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Per quanto riguarda gli accordi sugli appalti ITER, i progressi ufficiali dei lavori sono scanditi, in termini di valore, dalle tappe fondamentali del regime di assegnazione di crediti (CAS), che F4E riceve annualmente per il completamento dell’appalto specifico. Questo è quanto l’Organizzazione internazionale ITER riconosce ufficialmente riguardo ai progressi. Tuttavia, le tappe fondamentali del regime CAS raggiungono il valore massimo verso la fine della procedura di appalto e quindi il riconoscimento attraverso i crediti è sbilanciato. Pertanto, i progressi riguardanti gli accordi sugli appalti sono di fatto monitorati direttamente attraverso le tappe fondamentali del regime CAS, ma anche indirettamente attraverso il conseguimento delle tappe fondamentali dei contratti associati.

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Occorre notare che dal 2012 la percentuale degli impegni singoli è aumentata del 13 % e che il piano di esecuzione del bilancio 2013 indica che la percentuale degli impegni singoli non dovrebbe attestarsi oltre l’80 % alla fine del 2013. F4E sta quindi progressivamente recuperando i suoi ritardi nell’esecuzione effettiva dei contratti correlati al bilancio/programma di lavoro annuale specifico. Inoltre, la previsione di esecuzione conferma l’uso nel 2013 dell’intero importo disponibile sugli impegni globali per il 2012.

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F4E ritiene che il sistema di controllo interno globale sia in atto e che si evolva a seconda delle esigenze organizzative. Dal momento che variano in funzione dei cambiamenti sul piano organizzativo, l’istituzione e l’esecuzione di un sistema di controllo interno dovrebbero essere considerate un processo in continua evoluzione.

Sin dalla sua istituzione, F4E ha inserito fra le sue priorità lo sviluppo delle sue strategie di controllo globale. I vari sistemi di controllo sono già stati posti in essere e offrono alla direzione le necessarie garanzie. Inoltre, nel 2012, è stato formato un gruppo di lavoro che fa direttamente capo al direttore con lo scopo di sviluppare e attuare la strategia di controllo globale di F4E, monitorare l’efficacia dell’ambiente di controllo interno e dare seguito a tutte le raccomandazioni di audit interno ed esterno.

Al di là della conclusione generale, e senza impatto significativo sulla convalida, la società di consulenza indipendente ha in effetti individuato diverse eccezioni e/o aree di miglioramento. Va notato che alcune di queste aree sono state precedentemente rilevate in altri audit e/o altre valutazioni e sono già state inserite in quei piani di azione. Il problema principale affrontato dalla società di revisione indipendente e che richiede un’azione immediata fa riferimento all’attività operativa. Questa raccomandazione è stata immediatamente sottoposta all’attenzione della direzione di F4E e le misure correttive sono state formulate all’interno di un piano di azione.

Sin dalla sua istituzione, l’impresa comune ha profuso notevole impegno nello sviluppo di un sistema informativo integrato di controllo e gestione che consente un attento monitoraggio delle stime dei costi e degli scostamenti (cfr. paragrafo 29).

In relazione al seguito dato agli audit interni ed esterni, è opportuno rilevare che, nonostante l’osservazione formulata dalla Corte dei conti, il comitato di audit, nella sua riunione del 14 giugno 2013, ha dato atto dei miglioramenti e ha espresso il proprio apprezzamento per i progressi compiuti nel attuazione dei piani di azione.

Un sistema di gestione dei rischi è stato istituito ed è sistematicamente integrato a livello di progetto. Un responsabile dei rischi è stato nominato per monitorare l’apposito registro e le relative misure di attenuazione. Il registro dei rischi viene aggiornato durante ogni riunione del consiglio di direzione.

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A causa del loro basso valore medio, le procedure negoziate corrispondono al 40 % delle procedure di appalto annuali relative alle attività operative, e solo a meno del 10 % dell’impegno annuale dell’impresa comune: in questo senso, l’uso di procedure negoziate di basso valore consente all’impresa comune di focalizzare le risorse interne limitate su appalti dal valore/rischio elevato, con un effetto positivo in termini di attenuazione del rischio.

Quanto al numero esiguo di proposte pervenute in relazione ai bandi per le sovvenzioni, l’impresa comune riconosce il problema: finora, tutti i tentativi di migliorare e promuovere una più ampia partecipazione agli inviti a presentare proposte sono risultati infruttuosi. Tale situazione è riconducibile alla natura estremamente specializzata delle sovvenzioni di F4E, che interessano solo un numero ristretto di candidati in Europa.

Va notato che nel suo studio «Potential for reorganization within the ITER project to improve cost-effectiveness» (Il potenziale di riorganizzazione nell’ambito del progetto ITER per migliorare il rapporto costi-benefici) ordinato dalla commissione per il controllo dei bilanci del Parlamento europeo, Ernst & Young ha convenuto che i regolamenti imposti a F4E non rispondono in modo adeguato agli obiettivi altamente specifici di F4E e limitano la capacità della stessa di tentare un approccio innovativo al criterio costi-benefici.

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Per quanto riguarda la prima conclusione, F4E concorda con l’affermazione secondo cui le sanzioni non sono previste nel suo modello di convenzione di sovvenzione. Il progetto di regolamento finanziario di F4E, approvato dal consiglio di direzione di F4E nel 2007, prevedeva la possibilità che F4E imponesse tali sanzioni. Tale possibilità è stata eliminata dal testo a seguito di una specifica richiesta della Commissione europea avanzata nel corso di un processo di consultazione, in virtù dell’articolo 5 dello statuto.

Tuttavia, F4E ritiene che l’assenza di tale disposizione nel modello di convenzione di sovvenzione non espone F4E in modo significativo al rischio di non ricevere per tempo i prodotti previsti o di ricevere i prodotti previsti non rispondenti agli standard di qualità. Conformemente al modello di convenzione di sovvenzione, F4E può sempre risolvere la convenzione di sovvenzione e richiedere, in caso di mancata esecuzione o scarsa esecuzione, violazione degli obblighi sostanziali e in altre circostanze specificate nel modello in questione, il rimborso totale o parziale del contributo finanziario concesso da F4E.

Quanto alla seconda conclusione, occorre rilevare che, a seguito della limitazione dell’estensione del certificato di audit, F4E ha chiesto delucidazioni ai beneficiari riguardo ai costi indiretti e, successivamente, ha chiesto alla società di revisione di presentare una modifica al certificato di audit. Il pagamento è stato autorizzato sulla base degli elementi probatori pervenuti.

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F4E intende confermare che, nella riorganizzazione dei suoi circuiti finanziari nel mese di giugno 2013, ha preso in considerazione la constatazione preliminare degli auditor. A tale riguardo, ulteriori controlli sono stati messi in atto a livello di relazione di accettazione tecnica affinché le domande di pagamento possano essere autorizzate solo se non presentano situazioni di non conformità pendenti. Inoltre, gli agenti finanziari ora eseguono anche una revisione di tale relazione, allo scopo di garantire che la relazione tecnica e la fattura siano conformi alle condizioni contrattuali.

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F4E verifica l’equivalenza delle norme sugli appalti dell’altra amministrazione aggiudicatrice con le proprie per ogni procedura di appalto congiunta in cui vengono utilizzate le norme dell’altra parte in conformità dell’articolo 83 del regolamento di esecuzione di F4E. F4E concorda con il parere della Corte secondo il quale può essere opportuno stabilire norme comuni con cui F4E possa sottoporre a verifica tale equivalenza su base uniforme nelle prossime procedure di appalto congiunte, anche se non strettamente richiesto dall’articolo 83 delle norme di applicazione.

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In relazione al ricorso agli avvisi di preinformazione, non era intenzione dell’impresa comune utilizzare l’avviso di preinformazione per abbreviare il termine ultimo minimo per il ricevimento delle offerte, ma è stato ritenuto più utile a fini di visibilità e di concorrenza indire giornate informative con l’industria europea prima della pubblicazione del bando di gara, dando all’operatore economico la possibilità di porre domande su aspetti generali e di natura tecnica e amministrativa riguardanti il bando e di stabilire contatti con possibili partner commerciali.

Sulla questione della non conformità con l’articolo 85 del regolamento finanziario, l’impresa comune concorda con le conclusioni della Corte; è necessario rilevare che nel frattempo l’impresa comune ha ottenuto l’accesso all’EWS e il controllo viene ora effettuato su tutti gli appalti aggiudicati.

Al momento della firma di un contratto nel dicembre 2012, F4E ha ricevuto la garanzia da una banca che non soddisfaceva i requisiti di rating previsti dal contratto (pari ad almeno BBB). Tale situazione è stata rilevata dal gruppo Finanze al momento della convalida del pagamento di prefinanziamento, e la garanzia è stata respinta di conseguenza. Al contraente è stato chiesto di fornire una garanzia valida da una banca avente il rating richiesto. Tuttavia, dal momento che la data di chiusura dei conti si avvicinava e il contraente aveva fornito garanzie sufficienti per i negoziati in corso con un’altra banca, il contabile ha deciso di procedere con l’autorizzazione del pagamento di prefinanziamento. Tale decisione si è basata sulla valutazione che i danni causati a F4E derivanti dalla perdita degli stanziamenti di pagamento sarebbero stati molto più ingenti rispetto al rischio di non ricevere una nuova garanzia, tenendo conto che il pagamento di prefinanziamento formava ancora l’oggetto di garanzia mediante l’obbligazione iniziale. Infine, la nuova garanzia bancaria è stata fornita nella prima settimana di febbraio.

Per quanto riguarda una delle procedure illustrate, la stima dei costi non era in effetti corretta perché non è stata adeguatamente aggiornata in fase di sviluppo della progettazione (prima della pubblicazione dell’invito).

Tuttavia, relativamente alla seconda procedura, l’ampia differenza tra la stima iniziale e la prima offerta ricevuta è intesa come il risultato di una situazione di monopolio esistente al momento sul mercato europeo.

L’impresa comune ha annullato il primo invito e lo ha ripubblicato suddividendo la gara in lotti per consentire una concorrenza più ampia. Ciò ha determinato un prezzo complessivo molto più vicino alla stima iniziale operata dall’impresa comune, in particolare considerando che la divisione in lotti ha avuto effetti negativi sulle economie di scala e ha provocato un aumento dei costi non ricorrenti.

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Nel 2013 F4E ha proseguito nell’attuare ulteriormente la sua strategia di controllo e monitoraggio globale e la strategia di controllo ex post che era stata presentata al suo consiglio di direzione nel dicembre 2012.

Per quanto riguarda il controllo ex post, un esercizio pilota è stato avviato con una società di revisione esterna per valutare l’ammissibilità del costo sostenuto dai contraenti nel quadro delle convenzioni di sovvenzione. L’esito dell’esercizio pilota permetterà a F4E di ottimizzare e armonizzare ulteriormente i propri processi di controllo ex post.

Nel contempo, la programmazione annuale degli audit di garanzia della qualità continua a essere eseguita come da previsioni. Sulla base delle osservazioni formulate dalla Corte dei conti nelle relazioni annuali precedenti, l’estensione degli audit della garanzia della qualità è attualmente in fase di rivalutazione attraverso un esercizio pilota al fine di estendere i controlli finanziari ai contratti per attività operative, i cosiddetti «controlli finanziari ex post dei contratti di appalto».

Tuttavia, è necessario menzionare che il comitato di audit del consiglio di direzione di F4E ha formulato il proprio parere nei confronti delle azioni proposte in risposta alle osservazioni della Corte sui controlli finanziari ex post dei contratti di appalto nella sua relazione annuale 2011, in quanto va contro il principio del contratto a prezzo concordato. Il comitato di audit ha chiesto alla Corte di rivalutare la sua posizione al riguardo. Infine, F4E ha riprogettato i suoi controlli finanziari dei contratti per attività operative, come indicato dalla Corte.

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Il 26 e 27 giugno 2013 il consiglio di direzione ha approvato il documento «Attuazione della politica industriale», con l’accordo della Commissione europea. Tale politica, insieme a quelle precedentemente adottate, stabilisce la politica e il quadro per la gestione della proprietà intellettuale all’interno di Fusion for Energy.

L’esecuzione pratica degli obblighi per la gestione della proprietà intellettuale può essere riassunta nel modo seguente:

Infine, per garantire la riservatezza delle informazioni relative alla proprietà intellettuale gestite nei contratti, è in corso di esecuzione una politica in materia di sicurezza delle informazioni. Tale politica prevede l’archiviazione elettronica su un server dedicato alle informazioni riservate della proprietà intellettuale. L’adozione di tale politica è imminente e la sua esecuzione per la gestione delle informazioni correlate alla proprietà intellettuale dovrebbe avvenire entro il gennaio 2014.

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Pur concordando con la conclusione di fatto della Corte dei conti, F4E vorrebbe sottolineare che, poiché l’osservazione è stata resa dagli auditor nel 2008, F4E ha preso tutte le misure necessarie per porre rimedio alla situazione. Il consiglio di direzione ha assunto la responsabilità di risolvere la questione, mentre richiami sistematici sono inviati al contribuente moroso e gli Stati membri che non pagano nei tempi sono invitati a pagare gli interessi di mora in base all’articolo 48 delle norme di applicazione. Purtroppo, le procedure interne di alcuni Stati membri rendono talvolta impossibile il rispetto delle scadenze stabilite dal regolamento finanziario di F4E.

Per quanto riguarda l’impatto sul bilancio, è importante sottolineare che i contributi di associazione di cui all’osservazione della Corte rappresentano lo 0,6 % del bilancio di F4E e, di conseguenza, i ritardi rappresentano una frazione di questa percentuale.

Infine, al termine dell’esercizio finanziario 2012, soltanto un importo pari a 1 085 euro è rimasto insoluto.

Pertanto, i ritardi nei pagamenti dei contributi per il 2012 non hanno avuto alcun impatto tangibile sull’esecuzione del bilancio e su F4E.

Nel frattempo, F4E continuerà a garantire che i contributi di associazione siano versati entro il minor tempo possibile.

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È vero che all’epoca dell’audit, le norme di applicazione menzionate non erano state formalmente adottate. Tuttavia, è opportuno sottolineare che, per evitare un vuoto giuridico, il direttore di Fusion for Energy aveva deciso di applicare per analogia all’impresa comune (salvo se diversamente specificato) il modello delle norme di applicazione valide per le agenzie o le norme della Commissione. A questo proposito, Fusion for Energy è stata dotata di un quadro di riferimento adeguato e trasparente, che è stato applicato in modo coerente dall’organizzazione fino a quando non sono state poste in essere le norme formali adottate dal consiglio di direzione.

Relativamente a quest’ultimo punto, sono stati compiuti progressi significativi dall’espletamento dell’audit. Le seguenti disposizioni di applicazione sono state infatti formalmente adottate dal consiglio di direzione nel dicembre 2012: criteri di inquadramento per grado e scatto in termini di impegno, lavoro a tempo parziale, valutazione del direttore, congedo familiare, congedo parentale e trasferimento dei diritti pensionistici.

In relazione alle disposizioni in materia di assunzione e utilizzo di agenti temporanei, valutazione, prevenzione di molestie, certificazione e attestazione, le norme di applicazione sono state inviate alla Commissione, per approvazione, tra il gennaio e il febbraio 2013 (dopo la conclusione del processo di consultazione interna) e F4E attende l’approvazione da parte della Commissione prima che il consiglio di direzione proceda all’adozione. Ciò dovrebbe avvenire nel dicembre 2013.

Attualmente è in corso la consultazione del comitato del personale per le norme di applicazione su congedi e assenze, assenze per malattia, quadri intermedi e occupazione provvisoria di posizioni direttive, e a breve saranno sottoposte all’approvazione della Commissione.

Per le norme di applicazione riguardanti l’assunzione e l’impiego di agenti contrattuali, F4E è in attesa dei modelli da perfezionare da parte della Commissione e, pertanto, non possono ancora essere presentati ai sensi dell’articolo 110 dello statuto del personale.

Infine, preme ribadire l’impegno di Fusion for Energy per aumentare il numero delle norme di applicazione da adottare nel corso del 2013 e oltre tale data. In questa prospettiva, un calendario sulle stime di adozione è stato approvato ed è stata data esecuzione alle disposizioni interne volte a facilitare il processo di adozione, riponendo fiducia nel compimento di ulteriori progressi.

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Nel 2008 un gruppo di lavoro di F4E, coadiuvato da esperti dell’industria e organizzazioni pubbliche di ricerca, ha stimato che il costo previsto per l’erogazione del contributo europeo allora concordato per la costruzione di ITER era di 5 940 milioni di euro con un fabbisogno di 663 milioni di euro in termini di contingenza. Il costo della cooperazione sull’approccio allargato con il Giappone e l’amministrazione di F4E è stato stimato nel 2008 a 650 milioni di euro, con una stima dei costi complessivi pari a 7 253 milioni di euro nel 2008, valore euro, compresa la contingenza summenzionata.

Il Consiglio ha messo a disposizione 6 600 milioni di euro nel 2008, valore euro, nel periodo 2007 - 2020 per consentire a F4E di soddisfare gli obblighi europei in relazione a ITER e all’approccio allargato e ha chiesto a F4E di realizzare tutti i risparmi possibili al fine di garantire che la dotazione massima venga rispettata.

Dal 2008 il progetto ITER si è evoluto in modo significativo, in risposta a un aumento dei requisiti di sicurezza all’indomani dell’incidente di Fukushima, a nuove conoscenze scientifiche e alla maturazione della progettazione. Anche se alcuni requisiti sono stati resi flessibili, la maggior parte dei cambiamenti ha aumentato gli stessi e ha ampliato l’estensione di ciò che l’Europa è tenuta ad apportare a ITER. Tali cambiamenti sono decisi dall’Organizzazione ITER e dagli organi direttivi.

Riconoscendo che l’estensione dei prodotti europei attesi in favore di ITER è cambiata in modo sostanziale e le progettazioni sono maturate notevolmente dalla stima dei costi del 2008, una profonda revisione dell’intera stima dei costi è stata condotta da F4E durante il primo semestre del 2013.

A differenza degli aggiornamenti incrementali della stima dei costi presentati nelle precedenti relazioni al Consiglio, questa stima dei costi aggiornata tiene conto anche dei cambiamenti nel futuro. Il costo previsto dei prodotti europei attesi in favore di ITER, dell’approccio allargato e del funzionamento di F4E è attualmente stimato a 6 890 milioni di euro. Raffrontando la dotazione massima di 6 600 milioni di euro per il periodo di programmazione finanziaria fino al 2020, emerge una contingenza negativa pari a 290 milioni di euro.

La variazione della contingenza da 165 milioni di euro a 290 milioni di euro rispetto alla relazione di F4E presentata al Consiglio lo scorso anno è in larga misura imputabile a un significativo aumento dei costi previsti e realizzati su edifici derivante da una più ampia estensione degli edifici da fornire e dalla pressione del calendario per la costruzione degli stessi.

Come osservato in uno studio di Ernst & Young dal titolo «Potential for reorganization within the ITER project to improve cost-effectiveness», avviato nel luglio 2012 dal comitato per il controllo dei bilanci del Parlamento europeo e concluso nel febbraio 2013, F4E non ha alcun controllo o ha un controllo limitato su tali modifiche, essendo queste di competenza del consiglio ITER e dei suoi organi sussidiari.

Ciononostante e per garantire che il massimale della dotazione sia rispettato, F4E ha sviluppato e continua a sviluppare e attuare un’ampia gamma di misure di contenimento dei costi, fra cui l’ottimizzazione delle strategie di appalto e le condizioni contrattuali per la riduzione dei costi e, in collaborazione con l’organizzazione ITER, l’ottimizzazione delle progettazioni per il contenimento dei costi. Lo stato delle misure adottate in passato e la raccolta delle misure in corso, insieme con la nuova stima dei costi, sono stati presentati al consiglio di direzione il 26 giugno 2013 (documento F4E(13)-GB27-06). Queste misure offrono opportunità di risparmio superiori a 300 milioni di euro e forniscono quindi gli strumenti necessari per garantire che il massimale sulla dotazione per il periodo fino al 2020 venga rispettato.

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L’impresa comune concorda con questa osservazione e sottolinea che le informazioni sui rischi dei costi di cui al paragrafo 30 non sono stati né stabiliti nel periodo coperto dalla relazione annuale 2012, né disponibili al momento della sua redazione, e quindi non avrebbero potuto essere inclusi nella relazione annuale 2012 approvata dal consiglio di direzione nel giugno 2013. Peraltro, è opportuno osservare che tale informazione è riportata da F4E al Consiglio e al Parlamento europeo almeno una volta l’anno nella relazione di F4E che ha presentato per quanto concerne a) i progressi compiuti nell’attuazione del piano di contenimento dei costi e di risparmio, b) l’operato e il funzionamento dell’Agenzia e del progetto ITER e c) la realizzazione delle attività previste nell’ambito del suo bilancio annuale. La relazione 2013 contiene tutte le relative informazioni.

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L’accordo sulla sede firmato tra «Fusion and for Energy» e il regno di Spagna nel 2007 prevede che la Spagna doti la F4E di una sede permanente a non oltre tre anni dalla firma dell’accordo. Tale accordo prevede inoltre che nel contempo, prima della consegna della sede permanente, la Spagna fornisca una sede temporanea.

Mentre la Spagna non ha ancora fornito la sede permanente, l’impresa comune occupa gratuitamente una sede temporanea, in quanto la Spagna sostiene il costo totale della sede (affitto e manutenzione come previsto dall’accordo sulla sede, mentre la F4E paga per la parte dell’affittuario per la sede temporanea)

Per fornire la sede permanente, la Spagna ha avviato una procedura informale per selezionare una sede appropriata e un progetto architettonico. La scelta della sede e del progetto è prevista entro la fine del 2013.