della convenzione. Se in tali atti è indicata la data per il versamento del prefinanziamento, il pagamento dell’importo dovuto non è subordinato alla presentazione di un’apposita domanda.

2.   I pagamenti intermedi e i pagamenti del saldo sono basati sui documenti giustificativi che consentono di verificare che l’azione finanziata è stata eseguita nel rispetto dell’atto di base o della decisione ovvero nel rispetto delle disposizioni del contratto o della convenzione.

3.   L’ordinatore responsabile definisce, nel rispetto del principio della sana gestione finanziaria, la natura dei documenti giustificativi di cui al presente articolo, secondo l’atto di base, le decisioni, i contratti e le convenzioni. Le relazioni d’esecuzione, tecniche e finanziarie, intermedie e finali, costituiscono documenti giustificativi ai fini del paragrafo 2.

4.   I documenti giustificativi sono conservati dall’ordinatore responsabile a norma dell’articolo 48.

Sezione 5

Termini per le operazioni di spesa

Articolo 111

Termini di pagamento e interessi di mora

(Articolo 92 del regolamento finanziario)

1.   Il termine per effettuare il pagamento si intende comprensivo delle operazioni di liquidazione, di ordinazione dei pagamenti e di pagamento.

Esso decorre dalla data di ricezione della domanda di pagamento.

La domanda di pagamento è registrata tempestivamente dell’ufficio autorizzato dall’ordinatore responsabile e si considera ricevuta alla data di registrazione.

Si considera data di pagamento la data valuta di addebito del conto dell’istituzione.

2.   La domanda di pagamento riporta i seguenti elementi essenziali:

a)	gli estremi del creditore;

b)	l’importo;

c)	la valuta;

d)

la data.

La mancanza di anche uno degli elementi essenziali comporta il rigetto della domanda.

Il creditore è informato per iscritto del rigetto con comunicazione motivata, tempestivamente e comunque entro 30 giorni di calendario dalla data di ricezione della domanda di pagamento.

3.   In caso di sospensione a norma dell’articolo 92, paragrafo 2, del regolamento finanziario, il restante termine di pagamento riprende a decorrere dalla data di ricezione delle informazioni o dei documenti rivisti richiesti ovvero di esecuzione delle ulteriori verifiche, ivi compreso il controllo in loco.

4.   Alla scadenza dei termini stabiliti all’articolo 92, paragrafo 1, del regolamento finanziario il creditore ha diritto agli interessi, alle seguenti condizioni:

a)	i tassi d’interesse sono quelli indicati all’articolo 83, paragrafo 2, del presente regolamento;

b)	gli interessi vengono pagati per il periodo decorrente dal giorno di calendario successivo alla scadenza del termine di pagamento stabilito all’articolo 92, paragrafo 1, del regolamento finanziario fino alla data in cui il pagamento è effettuato.

Tuttavia, gli interessi calcolati a norma del primo comma del presente paragrafo, qualora siano pari o inferiori a 200 EUR, sono versati al creditore soltanto previa domanda presentata entro due mesi dalla data di ricezione del pagamento tardivo.

5.   Ogni istituzione trasmette al Parlamento europeo e al Consiglio una relazione riguardante il rispetto dei termini o la sospensione dei termini stabiliti all’articolo 92 del regolamento finanziario. La relazione della Commissione viene allegata alla sintesi delle relazioni annuali di attività previste all’articolo 66, paragrafo 9, del regolamento finanziario.

CAPO 7

Sistemi informatici

Articolo 112

Descrizione dei sistemi informatici

(Articolo 93 del regolamento finanziario)

Quando per il trattamento delle operazioni di esecuzione del bilancio sono utilizzati sistemi e sottosistemi informatici, è necessaria una descrizione completa e aggiornata di ciascuno di essi.

Ogni descrizione definisce il contenuto di tutti i campi di dati e precisa il modo in cui il sistema tratta ogni singola operazione. Descrive inoltre dettagliatamente il modo in cui il sistema garantisce l’esistenza di una pista di controllo completa per ogni operazione.

Articolo 113

Salvaguardie regolari

(Articolo 93 del regolamento finanziario)

I dati dei sistemi e sottosistemi informatici sono salvaguardati periodicamente e conservati in luogo sicuro.

CAPO 8

Il revisore interno

Articolo 114

Designazione del revisore interno

(Articolo 98 del regolamento finanziario)

1.   Ciascuna istituzione designa il proprio revisore interno secondo modalità adeguate alle sue specificità e alle sue esigenze. L’istituzione informa il Parlamento europeo e il Consiglio della designazione del revisore interno.

2.   Ciascuna istituzione definisce secondo la propria specificità e le proprie esigenze la sfera delle funzioni del revisore interno, e stabilisce in dettaglio gli obiettivi e le procedure dell’esercizio della funzione di revisione contabile interna, nel rispetto delle norme internazionali in vigore in materia di revisione contabile interna.

3.   L’istituzione può designare come revisore interno, in base alle sue competenze particolari, un funzionario o altro agente soggetto allo statuto che sia cittadino di uno Stato membro.

4.   Quando diverse istituzioni designano un medesimo revisore interno, esse adottano le disposizioni necessarie affinché la sua responsabilità possa essere chiamata in causa secondo il disposto dell’articolo 119.

5.   Quando il revisore interno cessa dalle sue funzioni, l’istituzione ne informa il Parlamento europeo e il Consiglio.

Articolo 115

Risorse a disposizione del revisore interno

(Articolo 99 del regolamento finanziario)

L’istituzione mette a disposizione del revisore interno le risorse necessarie al corretto espletamento della sua funzione di controllo e una carta delle funzioni che descrive in dettaglio compiti, diritti ed obblighi.

Articolo 116

Programma di lavoro

(Articolo 99 del regolamento finanziario)

1.   Il revisore interno adotta il proprio programma di lavoro e lo sottopone all’istituzione.

2.   L’istituzione può chiedere al revisore interno di effettuare controlli non figuranti nel programma di lavoro di cui al paragrafo 1.

Articolo 117

Relazioni del revisore interno

(Articolo 99 del regolamento finanziario)

1.   Il revisore interno presenta all’istituzione la relazione annuale di revisione contabile interna di cui all’articolo 99, paragrafo 3, del regolamento finanziario, che indica il numero e il tipo di revisioni contabili interne effettuate, le principali raccomandazioni formulate e il seguito dato a tali raccomandazioni.

La relazione annuale del revisore interno segnala in particolare i problemi sistemici rilevati dall’istanza specializzata, istituita a norma dell’articolo 73, paragrafo 6, del regolamento finanziario.

2.   Ciascuna istituzione esamina se le raccomandazioni formulate nelle relazioni del suo revisione interno possano essere oggetto di uno scambio con le altre istituzioni circa le migliori pratiche.

3.   Il revisore contabile interno, nell’elaborare la sua relazione, volge particolare attenzione all’osservanza integrale del principio della sana gestione finanziaria e accerta che siano stati presi i provvedimenti adeguati per migliorarne e potenziarne costantemente l’applicazione.

Articolo 118

Indipendenza

(Articolo 100 del regolamento finanziario)

Il revisore interno gode di totale indipendenza nello svolgimento delle revisioni contabili. Non può ricevere istruzioni né vedersi opporre alcun limite relativamente all’esercizio delle funzioni che, in virtù della sua designazione, gli sono assegnate a norma del regolamento finanziario.

Articolo 119

Responsabilità del revisore interno

(Articolo 100 del regolamento finanziario)

La responsabilità del revisore interno in quanto funzionario o altro agente soggetto allo statuto può essere chiamata in causa soltanto dall’istituzione stessa, alle condizioni precisate al presente articolo.

L’istituzione adotta una decisione motivata recante apertura di un’indagine. La decisione è comunicata all’interessato. L’istituzione può incaricare dell’indagine, sotto la propria responsabilità diretta, uno o più funzionari di grado uguale o superiore a quello dell’interessato. Nel corso dell’indagine, l’interessato deve essere inteso.

La relazione d’indagine è comunicata all’interessato che è successivamente inteso dall’istituzione sulla relazione medesima.

In base alla relazione e all’audizione, l’istituzione adotta una decisione motivata di conclusione della procedura oppure una decisione motivata, a norma degli articoli 22 e 86 e dell’allegato IX dello statuto. Le decisioni che prevedono l’applicazione di misure disciplinari o l’imposizione di sanzioni pecuniarie sono notificate all’interessato e trasmesse, per informazione, alle altre istituzioni e alla Corte dei conti.

Contro dette decisioni l’interessato può presentare ricorso dinanzi alla Corte di giustizia dell’Unione europea, secondo le disposizioni dello statuto.

Articolo 120

Azione dinanzi alla Corte di giustizia dell’Unione europea

(Articolo 100 del regolamento finanziario)

Fatti salvi i mezzi di ricorso previsti dallo statuto, il revisore interno può avviare direttamente un’azione dinanzi alla Corte di giustizia dell’Unione europea contro qualsiasi atto relativo all’esercizio della sua funzione di revisore interno. Tale azione dev’essere proposta entro tre mesi dal giorno di calendario della notificazione dell’atto in causa.

Il ricorso è istruito e giudicato secondo le disposizioni dell’articolo 91, paragrafo 5, dello statuto dei funzionari dell’Unione europea.

TITOLO V

APPALTI PUBBLICI

CAPO 1

Disposizioni generali

Sezione 1

Ambito d’applicazione e principi di aggiudicazione

Articolo 121

Definizioni e ambito di applicazione

(Articolo 101 del regolamento finanziario)

1.   Gli appalti immobiliari riguardano l’acquisto, l’enfiteusi, l’usufrutto, la locazione finanziaria, la locazione o l’acquisto a riscatto, con o senza opzione per l’acquisto, di terreni, fabbricati o altri beni immobili.

2.   Gli appalti di forniture riguardano l’acquisto, la locazione finanziaria, la locazione o l’acquisto a riscatto, con o senza opzione per l’acquisto, di prodotti. Un appalto per la fornitura di prodotti e, a titolo accessorio, lavori di posa in opera e d’installazione, è considerato un appalto di forniture.

3.   Gli appalti di lavori riguardano l’esecuzione o, congiuntamente, la progettazione e l’esecuzione di lavori o di un’opera relativi a una delle attività di cui all’allegato I della direttiva 2004/18/CE, oppure la realizzazione, con qualsiasi mezzo, di un’opera rispondente alle esigenze specificate dall’amministrazione aggiudicatrice. Per «opera» si intende il risultato di un insieme di lavori edilizi o di genio civile che di per sé esplichi una funzione economica o tecnica.

4.   Gli appalti di servizi hanno per oggetto tutte le prestazioni intellettuali e non intellettuali non contemplate dagli appalti di forniture, di lavori e dagli appalti immobiliari.

Un appalto che riguardi due o più tipologie (lavori, servizi o forniture) è aggiudicato secondo le disposizioni applicabili alla tipologia che caratterizza l’ambito principale dell’appalto in questione.

Nel caso di appalti misti che constano di servizi e forniture, l’oggetto principale è determinato raffrontando i valori rispettivi dei servizi e delle forniture.

Ogni riferimento alle nomenclature nel contesto degli appalti pubblici è effettuato sulla base del «Vocabolario comune per gli appalti pubblici (Common Procurement Vocabulary — CPV)» di cui al regolamento (CE) n. 2195/2002 del Parlamento europeo e del Consiglio (11).

5.   I termini «imprenditore», «fornitore» e «prestatore di servizi» designano una persona fisica o giuridica o un ente pubblico o un raggruppamento di tali persone e/o enti che offra sul mercato, rispettivamente, la realizzazione di lavori e/o di opere, prodotti o servizi. Il termine «operatore economico» comprende gli imprenditori, i fornitori e i prestatori di servizi. Il termine «offerente» designa l’operatore economico che ha presentato un’offerta. Il termine «candidato» designa chi ha chiesto di poter partecipare a una procedura ristretta, a un dialogo competitivo o a una procedura negoziata. Il termine «potenziale offerente» designa l’operatore economico iscritto in un elenco di potenziali offerenti a norma dell’articolo 136, paragrafo 1, lettera b).

I raggruppamenti di operatori economici sono autorizzati a presentare un’offerta o a candidarsi. Ai fini della presentazione di un’offerta o di una domanda di partecipazione, le amministrazioni aggiudicatrici non possono esigere che i raggruppamenti abbiano una forma giuridica specifica, ma al raggruppamento selezionato può essere imposto di assumere una forma giuridica specifica una volta che gli sia stato aggiudicato l’appalto, nella misura in cui tale trasformazione sia necessaria ai fini della buona esecuzione dell’appalto.

6.   Sono considerati amministrazioni aggiudicatrici i servizi delle istituzioni dell’Unione, salvo quando concludano fra loro accordi amministrativi intesi a ottenere la prestazione di servizi, la fornitura di prodotti o l’esecuzione di lavori o di appalti immobiliari.

7.   Per assistenza tecnica si intendono le attività di sostegno e di potenziamento delle capacità necessarie ai fini dell’attuazione di un programma o di un’azione, segnatamente le attività di preparazione, gestione, sorveglianza, valutazione, revisione contabile e controllo.

8.   Tutte le comunicazioni con gli operatori economici, comprese la stipulazione dei contratti e ogni loro modificazione, possono avvenire tramite sistemi elettronici istituiti dall’autorità aggiudicatrice.

9.   Tali sistemi soddisfano i seguenti requisiti:

a)	l’accesso al sistema e ai documenti trasmessi tramite esso è riservato esclusivamente alle persone autorizzate;

b)	soltanto le persone autorizzate possono firmare per via elettronica o trasmettere un documento tramite il sistema;

c)	le persone autorizzate devono essere identificate nel sistema mediante procedure prestabilite;

d)	ora e data dell’operazione elettronica devono essere precisate;

e)	dev’essere mantenuta l’integrità dei documenti;

f)	dev’essere mantenuta la disponibilità dei documenti;

g)	se del caso, dev’essere mantenuta la riservatezza dei documenti;

h)	dev’essere assicurato il rispetto dei requisiti in materia di protezione dei dati personali a norma del regolamento (CE) n. 45/2001.

10.   Ai dati inviati o ricevuti tramite siffatto sistema si applica la presunzione giuridica dell’integrità dei dati e dell’esattezza della data e dell’ora di invio o ricezione indicata dal sistema.

Un documento inviato o notificato tramite siffatto sistema è considerato equivalente a un documento cartaceo, è ammissibile come prova in un procedimento giudiziario, è considerato originale e a esso si applica la presunzione giuridica di autenticità e integrità, purché non contenga elementi dinamici in grado di modificarlo automaticamente.

La firma elettronica di cui al paragrafo 9, lettera b), ha effetto legale equivalente alla firma autografa.

Articolo 122

Contratti quadro e contratti specifici

(Articolo 101 del regolamento finanziario)

1.   La durata di un contratto quadro non può superare i quattro anni, salvo in casi eccezionali debitamente giustificati, in particolare dall’oggetto del contratto quadro.

I contratti specifici basati su contratti quadro sono aggiudicati secondo le condizioni stabilite nel contratto quadro, solo fra le amministrazioni aggiudicatrici e i contraenti del contratto quadro.

In sede di aggiudicazione dei contratti specifici, le parti non possono apportare modifiche sostanziali al contratto quadro.

2.   Quando un contratto quadro è concluso con un unico operatore economico, i contratti specifici sono aggiudicati entro i limiti delle condizioni fissate nel contratto quadro.

In circostanze debitamente giustificate, le amministrazioni aggiudicatrici possono consultare per iscritto l’operatore economico, chiedendogli di completare, se necessario, la sua offerta.

3.   Quando un contratto quadro è concluso con più operatori economici, questi devono essere almeno tre, purché vi sia un numero sufficiente di operatori economici che soddisfano i criteri di selezione o un numero sufficiente di offerte ammissibili che soddisfano i criteri di aggiudicazione.

Il contratto quadro concluso con più operatori economici può assumere la forma di contratti distinti che contengono le medesime condizioni.

I contratti specifici basati su contratti quadro conclusi con più operatori economici sono aggiudicati secondo le seguenti modalità:

a)	in caso di contratti quadro senza nuovo confronto competitivo, mediante applicazione delle condizioni stabilite nel contratto quadro;

b)	in caso di contratti quadro con nuovo confronto competitivo, dopo aver rilanciato il confronto competitivo fra le parti in base alle medesime condizioni, se necessario precisandole, e, se del caso, ad altre condizioni indicate nel capitolato d’oneri del contratto quadro.

Per ogni contratto specifico da aggiudicare secondo le modalità previste al terzo comma, lettera b), le amministrazioni aggiudicatrici consultano per iscritto i contraenti del contratto quadro, fissando un termine sufficiente per presentare l’offerta. Le offerte sono presentate per iscritto. Le amministrazioni aggiudicatrici aggiudicano ogni contratto specifico all’offerente che ha presentato l’offerta migliore in base ai criteri di aggiudicazione indicati nel capitolato d’oneri del contratto quadro.

4.   Nei settori soggetti a una rapida evoluzione dei prezzi e della tecnologia, i contratti quadro che non prevedono un nuovo confronto competitivo comprendono una clausola che prescrive un riesame a medio termine oppure un sistema di parametri di riferimento. Dopo il riesame a medio termine, se le condizioni stabilite inizialmente non sono più consone all’andamento dei prezzi o agli sviluppi tecnologici, l’amministrazione aggiudicatrice non può fare uso del contratto quadro in questione e prende i provvedimenti adeguati per risolverlo.

5.   Soltanto i contratti specifici basati su contratti quadro sono preceduti da un impegno di bilancio.

Sezione 2

Pubblicazione

Articolo 123

Misure di pubblicità per gli appalti ai quali si applica la direttiva 2004/18/CE

(Articolo 103 del regolamento finanziario)

1.   Per gli appalti il cui valore è pari o superiore alle soglie di cui all’articolo 170, paragrafo 1, la pubblicazione comprende un bando di gara, fatto salvo l’articolo 134, e un avviso relativo all’aggiudicazione dell’appalto. Un avviso di preinformazione è obbligatorio solo quando l’amministrazione aggiudicatrice intende avvalersi della facoltà di ridurre il termine per la ricezione delle offerte a norma dell’articolo 152, paragrafo 4.

2.   L’avviso di preinformazione è l’avviso con il quale le amministrazioni aggiudicatrici fanno conoscere, a titolo indicativo, il valore totale stimato e l’oggetto degli appalti e contratti quadro che intendono aggiudicare nel corso di un esercizio, esclusi gli appalti oggetto di procedura negoziata senza pubblicazione preliminare di un bando di gara.

L’avviso di preinformazione è pubblicato dall’Ufficio delle pubblicazioni dell’Unione europea (in prosieguo «Ufficio delle pubblicazioni») oppure dalle stesse amministrazioni aggiudicatrici sul loro «profilo di committente».

L’avviso di preinformazione obbligatorio è inviato all’Ufficio delle pubblicazioni o pubblicato sul profilo di committente non appena possibile e, in ogni caso, entro il 31 marzo di ogni esercizio finanziario.

Le amministrazioni aggiudicatrici che pubblicano l’avviso di preinformazione sul loro profilo di committente inviano all’Ufficio delle pubblicazioni, per via elettronica nel formato e secondo le modalità di trasmissione indicati nell’allegato VIII, punto 3, della direttiva 2004/18/CE, una comunicazione in cui è annunciata la pubblicazione di un avviso di preinformazione su un profilo di committente.

3.   Il bando di gara permette alle amministrazioni aggiudicatrici di rendere nota l’intenzione d’iniziare la procedura di aggiudicazione di un appalto o di un contratto quadro o d’istituire un sistema dinamico di acquisizione, di cui all’articolo 131. Fatti salvi i contratti conclusi mediante la procedura negoziata di cui all’articolo 134, il bando di gara è obbligatorio per i contratti d’appalto il cui valore stimato è pari o superiore alle soglie indicate all’articolo 170, paragrafo 1.

Esso non è obbligatorio per i contratti specifici basati su contratti quadro.

In caso di procedura aperta, il bando di gara precisa data, ora ed eventualmente luogo della riunione della commissione incaricata dell’apertura delle offerte, alla quale possono partecipare gli offerenti.

Le amministrazioni aggiudicatrici informano se le varianti sono autorizzate o no e precisano i livelli minimi di capacità da esse richiesti se si avvalgono della facoltà conferita loro dall’articolo 146, paragrafo 2, secondo comma. Esse indicano i criteri di selezione, di cui all’articolo 146, che intendono applicare, il numero minimo di candidati che intendono invitare e, all’occorrenza, il numero massimo, nonché i criteri obiettivi e non discriminatori per ridurre tale numero, a norma dell’articolo 128, paragrafo 1, secondo comma.

Se tutti i documenti di gara sono liberamente, direttamente e completamente accessibili per via elettronica, in particolare per i sistemi dinamici di acquisizione di cui all’articolo 131, nel bando di gara figura l’indirizzo internet sul quale è possibile consultare tali documenti.

Le amministrazioni aggiudicatrici che intendono indire un concorso manifestano tale intenzione mediante un avviso.

Se del caso, le amministrazioni aggiudicatrici precisano nel bando di gara che la procedura di aggiudicazione è interistituzionale. In tale ipotesi, nel bando di gara sono indicate le istituzioni, le agenzie esecutive o gli organismi di cui all’articolo 208 del regolamento finanziario che partecipano alla procedura di aggiudicazione, l’istituzione responsabile della procedura di aggiudicazione e il volume totale degli appalti per l’insieme delle istituzioni, delle agenzie esecutive o degli organismi interessati.

4.   L’avviso di aggiudicazione dell’appalto riporta i risultati della procedura di aggiudicazione di appalti, contratti quadro e appalti basati su un sistema dinamico d’acquisizione. Tale avviso è obbligatorio per gli appalti di valore pari o superiore alle soglie fissate dall’articolo 170, paragrafo 1. Esso non è obbligatorio per i contratti specifici basati su contratti quadro.

L’avviso di aggiudicazione dell’appalto è inviato all’Ufficio delle pubblicazioni entro 48 giorni di calendario dalla data in cui è stato firmato il contratto o il contratto quadro. Tuttavia, gli avvisi relativi a contratti basati su un sistema dinamico di acquisizione possono essere raggruppati per trimestre. In tal caso sono inviati all’Ufficio delle pubblicazioni entro 48 giorni dalla fine di ogni trimestre.

Le amministrazioni aggiudicatrici che hanno indetto un concorso di progettazione inviano all’Ufficio delle pubblicazioni un avviso in merito ai risultati del concorso.

In caso di procedure interistituzionali, l’avviso di aggiudicazione è inviato dall’amministrazione aggiudicatrice responsabile della procedura.

Se trattasi di contratto o contratto quadro di valore pari o superiore alle soglie di cui all’articolo 170, paragrafo 1, che sia stato aggiudicato con procedura negoziata senza pubblicazione preliminare del bando di gara, l’avviso di aggiudicazione dell’appalto è inviato all’Ufficio delle pubblicazioni in tempo utile perché la pubblicazione avvenga prima della firma del contratto, secondo i termini e le condizioni di cui all’articolo 171, paragrafo 1.

Fatto salvo l’articolo 21, le informazioni relative al valore e ai contraenti dei contratti specifici basati su un contratto quadro nel corso di un determinato esercizio finanziario sono pubblicate sul sito internet dell’amministrazione aggiudicatrice, entro il 30 giugno successivo alla fine dell’esercizio finanziario stesso, qualora le soglie di cui all’articolo 170, paragrafo 1, risultino superate a causa della stipulazione di un contratto specifico o per effetto del valore complessivo dei contratti specifici in questione.

5.   I bandi e gli avvisi sono redatti secondo i modelli di formulari adottati dalla Commissione conformemente alla direttiva 2004/18/CE.

Articolo 124

Misure di pubblicità per gli appalti ai quali non si applica la direttiva 2004/18/CE

(Articolo 103 del regolamento finanziario)

1.   Gli appalti il cui valore è inferiore alle soglie previste all’articolo 170, paragrafo 1, formano oggetto di adeguata pubblicità, allo scopo di aprirli alla concorrenza e di garantire l’imparzialità delle procedure di aggiudicazione. Tale pubblicità comporta:

a)	un bando di gara di cui all’articolo 123, paragrafo 3, o un invito a manifestare interesse per gli appalti d’oggetto simile, di valore superiore all’importo di cui all’articolo 137, paragrafo 1;

b)	un’idonea pubblicità ex ante su internet per gli appalti di valore superiore all’importo di cui all’articolo 137, paragrafo 2.

2.   Gli appalti immobiliari e gli appalti dichiarati segreti, di cui all’articolo 134, paragrafo 1, lettera j), del presente regolamento, formano oggetto soltanto di una pubblicazione annuale specifica dell’elenco dei contraenti, che precisa l’oggetto e il valore dell’appalto aggiudicato. Tale elenco è trasmesso al Parlamento europeo e al Consiglio. Se l’amministrazione aggiudicatrice è la Commissione, essa allega l’elenco alla sintesi delle relazioni annuali di attività di cui all’articolo 66, paragrafo 9, del regolamento finanziario.

3.   Le informazioni relative agli appalti di valore superiore all’importo di cui all’articolo 137, paragrafo 1, che non sono stati oggetto di un avviso di aggiudicazione individuale sono trasmesse all’Ufficio delle pubblicazioni. Gli elenchi annuali dei contraenti sono trasmessi entro il 30 giugno dell’esercizio finanziario successivo.

4.   Le informazioni relative agli appalti di valore superiore all’importo di cui all’articolo 137, paragrafo 2, sono pubblicate sul sito internet dell’istituzione entro il 30 giugno dell’esercizio finanziario successivo.

Articolo 125

Pubblicazione dei bandi e degli avvisi

(Articolo 103 del regolamento finanziario)

1.   L’Ufficio delle pubblicazioni pubblica nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea i bandi e gli avvisi di cui agli articoli 123 e 124, entro dodici giorni di calendario dalla spedizione.

Il termine di cui al primo comma è ridotto a cinque giorni di calendario nelle procedure accelerate di cui all’articolo 154.

2.   Le amministrazioni aggiudicatrici devono essere in grado di fornire la prova della data di spedizione.

Articolo 126

Altre forme di pubblicità

(Articolo 103 del regolamento finanziario)

Oltre alle forme di pubblicità di cui agli articoli 123, 124 e 125, gli appalti possono essere oggetto di qualsiasi altra forma di pubblicità, in particolare in forma elettronica. Dette altre forme di pubblicità fanno rinvio all’eventuale bando o avviso pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea di cui all’articolo 125, al quale non possono essere anteriori e che è il solo facente fede.

Dette forme di pubblicità non possono introdurre discriminazioni tra i candidati od offerenti, né contenere informazioni diverse da quelle contenute nell’eventuale bando di gara.

Sezione 3

Procedure di aggiudicazione degli appalti

Articolo 127

Tipologia delle procedure di aggiudicazione

(Articolo 104 del regolamento finanziario)

1.   L’aggiudicazione di un appalto avviene sia su gara d’appalto, con procedura aperta, ristretta o negoziata previa pubblicazione di un bando di gara, sia con procedura negoziata senza preliminare pubblicazione di un bando di gara, eventualmente a seguito di concorso.

2.   La procedura di gara è aperta quando ogni operatore economico interessato può presentare un’offerta. Ciò vale anche per i sistemi dinamici d’acquisizione di cui all’articolo 131.

La procedura è ristretta quando tutti gli operatori economici possono chiedere di partecipare, ma soltanto i candidati che soddisfano i criteri di selezione di cui all’articolo 146 e che sono invitati contemporaneamente e per iscritto dalle amministrazioni aggiudicatrici possono presentare un’offerta o una soluzione nell’ambito della procedura di dialogo competitivo di cui all’articolo 132.

La fase di selezione può svolgersi per ogni singola gara d’appalto, anche nell’ambito di un dialogo competitivo, oppure allo scopo di costituire un elenco di potenziali candidati nell’ambito della procedura di cui all’articolo 136, paragrafo 1, lettera a).

3.   In una procedura negoziata, le amministrazioni aggiudicatrici consultano gli offerenti di loro scelta, conformi ai criteri di selezione di cui all’articolo 146, e pattuiscono con uno o più di essi le condizioni dell’offerta.

Nelle procedure negoziate con pubblicazione di un bando di gara di cui all’articolo 135, l’invito a negoziare è inviato ai candidati selezionati, simultaneamente e per iscritto.

4.   I concorsi sono procedure intese a fornire all’amministrazione aggiudicatrice la possibilità di acquisire, soprattutto nel settore dell’architettura e dell’ingegneria civile o del trattamento di dati, un piano o un progetto che viene proposto da una commissione giudicatrice dopo apertura alla concorrenza, con o senza attribuzione di premi.

Articolo 128

Numero di candidati nella procedura ristretta o negoziata

(Articolo 104 del regolamento finanziario)

1.   Nella procedura ristretta e nelle procedure di cui all’articolo 136, paragrafo 1, lettere a) e b), il numero di candidati invitati a presentare un’offerta non può essere inferiore a cinque, purché un numero sufficiente di candidati soddisfi i criteri di selezione.

L’amministrazione aggiudicatrice può inoltre prevedere un numero massimo di candidati, in funzione dell’oggetto dell’appalto e sulla base di criteri di selezione oggettivi e non discriminatori. In tal caso, la forcella e i criteri sono indicati nel bando di gara o nell’invito a manifestare interesse di cui agli articoli 123 e 124.

In ogni caso, il numero di candidati ammessi a presentare un’offerta deve essere sufficiente a garantire un’effettiva concorrenza.

2.   Nelle procedure negoziate e in esito al dialogo competitivo il numero di candidati invitati a negoziare o a presentare un’offerta non può essere inferiore a tre, purché un numero sufficiente di candidati soddisfi i criteri di selezione.

Il numero di candidati invitati a presentare un’offerta deve essere sufficiente a garantire un’effettiva concorrenza.

Il disposto del primo e del secondo comma non si applica:

a)	agli appalti di valore molto modesto di cui all’articolo 137, paragrafo 2;

b)	agli appalti di servizi legali a norma della nomenclatura CPV;

c)	agli appalti dichiarati segreti di cui all’articolo 134, paragrafo 1, lettera j).

3.   Se il numero di candidati che soddisfano i criteri di selezione e i livelli minimi è inferiore al numero minimo previsto ai paragrafi 1 e 2, l’amministrazione aggiudicatrice può proseguire la procedura invitando il candidato o i candidati in possesso delle capacità richieste. Essa non può invece includere altri operatori economici non inizialmente invitati a partecipare alla procedura o candidati che non abbiano le capacità richieste.

Articolo 129

Svolgimento delle procedure negoziate

(Articolo 104 del regolamento finanziario)

Le amministrazioni aggiudicatrici negoziano con gli offerenti le offerte da questi presentate per adattarle alle esigenze che hanno indicato nel bando di gara di cui all’articolo 123 o nel capitolato d’oneri e nei documenti complementari eventuali e al fine di individuare l’offerta economicamente più vantaggiosa.

Nel corso del negoziato, le amministrazioni aggiudicatrici garantiscono la parità di trattamento di tutti gli offerenti.

Quando le amministrazioni aggiudicatrici possono aggiudicare un appalto secondo la procedura negoziata con pubblicazione preliminare del bando di gara a norma dell’articolo 135, esse possono prevedere che la procedura negoziata si svolga in fasi successive, in modo da ridurre il numero delle offerte da negoziare, applicando i criteri di aggiudicazione indicati nel bando di gara o nel capitolato d’oneri. Il ricorso a tale facoltà è indicato nel bando di gara o nel capitolato d’oneri.

Articolo 130

Concorso

(Articolo 104 del regolamento finanziario)

1.   Le regole relative all’organizzazione di un concorso sono messe a disposizione di coloro che sono interessati a parteciparvi.

Il numero dei candidati invitati a partecipare deve permettere un’effettiva concorrenza.

2.   La commissione giudicatrice è nominata dall’ordinatore responsabile. È composta esclusivamente da persone fisiche indipendenti dai partecipanti al concorso. Quando è richiesta una qualificazione professionale particolare per partecipare al concorso, almeno un terzo dei membri deve avere la stessa qualificazione o una qualificazione equivalente.

La commissione giudicatrice dispone di autonomia di parere. I suoi pareri sono presi su progetti presentati in modo anonimo dai candidati ed esclusivamente sulla base dei criteri indicati nel bando di concorso.

3.   La commissione giudicatrice iscrive in un verbale, firmato dai suoi membri, le proprie proposte, fondate sui meriti di ciascun progetto, nonché le proprie osservazioni.

L’anonimato dei candidati è preservato fino al parere della commissione giudicatrice.

La commissione giudicatrice può invitare i candidati a rispondere alle domande iscritte nel verbale, allo scopo di chiarire un progetto. Viene redatto il verbale integrale del dialogo che ne consegue.

4.   L’amministrazione aggiudicatrice prende quindi una decisione nella quale precisa il nome e l’indirizzo del candidato prescelto motivando la scelta in base ai criteri preventivamente indicati nel bando di concorso, in particolare se si discosta dalle proposte presentate nel parere della commissione giudicatrice.

Articolo 131

Sistema dinamico di acquisizione

(Articolo 104 del regolamento finanziario)

1.   Il sistema dinamico di acquisizione è un processo interamente elettronico per acquisti di uso corrente, aperto per tutta la sua durata a qualsivoglia operatore economico che soddisfi i criteri di selezione e abbia presentato un’offerta indicativa conforme al capitolato d’oneri e agli eventuali documenti complementari. Le offerte indicative possono essere migliorate in qualsiasi momento, a condizione che restino conformi al capitolato d’oneri.

2.   Ai fini dell’istituzione di un sistema dinamico di acquisizione, le amministrazioni aggiudicatrici pubblicano un bando di gara nel quale è precisato che si tratta di un sistema dinamico di acquisizione ed è indicato l’indirizzo internet presso il quale è possibile consultare liberamente, direttamente e completamente il capitolato d’oneri e ogni documento complementare, dalla pubblicazione del bando fino alla conclusione del sistema.

Le amministrazioni aggiudicatrici precisano nel capitolato d’oneri, tra l’altro, la natura degli acquisti previsti che sono oggetto di detto sistema e tutte le informazioni necessarie riguardanti il sistema di acquisizione, l’attrezzatura elettronica utilizzata nonché le modalità e specifiche tecniche di connessione.

3.   Le amministrazioni aggiudicatrici accordano a qualsivoglia operatore economico, per tutta la durata del sistema dinamico di acquisizione, la possibilità di presentare un’offerta indicativa, allo scopo di essere ammesso nel sistema alle condizioni di cui al paragrafo 1. Esse portano a termine la valutazione entro il termine massimo di 15 giorni dalla presentazione dell’offerta indicativa. Possono tuttavia prolungare il periodo di valutazione a condizione che nel frattempo non intervenga un confronto concorrenziale.

Le amministrazioni aggiudicatrici informano al più presto l’offerente della sua ammissione nel sistema dinamico di acquisizione o del rigetto della sua offerta.

4.   Ogni appalto specifico forma oggetto di un confronto concorrenziale. Prima di procedervi, le amministrazioni aggiudicatrici pubblicano un bando di gara semplificato, invitando tutti gli operatori economici interessati a presentare un’offerta indicativa entro un termine che non può essere inferiore a 15 giorni a decorrere dalla data di invio del bando di gara semplificato. Le amministrazioni aggiudicatrici procedono al confronto concorrenziale soltanto dopo aver terminato la valutazione di tutte le offerte indicative introdotte entro questo termine.

Le amministrazioni aggiudicatrici invitano tutti gli offerenti ammessi nel sistema a presentare un’offerta entro un termine ragionevole. Esse aggiudicano l’appalto all’offerente che ha presentato l’offerta economicamente più vantaggiosa in base ai criteri di aggiudicazione enunciati nel bando di gara per l’istituzione del sistema dinamico di acquisizione. Detti criteri possono, all’occorrenza, essere precisati nell’invito a presentare un’offerta.

5.   La durata di un sistema dinamico di acquisizione non può superare quattro anni, tranne in casi eccezionali debitamente giustificati.

Le amministrazioni aggiudicatrici non possono ricorrere a detto sistema in modo da ostacolare, limitare o falsare la concorrenza.

Nessun costo procedurale può essere posto a carico degli operatori economici interessati o dei partecipanti al sistema.

Articolo 132

Dialogo competitivo

(Articolo 104 del regolamento finanziario)

1.   Nel caso di appalti particolarmente complessi, le amministrazioni aggiudicatrici possono avvalersi del dialogo competitivo di cui all’articolo 29 della direttiva 2004/18/CE quando ritengano che il ricorso diretto alla procedura aperta o alle modalità relative alla procedura ristretta non permetta di aggiudicare l’appalto all’offerta economicamente più vantaggiosa.

Un appalto è considerato particolarmente complesso quando l’amministrazione aggiudicatrice non è oggettivamente in grado di definire i mezzi tecnici atti a soddisfare le sue necessità o i suoi obiettivi, oppure di specificare l’impostazione giuridica o finanziaria del progetto.

2.   Le amministrazioni aggiudicatrici pubblicano un bando di gara in cui rendono note le loro necessità ed esigenze, definendole nel bando stesso e/o in un documento descrittivo.

3.   Le amministrazioni aggiudicatrici avviano un dialogo con i candidati che soddisfano i criteri di selezione di cui all’articolo 146, per individuare e definire i mezzi più idonei a soddisfare le proprie necessità.

Durante il dialogo le amministrazioni aggiudicatrici garantiscono la parità di trattamento di tutti gli offerenti e la riservatezza delle soluzioni proposte o di altre informazioni fornite dai candidati partecipanti al dialogo, salvo che questi non ne autorizzino la diffusione.

Le amministrazioni aggiudicatrici possono prevedere che la procedura si svolga in fasi successive, in modo da ridurre il numero di soluzioni da discutere nella fase del dialogo, applicando i criteri di aggiudicazione precisati nel bando di gara o nel documento descrittivo, se tale possibilità è prevista nel bando di gara o nel documento descrittivo.

4.   Dopo aver informato i partecipanti della conclusione del dialogo, le amministrazioni aggiudicatrici li invitano a presentare le loro offerte finali in base alla soluzione o alle soluzioni presentate e specificate nella fase del dialogo. Tali offerte comprendono tutti gli elementi richiesti e necessari per l’esecuzione del progetto.

A richiesta dell’amministrazione aggiudicatrice le offerte possono essere chiarite, precisate e perfezionate, a condizione che non ne consegua la modifica di elementi fondamentali dell’offerta o dell’appalto posto in gara, la cui variazione rischi di falsare la concorrenza o di avere un effetto discriminatorio.

A richiesta dell’amministrazione aggiudicatrice, l’offerente che risulta aver presentato l’offerta economicamente più vantaggiosa può essere indotto a precisare gli aspetti della sua offerta o a confermare gli impegni in essa figuranti, a condizione che ciò non abbia l’effetto di modificare elementi fondamentali dell’offerta o dell’appalto quale posto in gara, falsare la concorrenza o comportare discriminazioni.

5.   Le amministrazioni aggiudicatrici possono prevedere premi o pagamenti ai partecipanti al dialogo.

Articolo 133

Aggiudicazione congiunta

(Articolo 104 del regolamento finanziario)

In caso di procedura di aggiudicazione congiunta fra un’istituzione e l’amministrazione aggiudicatrice di uno o più Stati membri, Stati EFTA o paesi candidati all’Unione si applicano le disposizioni procedurali dell’istituzione.

Quando l’amministrazione aggiudicatrice di uno Stato membro detiene o gestisce una quota del valore totale stimato dell’appalto pari o superiore al 50 %, oppure in altri casi debitamente motivati, l’istituzione può decidere che si applichino le norme procedurali dell’amministrazione aggiudicatrice dello Stato membro, purché esse possano essere considerate equivalenti a quelle dell’istituzione.

L’istituzione e l’amministrazione aggiudicatrice di uno Stato membro, di uno Stato EFTA o di un paese candidato all’Unione che svolgono congiuntamente la procedura di aggiudicazione si accordano, in particolare, sulle modalità pratiche della valutazione delle domande di partecipazione o delle offerte, sull’aggiudicazione dell’appalto, sul diritto da applicare all’appalto e sul giudice competente in caso di controversie.

Articolo 134

Ricorso a una procedura negoziata senza pubblicazione preliminare di un bando di gara

(Articolo 104 del regolamento finanziario)

1.   Le amministrazioni aggiudicatrici possono ricorrere alla procedura negoziata senza pubblicazione preliminare di un bando di gara, qualunque sia l’importo stimato dell’appalto, nei seguenti casi:

a)

qualora non sia stata presentata alcuna offerta o alcuna offerta appropriata o alcuna domanda di partecipazione in risposta a una procedura aperta o ristretta, previa conclusione della procedura iniziale, purché non siano sostanzialmente modificate le condizioni iniziali dell’appalto precisate nei documenti di gara di cui all’articolo 138;

b)	qualora, per ragioni di natura tecnica o artistica ovvero attinenti alla tutela di diritti esclusivi, l’appalto possa essere affidato unicamente a un operatore economico determinato;

c)	nella misura strettamente necessaria, qualora l’estrema urgenza determinata da eventi imprevedibili non imputabili all’amministrazione aggiudicatrice non consenta di rispettare i termini previsti per le altre procedure, di cui agli articoli 152, 153 e 154;

d)	qualora un appalto di servizi faccia seguito a un concorso e, secondo le norme applicabili, debba essere aggiudicato al vincitore o a uno dei vincitori del concorso; in quest’ultimo caso tutti i vincitori devono essere invitati a partecipare alla negoziazione;

e)	per i servizi e lavori complementari, non compresi nel progetto inizialmente previsto né nel contratto iniziale, i quali, in seguito a circostanze impreviste, sono divenuti necessari per la prestazione del servizio o l’esecuzione dell’opera, alle condizioni di cui al paragrafo 2;

f)

per nuovi servizi o lavori consistenti nella ripetizione di servizi o lavori analoghi già affidati all’operatore economico cui la medesima amministrazione aggiudicatrice ha aggiudicato l’appalto iniziale, purché tali servizi o lavori siano conformi al progetto di base e che tale progetto sia stato oggetto di un primo appalto aggiudicato mediante procedura aperta o ristretta, alle condizioni di cui al paragrafo 3;

g)

per gli appalti di forniture: i) nel caso di consegne complementari destinate al rinnovo parziale di forniture o di impianti di uso corrente, o all’ampliamento di forniture o impianti esistenti, qualora il cambiamento di fornitore obblighi l’amministrazione aggiudicatrice ad acquistare attrezzature con caratteristiche tecniche differenti il cui impiego o la cui manutenzione comporterebbe incompatibilità o difficoltà tecniche sproporzionate; la durata di tali contratti non può superare i tre anni; ii) per i prodotti fabbricati puramente a scopo di ricerca, sperimentazione, studio o sviluppo, a esclusione delle prove di redditività del prodotto o la produzione su larga scala destinata a coprire i costi di ricerca e sviluppo; iii) per forniture quotate e acquistate in una borsa di materie prime; iv) per acquisti a condizioni particolarmente vantaggiose, presso un fornitore che cessi definitivamente l’attività commerciale oppure presso il curatore o liquidatore di un fallimento, di un concordato giudiziario o di una procedura analoga prevista nel diritto nazionale;

h)	per gli appalti immobiliari, previa indagine del mercato locale;

i)	per gli appalti di servizi legali a norma della nomenclatura CPV, purché questi appalti formino oggetto di adeguata pubblicità;

j)	per gli appalti dichiarati segreti dall’istituzione o dalle autorità da questa delegate, o per gli appalti alla cui esecuzione devono accompagnarsi speciali misure di sicurezza, secondo le disposizioni amministrative vigenti o quando lo esige la tutela degli interessi essenziali dell’Unione.

2.   Per i servizi e lavori complementari di cui al paragrafo 1, lettera e), nei casi seguenti l’amministrazione aggiudicatrice può ricorrere alla procedura negoziata senza pubblicazione preliminare di un bando di gara a condizione che siano aggiudicati al contraente che esegue tale appalto:

a)	qualora tali appalti complementari non possano essere separati, sotto il profilo tecnico o economico, dall’appalto principale senza recare gravi inconvenienti all’amministrazione aggiudicatrice;

b)	oppure qualora tali servizi o lavori, pur essendo separabili dall’esecuzione dell’appalto iniziale, siano strettamente necessari al suo perfezionamento.

Il valore cumulato degli appalti complementari non deve superare il 50 % dell’importo dell’appalto iniziale.

3.   Nei casi di cui al paragrafo 1, lettera f), del presente articolo, la possibilità di ricorrere alla procedura negoziata è indicata sin dall’apertura della gara per la prima operazione e, per il calcolo delle soglie di cui all’articolo 170, paragrafo 1, viene preso in considerazione l’importo totale previsto per il proseguimento dei servizi o lavori. Il ricorso a questa procedura è limitato all’esecuzione dell’appalto iniziale e al massimo al triennio successivo alla firma del contratto.

Articolo 135

Ricorso a una procedura negoziata con pubblicazione preliminare di un bando di gara

(Articolo 104 del regolamento finanziario)

1.   Le amministrazioni aggiudicatrici possono ricorrere alla procedura negoziata previa pubblicazione del bando di gara, qualunque sia il valore stimato dell’appalto, nei seguenti casi:

a)

in caso di offerte irregolari o inaccettabili, in particolare secondo i criteri di selezione o di aggiudicazione, presentate in risposta a una procedura aperta o ristretta o a un dialogo competitivo già conclusi, purché non siano sostanzialmente modificate le condizioni iniziali dell’appalto precisate nei documenti di gara di cui all’articolo 138 e fatta salva l’applicazione del paragrafo 2 del presente articolo;

b)	in casi eccezionali, quando si tratta di lavori, forniture o servizi la cui natura o i cui rischi non consentano all’offerente di stabilire preliminarmente il prezzo globale;

c)

qualora la natura dei servizi oggetto dell’appalto, in particolare nel caso dei servizi finanziari e delle prestazioni di natura intellettuale, renda impossibile stabilire le specifiche dell’appalto con una precisione sufficiente che permetta di aggiudicare l’appalto selezionando l’offerta migliore secondo le norme della procedura aperta o della procedura ristretta;

d)	per gli appalti di lavori, quando i lavori sono realizzati unicamente a scopo di ricerca, sperimentazione o messa a punto e non per assicurare una redditività o il recupero dei costi di ricerca e di sviluppo;

e)	per gli appalti di servizi di cui all’allegato II B della direttiva 2004/18/CE, salvo il disposto dell’articolo 134, paragrafo 1, lettere i) e j), e paragrafo 2, del presente regolamento;

f)	per servizi di ricerca e sviluppo diversi da quelli i cui risultati appartengono esclusivamente all’amministrazione aggiudicatrice, che li utilizza nello svolgimento delle sue attività, a condizione che l’amministrazione aggiudicatrice retribuisca in misura integrale il servizio a essa prestato;

g)	per gli appalti di servizi riguardanti l’acquisto, lo sviluppo, la produzione o coproduzione di programmi destinati alla radiotelediffusione da parte di emittenti, e per gli appalti relativi ai tempi di radiotelediffusione.

2.   Nei casi di cui al paragrafo 1, lettera a), le amministrazioni aggiudicatrici possono non pubblicare il bando di gara se includono nella procedura negoziata tutti e soltanto gli offerenti rispondenti ai criteri di selezione i quali, nella procedura precedente, abbiano presentato offerte conformi alle esigenze formali della procedura di aggiudicazione.

Articolo 136

Procedura a seguito di invito a manifestare interesse

(Articolo 104 del regolamento finanziario)

1.   Per gli appalti di valore non superiore alle soglie di cui all’articolo 170, paragrafo 1, e fatti salvi gli articoli 134 e 135, le amministrazioni aggiudicatrici possono ricorrere a un invito a manifestare interesse per:

a)	preselezionare i candidati che saranno invitati a presentare un’offerta in caso di future procedure ristrette;

b)	ovvero, in alternativa, preparare un elenco di potenziali offerenti che saranno invitati a presentare domande di partecipazione od offerte.

2.   L’elenco risultante da un invito a manifestare interesse è valido per i seguenti periodi:

a)	non oltre i tre anni dalla data di spedizione all’Ufficio delle pubblicazioni del bando di cui all’articolo 124, paragrafo 1, lettera a), nel caso di cui al paragrafo 1, lettera a), del presente articolo;

b)	non oltre cinque anni dalla data di spedizione all’Ufficio delle pubblicazioni del bando di cui all’articolo 124, paragrafo 1, lettera a), in caso di elenco di potenziali offerenti di cui al paragrafo 1, lettera b), del presente articolo.

L’elenco di cui al primo comma può comprendere sottoelenchi.

Ogni interessato può depositare la propria candidatura in qualsiasi momento del periodo di validità dell’elenco, tranne che negli ultimi tre mesi di tale periodo.

3.   Qualora sia previsto di aggiudicare un appalto, l’amministrazione aggiudicatrice invita tutti i candidati o potenziali offerenti figuranti nel pertinente elenco o sottoelenco a:

a)	presentare un’offerta nel caso di cui al paragrafo 1, lettera a);

b)

ovvero, in alternativa, presentare, nel caso dell’elenco di cui al paragrafo 1, lettera b): i) offerte, comprendenti i documenti relativi ai criteri di esclusione e di selezione; ii) ovvero, in alternativa, i documenti relativi ai criteri di esclusione e di selezione e, in una seconda fase, le offerte in caso tali criteri siano soddisfatti.

Articolo 137

Appalti di valore modesto

(Articolo 104 del regolamento finanziario)

1.   Per gli appalti di valore modesto non superiore a 60 000 EUR è consentita la procedura negoziata senza pubblicazione preliminare di un bando di gara, con consultazione di almeno tre candidati.

Se, dopo aver consultato i candidati, l’amministrazione aggiudicatrice riceve soltanto un’offerta valida sotto il profilo amministrativo e tecnico, può aggiudicarle l’appalto, purché tale offerta soddisfi i criteri di aggiudicazione.

2.   Gli appalti di valore molto modesto, non superiore a 15 000 EUR, possono essere aggiudicati in base a un’unica offerta con procedura negoziata senza pubblicazione preliminare di un bando di gara.

3.   I pagamenti relativi a spese d’importo non superiore a 1 000 EUR possono essere effettuati semplicemente in base alle relative fatture, senza l’accettazione preliminare di un’offerta.

Articolo 138

Documenti di gara

(Articolo 105 del regolamento finanziario)

1.   I documenti di gara comportano almeno quanto segue:

a)	l’invito a presentare un’offerta o a negoziare o a partecipare al dialogo nell’ambito della procedura di cui all’articolo 132;

b)	il capitolato d’oneri allegato all’invito o nel caso del dialogo competitivo di cui all’articolo 132, un documento descrittivo delle necessità ed esigenze dell’amministrazione aggiudicatrice o l’indicazione dell’indirizzo internet al quale è possibile consultare tali documenti;

c)	il progetto di contratto basato sul modello di contratto.

Il primo comma, lettera c), non si applica nei casi in cui, a causa di circostanze eccezionali e debitamente giustificate, il modello di contratto non può essere utilizzato.

I documenti di gara contengono un riferimento alle misure di pubblicità adottate a norma degli articoli da 123 a 126.

2.   L’invito a presentare un’offerta o a negoziare o a partecipare al dialogo precisa almeno:

a)

le modalità d’invio e di presentazione delle offerte, in particolare la data e l’ora limite, l’eventuale obbligo di rispondere compilando un modulo tipo, i documenti da allegare, compresi i documenti attestanti la capacità economica, finanziaria, professionale e tecnica di cui all’articolo 146, se non sono precisati nel bando di gara, e l’indirizzo al quale devono essere trasmessi;

b)	che la presentazione di un’offerta costituisce accettazione del capitolato d’oneri di cui al paragrafo 1 al quale si riferisce e che tale presentazione vincola l’offerente durante l’esecuzione dell’appalto, qualora ne divenga l’aggiudicatario;

c)	il periodo di validità delle offerte, durante il quale l’offerente è obbligato a mantenere immutate tutte le condizioni della sua offerta;

d)	il divieto di qualsiasi contatto tra l’amministrazione aggiudicatrice e l’offerente nel corso della procedura, salvo a titolo eccezionale, alle condizioni previste dall’articolo 160 e in precise condizioni di visita, quando sia prevista una visita sul posto;

e)	nel caso di dialogo competitivo, la data prevista e l’indirizzo per l’inizio della fase di consultazione.

3.   Il capitolato d’oneri precisa almeno:

a)

i criteri di esclusione e di selezione relativi all’appalto, tranne nei casi di dialogo competitivo, procedura ristretta e procedura negoziata con pubblicazione preliminare del bando ai sensi dell’articolo 135; in questi casi, i criteri figurano soltanto nel bando di gara o nell’invito a manifestare interesse;

b)	i criteri di aggiudicazione dell’appalto e la loro ponderazione relativa oppure, all’occorrenza, il loro ordine decrescente d’importanza, se non figura nel bando di gara;

c)	le specifiche tecniche di cui all’articolo 139;

d)	le esigenze minime che le varianti devono rispettare, nell’ambito delle procedure di aggiudicazione all’offerta economicamente più vantaggiosa di cui all’articolo 149, paragrafo 2, qualora l’amministrazione aggiudicatrice abbia indicato nel bando di gara che le varianti sono autorizzate;

e)	l’applicazione del protocollo sui privilegi e sulle immunità dell’Unione europea o, all’occorrenza, della convenzione di Vienna sulle relazioni diplomatiche o della convenzione di Vienna sulle relazioni consolari;

f)	le modalità di prova in materia di accesso agli appalti, a norma dell’articolo 172;

g)	nel sistema dinamico di acquisizione di cui all’articolo 131, la natura degli acquisti previsti, nonché tutte le informazioni necessarie riguardanti il sistema di acquisizione, l’attrezzatura elettronica utilizzata nonché le modalità e specifiche tecniche di connessione.

4.   Il modello di contratto precisa in particolare quanto segue:

a)	le penali previste in caso d’inosservanza delle clausole del contratto;

b)	le diciture che devono figurare sulle fatture o sui pertinenti documenti giustificativi a norma dell’articolo 102;

c)	che quando le amministrazioni aggiudicatrici sono le istituzioni, al contratto si applica il diritto dell’Unione, se necessario integrato dal diritto nazionale indicato nel contratto stesso;

d)	il giudice competente in caso di controversie.

Ai fini del primo comma, lettera c), del presente paragrafo, per i contratti di cui all’articolo 121, paragrafo 1, il progetto di contratto può fare riferimento esclusivamente al diritto nazionale.

5.   Le amministrazioni aggiudicatrici possono esigere dall’offerente informazioni sulle parti dell’appalto che intende subappaltare e sull’identità dei subappaltatori. L’amministrazione aggiudicatrice può esigere che il candidato od offerente fornisca, oltre alle informazioni di cui all’articolo 143, informazioni sulle capacità finanziarie, economiche, tecniche e professionali del futuro subappaltatore ai sensi degli articoli 146, 147 e 148, in particolare quando il subappalto costituisce una parte considerevole dell’appalto.

Articolo 139

Specifiche tecniche

(Articolo 105 del regolamento finanziario)

1.   Le specifiche tecniche devono consentire pari accesso ai candidati e agli offerenti e non comportare la creazione di ostacoli ingiustificati all’apertura degli appalti alla concorrenza.

Esse definiscono le caratteristiche necessarie di un prodotto, di un servizio o di un materiale o di un’opera rispetto all’uso cui sono destinati dall’amministrazione aggiudicatrice.

2.   Le caratteristiche di cui al paragrafo 1 includono:

a)	i livelli di qualità;

b)	la prestazione ambientale;

c)	ogni volta che sia possibile, i criteri di accessibilità per i portatori di disabilità o la progettazione per tutti gli utenti;

d)	i livelli e procedure di valutazione della conformità;

e)	l’idoneità all’impiego;

f)	la sicurezza o le dimensioni, compresi, per le forniture, la denominazione commerciale e le istruzioni per l’uso e, per tutti gli appalti, la terminologia, i simboli, le prove e i metodi di prova, l’imballaggio, la marcatura e l’etichettatura, le procedure e i metodi di produzione;

g)

per gli appalti di lavori, le procedure di certificazione della qualità, nonché le norme riguardanti la progettazione e la determinazione dei costi, le condizioni di collaudo, d’ispezione e di accettazione delle opere nonché i metodi e le tecniche di costruzione come pure ogni altra condizione tecnica che l’amministrazione aggiudicatrice può prescrivere, mediante regolamentazione generale o particolare, in relazione alle opere finite e ai materiali o elementi costitutivi.

3.   Le specifiche tecniche sono definite in uno dei modi seguenti:

a)

o in riferimento a norme europee, a omologazioni tecniche europee, a specifiche tecniche comuni quando esistono, a norme internazionali o ad altri riferimenti tecnici elaborati da organismi europei di normalizzazione o, se non esistono, agli equivalenti nazionali; ogni riferimento è accompagnato dalla dicitura «o equivalente»;

b)	o in termini di prestazioni o di requisiti funzionali, che possono includere caratteristiche ambientali e devono essere sufficientemente precisi da consentire agli offerenti di determinare l’oggetto dell’appalto e alle amministrazioni aggiudicatrici di aggiudicare l’appalto;

c)	o con la combinazione dei due metodi.

4.   Quando le amministrazioni aggiudicatrici si avvalgono della possibilità di riferirsi alle specifiche di cui al paragrafo 3, lettera a), non possono respingere un’offerta in quanto non conforme a dette specifiche se l’offerente o il candidato prova in modo ritenuto soddisfacente dall’amministrazione aggiudicatrice, con qualsiasi mezzo appropriato, che l’offerta risulta conforme in modo equivalente alle condizioni prescritte.

Può costituire un mezzo appropriato una documentazione tecnica del fabbricante o una relazione di prova di un organismo riconosciuto.

5.   Quando le amministrazioni aggiudicatrici si avvalgono della possibilità prevista al paragrafo 3, lettera b), di prescrivere specifiche in termini di prestazioni o di requisiti funzionali, esse non possono respingere un’offerta conforme a una norma nazionale che recepisce una norma europea, a un’omologazione tecnica europea, a specifiche tecniche comuni, a una norma internazionale o a un riferimento tecnico elaborato da organismi europei di normalizzazione, se tali specifiche sono riferite alle prestazioni o ai requisiti funzionali richiesti.

L’offerente è tenuto a provare in modo ritenuto soddisfacente dall’amministrazione aggiudicatrice, con qualsiasi mezzo appropriato, che l’offerta corrisponde alle prestazioni o ai requisiti funzionali stabiliti da tale amministrazione. Può costituire un mezzo appropriato una documentazione tecnica del fabbricante o una relazione di prova di un organismo riconosciuto.

6.   Quando le amministrazioni aggiudicatrici prescrivono caratteristiche ambientali in termini di prestazioni o di requisiti funzionali, esse possono utilizzare le specifiche dettagliate o, all’occorrenza, parti di queste, quali sono definite dai marchi di qualità ecologica europei, multinazionali e nazionali o da ogni altro marchio di qualità ecologica, purché siano soddisfatte le seguenti condizioni:

a)	le specifiche utilizzate siano appropriate per definire le caratteristiche delle forniture o delle prestazioni oggetto dell’appalto;

b)	i requisiti del marchio siano elaborati sulla scorta di informazioni scientifiche;

c)	i marchi di qualità ecologica siano adottati mediante un processo cui possono partecipare tutte le parti interessate, quali gli organismi governativi, i consumatori, i fabbricanti, i distributori e le organizzazioni ambientali;

d)	i marchi di qualità ecologica siano accessibili a tutte le parti interessate.

7.   Le amministrazioni aggiudicatrici possono precisare che i prodotti o servizi muniti di marchio di qualità ecologica sono presunti conformi alle specifiche tecniche definite nel capitolato d’oneri. Esse accettano ogni altro mezzo di prova appropriato, quale una documentazione tecnica del fabbricante o una relazione di prova di un organismo riconosciuto. Un organismo riconosciuto ai sensi dei paragrafi 4, 5 e 6 è un laboratorio di prova o di calibratura o un organismo d’ispezione e di certificazione conforme alle norme europee applicabili.

8.   Salvo casi eccezionali debitamente giustificati dall’oggetto dell’appalto, le specifiche non possono menzionare una fabbricazione o provenienza determinata o un particolare procedimento, né far riferimento a un marchio, a un brevetto, a un tipo, a un’origine o a una produzione specifica che potrebbero favorire o eliminare alcuni prodotti od operatori economici.

Nei casi in cui è impossibile fornire una definizione sufficientemente precisa e intelligibile dell’oggetto dell’appalto, la dicitura o il riferimento sono accompagnati dai termini «o equivalente».

Articolo 140

Revisione dei prezzi

(Articolo 105 del regolamento finanziario)

1.   I documenti di gara stabiliscono se l’offerta deve essere presentata a prezzi fermi e non rivedibili.

2.   In caso contrario, stabiliscono le condizioni e le formule secondo le quali il prezzo può essere rivisto nel corso dell’esecuzione dell’appalto. In tal caso l’amministrazione aggiudicatrice tiene conto:

a)	dell’oggetto della procedura di appalto e della congiuntura economica nella quale si svolge;

b)	della natura e della durata dei compiti e dell’appalto;

c)	dei propri interessi finanziari.

Articolo 141

Attività illegali comportanti l’esclusione

(Articolo 106 del regolamento finanziario)

I casi di cui all’articolo 106, paragrafo 1, lettera e), del regolamento finanziario comprendono tutte le attività illegali lesive degli interessi finanziari dell’Unione e in particolare:

a)	i casi di frode di cui all’articolo 1 della convenzione relativa alla tutela degli interessi finanziari delle Comunità europee, stabilita con atto del Consiglio del 26 luglio 1995 (12);

b)	i casi di corruzione di cui all’articolo 3 della convenzione relativa alla lotta contro la corruzione nella quale sono coinvolti funzionari della Comunità europea o degli Stati membri dell’Unione europea, stabilita con atto del Consiglio del 26 maggio 1997 (13);

c)	i casi di partecipazione a un’organizzazione criminale ai sensi dell’articolo 2 della decisione quadro 2008/841/GAI del Consiglio (14);

d)	i casi di riciclaggio dei proventi di attività criminose, quale definito all’articolo 1 della direttiva 2005/60/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (15);

e)	i casi di reati terroristici, di reati connessi alle attività terroristiche e di istigazione, concorso, tentativo di commettere tali reati, quali definiti agli articoli 1, 3 e 4 della decisione quadro 2002/475/GAI del Consiglio (16).

Articolo 142

Applicazione dei criteri di esclusione e durata dell’esclusione

(Articoli 106, 107, 108 e 109 del regolamento finanziario)

1.   Per determinare la durata dell’esclusione e garantire il rispetto del principio di proporzionalità, l’istituzione responsabile tiene segnatamente conto della gravità dei fatti, con particolare riguardo alla loro incidenza sugli interessi finanziari e sull’immagine dell’Unione, del tempo trascorso, della durata e frequenza del reato, del dolo o del grado di negligenza del soggetto interessato e delle misure da questo adottate per porre rimedio alla situazione.

Al momento di determinare il periodo di esclusione, l’istituzione responsabile dà al candidato o all’offerente interessato la possibilità di esprimere il proprio punto di vista.

Quando il periodo di esclusione è determinato, conformemente al diritto applicabile, da autorità od organismi di cui all’articolo 108, paragrafi 2 e 3, del regolamento finanziario, la Commissione applica tale periodo fino alla durata massima stabilita all’articolo 106, paragrafo 4, del regolamento finanziario. Il periodo di cui all’articolo 106, paragrafo 4, del regolamento finanziario è fissato a un massimo di cinque anni a decorrere dalle seguenti date:

a)	nei casi di cui all’articolo 106, paragrafo 1, lettere b) ed e), del regolamento finanziario: dalla data della sentenza passata in giudicato;

b)	nei casi di cui all’articolo 106, paragrafo 1, lettera c), del regolamento finanziario, quando l’inadempienza riguarda appalti con l’istituzione interessata: dalla data in cui è stata commesso l’illecito o, nell’evenienza di illeciti continuati o ripetuti, dalla data in cui l’illecito è cessato.

Ai fini del terzo comma, lettera b), se l’inadempienza professionale grave è stata accertata da una decisione di un’autorità pubblica o di un’organizzazione internazionale, fa fede la data della decisione.

Tale periodo di esclusione può essere aumentato a dieci anni in caso di recidiva intervenuta entro cinque anni dalla data di cui al terzo comma, lettere a) e b), fatto salvo il paragrafo 1.

2.   I candidati e gli offerenti sono esclusi dalla procedura di aggiudicazione di un appalto e dalla procedura di concessione di una sovvenzione finché si trovano in una delle situazioni di cui all’articolo 106, paragrafo 1, lettere a) e d), del regolamento finanziario.

Articolo 143

Mezzi di prova

(Articoli 106 e 107 del regolamento finanziario)

1.   I candidati e offerenti presentano una dichiarazione sull’onore, debitamente firmata e datata, nella quale attestano di non trovarsi in una delle situazioni di cui agli articoli 106 e 107 del regolamento finanziario.

Tuttavia, in caso di procedura ristretta, di dialogo competitivo e di procedura negoziata previa pubblicazione di un bando di gara, quando l’amministrazione aggiudicatrice limita il numero di candidati da ammettere ai negoziati o da invitare a presentare un’offerta, tutti i candidati sono tenuti a presentare i certificati di cui al paragrafo 3.

In base alla propria valutazione dei rischi, l’amministrazione aggiudicatrice può astenersi dall’esigere la dichiarazione di cui al primo comma nel caso degli appalti di cui all’articolo 137, paragrafo 2. Tuttavia, per gli appalti di cui all’articolo 265, paragrafo 1, all’articolo 267, paragrafo 1, e all’articolo 269, paragrafo 1, l’amministrazione aggiudicatrice può astenersi dall’esigere tale dichiarazione se il valore è pari o inferiore a 20 000 EUR.

2.   L’offerente al quale s’intende aggiudicare l’appalto è tenuto a fornire, prima della firma del contratto ed entro la scadenza stabilita dall’amministrazione aggiudicatrice, il mezzo di prova di cui al paragrafo 3 del presente articolo, a conferma della dichiarazione di cui al paragrafo 1 del presente articolo, nei seguenti casi:

a)	per gli appalti aggiudicati dalle istituzioni per proprio conto, di valore pari o superiore alle soglie di cui all’articolo 170, paragrafo 1;

b)	per gli appalti nel campo delle azioni esterne, di valore pari o superiore alle soglie di cui all’articolo 265, paragrafo 1, lettera a), all’articolo 267, paragrafo 1, lettera a), e all’articolo 269, paragrafo 1, lettera a).

Per gli appalti di valore inferiore alle soglie di cui al primo comma, lettere a) e b), del presente paragrafo, se l’amministrazione aggiudicatrice ritiene che l’offerente al quale intende aggiudicare l’appalto potrebbe trovarsi in una delle situazioni di esclusione, può chiedergli di fornire il mezzo di prova di cui al paragrafo 3.

3.   Come prova sufficiente del fatto che il candidato o l’offerente al quale intende aggiudicare l’appalto non si trova in una delle situazioni di cui all’articolo 106, paragrafo 1, lettere a), b) o e), del regolamento finanziario, l’amministrazione aggiudicatrice accetta un estratto recente del casellario giudiziale o, in sua mancanza, un documento equivalente rilasciato di recente da un’autorità giudiziaria o amministrativa dello Stato di origine o di provenienza, da cui risulti che il candidato o l’offerente non si trova in una di tali situazioni. Come prova sufficiente del fatto che il candidato o l’offerente non si trova nella situazione di cui all’articolo 106, paragrafo 1, lettera a) o d), del regolamento finanziario, l’amministrazione aggiudicatrice accetta un certificato rilasciato di recente dall’autorità competente dello Stato interessato.

Se lo Stato interessato non rilascia il documento o certificato di cui al paragrafo 1 del presente articolo, e per gli altri casi di esclusione di cui all’articolo 106 del regolamento finanziario, lo si può sostituire con una dichiarazione giurata o, in mancanza di questa, con una dichiarazione solenne pronunciata dall’interessato dinanzi a un’autorità giudiziaria o amministrativa, a un notaio o a un organismo professionale qualificato dello Stato di origine o di provenienza.

4.   In funzione della legislazione nazionale dello Stato in cui ha sede il candidato o l’offerente, i documenti di cui ai paragrafi 1 e 3 riguardano le persone giuridiche e/o fisiche, compresi, se l’amministrazione aggiudicatrice lo ritiene necessario, i dirigenti dell’impresa od ogni persona avente poteri di rappresentanza, di decisione o di controllo nei confronti del candidato od offerente.

5.   Se le amministrazioni aggiudicatrici ritengono che i candidati od offerenti potrebbero trovarsi in una delle situazioni di esclusione, possono rivolgersi esse stesse alle autorità competenti di cui al paragrafo 3, per ottenere le informazioni che ritengono necessarie a tale riguardo.

6.   L’amministrazione aggiudicatrice può esentare un candidato od offerente dall’obbligo di presentare il mezzo di prova di cui al paragrafo 3 se le è già stato presentato ai fini di un’altra procedura di appalto, purché la documentazione sia stata emessa in data non anteriore a un anno e sia ancora valida.

In questo caso, il candidato od offerente dichiara sull’onore che il mezzo di prova è già stato presentato per una precedente procedura d’appalto e conferma che la sua situazione non è cambiata.

7.   Ove l’amministrazione aggiudicatrice lo esiga, il candidato od offerente presenta una dichiarazione sull’onore resa dal futuro subappaltatore e attestante che questi non si trova in una delle situazioni di cui agli articoli 106 e 107 del regolamento finanziario.

In caso di dubbi riguardo a tale dichiarazione sull’onore, l’amministrazione aggiudicatrice richiede i mezzi di prova di cui ai paragrafi 3 e 4. Se del caso, si applica il paragrafo 5.

Articolo 144

Banca dati centrale sull’esclusione

(Articolo 108 del regolamento finanziario)

1.   Le istituzioni, le agenzie esecutive e gli organismi di cui all’articolo 108, paragrafo 1, del regolamento finanziario trasmettono alla Commissione, nella forma da questa indicata, informazioni sull’identità dei terzi che si trovano in una delle situazioni di cui all’articolo 106, all’articolo 107, all’articolo 109, paragrafo 1, lettera b), e all’articolo 109, paragrafo 2, lettera a), del regolamento finanziario, sui motivi dell’esclusione e sulla durata del periodo di esclusione.

Inoltre, essi trasmettono informazioni riguardanti le persone dotate di poteri di rappresentanza, di decisione o di controllo nei confronti dei terzi aventi personalità giuridica, se tali persone si trovano in una delle situazioni di cui all’articolo 106, all’articolo 107, all’articolo 109, paragrafo 1, lettera b), e all’articolo 109, paragrafo 2, lettera a), del regolamento finanziario.

Le autorità e gli organismi di cui all’articolo 108, paragrafi 2 e 3, del regolamento finanziario trasmettono alla Commissione, nella forma da questa indicata, informazioni riguardanti l’identità dei terzi che si trovano in una delle situazioni di cui all’articolo 106, paragrafo 1, lettera e), del regolamento finanziario, se il loro comportamento ha leso gli interessi finanziari dell’Unione, e delle persone dotate di poteri di rappresentanza, di decisione o di controllo nei confronti di terzi aventi personalità giuridica, quali:

a)	la natura della condanna subita;

b)	la durata del periodo di esclusione dalle procedure d’appalto, se applicabile.

2.   Le istituzioni, le agenzie, le autorità e gli organismi di cui al paragrafo 1 designano le persone autorizzate a trasmettere alla Commissione e a ricevere da questa le informazioni figuranti nella banca dati.

Nel caso delle istituzioni, delle agenzie, delle autorità e degli organismi di cui all’articolo 108, paragrafo 1, del regolamento finanziario, le persone designate trasmettono al più presto le informazioni al contabile della Commissione e chiedono, se necessario, l’immissione, la modifica o la soppressione di dati figuranti nella banca dati.

Nel caso delle autorità e degli organismi di cui all’articolo 108, paragrafo 2, del regolamento finanziario, le persone designate trasmettono le informazioni richieste all’ordinatore della Commissione responsabile del programma o dell’azione, entro tre mesi dalla pronuncia della sentenza.

Il contabile della Commissione immette, modifica o sopprime i dati nella banca dati. Mediante un protocollo di sicurezza, egli trasmette mensilmente alle persone designate i dati convalidati contenuti nella banca dati.

3.   Le istituzioni, le agenzie, le autorità e gli organismi di cui al paragrafo 1 certificano alla Commissione che le informazioni da essi comunicate sono state raccolte e trasmesse nel rispetto dei principi stabiliti nel regolamento (CE) n. 45/2001 e nella direttiva 95/46/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (17) riguardanti la protezione dei dati personali.

In particolare, essi informano in anticipo i terzi o le persone di cui al paragrafo 1 che i loro dati possono essere inclusi nella banca dati ed essere comunicati dalla Commissione alle persone designate di cui al paragrafo 2. Essi aggiornano, se necessario, le informazioni trasmesse in seguito alla rettifica o cancellazione o modifica dei dati.

Ogni persona figurante nella banca dati ha il diritto di essere informata dei dati in essa contenuti che la riguardano, su domanda presentata al contabile della Commissione.

4.   Gli Stati membri adottano adeguati provvedimenti per assistere la Commissione ai fini di un’efficace gestione della banca dati, nel rispetto della direttiva 95/46/CE.

Negli accordi con le autorità dei paesi terzi e con tutti gli organismi di cui all’articolo 108, paragrafi 2 e 3, del regolamento finanziario, vengono stabilite opportune disposizioni per assicurare il rispetto del presente articolo e dei principi riguardanti la protezione dei dati personali.

Articolo 145

Sanzioni amministrative e finanziarie

(Articoli 109 e 131 del regolamento finanziario)

1.   Fatta salva l’applicazione delle sanzioni previste nel contratto d’appalto, i candidati od offerenti e i contraenti che hanno dichiarato il falso, sono incorsi in gravi errori o hanno commesso irregolarità o frodi, oppure una grave violazione degli obblighi contrattuali, possono essere esclusi da tutti gli appalti e sovvenzioni finanziati dal bilancio dell’Unione per un periodo massimo di cinque anni dalla data in cui viene accertato l’illecito quale confermato dopo un procedimento in contraddittorio con il candidato, offerente o contraente.

Tale periodo può essere prorogato a dieci anni in caso di recidiva intervenuta entro cinque anni dalla data di cui al primo comma.

2.   Agli offerenti o candidati che hanno dichiarato il falso, sono incorsi in gravi errori o hanno commesso irregolarità o frodi possono essere irrogate anche sanzioni finanziarie, d’importo variante dal 2 % al 10 % del valore totale stimato dell’appalto in corso di aggiudicazione.

Ai contraenti che hanno violato gravemente gli obblighi contrattuali possono essere irrogate sanzioni finanziarie d’importo variante dal 2 % al 10 % del contratto in questione.

Tali percentuali possono essere aumentate rispettivamente al 4 % e al 20 %, in caso di recidiva entro cinque anni dalla data di cui al paragrafo 1, primo comma.

3.   L’istituzione stabilisce le sanzioni amministrative o finanziarie tenendo conto, in particolare, degli elementi di cui all’articolo 142, paragrafo 1.

Articolo 146

Criteri di selezione

(Articolo 110, paragrafo 1, del regolamento finanziario)

1.   Le amministrazioni aggiudicatrici stabiliscono criteri di selezione chiari e non discriminatori.

2.   I criteri di selezione sono applicati in ogni procedura d’appalto allo scopo di valutare le capacità finanziarie, economiche, tecniche e professionali del candidato od offerente.

L’amministrazione aggiudicatrice può stabilire livelli minimi di capacità, al di sotto dei quali i candidati sono esclusi dalla selezione.

3.   Gli offerenti o i candidati possono essere invitati a documentare l’autorizzazione a produrre l’oggetto dell’appalto secondo il diritto nazionale pertinente: iscrizione al registro del commercio o all’ordine professionale o dichiarazione giurata o certificato, appartenenza a un’organizzazione specifica, autorizzazione espressa, iscrizione al registro dell’imposta sul valore aggiunto (in prosieguo «IVA»).

4.   Le amministrazioni aggiudicatrici precisano, nel bando di gara o nell’invito a manifestare interesse o nell’invito a presentare offerte, i riferimenti da utilizzare a prova dello stato giuridico e della capacità giuridica degli offerenti o dei candidati.

5.   Il contenuto delle informazioni chieste dall’amministrazione aggiudicatrice come prova della capacità finanziaria, economica, tecnica e professionale del candidato od offerente e i livelli minimi di capacità richiesti a norma del paragrafo 2 non possono esulare dall’oggetto dell’appalto e devono tener conto dei legittimi interessi degli operatori economici, in particolare per quanto riguarda la protezione dei segreti tecnici e commerciali dell’impresa.

6.   In funzione della sua valutazione dei rischi, l’amministrazione aggiudicatrice può decidere di non esigere la prova delle capacità finanziarie, economiche, tecniche e professionali dei candidati od offerenti nei seguenti casi:

a)	gli appalti di valore non superiore al valore di cui all’articolo 137, paragrafo 1, aggiudicati dalle istituzioni per proprio conto;

b)	gli appalti riguardanti il settore delle azioni esterne, di valore inferiore alle soglie indicate all’articolo 265, paragrafo 1, lettera a), all’articolo 267, paragrafo 1, lettera a), o all’articolo 269, paragrafo 1, lettera a).

Quando l’amministrazione aggiudicatrice decide di non esigere la prova delle capacità finanziarie, economiche, tecniche e professionali dei candidati od offerenti, sono esclusi prefinanziamenti, a meno che non venga costituita una garanzia finanziaria d’importo equivalente.

Articolo 147

Capacità economica e finanziaria

(Articolo 110, paragrafo 1, del regolamento finanziario)

1.   La capacità economica e finanziaria può essere comprovata in particolare da uno o più dei seguenti documenti:

a)	idonee dichiarazioni bancarie o, se del caso, comprovata copertura assicurativa contro i rischi professionali;

b)	stati finanziari relativi al massimo agli ultimi tre esercizi chiusi;

c)	una dichiarazione concernente il fatturato globale e il fatturato dei lavori, delle forniture o dei servizi oggetto dell’appalto nel corso di un periodo che non può superare gli ultimi tre esercizi disponibili.

2.   L’amministrazione aggiudicatrice può esentare un candidato od offerente dall’obbligo di presentare il mezzo di prova di cui al paragrafo 1 se esso le è già stato presentato ai fini di un’altra procedura di appalto e se è ancora conforme al paragrafo 1.

Se, per un motivo eccezionale che l’amministrazione aggiudicatrice ritiene giustificato, non è in grado di produrre i riferimenti chiesti, l’offerente o il candidato è autorizzato a provare la propria capacità economica e finanziaria mediante qualsiasi altro mezzo considerato idoneo dall’amministrazione aggiudicatrice.

3.   Un operatore economico può, se del caso e per un determinato appalto, fare affidamento sulle capacità di altri soggetti, a prescindere dalla natura giuridica dei suoi legami con questi ultimi. Deve, in tal caso, provare all’amministrazione aggiudicatrice che per l’esecuzione dell’appalto disporrà delle risorse necessarie, ad esempio presentando l’impegno di tali soggetti di mettere a sua disposizione le risorse in questione.

L’amministrazione aggiudicatrice può richiedere che l’operatore economico e i soggetti di cui al primo comma rispondano in solido per l’esecuzione dell’appalto.

Alle stesse condizioni, un raggruppamento di operatori economici ai sensi dell’articolo 121, paragrafo 5, può fare affidamento sulle capacità dei partecipanti al raggruppamento o di altri soggetti.

Articolo 148

Capacità tecnica e professionale

(Articolo 110, paragrafo 1, del regolamento finanziario)

1.   La capacità tecnica e professionale degli operatori economici è valutata e verificata a norma dei paragrafi 2 e 3. Nelle procedure di aggiudicazione degli appalti pubblici che hanno per oggetto forniture che necessitano di lavori di posa in opera o di installazione, la prestazione di servizi e/o l’esecuzione di lavori, tale capacità è valutata in particolare con riferimento alla loro competenza, efficienza, esperienza e affidabilità.

2.   La capacità tecnica e professionale degli operatori economici può essere documentata a seconda della natura, della quantità o dell’importanza e della destinazione delle forniture, dei servizi da prestare o dei lavori da eseguire, da uno o più dei seguenti documenti:

a)	indicazione dei titoli di studio e professionali del prestatore di servizi o dell’imprenditore e/o dei dirigenti dell’impresa, in particolare del responsabile o dei responsabili della prestazione dei servizi o della condotta dei lavori;

b)	presentazione di un elenco di quanto segue: i) principali servizi e forniture effettuati nel corso degli ultimi tre anni, con indicazione di importo, data e destinatario, pubblico o privato; ii) lavori eseguiti nel corso degli ultimi cinque anni, con indicazione di importo, data e luogo;

c)	descrizione dell’equipaggiamento tecnico, dell’attrezzatura e del materiale che l’impresa utilizzerà per eseguire l’appalto di servizi o di lavori;

d)	descrizione dell’attrezzatura tecnica e delle misure adottate per garantire la qualità delle forniture e dei servizi, nonché degli strumenti di studio e di ricerca dell’impresa;

e)	indicazione dei tecnici o degli organi tecnici, che facciano o no parte integrante dell’impresa, e più particolarmente di quelli responsabili del controllo della qualità;

f)	per quanto riguarda le forniture: campioni, descrizioni e/o fotografie autentiche e/o certificati rilasciati da istituti o servizi ufficiali incaricati del controllo della qualità, di riconosciuta competenza, i quali attestino la conformità dei prodotti alle specifiche o alle norme in vigore;

g)	dichiarazione indicante l’organico medio annuo del prestatore di servizi o dell’imprenditore e il numero dei dirigenti con riferimento agli ultimi tre anni;

h)	indicazione della quota dell’appalto che il prestatore di servizi intende eventualmente subappaltare;

i)	per gli appalti pubblici di lavori e di servizi e unicamente nei casi appropriati, indicazione delle misure di gestione ambientale che l’operatore economico potrà applicare durante l’esecuzione dell’appalto.

Se il destinatario dei servizi e forniture di cui al primo comma, lettera b), punto i), era un’amministrazione aggiudicatrice, gli operatori economici forniscono la prova di detti servizi e forniture sotto forma di certificati rilasciati o vistati dall’autorità competente.

Ai fini del primo comma, lettera b), punto ii), l’elenco dei lavori più importanti è accompagnato da certificati attestanti la corretta esecuzione secondo le norme del mestiere e regolarmente portati a termine.

3.   Qualora i servizi da prestare o i prodotti da fornire siano di natura complessa o, eccezionalmente, siano richiesti per una finalità particolare, la capacità tecnica e professionale può essere documentata mediante una verifica eseguita dall’amministrazione aggiudicatrice o, per suo conto, da un organismo ufficiale competente del paese in cui il prestatore di servizi o il fornitore è stabilito, purché tale organismo acconsenta. La verifica verte sulla capacità tecnica del prestatore di servizi e sulle capacità di produzione del fornitore e, se necessario, sugli strumenti di studio e di ricerca di cui essi dispongono, nonché sulle misure che adottano per controllare la qualità.

4.   Quando chiedono la presentazione di certificati rilasciati da organismi indipendenti per attestare l’ottemperanza dell’operatore economico a determinate norme in materia di garanzia della qualità, le amministrazioni aggiudicatrici fanno riferimento ai sistemi di assicurazione della qualità basati sulla serie di norme europee in materia e certificati da organismi accreditati. Tuttavia, le amministrazioni aggiudicatrici ammettono parimenti altre prove relative all’impiego di misure equivalenti di garanzia della qualità prodotte dagli operatori economici che non hanno accesso a tali certificati o non hanno la possibilità di ottenerli entro i termini.

5.   Quando chiedono la presentazione di certificati rilasciati da organismi indipendenti per attestare il rispetto da parte dell’operatore economico di determinati sistemi o norme di gestione ambientale, le amministrazioni aggiudicatrici fanno riferimento al sistema di ecogestione e audit dell’Unione o ad altri sistemi di gestione ambientale riconosciuti conformemente all’articolo 45 del regolamento (CE) n. 1221/2009 del Parlamento europeo e del Consiglio (18) ovvero ad altre norme di gestione ambientale basate sulle pertinenti norme europee o internazionali e certificate da organismi accreditati. Le amministrazioni aggiudicatrici riconoscono i certificati equivalenti in materia rilasciati da organismi stabiliti in altri Stati membri. Esse accettano parimenti altre prove relative a misure equivalenti in materia di gestione ambientale prodotte dagli operatori economici.

6.   Un operatore economico può, se del caso e per un determinato appalto, fare affidamento sulle capacità di altri soggetti, a prescindere dalla natura giuridica dei suoi legami con questi ultimi. Deve, in tal caso, provare all’amministrazione aggiudicatrice che per l’esecuzione dell’appalto disporrà delle risorse necessarie, ad esempio presentando l’impegno di tali soggetti di mettere a sua disposizione le risorse in questione.

Alle stesse condizioni, un raggruppamento di operatori economici ai sensi dell’articolo 121, paragrafo 5, può fare affidamento sulle capacità dei partecipanti al raggruppamento o di altri soggetti.

7.   Nel caso di appalti di lavori, di servizi e di lavori di posa in opera e installazione nel quadro di un appalto di fornitura, l’amministrazione aggiudicatrice può esigere che taluni compiti essenziali siano direttamente svolti dall’offerente stesso o, nel caso di un’offerta presentata da un raggruppamento di operatori economici di cui all’articolo 121, paragrafo 6, da un partecipante a tale raggruppamento.

8.   L’amministrazione aggiudicatrice può ritenere che gli operatori economici non eseguiranno l’appalto con un adeguato standard di qualità quando essa accerti che questi ultimi hanno conflitti di interesse che possono influire negativamente sull’esecuzione.

Articolo 149

Modalità e criteri di aggiudicazione

(Articolo 110, paragrafo 2, del regolamento finanziario)

1.   Fatto salvo l’articolo 107 del regolamento finanziario, l’appalto è aggiudicato secondo una delle seguenti modalità:

a)	per aggiudicazione automatica, nel qual caso l’appalto è attribuito all’offerta regolare e conforme che propone il prezzo più basso;

b)	per attribuzione all’offerta economicamente più vantaggiosa.

2.   Per stabilire qual è l’offerta economicamente più vantaggiosa l’amministrazione aggiudicatrice tiene conto del prezzo proposto e di altri criteri di qualità giustificati dall’oggetto dell’appalto quali il pregio tecnico, le caratteristiche estetiche e funzionali, le caratteristiche ambientali, il costo d’utilizzazione, la redditività, il termine d’esecuzione o di consegna, e l’assistenza alla clientela e l’assistenza tecnica. L’amministrazione aggiudicatrice può eventualmente stabilire livelli minimi di qualità. Le offerte al di sotto di tali livelli di qualità sono respinte.

3.   L’amministrazione aggiudicatrice precisa, nel bando di gara o nel capitolato d’oneri oppure nel documento descrittivo, la ponderazione applicata a ciascun criterio per determinare l’offerta economicamente più vantaggiosa. Tale ponderazione può essere espressa mediante una forcella in cui lo scarto tra il minimo e il massimo deve essere appropriato.

La ponderazione del criterio del prezzo rispetto agli altri criteri non deve far sì che il criterio del prezzo sia neutralizzato nella scelta dell’aggiudicatario dell’appalto, fatte salve le tabelle fissate dall’istituzione per la remunerazione di determinati servizi, come per esempio quelli prestati da esperti valutatori.

Se, in casi eccezionali, la ponderazione non è tecnicamente possibile, in particolare a causa dell’oggetto dell’appalto, l’amministrazione aggiudicatrice precisa soltanto l’ordine decrescente d’importanza nell’applicazione dei criteri.

Articolo 150

Ricorso alle aste elettroniche

(Articolo 110, paragrafo 2, del regolamento finanziario)

1.   Le amministrazioni aggiudicatrici possono ricorrere ad aste elettroniche, che presentano nuovi prezzi, modificati al ribasso, e/o nuovi valori riguardanti taluni elementi delle offerte.

Ai fini del primo comma, le amministrazioni aggiudicatrici ricorrono a un processo elettronico ripetitivo (asta elettronica) che si svolge dopo una prima valutazione completa delle offerte e che permette di classificarle sulla base di un trattamento automatico.

2.   Nelle procedure aperte, ristrette o negoziate nel caso di cui all’articolo 135, paragrafo 1, lettera a), le amministrazioni aggiudicatrici possono decidere che l’aggiudicazione di un appalto pubblico sarà preceduta da un’asta elettronica quando le specifiche dell’offerta possono essere fissate in maniera precisa.

Alle stesse condizioni, si può organizzare un’asta elettronica quando si rilancia il confronto competitivo fra le parti di un contratto quadro di cui all’articolo 122, paragrafo 3, lettera b), e quando si bandiscono gare per appalti da aggiudicare nell’ambito del sistema dinamico di acquisizione di cui all’articolo 131.

L’asta elettronica riguarda unicamente i prezzi, nel qual caso l’appalto viene aggiudicato al prezzo più basso, oppure i prezzi e/o il valore degli elementi delle offerte indicati nel capitolato d’oneri, nel qual caso l’appalto viene aggiudicato all’offerta economicamente più vantaggiosa.

3.   Le amministrazioni aggiudicatrici che decidono di ricorrere a un’asta elettronica lo indicano nel bando di gara.

Il capitolato d’oneri comporta, tra l’altro, le seguenti informazioni:

a)	gli elementi il cui valore formerà oggetto dell’asta elettronica, purché tali elementi siano quantificabili in modo da essere espressi in cifre o in percentuali;

b)	i limiti eventuali dei valori che potranno essere presentati, quali risultano dalle specifiche dell’oggetto dell’appalto;

c)	le informazioni che saranno messe a disposizione degli offerenti nel corso dell’asta elettronica e, se del caso, il momento in cui saranno messe a loro disposizione;

d)	le informazioni pertinenti sullo svolgimento dell’asta elettronica;

e)	le condizioni alle quali gli offerenti potranno rilanciare e, in particolare, gli scarti minimi eventualmente richiesti per il rilancio;

f)	le informazioni pertinenti sul dispositivo elettronico utilizzato nonché sulle modalità e specifiche tecniche di connessione.

4.   Prima di procedere all’asta elettronica le amministrazioni aggiudicatrici effettuano una prima valutazione completa delle offerte conformemente ai criteri di aggiudicazione stabiliti e alla relativa ponderazione.

Tutti gli offerenti che hanno presentato offerte ammissibili sono invitati simultaneamente per via elettronica a presentare nuovi prezzi e/o nuovi valori; l’invito contiene ogni informazione pertinente per la connessione individuale al dispositivo elettronico utilizzato e precisa la data e l’ora di inizio dell’asta elettronica. L’asta elettronica può svolgersi in più fasi successive. Essa non può aver inizio prima di due giorni lavorativi a decorrere dalla data di invio degli inviti.

5.   Quando l’aggiudicazione avviene in base al criterio dell’offerta economicamente più vantaggiosa, l’invito è corredato del risultato della valutazione completa dell’offerta interessata, effettuata conformemente alla ponderazione di cui all’articolo 149, paragrafo 3, primo comma.

L’invito precisa altresì la formula matematica che determinerà, durante l’asta elettronica, le riclassificazioni automatiche in funzione dei nuovi prezzi e/o dei nuovi valori presentati. Questa formula integra la ponderazione di tutti i criteri stabiliti per determinare l’offerta economicamente più vantaggiosa, quale indicata nel bando di gara o nel capitolato d’oneri. A tal fine, le eventuali forcelle devono essere precedentemente espresse con un valore determinato.

Qualora siano autorizzate le varianti, per ciascuna variante deve essere fornita una formula separata.

6.   Nel corso di ogni fase dell’asta elettronica, le amministrazioni aggiudicatrici comunicano in tempo reale a tutti gli offerenti almeno le informazioni che consentono loro di conoscere in ogni momento la rispettiva classificazione. Esse possono anche comunicare altre informazioni riguardanti altri prezzi o valori presentati, purché ciò sia previsto nel capitolato d’oneri. Le amministrazioni aggiudicatrici possono inoltre, in qualsiasi momento, annunciare il numero di partecipanti alla fase dell’asta. Tuttavia, in nessun caso esse possono rendere nota l’identità degli offerenti durante lo svolgimento delle fasi dell’asta elettronica.

7.   Le amministrazioni aggiudicatrici dichiarano conclusa l’asta elettronica secondo una o più delle seguenti modalità:

a)	indicano nell’invito a partecipare all’asta la data e l’ora preventivamente fissate;

b)	quando non ricevono più nuovi prezzi o nuovi valori che rispondono alle esigenze degli scarti minimi;

c)	quando il numero di fasi dell’asta fissato nell’invito a partecipare all’asta è stato raggiunto.

Ai fini del primo comma, lettera b), le amministrazioni aggiudicatrici precisano nell’invito a partecipare all’asta il termine che rispetteranno a partire dalla ricezione dell’ultima proposta prima di dichiarare conclusa l’asta elettronica.

Se le amministrazioni aggiudicatrici decidono di dichiarare conclusa l’asta elettronica ai sensi del primo comma, lettera c), eventualmente in combinazione con le modalità di cui al primo comma, lettera b), l’invito a partecipare all’asta indica il calendario di ogni fase dell’asta.

8.   Dopo aver dichiarato conclusa l’asta elettronica, le amministrazioni aggiudicatrici aggiudicano l’appalto conformemente all’articolo 149, in funzione dei risultati dell’asta elettronica.

Le amministrazioni aggiudicatrici non possono ricorrere alle aste elettroniche abusivamente o in modo tale da impedire, limitare o falsare la concorrenza o in modo da modificare l’oggetto dell’appalto, quale sottoposto a indizione di gara mediante la pubblicazione del bando di gara e quale definito nel capitolato d’oneri.

Articolo 151

Offerte anormalmente basse

(Articolo 110, paragrafo 2, del regolamento finanziario)

1.   Se, per un determinato appalto, talune offerte appaiono anormalmente basse, l’amministrazione aggiudicatrice, prima di respingere tali offerte in base a quest’unica motivazione, richiede per iscritto le precisazioni ritenute pertinenti in merito agli elementi costitutivi dell’offerta e verifica, con il ricorso al contraddittorio, detti elementi costitutivi tenendo conto di tutte le spiegazioni ricevute. Tali precisazioni possono riguardare, in particolare, il rispetto delle disposizioni relative alla protezione dei lavoratori e alle condizioni di lavoro vigenti nel luogo in cui deve essere effettuata la prestazione.

L’amministrazione aggiudicatrice può in particolare prendere in considerazione spiegazioni riguardanti quanto segue:

a)	l’economia del processo di fabbricazione, del metodo di prestazione del servizio o del procedimento di costruzione;

b)	le soluzioni tecniche adottate o le condizioni eccezionalmente favorevoli di cui dispone l’offerente;

c)	l’originalità dell’offerta presentata.

2.   Se l’amministrazione aggiudicatrice constata che un’offerta è anormalmente bassa in conseguenza dell’ottenimento di un aiuto di Stato, può respingere tale offerta per quest’unico motivo soltanto se l’offerente non è in grado di dimostrare, entro un congruo termine fissato dall’amministrazione aggiudicatrice, che l’aiuto è stato concesso in modo definitivo e secondo le procedure e le decisioni precisate nella disciplina dell’Unione in materia di aiuti di Stato.

Articolo 152

Termini di ricezione delle offerte e delle domande di partecipazione

(Articolo 111, paragrafo 1, del regolamento finanziario)

1.   Le amministrazioni aggiudicatrici stabiliscono in giorni di calendario termini fissi e perentori di ricezione delle offerte e delle domande di partecipazione. I termini sono sufficientemente lunghi per consentire agli interessati un termine ragionevole e congruo per preparare e depositare le loro offerte, tenendo conto in particolare della complessità dell’appalto o della necessità di un sopralluogo o della consultazione sul posto di documenti allegati al capitolato d’oneri.

2.   Nelle procedure aperte per appalti di valore pari o superiore alle soglie fissate all’articolo 170, paragrafo 1, il termine minimo per la ricezione delle offerte è di 52 giorni dalla data d’invio del bando di gara.

3.   Nelle procedure ristrette, nei dialoghi competitivi di cui all’articolo 132 e nelle procedure negoziate con pubblicazione di un bando di gara per appalti di valore superiore alle soglie stabilite all’articolo 170, paragrafo 1, il termine minimo per la ricezione delle domande di partecipazione è di 37 giorni dalla data d’invio del bando di gara.

Nelle procedure ristrette per appalti di valore pari o superiore alle soglie fissate all’articolo 170, paragrafo 1, il termine minimo per la ricezione delle offerte è di 40 giorni dalla data d’invio dell’invito a presentare offerte.

Tuttavia, nelle procedure successive a un invito a manifestare interesse di cui all’articolo 136, paragrafo 1, il termine minimo è:

a)	per la ricezione delle offerte, di 21 giorni dalla data d’invio dell’invito, nel caso della procedura di cui all’articolo 136, paragrafo 1, lettera a), e all’articolo 136, paragrafo 3, lettera b), punto i);

b)	di 10 giorni per la ricezione delle domande di partecipazione e di 21 giorni per la ricezione delle offerte, nel caso della procedura in due fasi di cui all’articolo 136, paragrafo 3, lettera b), punto ii).

4.   Nei casi in cui, a norma dell’articolo 123, paragrafo 2, le amministrazioni aggiudicatrici hanno inviato per la pubblicazione un avviso di preinformazione oppure hanno pubblicato esse stesse un avviso di preinformazione sul profilo di committente per appalti di valore superiore alle soglie stabilite all’articolo 170, paragrafo 1, il termine per la ricezione delle offerte può essere ridotto di norma a 36 giorni ma non è in nessun caso inferiore a 22 giorni dalla data d’invio del bando di gara o dell’invito a presentare offerte.

Il termine ridotto di cui al primo comma è ammesso soltanto se l’avviso di preinformazione risponde alle seguenti condizioni:

a)	comprende tutte le informazioni richieste per il bando di gara, sempreché dette informazioni siano disponibili al momento della pubblicazione dell’avviso;

b)	è stato inviato per la pubblicazione non meno di 52 giorni e non oltre 12 mesi prima della data di invio del bando di gara.

5.   I termini per la ricezione delle offerte possono essere ridotti di cinque giorni se, a decorrere dalla data di pubblicazione del bando di gara o dell’invito a manifestare interesse, tutti i documenti di gara sono liberamente e direttamente accessibili per via elettronica.

Articolo 153

Termine per l’accesso ai documenti di gara

(Articolo 111, paragrafo 1, del regolamento finanziario)

1.   Purché siano stati tempestivamente richiesti prima della scadenza del termine per la presentazione delle offerte, i capitolati d’oneri oppure i documenti descrittivi, nell’ambito della procedura di cui all’articolo 132, e i documenti complementari sono inviati a tutti gli operatori economici che hanno chiesto il capitolato d’oneri o hanno manifestato interesse a partecipare al dialogo o a presentare un’offerta, entro cinque giorni lavorativi dopo la ricezione della richiesta, fatto salvo il paragrafo 4. Le amministrazioni aggiudicatrici non sono tenute a rispondere alle richieste di documentazione presentate meno di cinque giorni lavorativi prima del termine ultimo per la presentazione delle offerte.

2.   Purché siano state tempestivamente richieste prima della scadenza del termine per la presentazione delle offerte, le informazioni supplementari sul capitolato d’oneri o sui documenti descrittivi o sui documenti complementari sono comunicate contemporaneamente a tutti gli operatori economici che hanno chiesto il capitolato d’oneri o hanno manifestato interesse a partecipare al dialogo o a presentare offerte, il più presto possibile e comunque almeno sei giorni di calendario prima del termine ultimo per la ricezione delle offerte oppure, per le richieste d’informazioni ricevute meno di otto giorni di calendario prima di tale termine ultimo, il più presto possibile dopo la ricezione della richiesta. Le amministrazioni aggiudicatrici non sono tenute a rispondere alle richieste d’informazioni supplementari presentate meno di cinque giorni lavorativi prima del termine ultimo per la presentazione delle offerte.

3.   Quando, per qualunque motivo, i capitolati d’oneri e i documenti o le informazioni complementari non possono essere forniti entro i termini fissati ai paragrafi 1 e 2 del presente articolo o quando le offerte possono essere presentate soltanto previo sopralluogo o previa consultazione sul posto dei documenti allegati al capitolato d’oneri, i termini di ricezione delle offerte di cui all’articolo 152 sono prorogati affinché tutti gli operatori economici possano prendere conoscenza di tutte le informazioni necessarie per la formulazione delle offerte. La proroga è oggetto di una pubblicità appropriata, secondo le modalità di cui agli articoli da 123 a 126.

4.   Nella procedura aperta, ivi compresi i sistemi dinamici di acquisizione di cui all’articolo 131, non si applica il disposto del paragrafo 1 del presente articolo se tutti i documenti di gara e i documenti complementari sono liberamente, direttamente e completamente accessibili per via elettronica. In questo caso, il bando di gara di cui all’articolo 123, paragrafo 3, indica l’indirizzo internet al quale è possibile consultare tali documenti.

Articolo 154

Termini in caso d’urgenza

(Articolo 111, paragrafo 1, del regolamento finanziario)

1.   Qualora un’urgenza debitamente motivata renda impossibile rispettare i termini minimi previsti all’articolo 152, paragrafo 3, per le procedure ristrette e le procedure negoziate con pubblicazione di un bando di gara, le amministrazioni aggiudicatrici possono fissare, in giorni di calendario, i seguenti termini:

a)	per la ricezione delle domande di partecipazione, un termine minimo di 15 giorni dalla data di invio del bando di gara ovvero di 10 giorni se il bando è trasmesso all’Ufficio delle pubblicazioni per via elettronica;

b)	per la ricezione delle offerte, un termine minimo di 10 giorni dalla data d’invio dell’invito a presentare offerte.

2.   Nell’ambito delle procedure ristrette e delle procedure negoziate accelerate, le informazioni supplementari sul capitolato d’oneri sono comunicate a tutti i candidati od offerenti almeno quattro giorni di calendario prima del termine stabilito per la ricezione delle offerte, purché tali informazioni siano state richieste tempestivamente.

Articolo 155

Metodi di comunicazione

(Articolo 111, paragrafo 1, del regolamento finanziario)

1.   L’amministrazione aggiudicatrice determina le modalità di presentazione delle offerte e delle domande di partecipazione e può scegliere, a tale scopo, un mezzo esclusivo di comunicazione. Le offerte e le domande di partecipazione possono essere inviate per posta o per via elettronica. Le domande di partecipazione possono essere inviate anche via fax.

I mezzi di comunicazione prescelti sono comunemente disponibili e non limitano l’accesso degli operatori economici alla procedura di appalto.

I mezzi di comunicazione prescelti permettono di garantire il rispetto delle seguenti condizioni:

a)	che ogni offerta o domanda contenga tutte le informazioni necessarie per la sua valutazione;

b)	che sia tutelata l’integrità dei dati;

c)	che sia tutelata la riservatezza delle offerte e delle domande di partecipazione e che l’amministrazione aggiudicatrice prenda visione del contenuto delle offerte e delle domande di partecipazione soltanto dopo la scadenza del termine previsto per la loro presentazione;

d)	che siano rispettati i requisiti in materia di protezione dei dati personali a norma del regolamento (CE) n. 45/2001.

Se necessario a fini probatori, le amministrazioni aggiudicatrici possono esigere che le domande di partecipazione inviate via fax siano confermate per posta o per via elettronica nei tempi più brevi e in ogni caso entro il termine ultimo di cui all’articolo 152.

2.   Quando l’amministrazione aggiudicatrice autorizza l’invio per via elettronica delle offerte e delle domande di partecipazione, gli strumenti utilizzati e le loro caratteristiche tecniche devono avere carattere non discriminatorio ed essere comunemente disponibili al pubblico e compatibili con i prodotti della tecnologia dell’informazione e della comunicazione generalmente in uso.

3.   Tranne che per gli appalti di valore inferiore alla soglia stabilita all’articolo 170, paragrafo 1, i dispositivi di ricezione elettronica delle offerte e delle domande di partecipazione garantiscono, mediante procedure e mezzi tecnici appropriati, che:

a)	l’operatore economico possa essere autenticato con certezza;

b)	l’ora e la data esatte della ricezione delle offerte e delle domande di partecipazione possano essere stabilite con precisione;

c)	si possa ragionevolmente assicurare che nessuno possa avere accesso ai dati trasmessi in base ai presenti requisiti prima della scadenza dei termini specificati;

d)	in caso di violazione di questo divieto di accesso, si possa ragionevolmente assicurare che la violazione sia chiaramente rilevabile;

e)	solo le persone autorizzate possano fissare o modificare le date di apertura dei dati ricevuti;

f)	solo l’azione simultanea delle persone autorizzate possa permettere l’accesso alla totalità o a una parte dei dati trasmessi nelle diverse fasi della procedura di appalto;

g)	l’azione simultanea delle persone autorizzate possa dare accesso ai dati trasmessi solo dopo la data specificata;

h)	i dati ricevuti e aperti in applicazione dei presenti requisiti restino accessibili solo alle persone autorizzate a prenderne conoscenza.

4.   Quando l’amministrazione aggiudicatrice autorizza l’invio per via elettronica delle offerte e delle domande di partecipazione, i documenti elettronici inviati tramite tali sistemi sono considerati essere gli originali ed essere firmati da un rappresentante autorizzato dell’operatore economico.

5.   Quando l’offerta o la domanda di partecipazione sono presentate in forma di lettera, gli offerenti o i candidati scelgono fra le seguenti modalità:

a)	per via postale oppure tramite corriere: in questi casi, i documenti di gara precisano che vale la data di spedizione, della quale fa fede il timbro postale o la data della ricevuta di deposito;

b)

mediante deposito presso gli uffici dell’istituzione, direttamente o tramite qualsiasi mandatario dell’offerente o del candidato, nel qual caso i documenti di gara precisano, oltre alle informazioni di cui all’articolo 138, paragrafo 2, lettera a), l’ufficio al quale le offerte o le domande di partecipazione sono consegnate contro ricevuta datata e firmata.

6.   Per salvaguardare la segretezza ed evitare qualunque difficoltà se le offerte sono inviate mediante lettera, nel bando di gara figura la precisazione seguente:

L’offerta deve essere presentata in doppia busta chiusa. Oltre all’indicazione dell’ufficio destinatario che figura nel bando di gara, la busta interna deve recare la dicitura Bando di gara — Non deve essere aperto dal servizio postale interno. Qualora vengano utilizzate buste autoadesive, queste devono essere chiuse mediante strisce adesive trasversalmente alle quali dovrà essere apposta la firma del mittente.

Articolo 156

Garanzie dell’offerta

(Articolo 111, paragrafo 3, del regolamento finanziario)

L’amministrazione aggiudicatrice può chiedere la costituzione di una garanzia dell’offerta, a norma dell’articolo 163, nella misura dall’1 % al 2 % del valore totale dell’appalto.

La garanzia dell’offerta è liberata al momento dell’aggiudicazione dell’appalto. È trattenuta qualora l’offerta non sia presentata entro i termini fissati o in caso di successivo ritiro dell’offerta presentata.

Articolo 157

Apertura delle offerte e delle domande di partecipazione

(Articolo 111, paragrafo 4, del regolamento finanziario)

1.   Vengono aperte tutte le domande di partecipazione e le offerte che hanno rispettato il disposto dell’articolo 155.

2.   Nel caso di appalti di valore superiore alla soglia indicata all’articolo 137, paragrafo 1, l’ordinatore responsabile nomina una commissione di apertura delle offerte.

La commissione di apertura comprende un numero minimo di tre persone, in rappresentanza di non meno di due entità organizzative dell’istituzione interessata, senza rapporto gerarchico tra loro; almeno una delle tre persone non deve dipendere dall’ordinatore responsabile. Al fine di prevenire qualsiasi situazione di conflitto d’interessi, tali persone sono soggette agli obblighi di cui all’articolo 57 del regolamento finanziario. Presso le rappresentanze e le unità locali di cui all’articolo 72 del presente regolamento o isolate all’interno di uno Stato membro, se mancano entità distinte non si applica l’obbligo dell’assenza di rapporto gerarchico tra le entità organizzative.

Nelle procedure d’appalto interistituzionali, la commissione incaricata dell’apertura delle offerte è nominata dall’ordinatore responsabile dell’istituzione responsabile della procedura. La composizione di tale commissione rispecchia, nei limiti del possibile, il carattere interistituzionale della procedura d’appalto.

3.   Quando l’offerta è presentata in forma di lettera, uno o più membri della commissione di apertura siglano i documenti comprovanti la data e l’ora d’invio di ogni offerta.

Siglano inoltre secondo una delle seguenti modalità:

a)	ciascuna pagina di ciascuna offerta;

b)	oppure, per ogni offerta, la pagina di copertina e le pagine dell’offerta finanziaria, garantendo l’integrità dell’offerta originale mediante qualsiasi tecnica appropriata applicata da un servizio indipendente dal servizio ordinatore, salvo nei casi di cui al paragrafo 2, secondo comma.

In caso di attribuzione per aggiudicazione automatica, conformemente all’articolo 149, paragrafo 1, lettera a), vengono proclamati i prezzi indicati nelle offerte conformi.

I membri della commissione firmano il verbale d’apertura delle offerte ricevute, il quale indica le offerte conformi ai requisiti di cui all’articolo 155 e le offerte non conformi e motiva le esclusioni dovute alla non conformità alle modalità di presentazione di cui all’articolo 155. Il verbale può essere firmato mediante un sistema computerizzato che consenta un’identificazione sufficiente del firmatario.

Articolo 158

Comitato di valutazione delle offerte e delle domande di partecipazione

(Articolo 111, paragrafo 5, del regolamento finanziario)

1.   Tutte le domande di partecipazione e le offerte dichiarate conformi ai requisiti di cui all’articolo 155 sono valutate e classificate da un comitato di valutazione costituito per ciascuna delle due fasi, in base ai criteri rispettivamente di esclusione e di selezione, da un lato, e ai criteri di aggiudicazione, dall’altro, annunciati preliminarmente.

Tale comitato è nominato dall’ordinatore responsabile ed ha l’incarico di esprimere un parere consultivo sugli appalti di valore superiore alla soglia di cui all’articolo 137, paragrafo 1.

Tuttavia, l’ordinatore responsabile può decidere che tale comitato valuti e classifichi le offerte soltanto secondo i criteri di aggiudicazione e che i criteri di esclusione e di selezione siano valutati con altri mezzi adeguati che garantiscano l’assenza di conflitti d’interesse.

2.   Il comitato di valutazione comprende un numero minimo di tre persone, in rappresentanza di non meno di due entità organizzative delle istituzioni o degli organismi di cui all’articolo 208 del regolamento finanziario, senza rapporto gerarchico tra loro; almeno una delle tre persone non deve dipendere dall’ordinatore responsabile. L’ordinatore responsabile si accerta che tali persone rispettino gli obblighi di cui all’articolo 57 del regolamento finanziario.

Presso le rappresentanze e le unità locali di cui all’articolo 72 o isolate all’interno di uno Stato membro, se mancano entità distinte non si applica l’obbligo dell’assenza di rapporto gerarchico tra le entità organizzative.

La composizione di detto comitato può essere identica a quella della commissione d’apertura delle offerte.

Esperti esterni possono assistere il comitato per decisione dell’ordinatore responsabile. L’ordinatore responsabile si accerta che tali esperti rispettino gli obblighi di cui all’articolo 57 del regolamento finanziario.

Nelle procedure d’appalto interistituzionali, il comitato di valutazione è nominato dall’ordinatore responsabile dell’istituzione responsabile della procedura. La composizione di tale comitato rispecchia, nei limiti del possibile, il carattere interistituzionale della procedura d’appalto.

3.   Le domande di partecipazione e le offerte che non contengono tutti gli elementi essenziali richiesti nella documentazione di gara sono eliminate.

Tuttavia, il comitato di valutazione o l’amministrazione aggiudicatrice può invitare il candidato od offerente a completare o a rendere più chiari, entro un termine stabilito, i documenti giustificativi presentati in relazione ai criteri di esclusione e di selezione.

Sono ritenute ammissibili le domande di partecipazione e offerte non escluse che soddisfano i criteri di selezione.

4.   In caso di offerte anormalmente basse di cui all’articolo 151, il comitato di valutazione chiede le opportune precisazioni sulla composizione dell’offerta.

Articolo 159

Risultato della valutazione

(Articolo 112 del regolamento finanziario)

1.   Viene redatto, con indicazione della data, un verbale di valutazione e di classifica delle domande di partecipazione e delle offerte che sono state dichiarate rispondenti ai requisiti.

Il verbale è firmato da tutti i membri del comitato di valutazione. Il verbale può essere firmato mediante un sistema computerizzato che consenta un’identificazione sufficiente del firmatario.

Se al comitato non è stato conferito il compito di verificare le offerte rispetto ai criteri di esclusione e di selezione, il verbale è sottoscritto anche dalle persone cui l’ordinatore responsabile ha conferito tale incarico. Il verbale è conservato a fini di riferimento ulteriore.

2.   Il verbale di cui al paragrafo 1 contiene almeno le seguenti informazioni:

a)	la denominazione e l’indirizzo dell’amministrazione aggiudicatrice, l’oggetto e il valore dell’appalto, del contratto quadro o del sistema dinamico di acquisizione;

b)	i nominativi dei candidati od offerenti esclusi e i motivi dell’esclusione;

c)	i nominativi dei candidati od offerenti selezionati a fini di esame e i motivi della scelta;

d)	i motivi del rigetto delle offerte giudicate anormalmente basse;

e)	i nominativi dei candidati o del contraente proposti e la motivazione di questa scelta, nonché, se è nota, la parte dell’appalto o del contratto quadro che il contraente intende subappaltare a terzi.

3.   L’amministrazione aggiudicatrice prende quindi la propria decisione, che contiene almeno i seguenti elementi:

a)	la propria denominazione e indirizzo, l’oggetto e il valore dell’appalto, ovvero l’oggetto e il valore massimo del contratto quadro o del sistema dinamico di acquisizione;

b)	i nominativi dei candidati od offerenti esclusi e i motivi dell’esclusione;

c)	i nominativi dei candidati od offerenti selezionati a fini di esame e i motivi della scelta;

d)	i motivi del rigetto delle offerte giudicate anormalmente basse;

e)	i nominativi dei candidati o del contraente selezionati e la motivazione della scelta in base ai criteri di selezione e di aggiudicazione previamente enunciati, nonché, se è nota, la parte dell’appalto o del contratto quadro che il contraente intende subappaltare a terzi;

f)	per quanto riguarda le procedure negoziate e il dialogo competitivo, le circostanze di cui agli articoli 132, 134, 135, 266, 268, 270 e 271, che li giustificano;

g)	eventualmente, le ragioni per le quali l’amministrazione aggiudicatrice ha rinunciato ad aggiudicare un appalto.

In caso di procedura d’appalto interistituzionale, la decisione di cui al primo comma compete all’amministrazione aggiudicatrice responsabile della procedura.

Articolo 160

Contatti tra amministrazioni aggiudicatrici e offerenti

(Articolo 112 del regolamento finanziario)

1.   I contatti tra l’amministrazione aggiudicatrice e gli offerenti durante lo svolgimento di una procedura d’aggiudicazione d’appalto sono autorizzati a titolo eccezionale a norma dei paragrafi 2 e 3.

2.   Prima della data di chiusura per il deposito delle offerte, per i documenti e le informazioni complementari di cui all’articolo 153, l’amministrazione aggiudicatrice può procedere come segue:

a)	su iniziativa degli offerenti, può fornire informazioni complementari esclusivamente allo scopo di chiarire la natura dell’appalto, che sono comunicate alla stessa data a tutti gli offerenti che hanno chiesto il capitolato d’oneri;

b)

di propria iniziativa, se si accorge di un errore, di un’inesattezza, di un’omissione o di qualsiasi altra lacuna materiale nella redazione del bando di gara, dell’invito a presentare offerte o del capitolato d’oneri, può informare gli interessati alla stessa data e in condizioni assolutamente identiche a quelle della gara d’appalto.

3.   Qualora, dopo l’apertura delle offerte, un’offerta dia luogo a richieste di spiegazioni o alla necessità di correggere errori materiali manifesti nel testo dell’offerta, l’amministrazione aggiudicatrice può prendere l’iniziativa di un contatto con l’offerente, fermo restando che i termini dell’offerta non possono essere modificati a seguito di tale contatto.

4.   Tutti i casi in cui hanno avuto luogo contatti e i casi debitamente motivati in cui non sono stati presi contatti di cui all’articolo 96 del regolamento finanziario vengono segnalati nel fascicolo relativo alla gara.

Articolo 161

Informazione dei candidati e offerenti

(Articoli 113, 114 e 118 del regolamento finanziario)

1.   Le amministrazioni aggiudicatrici informano quanto prima i candidati e offerenti della loro decisione riguardo all’aggiudicazione dell’appalto o alla conclusione di un contratto quadro o all’ammissione a un sistema dinamico di acquisizione, inclusi i motivi per i quali hanno eventualmente deciso di rinunciare ad aggiudicare un appalto o a concludere un contratto quadro o a istituire un sistema dinamico di acquisizione per il quale era stata indetta una gara, oppure di ricominciare la procedura.

2.   L’amministrazione aggiudicatrice comunica, entro il termine massimo di quindici giorni di calendario dalla ricezione di una domanda scritta, le informazioni di cui all’articolo 113, paragrafo 2, del regolamento finanziario.

3.   Nel caso di appalti aggiudicati dalle istituzioni dell’Unione per proprio conto, di valore pari o superiore alle soglie di cui all’articolo 170, paragrafo 1, e non esclusi dal campo di applicazione della direttiva 2004/18/CE, ogni offerente o candidato la cui offerta o candidatura non sia stata accolta viene informato contemporaneamente e individualmente dall’amministrazione aggiudicatrice, per via elettronica, in una delle seguenti fasi:

a)	non appena sono state prese le decisioni in base ai criteri di esclusione e di selezione e prima della decisione di aggiudicazione, nel caso delle procedure d’appalto organizzate in due fasi distinte;

b)	per le decisioni di aggiudicazione e le decisioni di rigetto dell’offerta, il più presto possibile dopo la decisione di aggiudicazione e al più tardi nella settimana successiva.

In ciascuno dei due casi, l’amministrazione aggiudicatrice precisa i motivi del rigetto dell’offerta o della candidatura e indica i mezzi di ricorso disponibili.

Gli offerenti o candidati scartati possono ottenere informazioni supplementari sui motivi del rigetto, presentandone richiesta scritta per lettera o via fax o per posta elettronica, e tutti gli offerenti selezionati le cui offerte non sono eliminate possono ottenere informazioni sulle caratteristiche e i vantaggi dell’offerta accolta e sul nome dell’aggiudicatario, fatto salvo il disposto dell’articolo 113, paragrafo 2, secondo comma, del regolamento finanziario. L’amministrazione aggiudicatrice risponde entro il termine massimo di quindici giorni di calendario dalla data di ricezione della richiesta.

Articolo 162

Firma del contratto

(Articoli 113 e 118 del regolamento finanziario)

L’esecuzione del contratto non può avere inizio prima che lo stesso sia stato firmato.

Sezione 4

Garanzie e azione correttiva

Articolo 163

Garanzie

(Articolo 115 del regolamento finanziario)

1.   Quando si esige dai contraenti la costituzione di una garanzia preliminare, questa deve coprire un importo e un periodo sufficienti per consentire di farla valere.

2.   La garanzia è fornita da una banca o da un istituto finanziario autorizzato. Tale garanzia può essere sostituita dalla fideiussione con vincolo di solidarietà prestata da un terzo, previa accettazione da parte dell’amministrazione aggiudicatrice.

Tale garanzia è costituita in euro.

Essa ha lo scopo di rendere la banca o l’istituto finanziario o il terzo garanti in solido irrevocabilmente o garanti a prima richiesta delle obbligazioni del contraente.

Articolo 164

Garanzia di esecuzione

(Articolo 115 del regolamento finanziario)

1.   Per garantire la consegna regolare dei lavori, delle forniture o dei servizi, allorché il collaudo definitivo secondo le clausole contrattuali non possa essere rilasciato all’atto del pagamento finale, l’ordinatore responsabile può richiedere una garanzia di esecuzione in base a un esame caso per caso e previa analisi dei rischi.

2.   Una garanzia corrispondente al 10 % del valore totale dell’appalto può essere costituita mediante trattenuta all’atto dei pagamenti man mano che questi vengono effettuati.

Può essere sostituita da una trattenuta operata sul pagamento finale per costituire una garanzia fino al collaudo definitivo dei servizi, delle forniture o dei lavori. Il relativo importo è stabilito dall’ordinatore ed è proporzionato ai rischi individuati in relazione all’esecuzione dell’appalto, tenuto conto dell’oggetto e delle condizioni commerciali consuete nel settore.

Le condizioni relative a tale garanzia sono indicate nei documenti di gara.

3.   Dopo il collaudo definitivo dei lavori, dei servizi o delle forniture, le garanzie sono liberate conformemente alle clausole contrattuali.

Articolo 165

Garanzie per prefinanziamenti

(Articolo 115 del regolamento finanziario)

1.   Allorché l’amministrazione aggiudicatrice ha stabilito la necessità di prefinanziamento, essa valuta i rischi connessi ai versamenti di prefinanziamenti, prima di avviare la procedura di appalto, tenendo conto in particolare dei seguenti criteri:

a)	il valore stimato dell’appalto;

b)	l’oggetto;

c)	la durata e il ritmo;

d)	la struttura del mercato.

2.   Nel caso di cui all’articolo 146, paragrafo 6, secondo comma, o quando l’ordinatore responsabile lo decide a norma del paragrafo 1 del presente articolo, è richiesta la costituzione di una garanzia in contropartita del versamento dei prefinanziamenti.

La garanzia non è richiesta per gli appalti di valore modesto di cui all’articolo 137, paragrafo 1.

La garanzia è liberata man mano che il prefinanziamento è detratto dai pagamenti intermedi o dai pagamenti a titolo di saldo versati al contraente conformemente alle clausole contrattuali.

Articolo 166

Sospensioni in caso di errori o irregolarità

(Articolo 116 del regolamento finanziario)

1.   L’eventuale sospensione dell’appalto prevista all’articolo 116 del regolamento finanziario ha lo scopo di verificare se siano stati effettivamente commessi i presunti errori sostanziali, irregolarità o frodi. Se non sono confermati, l’esecuzione dell’appalto riprende al termine della verifica.

2.   Costituisce errore sostanziale o irregolarità qualsiasi violazione di una disposizione contrattuale o legislativa risultante da un atto o da un’omissione che arreca o potrebbe arrecare pregiudizio al bilancio dell’Unione.

CAPO 2

Disposizioni relative agli appalti aggiudicati dalle istituzioni dell’Unione per proprio conto

Articolo 167

Individuazione del livello adeguato per il calcolo delle soglie

(Articoli 117 e 118 del regolamento finanziario)

Spetta a ogni ordinatore delegato o sottodelegato nell’ambito di ciascuna istituzione valutare se le soglie di cui all’articolo 118 del regolamento finanziario sono raggiunte.

Articolo 168

Appalti distinti e appalti in lotti

(Articoli 104 e 118 del regolamento finanziario)

1.   Il valore stimato di un appalto non può essere stabilito con l’intento di sottrarlo agli obblighi previsti dal presente regolamento. Nessun appalto può essere frazionato allo stesso fine.

Quando risulti opportuno, tecnicamente fattibile ed economico, gli appalti di valore pari o superiore alle soglie stabilite all’articolo 170, paragrafo 1, sono aggiudicati contemporaneamente per lotti distinti.

2.   Quando l’oggetto di un appalto di forniture, di servizi o di lavori è ripartito in più lotti, ciascuno dei quali forma oggetto di un appalto, ai fini del calcolo globale della soglia pertinente si deve tener conto del valore totale di tutti i lotti.

Se il valore totale di tutti i lotti è pari o superiore alle soglie di cui all’articolo 170, paragrafo 1, a ciascun lotto si applica il disposto dell’articolo 97, paragrafo 1, e dell’articolo 104, paragrafi 1 e 2, del regolamento finanziario.

3.   Quando un appalto è aggiudicato per lotti distinti, le offerte sono valutate separatamente per ciascun lotto. Se più lotti sono aggiudicati al medesimo offerente, può essere firmato un contratto unico relativo a tali lotti.

Articolo 169

Modalità di stima del valore di taluni appalti

(Articolo 118 del regolamento finanziario)

1.   Ai fini del calcolo dell’importo stimato di un appalto, l’amministrazione aggiudicatrice include la remunerazione totale stimata del contraente.

Quando un appalto prevede opzioni o un possibile rinnovo, la base del calcolo è l’importo massimo autorizzato, compreso il ricorso alle opzioni e il rinnovo.

Si procede a tale stima al momento della trasmissione del bando di gara oppure, quando non sia prevista siffatta pubblicità, al momento in cui l’amministrazione aggiudicatrice inizia la procedura di aggiudicazione.

2.   Per i contratti quadro e i sistemi dinamici di acquisizione si prende in considerazione il valore massimo del complesso degli appalti previsti nel corso dell’intera durata del contratto quadro o del sistema dinamico di acquisizione.

3.   Per gli appalti di servizi, si considera quanto segue:

a)	per i servizi assicurativi, il premio da pagare e altre forme di remunerazione;

b)	per i servizi bancari o finanziari, gli onorari, le commissioni, gli interessi e altri tipi di remunerazione;

c)	per gli appalti riguardanti la progettazione, gli onorari, le commissioni da pagare e altre forme di remunerazione.

4.   Per gli appalti di servizi che non indicano un prezzo totale o per gli appalti di forniture aventi per oggetto la locazione finanziaria, la locazione o l’acquisto a riscatto di prodotti, il valore da assumere come base per il calcolo del valore stimato è il seguente:

a)	nel caso di appalti di durata determinata: i) pari o inferiore a quarantotto mesi per i servizi o a dodici mesi per le forniture, il valore totale per l’intera durata; ii) superiore a dodici mesi per le forniture, il valore totale, ivi compreso l’importo stimato del valore residuo;

b)	nel caso di appalti di durata non determinata o, per i servizi, superiore a quarantotto mesi, il valore mensile moltiplicato per quarantotto.

5.   Per gli appalti di servizi o di forniture che presentano carattere di regolarità o sono destinati a essere rinnovati entro un determinato periodo, il valore dell’appalto è stabilito in base a uno dei due valori seguenti:

a)

il costo reale cumulato degli appalti analoghi relativi alla stessa tipologia di servizi o di prodotti aggiudicati nel corso dei dodici mesi o dell’esercizio finanziario precedenti, rettificato, se possibile, al fine di tener conto dei cambiamenti in termini di quantità o di valore previsti entro i dodici mesi successivi all’appalto iniziale;

b)	oppure, il costo stimato cumulato degli appalti successivi aggiudicati nei dodici mesi che seguono la prima prestazione o fornitura o nel corso della durata dell’appalto, quando questa sia superiore a dodici mesi.

6.   Per gli appalti di lavori, viene preso in considerazione, oltre al valore dei lavori, il valore totale stimato delle forniture necessarie all’esecuzione dei lavori, messe a disposizione dell’imprenditore dall’amministrazione aggiudicatrice.

Articolo 170

Soglie per l’applicazione delle procedure previste dalla direttiva 2004/18/CE

(Articolo 118 del regolamento finanziario)

1.   Le soglie di cui all’articolo 118 del regolamento finanziario sono fissate dalla direttiva 2004/18/CE per gli appalti di forniture, di servizi e di lavori, rispettivamente.

2.   I termini di cui all’articolo 118 del regolamento finanziario sono precisati agli articoli 152, 153 e 154.

Articolo 171

Periodo sospensivo prima della firma del contratto

(Articolo 118 del regolamento finanziario)

1.   L’amministrazione aggiudicatrice firma con l’aggiudicatario il contratto d’appalto o contratto quadro cui si applica la direttiva 2004/18/CE soltanto dopo che siano decorsi 14 giorni di calendario.

Tale periodo decorre da una delle date seguenti:

a)	dal giorno successivo all’invio simultaneo delle comunicazioni agli offerenti aggiudicatari e non aggiudicatari;

b)	oppure, quando il contratto d’appalto o contratto quadro è aggiudicato con procedura negoziata senza pubblicazione preliminare di un bando di gara: dal giorno successivo alla pubblicazione dell’avviso di aggiudicazione di cui all’articolo 123 nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.

Quando l’invio di cui al secondo comma, lettera a), è effettuato via fax o per via elettronica, il periodo sospensivo è di 10 giorni di calendario.

All’occorrenza, l’amministrazione aggiudicatrice può sospendere la firma del contratto per procedere a un esame supplementare se lo giustificano le richieste od osservazioni formulate dagli offerenti o candidati respinti o danneggiati, od ogni altra informazione pertinente da essa ricevuta. Le richieste od osservazioni e le informazioni devono pervenire entro il periodo di cui al primo comma. In caso di sospensione, tutti i candidati od offerenti sono informati entro i tre giorni lavorativi successivi alla relativa decisione.

Tranne nei casi di cui al paragrafo 2, i contratti firmati prima della scadenza del periodo di cui al primo comma sono nulli a tutti gli effetti.

Se un contratto d’appalto o contratto quadro non può essere aggiudicato all’offerente prescelto, l’amministrazione aggiudicatrice può aggiudicarlo al secondo miglior offerente.

2.   Il periodo di cui al paragrafo 1 non si applica nei seguenti casi:

a)	procedure aperte, ristrette o negoziate previa pubblicazione di un bando di gara nelle quali è stata presentata una sola offerta;

b)	contratti specifici basati su un contratto quadro;

c)	procedure negoziate di cui all’articolo 134, paragrafo 1, lettera c), all’articolo 134, paragrafo 1, lettera g), punto iii), all’articolo 134, paragrafo 1, lettera h), e all’articolo 134, paragrafo 1, lettera j).

Articolo 172

Prove in materia di accesso agli appalti

(Articolo 119 del regolamento finanziario)

I capitolati d’oneri prescrivono agli offerenti di indicare lo Stato in cui hanno la sede o sono domiciliati, presentando le prove richieste in materia secondo la rispettiva legge nazionale.

TITOLO VI

SOVVENZIONI

CAPO 1

Portata e forma delle sovvenzioni

Articolo 173

Sottoscrizioni

(Articolo 121 del regolamento finanziario)

Le sottoscrizioni di cui all’articolo 121, paragrafo 2, lettera d), del regolamento finanziario sono le somme versate a organismi cui aderisce l’Unione, in base alle decisioni finanziarie e alle condizioni di pagamento dell’organismo in questione.

Articolo 174

Convenzione e decisione di sovvenzione

(Articolo 121, paragrafo 1, del regolamento finanziario)

1.   Le sovvenzioni formano oggetto di una decisione o di una convenzione scritta.

2.   Per stabilire quale strumento utilizzare, si tiene conto dei seguenti elementi:

a)	ubicazione geografica del beneficiario, all’interno o all’esterno dell’Unione;

b)	complessità e standardizzazione del contenuto delle azioni o dei programmi di lavoro sovvenzionati.

Articolo 175

Spese relative ai membri delle istituzioni

(Articolo 121 del regolamento finanziario)

Le spese relative ai membri delle istituzioni, di cui all’articolo 121, paragrafo 2, lettera a), del regolamento finanziario comprendono i contributi alle associazioni dei deputati ed ex deputati del Parlamento europeo. A tali contributi si applicano le regole amministrative interne del Parlamento europeo.

Articolo 176

Azioni sovvenzionabili

(Articolo 121 del regolamento finanziario)

Un’azione sovvenzionabile a norma dell’articolo 121 del regolamento finanziario deve essere chiaramente definita.

Nessuna azione può essere frazionata in una pluralità di azioni al fine di eludere le regole di finanziamento di cui al presente regolamento.

Articolo 177

Organismi che perseguono uno scopo d’interesse generale dell’Unione

(Articolo 121 del regolamento finanziario)

Sono organismi che perseguono uno scopo d’interesse generale dell’Unione:

a)	gli organismi attivi nei settori dell’istruzione, formazione, informazione, innovazione o ricerca e negli studi sulle politiche europee o in ogni attività che contribuisca a promuovere la cittadinanza o i diritti umani, o gli organismi europei di normalizzazione;

b)	un’entità rappresentativa di organismi senza scopo di lucro attivi negli Stati membri, nei paesi candidati o nei paesi candidati potenziali che promuovono principi e politiche rientranti negli obiettivi dei trattati.

Articolo 178

Partenariati

(Articolo 121 del regolamento finanziario)

1.   Le specifiche sovvenzioni per azioni e le sovvenzioni di funzionamento possono formare parte di un partenariato quadro.

2.   Il partenariato quadro può essere istituito per la cooperazione a lungo termine tra la Commissione e i beneficiari di sovvenzioni. Esso può assumere la forma di una convenzione quadro di partenariato o di una decisione quadro di partenariato.

La convenzione o decisione quadro di partenariato indica gli obiettivi comuni, la natura delle azioni previste una tantum o nell’ambito di un programma di lavoro annuale approvato, la procedura di concessione delle sovvenzioni specifiche, nel rispetto dei principi e delle norme procedurali del presente titolo, e i diritti e obblighi generali di ciascuna delle parti nell’ambito delle convenzioni o decisioni specifiche.

La durata del partenariato non può essere superiore a quattro anni, salvo casi eccezionali giustificati in particolare dall’oggetto del partenariato quadro.

Gli ordinatori non possono fare un uso indebito delle convenzioni o decisioni quadro di partenariato o ricorrervi in modo tale che il fine o l’effetto di tali convenzioni o decisioni contravvenga ai principi di trasparenza o di parità di trattamento tra i richiedenti.

3.   Le convenzioni o decisioni quadro di partenariato sono equiparate a sovvenzioni per quanto riguarda la programmazione, la pubblicazione ex ante e l’attribuzione.

4.   Le sovvenzioni specifiche basate su convenzioni o decisioni quadro di partenariato sono accordate secondo le procedure previste nelle suddette convenzioni o decisioni e nel rispetto delle disposizioni del presente titolo.

A esse si applicano le procedure di pubblicazione ex post di cui all’articolo 191.

Articolo 179

Sistemi di scambio elettronico

(Articolo 121, paragrafo 1, del regolamento finanziario)

1.   Tutte le comunicazioni con i beneficiari, comprese la stipulazione delle convenzioni di sovvenzione, la notifica delle decisioni di sovvenzione e ogni loro modificazione, possono avvenire tramite sistemi elettronici istituiti dalla Commissione.

2.   Tali sistemi soddisfano i seguenti requisiti:

a)	l’accesso al sistema e ai documenti trasmessi tramite esso è riservato esclusivamente alle persone autorizzate;

b)	soltanto le persone autorizzate possono firmare per via elettronica o trasmettere un documento tramite il sistema;

c)	le persone autorizzate devono essere identificate nel sistema mediante procedure prestabilite;

d)	ora e data dell’operazione elettronica devono essere precisate;

e)	dev’essere mantenuta l’integrità dei documenti;

f)	dev’essere mantenuta la disponibilità dei documenti;

g)	se del caso, dev’essere mantenuta la riservatezza dei documenti;

h)	dev’essere assicurato il rispetto dei requisiti in materia di protezione dei dati personali a norma del regolamento (CE) n. 45/2001.

3.   Ai dati inviati o ricevuti tramite siffatto sistema si applica la presunzione giuridica dell’integrità dei dati e dell’esattezza della data e dell’ora di invio o ricezione indicata dal sistema.

Un documento inviato o notificato tramite siffatto sistema è considerato equivalente a un documento cartaceo, è ammissibile come prova in un procedimento giudiziario, è considerato originale e a esso si applica la presunzione giuridica di autenticità e integrità, purché non contenga elementi dinamici in grado di modificarlo automaticamente.

La firma elettronica di cui al paragrafo 2, lettera b), ha effetto legale equivalente alla firma autografa.

Articolo 180

Contenuto delle convenzioni e delle decisioni di sovvenzione

(Articolo 122 del regolamento finanziario)

1.   La convenzione di sovvenzione precisa almeno quanto segue:

a)	l’oggetto;

b)	il beneficiario;

c)	la durata, e precisamente: i) la data d’entrata in vigore; ii) la data d’inizio e la durata dell’azione o dell’esercizio finanziario sovvenzionati;

d)

l’importo massimo del finanziamento dell’Unione espresso in euro e la forma della sovvenzione, integrati eventualmente dai seguenti elementi: i) i costi ammissibili totali stimati dell’azione o del programma di lavoro e il tasso di finanziamento dei costi ammissibili; ii) ove determinati, il costo unitario, la somma forfettaria o il tasso fisso di cui all’articolo 123, lettere b), c) e d), del regolamento finanziario; iii) una combinazione degli elementi di cui ai punti i) e ii) della presente lettera;

e)	la descrizione dell’azione o, per una sovvenzione di funzionamento, il programma di lavoro approvato per l’esercizio dall’ordinatore responsabile, insieme alla descrizione dei risultati attesi dall’attuazione dell’azione o del programma di lavoro;

f)	le condizioni generali che si applicano a tutte le convenzioni di questo tipo, quali l’obbligo per il beneficiario di consentire che la Commissione, l’OLAF e la Corte dei conti procedano a controlli e revisioni contabili;

g)	il bilancio di previsione complessivo dell’azione o del programma di lavoro;

h)	quando l’attuazione dell’azione richiede l’aggiudicazione di appalti, i principi di cui all’articolo 209 o le norme sull’aggiudicazione degli appalti che il beneficiario è tenuto a rispettare;

i)

le responsabilità del beneficiario, in particolare: i) in termini di sana gestione finanziaria e di presentazione delle relazioni finanziaria e di attività; se è opportuno, si stabiliscono obiettivi intermedi, raggiunti i quali si devono presentare tali relazioni; ii) in caso di convenzione tra la Commissione e una pluralità di beneficiari, gli eventuali obblighi specifici del coordinatore e gli obblighi degli altri beneficiari nei confronti del coordinatore nonché la responsabilità finanziaria dei beneficiari per importi dovuti alla Commissione;

j)	le modalità e i termini d’approvazione di queste relazioni e di pagamento da parte della Commissione;

k)	a seconda dei casi, i particolari dei costi ammissibili dell’azione o del programma di lavoro approvato e/o i particolari relativi ai costi unitari, alle somme forfettarie o ai tassi fissi di cui all’articolo 123 del regolamento finanziario;

l)	le disposizioni in materia di visibilità dell’intervento finanziario dell’Unione, tranne in casi debitamente motivati in cui la pubblicità non sia possibile ovvero opportuna.

Le condizioni generali di cui al primo comma, lettera f), stabiliscono almeno quanto segue:

i)	che alla convenzione di sovvenzione si applica il diritto dell’Unione, integrato se necessario dal diritto nazionale indicato nella convenzione stessa. Le convenzioni concluse con organizzazioni internazionali possono prevedere delle deroghe;

ii)	il giudice o il tribunale arbitrale competente per le controversie.

2.   Nella convenzione di sovvenzione si possono stabilire le disposizioni e le scadenze per la sospensione e la risoluzione a norma dell’articolo 135 del regolamento finanziario.

3.   Nei casi di cui all’articolo 178, la convenzione o decisione quadro di partenariato indica le informazioni di cui al paragrafo 1, primo comma, lettere a), b), lettera c), punto i), lettera f), lettere da h) a j) e lettera l), del presente articolo.

La decisione o convenzione di sovvenzione specifica contiene le informazioni di cui al paragrafo 1, primo comma, lettere da a) a e), g) e k) e, se necessario, lettera i).

4.   Le convenzioni di sovvenzione possono essere modificate soltanto per iscritto. Le modifiche, comprese quelle destinate ad aggiungere o cancellare un beneficiario, non possono avere per oggetto o per effetto di apportare alle convenzioni variazioni che potrebbero rimettere in questione la decisione di attribuzione della sovvenzione o violare il principio della parità di trattamento dei richiedenti.

5.   I paragrafi 1, 2, 3 e 4 del presente articolo si applicano, mutatis mutandis, alle decisioni di sovvenzione.

Parte delle informazioni di cui al paragrafo 1 può essere fornita nell’invito a presentare proposte o in eventuali documenti correlati, invece che nella decisione di sovvenzione.

Articolo 181

Forme di sovvenzione

(Articolo 123 del regolamento finanziario)

1.   Le sovvenzioni erogate nella forma di cui all’articolo 123, lettera a), del regolamento finanziario sono determinate in base ai costi ammissibili, effettivamente sostenuti dal beneficiario e stimati preliminarmente nel bilancio di previsione presentato con la proposta e incluso nella convenzione o decisione di sovvenzione.

2.   I costi unitari di cui all’articolo 123, lettera b), del regolamento finanziario coprono tutte o determinate categorie specifiche di costi ammissibili che sono chiaramente individuate in anticipo con riferimento a un importo per unità.

3.   Le somme forfettarie di cui all’articolo 123, lettera c), del regolamento finanziario coprono in modo generale tutte o determinate categorie specifiche di costi ammissibili che sono chiaramente individuate in anticipo.

4.   I finanziamenti a tasso fisso di cui all’articolo 123, lettera d), del regolamento finanziario coprono categorie specifiche di costi ammissibili che sono chiaramente individuate in anticipo applicando una percentuale.

Articolo 182

Somme forfettarie, costi unitari e finanziamenti a tasso fisso

(Articolo 124 del regolamento finanziario)

1.   L’autorizzazione a ricorrere a somme forfettarie, costi unitari o finanziamenti a tasso fisso di cui all’articolo 124, paragrafo 1, del regolamento finanziario si applica per la durata del programma. L’autorizzazione può essere riveduta se sono necessarie modifiche sostanziali. I dati e gli importi sono valutati periodicamente e, se del caso, le somme forfettarie, i costi unitari o i finanziamenti a tasso fisso sono adeguati.

In caso di convenzione tra la Commissione e una pluralità di beneficiari, il massimale di cui all’articolo 124, paragrafo 1, secondo comma, del regolamento finanziario si applica a ciascun beneficiario.

2.   La decisione o convenzione di sovvenzione comprende tutte le disposizioni necessarie per verificare che siano rispettate le condizioni per l’erogazione della sovvenzione sulla base di somme forfettarie, costi unitari o finanziamenti a tasso fisso.

3.   L’erogazione della sovvenzione sulla base di somme forfettarie, costi unitari o finanziamenti a tasso fisso non pregiudica il diritto di accesso ai registri dei beneficiari ai fini previsti al paragrafo 1, primo comma, e all’articolo 137, paragrafo 2, del regolamento finanziario.

4.   Quando i controlli a posteriori rivelano che l’evento determinante la sovvenzione non ha avuto luogo e che al beneficiario sono stati erogati indebitamente importi relativi a una sovvenzione sulla base di somme forfettarie, costi unitari o finanziamenti a tasso fisso, la Commissione ha il diritto di recuperare a concorrenza dell’ammontare della sovvenzione, fatte salve le sanzioni di cui all’articolo 109 del regolamento finanziario.

CAPO 2

Principi

Articolo 183

Principio del cofinanziamento

(Articolo 125, paragrafo 3, del regolamento finanziario)

1.   Il principio del cofinanziamento prevede che le risorse necessarie alla realizzazione dell’azione o del programma di lavoro non debbano provenire interamente dal contributo dell’Unione.

Il cofinanziamento può assumere la forma di risorse proprie del beneficiario, di redditi generati dall’azione o dal programma di lavoro ovvero di contributi finanziari o in natura di terzi.

2.   Per contributi in natura si intendono le risorse non finanziarie messe gratuitamente a disposizione del beneficiario da terzi.

Articolo 184

Principio del divieto del fine di lucro

(Articolo 125, paragrafo 5, del regolamento finanziario)

I contributi finanziari di terzi che possono essere utilizzati dal beneficiario per coprire costi diversi da quelli ammissibili nell’ambito della sovvenzione dell’Unione o che non sono dovuti a terzi ove non utilizzati alla conclusione dell’azione o del programma di lavoro non sono considerati contributi finanziari assegnati in modo specifico dai donatori al finanziamento dei costi ammissibili ai sensi dell’articolo 125, paragrafo 5, del regolamento finanziario.

Articolo 185

Sovvenzioni di valore modesto

(Articolo 125, paragrafo 4, del regolamento finanziario)

Per sovvenzioni di valore modesto s’intendono sovvenzioni di valore pari o inferiore a 60 000 EUR.

Articolo 186

Assistenza tecnica

(Articoli 101 e 125 del regolamento finanziario)

Per assistenza tecnica si intendono le attività di sostegno e di potenziamento delle capacità necessarie ai fini dell’attuazione di un programma o di un’azione, segnatamente le attività di preparazione, gestione, sorveglianza, valutazione, revisione contabile e controllo.

Articolo 187

Costi ammissibili

(Articolo 126, paragrafo 3, lettera c), del regolamento finanziario)

L’IVA è considerata non recuperabile ai sensi della normativa nazionale sull’IVA applicabile se a norma del diritto nazionale è imputabile a una delle seguenti attività:

a)	attività esenti senza diritto a detrazione;

b)	attività che non rientrano nel campo di applicazione dell’IVA;

c)	attività di cui alle lettere a) e b) in relazione alle quali l’IVA non è detraibile bensì rimborsata tramite regimi specifici di rimborso o fondi di compensazione non previsti dalla direttiva 2006/112/CE, anche qualora tale regime o fondo sia istituito dalla normativa nazionale sull’IVA.

L’IVA relativa alle attività di cui all’articolo 13, paragrafo 2, della direttiva 2006/112/CE è considerata assolta da un beneficiario diverso da un soggetto non passivo come definito dall’articolo 13, paragrafo 1, primo comma, della medesima direttiva, a prescindere dal fatto che lo Stato membro consideri o no tali attività come attività della pubblica amministrazione svolte da enti di diritto pubblico.

Articolo 188

Programmazione

(Articolo 128 del regolamento finanziario)

1.   Ogni ordinatore responsabile predispone un programma di lavoro annuale o pluriennale in materia di sovvenzioni. Il programma è adottato dall’istituzione interessata e viene pubblicato al più presto, e comunque entro il 31 marzo dell’anno d’esecuzione, sul sito internet dell’istituzione dedicato alle sovvenzioni.

Nel programma di lavoro figurano il periodo interessato, l’eventuale atto di base, gli obiettivi perseguiti, i risultati attesi nonché il calendario indicativo degli inviti a presentare proposte con indicazione del rispettivo importo indicativo e del tasso massimo di cofinanziamento.

Il programma di lavoro contiene inoltre le informazioni di cui all’articolo 94 affinché la decisione che lo adotta sia considerata la decisione di finanziamento relativa alle sovvenzioni dell’esercizio in questione.

2.   Per apportare eventuali modifiche sostanziali al programma di lavoro, è necessario procedere per ciascuna modifica all’adozione e alla pubblicazione supplementare, secondo le modalità di cui al paragrafo 1.

Articolo 189

Contenuto degli inviti a presentare proposte

(Articolo 128 del regolamento finanziario)

1.   Gli inviti a presentare proposte precisano quanto segue:

a)	gli obiettivi perseguiti;

b)	i criteri di ammissibilità, di esclusione, di selezione e di concessione di cui agli articoli 131 e 132 del regolamento finanziario, e i relativi documenti giustificativi;

c)	le modalità del finanziamento dell’Unione;

d)

le modalità e il termine finale di deposito delle proposte e la data prevista entro la quale tutti i richiedenti devono essere informati del risultato della valutazione della propria domanda nonché la data indicativa di firma delle convenzioni di sovvenzione ovvero di notifica delle decisioni di sovvenzione.

2.   Gli inviti a presentare proposte sono pubblicati sul sito internet delle istituzioni dell’Unione e inoltre con ogni altro mezzo adeguato, in particolare la Gazzetta ufficiale dell’Unione europea, qualora sia necessario garantire ulteriore pubblicità presso i potenziali beneficiari. Le regole di concorso possono essere pubblicate a decorrere dall’adozione della decisione di finanziamento di cui all’articolo 84 del regolamento finanziario, anche nel corso dell’anno precedente l’esecuzione del bilancio. Ogni modifica del contenuto degli inviti a presentare proposte va pubblicata secondo le stesse modalità degli inviti.

Articolo 190

Deroghe all’invito a presentare proposte

(Articolo 128 del regolamento finanziario)

1.   Possono essere assegnate sovvenzioni senza invito a presentare proposte soltanto nei seguenti casi:

a)	nell’ambito dell’aiuto umanitario, degli interventi di protezione civile o degli aiuti erogati per la gestione di una situazione di crisi, ai sensi del paragrafo 2;

b)	in altri casi d’urgenza eccezionali e debitamente giustificati;

c)	a favore di organismi che si trovano di diritto o di fatto in situazione di monopolio, debitamente motivata nella decisione di attribuzione;

d)

a favore di organismi indicati in un atto di base, ai sensi dell’articolo 54 del regolamento finanziario, come beneficiari di una sovvenzione, o a favore di organismi designati dagli Stati membri, sotto la loro responsabilità, qualora tali Stati membri siano indicati come beneficiari di una sovvenzione in un atto di base;

e)

nel settore della ricerca e sviluppo tecnologico, a favore di organismi indicati nel programma di lavoro di cui all’articolo 128 del regolamento finanziario, quando l’atto di base prevede esplicitamente tale possibilità, e a condizione che il progetto non rientri nell’ambito di un invito a presentare proposte;

f)	per azioni aventi speciali caratteristiche che esigono un particolare tipo di organismo, per la sua competenza tecnica, l’alto grado di specializzazione o i poteri amministrativi, purché tali azioni non rientrino nell’ambito di un invito a presentare proposte.

I casi di cui al primo comma, lettera f), sono debitamente giustificati nella decisione di attribuzione.

2.   Per situazione di crisi in un paese terzo si intende una situazione di pericolo immediato o imminente che rischia di degenerare in conflitto armato o di destabilizzare il paese. Per situazione di crisi si intende inoltre una situazione derivante da calamità naturali, da crisi provocate dall’uomo, come guerre o altri conflitti, o da circostanze straordinarie con effetti analoghi riguardanti, fra l’altro, il cambiamento climatico, il degrado ambientale, la privazione dell’accesso all’energia e alle risorse naturali o l’estrema povertà.

Articolo 191

Pubblicazione ex post

(Articolo 128 del regolamento finanziario)

1.   Le informazioni relative alle sovvenzioni attribuite nel corso dell’esercizio sono pubblicate conformemente all’articolo 21.

2.   Dopo la pubblicazione di cui al paragrafo 1, la Commissione trasmette al Parlamento europeo e al Consiglio, su loro richiesta, una relazione riguardante:

a)	il numero di richiedenti dell’anno precedente;

b)	il numero e la percentuale delle domande accolte nell’ambito di ciascun invito a presentare proposte;

c)	la durata media della procedura dalla data di chiusura dell’invito a presentare proposte fino alla concessione della sovvenzione;

d)	il numero e l’importo delle sovvenzioni per le quali si è derogato all’obbligo di pubblicazione ex post nel corso dell’ultimo esercizio conformemente all’articolo 21, paragrafo 4.

Articolo 192

Informazione dei richiedenti

(Articolo 128 del regolamento finanziario)

La Commissione fornisce informazioni e orientamenti ai richiedenti secondo le seguenti modalità:

a)	stabilisce norme comuni per i moduli di domanda relativi a sovvenzioni simili e controlla le dimensioni e la chiarezza di tali moduli;

b)	fornisce informazioni ai potenziali richiedenti, in particolare organizzando seminari e fornendo manuali;

c)	conserva i dati relativi ai beneficiari nello schedario delle persone giuridiche di cui all’articolo 63.

Articolo 193

Finanziamento su linee di bilancio distinte

(Articolo 129 del regolamento finanziario)

Un’azione può essere oggetto di un finanziamento congiunto su linee di bilancio distinte di competenza di diversi ordinatori.

Articolo 194

Retroattività dei finanziamenti in casi di estrema urgenza e di prevenzione dei conflitti

(Articolo 130 del regolamento finanziario)

Nell’ambito dell’applicazione dell’articolo 130, paragrafo 1, del regolamento finanziario, le spese sostenute da un beneficiario prima della data di presentazione della domanda sono ammissibili al finanziamento dell’Unione alle seguenti condizioni:

a)	i motivi della deroga sono debitamente giustificati nella decisione di finanziamento;

b)	la decisione di finanziamento e la convenzione o decisione di sovvenzione fissano esplicitamente la data d’ammissibilità a una data anteriore a quella di presentazione della domanda.

Articolo 195

Presentazione delle domande di sovvenzione

(Articolo 131 del regolamento finanziario)

1.   Le modalità di presentazione delle domande di sovvenzione sono stabilite dall’ordinatore responsabile, che può scegliere il metodo di presentazione. Le domande di sovvenzione possono essere presentate mediante lettera o per via elettronica.

I mezzi di comunicazione prescelti hanno carattere non discriminatorio e non possono avere l’effetto di limitare l’accesso dei richiedenti alla procedura di concessione della sovvenzione.

I mezzi di comunicazione prescelti permettono di garantire il rispetto delle seguenti condizioni:

a)	che ogni offerta o domanda contenga tutte le informazioni necessarie per la sua valutazione;

b)	che sia tutelata l’integrità dei dati;

c)	che sia tutelata la riservatezza delle proposte;

d)	che sia assicurato il rispetto dei requisiti in materia di protezione dei dati personali a norma del regolamento (CE) n. 45/2001.

Ai fini del terzo comma, lettera c), l’ordinatore responsabile esamina il contenuto delle domande soltanto dopo la scadenza del termine previsto per la loro presentazione.

L’ordinatore responsabile può prescrivere che le offerte presentate per via elettronica siano corredate della firma elettronica avanzata ai sensi della direttiva 1999/93/CE del Parlamento europeo e del Consiglio (19).

2.   Quando l’ordinatore responsabile autorizza la presentazione delle domande per via elettronica, gli strumenti utilizzati e le loro caratteristiche tecniche devono avere carattere non discriminatorio ed essere comunemente disponibili al pubblico e compatibili con i prodotti della tecnologia dell’informazione e della comunicazione generalmente in uso. Le informazioni riguardanti le norme tecniche per la presentazione delle domande, ivi compresa la cifratura, sono messe a disposizione dei richiedenti.

Inoltre, i dispositivi di ricezione elettronica delle domande garantiscono la sicurezza e la riservatezza. Garantiscono inoltre che possano essere stabilite con precisione l’ora e la data esatte di ricezione delle domande.

3.   Quando la domanda è presentata mediante lettera, i richiedenti scelgono fra le seguenti modalità:

a)	per via postale oppure tramite corriere: in questi casi l’invito a presentare proposte precisa che vale la data di spedizione, della quale fa fede il timbro postale o la data della ricevuta di deposito;

b)	mediante deposito presso gli uffici dell’istituzione, direttamente o tramite qualsiasi mandatario del richiedente, nel qual caso l’invito a presentare proposte precisa l’ufficio al quale le domande sono consegnate contro ricevuta firmata e datata.

CAPO 3

Procedura di concessione

Articolo 196

Contenuto delle domande di sovvenzione

(Articolo 131 del regolamento finanziario)

1.   Le domande vanno presentate mediante il modulo redatto in base alle norme comuni stabilite a norma dell’articolo 192, lettera a), e messo a disposizione dagli ordinatori responsabili, e nel rispetto dei criteri stabiliti nell’atto di base e nell’invito a presentare proposte.

I documenti giustificativi di cui all’articolo 131, paragrafo 3, secondo comma, del regolamento finanziario possono consistere, in particolare, nel conto profitti e perdite e nel bilancio patrimoniale dell’ultimo esercizio chiuso.

2.   Il bilancio previsionale dell’azione o del programma di lavoro allegato alla domanda deve essere in pareggio tra entrate e spese, fatte salve le provvigioni per imprevisti o le eventuali variazioni dei tassi di cambio che possono essere autorizzate in casi debitamente motivati, e deve indicare i costi ammissibili stimati dell’azione o del programma di lavoro.

3.   Quando la domanda riguarda la sovvenzione di un’azione per un importo superiore a 750 000 EUR oppure una sovvenzione di funzionamento d’importo superiore a 100 000 EUR, a tale domanda si deve presentare la relazione della revisione contabile effettuata da un revisore dei conti esterno riconosciuto. La relazione certifica i conti riguardanti l’ultimo esercizio per il quale i conti sono disponibili.

Il primo comma del presente paragrafo si applica soltanto alla prima domanda presentata dallo stesso beneficiario presso un ordinatore responsabile nel corso di uno stesso esercizio finanziario.

In caso di convenzioni tra la Commissione e più beneficiari, le soglie di cui al primo comma si applicano a ciascun beneficiario.

Nel caso dei partenariati di cui all’articolo 178, la relazione di revisione contabile di cui al primo comma del presente paragrafo, relativa agli ultimi due esercizi per i quali sono disponibili i conti, dev’essere presentata prima della firma della convenzione quadro di partenariato o della notifica della decisione quadro di partenariato.

In funzione di una valutazione dei rischi, l’ordinatore responsabile può rinunciare a imporre l’obbligo della relazione di revisione contabile di cui al primo comma agli istituti d’istruzione e di formazione e, nel caso di convenzioni con più beneficiari, ai beneficiari che hanno accettato responsabilità solidali e congiunte o ai quali non sono attribuite responsabilità finanziarie.

Il primo comma del presente paragrafo non si applica agli organismi pubblici e alle organizzazioni internazionali di cui all’articolo 43.

4.   Il richiedente indica le fonti e gli importi dei finanziamenti dell’Unione ricevuti o chiesti per la stessa azione o parte di azione ovvero per il proprio funzionamento nel corso dello stesso esercizio nonché ogni altro finanziamento ricevuto o chiesto per la stessa azione.

Articolo 197

Prova di non esclusione

(Articolo 131 del regolamento finanziario)

Tranne nei casi di cui all’articolo 131, paragrafo 4, lettere a) e b), del regolamento finanziario, i richiedenti dichiarano sull’onore di non trovarsi in una delle situazioni elencate all’articolo 106, paragrafo 1, e all’articolo 107 del regolamento finanziario. In funzione di una analisi dei rischi, l’ordinatore responsabile può esigere che i richiedenti prescelti forniscano i mezzi di prova di cui all’articolo 143. Se richiesto dall’ordinatore responsabile, i richiedenti prescelti sono tenuti a produrre tali prove, tranne in caso d’impossibilità materiale riconosciuta dall’ordinatore responsabile o se i mezzi di prova sono stati già presentati nell’ambito di un’altra procedura di aggiudicazione d’appalto o di concessione di sovvenzione, purché i documenti non siano stati rilasciati da oltre un anno e siano tuttora validi.

Articolo 198

Richiedenti privi di personalità giuridica

(Articolo 131 del regolamento finanziario)

Se la domanda di sovvenzione è presentata da un richiedente non avente personalità giuridica, ai sensi dell’articolo 131, paragrafo 2, del regolamento finanziario, i rappresentanti di tale richiedente dimostrano di avere la capacità di assumere impegni giuridici in suo nome e che il richiedente possiede capacità finanziarie e operative equivalenti a quelle delle persone giuridiche.

Articolo 199

Entità che formano un unico richiedente

(Articolo 131 del regolamento finanziario)

Allorché varie entità soddisfano i criteri per la richiesta di una sovvenzione e insieme costituiscono una sola entità, quest’ultima può essere considerata richiedente unico dall’ordinatore responsabile purché le entità partecipanti all’azione o al programma di lavoro proposti siano indicate nella domanda come facenti parte del richiedente.

Articolo 200

Sanzioni finanziarie e amministrative

(Articolo 131 del regolamento finanziario)

Ai richiedenti che hanno dichiarato il falso, sono incorsi in gravi errori o hanno commesso irregolarità o frodi, possono essere irrogate sanzioni finanziarie e/o amministrative, secondo le modalità stabilite all’articolo 145.

Siffatte sanzioni finanziarie e/o amministrative possono essere irrogate anche ai beneficiari che hanno gravemente violato i loro obblighi contrattuali.

Articolo 201

Criteri di ammissibilità

(Articolo 131 del regolamento finanziario)

1.   I criteri di ammissibilità sono indicati nell’invito a presentare proposte.

2.   I criteri di ammissibilità stabiliscono le condizioni di partecipazione agli inviti a presentare proposte. Tali criteri sono determinati tenendo in debito conto gli obiettivi dell’azione e rispettano i principi di trasparenza e di non discriminazione.

Articolo 202

Criteri di selezione

(Articolo 132, paragrafo 1, del regolamento finanziario)

1.   I criteri di selezione sono pubblicati nell’invito a presentare proposte e permettono di valutare la capacità finanziaria e operativa del richiedente di realizzare l’azione o il programma di lavoro proposti.

2.   Il richiedente deve disporre di fonti di finanziamento stabili e sufficienti per mantenere la sua attività durante il periodo di realizzazione dell’azione o l’esercizio sovvenzionato e partecipare al suo finanziamento. Deve disporre delle competenze e qualificazioni professionali richieste per portare a termine l’azione o il programma di lavoro proposti, salvo disposizioni speciali dell’atto di base.

3.   La verifica della capacità finanziaria e operativa si basa in particolare sull’analisi di ciascuno dei documenti giustificativi di cui all’articolo 196, richiesti dall’ordinatore responsabile nell’invito a presentare proposte.

L’ordinatore responsabile chiede ai richiedenti di fornire un’adeguata documentazione qualora nell’invito a presentare proposte non siano stati prescritti documenti giustificativi ed egli abbia dubbi sulla loro capacità finanziaria od operativa.

Nel caso dei partenariati di cui all’articolo 178, la verifica è effettuata prima della firma della convenzione quadro di partenariato o della notifica della decisione quadro di partenariato.

Articolo 203

Criteri di concessione

(Articolo 132, paragrafo 2, del regolamento finanziario)

1.   I criteri di concessione sono pubblicati nell’invito a presentare proposte.

2.   I criteri di concessione permettono di assegnare le sovvenzioni o alle azioni che rendono massima l’efficacia globale del programma dell’Unione che esse attuano, oppure agli organismi il cui programma di lavoro persegue lo stesso risultato. Questi criteri sono definiti in modo da garantire anche la buona gestione dei fondi dell’Unione.

L’applicazione dei criteri di concessione permette di selezionare progetti di azioni o programmi di lavoro che assicurano alla Commissione il rispetto dei suoi obiettivi e priorità e garantiscono la visibilità del finanziamento dell’Unione.

3.   I criteri di concessione sono definiti in modo da renderne possibile la successiva valutazione.

Articolo 204

Valutazione delle domande e concessione

(Articolo 133 del regolamento finanziario)

1.   L’ordinatore responsabile nomina un comitato di valutazione, a meno che la Commissione non decida altrimenti nell’ambito di un programma settoriale specifico.

Il comitato comprende un numero minimo di tre persone, in rappresentanza di non meno di due entità organizzative delle istituzioni o degli organismi di cui agli articoli 62 e 208 del regolamento finanziario, senza rapporto gerarchico tra loro. Al fine di prevenire qualsiasi situazione di conflitto d’interessi, tali persone sono soggette agli obblighi di cui all’articolo 57 del regolamento finanziario.

Presso le rappresentanze e le unità locali di cui all’articolo 72 del presente regolamento nonché negli organismi delegati di cui agli articoli 62 e 208 del regolamento finanziario, se mancano entità distinte non si applica l’obbligo dell’assenza di rapporto gerarchico tra le entità organizzative.

Esperti esterni possono assistere il comitato per decisione dell’ordinatore responsabile. L’ordinatore responsabile si accerta che tali esperti rispettino gli obblighi di cui all’articolo 57 del regolamento finanziario.

2.   All’occorrenza, l’ordinatore responsabile divide la procedura in più fasi. Le norme procedurali sono indicate nell’invito a presentare proposte.

Se un invito a presentare proposte prevede una procedura di presentazione in due fasi, soltanto i richiedenti la cui proposta soddisfi i criteri di valutazione stabiliti per la prima fase sono invitati a presentare una proposta completa nella seconda fase.

Se un invito a presentare proposte prevede una procedura di valutazione in due fasi, sono sottoposte alla valutazione successiva soltanto le proposte che superano la prima fase in base a una valutazione effettuata secondo una serie limitata di criteri.

I richiedenti la cui proposta venga respinta in una delle fasi sono informati a norma dell’articolo 133, paragrafo 3, del regolamento finanziario.

Ogni fase successiva della procedura deve essere chiaramente distinta da quella precedente.

Nel corso di una medesima procedura non devono essere forniti più di una volta gli stessi documenti e informazioni.

3.   Il comitato di valutazione o eventualmente l’ordinatore responsabile può chiedere al richiedente di fornire informazioni supplementari o chiarimenti riguardo ai documenti giustificativi inerenti alla domanda, purché tali informazioni o chiarimenti non modifichino in modo sostanziale la proposta. Conformemente all’articolo 96 del regolamento finanziario, in caso di evidenti errori amministrativi il comitato di valutazione o l’ordinatore responsabile può astenersi dalla richiesta soltanto in casi debitamente motivati. L’ordinatore responsabile mette opportunamente agli atti i contatti avuti con i richiedenti nel corso della procedura.

4.   Alla fine dei lavori del comitato di valutazione, i membri firmano un verbale che riprende tutte le proposte esaminate, con la valutazione della loro qualità e l’indicazione di quelle che possono beneficiare di un finanziamento. Tale verbale può essere firmato mediante un sistema computerizzato che consenta un’autenticazione sufficiente del firmatario.

Se necessario, il verbale determina una classifica delle proposte esaminate e fornisce raccomandazioni circa l’importo massimo da concedere ed eventuali modifiche non sostanziali della domanda di sovvenzione.

Il verbale è conservato a fini di riferimento ulteriore.

5.   L’ordinatore responsabile può invitare il richiedente a modificare la proposta alla luce delle raccomandazioni del comitato di valutazione. L’ordinatore responsabile mette opportunamente agli atti i contatti avuti con i richiedenti nel corso della procedura.

Dopo la valutazione, l’ordinatore responsabile prende una decisione che comprende almeno quanto segue:

a)	l’oggetto e l’importo globale della decisione;

b)	il nome dei richiedenti prescelti, il titolo delle azioni, gli importi considerati e le motivazioni della scelta, anche quando non condivida il parere del comitato di valutazione;

c)	i nominativi dei richiedenti esclusi e i motivi dell’esclusione.

6.   Le disposizioni dei paragrafi 1, 2 e 4 del presente articolo non sono obbligatorie per la concessione di sovvenzioni a norma dell’articolo 190 del presente regolamento e dell’articolo 125, paragrafo 7, del regolamento finanziario.

Articolo 205

Informazione dei richiedenti

(Articolo 133 del regolamento finanziario)

I richiedenti esclusi sono informati quanto prima del risultato della valutazione della propria domanda, e in ogni caso entro 15 giorni di calendario dalla comunicazione ai richiedenti prescelti.

CAPO 4

Pagamento e controllo

Articolo 206

Garanzia di prefinanziamento

(Articolo 134 del regolamento finanziario)

1.   Per limitare i rischi finanziari inerenti al versamento dei prefinanziamenti, l’ordinatore responsabile può esigere, in funzione di una valutazione dei rischi, che il beneficiario costituisca preliminarmente una garanzia d’importo massimo pari all’importo del prefinanziamento, tranne nel caso delle sovvenzioni di valore modesto, oppure può frazionare il prefinanziamento in più versamenti.

2.   La garanzia eventualmente richiesta è soggetta alla valutazione e all’accettazione dell’ordinatore responsabile.

La garanzia deve coprire un periodo sufficiente per consentire di farla valere.

3.   La garanzia è fornita da un istituto bancario o finanziario riconosciuto, avente sede in uno degli Stati membri. Nel caso che il beneficiario risieda in un paese terzo, l’ordinatore responsabile può accettare la garanzia fornita da un istituto bancario o finanziario stabilito in quel paese terzo, se ritiene che questa presenti garanzie e caratteristiche equivalenti a quelle fornite da un istituto bancario o finanziario avente sede in uno Stato membro.

A richiesta del beneficiario e previa accettazione dell’ordinatore responsabile, la garanzia di cui al primo comma può essere sostituita da una fideiussione con vincolo di solidarietà prestata da un terzo o da una garanzia solidale, irrevocabile e incondizionata dei beneficiari di un’azione che sono parti della medesima convenzione o decisione di sovvenzione.

Tale garanzia è costituita in euro.

Essa ha lo scopo di rendere l’istituto bancario o finanziario, il terzo o gli altri beneficiari garanti in solido irrevocabilmente o garanti a prima richiesta delle obbligazioni del beneficiario della sovvenzione.

4.   La garanzia è liberata in base alla liquidazione del prefinanziamento, mediante deduzione dai pagamenti intermedi o di saldo effettuati a favore del beneficiario, alle condizioni previste nella convenzione o decisione di sovvenzione.

Articolo 207

Giustificativi delle domande di pagamento

(Articolo 135 del regolamento finanziario)

1.   Per ogni sovvenzione, il prefinanziamento può essere frazionato in più versamenti nel rispetto del principio della sana gestione finanziaria.

Il versamento integrale del nuovo prefinanziamento è subordinato all’utilizzo di almeno il 70 % dell’importo totale di ogni prefinanziamento precedente.

Se l’utilizzo del prefinanziamento precedente è inferiore al 70 %, l’importo del nuovo prefinanziamento è ridotto in misura equivalente agli importi non utilizzati del prefinanziamento precedente.

Ogni domanda di nuovo pagamento va corredata della nota delle spese sostenute dal beneficiario.

2.   Il beneficiario autocertifica che le informazioni figuranti nelle domande di pagamento sono complete, affidabili e veritiere, fatto salvo il disposto dell’articolo 110. Inoltre, egli certifica che i costi sostenuti possono essere considerati ammissibili a norma della convenzione o decisione di sovvenzione, e che le domande di pagamento sono corroborate da documenti giustificativi adeguati e verificabili.

3.   In base a una valutazione dei rischi, l’ordinatore responsabile può chiedere, come giustificativo di ogni pagamento, un certificato relativo ai rendiconti finanziari dell’azione o del programma di lavoro e ai relativi conti, rilasciato da un revisore dei conti esterno riconosciuto o, nel caso di organismi pubblici, da un pubblico funzionario competente e indipendente. Il certificato è allegato alla domanda di pagamento. Nel certificato si deve attestare, secondo la metodologia approvata dall’ordinatore responsabile e sulla base di procedure concordate conformi alle norme internazionali, che i costi dichiarati dal beneficiario nei rendiconti finanziari sui quali si basa la domanda di pagamento rispondono alla verità, sono accuratamente registrati e sono ammissibili a norma della convenzione o decisione di sovvenzione.

In casi specifici e debitamente motivati, l’ordinatore responsabile può richiedere il certificato sotto forma di parere o in un altro formato previsto dalle norme internazionali.

Il certificato relativo ai rendiconti finanziari e ai relativi conti è obbligatorio per i pagamenti intermedi e per i pagamenti a titolo di saldo nei seguenti casi:

a)	sovvenzioni per un’azione per le quali l’importo assegnato nella forma di cui all’articolo 123, paragrafo 1, lettera a), del regolamento finanziario è pari o superiore a 750 000 EUR, se gli importi cumulativi delle domande di pagamento in quella forma ammontano ad almeno 325 000 EUR;

b)	sovvenzioni di funzionamento per le quali l’importo assegnato nella forma di cui all’articolo 123, paragrafo 1, lettera a), del regolamento finanziario è pari o superiore a 100 000 EUR.

In funzione di una valutazione dei rischi, l’ordinatore responsabile può inoltre esentare dall’obbligo di presentare il certificato relativo ai rendiconti finanziari e ai relativi conti i seguenti beneficiari:

a)	gli organismi pubblici e le organizzazioni internazionali di cui all’articolo 43;

b)	i beneficiari di sovvenzioni in materia di aiuto umanitario, interventi urgenti di protezione civile e di gestione delle situazioni di crisi, salvo per il pagamento del saldo;

c)

per i pagamenti del saldo, i beneficiari di sovvenzioni in materia di aiuto umanitario che hanno firmato una convenzione quadro di partenariato o ai quali è stata notificata una decisione quadro di partenariato di cui all’articolo 178 ed hanno un sistema di controllo che offre garanzie equivalenti per quei pagamenti;

d)	i beneficiari di più sovvenzioni, i quali abbiano fornito una certificazione indipendente che offre garanzie equivalenti relativamente ai sistemi di controllo e alla metodologia utilizzata per la predisposizione delle domande.

L’ordinatore responsabile può inoltre esentare dall’obbligo di presentare il certificato relativo ai rendiconti finanziari e ai relativi conti nei casi in cui la revisione contabile è stata svolta o verrà svolta direttamente da funzionari della Commissione o da un organismo abilitato a svolgerla per suo conto, che offre assicurazioni equivalenti in merito ai costi dichiarati.

In caso di convenzione tra la Commissione e più beneficiari, le soglie di cui al terzo comma, lettere a) e b), si applicano a ciascun beneficiario.

4.   In funzione di una valutazione dei rischi, l’ordinatore responsabile può richiedere, a sostegno di qualsiasi pagamento, una relazione sulla verifica operativa, redatta da un terzo indipendente riconosciuto dall’ordinatore responsabile. Ove richiesto dall’ordinatore responsabile, la relazione sulla verifica è allegata alla domanda di pagamento e i corrispondenti costi sono ammissibili alle stesse condizioni applicabili ai costi inerenti ai certificati di revisione contabile stabilite all’articolo 126 del regolamento finanziario. La relazione sulla verifica deve attestare che la verifica operativa è stata svolta secondo una metodologia approvata dall’ordinatore responsabile e se l’azione o il programma di lavoro sono stati effettivamente attuati conformemente alle condizioni stabilite nella convenzione o decisione di sovvenzione.

Articolo 208

Sospensione e riduzione della sovvenzione

(Articolo 135 del regolamento finanziario)

1.   L’esecuzione della convenzione o decisione di sovvenzione, la partecipazione di un beneficiario alla loro esecuzione ovvero i pagamenti possono essere sospesi allo scopo di verificare se siano stati effettivamente commessi presunti errori sostanziali, irregolarità, frodi o violazione degli obblighi. Se non sono confermati, l’esecuzione riprende quanto prima.

2.   In caso d’inesecuzione o di esecuzione difettosa, parziale o tardiva dell’azione o del programma di lavoro autorizzato, l’ordinatore responsabile, dopo aver dato al beneficiario l’opportunità di presentare osservazioni, riduce la sovvenzione o la recupera proporzionalmente, in funzione della fase della procedura.

CAPO 5

Esecuzione

Articolo 209

Appalti di esecuzione

(Articolo 137 del regolamento finanziario)

1.   Fatta salva l’applicazione della direttiva 2004/18/CE, quando l’esecuzione dell’azione o del programma di lavoro richiede l’aggiudicazione di appalti, il beneficiario della sovvenzione, evitando ogni conflitto d’interessi, aggiudica l’appalto all’offerta più vantaggiosa o, se del caso, all’offerta che presenta il prezzo più basso.

2.   Quando l’attuazione dell’azione o del programma di lavoro richiede l’aggiudicazione di un appalto di valore superiore a 60 000 EUR, l’ordinatore responsabile può prescrivere al beneficiario di osservare determinate norme specifiche oltre a quelle di cui al paragrafo 1.

Tali norme sono basate sulle norme contenute nel regolamento finanziario e sono stabilite tenendo conto in particolare del valore degli appalti di cui trattasi, dell’entità relativa del contributo dell’Unione rispetto al costo totale dell’azione e dei rischi correlati. Le norme specifiche sono incluse nella decisione o convenzione di sovvenzione.

Articolo 210

Sostegno finanziario a terzi

(Articolo 137 del regolamento finanziario)

Sempre che gli obiettivi o i risultati da conseguire siano indicati in modo sufficientemente particolareggiato nelle condizioni di cui all’articolo 137, paragrafo 1, del regolamento finanziario, il margine discrezionale può considerarsi escluso se la decisione o convenzione di sovvenzione specifica anche quanto segue:

a)	l’importo massimo del sostegno finanziario che può essere versato a terzi, che non deve essere superiore a 60 000 EUR, a meno che esso non sia l’obiettivo primario dell’azione, e i criteri da applicare per determinare l’importo esatto;

b)	i diversi tipi di attività che possono beneficiare del sostegno finanziario, sulla base di un elenco tassativo;

c)	la definizione delle persone o delle categorie di persone che possono beneficiare di tale sostegno finanziario e i criteri per attribuirlo.

TITOLO VII

PREMI

Articolo 211

Programmazione

(Articolo 138, paragrafo 2, del regolamento finanziario)

1.   Ogni ordinatore responsabile predispone un programma di lavoro annuale o pluriennale in materia di premi. Il programma è adottato dall’istituzione interessata e viene pubblicato al più presto, e comunque entro il 31 marzo dell’anno d’esecuzione, sul sito internet dell’istituzione dedicato ai premi.

Nel programma di lavoro figurano il periodo interessato, l’eventuale atto di base, gli obiettivi perseguiti, i risultati attesi nonché il calendario indicativo dei concorsi con indicazione del rispettivo importo indicativo del premio.

Il programma di lavoro contiene inoltre le informazioni di cui all’articolo 94 affinché la decisione che lo adotta sia considerata la decisione di finanziamento relativa ai premi dell’esercizio in questione.

2.   Per apportare eventuali modifiche sostanziali al programma di lavoro, è necessario procedere per ciascuna modifica all’adozione e alla pubblicazione supplementare, secondo le modalità di cui al paragrafo 1.

Articolo 212

Regole di concorso

(Articolo 138, paragrafo 2, del regolamento finanziario)

1.   Le regole di concorso dispongono quanto segue:

a)

le condizioni di partecipazione, che stabiliscono almeno: i) i criteri di ammissibilità; ii) le modalità e il termine finale di iscrizione dei partecipanti, se necessaria, e di presentazione delle proposte, alle condizioni previste al paragrafo 2; iii) l’esclusione dei partecipanti che si trovano in una delle situazioni di cui all’articolo 106, paragrafo 1, e agli articoli 107, 108 e 109 del regolamento finanziario; iv) la responsabilità esclusiva dei partecipanti in caso di azioni legali inerenti alle attività svolte nell’ambito del concorso; v) l’accettazione da parte dei vincitori dei controlli e delle revisioni contabili della Commissione, dell’OLAF e della Corte dei conti nonché degli obblighi in materia di pubblicità specificati dalle regole del concorso; vi) che al concorso si applica il diritto dell’Unione, integrato se necessario dal diritto nazionale indicato nelle regole del concorso; vii) il giudice o il tribunale arbitrale competente per le controversie; viii) che ai partecipanti che hanno dichiarato il falso, ovvero hanno commesso irregolarità o frodi, possono essere irrogate sanzioni finanziarie o amministrative, secondo le modalità stabilite all’articolo 145 e in proporzione al valore dei premi;

b)	i criteri di attribuzione, tali da consentire di valutare la qualità delle proposte rispetto agli obiettivi perseguiti e ai risultati attesi nonché di stabilire obiettivamente il vincitore;

c)	l’importo del premio o dei premi;

d)	le modalità di versamento dei premi ai vincitori dopo l’attribuzione.

Ai fini del primo comma, lettera a), punto i), i beneficiari di sovvenzioni dell’Unione sono ammissibili, se non altrimenti disposto dalle regole del concorso.

Ai fini del primo comma, lettera a), punto vi), può essere prevista una deroga in caso di partecipazione di organizzazioni internazionali.

2.   Per la presentazione delle proposte l’ordinatore responsabile sceglie mezzi di comunicazione a carattere non discriminatorio e che non hanno l’effetto di limitare l’accesso dei partecipanti al concorso.

I mezzi di comunicazione prescelti permettono di garantire il rispetto delle seguenti condizioni:

a)	che ogni proposta contenga tutte le informazioni necessarie per la sua valutazione;

b)	che sia tutelata l’integrità dei dati;

c)	che sia tutelata la riservatezza delle proposte;

d)	che sia assicurato il rispetto dei requisiti in materia di protezione dei dati personali a norma del regolamento (CE) n. 45/2001.

3.   Le regole di concorso possono fissare le condizioni di annullamento del concorso, in particolare nel caso in cui i suoi obiettivi non possano essere conseguiti oppure quando risulterebbe vincitrice una persona fisica o giuridica che non soddisfa le condizioni di partecipazione.

4.   Le regole di concorso sono pubblicate sul sito internet delle istituzioni dell’Unione. Inoltre, possono essere pubblicate con ogni altro mezzo adeguato, in particolare la Gazzetta ufficiale dell’Unione europea, qualora sia necessario garantire ulteriore pubblicità presso i potenziali partecipanti. Le regole di concorso possono essere pubblicate a decorrere dall’adozione della decisione di finanziamento di cui all’articolo 84 del regolamento finanziario, anche nel corso dell’anno precedente l’esecuzione del bilancio. Anche ogni modifica del testo delle regole di concorso va pubblicata secondo le stesse modalità.

Articolo 213

Pubblicazione ex post

(Articolo 138, paragrafo 2, del regolamento finanziario)

1.   Le informazioni relative ai premi attribuiti nel corso dell’esercizio finanziario sono pubblicate conformemente all’articolo 21.

2.   Dopo la pubblicazione di cui al paragrafo 1, la Commissione trasmette al Parlamento europeo e al Consiglio, su loro richiesta, una relazione riguardante:

a)	il numero di partecipanti dell’anno precedente;

b)	il numero di partecipanti e la percentuale di proposte prescelte per ogni concorso;

c)	l’elenco degli esperti che hanno fatto parte dei gruppi di valutazione dell’anno precedente, con indicazione della procedura con cui sono stati selezionati.

Articolo 214

Valutazione

(Articolo 138, paragrafo 3, del regolamento finanziario)

1.   Ai fini della valutazione delle proposte, l’ordinatore responsabile designa un gruppo composto da un numero minimo di tre esperti, che possono essere esperti esterni o persone in rappresentanza di non meno di due entità organizzative delle istituzioni o degli organismi di cui agli articoli 62 e 208 del regolamento finanziario, senza rapporto gerarchico tra loro, tranne nelle rappresentanze e negli organismi locali di cui all’articolo 72 nonché negli organismi delegati di cui agli articoli 62 e 208 del regolamento finanziario, se mancano entità distinte.

Gli esperti di cui al primo comma devono soddisfare i requisiti in materia di conflitto d’interessi stabiliti all’articolo 57 del regolamento finanziario.

Gli esperti esterni dichiarano di non trovarsi in una situazione di conflitto d’interessi al momento della nomina e di impegnarsi a informare l’ordinatore responsabile dell’eventuale insorgenza di un conflitto d’interessi nel corso della procedura di valutazione.

2.   Alla fine dei lavori del gruppo, i membri firmano un verbale che riprende tutte le proposte esaminate, con la valutazione della loro qualità e l’indicazione di quelle che possono essere premiate. Il verbale può essere firmato mediante un sistema computerizzato che consenta un’autenticazione sufficiente del firmatario.

Il verbale di cui al primo comma è conservato a fini di riferimento ulteriore.

3.   L’ordinatore responsabile decide quindi se attribuire o no i premi. Tale decisione precisa inoltre quanto segue:

a)	l’oggetto e l’importo totale degli eventuali premi attribuiti;

b)	i nominativi degli eventuali vincitori, l’importo dei premi attribuiti a ciascun vincitore e i motivi della scelta;

c)	i nominativi dei partecipanti esclusi e i motivi dell’esclusione.

Articolo 215

Informazione e notifica

(Articolo 138, paragrafo 3, del regolamento finanziario)

1.   I partecipanti sono informati quanto prima del risultato della valutazione della propria proposta, e in ogni caso entro 15 giorni di calendario dalla decisione di attribuzione presa dall’ordinatore responsabile.

2.   La decisione di attribuzione del premio è notificata al vincitore e costituisce l’impegno giuridico a norma dell’articolo 86 del regolamento finanziario.

TITOLO VIII

STRUMENTI FINANZIARI

Articolo 216

Selezione delle entità incaricate dell’attuazione degli strumenti finanziari di gestione indiretta

(Articolo 139 del regolamento finanziario)

1.   Ai fini dell’attuazione degli strumenti finanziari di gestione indiretta, la Commissione deve avere la prova che l’entità delegata soddisfa le condizioni di cui all’articolo 60, paragrafo 2, del regolamento finanziario. Una volta ottenuta questa prova, essa rimane valida per qualsiasi futura attuazione degli strumenti finanziari da parte dell’entità interessata, a meno che non vengano apportate modifiche sostanziali ai sistemi, alle norme e alle procedure delle entità delegate cui si applicano tali condizioni.

2.   Per la selezione delle entità incaricate dell’attuazione degli strumenti finanziari a norma dell’articolo 61, paragrafo 2, del regolamento finanziario, la Commissione pubblica un invito alle entità delegate potenziali. Tale invito include i criteri di selezione e di aggiudicazione.

L’invito di cui al primo comma specifica altresì se l’entità delegata è tenuta ad assegnare le proprie risorse finanziarie allo strumento finanziario in questione oppure a condividere i rischi. Se tale indicazione è presente, e se è necessario per ridurre i rischi di conflitti di interessi, l’invito specifica altresì che l’entità delegata è tenuta a proporre misure in materia di allineamento degli interessi di cui all’articolo 140, paragrafo 2, del regolamento finanziario. Le misure relative all’allineamento degli interessi sono incluse nell’accordo dello strumento finanziario in questione.

La Commissione avvia un dialogo trasparente e obiettivo con le entità che soddisfano i criteri di selezione, evitando di dare luogo a conflitti di interessi. Dopo il dialogo, la Commissione firma accordi di delega con la o le entità che hanno presentato le proposte economicamente più vantaggiose, precisando se la modalità prevista è l’assegnazione delle loro risorse finanziarie o la condivisione dei rischi.

3.   La Commissione può avviare negoziati diretti con potenziali entità delegate prima di firmare gli accordi di delega quando l’entità delegata è designata nel pertinente atto di base o menzionata all’articolo 58, paragrafo 1, lettera c), punto iii), del regolamento finanziario, o in casi eccezionali debitamente giustificati e adeguatamente documentati, in particolare se:

a)	nessuna proposta idonea è stata presentata a seguito di un invito alle entità incaricate potenziali;

b)	strumenti finanziari con caratteristiche specifiche esigono un particolare tipo di entità delegata, in forza della sua competenza tecnica, del suo alto grado di specializzazione o del suo potere amministrativo;

c)	per motivi di estrema urgenza determinata da avvenimenti imprevedibili non imputabili all’Unione, è impossibile rispettare la procedura di cui al paragrafo 2.

Articolo 217

Contenuto degli accordi di delega con le entità incaricate dell’attuazione degli strumenti finanziari di gestione indiretta

(Articolo 139 del regolamento finanziario)

Oltre ai requisiti di cui all’articolo 40, l’accordo di delega con le entità incaricate dell’attuazione degli strumenti finanziari comprende disposizioni adeguate per assicurare il rispetto dei principi e delle condizioni stabiliti all’articolo 140 del regolamento finanziario. In particolare gli accordi di delega comprendono:

a)	la descrizione dello strumento finanziario, compresa la sua strategia o politica di investimento, il tipo di sostegno fornito, i criteri di ammissibilità degli intermediari finanziari e dei destinatari, nonché gli ulteriori requisiti operativi che recepiscono gli obiettivi dello strumento;

b)	la forchetta di valori obiettivo necessaria per ottenere un effetto moltiplicatore;

c)	una definizione delle attività non ammissibili e dei criteri di esclusione;

d)	disposizioni atte a garantire l’allineamento degli interessi e a far fronte a potenziali conflitti di interessi;

e)	disposizioni per la selezione degli intermediari finanziari a norma dell’articolo 139, paragrafo 4, secondo comma, del regolamento finanziario e per la creazione di veicoli di investimento dedicati, se del caso;

f)	disposizioni relative alla responsabilità dell’entità delegata e delle altre entità che partecipano all’attuazione dello strumento finanziario;

g)	disposizioni sulla composizione delle controversie;

h)	disposizioni sulla governance dello strumento finanziario;

i)	disposizioni riguardanti l’utilizzo e il riutilizzo del contributo dell’Unione conformemente all’articolo 140, paragrafo 6, del regolamento finanziario;

j)

disposizioni relative alla gestione dei contributi dell’Unione e dei conti fiduciari, compresi i rischi di controparte, le operazioni di tesoreria accettabili, le responsabilità delle parti, le azioni correttive in caso di saldi eccessivi sui conti fiduciari, la documentazione e la trasmissione di relazioni;

k)	disposizioni relative alla remunerazione dell’entità delegata, comprese le commissioni di gestione, e al calcolo e al versamento dei costi e delle tasse di gestione all’entità delegata conformemente all’articolo 218;

l)

se del caso, disposizioni relative a un insieme di condizioni per i contributi dei fondi di cui all’articolo 175 del regolamento finanziario, in particolare del Fondo europeo di sviluppo regionale, del Fondo sociale europeo, del Fondo di coesione, del Fondo europeo agricolo per lo sviluppo rurale e del futuro Fondo per gli affari marittimi e la pesca (di seguito «Fondi del QSC»);

m)	disposizioni sulla durata, la possibilità di proroga e la risoluzione dello strumento finanziario, comprese le condizioni relative alla chiusura anticipata e, se del caso, le strategie di uscita;

n)	disposizioni per il controllo dell’attuazione del sostegno agli intermediari finanziari e ai destinatari finali, anche attraverso relazioni a cura degli intermediari finanziari;

o)	se del caso, il tipo e la natura delle eventuali operazioni di copertura di cui all’articolo 219.

Articolo 218

Costi e tasse di gestione versati alle entità incaricate

(Articolo 139 del regolamento finanziario)

1.   La Commissione remunera le entità incaricate dell’attuazione di uno strumento finanziario mediante onorari legati alle prestazioni, il rimborso delle spese straordinarie e, se l’entità delegata gestisce la tesoreria dello strumento finanziario, onorari per la gestione della tesoreria.

2.   Gli onorari basati sulle prestazioni comprendono le spese amministrative destinate a remunerare l’entità delegata per il lavoro svolto nell’attuazione di uno strumento finanziario. Se del caso, possono anche comprendere incentivi legati alle politiche per promuovere la realizzazione degli obiettivi strategici o promuovere i buoni risultati finanziari dello strumento finanziario.

Articolo 219

Norme specifiche riguardanti i conti fiduciari nell’ambito della gestione indiretta

(Articolo 139 del regolamento finanziario)

1.   Le entità incaricate dell’attuazione degli strumenti finanziari possono aprire conti fiduciari a norma dell’articolo 68, paragrafo 7, del regolamento finanziario, a proprio nome ed esclusivamente per conto della Commissione. Le entità delegate trasmettono i relativi estratti conto al servizio competente della Commissione.

2.   I conti fiduciari dispongono di un’appropriata liquidità e le attività detenute su tali conti fiduciari sono gestite nel rispetto del principio della sana gestione finanziaria e seguono adeguate norme prudenziali, conformemente all’articolo 140, paragrafo 7, del regolamento finanziario.

3.   Per l’attuazione degli strumenti finanziari, le entità delegate non effettuano operazioni di copertura a fini speculativi. Il tipo e la natura delle operazioni di copertura sono approvati ex ante dalla Commissione e inseriti negli accordi di delega di cui all’articolo 217.

Articolo 220

Strumenti finanziari attuati in modalità di gestione diretta

(Articolo 139 del regolamento finanziario)

1.   In casi eccezionali, gli strumenti finanziari possono essere attuati in gestione diretta a norma dell’articolo 139, paragrafo 4, del regolamento finanziario, con le seguenti modalità:

a)	un veicolo di investimento dedicato al quale la Commissione partecipa insieme ad altri investitori pubblici o privati, al fine di incrementare l’effetto moltiplicatore del contributo dell’Unione;

b)	prestiti, garanzie, partecipazioni e altri strumenti di condivisione dei rischi diversi dagli investimenti in veicoli di investimento dedicati, forniti direttamente ai destinatari finali o tramite intermediari finanziari.

2.   Per l’attuazione degli strumenti finanziari, la Commissione non effettua operazioni di copertura a fini speculativi. Il tipo e la natura delle operazioni di copertura sono approvati ex ante dalla Commissione e inseriti negli accordi conclusi con le entità che attuano lo strumento finanziario.

Articolo 221

Selezione degli intermediari finanziari, dei gestori dei veicoli d’investimento dedicati e dei destinatari finali

(Articolo 139 del regolamento finanziario)

1.   Quando la Commissione attua gli strumenti finanziari in gestione diretta o indiretta attraverso veicoli di investimento dedicati, tali veicoli sono istituiti conformemente alla legislazione di uno Stato membro. Essi possono anche essere istituiti in base alle leggi di un paese diverso da uno Stati membro nel settore delle azione esterne. I gestori di tali veicoli sono tenuti, per legge o per contratto, ad agire con la diligenza di un gestore professionale e in buona fede.

2.   I gestori dei veicoli di investimento dedicati di cui al paragrafo 1 e gli intermediari finanziari o i destinatari finali degli strumenti finanziari sono selezionati tenendo conto della natura dello strumento finanziario che sarà attuato, dell’esperienza e della capacità operativa e finanziaria delle entità interessate, e/o della redditività economica dei progetti dei destinatari finali. La scelta è trasparente e giustificata da ragioni oggettive e non deve generare conflitti di interessi.

3.   Nessun sostegno finanziario è concesso ai gestori dei veicoli di investimento dedicati, agli intermediari finanziari e ai destinatari finali che si trovano in una delle situazioni di cui all’articolo 106, paragrafo 1, e agli articoli 107, 108 e 109 del regolamento finanziario.

Articolo 222

Condizioni di utilizzo degli strumenti finanziari

(Articolo 140 del regolamento finanziario)

1.   Gli strumenti finanziari sono destinati a ovviare alle imperfezioni o alle lacune del mercato oppure a situazioni di investimento non ottimali e forniscono un sostegno soltanto ai destinatari finali ritenuti economicamente vitali nel momento in cui l’Unione concede un sostegno attraverso uno strumento finanziario.

2.   Gli strumenti finanziari forniscono ai destinatari finali un sostegno proporzionale. In particolare, il trattamento preferenziale accordato agli investitori che forniscono investimenti congiunti o condivisione dei rischi dovrebbe essere giustificato, proporzionato ai rischi assunti dagli investitori in uno strumento finanziario e limitato al minimo necessario per garantire il loro investimento o la condivisione dei rischi.

Articolo 223

Effetto moltiplicatore

(Articolo 140 del regolamento finanziario)

1.   Gli strumenti finanziari sono intesi a ottenere un effetto moltiplicatore del contributo dell’Unione, mobilitando un investimento globale che supera l’entità del contributo dell’Unione.

L’effetto moltiplicatore dei fondi dell’Unione è pari all’importo del finanziamento a favore dei destinatari finali ammissibili diviso per l’importo del contributo dell’Unione.

2.   La forchetta di valori obiettivo dell’effetto moltiplicatore si basa su una valutazione ex ante per il corrispondente strumento finanziario.

Articolo 224

Valutazione ex ante degli strumenti finanziari

(Articolo 140 del regolamento finanziario)

1.   Gli strumenti finanziari sono basati su valutazioni ex ante che identificano imperfezioni o lacune del mercato, oppure situazioni di investimento non ottimali e valutano gli investimenti necessari per il conseguimento degli obiettivi strategici.

2.   La valutazione ex ante deve dimostrare che le esigenze del mercato individuate non possono essere soddisfatte adeguatamente e tempestivamente attraverso attività orientate guidate dal mercato o tipi di intervento dell’Unione diversi dal finanziamento da parte di uno strumento finanziario, quali la regolamentazione, la liberalizzazione, la riforma o altre misure strategiche. Deve determinare la probabilità e gli eventuali costi delle distorsioni di mercato e dell’esclusione dei finanziamenti privati attraverso gli strumenti finanziari e individuare i metodi per ridurre al minimo gli effetti negativi di tali distorsioni.

3.   Conformemente al principio di sussidiarietà, la valutazione ex ante deve dimostrare che uno strumento finanziario a livello di Unione risponde alle esigenze del mercato in maniera più adeguata rispetto a strumenti finanziari simili a livello nazionale o regionale, inclusi quelli finanziati dai fondi del QSC. Nel valutare il valore aggiunto del contributo dell’Unione viene tenuto conto di fattori quali la difficoltà di accesso ai finanziamenti a livello nazionale, in particolare per i progetti transfrontalieri, le economie di scala o significativi effetti dimostrativi connessi alla diffusione delle migliori pratiche negli Stati membri.

4.   La valutazione ex ante deve individuare il metodo più efficiente per attuare lo strumento finanziario.

5.   La valutazione ex ante deve inoltre dimostrare che lo strumento finanziario previsto è compatibile con:

a)	gli strumenti finanziari nuovi ed esistenti, evitando sovrapposizioni indesiderabili e realizzando sinergie ed economie di scala;

b)	gli strumenti finanziari e altre forme di intervento pubblico che riguardano lo stesso contesto di mercato, evitando le contraddizioni e studiando eventuali sinergie.

6.   La valutazione ex ante deve determinare la proporzionalità dell’intervento previsto in relazione all’entità del deficit di finanziamento e all’atteso effetto moltiplicatore dello strumento finanziario previsto; deve inoltre esaminare gli effetti qualitativi supplementari, come la diffusione delle migliori pratiche, la promozione efficace degli obiettivi strategici dell’Unione nell’intera catena di attuazione o l’accesso a conoscenze specifiche disponibili presso i soggetti coinvolti nell’attuazione.

7.   La valutazione ex ante deve definire una serie di indicatori di risultato appropriati per gli strumenti finanziari proposti e precisare le realizzazioni, i risultati e l’impatto attesi.

8.   Una valutazione ex ante distinta degli strumenti finanziari viene effettuata unicamente quando tale valutazione, pienamente conforme ai criteri di cui ai paragrafi da 1 a 7, non è inclusa nella valutazione ex ante o in una valutazione dell’impatto del programma o dell’attività oggetto di un atto di base.

Articolo 225

Monitoraggio degli strumenti finanziari

(Articolo 140 del regolamento finanziario)

1.   Al fine di garantire un monitoraggio armonizzato degli strumenti finanziari di cui all’articolo 140, paragrafo 12, del regolamento finanziario, l’ordinatore responsabile predispone un sistema di monitoraggio allo scopo di contribuire a fornire una ragionevole garanzia che i fondi dell’Unione sono utilizzati conformemente all’articolo 32, paragrafo 2, del regolamento finanziario.

2.   Il sistema di monitoraggio è utilizzato per valutare i progressi compiuti nell’attuazione ai fini del conseguimento degli obiettivi strategici espressi negli indicatori di realizzazione e di risultato stabiliti conformemente alla valutazione ex ante, e per analizzare la conformità dell’attuazione con i requisiti definiti a norma dell’articolo 140, paragrafo 2, del regolamento finanziario e fornire la base per la relazione della Commissione a norma dell’articolo 38, paragrafo 5, e dell’articolo 140, paragrafo 8, del regolamento finanziario.

3.   Nel caso della gestione indiretta, il monitoraggio della Commissione si basa sulle relazioni e sui rendiconti trasmessi dalle entità delegate, sulle revisioni contabili disponibili e sui controlli effettuati dall’entità delegata, tenendo in debito conto la dichiarazione di gestione dell’entità delegata, nonché il parere dell’organismo di revisione contabile indipendente di cui all’articolo 60, paragrafo 5, del regolamento finanziario. La Commissione esamina le informazioni trasmesse dalle entità delegate e può effettuare controlli, anche a campione, agli opportuni livelli di attuazione fino ai destinatari finali.

Il monitoraggio da parte dell’entità delegata si basa sulle relazioni e sui rendiconti trasmessi dagli intermediari finanziari, sulle revisioni contabili disponibili e sui controlli effettuati dall’intermediario finanziario, tenendo in debito conto la dichiarazione di gestione dell’intermediario finanziario e il parere dei revisori indipendenti.

Se manca l’intermediario finanziario, l’entità delegata provvede direttamente a monitorare l’utilizzazione dello strumento finanziario sulla base delle relazioni e dei rendiconti trasmessi dai destinatari finali.

L’entità delegata riesamina, se del caso sulla base di un campione, le informazioni fornite dagli intermediari finanziari o dai destinatari finali ed effettua i controlli conformemente all’accordo di cui all’articolo 217.

4.   Nel caso della gestione diretta, il monitoraggio della Commissione si basa sulle relazioni e sui rendiconti trasmessi dagli intermediari finanziari e dai destinatari finali, fatti salvi i controlli del caso. Le disposizioni di cui al paragrafo 3 si applicano, mutatis mutandis, alla gestione diretta.

5.   Gli accordi relativi all’attuazione dello strumento finanziario contengono le disposizioni necessarie per l’applicazione dei paragrafi da 1 a 4.

Articolo 226

Trattamento dei contributi dei fondi del QSC

(Articolo 140 del regolamento finanziario)

1.   È tenuta una contabilità separata per i contributi dei fondi del QSC agli strumenti finanziari istituiti a norma del titolo VIII del regolamento finanziario e sostenuti dai fondi del QSC conformemente alla normativa settoriale.

2.   I contributi dei fondi del QSC sono iscritti in una contabilità separata e utilizzati conformemente agli obiettivi dei rispettivi fondi del QSC per azioni e destinatari finali compatibili con il programma o i programmi da cui sono effettuati i contributi.

3.   Per quanto riguarda i contributi dei fondi del QSC agli strumenti finanziari istituiti a norma del titolo VIII del regolamento finanziario, si applica la normativa settoriale.

TITOLO IX

RENDICONTO E CONTABILITÀ

CAPO 1

Rendiconto

Articolo 227

Relazione sulla gestione di bilancio e finanziaria dell’esercizio

(Articolo 142 del regolamento finanziario)

La relazione sulla gestione di bilancio e finanziaria dell’esercizio espone fedelmente quanto segue:

a)	il conseguimento degli obiettivi dell’esercizio, secondo il principio della sana gestione finanziaria;

b)	la situazione finanziaria e gli eventi che hanno esercitato un’incidenza significativa sulle attività svolte durante l’esercizio.

La relazione sulla gestione di bilancio e finanziaria è distinta dalle relazioni sull’esecuzione del bilancio.

Articolo 228

Deroga ai principi contabili

(Articolo 144 del regolamento finanziario)

Qualora i contabili ritengano che in un caso particolare sia necessario derogare al contenuto di uno dei principi contabili enunciati nelle norme contabili dell’Unione, la deroga deve essere segnalata e debitamente motivata nelle note degli stati finanziari di cui all’articolo 232.

Articolo 229

Documenti giustificativi

(Articolo 144 del regolamento finanziario)

1.   Ogni scrittura si basa su documenti giustificativi datati e numerati, su supporto cartaceo o su un supporto che garantisca l’affidabilità e la conservazione del suo contenuto per i periodi di cui all’articolo 48.

2.   Le operazioni della stessa natura, realizzate nello stesso luogo e nello stesso giorno, possono essere riepilogate su un documento giustificativo unico.

Articolo 230

Conto economico

(Articolo 145 del regolamento finanziario)

Il conto economico riflette i proventi e gli oneri dell’esercizio che sono classificati in funzione della loro natura.

Articolo 231

Situazione dei flussi di cassa

(Articolo 145 del regolamento finanziario)

La situazione dei flussi di cassa riporta i flussi di cassa durante il periodo in oggetto indicando l’evoluzione tra gli importi di tesoreria di apertura e di chiusura.

La tesoreria è costituita dai seguenti elementi:

a)	liquidità;

b)	conti e depositi bancari a vista;

c)	altri valori disponibili che possono rapidamente essere trasformati in denaro e il cui valore è stabile.

Articolo 232

Note degli stati finanziari

(Articolo 145 del regolamento finanziario)

Le note di cui all’articolo 145 del regolamento finanziario sono parte integrante degli stati finanziari. Le note comportano almeno le seguenti informazioni:

a)	i principi contabili, le norme e i metodi contabili;

b)	le note esplicative, che forniscono informazioni supplementari non presentate nel corpo degli stati finanziari ma necessarie per una rappresentazione fedele.

Articolo 233

Conto di risultato dell’esecuzione del bilancio

(Articolo 146 del regolamento finanziario)

1.   Il conto di risultato dell’esecuzione del bilancio comporta quanto segue:

a)	un’informazione sulle entrate comprendente: i) l’evoluzione delle previsioni del bilancio in entrate; ii) l’esecuzione del bilancio in entrate; iii) l’evoluzione dei diritti accertati;

b)	informazioni che illustrano l’evoluzione della totalità degli stanziamenti di impegno e di pagamento disponibili;

c)	informazioni che illustrano l’impiego della totalità degli stanziamenti di impegno e di pagamento disponibili;

d)	informazioni sull’evoluzione degli impegni ancora da pagare, riportati dall’esercizio precedente o impegnati nel corso dell’esercizio.

2.   Per quanto riguarda le informazioni sulle entrate, è unito anche uno stato dal quale risulta, per ciascuno Stato membro, la ripartizione degli importi ancora da recuperare alla fine dell’esercizio corrispondenti a risorse proprie coperte da un ordine di riscossione.

Articolo 234

Modalità di trasmissione dei conti

(Articolo 148 del regolamento finanziario)

I conti provvisori e i conti definitivi di cui agli articoli 147 e 148 del regolamento finanziario possono essere trasmessi per via elettronica.

CAPO 2

Contabilità

Sezione 1

Organizzazione contabile

Articolo 235

Organizzazione contabile

(Articolo 151 del regolamento finanziario)

1.   Il contabile di ogni istituzione e organismo di cui all’articolo 141 del regolamento finanziario elabora e tiene aggiornata una documentazione che descrive l’organizzazione e le procedure contabili della propria istituzione o del proprio organismo.

2.   Le entrate e le spese di bilancio sono registrate nel sistema informatico di cui all’articolo 236 secondo la natura economica dell’operazione, in entrate o in spese correnti o in capitale.

Articolo 236

Sistemi informatici

(Articolo 151 del regolamento finanziario)

1.   La contabilità è tenuta con l’ausilio di un sistema informatico integrato.

2.   L’organizzazione della contabilità tenuta mediante sistemi e sottosistemi informatici impone una descrizione completa dei sistemi e sottosistemi.

Tale descrizione definisce il contenuto di tutti i campi di dati e precisa il modo in cui il sistema tratta le singole operazioni. Precisa in quale modo il sistema garantisce l’esistenza di una pista di controllo completa per ciascuna operazione e per qualsiasi modificazione apportata ai sistemi e sottosistemi informatici, in modo da poter identificare in qualsiasi momento la natura e l’autore dei cambiamenti.

Le descrizioni dei sistemi e dei sottosistemi contabili informatici segnalano, se necessario, i legami esistenti tra questi e il sistema contabile centrale, in particolare per quanto concerne il trasferimento dei dati e il raffronto dei saldi.

3.   L’accesso ai sistemi e sottosistemi informatici è limitato alle persone incluse in un elenco di utenti autorizzati, tenuto e aggiornato da ciascuna istituzione.

Sezione 2

Libri contabili

Articolo 237

Libri contabili

(Articolo 154 del regolamento finanziario)

Ogni istituzione od organismo di cui all’articolo 141 del regolamento finanziario tiene un libro giornale, un libro mastro e almeno i libri ausiliari dei crediti, dei debiti e delle immobilizzazioni, tranne nei casi non giustificati da considerazioni inerenti al rapporto costi-benefici.

I libri contabili consistono in documenti informatici perfettamente identificati dal contabile e che offrono ogni garanzia in materia di prova.

Le scritture del libro giornale sono riportate nei conti del libro mastro, dettagliate secondo il piano contabile di cui all’articolo 212.

Il libro giornale e il libro mastro possono essere dettagliati in giornali ausiliari e libri ausiliari il cui numero è determinato dall’importanza e dalle esigenze.

Le scritture registrate nei giornali e libri ausiliari sono centralizzate almeno ogni mese nel libro giornale e nel libro mastro.

Articolo 238

Situazione contabile generale

(Articolo 154 del regolamento finanziario)

Ogni istituzione e organismo di cui all’articolo 141 del regolamento finanziario elabora una situazione contabile che riflette tutti i conti della contabilità generale, compresi i conti saldati nel corso dell’esercizio, ciascuno dei quali comporta quanto segue:

a)	il numero del conto;

b)	la denominazione;

c)	il totale degli addebiti;

d)	il totale degli accrediti;

e)

il saldo.

Articolo 239

Corrispondenza tra i dati contabili

(Articolo 154 del regolamento finanziario)

1.   I dati iscritti nel libro mastro generale sono tenuti e organizzati in modo da giustificare il contenuto di ogni conto figurante nella situazione contabile generale.

2.   Per l’inventario delle immobilizzazioni si applicano gli articoli da 246 a 253.

Sezione 3

Registrazione

Articolo 240

Scritture contabili

(Articolo 154 del regolamento finanziario)

1.   Le scritture sono tenute secondo il metodo detto della «partita doppia», a norma del quale ogni movimento o variazione registrato nella contabilità è rappresentato da una scrittura che stabilisce un’equivalenza tra l’addebito e l’accredito ai diversi conti cui la scrittura si riferisce.

2.   Il controvalore in euro di un’operazione espressa in una valuta diversa dall’euro è calcolato e contabilizzato.

Le operazioni in valuta dei conti rivalutabili sono oggetto di una rivalutazione monetaria almeno in occasione di ogni chiusura contabile.

La rivalutazione è effettuata ai corsi determinati a norma dell’articolo 6.

Il corso di cambio da applicare per la conversione tra l’euro e un’altra valuta, ai fini della stesura del bilancio al 31 dicembre dell’anno N, è quello dell’ultimo giorno lavorativo dell’anno N.

3.   Le norme contabili dell’Unione stabilite a norma dell’articolo 152 del regolamento finanziario precisano le regole per la conversione e la nuova valutazione da prevedere ai fini della contabilità per competenza.

Articolo 241

Registrazioni contabili

(Articolo 154 del regolamento finanziario)

Ogni registrazione contabile precisa l’origine, il contenuto e l’imputazione di ogni dato e i riferimenti del documento giustificativo pertinente.

Articolo 242

Registrazione nel libro giornale

(Articolo 154 del regolamento finanziario)

Le operazioni contabili sono registrate nel libro giornale secondo uno dei seguenti metodi, l’uno dei quali non esclude l’altro:

a)	giorno per giorno, operazione per operazione;

b)	mediante riepilogo mensile dei totali delle operazioni, a condizione che vengano conservati tutti i documenti che permettono di verificare tali operazioni giorno per giorno, operazione per operazione.

Articolo 243

Convalida della registrazione

(Articolo 154 del regolamento finanziario)

1.   Il carattere definitivo delle registrazioni nel libro giornale e nei libri mastri ausiliari è garantito da una procedura di convalida che vieta qualsiasi modificazione o soppressione della registrazione.

2.   Al più tardi prima della presentazione degli stati finanziari definitivi è applicata una procedura di chiusura destinata a fissare la cronologia e garantire l’intangibilità delle registrazioni.

Sezione 4

Riconciliazione e verifica

Articolo 244

Riconciliazione

(Articolo 154 del regolamento finanziario)

1.   I saldi dei conti della situazione contabile generale sono riconciliati periodicamente e almeno in occasione della chiusura annuale con i dati dei sistemi di gestione utilizzati dagli ordinatori per la gestione degli elementi patrimoniali e per l’alimentazione quotidiana del sistema contabile.

2.   Periodicamente, e almeno in occasione di ogni chiusura dei conti, il contabile verifica se i saldi bancari corrispondono alla realtà, in particolare come segue:

a)	per gli averi in banca, mediante riconciliazione degli estratti conto trasmessi dalle istituzioni finanziarie,

b)	per i fondi detenuti in cassa, mediante riconciliazione con i dati del libro di cassa.

Per quanto riguarda i conti delle immobilizzazioni, la verifica è realizzata conformemente all’articolo 250.

3.   I conti interistituzionali di collegamento sono riconciliati mensilmente.

4.   I conti provvisori sono aperti ed esaminati annualmente dal contabile. Tali conti sono sotto la responsabilità dell’ordinatore, che procede alla loro liquidazione quanto prima.

Sezione 5

Contabilità di bilancio

Articolo 245

Contabilità di bilancio

(Articolo 156 del regolamento finanziario)

1.   La contabilità di bilancio registra quanto segue, per ogni suddivisione del bilancio:

a)

per quanto riguarda le spese: i) gli stanziamenti autorizzati nel bilancio iniziale, gli stanziamenti iscritti nei bilanci rettificativi, gli stanziamenti riportati, gli stanziamenti aperti a seguito della riscossione di entrate con destinazione specifica, gli stanziamenti risultanti da storni e la somma totale degli stanziamenti così disponibili; ii) gli impegni e i pagamenti dell’esercizio;

b)	per quanto riguarda le entrate: i) le previsioni iscritte nel bilancio iniziale, le previsioni iscritte nei bilanci rettificativi, le entrate con destinazione specifica e la somma totale delle previsioni così formulate; ii) i diritti accertati e le riscossioni dell’esercizio;

c)	la registrazione degli impegni ancora da pagare e delle entrate ancora da recuperare degli esercizi precedenti.

Gli stanziamenti di impegno e gli stanziamenti di pagamento di cui al primo comma, lettera a), sono registrati e seguiti separatamente.

Sono inoltre registrati nella contabilità di bilancio gli impegni accantonati globali relativi al Fondo europeo agricolo di garanzia (in prosieguo «FEAGA»), e i pagamenti corrispondenti.

Detti impegni sono presentati tenendo conto dell’insieme degli stanziamenti del FEAGA.

2.   La contabilità di bilancio consente di seguire separatamente quanto segue:

a)	l’impiego degli stanziamenti riportati e degli stanziamenti dell’esercizio;

b)	la liquidazione degli impegni che restano da liquidare.

Per quanto riguarda le entrate, i crediti ancora da riscuotere degli esercizi precedenti sono seguiti separatamente.

3.   La contabilità di bilancio può essere organizzata in modo da consentire una contabilità analitica.

4.   La contabilità di bilancio è tenuta mediante sistemi informatici in libri o su schede.

CAPO 3

Inventario delle immobilizzazioni

Articolo 246

Inventario delle immobilizzazioni

(Articolo 157 del regolamento finanziario)

Il sistema d’inventario delle immobilizzazioni è elaborato dall’ordinatore con l’assistenza del contabile. Il sistema d’inventario fornisce tutte le informazioni necessarie alla tenuta della contabilità e alla conservazione degli attivi.

Articolo 247

Conservazione dei beni

(Articolo 157 del regolamento finanziario)

Ciascuna istituzione e ciascun organismo di cui all’articolo 141 del regolamento finanziario decide le disposizioni relative alla conservazione dei beni ripresi nei bilanci finanziari rispettivi e determinano gli uffici amministrativi responsabili del sistema d’inventario.

Articolo 248

Iscrizione dei beni nell’inventario

(Articolo 157 del regolamento finanziario)

Si devono iscrivere nell’inventario e registrare nei conti delle immobilizzazioni tutti i beni acquisiti, non di consumo, la cui durata d’utilizzo è superiore a un anno e il cui prezzo di acquisto o costo di produzione è superiore a quello indicato nelle norme contabili dell’Unione adottate ai sensi dell’articolo 152 del regolamento finanziario.

Articolo 249

Contenuto dell’inventario per i beni

(Articolo 157 del regolamento finanziario)

L’inventario riprende un’adeguata descrizione del bene, ne precisa l’ubicazione o, per i beni mobili, il servizio o la persona responsabili, la data d’acquisizione ed il costo unitario.

Articolo 250

Controlli dell’inventario dei beni mobili

(Articolo 157 del regolamento finanziario)

I controlli dell’inventario da parte delle istituzioni e degli organismi di cui all’articolo 141 del regolamento finanziario sono eseguiti in modo da accertare l’esistenza materiale di ciascun bene e la sua conformità all’iscrizione nell’inventario. Il controllo è effettuato nell’ambito di un programma annuale di verifica, tranne che per le immobilizzazioni materiali e immateriali che sono sottoposte a controllo effettuato almeno su base triennale.

Articolo 251

Rivendita di beni materiali

(Articolo 157 del regolamento finanziario)

I membri, i funzionari o agenti e ogni altro dipendente delle istituzioni e degli organismi di cui all’articolo 141 del regolamento finanziario non possono essere acquirenti dei beni rivenduti dalle istituzioni e organismi, tranne quando tali beni sono rivenduti mediante procedura di aggiudicazione pubblica.

Articolo 252

Procedura di vendita di beni materiali

(Articolo 157 del regolamento finanziario)

1.   Le vendite di beni materiali sono oggetto di un’adeguata pubblicità locale quando il valore d’acquisto unitario dei beni è pari o superiore a 8 100 EUR. Il periodo compreso tra la data di pubblicazione dell’ultimo avviso e la stipulazione del contratto di vendita è di almeno quattordici giorni di calendario.

Le vendite di cui al primo comma sono oggetto di un avviso di vendita pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea, quando il valore d’acquisto unitario dei beni è pari o superiore a 391 100 EUR. Può inoltre essere fatta adeguata pubblicità nella stampa degli Stati membri. Il periodo compreso tra la data di pubblicazione dell’avviso nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea e la stipulazione del contratto di vendita è di almeno un mese.

2.   Le istituzioni e gli organismi di cui all’articolo 141 del regolamento finanziario possono rinunciare alla pubblicità, quando il suo costo eccede l’utile atteso dell’operazione.

3.   Nelle vendite di beni materiali le istituzioni e gli organismi di cui all’articolo 141 del regolamento finanziario mirano a ottenere in ogni caso il miglior prezzo.

4.   I paragrafi 1, 2 e 3 non si applicano alle vendite tra le istituzioni dell’Unione e i loro organismi di cui all’articolo 208 del regolamento finanziario.

Articolo 253

Procedura di cessione di beni materiali

(Articolo 157 del regolamento finanziario)

La cessione, a titolo oneroso o gratuito, lo scarto, la locazione e la scomparsa in seguito a perdita, furto o altre cause, dei beni inventariati, compresi gli immobili, sono registrati dall’ordinatore con una dichiarazione o un verbale.

La dichiarazione o il verbale constatano in particolare l’eventuale obbligo di sostituzione a carico del funzionario o altro agente dell’Unione o di qualsiasi altra persona.

La disponibilità di beni immobili o di grandi impianti può essere concessa a titolo gratuito mediante contratti ed è oggetto di una comunicazione annuale al Parlamento europeo e al Consiglio in sede di presentazione del progetto di bilancio.

I membri, i funzionari o agenti e ogni altro dipendente delle istituzioni e degli organismi di cui all’articolo 141 del regolamento finanziario non possono beneficiare dei beni inventariati ceduti a titolo gratuito o scartati.

Articolo 254

Inventario e pubblicità delle vendite nelle delegazioni dell’Unione

(Articolo 157 del regolamento finanziario)

1.   Per le delegazioni dell’Unione, gli inventari permanenti dei beni mobili che costituiscono il patrimonio dell’Unione sono tenuti sul posto. Sono regolarmente comunicati agli uffici centrali secondo le modalità decise da ciascuna istituzione.

I beni mobili in transito verso le delegazioni dell’Unione sono iscritti in un elenco provvisorio in attesa di essere registrati negli inventari permanenti.

2.   Le vendite di beni mobili delle delegazioni dell’Unione sono oggetto di pubblicità secondo gli usi locali.

PARTE SECONDA

DISPOSIZIONI PARTICOLARI

TITOLO I

RICERCA

Articolo 255

Tipologia delle azioni

(Articolo 181 del regolamento finanziario)

1.   Le azioni dirette sono eseguite dagli istituti del Centro comune di ricerca (in prosieguo «JRC») e di norma integralmente finanziate dal bilancio. Consistono in quanto segue:

a)	programmi di ricerca;

b)	attività di ricerca esplorativa;

c)	attività di sostegno scientifico e tecnico di natura istituzionale.

2.   Il JRC può partecipare alle azioni indirette alle condizioni stabilite all’articolo 183 del regolamento finanziario.

3.   Le previsioni di crediti di cui all’articolo 181, paragrafo 2, del regolamento finanziario sono trasmesse al contabile affinché vengano registrate.

Articolo 256

Disposizioni complementari applicabili al JRC

(Articolo 183 del regolamento finanziario)

1.   Le altre attività di natura concorrenziale svolte dal JRC consistono in quanto segue:

a)	attività a seguito di procedure di concessione di sovvenzioni e di aggiudicazione di appalti;

b)	attività per conto di terzi;

c)	attività intraprese sulla base di un accordo amministrativo con altre istituzioni o altri servizi della Commissione per la prestazione di servizi tecnico-scientifici.

2.   Quando le attività realizzate dal JRC per conto di terzi implicano l’aggiudicazione di un appalto, la procedura d’aggiudicazione rispetta i principi di trasparenza e di parità di trattamento.

3.   Le previsioni di crediti di cui all’articolo 183, paragrafo 2, del regolamento finanziario sono trasmesse al contabile affinché vengano registrate.

TITOLO II

AZIONI ESTERNE

CAPO I

Disposizioni generali

Articolo 257

Azioni finanziabili

(Articolo 184 del regolamento finanziario)

Gli stanziamenti relativi alle azioni di cui al titolo IV, capo 1, della parte seconda del regolamento finanziario possono finanziare in particolare appalti, sovvenzioni, compresi gli abbuoni di interessi, prestiti speciali, la garanzia di prestiti e azioni di assistenza finanziaria, di sostegno di bilancio e altre forme specifiche di sostegno di bilancio.

CAPO II

Sostegno di bilancio e fondi fiduciari di donatori diversi

Articolo 258

Ricorso al sostegno di bilancio

(Articolo 186 del regolamento finanziario)

1.   Qualora previsto dai pertinenti atti di base, la Commissione può ricorrere al sostegno di bilancio settoriale o generale in un paese terzo beneficiario se sono soddisfatte le condizioni seguenti:

a)	la gestione delle pubbliche finanze del paese partner risulta sufficientemente trasparente, affidabile ed efficace;

b)	il paese partner ha predisposto politiche settoriali o nazionali sufficientemente credibili e pertinenti;

c)	il paese partner ha predisposto politiche macroeconomiche orientate alla stabilità.

2.   Le convenzioni stipulate con il paese partner prevedono l’obbligo per il paese in questione di trasmettere alla Commissione informazioni affidabili e tempestive che le consentano di valutare il rispetto delle condizioni di cui al paragrafo 1.

Articolo 259

Fondi fiduciari dell’Unione per le azioni esterne

(Articolo 187 del regolamento finanziario)

I contributi versati da altri donatori sono presi in considerazione quando sono incassati sul conto bancario specifico del fondo fiduciario e per l’importo in euro risultante dalla conversione all’atto dell’accredito sul conto bancario specifico.

Il contributo dell’Unione è trasferito in tempo utile per coprire gli impegni giuridici del fondo fiduciario, tenuto debito conto dei fondi disponibili versati dagli altri donatori.

Gli interessi maturati sul conto bancario specifico del fondo fiduciario sono investiti nel fondo fiduciario stesso, salvo altrimenti disposto nell’atto costitutivo del fondo fiduciario.

Tutte le operazioni effettuate durante l’esercizio sul conto bancario di cui al terzo comma sono debitamente registrate nei conti relativi al fondo fiduciario.

Due volte l’anno, l’ordinatore responsabile provvede alla rendicontazione finanziaria degli interventi effettuati da ogni fondo fiduciario.

I fondi fiduciari sono sottoposti annualmente a una revisione contabile esterna indipendente.

Il comitato del fondo fiduciario approva la relazione annuale del fondo fiduciario redatta dall’ordinatore competente insieme ai conti annuali preparati dal contabile. Tali relazioni sono allegate alla relazione annuale dell’ordinatore delegato e presentate al Parlamento europeo e al Consiglio nell’ambito della procedura di discarico della Commissione.

Le norme per la composizione del comitato e il suo regolamento interno sono fissati nell’atto costitutivo del fondo fiduciario adottato dalla Commissione e al quale i donatori hanno aderito. Tali norme garantiscono un’equa rappresentanza dei donatori e comprendono l’obbligo di ottenere il voto favorevole della Commissione nella decisione finale sull’utilizzo dei fondi.

CAPO III

Appalti

Articolo 260

Locazione d’immobili

(Articolo 190 del regolamento finanziario)

Possono essere finanziati con gli stanziamenti operativi destinati alle azioni esterne soltanto gli appalti immobiliari relativi alla locazione di immobili già costruiti al momento della firma del contratto di locazione. Questi appalti sono oggetto della pubblicazione di cui all’articolo 124.

Articolo 261

Definizioni

(Articolo 190 del regolamento finanziario)

1.   Gli appalti di servizi comprendono gli appalti di studi e di assistenza tecnica.

Si tratta di un appalto di studi quando il contratto concluso tra il prestatore di servizi e l’amministrazione aggiudicatrice riguarda, tra l’altro, gli studi attinenti all’individuazione e alla preparazione dei progetti, gli studi di fattibilità, gli studi economici e di mercato, gli studi tecnici, le valutazioni e i controlli.

Si tratta di un appalto di assistenza tecnica quando il prestatore di servizi è incaricato di esercitare una funzione consultiva, oppure è chiamato ad assumere la direzione o la supervisione di un progetto o a mettere a disposizione gli esperti precisati nell’appalto.

2.   Quando un paese terzo dispone di personale di gestione qualificato nella sua amministrazione o entità a partecipazione pubblica, gli appalti possono essere eseguiti direttamente da tali uffici o entità in economia.

Articolo 262

Disposizioni specifiche relative alle soglie e modalità di aggiudicazione degli appalti esterni

(Articolo 190 del regolamento finanziario)

1.   Gli articoli da 123 a 126, a eccezione delle definizioni, l’articolo 127, paragrafi 3 e 4, l’articolo 128, gli articoli da 134 a 137, l’articolo 139, paragrafi da 3 a 6, l’articolo 148, paragrafo 4, l’articolo 151, paragrafo 2, gli articoli da 152 a 158, l’articolo 160 e l’articolo 164 del presente regolamento non si applicano agli appalti aggiudicati dalle amministrazioni aggiudicatrici o per loro conto ai sensi dell’articolo 190, paragrafo 2, del regolamento finanziario.

L’attuazione delle disposizioni in materia di appalti del presente capo è oggetto di una decisione della Commissione, così come i controlli adeguati che l’ordinatore responsabile deve svolgere quando l’amministrazione aggiudicatrice non è la Commissione.

2.   In caso d’inosservanza delle procedure previste dalle disposizioni di cui al paragrafo 1, le spese relative alle operazioni in causa non sono ammissibili al finanziamento dell’Unione.

3.   Il presente capo non si applica alle amministrazioni aggiudicatrici di cui all’articolo 190, paragrafo 2, lettera b), del regolamento finanziario quando, eseguiti i controlli di cui all’articolo 61 del regolamento finanziario, la Commissione le ha autorizzate ad applicare le loro procedure d’aggiudicazione di appalti.

Articolo 263

Pubblicità e non discriminazione

(Articoli 190 e 191 del regolamento finanziario)

1.   La Commissione prende le misure atte a garantire, a parità di condizioni, la partecipazione più ampia possibile alle gare relative agli appalti finanziati dall’Unione. A tal fine, occorre in particolare quanto segue:

a)	garantire in modo adeguato ed entro termini soddisfacenti la pubblicazione degli avvisi di preinformazione, dei bandi di gara e degli avvisi di aggiudicazione;

b)	eliminare qualsiasi pratica discriminatoria o qualsiasi specifica tecnica di natura tale da ostacolare un’ampia partecipazione, a parità di condizioni, delle persone fisiche e giuridiche di cui all’articolo 182 del regolamento finanziario.

2.   L’articolo 265, paragrafo 5, l’articolo 267, paragrafo 3, e l’articolo 269, paragrafo 4, non pregiudicano il ricorso all’approvvigionamento elettronico.

Articolo 264

Misure di pubblicità

(Articolo 190 del regolamento finanziario)

1.   Per le gare d’appalto internazionali, l’avviso di preinformazione è inviato all’Ufficio delle pubblicazioni nei tempi più brevi nel caso degli appalti di forniture e di servizi e, nel caso degli appalti di lavori, il più presto possibile dopo che è stata adottata la decisione di autorizzazione del relativo programma.

2.   Ai fini del presente capo, il bando di gara è pubblicato:

a)	almeno nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea e su internet per le gare d’appalto internazionali;

b)	almeno nella gazzetta ufficiale dello Stato destinatario o con qualsiasi mezzo di comunicazione equivalente per le gare d’appalto locali.

Qualora il bando di gara sia pubblicato anche localmente, esso deve essere identico a quello pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea e su internet e deve essere pubblicato simultaneamente. La pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea e su internet è assicurata dalla Commissione. L’eventuale pubblicazione locale può essere a cura delle entità di cui all’articolo 190, paragrafo 2, lettera b), del regolamento finanziario.

3.   L’avviso di aggiudicazione è inviato quando viene firmato il contratto, eccetto quando l’appalto è stato dichiarato segreto, sempre che ciò sia ancora necessario, quando per la sua esecuzione devono applicarsi speciali misure di sicurezza, quando lo esige la tutela degli interessi essenziali dell’Unione europea o del paese beneficiario, oppure quando la pubblicazione dell’avviso è considerata inopportuna.

Articolo 265

Soglie e procedure di aggiudicazione degli appalti di servizi

(Articolo 190 del regolamento finanziario)

1.   Le soglie e procedure di cui all’articolo 190 del regolamento finanziario sono stabilite nel modo seguente per gli appalti di servizi:

a)	appalti di valore pari o superiore a 300 000 EUR: i) procedura internazionale ristretta, ai sensi dell’articolo 127, paragrafo 2, e dell’articolo 264, paragrafo 2, lettera a); ii) procedura internazionale aperta, ai sensi dell’articolo 127, paragrafo 2, e dell’articolo 264, paragrafo 2, lettera a);

b)	appalti di valore inferiore a 300 000 EUR: procedura negoziata concorrenziale ai sensi del paragrafo 3 del presente articolo, o contratto quadro.

Gli appalti di valore pari o inferiore a 20 000 EUR possono essere aggiudicati in base a un’unica offerta.

I pagamenti relativi a spese d’importo pari o inferiore a 2 500 EUR possono essere effettuati semplicemente in base alle relative fatture, senza l’accettazione preliminare di un’offerta.

2.   Nella procedura ristretta internazionale di cui al paragrafo 1, lettera a), il bando di gara indica il numero di candidati che saranno invitati a presentare un’offerta. Per gli appalti di servizi sono invitati almeno quattro candidati. Il numero di candidati ammessi a presentare offerte deve essere sufficiente a garantire una concorrenza reale.

L’elenco dei candidati prescelti è pubblicato sul sito internet della Commissione.

Se i candidati che soddisfano i criteri di selezione o i livelli minimi di capacità sono in numero inferiore a quello minimo, l’amministrazione aggiudicatrice può invitare a presentare un’offerta soltanto i candidati rispondenti ai criteri per la presentazione delle offerte.

3.   Nell’ambito della procedura negoziata di cui al paragrafo 1, lettera b), l’amministrazione aggiudicatrice compila un elenco di almeno tre offerenti, a sua scelta. Tale procedura comprende una gara competitiva limitata, senza pubblicazione del bando, è denominata procedura competitiva negoziata e non rientra nel campo di applicazione dell’articolo 129.

Nell’ambito della procedura competitiva negoziata gli offerenti possono essere scelti dall’elenco di potenziali offerenti di cui all’articolo 136, paragrafo 1, lettera b), adeguatamente pubblicizzato. Tale elenco è redatto in esito a un invito a manifestare interesse ed è valido per un periodo non superiore a cinque anni dalla data di pubblicazione. L’elenco può comprendere sottoelenchi. Ogni interessato può depositare la propria candidatura in qualsiasi momento del periodo di validità dell’elenco, tranne che negli ultimi tre mesi di tale periodo. Qualora sia previsto di aggiudicare un appalto, l’amministrazione aggiudicatrice invita tutti i potenziali offerenti figuranti nel pertinente elenco o sottoelenco a presentare un’offerta.

L’apertura e la valutazione delle offerte sono effettuate da un comitato di valutazione, dotato della necessaria competenza tecnica e amministrativa. I membri di tale comitato devono firmare una dichiarazione d’imparzialità.

Se, dopo aver consultato gli offerenti, l’amministrazione aggiudicatrice riceve soltanto un’offerta valida sotto il profilo amministrativo e tecnico, può aggiudicarle l’appalto, purché tale offerta soddisfi i criteri di aggiudicazione.

4.   Per i servizi legali a norma della nomenclatura CPV, le amministrazioni aggiudicatrici possono ricorrere alla procedura competitiva negoziata, indipendentemente dal valore stimato dell’appalto.

5.   Le offerte sono inviate in busta doppia, vale a dire in un plico o busta esterna contenente due buste distinte e sigillate, che riportano rispettivamente le diciture: Busta A «Offerta tecnica» e Busta B «Offerta finanziaria». La busta esterna riporta:

a)	l’indirizzo indicato nei documenti di gara per la presentazione delle offerte;

b)	il riferimento al bando di gara al quale l’offerente risponde;

c)	se del caso, i numeri dei lotti per i quali è presentata un’offerta;

d)	la dicitura «Da non aprire prima della seduta d’apertura delle offerte», redatta nella lingua dei documenti di gara.

Se i documenti di gara prevedono colloqui, il comitato di valutazione può procedere a un colloquio con i principali rappresentanti dalla squadra di esperti proposta nelle offerte tecnicamente accettabili, dopo avere formulato le conclusioni provvisorie scritte e prima di concludere definitivamente la valutazione delle offerte tecniche. In questo caso, gli esperti, di preferenza collettivamente se si tratta di una squadra, sono convocati per un colloquio dal comitato di valutazione, a intervalli di tempo ravvicinati per permettere raffronti. I colloqui si svolgono in base a un profilo precedentemente convenuto dalla commissione giudicatrice e applicato ai diversi esperti o squadre convocati. Il giorno e l’ora del colloquio devono essere comunicati agli offerenti con almeno dieci giorni di calendario di anticipo. In caso di forza maggiore, che impedisce all’offerente di essere presente al colloquio, gli viene trasmessa una nuova convocazione.

6.   I criteri d’aggiudicazione dell’appalto servono a identificare l’offerta economicamente più vantaggiosa.

La scelta dell’offerta economicamente più vantaggiosa risulta da una ponderazione tra la qualità tecnica e il prezzo delle offerte secondo una proporzione di ripartizione 80/20. A tal fine:

a)	i punti attribuiti alle offerte tecniche sono moltiplicati per un coefficiente di 0,80;

b)	i punti attribuiti alle offerte finanziarie sono moltiplicati per un coefficiente di 0,20.

Articolo 266

Ricorso alla procedura negoziata per gli appalti di servizi

(Articolo 190 del regolamento finanziario)

1.   Per gli appalti di servizi, le amministrazioni aggiudicatrici possono ricorrere alla procedura negoziata, in base a un’unica offerta, nei seguenti casi:

a)	quando l’estrema urgenza, risultante da eventi imprevedibili per le amministrazioni aggiudicatrici in oggetto, e in nessun caso a esse imputabili, non è compatibile con i termini relativi alle procedure di cui all’articolo 104, paragrafo 1, lettere a), b) e c), del regolamento finanziario;

b)	quando le prestazioni sono affidate a organismi pubblici o a istituzioni o associazioni senza scopo di lucro e hanno per oggetto azioni a carattere istituzionale o sono mirate all’assistenza a popolazioni nel settore sociale;

c)	per prestazioni che prolungano servizi già avviati, alle condizioni previste al paragrafo 2;

d)

quando una gara d’appalto o il tentativo di ricorrere al contratto quadro sono stati infruttuosi, ossia non sono state presentate offerte meritevoli di essere prese in considerazione sul piano qualitativo o finanziario, nel qual caso, dopo l’annullamento della gara d’appalto, l’amministrazione aggiudicatrice può avviare negoziati con l’offerente o gli offerenti di sua scelta, che hanno partecipato alla gara d’appalto, sempre che le condizioni iniziali dell’appalto non siano state modificate in modo sostanziale;

e)	quando l’appalto fa seguito a un concorso e secondo le norme pertinenti deve essere attribuito al vincitore o a uno dei vincitori del concorso, nel qual caso tutti i vincitori sono invitati a partecipare alla negoziazione;

f)	qualora, per ragioni di natura tecnica ovvero attinenti alla tutela di diritti esclusivi, l’appalto possa essere affidato unicamente a un prestatore determinato;

g)	nel caso di appalti dichiarati segreti o di appalti per la cui esecuzione devono applicarsi speciali misure di sicurezza o se lo esige la tutela degli interessi essenziali dell’Unione europea o del paese beneficiario;

h)	quando dev’essere stipulato un nuovo contratto a seguito della risoluzione anticipata di uno esistente.

Ai fini del primo comma, lettera a), del presente paragrafo, sono assimilati a situazioni di estrema urgenza gli interventi effettuati nell’ambito delle situazioni di crisi di cui all’articolo 190, paragrafo 2. L’ordinatore delegato, se necessario di concerto con gli altri ordinatori delegati interessati, constata la situazione di estrema urgenza e riesamina la sua decisione periodicamente con riferimento al principio della sana gestione finanziaria.

Le azioni a carattere istituzionale di cui al primo comma, lettera b), comprendono i servizi direttamente connessi alle funzioni statutarie degli organismi pubblici.

2.   Le prestazioni che prolungano servizi già avviati, di cui al paragrafo 1, lettera c), sono le seguenti:

a)

prestazioni complementari non indicate nell’appalto principale, ma che, a seguito di una circostanza imprevista, sono diventate necessarie all’esecuzione dell’appalto, a condizione che la prestazione complementare non possa essere tecnicamente o economicamente distinta dall’appalto principale senza causare un grave inconveniente all’amministrazione aggiudicatrice, e che l’importo cumulato delle prestazioni complementari non superi il 50 % del valore dell’appalto principale;

b)

prestazioni supplementari, consistenti nel ripetere servizi analoghi a quelli affidati al contraente del primo contratto di servizi, purché: i) per la prima prestazione di servizi sia stato pubblicato il bando di gara che indicava con chiarezza la possibilità di ricorrere alla procedura negoziata per la prestazione di nuovi servizi relativi al progetto e la stima dei relativi costi; ii) tale estensione dell’appalto abbia valore e durata non superiori a quelli dell’appalto iniziale.

Articolo 267

Soglie e procedure di aggiudicazione degli appalti di forniture

(Articolo 190 del regolamento finanziario)

1.   Le soglie e procedure di cui all’articolo 190 del regolamento finanziario sono stabilite nel modo seguente per gli appalti di forniture:

a)	appalti di valore pari o superiore a 300 000 EUR: procedura aperta internazionale, ai sensi dell’articolo 127, paragrafo 2, e dell’articolo 264, paragrafo 2, lettera a);

b)

appalti di valore inferiore a 300 000 EUR: contratto quadro o: i) per appalti di valore pari o superiore a 100 000 EUR ma inferiore a 300 000 EUR: procedura aperta locale, ai sensi dell’articolo 127, paragrafo 2, e dell’articolo 264, paragrafo 2, lettera b); ii) appalti di valore inferiore a 100 000 EUR: procedura negoziata concorrenziale a norma del paragrafo 2;

c)	i pagamenti relativi a spese d’importo pari o inferiore a 2 500 EUR possono essere effettuati semplicemente in base alle relative fatture, senza l’accettazione preliminare di un’offerta.

Gli appalti di valore pari o inferiore a 20 000 EUR possono essere aggiudicati in base a un’unica offerta.

2.   Nell’ambito della procedura negoziata di cui al paragrafo 1, lettera b), punto ii), del presente articolo l’amministrazione aggiudicatrice compila un elenco di almeno tre fornitori, a sua scelta. Tale procedura comprende una gara competitiva limitata, senza pubblicazione del bando, è denominata procedura negoziata concorrenziale e non rientra nel campo di applicazione dell’articolo 129.

L’apertura e la valutazione delle offerte sono effettuate da un comitato di valutazione, dotato della necessaria competenza tecnica e amministrativa. I membri di tale comitato devono firmare una dichiarazione d’imparzialità.

Se, dopo aver consultato i fornitori, l’amministrazione aggiudicatrice riceve soltanto un’offerta valida sotto il profilo amministrativo e tecnico, l’appalto può essere aggiudicato, purché i criteri di aggiudicazione siano soddisfatti.

3.   Ciascuna offerta tecnica e finanziaria dev’essere inserita in una busta sigillata, a sua volta inserita in un plico o busta esterna. La busta esterna riporta:

a)	l’indirizzo indicato nei documenti di gara per la presentazione delle offerte;

b)	il riferimento alla gara alla quale l’offerente risponde;

c)	se del caso, i numeri dei lotti per i quali è presentata un’offerta;

d)	la dicitura «Da non aprire prima della seduta d’apertura delle offerte», redatta nella lingua dei documenti di gara.

Nel luogo e all’ora indicati nei documenti di gara il comitato di valutazione procede all’apertura delle offerte in seduta pubblica. Nella seduta pubblica di apertura delle offerte devono essere annunciati i nominativi degli offerenti, i prezzi proposti, la costituzione della necessaria garanzia dell’offerta nonché qualsiasi altra formalità che l’amministrazione aggiudicatrice reputa necessaria.

4.   Nel caso di un appalto di forniture senza servizio di assistenza post-vendita, l’unico criterio di attribuzione è il prezzo.

Nel caso in cui le proposte relative al servizio post-vendita o a una formazione presentino un’importanza particolare, è scelta l’offerta che propone il prezzo più basso o l’offerta economicamente più vantaggiosa, in considerazione della qualità tecnica del servizio offerto e del prezzo proposto.

Articolo 268

Ricorso alla procedura negoziata per gli appalti di forniture

(Articolo 190 del regolamento finanziario)

1.   Gli appalti di forniture possono essere aggiudicati mediante procedura negoziata in base a un’unica offerta nei seguenti casi:

a)	quando l’estrema urgenza, risultante da eventi imprevedibili per le amministrazioni aggiudicatrici in oggetto, e in nessun caso a esse imputabili, non è compatibile con i termini relativi alle procedure di cui all’articolo 111, paragrafo 1, lettere a), b) e c), del regolamento finanziario;

b)	quando è giustificato dalla natura o dalle caratteristiche particolari delle forniture, ad esempio quando l’esecuzione dell’appalto è riservata esclusivamente ai titolari dei brevetti o delle licenze che ne disciplinano l’uso;

c)

nel caso di consegne complementari effettuate dal fornitore iniziale e destinate al rinnovo parziale di forniture o di impianti di uso corrente, o all’ampliamento di forniture o impianti esistenti, qualora il cambiamento di fornitore obblighi l’amministrazione aggiudicatrice ad acquistare attrezzature con caratteristiche tecniche differenti il cui impiego o la cui manutenzione comporterebbe incompatibilità o difficoltà tecniche sproporzionate;

d)	quando la gara d’appalto è rimasta infruttuosa, ossia non sono state presentate offerte meritevoli di essere prese in considerazione sul piano qualitativo o finanziario;

e)	nel caso di appalti dichiarati segreti o di appalti per la cui esecuzione devono applicarsi speciali misure di sicurezza o se lo esige la tutela degli interessi essenziali dell’Unione europea o del paese beneficiario;

f)	nel caso di appalti relativi a forniture quotate e acquistate in una borsa di materie prime;

g)	nel caso di appalti relativi ad acquisti a condizioni particolarmente vantaggiose, presso un fornitore che cessi definitivamente l’attività commerciale oppure presso il curatore o liquidatore di un fallimento, di un concordato giudiziario o di una procedura analoga prevista nel diritto nazionale;

h)	quando dev’essere stipulato un nuovo contratto a seguito della risoluzione anticipata di uno esistente.

Nei casi di cui al primo comma, lettera d), dopo l’annullamento della gara d’appalto, l’amministrazione aggiudicatrice può avviare negoziati con l’offerente o gli offerenti di sua scelta, che hanno partecipato alla gara d’appalto, sempre che le condizioni iniziali dell’appalto non siano state modificate in modo sostanziale.

2.   Ai fini del paragrafo 1, lettera a), del presente articolo, sono assimilati a situazioni di estrema urgenza gli interventi effettuati nell’ambito delle situazioni di crisi di cui all’articolo 190, paragrafo 2. L’ordinatore delegato, se necessario di concerto con gli altri ordinatori delegati interessati, constata la situazione di estrema urgenza e riesamina la sua decisione periodicamente con riferimento al principio della sana gestione finanziaria.

Articolo 269

Soglie e procedure di aggiudicazione degli appalti di lavori

(Articolo 190 del regolamento finanziario)

1.   Le soglie e procedure di cui all’articolo 190 del regolamento finanziario sono stabilite nel modo seguente per gli appalti di lavori:

a)

appalti di valore pari o superiore a 5 000 000 EUR: i) procedura aperta internazionale, ai sensi dell’articolo 127, paragrafo 2, e dell’articolo 264, paragrafo 2, lettera a); ii) tenuto conto della particolarità di determinati lavori, procedura ristretta internazionale, ai sensi dell’articolo 127, paragrafo 2, e dell’articolo 264, paragrafo 2, lettera a);

b)	appalti di valore pari o superiore a 300 000 EUR ma inferiore a 5 000 000 EUR: procedura aperta locale, ai sensi dell’articolo 127, paragrafo 2, e dell’articolo 264, paragrafo 2, lettera b);

c)	appalti di valore inferiore a 300 000 EUR: procedura negoziata concorrenziale ai sensi del paragrafo 2 del presente articolo.

Gli appalti di valore pari o inferiore a 20 000 EUR possono essere aggiudicati in base a un’unica offerta.

2.   Nell’ambito della procedura negoziata di cui al paragrafo 1, lettera c), del presente articolo l’amministrazione aggiudicatrice compila un elenco di almeno tre imprenditori, a sua scelta. Tale procedura comprende una gara competitiva limitata, senza pubblicazione del bando, è denominata procedura negoziata concorrenziale e non rientra nel campo di applicazione dell’articolo 129.

L’apertura e la valutazione delle offerte sono effettuate da un comitato di valutazione, dotato della necessaria competenza tecnica e amministrativa. I membri di tale comitato devono firmare una dichiarazione d’imparzialità.

Se, dopo aver consultato i contraenti, l’amministrazione aggiudicatrice riceve soltanto un’offerta valida sotto il profilo amministrativo e tecnico, l’appalto può essere aggiudicato, purché i criteri di aggiudicazione siano soddisfatti.

3.   I criteri di selezione concernono la capacità dell’offerente di eseguire appalti analoghi in particolare con riferimento a lavori eseguiti negli ultimi anni. Una volta effettuata la selezione ed eliminate le offerte non conformi, il solo criterio di aggiudicazione è il prezzo dell’offerta.

4.   Ciascuna offerta tecnica e finanziaria dev’essere inserita in una busta sigillata, a sua volta inserita in un plico o busta esterna. La busta esterna riporta:

a)	l’indirizzo indicato nei documenti di gara per la presentazione delle offerte;

b)	il riferimento alla gara alla quale l’offerente risponde;

c)	se del caso, i numeri dei lotti per i quali è presentata un’offerta;

d)	la dicitura «Da non aprire prima della seduta d’apertura delle offerte», redatta nella lingua dei documenti di gara.

Nel luogo e all’ora indicati nei documenti di gara il comitato di valutazione procede all’apertura delle offerte in seduta pubblica. Nella seduta pubblica di apertura delle offerte devono essere annunciati i nominativi degli offerenti, i prezzi proposti, la costituzione della necessaria garanzia dell’offerta nonché qualsiasi altra formalità che l’amministrazione aggiudicatrice reputa necessaria.

Articolo 270

Ricorso alla procedura negoziata per gli appalti di lavori

(Articolo 190 del regolamento finanziario)

1.   Gli appalti di lavori possono essere aggiudicati mediante procedura negoziata in base a un’unica offerta nei seguenti casi:

a)	quando l’estrema urgenza, risultante da eventi imprevedibili per le amministrazioni aggiudicatrici in oggetto, e in nessun caso a esse imputabili, non è compatibile con i termini relativi alle procedure di cui all’articolo 111, paragrafo 1, lettere a), b) e c), del regolamento finanziario;

b)	per i lavori complementari non figuranti nel primo contratto stipulato che sono divenuti necessari, a seguito di una circostanza imprevista, per l’esecuzione del lavoro, alle condizioni previste nel paragrafo 2;

c)	quando la gara d’appalto è rimasta infruttuosa, ossia non sono state presentate offerte meritevoli di essere prese in considerazione sul piano qualitativo o finanziario;

d)	nel caso di appalti dichiarati segreti o di appalti per la cui esecuzione devono applicarsi speciali misure di sicurezza o se lo esige la tutela degli interessi essenziali dell’Unione europea o del paese beneficiario;

e)	quando dev’essere stipulato un nuovo contratto a seguito della risoluzione anticipata di uno esistente.

Ai fini del primo comma, lettera a), del presente paragrafo, sono assimilati a situazioni di estrema urgenza gli interventi effettuati nell’ambito delle situazioni di crisi di cui all’articolo 190, paragrafo 2. L’ordinatore delegato, se necessario di concerto con gli altri ordinatori delegati interessati, constata la situazione di estrema urgenza e riesamina la sua decisione periodicamente con riferimento al principio della sana gestione finanziaria.

Nei casi di cui al primo comma, lettera c), dopo l’annullamento della gara d’appalto, l’amministrazione aggiudicatrice può avviare negoziati con l’offerente o gli offerenti di sua scelta, che hanno partecipato alla gara d’appalto, sempre che le condizioni iniziali dell’appalto non siano state modificate in modo sostanziale.

2.   I lavori complementari di cui al paragrafo 1, lettera b), sono aggiudicati all’imprenditore che già esegue il lavoro, alle condizioni seguenti:

a)	che tali lavori non possano essere separati, sotto il profilo tecnico o economico, dall’appalto principale senza recare gravi inconvenienti all’amministrazione aggiudicatrice;

b)	che tali lavori, pur essendo separabili dall’esecuzione dell’appalto iniziale, siano strettamente necessari al suo perfezionamento;

c)	che il valore cumulato degli appalti aggiudicati per lavori complementari non superi il 50 % del valore dell’appalto principale.

Articolo 271

Ricorso alla procedura negoziata per gli appalti immobiliari

(Articolo 190 del regolamento finanziario)

Gli appalti immobiliari di cui all’articolo 260 possono essere aggiudicati con procedura negoziata previa indagine del mercato locale.

Articolo 272

Scelta della procedura di aggiudicazione per gli appalti misti

(Articolo 190 del regolamento finanziario)

Nel caso di appalti che riguardano sia la prestazione di servizi sia la fornitura di beni o l’esecuzione di lavori, l’amministrazione aggiudicatrice, previo accordo della Commissione se questa non è l’amministrazione aggiudicatrice, determina le soglie e le procedure pertinenti in funzione dell’aspetto predominante, valutato sulla base del valore relativo e dell’importanza operativa delle varie componenti dell’appalto.

Articolo 273

Documenti di gara

(Articolo 190 del regolamento finanziario)

1.   I documenti di gara di cui all’articolo 138 sono elaborati sulla base delle migliori pratiche internazionali e secondo le disposizioni del presente capo per quanto riguarda le misure di pubblicità e i contatti tra l’amministrazione aggiudicatrice e gli offerenti.

2.   Per gli appalti di servizi, il fascicolo di gara deve contenere:

a)

le istruzioni per gli offerenti, che devono comprendere: i) il tipo di appalto; ii) i criteri di aggiudicazione e la rispettiva ponderazione; iii) la possibilità di colloqui e l’eventuale calendario; iv) l’autorizzazione eventuale delle varianti; v) la proporzione di subappalto eventualmente autorizzato; vi) il bilancio massimo disponibile per l’appalto; vii) la valuta dell’offerta;

b)	l’elenco ristretto dei candidati selezionati (citando il divieto di associazione tra gli stessi);

c)	le condizioni generali degli appalti di servizi;

d)	le condizioni particolari che precisano, completano o derogano alle condizioni generali;

e)	il capitolato d’oneri con indicazione del calendario di previsione del progetto e le date a decorrere dalle quali è previsto che gli esperti principali siano disponibili;

f)	il listino dei prezzi (da compilarsi a cura dell’offerente);

g)	il modulo di offerta;

h)	il modulo di contratto;

i)	se del caso, i moduli di garanzia bancaria, o di una istituzione analoga, per il versamento di prefinanziamenti.

Il primo comma, lettera h), non si applica nei casi in cui, a causa di circostanze eccezionali e debitamente giustificate, il modello di contratto non può essere utilizzato.

3.   Per gli appalti di forniture, il fascicolo di gara deve contenere:

a)	le istruzioni per gli offerenti, che devono comprendere: i) i criteri di selezione e di aggiudicazione; ii) l’autorizzazione eventuale delle varianti; iii) la valuta dell’offerta;

b)	le condizioni generali degli appalti di forniture;

c)	le condizioni particolari che precisano, completano o derogano alle condizioni generali;

d)	l’allegato tecnico contenente gli eventuali piani, le specifiche tecniche e il calendario di previsione dell’esecuzione dell’appalto;

e)	il listino dei prezzi (da compilarsi a cura dell’offerente) e la relativa scomposizione;

f)	il modulo di offerta;

g)	il modulo di contratto;

h)	se del caso, i moduli di garanzia bancaria, o di una istituzione analoga, per: i) l’offerta; ii) il versamento di prefinanziamenti; iii) la corretta esecuzione.

Il primo comma, lettera g), non si applica nei casi in cui, a causa di circostanze eccezionali e debitamente giustificate, il modello di contratto non può essere utilizzato.

4.   Per gli appalti di lavori, il fascicolo di gara deve contenere:

a)	le istruzioni per gli offerenti, che devono comprendere: i) i criteri di selezione e di aggiudicazione; ii) l’autorizzazione eventuale delle varianti; iii) la valuta dell’offerta;

b)	le condizioni generali degli appalti di lavori;

c)	le condizioni particolari che precisano, completano o derogano alle condizioni generali;

d)	gli allegati tecnici contenenti i piani, le specifiche tecniche e il calendario di previsione dell’esecuzione dell’appalto;

e)	il listino dei prezzi (da compilarsi a cura dell’offerente) e la relativa scomposizione;

f)	il modulo di offerta;

g)	il modulo di contratto;

h)	se del caso, i moduli di garanzia bancaria, o di una istituzione analoga, per: i) l’offerta; ii) il versamento di prefinanziamenti; iii) la corretta esecuzione.

Il primo comma, lettera g), non si applica nei casi in cui, a causa di circostanze eccezionali e debitamente giustificate, il modello di contratto non può essere utilizzato.

5.   In caso di conflitto tra le condizioni particolari di cui al paragrafo 2, lettera d), al paragrafo 3, lettera c), e al paragrafo 4, lettera c), e le condizioni generali prevalgono su dette condizioni particolari.

6.   Quando chiedono la presentazione di certificati rilasciati da organismi indipendenti per attestare l’ottemperanza dell’operatore economico a determinate norme in materia di garanzia della qualità, le amministrazioni aggiudicatrici fanno riferimento ai sistemi di assicurazione della qualità basati sulle pertinenti norme europee o, se del caso, internazionali e certificati da organismi conformi alle norme europee o internazionali relative alla certificazione. Esse accettano parimenti altre prove relative a misure equivalenti di garanzia della qualità prodotte dagli operatori economici.

Articolo 274

Garanzie

(Articolo 190 del regolamento finanziario)

1.   In deroga all’articolo 163, le garanzie preliminari sono costituite in euro o nella valuta dell’appalto al quale sono riferite.

2.   L’amministrazione aggiudicatrice può richiedere una garanzia dell’offerta, a norma del presente capo, nella misura dall’1 % al 2 % del valore globale dell’appalto per gli appalti di forniture e di lavori; essa è conforme alle disposizioni dell’articolo 163. La garanzia è liberata all’aggiudicazione dell’appalto. È trattenuta in caso di successivo ritiro di un’offerta presentata entro i termini.

3.   L’amministrazione aggiudicatrice può esigere una garanzia di esecuzione per un importo, indicato nel fascicolo di gara, che varia tra il 5 % e il 10 % del valore totale dell’appalto per gli appalti di forniture e di lavori. L’importo della garanzia è stabilito in base a criteri obiettivi, quali il tipo e il valore dell’appalto.

Tuttavia, è richiesta una garanzia di esecuzione se il valore dell’appalto è superiore alle seguenti soglie:

a)	345 000 EUR per gli appalti di lavori;

b)	150 000 EUR per gli appalti di forniture.

La garanzia resta valida almeno fino all’esito positivo del collaudo definitivo delle forniture o dei lavori. Se il contratto non è stato eseguito correttamente, è trattenuto l’intero importo della garanzia.

Articolo 275

Termini delle procedure

(Articolo 190 del regolamento finanziario)

1.   Le offerte devono pervenire all’amministrazione aggiudicatrice all’indirizzo e non oltre la data e l’ora indicati nell’invito a presentare offerte. I termini di ricezione delle offerte e delle domande di partecipazione, fissati dalle amministrazioni aggiudicatrici, sono sufficientemente lunghi affinché gli interessati dispongano di un termine ragionevole e adeguato per preparare e depositare le loro offerte.

Per gli appalti di servizi, l’intervallo minimo tra la data di spedizione della lettera d’invito e il termine finale fissato per la ricezione delle offerte è di cinquanta giorni. Tuttavia, in casi di urgenza possono essere autorizzati altri termini.

2.   Gli offerenti possono presentare domande per iscritto prima della data limite per la ricezione delle offerte. L’amministrazione aggiudicatrice risponde alle domande prima della data limite per la ricezione delle offerte.

3.   Nelle procedure ristrette internazionali, il termine minimo per la ricezione delle domande di partecipazione è di trenta giorni dalla pubblicazione del bando di gara. L’intervallo minimo tra la data di spedizione della lettera d’invito e il termine finale fissato per la ricezione delle offerte è di cinquanta giorni. Tuttavia, in taluni casi eccezionali possono essere autorizzati altri termini.

4.   Nelle procedure aperte internazionali, i termini minimi per la ricezione delle offerte sono i seguenti, a decorrere dalla data di spedizione del bando di gara:

a)	novanta giorni per gli appalti di lavori;

b)	sessanta giorni per gli appalti di forniture.

Tuttavia, in taluni casi eccezionali possono essere autorizzati altri termini.

5.   Nelle procedure aperte locali, i termini minimi per la ricezione delle offerte sono i seguenti, a decorrere dalla pubblicazione del bando di gara:

a)	sessanta giorni per gli appalti di lavori;

b)	trenta giorni per gli appalti di forniture.

Tuttavia, in taluni casi eccezionali possono essere autorizzati altri termini.

6.   Per le procedure negoziate concorrenziali di cui all’articolo 265, paragrafo 1, lettera b), all’articolo 267, paragrafo 1, lettera c), e all’articolo 269, paragrafo 1, lettera c), per la presentazione delle offerte è accordato ai candidati un termine minimo di trenta giorni dalla data di spedizione della lettera d’invito a presentare un’offerta.

7.   I termini di cui ai paragrafi da 1 a 6 sono fissati in giorni di calendario.

Articolo 276

Comitato di valutazione

(Articolo 190 del regolamento finanziario)

1.   Tutte le domande di partecipazione e offerte dichiarate conformi sono valutate e classificate da un comitato di valutazione sulla base dei criteri d’esclusione, di selezione e di aggiudicazione precedentemente annunciati. Il comitato è composto da un numero dispari di membri, almeno tre, che vantano la competenza tecnica e amministrativa necessaria per pronunciarsi validamente sulle offerte.

2.   Quando non sia l’amministrazione aggiudicatrice, la Commissione può chiedere di ricevere copia dei documenti di gara, delle offerte e della loro valutazione, nonché dei contratti firmati. Essa può inoltre partecipare a titolo d’osservatore all’apertura e alla valutazione delle offerte.

3.   Sono eliminate le offerte che non contengono tutti gli elementi essenziali richiesti nei documenti di gara o che non corrispondono agli specifici requisiti che vi sono prescritti.

Tuttavia, il comitato di valutazione o l’amministrazione aggiudicatrice può chiedere ai candidati od offerenti, nel rispetto del principio della parità di trattamento e indicando una precisa scadenza, di produrre documenti supplementari o di fornire chiarimenti riguardo ai documenti giustificativi presentati in relazione ai criteri di esclusione, di selezione e di aggiudicazione.

4.   In caso di offerte anormalmente basse di cui all’articolo 151, il comitato chiede le necessarie precisazioni sulla composizione dell’offerta.

5.   Si può derogare all’obbligo di costituire un comitato di valutazione per le procedure relative ad appalti di valore pari o inferiore a 20 000 EUR.

CAPO IV

Sovvenzioni

Articolo 277

Finanziamento integrale

(Articolo 192 del regolamento finanziario)

In caso di deroghe all’obbligo di cofinanziamento, nella decisione d’attribuzione devono essere indicati i motivi.

TITOLO III

UFFICI EUROPEI

Articolo 278

Uffici europei e creazione di uffici supplementari

(Articolo 195 del regolamento finanziario)

Gli uffici di cui all’articolo 195 del regolamento finanziario sono i seguenti:

a)	l’Ufficio delle pubblicazioni;

b)	l’Ufficio europeo per la lotta antifrode;

c)	l’Ufficio europeo di selezione del personale e la Scuola amministrativa europea, da esso dipendente sotto il profilo amministrativo;

d)	l’Ufficio di gestione e di liquidazione dei diritti individuali;

e)	l’Ufficio infrastrutture e logistica di Bruxelles e l’Ufficio infrastrutture e logistica di Lussemburgo.

Una o più istituzioni possono creare uffici supplementari sempre che possa essere giustificato da uno studio costi-benefici e che sia garantita la visibilità dell’azione dell’Unione.

Articolo 279

Deleghe delle istituzioni agli uffici europei interistituzionali

(Articoli 195 e 199 del regolamento finanziario)

Ciascuna istituzione è responsabile degli impegni di bilancio. Le istituzioni possono delegare al direttore dell’ufficio europeo interistituzionale interessato tutti gli atti successivi, in particolare gli impegni giuridici, la liquidazione delle spese, l’ordinazione dei pagamenti e l’acquisizione delle entrate, e stabiliscono i limiti e le condizioni di tale delega.

Articolo 280

Disposizioni speciali per l’Ufficio delle pubblicazioni

(Articoli 195 e 199 del regolamento finanziario)

Per quanto riguarda l’Ufficio delle pubblicazioni, ogni istituzione decide la propria politica in materia di pubblicazioni. A norma dell’articolo 21 del regolamento finanziario, l’utile netto delle vendite delle pubblicazioni è utilizzato come entrata con destinazione specifica dall’istituzione autrice delle pubblicazioni.

Articolo 281

Delega di alcuni compiti da parte del contabile

(Articolo 196 del regolamento finanziario)

Il contabile della Commissione, su proposta del comitato direttivo dell’ufficio europeo interessato, può delegare alcuni dei suoi compiti relativi all’incasso delle entrate e al pagamento delle spese effettuati direttamente dall’ufficio in questione a un funzionario del medesimo.

Articolo 282

Tesoreria — Conti bancari

(Articolo 196 del regolamento finanziario)

Per le necessità di tesoreria proprie di un ufficio interistituzionale, possono essere aperti a nome di questo dalla Commissione, su proposta del comitato direttivo, conti bancari o conti correnti postali. Il saldo annuale di tesoreria è riconciliato e liquidato a fine esercizio tra l’ufficio in oggetto e la Commissione.

TITOLO IV

STANZIAMENTI AMMINISTRATIVI

Articolo 283

Disposizioni generali

(Articolo 201 del regolamento finanziario)

Gli stanziamenti amministrativi di cui al presente titolo sono quelli definiti dall’articolo 41 del regolamento finanziario.

Gli impegni di bilancio corrispondenti a stanziamenti amministrativi di natura comune a diversi titoli e gestiti complessivamente possono essere iscritti complessivamente nei conti di bilancio in base alla classificazione sommaria per natura di cui all’articolo 25.

Le spese corrispondenti sono iscritte nelle linee di bilancio di ciascun titolo secondo la medesima ripartizione degli stanziamenti.

Articolo 284

Garanzie locative

(Articolo 201 del regolamento finanziario)

Le garanzie locative offerte dalle istituzioni assumono la forma di una garanzia bancaria o di un deposito su un conto bancario bloccato a nome dell’istituzione e del locatore e sono costituite in euro, salvo casi debitamente motivati.

Tuttavia, se per le locazioni in paesi terzi non fosse possibile avvalersi di una di tali forme di garanzia locativa, l’ordinatore responsabile può accettare di fornire altre forme di garanzia, purché esse assicurino un’equivalente tutela degli interessi finanziari dell’Unione.

Articolo 285

Anticipi al personale e ai membri delle istituzioni

(Articolo 201 del regolamento finanziario)

Possono essere versati, conformemente allo statuto, anticipi al personale e ai membri delle istituzioni.

Articolo 286

Operazioni immobiliari

(Articolo 203 del regolamento finanziario)

1.   La spesa di cui all’articolo 203, paragrafo 3, lettera a), del regolamento finanziario comprende i costi di sistemazione degli edifici ma non le spese.

2.   La procedura di informazione tempestiva prevista all’articolo 203, paragrafo 4, del regolamento finanziario e la procedura di approvazione preventiva prevista all’articolo 203, paragrafo 5, del regolamento finanziario non si applicano all’acquisizione di terreni a titolo gratuito o per un importo simbolico.

3.   Le procedure di informazione tempestiva e di approvazione preventiva previste all’articolo 203, paragrafi da 3 a 7, del regolamento finanziario non si applicano agli edifici residenziali. Il Parlamento europeo e il Consiglio possono chiedere all’istituzione responsabile di trasmettere informazioni relative agli edifici residenziali.

4.   In circostanze politiche eccezionali o urgenti le informazioni tempestive di cui all’articolo 203, paragrafo 4, del regolamento finanziario relative ai progetti immobiliari concernenti delegazioni dell’Unione o uffici ubicati in paesi terzi possono essere presentate unitamente al progetto immobiliare a norma dell’articolo 203, paragrafo 5, del regolamento finanziario. In tali casi le procedure di informazione tempestiva e di approvazione preventiva sono espletate quanto prima.

5.   La procedura di approvazione preventiva a norma dell’articolo 203, paragrafi 5 e 6, del regolamento finanziario non si applica ai contratti preparatori o agli studi necessari per valutare i costi dettagliati e il finanziamento del progetto immobiliare.

6.   Le soglie di 750 000 EUR o di 3 000 000 EUR di cui all’articolo 203, paragrafo 7, punti ii), iii) e iv), del regolamento finanziario comprendono i costi di sistemazione dell’edificio. Per i contratti di locazione e di usufrutto, tali soglie tengono conto dei costi di sistemazione dell’edificio ma non delle altre spese.

7.   Un anno dopo l’entrata in vigore del regolamento finanziario, la Commissione riferisce in merito all’applicazione delle procedure previste all’articolo 203, paragrafi da 3 a 8, del regolamento finanziario.

TITOLO V

ESPERTI

Articolo 287

Esperti esterni retribuiti

(Articolo 204 del regolamento finanziario)

1.   Per gli appalti di valore inferiore alle soglie stabilite all’articolo 170, paragrafo 1, si possono scegliere esperti esterni retribuiti, in base alla procedura di cui al paragrafo 2.

2.   Un invito a manifestare interesse è pubblicato nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea oppure, qualora sia necessario garantire ulteriore pubblicità presso i potenziali candidati, sul sito internet dell’istituzione interessata.

L’invito a manifestare interesse comprende una descrizione dei compiti, la loro durata e le condizioni di retribuzione fissate. Tali condizioni possono basarsi su prezzi unitari.

In esito all’invito a manifestare interesse viene redatto un elenco di esperti, che rimane valido per un periodo non superiore a cinque anni dalla sua pubblicazione o alla durata di un programma pluriennale attinente ai compiti.

3.   Ogni persona fisica interessata può presentare la sua candidatura in qualsiasi momento nel corso del periodo di validità dell’elenco, a eccezione degli ultimi tre mesi. Non sono selezionate in qualità di esperti esterni retribuiti per svolgere i compiti di cui all’articolo 204 del regolamento finanziario le persone che si trovano in una delle situazioni di esclusione di cui agli articoli 106 e 107 del regolamento finanziario.

4.   Tutte le comunicazioni con gli esperti selezionati, comprese la stipulazione dei contratti e ogni loro modificazione, possono avvenire tramite sistemi elettronici predisposti dall’istituzione.

Tali sistemi soddisfano i seguenti requisiti:

a)	l’accesso al sistema e ai documenti trasmessi tramite esso è riservato esclusivamente alle persone autorizzate;

b)	soltanto le persone autorizzate possono firmare per via elettronica o trasmettere un documento tramite il sistema;

c)	le persone autorizzate devono essere identificate nel sistema mediante procedure prestabilite;

d)	ora e data dell’operazione elettronica devono essere precisate;

e)	dev’essere mantenuta l’integrità dei documenti;

f)	dev’essere mantenuta la disponibilità dei documenti;

g)	se del caso, dev’essere mantenuta la riservatezza dei documenti;

h)	dev’essere assicurato il rispetto dei requisiti in materia di protezione dei dati personali a norma del regolamento (CE) n. 45/2001.

Ai dati inviati o ricevuti tramite siffatto sistema si applica la presunzione giuridica dell’integrità dei dati e dell’esattezza della data e dell’ora di invio o ricezione indicata dal sistema.

Un documento inviato o notificato tramite siffatto sistema è considerato equivalente a un documento cartaceo, è ammissibile come prova in un procedimento giudiziario, è considerato originale e a esso si applica la presunzione giuridica di autenticità e integrità, purché non contenga elementi dinamici in grado di modificarlo automaticamente.

La firma elettronica di cui al secondo comma, lettera b), ha effetto legale equivalente alla firma autografa.

5.   L’elenco degli esperti e l’oggetto dei compiti sono pubblicati annualmente. La retribuzione è pubblicata qualora superi l’importo di 15 000 EUR per il compito svolto.

6.   Il paragrafo 5 non si applica se tale pubblicazione rischia di minare i diritti e le libertà delle persone interessate tutelati dalla Carta dei diritti fondamentali dell’Unione europea oppure di ledere gli interessi commerciali degli esperti.

PARTE TERZA

DISPOSIZIONI TRANSITORIE E FINALI

Articolo 288

Disposizioni transitorie

Gli articoli da 35 a 43 del regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 continuano ad applicarsi agli impegni effettuati fino al 31 dicembre 2013. Gli articoli da 33 a 44 del presente regolamento si applicano esclusivamente agli impegni effettuati a decorrere dal 1o gennaio 2014.

Su decisione dell’ordinatore responsabile nel rispetto dei principi di parità di trattamento e trasparenza, il titolo VI della parte prima del regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 può continuare ad applicarsi alle convenzioni di sovvenzione firmate e alle decisioni di sovvenzione notificate entro il 31 dicembre 2013 nel quadro di impegni globali effettuati nell’ambito del bilancio 2012 o di esercizi precedenti.

Articolo 289

Abrogazione

Il regolamento (CE, Euratom) n. 2342/2002 è abrogato.

I riferimenti fatti al regolamento abrogato s’intendono fatti al presente regolamento e vanno letti secondo la tavola di concordanza di cui all’allegato.

Articolo 290

Entrata in vigore

Il presente regolamento entra in vigore il giorno successivo alla pubblicazione nella Gazzetta ufficiale dell’Unione europea.

Esso si applica a decorrere dal 1o gennaio 2013.

Tuttavia, gli articoli da 216 a 226 si applicano a decorrere dal 1o gennaio 2014.

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(1)  GU L 298 del 26.10.2012, pag. 1.

(2)  GU L 248 del 16.9.2002, pag. 1.

(3)  GU L 357 del 31.12.2002, pag. 1.

(4)  GU L 134 del 30.4.2004, pag. 114.

(5)  GU L 163 del 23.6.2007, pag. 17.

(6)  GU L 48 del 23.2.2011, pag. 1.

(7)  GU L 347 dell’11.12.2006, pag. 1.

(8)  GU L 130 del 31.5.2000, pag. 1.

(9)  GU L 209 del 2.8.1997, pag. 6.

(10)  GU L 8 del 12.1.2001, pag. 1.

(11)  GU L 340 del 16.12.2002, pag. 1.

(12)  GU C 316 del 27.11.1995, pag. 48.

(13)  GU C 195 del 25.6.1997, pag. 1.

(14)  GU L 300 dell’11.11.2008, pag. 42.

(15)  GU L 309 del 25.11.2005, pag. 15.

(16)  GU L 164 del 22.6.2002, pag. 3.

(17)  GU L 281 del 23.11.1995, pag. 31.

(18)  GU L 342 del 22.12.2009, pag. 1.

(19)  GU L 13 del 19.1.2000, pag. 12.

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