30.1.2013   

LT

Europos Sąjungos oficialusis leidinys

C 28/9

1.

2012 m. rugpjūčio 16 d. Komisija priėmė Tarybos reglamento, kuriuo dėl institucijų istorinių archyvų deponavimo Europos universitetiniame institute Florencijoje iš dalies keičiamas Reglamentas (EEB, Euratomas) Nr. 354/83, pasiūlymą (toliau – pasiūlymas) (1). Pasiūlymas tą pačią dieną buvo nusiųstas EDAPP konsultacijai.

2.

Prieš priimant pasiūlymą EDAPP buvo suteikta galimybė pateikti neoficialias pastabas. Pasiūlyme atsižvelgta į daugumą iš šių pastabų. Todėl duomenų apsaugos priemonės pasiūlyme buvo sugriežtintos. EDAPP palankiai vertina tai, kad su juo, priėmus pasiūlymą, taip pat oficialiai konsultavosi Komisija ir kad pasiūlymo preambulėje pateikiama nuoroda į šią nuomonę.

3.

1983 m. vasario 1 d. Tarybos reglamente (EEB, Euratomas) Nr. 354/83 dėl Europos ekonominės bendrijos ir Europos atominės energijos bendrijos istorinių archyvų atvėrimo visuomenei (2) (toliau – Archyvų reglamentas) reikalaujama, kad ES institucijos ir įstaigos įsteigtų istorinius archyvus ir, praėjus 30 metų, atvertų juos visuomenei. Pagal Archyvų reglamentą kiekviena institucija ir įstaiga savo istorinių archyvų laikymo vietą parenka savo nuožiūra.

4.

Pasiūlymo tikslas – iš dalies pakeisti Archyvų reglamentą ir nustatyti visoms ES institucijoms ir įstaigoms (išskyrus Teisingumo Teismą ir Europos Centrinį Banką) privalomą spausdintinių archyvų deponavimo Europos universitetiniame institute Florencijoje (EUI) tvarką. Tiesą sakant, Europos Komisija, Europos Sąjungos Taryba ir Europos Parlamentas pagal sutartis jau deponuoja savo spausdintinius archyvus EUI. Taigi, kaip paaiškinama aiškinamajame memorandume, pasiūlymu status quo padėtis nekeičiama, tačiau juo „siekiama patvirtinti EUI vaidmenį institucijų istorinių archyvų valdymo srityje. Juo bus sukurtas patikimas teisinis ir finansinis ES ir EUI partnerystės pagrindas“.

5.

Pasiūlymu taip pat nebus keičiamos galiojančios taisyklės ir procedūros, kurių laikydamosi ES institucijos ir įstaigos atveria visuomenei savo istorinius archyvus po 30 metų. Be to, pasiūlymu nebus keičiamos istorinių archyvų nuosavybės teisės, kurios toliau priklausys deponuojančioms institucijoms ir (arba) įstaigoms. Trumpai tariant pasiūlyme nustatyti riboti ir tiksliniai Archyvų reglamento pakeitimai, tačiau nėra siūloma jį iš esmės atnaujinti ar išsamiai peržiūrėti.

6.

Kad Europos institucijos ir įstaigos galėtų vykdyti savo užduotis, jos turi tvarkyti didelius kiekius duomenų, įskaitant asmens duomenis. Kai kurie tvarkomi asmens duomenys gali būti ypač opūs duomenų apsaugos požiūriu (3) ir (arba) tai gali būti slapti institucijoms arba įstaigoms perduoti duomenys nesitikint, kad jie vieną dieną taps prieinami visuomenei, pvz., medicininėse arba darbuotojų bylose esantys asmens duomenys, arba asmens duomenų tvarkymas, susijęs su drausmės arba priekabiavimo procedūromis, vidaus auditu, įvairiomis skundų ar peticijų rūšimis ir prekybos, konkurencijos, kovos su sukčiavimu ar kitais tyrimais.

7.

Kai kurie iš šių asmens duomenų, įskaitant tuos, kurie prima facie kelia didžiausią pavojų susijusiems asmenims, sunaikinami suėjus konkrečiam terminui, kai jie nebenaudojami pradiniais tikslais (arba kitais suderinamais administraciniais tikslais), kuriais jie buvo surinkti.

8.

Vis dėlto nemaža dalis Europos institucijų ir įstaigų laikomų dokumentų, įskaitant, tikėtina, juose esančius asmens duomenis, bus ne sunaikinti, bet galiausiai perduoti Europos Sąjungos istoriniams archyvams ir viešai prieinami istoriniais, statistikos rinkimo ir moksliniais tikslais (4).

9.

Svarbu, kad Europos institucijos ir įstaigos nustatytų aiškią politiką dėl to, kokie asmens duomenys turėtų arba neturėtų būti perduodami istoriniams archyvams, ir kaip apsaugoti tuos asmens duomenis, kurie bus išsaugoti ir pateikti susipažinti visuomenei istoriniuose archyvuose. Tokia politika turi padėti užtikrinti susijusių asmenų privatumo ir asmens duomenų apsaugą ir rasti šių pagrindinių teisių apsaugos, teisės susipažinti su dokumentais ir teisėtų istorinių tyrinėjimų interesų pusiausvyrą.

10.

Nors dauguma Europos institucijų ir įstaigų yra nustačiusios dokumentų valdymo, duomenų saugojimo ir archyvavimo politiką (žr., pvz., Komisijos priimtą vidaus administracinį dokumentą (5) dėl bendrojo išsaugojimo sąrašo (angl. CCL)), tačiau šiuo metu šioje srityje pateikiamos tik ribotos duomenų apsaugos gairės. CCL ir panašūs dokumentai turėtų būti toliau tobulinami arba papildomi konkretesnėmis ir visapusiškesnėmis duomenų apsaugos gairėmis.

11.

Be to, būtina atkreipti dėmesį į tai, kad galiojanti politika nustatoma vidaus dokumentuose, o ne Tarybos ir Parlamento priimamoje teisėkūros priemonėje. Tiesą sakant, išskyrus Archyvų reglamento 2 straipsnio 1 dalyje pateikiamą trumpą nuorodą į „dokumentams taikomą išimtį, susijusią su individo privatumu ir neliečiamumu, kaip nustatyta Reglamento (EB) Nr. 1049/2001 (6) 4 straipsnio 1 dalies b punkte“, dabartiniame šio reglamento tekste konkrečiai nenurodoma, kokie asmens duomenys gali būti perduodami istoriniams archyvams ir taip galiausiai atskleidžiami visuomenei.

12.

Todėl nurodytąjį Reglamento (EB) Nr. 1049/2001 4 straipsnio 1 dalies b punktą privalu aiškinti atsižvelgiant į taikytinus duomenų apsaugos teisės aktus, įskaitant Reglamentą (EB) Nr. 45/2001, ir Europos Sąjungos Teisingumo Teismo praktiką. Todėl siekiant nuspręsti, kokie asmens duomenys turėtų būti saugomi istoriniuose archyvuose, reikia išsamiai analizuoti kiekvieną atskirą atvejį.

13.

Šiuo metu persvarstomi Direktyva 95/46/EB (7) ir Reglamentas (EB) Nr. 1049/2001, o Reglamentas (EB) Nr. 45/2001 taip pat turėtų būti netrukus persvarstomas. Nors tikimasi, kad šie teisės aktų pakeitimai padės užtikrinti aiškumą, tačiau atsižvelgiant į jų bendrą pobūdį mažai tikėtina, kad juose bus nustatytos pakankamai konkrečios su Europos institucijų ir įstaigų archyvavimo praktika susijusios gairės. Dėl paties Archyvavimo reglamento Komisija pasiūlė tik ribotus pakeitimus, neturinčius įtakos 2 straipsnio 1 daliai ir kitoms esminėms nuostatoms.

14.

EDAPP šioje nuomonėje pasiūlys keletą tikslinių pakeitimų, kuriuos galima įtraukti šiuo metu atliekant ribotą Archyvų reglamento peržiūrą. Be to, EDAPP atkreips dėmesį į poreikį patvirtinti konkrečias priemones, įskaitant tinkamas įgyvendinimo taisykles, siekiant užtikrinti, kad duomenų apsaugos problemos, susijusios su teisėtu įrašų laikymu istoriniais tikslais, būtų veiksmingai išspręstos.

15.

Siekiant išsamiau nurodyti aplinkybes, 2 dalyje bus trumpai aptarti kai kurie bendrieji duomenų apsaugos klausimai ir dabartinės tendencijos, susijusios su ES istorinių archyvų atvėrimu ir skaitmeninimu, duomenų anonimizavimu ir atskleidimu, taip pat Komisijos atvirų duomenų iniciatyvomis.

65.

EDAPP palankiai vertina tai, kad pasiūlyme sprendžiamos su duomenų apsauga susijusios problemos, visų pirma:

66.

Siekdamas išspręsti likusias duomenų apsaugos problemas, EDAPP rekomenduoja siūlomuose Archyvų reglamento pakeitimuose: