L_2022317MT.01007601.xml

REGOLI FINANZJARJI U PROĊEDURI TAL-AWDITJAR APPLIKABBLI GĦALL-KOMUNITÀ TAT-TRASPORT

WERREJ

TITOLU I:

SUĠĠETT

TITOLU II:

OBBLIGI TAL-PARTIJIET

TITOLU III:

PRINĊIPJI BAĠITARJI

KAPITOLU 1

PRINĊIPJU TAL-AKKURATEZZA BAĠITARJA

KAPITOLU 2

PRINĊIPJU TAL-ANNWALITÀ

KAPITOLU 3

PRINĊIPJU TAL-EKWILIBRIJU

KAPITOLU 4

PRINĊIPJU TAL-UNITÀ TAL-KONTIJIET

KAPITOLU 5

PRINĊIPJU TAL-UNIVERSALITÀ

KAPITOLU 6

PRINĊIPJU TAL-ISPEĊIFIKAZZJONI

KAPITOLU 7

PRINĊIPJU TAL-ĠESTJONI FINANZJARJA TAJBA

KAPITOLU 8

PRINĊIPJU TAT-TRASPARENZA

KAPITOLU 9

KONTROLL INTERN TAL-IMPLIMENTAZZJONI TAL-BAĠIT

TITOLU IV:

KUMITAT TAL-BAĠIT

TITOLU V:

IMPLIMENTAZZJONI TAL-BAĠIT

KAPITOLU 1

DISPOŻIZZJONIJIET ĠENERALI

KAPITOLU 2

ATTURI FINANZJARJI

KAPITOLU 3

RESPONSABILITÀ TAL-ATTURI FINANZJARJI

KAPITOLU 4

OPERAZZJONIJIET TA’ DĦUL

KAPITOLU 5

OPERAZZJONIJIET TA’ NEFQA

TITOLU VI:

AKKWIST

TITOLU VII:

PREŻENTAZZJONI TAL-KONTIJIET U TAL-KONTABILITÀ

KAPITOLU 1

PREŻENTAZZJONI TAL-KONTIJIET

KAPITOLU 2

KONTABILITÀ

KAPITOLU 3

INVENTARJI TAL-PROPRJETÀ

TITOLU VIII:

AWDITU ESTERN U PROTEZZJONI TAL-INTERESSI FINANZJARJI

TITOLU IX:

DISPOŻIZZJONIJIET TRANŻIZZJONALI U FINALI

TITOLU I

SUĠĠETT

Artikolu 1

Dawn ir-regoli jistabbilixxu l-proċedura għall-implimentazzjoni tal-baġit u għall-preżentazzjoni u l-awditjar tal-kontijiet f’konformità mal-Artikolu 35 tat-Trattat li jistabbilixxi l-Komunità tat-Trasport (it-“Trattat”) (1).

TITOLU II

OBBLIGI TAL-PARTIJIET

Artikolu 2

1. Il-Partijiet għandhom jittrasferixxu 75 % mill-kontribuzzjonijiet finanzjarji tagħhom lill-Komunità tat-Trasport sa mhux aktar tard mill-31 ta’ Marzu ta’ kull sena. Il-Partijiet għandhom jittrasferixxu l-25 % li jifdal mill-kontribuzzjonijiet tagħhom sa mhux aktar tard mit-30 ta’ Ġunju ta’ kull sena.

2. Il-kontribuzzjonijiet finanzjarji tal-Partijiet lill-Komunità tat-Trasport iridu jiġu ttrasferiti f’euro.

3. Il-Komunità tat-Trasport għandha tħallas il-kost ta’ tranżazzjoni impost mill-fornitur tas-servizzi tal-pagament tagħha u l-Partijiet Kontraenti tat-Trattat għandhom iħallsu l-kost tat-tranżazzjoni impost mill-fornitur tas-servizzi tal-pagament tagħhom.

TITOLU III

PRINĊIPJI BAĠITARJI

Artikolu 3

L-implimentazzjoni tal-baġit tal-Komunità tat-Trasport (“il-baġit”) għandha tkun konformi mal-prinċipji tal-akkuratezza baġitarja, tal-annwalità, tal-ekwilibriju, tal-unità tal-kont, tal-universalità, tal-ispeċifikazzjoni, tal-ġestjoni finanzjarja tajba li tirrikjedi kontroll intern effettiv u effiċjenti u trasparenza kif stabbilit f’dawn ir-regoli.

Kapitolu 1

Prinċipju tal-akkuratezza baġitarja

Artikolu 4

Ma għandha tiġi impenjata jew awtorizzata l-ebda nefqa li taqbeż l-approprjazzjonijiet awtorizzati.

Kapitolu 2

Prinċipju tal-annwalità

Artikolu 5

In-nefqa amministrattiva li tirriżulta minn kuntratti li jkopru perjodi li jestendu lil hinn mis-sena finanzjarja, f’konformità mal-prassi lokali jew b’rabta mal-provvista tat-tagħmir, għandha tiġi imposta mal-baġit tas-sena finanzjarja li jsiru fiha.

Artikolu 6

1. L-approprjazzjonijiet awtorizzati fil-baġit għal sena rilevanti jistgħu jintużaw biss biex ikopru n-nefqa mġarrba u impenjata legalment f’dik is-sena finanzjarja.

2. L-approprjazzjonijiet ta’ impenn għandhom jiddaħħlu fil-kontijiet għas-sena finanzjarja abbażi tal-impenji legali konklużi sal-31 ta’ Diċembru ta’ dik is-sena.

3. L-approprjazzjonijiet ta’ pagament għandhom jiddaħħlu fil-kontijiet għas-sena finanzjarja abbażi tal-pagamenti li jsiru mill-uffiċjal tal-kontabilità sal-31 ta’ Diċembru ta’ dik is-sena.

4. L-approprjazzjonijiet li jikkorrispondu għall-obbligi legali kkuntrattati kif xieraq fi tmiem is-sena finanzjarja għandhom jiġu riportati awtomatikament għas-sena finanzjarja ta’ wara biss, u għandhom jiġu identifikati rispettivament fil-kontijiet.

5. L-approprjazzjonijiet li ma jkunux intużaw sa tmiem is-sena finanzjarja li jkunu ddaħħlu għaliha għandhom jiġu kkanċellati, sakemm ma jiġux riportati f’konformità mal-paragrafu 4.

6. L-approprjazzjonijiet imqiegħda f’riżerva u l-approprjazzjonijiet għall-infiq għall-persunal ma għandhomx jiġu riportati. Għall-finijiet ta’ dan l-Artikolu, l-infiq għall-persunal jinkludi remunerazzjoni u allowances għall-persunal li huma soġġetti għar-Regolamenti tal-Persunal.

7. L-approprjazzjonijiet li ma jkunux intużaw u li ma jkunux ġew impenjati fi tmiem is-snin finanzjarji li jkunu ddaħħlu għalihom, għandhom jiġu kkanċellati, u jitħallsu lura lill-Partijiet f’konformità mal-perċentwali stabbiliti fl-Anness V tat-Trattat u l-kontribuzzjonijiet effettivi mħallsin mill-Partijiet.

Kapitolu 3

Prinċipju tal-ekwilibriju

Artikolu 7

Il-Komunità tat-Trasport ma għandhiex iżżid is-self.

Kapitolu 4

Prinċipju tal-unità tal-kontijiet

Artikolu 8

Il-baġit għandu jiġi implimentat f’euro u l-kontijiet għandhom jiġu ppreżentati f’euro. Madankollu, għal finijiet ta’ fluss ta’ flus, is-Segretarjat Permanenti għandu jiġi awtorizzat iwettaq operazzjonijiet f’muniti oħrajn.

Kapitolu 5

Prinċipju tal-universalità

Artikolu 9

1. It-tnaqqis li ġej jista’ jsir mit-talbiet għall-pagament, fatturi jew rendikonti, li mbagħad għandhom jitgħaddew għall-ħlas tal-ammont nett:

(a)	penali imposti għall-Partijiet fil-kuntratti, inklużi kuntratti ta’ akkwist;

(b)	aġġustamenti għal ammonti li tħallsu żejda, li jistgħu jsiru bi tnaqqis dirett minn pagament ġdid tal-istess tip lill-istess prenditur skont il-Kapitolu, l-artikolu u s-sena finanzjarja li fir-rigward tagħha sar il-pagament eċċessiv, u li jagħti lok għal pagamenti interim jew pagamenti tal-bilanċi.

2. L-iskontijiet, ir-rifużjonijiet u r-ribassi fuq il-fatturi u t-talbiet għall-pagament ma għandhomx jiġu rreġistrati bħala dħul tal-Komunità tat-Trasport.

3. Kull bilanċ negattiv jiddaħħal fil-baġit bħala nfiq.

Kapitolu 6

Prinċipju tal-ispeċifikazzjoni

Artikolu 10

1. Id-Direttur jista’ jieħu deċiżjonijiet dwar it-trasferimenti ta’ approprjazzjonijiet (minbarra l-linja baġitarja tar-riżorsi umani) fil-baġit sa massimu ta’ 15 % tal-approprjazzjonijiet għas-sena murija fil-linja li jsir it-trasferiment minnha.

2. Id-Direttur għandu jinforma lill-Presidenti tal-Kumitat tal-Baġit u tal-Kumitat tat-Tmexxija Reġjonali fi żmien sebat ijiem minn meta jieħu deċiżjoni f’konformità mal-paragrafu 1.

3. It-trasferimenti tal-approprjazzjonijiet tal-baġit għajr dawk imsemmija fil-paragrafu 1 iridu jirċievu l-ftehim preliminari tal-Kumitat tat-Tmexxija Reġjonali.

4. Sabiex jiġu ssodisfati l-obbligi legali ffirmati fi tmiem is-sena partikolari, l-approprjazzjonijiet riportati ma għandhomx ikunu eliġibbli għall-użu msemmi fil-paragrafu 1. Ma għandhomx jitqiesu għad-determinazzjoni tal-ammont massimu li jikkorrispondi għal-limitu ta’ 15 % imsemmi f’dak il-paragrafu.

Kapitolu 7

Prinċipju tal-ġestjoni finanzjarja tajba

Artikolu 11

1. L-approprjazzjonijiet tal-baġit għandhom jintużaw f’konformità mal-prinċipju tal-ġestjoni finanzjarja tajba, li jinkludi l-prinċipji tal-ekonomija, tal-effiċjenza u tal-effettività.

2. Il-prinċipju tal-ekonomija jirrikjedi li r-riżorsi użati mill-Komunità tat-Trasport għat-twettiq tal-attivitajiet tagħha għandhom ikunu disponibbli fi żmien debitu, fi kwantità u kwalità xierqa u bl-aħjar prezz.

3. Il-prinċipju tal-effiċjenza jikkonċerna l-aqwa relazzjoni bejn ir-riżorsi użati u r-riżultati miksuba.

4. Il-prinċipju tal-effettività jikkonċerna l-ilħuq tal-objettivi speċifiċi stabbiliti u l-ksib tar-riżultati maħsuba. Dawk ir-riżultati għandhom jiġu evalwati.

Kapitolu 8

Prinċipju tat-trasparenza

Artikolu 12

1. Il-baġit għandu jiġi implimentat u l-kontijiet għandhom jiġu ppreżentati f’konformità mal-prinċipju tat-trasparenza.

2. Il-baġit u l-baġits emendatorji, kif adottati finalment, għandhom jiġu ppubblikati fuq is-sit web tas-Segretarjat Permanenti.

Kapitolu 9

Kontroll intern tal-implimentazzjoni tal-baġit

Artikolu 13

1. Il-baġit tal-Komunità tat-Trasport għandu jiġi implimentat f’konformità ma’ kontroll intern effettiv u effiċjenti.

2. Għall-finijiet tal-implimentazzjoni tal-baġit tal-Komunità tat-Trasport, il-kontroll intern huwa definit bħala proċess applikabbli fil-livelli kollha tal-maniġment u huwa maħsub biex jipprovdi assigurazzjoni raġonevoli biex jintlaħqu l-objettivi li ġejjin:

(a)	l-effettività, l-effiċjenza u l-ekonomija tal-operazzjonijiet;

(b)	l-affidabilità tar-rapportar;

(c)	is-salvagwardja tal-assi u tal-informazzjoni;

(d)	il-prevenzjoni, l-identifikazzjoni, il-korrezzjoni u s-segwitu tal-frodi u tal-irregolaritajiet;

(e)	il-ġestjoni adegwata tar-riskji relatati mal-legalità u mar-regolarità tat-tranżazzjonijiet sottostanti, filwaqt li jitqies il-karattru pluriennali tal-programmi kif ukoll in-natura tal-pagamenti involuti.

3. Kontroll intern effettiv u effiċjenti għandu jkun ibbażat fuq l-aħjar prattiki internazzjonali u għandu jinkludi, b’mod partikolari, l-elementi stabbiliti fl-Artikolu 36(3) u (4) tar-Regolament (UE, Euratom) 2018/1046 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (2), filwaqt li jitqiesu l-istruttura u d-daqs tal-Komunità tat-Trasport, in-natura tal-kompiti fdati lilha u l-ammonti u r-riskji finanzjarji u operazzjonali involuti.

TITOLU IV

KUMITAT TAL-BAĠIT

Artikolu 14

1. B’dan huwa stabbilit Kumitat tal-Baġit.

2. Il-Kumitat tal-Baġit għandu jagħti pariri lid-Direttur fil-ġestjoni finanzjarja tal-operazzjonijiet tal-Komunità tat-Trasport. Sabiex jissodisfa dan il-kompitu, il-Kumitat tal-Baġit għandu jingħata l-informazzjoni jew l-ispjegazzjonijiet kollha meħtieġa fir-rigward ta’ materji baġitarji u kwistjonijiet b’impatt baġitarju potenzjali.

3. Il-Kumitat tal-Baġit jista’ jirrapporta lill-Kumitat tat-Tmexxija Reġjonali u jista’ joħroġ rakkomandazzjonijiet dwar materji baġitarji u dwar kwalunkwe kwistjoni li jista’ jkollha impatt fuq il-baġit.

Artikolu 15

1. Il-Kumitat tal-Baġit għandu jkun magħmul minn membru wieħed minn kull waħda mill-Partijiet tal-Ewropa tax-Xlokk u minn żewġ membri tal-Unjoni Ewropea, irrappreżentati mill-Kummissjoni Ewropea.

2. Il-laqgħat tal-Kumitat tal-Baġit għandhom jiġu ppreseduti mill-Kummissjoni Ewropea. Il-President jista’ jaħtar Kopresident.

3. Il-Kumitat tal-Baġit għandu jorganizza tal-inqas żewġ laqgħat ordinarji fis-sena. Barra minn hekk, għandu jiltaqa’ fuq is-sejħa tal-President jew fuq it-talba ta’ mill-inqas terz tal-membri tiegħu.

4. Il-Kumitat tal-Baġit għandu jadotta r-regoli ta’ proċedura interni tiegħu. Ir-rakkomandazzjonijiet tiegħu jistgħu jiġu adottati permezz ta’ proċedura bil-miktub. Il-Kumitat tal-Baġit għandu jaġixxi b’maġġoranza sempliċi tal-voti, inkluż il-vot pożittiv tal-Unjoni Ewropea. F’każ ta’ vot indaqs, l-Unjoni Ewropea għandu jkollha l-vot deċiżiv.

5. Is-Segretarjat Permanenti għandu jipprovdi appoġġ amministrattiv lill-Kumitat tal-Baġit.

6. Is-Segretarjat Permanenti għandu jkun irrappreżentat fil-laqgħat tal-Kumitat tal-Baġit mingħajr drittijiet tal-vot.

TITOLU V

IMPLIMENTAZZJONI TAL-BAĠIT

Kapitolu 1

Dispożizzjonijiet ġenerali

Artikolu 16

Id-Direttur għandu jaqdi d-dmirijiet tal-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni.

Artikolu 17

Id-Direttur jista’ jiddelega s-setgħat tal-implimentazzjoni tal-baġit lill-persunal tas-Segretarjat Permanenti. Dawk mogħtija dawn is-setgħat jistgħu jaġixxu biss fil-limiti tas-setgħat mogħtija lilhom espressament u huma marbuta b’dawn ir-regoli. Id-Direttur għandu jibgħat kopja ta’ kwalunkwe deċiżjoni ta’ delega meħuda skont dan l-Artikolu lill-Kumitat tat-Tmexxija Reġjonali.

Artikolu 18

1. L-atturi finanzjarji kollha skont it-tifsira tal-Kapitolu 2 ta’ dan it-Titolu għandhom ikunu pprojbiti milli jieħdu kwalunkwe miżura ta’ implimentazzjoni tal-baġit li tista’ ġġib l-interessi tagħhom f’kunflitt ma’ dawk tal-Komunità tat-Trasport. Jekk jinqala’ tali każ, l-attur inkwistjoni jrid joqgħod lura minn tali miżuri u jrid jirreferi l-kwistjoni lill-awtorità kompetenti.

2. Ikun hemm kunflitt ta’ interess meta l-eżerċitar imparzjali u oġġettiv tal-funzjonijiet ta’ attur fl-implimentazzjoni tal-baġit jew ta’ awditur ikun kompromess minħabba raġunijiet li jinvolvu l-familja, il-ħajja privata, l-affinità politika jew nazzjonali, l-interess ekonomiku jew kwalunkwe interess ieħor kondiviż mal-benefiċjarju jew mal-kuntrattur.

3. L-awtorità kompetenti msemmija fil-paragrafu 1 għandha tkun is-superjur ġerarkiku dirett tal-membru tal-persunal konċernat. Jekk il-membru tal-persunal ikun id-Direttur, l-awtorità kompetenti għandha tkun il-Kumitat tat-Tmexxija Reġjonali.

Artikolu 19

Kompiti ta’ għarfien espert tekniku u kompiti amministrattivi, preparatorji jew anċillari li la jinvolvu l-eżerċitar tal-awtorità pubblika u lanqas l-użu ta’ setgħat ta’ diskrezzjoni ta’ ġudizzju jistgħu jiġu fdati mill-kuntratt lil entitajiet jew lil korpi esterni, fejn dan jintwera li huwa indispensabbli.

Kapitolu 2

Atturi finanzjarji

Taqsima 1

Prinċipju tas-segregazzjoni tad-dmirijiet

Artikolu 20

Id-dmirijiet tal-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni u tal-uffiċjal tal-kontabilità għandhom ikunu segregati u inkompatibbli reċiprokament.

Taqsima 2

Uffiċjal tal-awtorizzazzjoni

Artikolu 21

1. L-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni għandu jkun responsabbli għall-implimentazzjoni tad-dħul u tan-nefqa.

2. Sabiex jimplimenta n-nefqa, l-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni għandu jagħmel impenji baġitarji u impenji legali, għandu jivvalida n-nefqa u jawtorizza l-pagamenti f’konformità mad-dispożizzjonijiet rilevanti ta’ dawn ir-regoli u għandu jimplimenta l-approprjazzjonijiet.

3. L-implimentazzjoni tad-dħul għandha tinkludi t-tħejjija ta’ stimi ta’ ammonti riċevibbli, l-istabbiliment ta’ intitolament li għandhom jiġu rkuprati u l-ħruġ ta’ ordnijiet ta’ rkupru. Din għandha tinvolvi r-rinunzja tal-intitolamenti stabbiliti meta jkun xieraq.

4. L-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni għandu jassigura li d-dokumenti ta’ sostenn kollha relatati mal-operazzjonijiet jiġu kkonservati kif xieraq għal perjodu ta’ ħames snin.

Artikolu 22

1. Wara li jikkunsidra kif xieraq ir-riskji assoċjati mal-ambjent tal-ġestjoni u n-natura tal-azzjonijiet iffinanzjati, l-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni għandu jistabbilixxi l-istruttura organizzazzjonali, il-ġestjoni interna, is-sistemi ta’ kontroll u l-proċeduri xierqa għall-qadi tad-dmirijiet tal-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni, inklużi, fejn jixraq, verifiki ex post.

2. Qabel ma tiġi awtorizzata operazzjoni, l-aspetti operazzjonali u finanzjarji għandhom jiġu vverifikati minn membri tal-persunal għajr dawk li jkunu taw bidu għall-operazzjoni. Il-bidu u l-verifika ex ante u ex post ta’ operazzjoni għandhom ikunu funzjonijiet separati.

3. Il-membri tal-persunal responsabbli għall-verifiki għandhom ikunu differenti minn dawk li jagħtu bidu għall-operazzjoni u ma għandhomx ikunu s-subordinati tagħhom.

Artikolu 23

Id-Direttur, bħala l-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni, għandu jippreżenta lill-Kumitat tat-Tmexxija Reġjonali rapport ta’ attività annwali li jkun fih informazzjoni finanzjarja u ta’ ġestjoni.

Artikolu 24

Kwalunkwe membru tal-persunal li huwa involut fil-ġestjoni finanzjarja u fil-kontroll tat-tranżazzjonijiet għandu jinforma lid-Direttur bil-miktub jekk iqis li deċiżjoni li s-superjur tiegħu jirrikjedih japplika jew jaqbel magħha hija irregolari jew tmur kontra dawn ir-regoli jew ir-regoli professjonali li l-membru tal-persunal huwa meħtieġ josserva. Id-Direttur għandu jieħu azzjoni f’perjodu ta’ żmien raġonevoli. Jekk id-Direttur jonqos milli jagħmel dan, il-membru tal-persunal għandu jinforma lill-Kumitat tat-Tmexxija Reġjonali.

Artikolu 25

Meta jiġu delegati setgħat ta’ implimentazzjoni tal-baġit, l-Artikolu 21 ta’ dawn ir-regoli għandu japplika mutatis mutandis għall-uffiċjali awtorizzati.

Taqsima 3

Uffiċjal tal-kontabilità

Artikolu 26

1. Fuq proposta tal-Kummissjoni Ewropea, id-Direttur għandu jaħtar uffiċjal tal-kontabilità, f’konformità mar-regoli ta’ proċedura fis-seħħ għar-reklutaġġ, għall-kundizzjonijiet tax-xogħol u għall-ekwilibriju ġeografiku tal-persunal tas-Segretarjat Permanenti, li għandu jkun responsabbli fis-Segretarjat Permanenti għal:

(a)	l-implementazzjoni xierqa tal-pagamenti, tal-ġbir tad-dħul u tal-irkupru tal-ammonti stabbiliti bħala riċevibbli;

(b)	it-tħejjija u l-preżentazzjoni tal-kontijiet f’konformità mat-Titolu V;

(c)	iż-żamma tal-kontijiet f’konformità mat-Titolu V;

(d)	l-implimentazzjoni, f’konformità mat-Titolu V, tar-regoli u l-metodi kontabilistiċi u tat-tabella tal-kontijiet;

(e)	l-istabbiliment u l-validazzjoni tas-sistemi kontabilistiċi u, fejn xieraq, il-validazzjoni tas-sistemi stabbiliti mill-uffiċjali tal-awtorizzazzjoni għall-provvista jew għall-ġustifikazzjoni ta’ informazzjoni kontabilistika;

(f)	l-amministrazzjoni tat-teżorerija.

2. Soġġett għall-paragrafu 3, l-uffiċjal tal-kontabilità biss għandu s-setgħa li jamministra l-flejjes u assi oħrajn u għandu jkun responsabbli għas-salvagwardja tagħhom.

3. Jekk ikun meħtieġ, l-uffiċjal tal-kontabilità jista’ jiddelega ċerti kompiti, mingħajr preġudizzju għall-prinċipju tas-segregazzjoni tad-dmirijiet.

Kapitolu 3

Responsabilità tal-atturi finanzjarji

Taqsima 1

Regoli ġenerali

Artikolu 27

1. Ir-responsabilità skont dawn ir-regoli hija personali.

2. Fil-każ ta’ kwalunkwe attività illegali, frodi, korruzzjoni jew irregolarità li tista’ tagħmel ħsara lill-interessi finanzjarji tal-Komunità tat-Trasport, l-attur finanzjarju affettwat għandu jinforma mingħajr dewmien lid-Direttur jew, jekk jitqies utli, lill-Kumitat tat-Tmexxija Reġjonali, jew lill-Uffiċċju Ewropew ta’ Kontra l-Frodi (OLAF). L-“interessi finanzjarji tal-Komunità tat-Trasport” tfisser id-dħul, in-nefqa u l-assi kollha koperti mill-baġit tal-Komunità tat-Trasport, akkwistati permezz tiegħu jew dovuti lilu.

3. Meta attività tkun ġiet soġġetta għal irregolaritajiet jew frodi, l-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni responsabbli għandu jissospendi l-proċedura u jista’ jieħu kwalunkwe miżura meħtieġa, inkluża l-kanċellazzjoni ta’ kwalunkwe deċiżjoni meħuda fil-qafas tal-attività partikolari. L-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni responsabbli għandu jinforma minnufih lill-awtoritajiet kompetenti kollha, inklużi, fejn applikabbli, l-OLAF u l-Uffiċċju tal-Prosekutur Pubbliku Ewropew (UPPE), dwar każijiet suspettati ta’ frodi jew irregolaritajiet.

Artikolu 28

1. L-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni jista’ jirtira kwalunkwe delega f’kull ħin b’mod temporanju jew definittiv. Il-Kumitat tat-Tmexxija Reġjonali u l-President tal-Kumitat tal-Baġit għandhom jiġu infurmati minnufih b’tali azzjoni b’ġustifikazzjoni xierqa.

2. L-uffiċjal tal-kontabilità jista’ f’kull ħin jiġi sospiż temporanjament jew definittivament mid-Direttur milli jwettaq id-dmirijiet tiegħu fuq ftehim preliminari tal-Kummissjoni Ewropea. Fuq proposta tal-Kummissjoni Ewropea, id-Direttur għandu jaħtar uffiċjal tal-kontabilità interim u, konsegwentement, uffiċjal tal-kontabilità permanenti f’konformità mar-regoli tar-reklutaġġ tal-Komunità tat-Trasport.

Artikolu 29

1. Id-dispożizzjonijiet ta’ dan il-Kapitolu huma mingħajr preġudizzju għar-responsabilità penali li l-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni u l-persuni msemmija f’dan il-Kapitolu jista’ jkollhom kif stabbilit fil-liġi nazzjonali applikabbli tal-pajjiż domiċiljari u fid-dispożizzjonijiet fis-seħħ dwar il-protezzjoni tal-interessi finanzjarji tal-Komunità tat-Trasport u dwar il-ġlieda kontra l-korruzzjoni li tinvolvi uffiċjali tal-Komunità tat-Trasport jew uffiċjali tal-Partijiet Kontraenti tat-Trattat.

2. Fil-każ ta’ evidenza ta’ attività illegali, frodi jew korruzzjoni li tista’ tagħmel ħsara lill-interessi finanzjarji tal-Komunità tat-Trasport, il-kwistjoni għandha tiġi riferuta quddiem l-awtoritajiet u l-korpi kompetenti.

Taqsima 2

Regoli applikabbli għall-uffiċjali tal-awtorizzazzjoni

Artikolu 30

1. L-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni jista’ jintalab jagħmel tajjeb, kompletament jew parzjalment, għal kwalunkwe dannu mġarrab mill-Komunità tat-Trasport bħala riżultat ta’ mġiba ħażina serja min-naħa tiegħu matul jew b’rabta mal-qadi ta’ dmirijietu, b’mod partikolari jekk jiddetermina d-drittijiet li għandhom jiġu rkuprati jew joħroġ ordnijiet ta’ rkupru, jimpenja nefqa jew jiffirma ordni ta’ pagament mingħajr ma jkun konformi ma’ dawn ir-regoli. L-istess għandu japplika fejn, permezz ta’ mġiba ħażina serja, l-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni:

(a)	jonqos milli jħejji dokument li jistabbilixxi ammont riċevibbli;

(b)	jonqos milli joħroġ ordni ta’ rkupru jew, mingħajr ġustifikazzjoni, joħroġha tard;

(c)	jonqos milli joħroġ ordni ta’ pagament jew joħroġha tard, biex b’hekk irendi lill-Komunità tat-Trasport responsabbli għal azzjoni ċivili minn partijiet terzi.

2. Uffiċjal tal-awtorizzazzjoni b’delega li jqis li deċiżjoni li taqa’ taħt ir-responsabilità tiegħu hija irregolari jew kontra l-prinċipji tal-ġestjoni finanzjarja tajba għandu jinforma lill-awtorità ta’ delega bil-miktub. Jekk l-awtorità ta’ delega mbagħad tagħti struzzjoni motivata bil-miktub lill-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni b’delega biex jimplimenta d-deċiżjoni inkwistjoni, l-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni b’delega jrid jimplimentaha u ma jistax jinżamm responsabbli.

3. Fil-każ ta’ delega, l-awtorità ta’ delega għandha tkompli tkun responsabbli għall-effettività tar-regoli dwar il-ġestjoni interna stabbilita u għall-għażla tal-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni b’delega.

4. L-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni ma għandux jinżamm responsabbli għal kwalunkwe deċiżjoni meħuda mill-Kumitat tat-Tmexxija Reġjonali, f’każ li din tiġi segwita strettament. Jekk l-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni ma jaqbilx ma’ xi waħda minn dawk id-deċiżjonijiet, għandu d-dritt li jinnotifika lill-awtorità rilevanti bil-miktub. Madankollu, l-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni huwa obbligat li jsegwi d-deċiżjonijiet rilevanti.

Kapitolu 4

Operazzjonijiet ta’ dħul

Taqsima 1

Dispożizzjonijiet ġenerali

Artikolu 31

L-imgħax dovut fuq il-kontijiet tal-Komunità tat-Trasport għandu jifforma parti mid-dħul tagħha, minbarra l-kontribuzzjonijiet tal-Partijiet Kontraenti tat-Trattat.

Taqsima 2

Stima ta’ ammonti riċevibbli

Artikolu 32

Stima tal-ammont riċevibbli għandha l-ewwel issir mill-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni responsabbli fir-rigward ta’ kwalunkwe miżura jew sitwazzjoni li tista’ timmodifika ammont dovut lill-Komunità tat-Trasport jew tagħti lok għalih.

Taqsima 3

Stabbiliment tal-ammonti riċevibbli minn partijiet terzi

Artikolu 33

1. Stabbiliment ta’ ammont riċevibbli huwa l-att li permezz tiegħu l-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni jew uffiċjal tal-awtorizzazzjoni b’delega:

(a)	jivverifika li jeżisti dejn;

(b)	jiddetermina jew jivverifika r-realtà u l-ammont tad-dejn;

(c)	jivverifika l-kundizzjonijiet li fihom ikun dovut id-dejn.

2. Kwalunkwe ammont riċevibbli li jiġi identifikat bħala wieħed ċert, ta’ ammont fiss u dovut irid jiġi stabbilit b’ordni ta’ rkupru li tingħata lill-uffiċjal tal-kontabilità, flimkien ma’ nota ta’ debitu li tintbagħat lid-debitur. Dawk iż-żewġ dokumenti għandhom jitħejjew u jintbagħtu mill-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni responsabbli.

3. F’każijiet issostanzjati kif xieraq, jistgħu jiġu stabbiliti b’mod provviżorju ċerti partiti tad-dħul ta’ rutina.

Stabbiliment provviżorju għandu jkopri l-irkupru ta’ diversi ammonti individwali li, għalhekk, ma jkunx hemm bżonn li jiġu stabbiliti individwalment.

Qabel tmiem is-sena finanzjarja, l-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni għandu jemenda l-ammonti stabbiliti b’mod provviżorju biex jiżgura li jikkorrispondu mal-ammonti riċevibbli effettivament stabbiliti.

Artikolu 34

L-awtorizzazzjoni tal-irkupru hija l-att li bih, wara li jkun stabbilixxa ammont riċevibbli, l-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni responsabbli, jagħti struzzjonijiet lill-uffiċjal tal-kontabilità biex jirkupra dak l-ammont riċevibbli billi joħroġ ordni ta’ rkupru.

Artikolu 35

1. L-ammonti mħallsa bi żball għandhom jiġu rkuprati.

2. L-uffiċjal tal-kontabilità għandu jaġixxi fuq ordnijiet ta’ rkupru għal ammonti riċevibbli stabbiliti kif xieraq mill-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni jew mill-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni responsabbli. L-uffiċjal tal-kontabilità għandu jeżerċita diliġenza dovuta sabiex jiżgura li l-Komunità tat-Trasport tirċievi d-dħul tagħha u għandu jiżgura li d-drittijiet tagħha jiġu ssalvagwardjati.

3. Meta l-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni responsabbli jkun qiegħed jippjana li jirrinunzja l-irkupru ta’ ammont stabbilit riċevibbli, l-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni għandu jiżgura li r-rinunzja ssir b’mod regolari u li tkun konformi mal-prinċipju tal-ġestjoni finanzjarja tajba. Tali rinunzja għandha ssir b’deċiżjoni tal-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni, li trid tiġi ssostanzjata. L-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni ma jistax jiddelega tali deċiżjoni. Id-deċiżjoni ta’ rinunzja għandha tiddikjara x’azzjoni ttieħdet biex jiġi assigurat l-irkupru u l-punti tad-dritt u tal-fatt li hija bbażata fuqhom.

4. L-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni responsabbli għandu jikkanċella ammont riċevibbli stabbilit meta l-iskoperta ta’ żball fil-punt tad-dritt jew tal-fatt turi li l-ammont ma ġiex stabbilit kif suppost. Tali kanċellazzjoni għandha ssir b’deċiżjoni tal-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni responsabbli u għandha tiġi ssostanzjata kif jixraq.

5. L-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni responsabbli għandu jaġġusta l-ammont ta’ dejn stabbilit ’il fuq jew ’l isfel meta l-iskoperta ta’ żball fattwali tinvolvi t-tibdil tal-ammont tad-dejn, dment li din il-korrezzjoni ma tkunx tinvolvi t-telf tal-intitolament stabbilit tal-Komunità tat-Trasport. Tali aġġustament għandu jsir b’deċiżjoni tal-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni responsabbli u għandu jiġi ssostanzjat kif xieraq.

6. Meta debitur ikollu pretensjoni kontra l-Komunità tat-Trasport, ta’ ammont fiss u dovuta b’rabta ma’ somma stabbilita permezz ta’ ordni ta’ pagament, wara l-iskadenza tad-data tal-għeluq speċifikata fin-nota ta’ debitu, l-uffiċjal tal-kontabilità għandu, jirkupra l-ammonti stabbiliti riċevibbli permezz ta’ tpaċija.

F’ċirkostanzi eċċezzjonali, fejn ikun meħtieġ li jiġu ssalvagwardjati l-interessi finanzjarji tal-Komunità tat-Trasport u meta l-uffiċjal tal-kontabilità jkollu raġunijiet ġustifikati biex jemmen li l-ammont dovut lill-Komunità tat-Trasport se jintilef, l-uffiċjal tal-kontabilità jista’ jikseb l-irkupru permezz ta’ tpaċija qabel l-iskadenza tad-data tal-għeluq speċifikata fin-nota ta’ debitu.

L-uffiċjal tal-kontabilità jista’ wkoll jikseb l-irkupru permezz ta’ tpaċija qabel l-iskadenza tad-data tal-għeluq speċifikata fin-nota ta’ debitu meta jaqbel id-debitur.

7. Qabel ma jipproċedi bi kwalunkwe rkupru f’konformità mal-paragrafu 6, l-uffiċjal tal-kontabilità għandu jikkonsulta lill-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni u jgħarraf lid-debitur(i) konċernat(i).

8. It-tpaċija msemmija fil-paragrafu 6 għandu jkollha l-istess effett bħall-pagamenti u l-kwittanza tal-Komunità tat-Trasport għall-ammont tad-dejn u, fejn xieraq, tal-imgħax dovut.

Artikolu 36

1. Hekk kif tiġi rkuprata s-somma dovuta, l-uffiċjal tal-kontabilità għandu jagħmel entrata fil-kontijiet u għandu jinforma lill-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni responsabbli.

2. Għandha tinħareġ riċevuta fir-rigward tal-pagamenti kollha bi flus kontanti li jsiru lill-uffiċjal tal-kontabilità.

Artikolu 37

1. Jekk l-irkupru effettiv ikun għadu ma seħħx sad-data dovuta stipulata fin-nota ta’ debitu, l-uffiċjal tal-kontabilità għandu jinforma lill-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni responsabbli u għandu jniedi minnufih il-proċedura għall-irkupru bi kwalunkwe mezz offrut bil-liġi.

2. L-uffiċjal tal-kontabilità għandu jirkupra l-ammonti billi jpaċihom fl-isfond ta’ talbiet ekwivalenti li jkollu d-debitur fuq il-Komunità tat-Trasport, dment li l-pretensjoni tkun ċerta, ta’ ammont fiss u dovut, u li t-tpaċija tkun legalment possibbli.

Artikolu 38

L-uffiċjal tal-kontabilità, b’kollaborazzjoni mal-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni responsabbli, jista’ jagħti aktar żmien għall-pagament biss fuq talba bil-miktub mingħand id-debitur, b’indikazzjoni tar-raġunijiet, dment li jiġu ssodisfati dawn iż-żewġ kundizzjonijiet:

(a)

id-debitur jintrabat li jħallas l-imgħax għall-perjodu addizzjonali kollu permess, li jibda mid-data li fiha l-pagament kien oriġinarjament dovut bir-rata applikata mill-Bank Ċentrali Ewropew għall-operazzjonijiet ewlenin tiegħu ta’ finanzjament mill-ġdid f’euro (ir-rata ta’ referenza), biż-żieda ta’ tmien punti. Ir-rata ta’ referenza hija r-rata fis-seħħ, kif ippubblikata fis-serje C ta’ Il-Ġurnal Uffiċjali tal-Unjoni Ewropea, fl-ewwel jum tax-xahar li fih jintemm il-perjodu tal-pagamenti;

(b)	sabiex jiġu ssalvagwardjati d-drittijiet tal-Komunità tat-Trasport, id-debitur jipprovdi garanzija finanzjarja li tkopri kemm il-kapital kif ukoll l-imgħax.

Kapitolu 5

Operazzjonijiet ta’ nefqa

Artikolu 39

Kull partita tan-nefqa għandha tiġi impenjata u mħallsa.

Taqsima 1

Impenn tan-nefqa

Artikolu 40

1. L-impenn baġitarju huwa l-operazzjoni li tirriżerva l-approprjazzjoni meħtieġa biex jiġu koperti l-pagamenti sussegwenti biex ikun onorat impenn legali.

2. L-impenn legali huwa l-att fejn l-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni responsabbli jidħol f’obbligu jew jistabbilixxi obbligu li jirriżulta f’nefqa għall-baġit.

Artikolu 41

1. Fir-rigward ta’ kwalunkwe miżura li tista’ tagħti lok għal nefqa li trid titħallas mill-baġit, l-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni responsabbli l-ewwel irid jagħmel impenn baġitarju qabel ma jidħol f’impenn legali ma’ partijiet terzi.

2. L-impenji legali individwali relatati ma’ impenji baġitarji individwali għandhom jiġu konklużi sal-31 ta’ Diċembru tas-sena finanzjarja konċernata.

Artikolu 42

1. Il-bilanċ mhux użat tal-impenji baġitarji relatati mas-sena N għandu jiġi diżimpenjat mill-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni responsabbli sal-31 ta’ Marzu tas-sena N+1.

2. L-impenji legali mdaħħla għal azzjonijiet li jdumu aktar minn sena finanzjarja u l-impenji baġitarji korrispondenti, ħlief fil-każ tan-nefqa fuq il-persunal, għandu jkollhom data finali għall-implimentazzjoni li tiġi stabbilita f’konformità mal-prinċipju tal-ġestjoni finanzjarja tajba. Kwalunkwe parti minn tali impenji li ma tkunx ġiet eżegwita sitt xhur wara dik id-data finali għandha tiġi diżimpenjata.

3. Meta impenn legali ma jkunx irriżulta f’pagament wara perjodu ta’ tliet snin, l-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni responsabbli għandu jiddiżimpenjah.

Artikolu 43

Meta jadotta impenn baġitarju, l-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni responsabbli għandu jiżgura li:

(a)	in-nefqa tkun ġiet imposta fuq il-partita korretta fil-baġit;

(b)	l-approprjazzjonijiet ikunu disponibbli;

(c)	in-nefqa tkun konformi mad-dispożizzjonijiet applikabbli, b’mod partikolari dawk tat-Trattat u mar-regoli tal-ġestjoni interna tal-Komunità tat-Trasport;

(d)	jitħares il-prinċipju tal-ġestjoni finanzjarja tajba.

Taqsima 2

Validazzjoni tan-nefqa

Artikolu 44

Il-validazzjoni tan-nefqa hija l-att fejn l-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni responsabbli:

(a)	jivverifika l-eżistenza tal-intitolament tal-kreditur;

(b)	jivverifika l-kundizzjonijiet li skonthom huwa dovut il-pagament;

(c)	jiddetermina jew jivverifika r-realtà u l-ammont tat-talba.

Artikolu 45

1. Validazzjoni ta’ kwalunkwe nefqa għandha tkun ibbażata fuq dokumenti ta’ sostenn li jaffermaw l-intitolament tal-kreditur, abbażi ta’ rendikont tas-servizzi effettivament ipprovduti, il-provvisti effettivament ikkonsenjati jew ix-xogħol li effettivament ikun sar, jew abbażi ta’ dokumenti oħrajn li jiġġustifikaw ħlas.

2. Id-deċiżjoni ta’ validazzjoni għandha tiġi espressa permezz tal-iffirmar ta’ vawċer “jingħadda għall-ħlas” mill-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni responsabbli.

Taqsima 3

Awtorizzazzjoni tan-nefqa

Artikolu 46

1. Awtorizzazzjoni tan-nefqa hija l-att fejn l-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni responsabbli, billi joħroġ ordni ta’ pagament, jagħti struzzjonijiet lill-uffiċjal tal-kontabilità biex iħallas partita tan-nefqa li jkun ivvalida l-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni responsabbli.

2. L-ordni ta’ pagament għandha tkun datata u ffirmata mill-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni responsabbli, u mbagħad tintbagħat lill-uffiċjal tal-kontabilità. Id-dokumenti ta’ sostenn għandhom jinżammu mill-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni responsabbli f’konformità mal-Artikolu 21(4).

3. Fejn ikun xieraq, l-ordni ta’ pagament mibgħuta lill-uffiċjal tal-kontabilità għandha tkun akkumpanjata minn dokument li jiċċertifika li l-merkanzija ddaħħlet fl-inventarji msemmija fl-Artikolu 60.

Taqsima 4

Pagament tan-nefqa

Artikolu 47

1. Il-pagament tan-nefqa għandu jsir wara li tingħata prova li l-azzjoni rilevanti saret f’konformità mal-att bażiku u għandu jkopri waħda mill-operazzjonijiet li ġejjin:

(a)	il-pagament tal-ammont kollu dovut;

(b)

il-pagament tal-ammont dovut fi kwalunkwe wieħed mill-modi li ġejjin:

(i)	il-prefinanzjament, li jista’ jiġi diviż f’għadd ta’ pagamenti;

(ii)	pagament interim wieħed jew aktar;

(iii)

pagament tal-bilanċ tal-ammonti dovuti. Il-prefinanzjament għandu jingħadd kompletament jew parzjalment mal-pagamenti interim.

Il-prefinanzjament kollu u l-pagamenti interim għandhom jingħaddu mal-pagamenti tal-bilanċi.

2. Fil-kontijiet għandha ssir distinzjoni bejn it-tipi differenti ta’ pagament imsemmija fil-paragrafu 1 meta dawn isiru.

Artikolu 48

Il-pagament tan-nefqa għandu jsir mill-uffiċjal tal-kontabilità fil-limiti tal-fondi disponibbli.

TITOLU VI

AKKWIST

Artikolu 49

Għandha tapplika d-Direttiva 2014/24/UE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (3).

Għall-proċeduri ta’ akkwist b’valur totali taħt il-limitu stabbilit fid-Direttiva 2014/24/UE, huma stabbiliti regoli dettaljati fl-Anness I għal dawn ir-Regoli Finanzjarji.

TITOLU VII

PREŻENTAZZJONI TAL-KONTIJIET U TAL-KONTABILITÀ

Kapitolu 1

Preżentazzjoni tal-kontijiet

Artikolu 50

Il-kontijiet annwali tal-Komunità tat-Trasport għandhom jinkludu:

(a)	ir-rendikonti finanzjarji tal-Komunità tat-Trasport u l-annessi li jakkumpanjawhom;

(b)	ir-rapport dwar l-implimentazzjoni tal-baġit tal-Komunità tat-Trasport.

Artikolu 51

Il-kontijiet iridu jikkonformaw mar-regoli tal-kontabilità stabbiliti fir-Regolament (UE, Euratom) 2018/1046 u għandhom ikunu akkurati u komprensivi u jippreżentaw stampa vera u ġusta:

(a)	fir-rigward tar-rendikonti finanzjarji, tal-assi u tal-obbligazzjonijiet, tal-imposti u tal-introjtu, tal-intitolamenti u tal-obbligi li ma jidhrux bħala assi jew obbligazzjonijiet u tal-fluss ta’ flus;

(b)	fir-rigward tar-rapport dwar l-implimentazzjoni tal-baġit, tal-operazzjonijiet ta’ dħul u ta’ nefqa.

Artikolu 52

Ir-rendikonti finanzjarji għandhom jippreżentaw l-informazzjoni, inkluża informazzjoni dwar il-politiki kontabilistiċi, b’mod li jiġi żgurat li tkun relevanti, affidabbli, komparabbli u li tista’ tinftiehem. Ir-rendikonti finanzjarji għandhom jitħejjew f’konformità mal-prinċipji kontabilistiċi ġeneralment aċċettati kif deskritti fir-regoli kontabilistiċi f’konformità mal-Artikolu 80 tar-Regolament (UE, Euratom) 2018/1046 jew l-Istandards Internazzjonali tal-Kontabilità għas-Settur Pubbliku (“IPSAS”) ibbażati fuq id-dovuti.

Artikolu 53

1. F’konformità mal-prinċipju tad-dovuti, id-dħul u l-ispejjeż jiġu rreġistrati fil-perjodu li fih jiġu ggwadanjati jew imġarrba, irrispettivament mid-data tal-pagament jew tal-ġbir.

2. Il-valur tal-assi u tal-obbligazzjonijiet għandu jiġi ddeterminat f’konformità mar-regoli dwar il-valwazzjoni stabbiliti mill-metodi kontabilistiċi previsti fl-Istandard Internazzjonali tal-Kontabilità u, jekk ikun meħtieġ, fl-Istandards nazzjonali tal-pajjiż domiċiljaru.

Artikolu 54

1. Ir-rendikonti finanzjarji għandhom jiġu ppreżentati f’euro u għandhom jinkludu:

(a)

il-karta bilanċjali u r-rapport tal-prestazzjoni finanzjarja, li jirrappreżentaw l-assi u l-obbligazzjonijiet kollha, is-sitwazzjoni finanzjarja u r-riżultat ekonomiku fil-31 ta’ Diċembru tas-sena finanzjarja preċedenti; dawn għandhom jiġu ppreżentati f’konformità mar-regoli kontabilistiċi fl-Artikolu 80 tar-Regolament (UE, Euratom) 2018/1046 jew l-IPSAS ibbażati fuq id-dovuti;

(b)	ir-rapport tal-flussi tal-flus li juri l-ammonti miġbura u żborżati matul is-sena finanzjarja u l-pożizzjoni finali tat-teżor;

(c)	ir-rapport tal-bidliet fl-ekwità matul is-sena finanzjarja.

2. L-anness tar-rendikonti finanzjarji għandu jissupplimenta u jikkummenta dwar l-informazzjoni ppreżentata fir-rendikonti finanzjarji msemmija fil-paragrafu 1 u għandu jipprovdi l-informazzjoni addizzjonali kollha preskritta mill-prattika kontabilistika aċċettata fil-livell internazzjonali meta tali informazzjoni tkun rilevanti għall-attivitajiet tal-Komunità tat-Trasport.

Kapitolu 2

Kontabilità

Taqsima 1

Dispożizzjonijiet komuni

Artikolu 55

1. Is-sistema kontabilistika tal-Komunità tat-Trasport hija s-sett ta’ proċeduri u kontrolli manwali u kompjuterizzati li jipprevedu l-identifikazzjoni ta’ tranżazzjonijiet jew ta’ avvenimenti rilevanti, it-tħejjija ta’ dokumenti ta’ sostenn preċiżi, id-dħul tad-data fir-rekords kontabilistiċi b’mod preċiż, l-ipproċessar tat-tranżazzjonijiet b’mod preċiż, l-aġġornament xieraq tal-fajls prinċipali, u l-ġenerazzjoni ta’ dokumenti u rapporti preċiżi.

2. Il-kontijiet għandhom jikkonsistu f’kontijiet ġenerali u kontijiet tal-baġit. Dawn il-kontijiet għandhom jinżammu f’euro abbażi tas-sena kalendarja.

3. Iċ-ċifri fil-kontijiet ġenerali u fil-kontijiet tal-baġit għandhom jiġu adottati f’għeluq is-sena baġitarja sabiex ikunu jistgħu jitħejjew il-kontijiet imsemmija fil-Kapitolu 1.

4. L-uffiċjal tal-kontabilità għandu japplika r-regoli u l-metodi kontabilistiċi li jqisu l-IPSAS, u jekk ikun meħtieġ, ir-regoli applikati mill-awtoritajiet pubbliċi tal-pajjiż ospitanti.

Taqsima 2

Kontijiet ġenerali

Artikolu 56

Il-kontijiet ġenerali għandhom jirreġistraw, f’ordni kronoloġika u bl-użu tal-metodu tal-kontroentrati, l-avvenimenti u l-operazzjonijiet kollha li jaffettwaw is-sitwazzjoni ekonomika u finanzjarja u l-assi u l-obbligazzjonijiet tal-Komunità tat-Trasport.

Artikolu 57

1. Il-movimenti fil-kontijiet u fil-bilanċi għandhom jiddaħħlu fil-kotba tal-kontijiet.

2. L-entrati kontabilistiċi kollha, inkluż l-aġġustamenti għall-kontijiet, għandhom ikunu bbażati fuq id-dokumenti ta’ sostenn li għandhom jirreferu għalihom.

3. Is-sistema kontabilistika trid tkun tali li ma tħallix traċċa għall-entrati kontabilistiċi kollha.

Artikolu 58

Wara l-għeluq tas-sena baġitarja u sad-data tal-preżentazzjoni tal-kontijiet finali, l-uffiċjal tal-kontabilità tal-Komunità tat-Trasport għandu jagħmel kwalunkwe aġġustament li, mingħajr ma jinvolvi l-iżborż jew il-ġbir fir-rigward ta’ dik is-sena, ikun meħtieġ għal preżentazzjoni vera u ġusta tal-kontijiet f’konformità ma’ dawn ir-regoli.

Taqsima 3

Kontijiet tal-baġit

Artikolu 59

1. Il-kontijiet tal-baġit għandhom jipprovdu rekord dettaljat tal-implimentazzjoni tal-baġit.

2. Għall-finijiet tal-paragrafu 1, il-kontijiet tal-baġit għandhom jirreġistraw l-operazzjonijiet kollha ta’ dħul u ta’ nefqa tal-baġit.

3. Is-Segretarjat Permanenti għandu jistabbilixxi rapport annwali sa mhux aktar tard mit-30 ta’ Marzu ta’ kull sena. Ir-rapport annwali għandu jinkludi:

—	rapport operattiv li jispjega l-ħidma mwettqa mis-Segretarjat Permanenti u r-riżultati miksuba, li jagħti ħarsa ġenerali lejn il-progress li sar biex jintlaħqu l-objettivi stabbiliti fil-programm ta’ ħidma annwali tas-Segretarjat Permanenti;

—	rapport finanzjarju dwar l-implimentazzjoni tal-baġit.

Kapitolu 3

Inventarji tal-proprjetà

Artikolu 60

Il-Komunità tat-Trasport għandha żżomm inventarji li juru l-kwantità u l-valur tal-assi tanġibbli, intanġibbli u finanzjarji kollha li jikkostitwixxu l-proprjetà tal-Komunità tat-Trasport.

TITOLU VIII

AWDITU ESTERN U PROTEZZJONI TAL-INTERESSI FINANZJARJI

Artikolu 61

Kull sena, l-uffiċjal tal-kontabilità għandu jistabbilixxi l-kontijiet tas-sena preċedenti sa mhux aktar tard mill-31 ta’ Marzu. Dawk il-kontijiet għandhom jiġu vvalidati mid-Direttur.

Artikolu 62

L-awdituri esterni indipendenti, li għandhom jinħatru mill-Kumitat tat-Tmexxija Reġjonali, għandhom iwettqu l-awditu annwali tal-Komunità tat-Trasport (l-“awdituri esterni”). It-terminu ta’ servizz tal-awdituri esterni jiġġedded kull sena, sakemm ma jkunx speċifikat mod ieħor mill-Kumitat tat-Tmexxija Reġjonali.

Artikolu 63

1. L-awdituri esterni għandhom jippreżentaw rapport lill-Kumitat tat-Tmexxija Reġjonali, flimkien mad-dikjarazzjoni tal-assi u l-obbligazzjonijiet u l-kontijiet ċertifikati, sa mhux aktar tard minn tmien xhur wara tmiem is-sena finanzjarja li huma relatati magħha.

2. Id-Direttur għandu jagħmel tali osservazzjonijiet hekk kif iqis xieraq fir-rapport tal-awdituri esterni.

3. L-awdituri esterni għandhom iwettqu tali awditi kif iqisu meħtieġ, f’konformità mat-Termini ta’ Referenza approvati tagħhom. L-awdituri esterni għandhom, b’mod partikolari, jispezzjonaw ir-rekords u l-proċeduri kontabilistiċi tal-Komunità tat-Trasport għall-fini tal-verifika tal-akkuratezza u tal-kompletezza tar-rekords. L-awditu estern jiddetermina l-validità ġenerali tar-rendikonti finanzjarji.

4. L-awdituri esterni għandhom jippreżentaw rapport tal-awditjar u kontijiet ċertifikati, flimkien ma’ dikjarazzjoni ta’ aċċertament relatata mal-affidabilità tal-kontijiet u l-legalità u r-regolarità tal-operazzjonijiet li jaqgħu taħthom, lill-Kumitat tat-Tmexxija Reġjonali sa mhux aktar tard minn tmien xhur wara tmiem is-sena finanzjarja li jirreferu għaliha l-kontijiet. Jekk jintalab jagħmel dan mill-Kumitat tat-Tmexxija Reġjonali, il-Kumitat tal-Baġit għandu jagħmel tali osservazzjonijiet lill-Kumitat tat-Tmexxija Reġjonali kif iqis xieraq, fuq id-dokumenti ppreżentati mill-awdituri esterni.

Artikolu 64

1. L-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni u l-Kumitat tat-Tmexxija Reġjonali għandhom jibagħtu mingħajr dewmien lill-OLAF u lill-Kummissjoni Ewropea kwalunkwe informazzjoni miksuba f’konformità mal-Artikolu 27.

2. Il-Kumitat tat-Tmexxija Reġjonali u l-persunal tal-Komunità tat-Trasport għandhom jikkooperaw bis-sħiħ fil-protezzjoni tal-interessi finanzjarji tal-Unjoni, b’mod partikolari mal-UPPE u mal-OLAF u għandhom jipprovdulhom l-informazzjoni rilevanti u, fuq talba, kwalunkwe assistenza meħtieġa biex jeżerċitaw il-kompetenzi rispettivi tagħhom, inkluż biex iwettqu investigazzjonijiet f’konformità mar-Regolament tal-Kunsill (UE) 2017/1939 (4) u mar-Regolament (UE, Euratom) 883/2013 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (5). L-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni għandu jassigura wkoll li kwalunkwe persuna terza involuta fl-implimentazzjoni tal-baġit tal-Komunità tat-Trasport tikkoopera bis-sħiħ u tagħti drittijiet ekwivalenti lill-UPPE u lill-OLAF.

3. L-OLAF għandu jkollu s-setgħa li jwettaq investigazzjonijiet amministrattivi fil-bini tal-Komunità tat-Trasport, inkluż id-dritt ta’ aċċess għal spezzjoni f’konformità mar-Regolament (UE, Euratom) Nru 883/2013.

TITOLU IX

DISPOŻIZZJONIJIET TRANŻIZZJONALI U FINALI

Artikolu 65

Il-Kumitat tat-Tmexxija Reġjonali għandu jkollu s-setgħa li jikseb kwalunkwe informazzjoni jew spjegazzjoni meħtieġa fir-rigward tal-implimentazzjoni tal-baġit.

Artikolu 66

Mal-approvazzjoni tal-Kummissjoni Ewropea, id-Direttur jista’ jadotta, fejn meħtieġ, linji gwida għall-implimentazzjoni ta’ dawn ir-regoli.

Artikolu 67

Sal-ħatra tal-membri tal-Kumitat tal-Baġit, il-funzjonijiet tiegħu skont l-Artikolu 14(2) ser jitwettqu mill-Kummissjoni Ewropea.

Artikolu 68

Dawn ir-regoli għandhom jorbtu fl-intier tagħhom fuq il-Partijiet Kontraenti tat-Trattat u l-korpi stabbiliti skont it-Trattat.

Artikolu 69

Dawn ir-regoli għandhom japplikaw mill-jum wara l-adozzjoni tagħhom.

(1) ĠU UE L 278, 27.10.2017, p. 3.

(2) Ir-Regolament (UE, Euratom) 2018/1046 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tat-18 ta’ Lulju 2018 dwar ir-regoli finanzjarji applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Unjoni, li jemenda r-Regolamenti (UE) Nru 1296/2013, (UE) Nru 1301/2013, (UE) Nru 1303/2013, (UE) Nru 1304/2013, (UE) Nru 1309/2013, (UE) Nru 1316/2013, (UE) Nru 223/2014, (UE) Nru 283/2014, u d-Deċiżjoni Nru 541/2014/UE u li jħassar ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 966/2012 (ĠU UE L 193, 30.7.2018, p. 1).

(3) Id-Direttiva 2014/24/UE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tas-26 ta’ Frar 2014 dwar l-akkwist pubbliku u li tħassar id-Direttiva 2004/18/KE (ĠU UE L 94, 28.3.2014, p. 65).

(4) Ir-Regolament tal-Kunsill (UE) 2017/1939 tat-12 ta’ Ottubru 2017 li jimplimenta kooperazzjoni msaħħa dwar l-istabbiliment tal-Uffiċċju tal-Prosekutur Pubbliku Ewropew (“l-UPPE”) (ĠU UE L 283, 31.10.2017, p. 1).

(5) Ir-Regolament (UE, Euratom) Nru 883/2013 tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill tal-11 ta’ Settembru 2013 dwar investigazzjonijiet immexxija mill-Uffiċċju Ewropew Kontra l-Frodi (OLAF) u li jħassar ir-Regolament tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill (KE) Nru 1073/1999 u r-Regolament tal-Kunsill (Euratom) Nru 1074/1999 (ĠU UE L 248, 18.9.2013, p. 1).

ANNESS

għar- REGOLI FINANZJARJI U PROĊEDURI TAL-AWDITJAR APPLIKABBLI GĦALL-KOMUNITÀ TAT-TRASPORT

1. PREAMBOLU

Dan l-Anness għandu japplika għas-Segretarjat Permanenti tal-Komunità tat-Trasport ( is-‘Segretarjat’) meta jiġu akkwistati oġġetti, xogħlijiet jew servizzi f’ismu stess taħt il-limitu stabbilit fid-Direttiva 2014/24/UE tal-Parlament Ewropew u tal-Kunsill. Dan ma jkoprix operazzjonijiet bħar-reklutaġġ tal-persunal, li japplikaw għalihom regoli differenti.

2. TAQSIMA 1

2.1. Kamp ta’ applikazzjoni u prinċipji applikabbli għall-kuntratti

Il-proċeduri kollha ta’ akkwist konklużi mis-Segretarjat f’ismu stess iridu jikkonformaw mal-prinċipji baġitarji tat-trasparenza, tal-proporzjonalità, ta’ trattament ugwali u ta’ nondiskriminazzjoni kif ukoll tal-ġestjoni finanzjarja tajba. Dan għandu jiżgura kompetizzjoni ġusta bejn l-operaturi ekonomiċi.

Il-kuntratti għandhom jiġu ppjanati abbażi ta’ objettivi definiti b’mod ċar li għandhom jappoġġaw l-ilħuq tal-objettivi tat-Trattat dwar il-Komunità tat-Trasport (it-‘Trattat’) u tal-korpi stabbiliti minnu, kif ukoll li jippermettu lis-Segretarjat iwettaq il-mandat tiegħu skont l-Artikolu 28 tat-Trattat.

Il-valur stmat ta’ kuntratt la għandux jiġi ddeterminat bil-ħsieb li jiġu evitati r-regoli applikabbli, u lanqas ma għandu jinqasam kuntratt għal dak l-iskop.

Is-Segretarjat għandu jaqsam kuntratt f’lottijiet, kull meta jkun xieraq, filwaqt li jqis kif xieraq il-kompetizzjoni wiesgħa.

Is-Segretarjat ma għandux juża l-kuntratti qafas b’mod mhux xieraq jew b’tali mod li l-iskop jew l-effett tagħhom ikun li jipprevjenu, jirrestrinġu jew ifixklu l-kompetizzjoni.

B’mod ġenerali, il-parteċipazzjoni fil-proċeduri ta’ akkwist hija miftuħa għall-persuni fiżiċi kollha li huma ċittadini ta’, u l-persuni ġuridiċi kollha li huma stabbiliti b’mod effettiv fi Stat Membru tal-Unjoni Ewropea, fi Stat Membru taż-Żona Ekonomika Ewropea jew f’parti tal-iffirmar tal-Ewropa tax-Xlokk tat-Trattat. Il-persuni fiżiċi li huma ċittadini ta’, u l-persuni ġuridiċi kollha stabbiliti fi, pajjiż terz li għandu ftehim speċjali mal-Unjoni fil-qasam tal-akkwist jistgħu jipparteċipaw fi proċedura ta’ akkwist skont il-kundizzjonijiet stabbiliti f’tali ftehim. Il-parteċipazzjoni hija miftuħa wkoll għal organizzazzjonijiet internazzjonali.

L-istadji kollha ta’ kull proċedura ta’ akkwist għandhom jiġu ddokumentati u rrapportati kif xieraq bil-miktub għal kull fajl tal-akkwist, sabiex jiġu żgurati t-trasparenza u l-kapaċità ta’ awditjar.

Is-Segretarjat ma huwiex marbut legalment fir-rigward ta’ operatur ekonomiku sakemm jiġi ffirmat il-kuntratt. Dan għandu jiġi ċċarat fil-kuntatti kollha mal-operaturi ekonomiċi. Sal-ħin tal-firma, is-Segretarjat jista’ jikkanċella l-proċedura mingħajr ma l-offerenti jkunu intitolati għal xi kumpens. Iridu jingħataw raġunijiet għad-deċiżjoni u l-offerenti jridu jiġu nnotifikati bil-miktub fi żmien 15-il jum mill-jum meta tkun ittieħdet id-deċiżjoni.

Il-kompiti fdati lill-kuntratturi ma jistgħux jinvolvu l-eżerċitar tas-setgħat tal-awtorità pubblika jew tal-kompiti ta’ implimentazzjoni baġitarja.

Il-proċeduri ta’ akkwist taħt il-limitu stabbilit fid-Direttiva 2014/24/UE jistgħu jintużaw għat-tipi ta’ xiri li ġejjin:

—	“servizzi”, li jkopru s-servizzi kollha intellettwali u mhux intellettwali għajr dawk koperti minn kuntratti ta’ provvista, kuntratti ta’ impjieg u kuntratti ta’ bini;

—	“provvisti”, li jkopru x-xiri, il-lokazzjoni, il-kiri jew il-lokazzjoni b’opzjoni ta’ xiri, bi jew mingħajr opzjoni ta’ xiri, ta’ oġġetti (inkluż ukoll l-għażla tal-post, l-installazzjoni u l-manutenzjoni); u,

—	“xogħlijiet”, li jkopru jew il-bini, jew id-disinn u l-bini, ta’ xogħlijiet li jikkorrispondu għar-rekwiżiti speċifikati mis-Segretarjat. “Xogħol” tfisser ir-riżultat ta’ xogħlijiet ta’ bini jew inġinerija ċivili kollu kemm hu li minnu nnifsu jista’ jaqdi funzjoni ekonomika jew teknika.

3. TAQSIMA 2

3.1 Kuntratti qafas u pubbliċità

3.1.1. Kuntratti qafas u kuntratti speċifiċi

Kuntratt qafas (FWC) jiġi konkluż bejn l-awtorità kontraenti u operatur ekonomiku wieħed jew aktar biex jiġu stabbiliti t-termini bażiċi għal serje ta’ kuntratti speċifiċi li għandhom jiġu konklużi matul perjodu partikolari, b’mod partikolari d-durata, is-suġġett, il-prezz, il-kundizzjonijiet ta’ implimentazzjoni u l-kwantitajiet previsti. L-iffirmar ta’ FWC ma jimpenjax lill-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni biex jixtri.

3.1.2. Reklamar ta’ proċeduri għal kuntratti b’valur taħt il-limiti msemmija fl-Artikolu 49 tar-Regoli Finanzjarji tat-Trattat u forom ta’ reklamar

Kuntratti ta’ valur li jaqbeż l-EUR 20 000 u taħt il-limiti msemmija fid-Direttiva 2014/24/UE għandhom jitqiesu bħala ta’ valur medju. Is-Segretarjat għandu japplika proċedura tal-offerti simplifikata u jridu jiġu mistiedna mill-inqas ħames kandidati/offerenti. It-talba għal espressjoni ta’ interess għandha tiġi ppubblikata fuq is-sit web tas-Segretarjat, tal-inqas xahar qabel it-tnedija tal-proċedura ta’ akkwist prevista.

Kuntratt ta’ valur ta’ EUR 20 000 jew inqas għandu jitqies ta’ valur baxx. Għandha tiġi applikata proċedura tal-offerti simplifikata u s-Segretarjat irid jistieden tal-inqas tliet kandidati/offerenti tal-għażla tiegħu. Il-pubbliċità ex ante ddikjarata fil-punt 3.1.2 ma hijiex obbligatorja.

Il-pagamenti ta’ ammonti li ma jaqbżux l-EUR 2 500 fir-rigward ta’ partiti tan-nefqa jistgħu jsiru sempliċiment bħala pagament fl-isfond ta’ fatturi, mingħajr ma tkun aċċettata offerta minn qabel.

Sal-31 ta’ Marzu ta’ kull sena, is-Segretarjat għandu jippubblika fuq is-sit web tiegħu pjan ta’ akkwist li jkun fih il-lista ta’ akkwisti ppjanati għas-sena kurrenti ta’ valur li jaqbeż l-EUR 20 000, li jkun fih: is-suġġett, il-valur stmat u ż-żmien stmat għat-tnedija.

4. TAQSIMA 3

4.1. Proċeduri ta’ akkwist ta’ valur medju u baxx

4.1.1. .Konsultazzjoni preliminari tas-suq

L-awtorità kontraenti tista’ twettaq analiżi preliminari tas-suq bl-għan li tħejji l-proċedura ta’ akkwist.

4.1.2. Dokumenti tal-akkwist

Id-dokumenti tal-akkwist għandhom jikkonsistu, bħala minimu, minn:

(a)	Jekk applikabbli, il-pubbliċità ex ante;

(b)	l-istedina għall-preżentazzjoni tal-offerti;

(c)	l-ispeċifikazzjonijiet tas-sejħa għall-offerti, inkluż l-ispeċifikazzjoni teknika u l-kriterji rilevanti;

(d)	l-abbozz ta’ kuntratt.

Fid-dokumenti tal-akkwist, is-Segretarjat għandu jidentifika s-suġġett tal-proċedura ta’ akkwist billi jipprovdi deskrizzjoni tal-ħtiġijiet tagħhom u l-karatteristiċi tax-xogħlijiet, tal-provvisti jew tas-servizzi li għandhom jinkisbu. Dawn id-dokumenti jrid ikun fihom id-dispożizzjonijiet u l-informazzjoni kollha li l-kandidati jeħtieġu sabiex jippreżentaw offerta: il-proċedura li għandha tiġi segwita, id-dokumenti li għandhom jiġu pprovduti, il-kriterji ta’ esklużjoni, tal-għażla u għall-aġġudikazzjoni kif ukoll id-durata u l-valur stmat tal-kuntratt. Is-Segretarjat għandu jindika wkoll liema elementi jiddefinixxu r-rekwiżiti minimi li għandhom jiġu ssodisfati mill-offerti kollha. Ir-rekwiżiti minimi għandhom jinkludu konformità mal-obbligi applikabbli tal-liġi ambjentali, soċjali u tax-xogħol stabbiliti mil-liġi tal-Unjoni, mil-liġi nazzjonali, minn ftehimiet kollettivi jew il-konvenzjonijiet internazzjonali soċjali u ambjentali applikabbli elenkati fl-Anness X għad-Direttiva 2014/24/UE.

It-tliet dokumenti msemmija hawn fuq (b sa d) jistgħu jintbagħtu bil-posta elettronika lill-kandidati/offerenti prospettivi.

4.1.3. Stedina għall-preżentazzjoni tal-offerti

Stedina għall-preżentazzjoni tal-offerti għandha:

(a)

tispeċifika r-regoli dwar il-preżentazzjoni tal-offerti, inkluż b’mod partikolari l-kundizzjonijiet li jinżammu kunfidenzjali sakemm jinfetħu, id-data tal-għeluq u ż-żmien għar-riċevuta u l-indirizz fejn għandhom jintbagħtu jew jiġu kkonsenjati jew l-indirizz tal-internet f’każ ta’ sottomissjoni elettronika ta’ offerti;

(b)	tiddikjara li l-preżentazzjoni ta’ offerta timplika l-aċċettazzjoni tat-termini u l-kundizzjonijiet stabbiliti fid-dokumenti ta’ akkwist u li tali preżentazzjoni torbot lill-kuntrattur li jingħatalu l-kuntratt, waqt l-eżekuzzjoni tal-kuntratt;

(c)	tispeċifika l-perjodu li matulu l-offerta tibqa’ valida u ma għandha tiġi mmodifikata fl-ebda rigward;

(d)	tipprojbixxi kwalunkwe kuntatt bejn l-awtorità kontraenti u l-offerent matul il-proċedura, ħlief, fuq bażi eċċezzjonali, fil-kundizzjonijiet stabbiliti fid-dokumenti ta’ akkwist, u, fejn isir provvediment għal żjara fuq il-post, tispeċifika l-arranġamenti għal tali żjara;

(e)	tispeċifika l-mezz ta’ prova għall-konformità mad-data tal-għeluq għall-preżentazzjoni tal-offerti; u,

(f)	tiddikjara li l-preżentazzjoni ta’ offerta timplika l-aċċettazzjoni ta’ notifika riċeventi bl-eżitu tal-proċedura permezz ta’ mezzi elettroniċi.

4.1.4. Speċifikazzjonijiet tal-offerti

L-ispeċifikazzjoni tal-offerti għandha tinkludi dan li ġej:

(a)	il-kriterji ta’ esklużjoni u tal-għażla;

(b)	il-kriterji tal-għoti u l-importanza relattiva tagħhom jew, fejn għal raġunijiet oġġettivi l-ponderazzjoni mhix possibbli, l-ordni li dejjem tonqos ta’ importanza, li għandha tapplika wkoll għal varjanti jekk ikunu awtorizzati fl-avviż tal-kuntratt;

(c)	l-ispeċifikazzjonijiet tekniċi msemmija fil-punt 4.1.6; u,

(d)	ir-rekwiżit li jiġi indikat f’liema pajjiż huma stabbiliti l-offerenti u li tiġi ppreżentata l-evidenza ta’ sostenn normalment aċċettabbli skont il-liġi ta’ dak il-pajjiż.

4.1.5. Abbozz ta’ Kuntratt

L-abbozz ta’ kuntratt għandu jkun fih tal-inqas:

(a)	data dwar il-partijiet kontraenti;

(b)	is-suġġett tal-akkwist;

(c)	id-durata;

(d)	it-termini tal-pagament;

(e)	ir-rekwiżiti tal-garanziji (jekk applikabbli);

(f)	il-protezzjoni tad-data;

(g)	id-drittijiet tal-proprjetà intellettwali;

(h)	il-liġi applikabbli għall-kuntratt u l-qorti kompetenti għas-smigħ ta’ tilwim.

4.1.6. Speċifikazzjonijiet tekniċi

L-ispeċifikazzjonijiet tekniċi għandhom ikunu komprensivi, ċari u preċiżi u ma għandux ikollhom l-effett li joħolqu ostakli mhux ġustifikati għall-offerti kompetittivi. Għandhom jiddefinixxu (lott b’lott fejn xieraq) il-karatteristiċi meħtieġa tal-provvisti, tas-servizzi jew tax-xogħlijiet, filwaqt li jqisu l-iskop li għalih huma maħsuba mis-Segretarjat. Dawn għandhom ikunu proporzjonati għall-objettiv u/jew għall-baġit għas-servizzi, għall-provvisti u għax-xogħlijiet meħtieġa.

L-ispeċifikazzjonijiet tekniċi ma għandhomx jirreferu għal prodott ta’ marki jew oriġini partikolari, jew jiddeskrivuhom, u jista’ ma jkollhomx l-effett li joħolqu ostaklu mhux ġustifikat għal offerti kompetittivi.

L-ispeċifikazzjonijiet tekniċi għandhom jinkludu bħala minimu:

(a)	il-kriterji ta’ esklużjoni u tal-għażla;

(b)	il-kriterji għall-aġġudikazzjoni;

(c)	l-evidenza tal-aċċess għall-akkwist;

(d)	is-suġġett tal-proċedura ta’ akkwist;

(e)	l-informazzjoni ġenerali;

(f)	it-tip ta’ kompiti;

(g)	l-ambitu tax-xogħol;

(h)	id-durata u r-riżultati mistennija;

(i)	is-suppożizzjoni u r-riskji;

(j)	il-loġistika u t-twaqqit;

(k)	ir-rekwiżiti; u

(l)	ir-rapporti u monitoraġġ tal-kuntratt.

L-ispeċifikazzjonijiet tekniċi għandhom iservu bħala l-mandat tal-kuntrattur matul l-implimentazzjoni tal-kuntratt. Dawn għandhom jiġu inklużi bħala anness mal-kuntratt li jirriżulta.

4.1.7. Kriterji ta’ esklużjoni

Dawn il-kriterji huma applikabbli fil-proċeduri kollha ta’ akkwist u jridu jitħabbru. Ma hija permessa l-ebda modifika tal-kriterji matul il-proċedura.

L-għan tal-kriterji ta’ esklużjoni huwa li jiġi ddeterminat jekk operatur huwiex permess jipparteċipa fil-proċedura ta’ akkwist jew li jingħata l-kuntratt. L-offerenti potenzjali huma obbligati jiddikjaraw li ma humiex f’waħda mis-sitwazzjonijiet ta’ esklużjoni permezz ta’ dikjarazzjoni fuq l-unur, iffirmata u datata. Għal dan il-għan, is-Segretarjat irid jipprovdi mudell għad-dikjarazzjoni fuq l-unur.

Għandhom japplikaw l-Artikolu 136(1) u l-Artikolu 137, il-paragrafi 1 sa 4 tar-Regolament (UE, Euratom) 2018/1046, dwar il-kriterji ta’ esklużjoni u d-deċiżjoni dwar l-esklużjonijiet, u d-dikjarazzjoni u l-evidenza ta’ nuqqas ta’ sitwazzjoni ta’ esklużjoni.

Il-kriterji ta’ esklużjoni jiġu vverifikati fuq bażi ta’ suċċess/falliment fuq l-evidenza xierqa meħtieġa.

4.1.8. Kriterji ta’ għażla

4.1.8.1.

L-għan tal-kriterji tal-għażla huwa li jiġi ddeterminat jekk offerent għandux il-kapaċità meħtieġa biex jimplimenta l-kuntratt. Għal dan il-għan, il-kriterji tal-għażla jridu jkunu ċari, mhux diskriminatorji, xierqa u proporzjonati għas-suġġett u għall-valur tal-kuntratt. Is-Segretarjat għandu jiżgura wkoll li jimponi kriterji li jistgħu jiġu vverifikati faċilment.

4.1.8.2.

Fid-dokumenti ta’ akkwist l-awtorità kontraenti għandha tindika l-kriterji tal-għażla, il-livelli minimi ta’ kapaċità u l-evidenza meħtieġa biex tintwera dik il-kapaċità. Ir-rekwiżiti kollha għandhom ikunu relatati u proporzjonati mas-suġġett tal-kuntratt.

4.1.8.3.

Fid-dokumenti tal-akkwist l-awtorità kontraenti għandha tispeċifika kif gruppi ta’ operaturi ekonomiċi għandhom jissodisfaw il-kriterji tal-għażla.

4.1.8.4.

Meta kuntratt ikun maqsum f’lottijiet, l-awtorità kontraenti tista’ tistabbilixxi livelli minimi ta’ kapaċità għal kull lott. Din tista’ tistabbilixxi livelli minimi addizzjonali ta’ kapaċità f’każ li jingħataw diversi lottijiet lill-istess kuntrattur.

4.1.8.5.

Fir-rigward tal-kapaċità għat-twettiq tal-attività professjonali, l-awtorità kontraenti tista’ tirrikjedi li operatur ekonomiku jissodisfa tal-inqas waħda mill-kundizzjonijiet li ġejjin:

(a)	ikun irreġistrat f’reġistru professjonali jew kummerċjali rilevanti, ħlief meta l-operatur ekonomiku jkun organizzazzjoni internazzjonali;

(b)	għal kuntratti ta’ servizz, ikollu awtorizzazzjoni partikolari li turi li huwa awtorizzat li jwettaq il-kuntratt fil-pajjiż tal-istabbiliment jew li jkun membru ta’ organizzazzjoni professjonali speċifika.

4.1.8.6.

Meta tirċievi talbiet għall-parteċipazzjoni jew offerti, l-awtorità kontraenti għandha taċċetta dikjarazzjoni fuq l-unur li tiddikjara li l-kandidat jew l-offerent jissodisfa l-kriterji tal-għażla.

4.1.8.7.

Fi kwalunkwe mument matul il-proċedura, l-awtorità kontraenti tista’ titlob lill-offerenti u lill-kandidati jippreżentaw dikjarazzjoni aġġornata jew id-dokumenti ta’ sostenn kollha jew parti minnhom fejn dan huwa meħtieġ sabiex jiġi żgurat it-twettiq xieraq tal-proċedura.

4.1.8.8.

L-awtorità kontraenti għandha tirrikjedi li l-kandidati jew l-offerenti magħżula jippreżentaw dokumenti ta’ sostenn aġġornati ħlief fejn din tkun diġà rċeviethom għall-fini ta’ proċedura oħra u dment li d-dokumenti jkunu għadhom aġġornati jew tista’ taċċessahom f’bażi ta’ data nazzjonali mingħajr ħlas.

4.1.8.9.

Skont il-valutazzjoni tagħha tar-riskji, l-awtorità kontraenti tista’ tiddeċiedi li ma tirrikjedix evidenza tal-kapaċità ġuridika, regolatorja, finanzjarja, ekonomika, teknika u professjonali tal-operaturi ekonomiċi fil-proċeduri għall-kuntratti mogħtija b’valur li ma jaqbiżx il-limiti msemmija f’3.1.2.

4.1.8.10.

Meta l-awtorità kontraenti tiddeċiedi li ma tirrikjedix evidenza tal-kapaċità ġuridika, regolatorja, finanzjarja, ekonomika, teknika u professjonali tal-operaturi ekonomiċi, ma għandu jsir l-ebda prefinanzjament ħlief f’każijiet debitament ġustifikati.

4.1.8.11.

Jekk ikun il-każ u għal kuntratt partikolari, operatur ekonomiku jista’ jibbaża fuq il-kapaċitajiet ta’ entitajiet oħrajn, irrispettivament min-natura ġuridika tar-rabtiet li jkollu magħhom. F’dan il-każ, għandu jagħti prova lill-awtorità kontraenti li ser ikollu għad-dispożizzjoni tiegħu r-riżorsi meħtieġa għall-eżekuzzjoni tal-kuntratt billi jippreżenta impenn minn dawk l-entitajiet għal dan l-għan.

4.1.8.12.

Fir-rigward ta’ kriterji tekniċi u professjonali, operatur ekonomiku għandu jibbaża biss fuq il-kapaċitajiet ta’ entitajiet oħrajn meta dawn tal-aħħar ikunu ser iwettqu x-xogħlijiet jew is-servizzi li għalihom huma meħtieġa dawk il-kapaċitajiet.

4.1.8.13.

Meta operatur ekonomiku jibbaża fuq il-kapaċitajiet ta’ entitajiet oħrajn fir-rigward ta’ kriterji relatati mal-kapaċità ekonomika u finanzjarja, l-awtorità kontraenti tista’ tirrikjedi li l-operatur ekonomiku u dawk l-entitajiet ikunu responsabbli b’mod konġunt għall-eżekuzzjoni tal-kuntratt.

4.1.8.14.

L-awtorità kontraenti tista’ titlob informazzjoni mingħand l-offerent dwar kwalunkwe parti tal-kuntratt li l-offerent beħsiebu jissottokuntratta u dwar l-identità ta’ kwalunkwe sottokuntrattur.

4.1.8.15.

Għal xogħlijiet jew servizzi pprovduti f’faċilità taħt is-superviżjoni diretta tal-awtorità kontraenti, l-awtorità kontraenti għandha tirrikjedi li l-kuntrattur jindika l-ismijiet, il-kuntatti u r-rappreżentanti awtorizzati tas-sottokuntratturi kollha involuti fil-eżekuzzjoni tal-kuntratt, inkluż kwalunkwe bidla fis-sottokuntratturi.

4.1.8.16.

L-awtorità kontraenti għandha tivverifika jekk l-entitajiet li l-operatur ekonomiku beħsiebu jibbaża fuq il-kapaċità tagħhom u s-sottokuntratturi previsti, meta s-sottokuntrattar jirrappreżenta parti sinifikanti tal-kuntratt, jissodisfawx il-kriterji tal-għażla rilevanti. L-awtorità kontraenti għandha tirrikjedi li l-operatur ekonomiku jissostitwixxi entità jew sottokuntrattur li ma jissodisfax kriterju tal-għażla rilevanti.

4.1.8.17.

Fil-każ ta’ kuntratti ta’ xogħlijiet, kuntratti ta’ servizzi u operazzjonijiet ta’ tqegħid fil-post jew ta’ installazzjoni fil-kuntest ta’ kuntratt ta’ provvista, l-awtorità kontraenti tista’ tirrikjedi li ċerti kompiti kritiċi jitwettqu direttament mill-offerent stess jew, meta l-offerta tiġi ppreżentata minn grupp ta’ operaturi ekonomiċi, minn parteċipant fil-grupp.

4.1.8.18.

L-awtorità kontraenti ma għandhiex teżiġi li grupp ta’ operaturi ekonomiċi jkollu forma ġuridika partikolari sabiex jippreżenta offerta jew jitlob li jieħu sehem, iżda l-grupp magħżul jista’ jintalab jadotta forma ġuridika partikolari wara li jkun ingħatalu l-kuntratt jekk tali bidla tkun meħtieġa għall-eżekuzzjoni xierqa tal-kuntratt.

4.1.8.19.

Il-kriterji tal-għażla jiġu vverifikati fuq bażi ta’ suċċess/falliment.

4.1.8.20.

Il-kriterji tal-għażla jibqgħu applikabbli matul l-eżekuzzjoni kollha tal-kuntratt, jiġifieri l-kuntrattur irid jikkonforma ma’ dawn il-kriterji f’kull ħin.

4.1.9. Kapaċità ekonomika u finanzjarja

Sabiex jiġi żgurat li l-operaturi ekonomiċi għandhom il-kapaċità ekonomika u finanzjarja meħtieġa biex jeżegwixxu l-kuntratt, l-awtorità kontraenti tista’ tirrikjedi b’mod partikolari li:

(a)	l-operaturi ekonomiċi jkollhom ċertu fatturat annwali minimu, inkluż ċertu fatturat minimu fil-qasam kopert mill-kuntratt;

(b)	l-operaturi ekonomiċi jipprovdu informazzjoni dwar il-kontijiet annwali tagħhom li turi l-proporzjonijiet bejn l-assi u l-obbligazzjonijiet; u

(c)	l-operaturi ekonomiċi jipprovdu livell xieraq ta’ assigurazzjoni ta’ indennizz professjonali.

Għall-finijiet tal-ewwel subparagrafu, il-punt (a), il-fatturat annwali minimu ma għandux jaqbeż id-doppju tal-valur annwali stmat tal-kuntratt, għajr f’każijiet debitament ġustifikati marbuta man-natura tax-xiri, li l-awtorità kontraenti għandha tispjega fid-dokumenti tal-akkwist.

Għall-finijiet tal-ewwel subparagrafu, il-punt (b), l-awtorità kontraenti għandha tispjega l-metodi u l-kriterji għal tali proporzjoni fid-dokumenti tal-akkwist.

Fid-dokumenti tal-akkwist, l-awtorità kontraenti għandha tiddefinixxi l-evidenza li għandha tiġi pprovduta minn operatur ekonomiku biex turi l-kapaċità ekonomika u finanzjarja tagħha. Din tista’ titlob b’mod partikolari dokument wieħed jew aktar mid-dokumenti minn dawn li ġejjin:

(a)	dikjarazzjonijiet xierqa minn banek, jew, fejn xieraq, evidenza ta’ assigurazzjoni ta’ indennizz professjonali rilevanti;

(b)	rendikonti finanzjarji jew siltiet minnhom għal perjodu ugwali għall-aħħar tliet snin finanzjarji, jew inqas minnhom, li għalihom ikunu ngħalqu l-kontijiet;

(c)	dikjarazzjoni tal-fatturat globali tal-operatur ekonomiku u, fejn xieraq, tal-fatturat fil-qasam kopert mill-kuntratt għal massimu tal-aħħar tliet snin finanzjarji disponibbli.

Jekk, minħabba kwalunkwe raġuni valida, l-operatur ekonomiku ma jkunx jista’ jipprovdi r-referenzi mitluba mill-awtorità kontraenti, jista’ jagħti prova tal-kapaċità ekonomika u finanzjarja tiegħu permezz ta’ kwalunkwe dokument ieħor li l-awtorità kontraenti tqis bħala xieraq.

4.1.10. Kapaċità teknika u professjonali

L-awtorità kontraenti għandha tivverifika li l-kandidati jew l-offerenti jissodisfaw il-kriterji minimi tal-għażla li jikkonċernaw il-kapaċità teknika u professjonali f’konformità mal-paragrafi li ġejjin.

Fid-dokumenti ta’ akkwist, l-awtorità kontraenti għandha tiddefinixxi l-evidenza li għandha tiġi pprovduta minn operatur ekonomiku biex juri l-kapaċità teknika u professjonali tiegħu. Din tista’ titlob dokument wieħed jew aktar mid-dokumenti minn dawn li ġejjin:

(a)

għal xogħlijiet:

(i)

għal provvisti li jirrikjedu operazzjonijiet jew servizzi ta’ tqegħid jew installazzjoni, informazzjoni dwar il-kwalifiki edukattivi u professjonali, il-ħiliet, l-esperjenza u l-għarfien espert tal-persuni responsabbli għall-prestazzjoni, lista ta’ dawn li ġejjin:

1.	is-servizzi prinċipali mogħtija u l-provvisti kkonsenjati matul l-aħħar tliet snin, bit-totali, id-dati u l-klijenti, pubbliċi jew privati akkumpanjati, jekk mitluba, minn dikjarazzjonijiet maħruġa mill-klijenti;

2.	ix-xogħlijiet imwettqa matul l-aħħar ħames snin, li magħha jiġu ppreżentati ċertifikati ta’ eżekuzzjoni tajba għax-xogħlijiet l-aktar importanti;

3.	dikjarazzjoni tat-tagħmir tekniku, l-għodod jew l-impjant disponibbli għall-operatur ekonomiku għall-eżekuzzjoni ta’ kuntratt ta’ servizz jew ta’ impjieg;

4.	deskrizzjoni tal-faċilitajiet tekniċi u l-mezzi disponibbli għall-operatur ekonomiku biex jiżgura l-kwalità, u deskrizzjoni tal-faċilitajiet ta’ studju u riċerka disponibbli;

5.	referenza għat-tekniċi jew għall-korpi tekniċi disponibbli għall-operatur ekonomiku, kemm jekk jappartjenu direttament għalih kif ukoll jekk le, speċjalment dawk responsabbli għall-kontroll tal-kwalità;

(b)

għall-provvisti:

(i)	kampjuni, deskrizzjonijiet jew ritratti awtentiċi jew ċertifikati mħejjija minn istituti jew aġenziji uffiċjali tal-kontroll tal-kwalità ta’ kompetenza magħrufa li jaffermaw il-konformità tal-prodotti identifikati b’mod ċar minn referenzi għal speċifikazzjonijiet jew standards tekniċi;

(c)

għal xogħlijiet jew servizzi:

(i)	dikjarazzjoni tal-medja annwali ta’ manodopera u l-għadd ta’ persunal maniġerjali tal-operatur ekonomiku matul l-aħħar tliet snin;

(ii)	indikazzjoni ta’ sistemi ta’ ġestjoni u ta’ traċċar tal-katina tal-provvista li l-operatur ekonomiku ser ikun jista’ japplika meta jeżegwixxi l-kuntratt;

(iii)

indikazzjoni tal-miżuri ta’ ġestjoni ambjentali li l-operatur ekonomiku ser ikun jista’ japplika meta jeżegwixxi l-kuntratt.

Għall-finijiet tal-punt a) u b), meta jkun meħtieġ sabiex jiġi żgurat livell adegwat ta’ kompetizzjoni, l-awtorità kontraenti tista’ tindika li evidenza ta’ provvisti jew servizzi rilevanti kkonsenjati jew imwettqa aktar minn tliet snin qabel ser tiġi kkunsidrata.

Għall-finijiet tal-punt c), meta jkun meħtieġ sabiex jiġi żgurat livell adegwat ta’ kompetizzjoni, l-awtorità kontraenti tista’ tindika l-evidenza ta’ xogħlijiet rilevanti kkonsenjati jew imwettqa aktar minn ħames snin qabel ser tiġi kkunsidrata.

Awtorità kontraenti tista’ tikkonkludi li operatur ekonomiku ma għandux il-kapaċitajiet professjonali meħtieġa sabiex jeżegwixxi l-kuntratt bi standard xieraq ta’ kwalità meta l-awtorità kontraenti tkun stabbiliet li l-operatur ekonomiku għandu interessi kunfliġġenti li jistgħu jaffettwaw b’mod negattiv l-eżekuzzjoni tiegħu.

4.1.11. Kriterji għall-aġġudikazzjoni

L-għan tal-kriterji għall-aġġudikazzjoni huwa li tiġi evalwata l-offerta teknika u finanzjarja bl-għan li tintgħażel l-aktar offerta ekonomikament vantaġġuża li tikkonsisti fl-orħos prezz jew fl-aħjar proporzjon bejn il-prezz u l-kwalità wara li jiġi vverifikat li l-offerta tikkonforma mar-rekwiżiti minimi tad-dokumenti tal-akkwist.

Fid-dokument tal-offerta, is-Segretarjat għandu juri kif ser jiġi vvalutat kull kriterju, l-importanza relattiva ta’ kull wieħed mill-kriterji għall-aġġudikazzjoni tal-kwalità u tal-prezz (jekk tiġi applikata formula ta’ ponderazzjoni bejn il-kwalità u l-prezz).

Il-kriterji tal-kwalità jistgħu jinkludu elementi bħall-mertu tekniku, il-karatteristiċi estetiċi u dawk funzjonali, l-aċċessibilità, id-disinn għall-utenti kollha, il-karatteristiċi soċjali, ambjentali u dawk innovattivi, il-proċess ta’ produzzjoni, forniment u negozjar u kwalunkwe proċess speċifiku ieħor fi kwalunkwe stadju taċ-ċiklu tal-ħajja tax-xogħlijiet, tal-provvisti jew tas-servizzi, l-organizzazzjoni tal-persunal assenjat biex jeżegwixxi l-kuntratt, is-servizz ta’ wara l-bejgħ, l-assistenza teknika u l-kundizzjonijiet tal-konsenja bħad-data ta’ konsenja, il-proċess ta’ konsenja u l-perjodu ta’ konsenja jew il-perjodu tat-tlestija.

Fid-dokumenti tal-akkwist, l-awtorità kontraenti għandha tispeċifika l-ponderazzjoni relattiva li tagħti lil kull wieħed mill-kriterji magħżula sabiex tiddetermina l-aktar offerta ekonomikament vantaġġuża ħlief meta jintuża l-metodu bl-orħos prezz. Dawk il-ponderazzjonijiet jistgħu jiġu espressi bħala medda f’firxa massima xierqa.

Il-ponderazzjoni mogħtija lill-prezz jew lill-kost fir-rigward tal-kriterji l-oħrajn ma għandhiex tirriżulta fin-newtralizzazzjoni tal-prezz jew tal-kost.

Jekk il-ponderazzjoni ma tkunx possibbli minħabba raġunijiet oġġettivi, l-awtorità kontraenti għandha tindika l-kriterji f’ordni li tonqos skont l-importanza.

L-awtorità kontraenti tista’ tistabbilixxi livelli minimi ta’ kwalità. L-offerti taħt dawk il-livelli ta’ kwalità għandhom jiġu rrifjutati.

4.1.12. Limiti taż-żmien

Limiti taż-żmien għall-preżentazzjoni tal-offerti

Il-limitu taż-żmien għall-preżentazzjoni tal-offerti għal kuntratt ta’ valur baxx għandu jkun minimu ta’ għaxart ijiem kalendarji li jibdew mill-jum wara li tintbagħat l-istedina għall-offerti lill-offerenti potenzjali.

Il-limiru taż-żmien għall-preżentazzjoni tal-offerti għal kuntratt ta’ valur medju għandu jkun tal-inqas 15-il jum kalendarji li jibdew mill-jum wara li tintbagħat l-istedina għall-offerti lill-offerenti potenzjali.

Limiti taż-żmien f’każi urġenti

F’każ ta’ urġenza, jekk tiġi debitament ġustifikata u dokumentata, l-iskadenza minima tista’ titnaqqas.

4.1.13. Ftuħ tal-offerti

L-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni għandu jiddeċiedi dwar l-organizzazzjoni xierqa tas-sessjoni tal-ftuħ mill-kumitat tal-evalwazzjoni. Il-persuna/persuni responsabbli għall-ftuħ għandha/għandhom tivverifika/jivverifikaw jekk l-offerti ġewx riċevuti sal-iskadenza.

Il-proċedura għandha tibqa’ valida anke jekk mhux il-kandidati kollha mistiedna jippreżentaw offerta, sakemm ikun hemm mill-inqas offerta waħda li tissodisfa l-kriterji kollha.

B’mod eċċezzjonali, meta ma tkun ġiet ippreżentata l-ebda offerta jew l-ebda offerta xierqa wara li tkun tlestiet dik il-proċedura inizjali, dment li d-dokumenti tal-akkwist oriġinali ma jinbidlux sostanzjalment, il-proċedura tista’ tiġi ripetuta ma’ kandidat mistieden wieħed.

4.1.14. Evalwazzjoni tal-offerti

L-offerti għandhom jinfetħu u jiġu evalwati minn kumitat tal-evalwazzjoni maħtur formalment u fil-pront mill-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni.

Irid jinħatar kumitat tal-evalwazzjoni għal kuntratti ta’ valur medju. Għal kuntratti ta’ valur baxx, jista’ jiġi stabbilit kumitat tal-evalwazzjoni meta tasal aktar minn offerta waħda. Irid ikun hemm minimu ta’ tliet evalwaturi fil-kumitat tal-evalwazzjoni.

Il-kontenut tiegħu għandu jiġi rreġistrat f’rapport ta’ evalwazzjoni, li għandu jiġi ffirmat mill-membri kollha tiegħu u għandu jkun dokument separat għad-deċiżjoni ta’ aġġudikazzjoni (huwa l-bażi għall-feedback lill-offerent). Ir-rapport ta’ evalwazzjoni għandu jinkludi konklużjoni dwar l-għoti tal-kuntratt.

L-offerti jridu jiġu evalwati fil-ħin sabiex il-proċedura tkun tista’ titlesta fil-perjodu ta’ validità tal-offerti. Ladarba l-evalwazzjoni tkun tlestiet, l-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni jista’ jieħu d-deċiżjoni ta’ aġġudikazzjoni.

4.1.15. Kuntatt mal-offerenti

Għandha tiġi pprovduta kaxxa tal-posta elettronika funzjonali fejn l-operaturi ekonomiċi jistgħu jesprimu l-interess tagħhom jew jitolbu informazzjoni dwar il-proċeduri ta’ akkwist li jkunu tnedew.

Il-kuntatti bejn is-Segretarjat u l-offerenti potenzjali huma pprojbiti matul il-proċedura ħlief f’ċirkostanzi eċċezzjonali, jiġifieri matul il-fażi tal-preżentazzjoni.

Il-kuntatti mal-offerenti huma permessi matul il-fażi tal-preżentazzjoni, bħala eċċezzjoni, fiċ-ċirkostanzi li ġejjin: fuq talba tal-operaturi ekonomiċi, is-Segretarjat jista’ jipprovdi informazzjoni addizzjonali biss għall-fini li jiġu ċċarati d-dokumenti tal-akkwist; fuq inizjattiva tiegħu stess, is-Segretarjat jista’ jinforma lill-partijiet interessati jekk isib xi żball, ineżattezza, ommissjoni jew żball klerikali ieħor fid-dokumenti tal-akkwist. Jekk is-Segretarjat ikollu jikkoreġi d-dokumenti tal-akkwist b’bidla sinifikanti, għandu jestendi d-data tal-għeluq għall-preżentazzjoni tal-offerti jew għat-talbiet għall-parteċipazzjoni sabiex l-offerenti jkunu jistgħu jqisu dawn il-bidliet.

Il-kuntatti għandhom dejjem isiru bil-miktub (preferibbilment b’mezzi elettroniċi sabiex tiġi garantita reazzjoni fil-pront u jiġi evitat ir-riskju ta’ dewmien minħabba kwistjonijiet bis-servizzi postali).

Kwalunkwe informazzjoni addizzjonali pprovduta fuq talba ta’ offerent u kwalunkwe informazzjoni pprovduta mis-Segretarjat fuq inizjattiva tiegħu stess trid tkun aċċessibbli simultanjament għall-offerenti kollha bl-istess mezzi bħal dawk għad-dokumenti tal-akkwist.

L-offerenti jistgħu jitolbu informazzjoni addizzjonali mhux aktar tard minn erbat ijiem kalendarji qabel l-iskadenza għall-preżentazzjoni tal-offerti. Is-Segretarjat għandu jipprovdi l-informazzjoni mitluba mill-aktar fis possibbli u mhux aktar tard minn tlett ijiem kalendarji qabel l-iskadenza għall-preżentazzjoni tal-offerti.

Jekk l-informazzjoni tingħata inqas minn tlett ijiem kalendarji qabel l-iskadenza, is-Segretarjat għandu jestendi d-data tal-għeluq għall-preżentazzjoni tal-offerti.

Is-Segretarjat ma għandux ikun marbut li jwieġeb għal talbiet għal informazzjoni addizzjonali li jsiru inqas minn erbat ijiem kalendarji qabel l-iskadenza għall-preżentazzjoni tal-offerti iżda jista’ jagħmel dan jekk ikun fattibbli. F’każ li l-iskadenza għall-preżentazzjoni ta’ talbiet għal informazzjoni addizzjonali tinzerta fi btala pubblika, il-Ħadd jew is-Sibt, il-perjodu għandu jintemm bl-iskadenza tal-aħħar siegħa tal-jum tax-xogħol ta’ wara.

F’konformità ma’ amministrazzjoni tajba, huwa obbligatorju li l-offerenti jiġu kkuntattjati biex tintalab informazzjoni jew dokumenti neqsin fir-rigward tal-kriterji ta’ esklużjoni jew tal-għażla jew firem nieqsa. In-nuqqas ta’ kuntatt f’dawn il-każijiet irid ikun debitament ġustifikat u dokumentat b’nota fil-fajl tal-akkwist. Madankollu, it-talba għal kjarifika ma tridx tirriżulta f’tibdil fil-kontenut jew fil-prezz tal-offerta diġà ppreżentata.

4.1.16. Riżultati tal-evalwazzjoni u d-deċiżjoni ta’ għoti

Wara l-evalwazzjoni, l-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni għandu jiddeċiedi lil min għandu jingħata kuntratt, f’konformità mal-kriterji tal-għażla u għall-aġġudikazzjoni speċifikati fid-dokumenti tal-akkwist, u jiffirma deċiżjoni ta’ aġġudikazzjoni.

Is-Segretarjat għandu jinforma lill-offerent rebbieħ kif ukoll lill-offerenti mhux rebbieħa bir-raġunijiet li għalihom tkun ittieħdet id-deċiżjoni, kif ukoll bid-durata tal-perjodi sospensivi msemmija fil-punt 4.1.18 ta’ dawn ir-regoli. Wara, l-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni jista’ jiffirma l-kuntratt mal-offerent rebbieħ. L-offerent rebbieħ għandu jiffirma l-kuntratt l-ewwel.

4.1.17. Informazzjoni għall-kandidati u għall-offerenti

Il-kuntratti bejn EUR 20 001 u l-limitu msemmi fid-Direttiva 2014/24/UE li jingħataw f’sena finanzjarja waħda għandhom jiġu ppubblikati fuq is-sit web tas-Segretarjat Permanenti tal-Komunità tat-Trasport qabel it-30 ta’ Ġunju tas-sena ta’ wara.

4.1.18. Perjodu sospensiv qabel il-firma tal-kuntratt

Għandu japplika perjodu sospensiv ta’ mill-inqas sebat ijiem kalendarji għall-proċeduri b’aktar minn offerent wieħed. Il-perjodu sospensiv għandu jibda mill-jum wara li tintbagħat simultanjament in-notifika dwar l-eżitu tal-proċedura tal-għażla b’mezzi elettroniċi lill-offerenti kollha (rebbieħa u mhux rebbieħa). L-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni ma għandux jiffirma l-kuntratt qabel tmiem il-perjodu sospensiv.

Fejn xieraq, is-Segretarjat jista’ jissospendi l-iffirmar tal-kuntratt għal eżami addizzjonali jekk ikun iġġustifikat mit-talbiet jew mill-kummenti magħmula minn offerenti mhux rebbieħa matul il-perjodu sospensiv jew kwalunkwe informazzjoni rilevanti oħra li tasal matul dak il-perjodu.

4.1.19. Kanċellazzjoni tal-proċeduri ta’ akkwist

Qabel ma jiġi ffirmat il-kuntratt, is-Segretarjat jista’ jikkanċella l-proċedura mingħajr ma l-kandidati jew l-offerenti jkunu intitolati li jitolbu xi kumpens.

Il-kanċellazzjoni tiġi deċiża meta l-kuntratt ma jingħatax (eż. minħabba li l-ebda offerta ma kienet aċċettabbli, l-ebda offerta ma kienet konformi mal-kriterji tal-għażla jew mal-ispeċifikazzjonijiet tekniċi, l-ebda offerta ma laħqet il-limiti minimi ta’ kwalità, eċċ.), il-ħtiġijiet li wasslu għall-proċedura ta’ akkwist ma għadhomx validi (eż. minħabba bidla fil-prijoritajiet ta’ politika) jew f’każ li l-finanzjament tal-kuntratt mistenni ma jkunx garantit.

Id-deċiżjoni ta’ kanċellazzjoni għandha tiġi ffirmata mill-uffiċjal tal-awtorizzazzjoni.

Is-Segretarjat għandu jinnotifika lill-offerenti kollha bil-miktub (bil-posta elettronika jew bil-posta) bir-raġunijiet għall-kanċellazzjoni mhux aktar tard minn 15-il jum wara l-iffirmar tad-deċiżjoni ta’ kanċellazzjoni.