1.   Il presente regolamento si applica alle persone in prosieguo definite collettivamente «esperti esterni»:

2.   Gli esperti esterni possono appartenere al settore privato o essere esperti della pubblica amministrazione:

1.   Tutti gli esperti esterni hanno diritto al rimborso delle loro spese di viaggio dal luogo specificato nell'invito (indirizzo professionale o privato) al luogo della riunione, utilizzando i mezzi di trasporto ritenuti più idonei tenuto conto della distanza: in generale per i tragitti inferiori a 400 km (di sola andata, sulla base della distanza ufficiale per ferrovia) si tratta di un biglietto ferroviario in seconda classe, mentre per distanze uguali o superiori a 400 km si tratta di un biglietto aereo in classe economica.

2.   Il direttore del segretariato permanente (il «direttore») si adopera in particolare per garantire che le riunioni siano organizzate in modo tale da consentire agli esperti esterni di beneficiare delle tariffe di viaggio più economiche. Il direttore esamina con particolare attenzione eventuali richieste di rimborso riguardanti voli costosi in maniera anomala e ha il diritto di effettuare i controlli eventualmente necessari e di richiedere all'esperto esterno eventuali prove necessarie ai fini di tale verifica. Il direttore si riserva inoltre, se le circostanze lo motivano, di limitare il rimborso alle tariffe normalmente applicate per il tragitto abituale dal luogo di lavoro o di residenza dell'esperto esterno alla sede della riunione.

3.   Le spese di viaggio sono rimborsate su presentazione dei documenti giustificativi originali: biglietti e fatture oppure, in caso di prenotazioni online, la stampa della prenotazione elettronica e delle carte d'imbarco per il viaggio di andata. I documenti forniti devono indicare la classe di viaggio, l'ora e l'importo versato.

4.   Le spese di viaggio in veicolo privato sono rimborsate al pari di un biglietto ferroviario di seconda classe.

5.   Se il tragitto non è servito dal treno, il costo del viaggio in veicolo privato è rimborsato applicando un importo di 0,22 EUR per km.

6.   Le spese di taxi non sono rimborsate.

1.   L'indennità giornaliera versata per ogni giornata di riunione è un rimborso forfettario delle spese sostenute nel luogo in cui si tiene la riunione, ivi compresi i pasti e i trasporti locali (autobus, tram, taxi, parcheggi, pedaggi autostradali ecc.), come pure le assicurazioni viaggio e infortuni.

2.   L'indennità giornaliera è di 92,00 EUR.

3.   Se il luogo di partenza indicato nell'invito si trova a 100 km o meno dal luogo in cui si tiene la riunione, l'indennità giornaliera è ridotta del 50 %.

4.   Gli esperti esterni che sono obbligati a passare una o più notti nel luogo in cui si tiene la riunione a causa dell'incompatibilità tra gli orari delle riunioni e gli orari dei voli o dei treni (1) hanno diritto a un'indennità di alloggio. Tale indennità è fissata a 100,00 EUR per notte. Il numero di notti non deve superare il numero di giorni della riunione +1.

5.   Un'indennità di alloggio e un'indennità giornaliera supplementari possono eccezionalmente essere versate se il prolungamento del soggiorno permette all'esperto esterno convocato di ottenere una riduzione delle spese di viaggio superiore all'importo di tali indennità.

6.   L'indennità giornaliera e/o l'indennità di alloggio possono essere aumentate del 50 % con decisione motivata del direttore per esperti di altissimo livello.

1.   Salvo diversa indicazione nella lettera d'invito e nella richiesta di organizzazione della riunione, gli esperti del settore privato hanno diritto a un'indennità giornaliera per ogni giorno di riunione e, se del caso, a un'indennità di alloggio, a condizione che dichiarino sull'onore di non ricevere un'indennità analoga o rimborsi analoghi da un'altra istituzione per la medesima visita. Il direttore assicura la coerenza tra il contenuto delle lettere d'invito e la richiesta di organizzazione della riunione.

2.   Gli esperti della pubblica amministrazione percepiscono un'indennità giornaliera per ogni giorno di riunione e, se del caso, un'indennità di alloggio, a condizione che ciò sia previsto nel regolamento interno pertinente del comitato o del gruppo di lavoro e a condizione che dichiarino sull'onore di non ricevere un'indennità analoga dalla propria amministrazione per la medesima visita.

3.   Il direttore può, con decisione motivata e su presentazione di documenti giustificativi, autorizzare il rimborso delle spese che gli esperti esterni hanno sostenuto a causa di istruzioni specifiche ricevute per iscritto.

4.   Tutti i rimborsi delle spese di viaggio, delle indennità giornaliere e di alloggio sono effettuati su un unico conto bancario per esperto esterno.

5.   I rimborsi delle spese degli esperti della pubblica amministrazione sono versati su un conto intestato al governo, a uno dei suoi ministeri o a un ente pubblico, salvo deroghe previste dal governo, da uno dei suoi ministeri o da un ente pubblico.

1.   Il numero massimo di esperti esterni per riunione, indipendentemente dal fatto che abbiano diritto o meno al rimborso delle loro spese, è pari a uno per ogni parte dell'Europa sudorientale e per ogni Stato membro dell'UE invitato come esperto della pubblica amministrazione; il numero di esperti del settore privato corrisponde a quello degli esperti della pubblica amministrazione.

2.   Il direttore può derogare a tale norma di cui al paragrafo 1, con decisione motivata, in caso di riunioni congiunte di più comitati o gruppi di lavoro.

1.   L'ordine di pagamento è predisposto sulla base della richiesta di rimborso, debitamente compilata e firmata dall'esperto esterno e dal segretario della riunione incaricato di certificare la presenza dell'esperto esterno.

2.   Gli esperti esterni forniscono al segretario della riunione i documenti necessari per provvedere al loro rimborso, mediante lettera, fax o posta elettronica (farà fede il timbro postale) o datati non oltre 30 giorni di calendario dopo l'ultima giornata della riunione.

3.   Il segretariato permanente provvede al rimborso delle spese degli esperti entro 30 giorni di calendario.

4.   Fatto salvo il caso in cui l'esperto esterno fornisca una giustificazione adeguata, accettata con decisione motivata dal direttore, il mancato rispetto del paragrafo 2 solleva quest'ultima da qualsiasi obbligo di rimborsare le spese di viaggio o di corrispondere eventuali indennità.

1.   Le spese di viaggio sono rimborsate in euro, se opportuno al tasso di cambio applicabile il giorno della riunione.

2.   L'indennità giornaliera e, se del caso, l'indennità di alloggio sono rimborsate in euro al tasso forfettario applicabile il giorno della riunione.