[pic] | IL-KUMMISSJONI TAL-KOMUNITAJIET EWROPEJ |

Brussell, 30.7.2008

COM(2008) 499 finali

Komunikazzjoni mill-Kummissjoni lill-Parlament Ewropew u lill-Kunsill

RAPPORT ANNWALI LILL-AWTORITÀ TAR-RILAXX DWAR IL-VERIFIKI INTERNI LI SARU FL-2007

{SEC(2008) 2361 finali}

W ERREJ

1. Introduzzjoni 4

2. Ambjent ta' ħidma u pjan ta' verifika 4

2.1. Ambjent ta' ħidma 4

2.2. Żviluppi fil-Proċess tal-Verifika Interna 5

2.3. Implimentazzjoni tal-pjan ta' verifika tas-SVI 6

2.4. Aċċettazzjoni ta' rakkomandazzjonijiet u fehmiet ta' dawk li ssirilhom il-verifika u ta' l-istakeholders 9

3. Riżultati u Rakkomandazzjonijiet Ewlenin 9

4. Konklużjonijiet 13

Rapport annwali

LILL-AWTORITÀ TAR-RILAXX DWAR IL-VERIFIKI INTERNI LI SARU FL-2007

INTRODUZZJONI

Dan ir-rapport jagħti informazzjoni lill-Awtorità tar-Rilaxx dwar il-ħidma li twettqet mis-Servizz tal-Verifika Interna tal-Kummissjoni (SVI), skond l-Artikolu 86(4) tar-Regolament Finanzjarju (RF). Huwa bbażat fuq ir-rapport tas-SVI skond l-Artikolu 86(3) tar-RF dwar ir-riżultati ewlenin tal-verifika, u skond standards professjonali, dwar riskji sinifikanti u kwistjonijiet ta' kontroll, u kif ukoll kwistjonijiet ta' governanza korporattiva.

Dan ir-rapport huwa bbażat fuq rapporti ta' verifika u konsulenza tas-SVI ffinalizzati fl-2007. Dan ir-rapport jirrigwarda l-ħidma ta' verifika u konsulenza relatata mad-DĠ u s-Servizzi tal-Kummissjoni u l-aġenziji eżekuttivi biss. Huwa ma jkoprix il-ħidma tas-SVI f'aġenziji jew korpi oħra.

Ir-reazzjonijiet tal-Kummissjoni għar-riżultati u l-konklużjonijiet ta' l-Awditur Intern huma koperti fir-rapport ta' sinteżi dwar ir-rapporti ta' attività annwali tad-Diretturi Ġenerali. F'dan ir-rapport ta' sinteżi, adottat fl-istess żmien, il-Kummissjoni tieħu pożizzjoni dwar kwistjonijiet li jkopru diversi temi u li tqajmu mill-Awditur Intern, mill-Qorti Ewropea ta' l-Awdituri u mill-Awtorità tar-Rilaxx, jew li ġew identifikati mill-Kumitat tal-Kontroll tal-Verifika u mid-Direttur Ġenerali tal-Baġit fir-rapport ta' sinteżi tiegħu. Dan ifisser li ċerti fehmiet jew opinjonijiet f'dan ir-rapport mhumiex bil-fors l-istess għal kollox bħal dawk tal-Kummissjoni. Din id-differenza ta' fehmiet tirrifletti l-proċess normali ta' djalogu bejn l-istituzzjoni u l-Awditur Intern tagħha.

AMBJENT TA' ħIDMA U PJAN TA' VERIFIKA

Ambjent ta' ħidma

Bħala parti mir-riforma tal-Kummissjoni, 24 Standard ta' Kontroll Intern u "rekwiżit ta' bażi" ġew introdotti fis-sena 2000. Dawn l-Istandards ġew reveduti fl-2007 bil-għan li jkun hemm progress mill-konformità għall-effikaċja, li jiġi ssimplifikat il-lingwaġġ u li l-persunal kollu jsir konxju mill-Istandards u kif ukoll minn kwistjonijiet mhux finanzjarji. L-Istandards reveduti daħlu fis-seħħ fl-1 ta' Jannar 2008, u d-DĠ/Servizzi issa huma mitluba li jagħżlu, fuq il-bażi ta' proċess ta' valutazzjoni tar-riskju, liema standards jixtiequ jipprijoritizzaw sabiex juru l-effikaċja.

It-tieni rapport dwar il-progress tal-Pjan ta' Azzjoni tal-Kummissjoni lejn Qafas tal-Kontroll Intern Integrat ikkonkluda li sar progress f'termini tal-valutazzjoni tas-sistemi ta' ġestjoni u kontroll fil-fondi strutturali, id-definizzjoni u l-allokazzjoni tar-responsabbiltajiet ta' kontroll fil-ġestjoni konġunta u l-preżentazzjoni ta' l-assigurazzjoni fir-Rapporti ta' l-Attività Annwali tad-Direttorati Ġenerali.

L-2007 hija l-ewwel sena li fiha tħaddem il-qafas finanzjarju ta' l-2007-2013, b'approċċ ġdid fil-qasam tar-riċerka u proċess ġdid ta' programmar għall-fondi strutturali bbażat fuq standards komuni għall-ġestjoni, il-kontroll u l-valutazzjoni finanzjarja (pereżempju, l-Istati Membri għandhom jipprovdu taqsiriet tal-verifiki u d-dikjarazzjonijiet disponibbli).

Fl-2007, il-kontijiet ġew approvati għall-ewwel darba mill-Uffiċjal tal-Kontabilità tal-Kummissjoni skond ir-RF emendat[1]. Sar progress sinifikanti fl-iżvilupp ta' sistema ta' l-IT ta' l-ABAC. Il-kontijiet ta' l-imprest tad-delegazzjonijiet ġew integrati għal kollox fl-ABAC f'Jannar 2007, tħejja pjan ta' proġett aġġornat għall-migrazzjoni tal-kontijiet tal-Fond Ewropew għall-Iżvilupp lejn l-ABAC u l-Kummissjoni kienet għaddejja bil-ħidma biex dan jiġi attwat.

Minbarra dan, il-Kummissjoni implimentat id-dispożizzjonijiet tagħha għall-kontinwità ta' l-attività tagħha. Id-DĠ kollha tal-Kummissjoni ppreżentaw pjanijiet validati ta' kontinwità ta' l-attività. Xi DĠ diġà bdew jagħmlu testijiet tal-pjanijiet individwali tagħhom. Eżerċizzju korporattiv ta' komunikazzjoni tal-kontinwità ta' l-attività u ttestjar tal-pjan globali tal-kontinwità ta' l-attività twettqu fl-2007. L-isforzi issa huma ffukati fuq li tiżdied il-kuxjenza u li jsiru aktar eżerċizzji sabiex jiġu disseminati l-lezzjonijet li ttieħdu.

Ġie introdott approċċ dinamiku ġdid għall-prevenzjoni tal-frodi[2]. Il-proċess preċedenti ta' konsultazzjoni upstream dwar l-abbozz tal-leġiżlazzjoni introdott fl-2001 se jibqa' disponibbli, iżda ma' dan se jiżdied aktar input ipprovdut lill-Kummissjoni mill-OLAF li jirriżulta mill-attivitajiet investigattivi ta' dan ta' l-aħħar. L-OLAF se jagħmel analiżi strutturata u multidixxiplinari ta' l-attivitajiet investigattivi tiegħu, iżda se jibbaża wkoll l-attività tiegħu ta' prevenzjoni tal-frodi fuq ġabra kbira ta' informazzjoni, inklużi riżultati ta' verifiki mis-SVI u mill-Istrutturi tal-Verifika Interna (IACs).

Is-SVI kompla jgawdi l-appoġġ sħiħ tal-VP Kallas u ta' l-APC, li ppermettielu li jibqa' indipendenti u oġġettiv fit-twettiq tal-funzjonijiet tiegħu. F'Ġunju 2007, ġiet adottata karta reveduta ta' l-APC.

Fuq rakkomandazzjoni magħmula fir-Rapport ta' l-2006 ta' l-Awditur Intern, il-Kummissjoni ħarġet dikjarazzjoni ta' governanza fi 22 lingwa.

Żviluppi fil-Proċess tal-Verifika Interna

Il-Kummissjoni aġġornat il-karta tal-missjoni tas-SVI u introduċiet karta mudell għall-IACs. Il-punti ewlenin jinkludu l- accountability , l-indipendenza, l-oġġettività u r-responsabbiltajiet. Dan jorbot ma' konklużjoni fir-rapport ta' l-2006 ta' l-Awditur Intern li l-effiċjenza u s-solidità ta' l-istruttura tal-verifika interna kellhom jissaħħu. Is-SVI se jagħti wkoll opinjoni globali annwali dwar il-kontrolli interni fil-Kummissjoni sa mill-2009, l-aħħar sena ta' l-ippjanar tal-verifika kurrenti.

Wara r-rapport tas-SVI dwar il-valutazzjoni tal-kwalità ta' l-IACs kollha, l-2007 kienet l-ewwel sena taċ-ċiklu strateġiku 2007-2009 ta' l-ippjanar tal-verifika, bi ppjanar u valutazzjoni tar-riskju komuni għall-IACs/SVI favur approċċ uniku ta' verifika. Dan jikkonsolida b'mod sħiħ l-univers tal-verifika, isaħħaħ l-indipendenza ta' l-IACs u jkompli jkattar il-kooperazzjoni bejn l-IACs u s-SVI. Din il-kooperazzjoni ġiet imsaħħa aktar permezz ta' l-Auditnet (il-karta mudell ta' l-IAC, l-opinjonijiet tal-verifika u l-opinjoni annwali ta' l-IAC).

Ġiet imnedija t-tieni valutazzjoni esterna tal-kwalità tas-SVI. Din se tiġi ffinalizzata fl-2008 b'opinjoni indipendenti dwar il-konformità tas-SVI ma' l-istandards rikonoxxuti internazzjonalment ta' l-Istitut ta' l-Awdituri Interni (IIA). Ir-riżultat tal-prevalutazzjoni kien li s-SVI b'mod ġenerali jikkonforma ma' l-istandards ta' l-IIA, bl-eċċezzjoni tal-ġestjoni tar-riżorsi (ċaqliq qawwi ta' persunal, funzjonijiet ta' verifika v. dawk mhux ta' verifika) u l-Kwalità tal-komunikazzjonijiet (it-tul ta' żmien bejn it-tmiem tal-ġbir tat-tagħrif u l-ħruġ tar-rapport finali; diskussjoni tar-riżultati ma' min tkun qed issirlu l-verifika), fejn is-SVI huwa parzjalment konformi.

L-Awditur Intern u l-persunal tas-SVI kellhom parti attiva fil-kooperazzjoni bejn il-KE u n-NU fil-qasam ta' l-amministrazzjoni u l-ġestjoni finanzjarja. Huma kkontribwixxew ukoll għal laqgħat tal-professjoni fuq il-livell internazzjonali: il-konferenza dinjija ta' l-IIA, il-konferenza tar-Rappreżentanti tas-Servizzi tal-Verifika Interna ta' l-Organizzazzjonijiet tan-Nazzjonijiet Uniti u l-Istituzzjonijiet Finanzjarji Multilaterali u t-tieni konferenza speċjalizzata għall-Awdituri Interni fl-Ewropa Ċentrali. Is-SVI kien ukoll irrappreżentat fil-laqgħa ta' l-"organizzazzjonijiet ikkoordinati".

Il-konferenza annwali tas-SVI pprovdiet aktar materjal għad-diskussjoni fir-rigward ta' l-opinjoni globali tal-verifika. Is-SVI issa inkluda mudell fil-pjan annwali ta' ġestjoni ta' l-2008 mmirat sabiex ikun jista' joħroġ l-ewwel opinjoni globali tiegħu fi tmiem l-implimentazzjoni tal-pjan strateġiku tal-verifika li jkopri l-2007-2009.

Implimentazzjoni tal-pjan ta' verifika tas-SVI

Il-pjan strateġiku ta' verifika tas-SVI għall-2007-2009, imfassal f'kooperazzjoni mill-qrib ma' l-IACs, kien approvat mill-APC fit-2 ta' Frar 2007.

95 % tal-programm ta' ħidma ta' l-2007 ġie implimentat: 68 rapport (41 rapport ta' verifika, 25 rapport ta' monitoraġġ, u 2 ittri ta' ġestjoni) ġew finalizzati fl-2007. Taqsiriet eżekuttivi ta' dawn ir-rapporti huma mehmuża.

DĠ/Servizz | Impenn | Data tal-ħruġ |

Sistemi amministrattivi u sistemi oħrajn ta' appoġġ |

SG/BUDG/REGIO/ EMPL/RTD/ ADMIN/DIGIT/INFSO/ JLS/AIDCO | Proċess ta' Assigurazzjoni AAR | 21 ta' Jannar 2008[3] |

ADMIN | Monitoraġġ tal-ġestjoni tar-riżorsi umani l-I fażi | 13 ta' Diċembru |

BUDG | ABAC - implimentazzjoni tal-kontabilità bbażata fuq id-dovuti | 3 ta' Mejju |

BUDG | Analiżi komparattiva tas-Sistemi tal-Kontabilità Bbażati fuq id-Dovuti u r-Rappurtar Finanzjarju kif implimentati mill-Kummissjoni Ewropea u minn xi Stati Membri | 26 ta' April |

COMM | Evalwazzjoni tax-xiri ta' binjiet ta' uffiċċji f'Ċipru | 14 ta' Settembru |

COMM | Rapport speċjali dwar il-proċeduri ta' l-offerti għas-servizzi ta' trażmissjoni f'DĠ COMM | 14 ta' Diċembru |

DGT | Ġestjoni tad-domanda għat-traduzzjonijiet | 13 ta' Ġunju |

DGT | Monitoraġġ tal-validazzjoni ta' l-IAS ta' l-awto-evalwazzjoni ta' l-IAC tad-DGT | 14 ta' Diċembru |

DIGIT | Akkwisti ta' l-IT u forniment ta' servizzi fid-DĠ DIGIT | 5 ta' Diċembru |

EPSO | Monitoraġġ ta' valutazzjoni limitata tal-proċess ta' għażla kif ġestit mill-EPSO | 18 ta' Diċembru |

ESTAT | It-tieni verifika ta' monitoraġġ tal-verifika approfondita tal-Eurostat | 9 ta' Marzu |

ESTAT | Akkwisti ta' l-IT u forniment ta' servizzi | 20 ta' Novembru |

OIB | Ġestjoni ta' kuntratti ta' akkwisti fl-OIB | 3 ta' April |

OIB | Ġestjoni ta' kuntratti ta' akkwisti ta' bini mill-OIB | 3 ta' April |

OIB | Monitoraġġ ta' infrastruttura tal-bini ġestita mill-Kummissjoni Ewropea | 8 ta' Frar |

OIB | Monitoraġġ ta' ttestjar tat-tranżazzjonijiet | 20 ta' April |

OIB | Valutazzjoni ta' ICS immirati | 4 ta' Ottubru |

OIL | Ġestjoni ta' kuntratti ta' akkwist | 3 ta' April |

PMO | Kontrolli fuq il-ħlas ta' pensjonijiet | 7 ta' Settembru |

SCIC | Monitoraġġ tal-validazzjoni ta' l-awto-evalwazzjoni ta' l-IAC ta' l-SCIC | 29 ta' Novembru |

Politika interna |

COMP | Rapport ta' monitoraġġ dwar il-verifika ta' kontrolli ta' l-IT | 16 ta' Mejju |

EAC | ABAC – implimentazzjoni tal-kontabilità bbażata fuq id-dovuti fid-DĠ EAC/għeluq tal-kontijiet 2006 | 18 ta' Lulju |

EAC | Rapport suċċessiv dwar l-implimentazzjoni ta' l-ABAC | 18 ta' Lulju |

EACEA | Implimentazzjoni taċ-ċirkwiti finanzjarji għall-baġit operattiv ta' l-aġenzija eżekuttiva EAC | 19 ta' Marzu |

ENTR | Ittra tal-Ġestjoni kontrolli ex-post | 20 ta' April |

ENTR | Rapport suċċessiv dwar il-ġestjoni finanzjara tan-netwerk taċ-ċentru tat-trażmissjoni ta' l-innovazzjoni (IRC) | 23 ta' Ottubru |

ENTR | Monitoraġġ tal-validazzjoni ta' l-awto-evalwazzjoni ta' l-IAC tad-DĠ ENTR | 18 ta' Diċembru |

ENV | Il-monitoraġġ ta' l-implimentazzjoni tal-liġi tal-KE | 22 ta' Jannar |

ENV | It-tieni verifika suċċessiva tal-verifika approfondita ta' l-2004 tad-DĠ ENV | 29 ta' Marzu |

ENV | Ġestjoni ta' l-għotjiet ta' programmi oħra minbarra life | 18 ta' Settembru |

INFSO | Kontrolli ex-post | 20 ta' Frar |

JRC | It-tieni verifika suċċessiva tal-verifika approfondita ta' l-2004 tal-JRC | 21 ta' Settembru |

MARKT | Rapport suċċessiv dwar il-ġestjoni finanzjarja u ċ-ċirkwiti finanzjarji tad-DĠ MARKT | 18 ta' Jannar |

RTD | Rapport suċċessiv dwar il-verifika approfondita tad-DĠ RTD (2003) u l-verifika dwar iċ-ċirkwiti finanzjarji u l-ġestjoni finanzjarja fid-DĠ RTD (2005) | 16 ta' Marzu |

RTD | Akkwisti ta' l-IT u forniment ta' servizzi | 30 ta' Novembru |

TAXUD | Akkwisti ta' l-IT u forniment ta' servizzi | 18 ta' Ottubru |

TREN | Rapport suċċessiv dwar il-verifika tal-ġestjoni finanzjara u ċ-ċirkwiti finanzjarji fid-DĠ TREN | 20 ta' Marzu |

TREN | Rapport suċċessiv tal-"verifika tal-proċess tal-ġestjoni lokali ta' l-IT" | 7 ta' Settembru |

TREN-IEEA | Aġenzija eżekuttiva TREN | 30 ta' Jannar |

TREN | Monitoraġġ tal-validazzjoni ta' l-awto-evalwazzjoni ta' l-IAC tad-DĠ TREN | 20 ta' Diċembru |

Miżuri strutturali u Politika Agrikola Komuni |

AGRI | Sistemi lokali ta' l-IT tad-DĠ AGRI li jalimentaw l-ABAC | 25 ta' Mejju |

AGRI | Interventi fis-swieq agrikoli | 23 ta' Novembru |

AGRI | Rapport suċċessiv dwar il-fondi strutturali - GWIDA FAEGG | 22 ta' Novembru |

EMPL | Prevenzjoni u qbid ta' frodi fil-fondi strutturali | 19 ta' Diċembru |

EMPL | Implimentazzjoni tal-programmi fl-Istati Membri l-ġodda | 12 ta' Diċembru |

FISH | Monitoraġġ tar-rapport ta' verifika dwar il-fond strutturali – l-istrument finanzjarju għall-gwida tas-sajd | 20 ta' Lulju |

REGIO | Implimentazzjoni tal-programmi fl-Istati Membri l-ġodda | 13 ta' Novembru |

REGIO | Monitoraġġ ta' l-ERDF – verifika ta' l-implimentazzjoni ta' l-Artikolu 38 tar-Regolament tal-Kunsill 1260/1999 | 14 ta' Diċembru |

REGIO | Prevenzjoni u qbid ta' frodi fil-fondi strutturali | 19 ta' Diċembru |

Politika esterna |

AIDCO | Eliġibbiltà ta' l-ispejjeż taħt il-ftehim ta' qafas finanzjarju u amministrattiv man-Nazzjonijiet Uniti mid-DĠ AIDCO | 19 ta' Ġunju |

AIDCO | Attivitajiet ta' kontrolli ex-post | 18 ta' Lulju |

AIDCO | Verifika ta' monitoraġġ dwar il-finanzjament ta' l-ONG | 31 ta' Lulju |

AIDCO | Ġestjoni Finanzjarja tal-Programmi Ewlenin fid-Direttorat D | 20 ta' Diċembru |

ECHO | Verifika ta' monitoraġġ dwar il-finanzjament ta' l-ONG | 6 ta' Ġunju |

ECHO | Għodod ta' monitoraġġ u superviżjoni | 23 ta' Novembru |

ECHO, ADMIN | Ittra ta' ġestjoni dwar Kwistjonijiet ta' sigurtà fid-DĠ ECHO | 29 ta' Novembru |

ELARG | Rapport ta' verifika suċċessiv dwar il-verifika approfondita tad-DĠ ELARG | 15 ta' Marzu |

RELEX | Verifika suċċessiva tal-verifika dwar it-trattament ta' informazzjoni kklassifikata u komunikazzjoni bejn id-delegazzjonijiet u d-DĠ RELEX | 4 ta' Lulju |

TRADE | Implimentazzjoni ta' standards magħżula ta' kontroll intern | 13 ta' Ġunju |

Aċċettazzjoni ta' rakkomandazzjonijiet u fehmiet ta' dawk li ssirilhom il-verifika u ta' l-istakeholders

Fl-2007 ir-rata ta' aċċettazzjoni ta' rakkomandazzjonijiet ta' verifika minn dawk li tkun saritilhom il-verifika kienet ta' 99%, b'1% miċħuda.

VERIFIKI TAL-KUMMISSJONI U L-AĠENZIJI EŻEKUTTIVI |

Rakkomandazzjonijiet | Aċċettati | Miċħuda | % | Total |

Essenzjali | 5 | 1 | 2 | 6 |

Importanti Ħafna | 111 | 0 | 41 | 111 |

Importanti | 129 | 3 | 49 | 132 |

Mixtieqa | 20 | 0 | 8 | 20 |

% | 99 | 1 |

Total | 265 | 4 | 269 |

Il-kummenti ta' dawk li saritilhom il-verifika dwar l-ambitu tal-verifika u l-mod kif saret il-verifika taw riżultat medju ta' 1.86 (fis-snin ta' qabel: 1.95 għall-2006 u 1.82 għall-2005) fuq skala ta' 1 (l-ogħla) sa 4 (l-aktar baxxa). Fi stħarriġ ġdid fost l-istakeholders, 80.5% ħasbu li s-SVI kellu strateġija ċara ta' verifika (meta mqabbel mar-riżultat ta' qabel ta' 75%), 82.9% li l-verifiki saru b'onestà, oġġettività u ġustizzja (85.7% fl-2006) u 48.8% li r-rakkomandazzjonijiet tas-SVI huma tabilħaqq ta' ġid (qabel 60.7%). Madankollu, globalment, 80.5% (qabel 55.4%) kienu tal-fehma li x-xogħol tas-SVI jikkontribwixxi għall-kwalità tas-sistemi ta' ġestjoni u kontroll fil-Kummissjoni.

RIżULTATI U RAKKOMANDAZZJONIJIET EWLENIN

Proċess ta' assigurazzjoni AAR

L-attivitajiet ivvalutaw l-effikaċja tal-proċess ta' assigurazzjoni tar-Rapport Annwali ta' l-Attività (AAR), li huwa komponent ewlieni fl-arkitettura tal-governanza tal-Kummissjoni u jirrappreżenta l-aħjar prattika internazzjonali. Huma kienu jkopru sitt DĠ operattivi flimkien ma' erba' servizzi orizzontali. Il-proċess ta' l-AAR qed jiġi mtejjeb kontinwament (pereżempju, permezz ta' peer reviews u istruzzjonijiet permanenti reveduti). B'riżultat tal-verifika, l-istruzzjonijiet permanenti maħruġa mis-Segretarjat Ġenerali diġà ġew reveduti fuq il-linji tal-proposti tas-SVI: gwida aktar espliċita dwar kif il-komponenti differenti jikkontribwixxu għall-assigurazzjoni, inkluża spjegazzjoni dwar kif l-opinjoni ta' l-IAC kkontribwiet għall-assigurazzjoni; definizzjoni preċiża ta' l-istrateġija ta' kontroll; użu sistematiku u mandatorju ta' l-indikaturi ewlenin dwar il-funzjonament tas-sistemi ta' kontroll; rikonċiljazzjoni mar-riżultati tal-Qorti Ewrepea ta' l-Awdituri (ECA) u spjegazzjonijiet dwar dewmien fl-implimentazzjoni ta' rakkomandazzjonijiet kritiċi u importanti ħafna tal-verifika interna. Hija ppjanata peer review aktar wiesgħa li jkollha bħala għan rapport ta' sinteżi aktar sħiħ u konsistenti. Filwaqt li d-DĠ jistgħu jirrapurtaw nuqqasijiet kbar mhux finanzjarji fl-AAR tagħhom, is-SVI ġibed l-attenzjoni għall-limitazzjonijiet tad-dikjarazzjonijiet ta' l-assigurazzjoni tal- management , ladarba dawn ma jkopru la r-responsabbiltajiet mhux finanzjarji u lanqas dawk sistemiċi.

Trattament ta' data sensittiva/klassifikata u s-sigurtà fiżika

Ir-riskji tas-sigurtà tad- data jeħtieġu aktar attenzjoni. Is-SVI ħareġ rakkomandazzjonijiet dwar politika formalizzata ta' l-approvazzjonijiet tas-sigurtà u l-ħtieġa li jiġu msaħħa l-kontrolli tas-sigurtà tad- databases sabiex jiġi evitat li toħroġ informazzjoni sensittiva jew li jkun hemm aċċess minn persuni mhux awtorizzati. F'ċerti okkażjonijiet, l-istruzzjonijiet interni ma jinkoraġġux l-użu tar-regoli tal-klassifikazzjoni tal-Kummissjoni u l-infurzar tagħhom mhux dejjem huwa proporzjonat mar-riskji speċifiċi ta' sigurtà. Id-dipartimenti aċċettaw li regoli speċifiċi għad-DĠ għat-trattament ta' informazzjoni sensittivia (li l-iżvelar mhux awtorizzat tagħha jkun ta' ħsara għall-UE) jew kwistjonijiet oħra ta' sigurtà għandhom jiġu kkoordinati mas-servizzi tas-sigurtà ċentrali sabiex jiġi assigurat approċċ koerenti għas-sigurtà. F'termini ta' sigurtà fiżika, dan jirrigwarda b'mod partikolari persunal li min-natura tax-xogħol tiegħu huwa espost għal riskju għoli fil-qasam ta' l-għajnuna esterna. Fir-rigward tat-trattament ta' informazzjoni klassifikata fid-delegazzjonijiet, tliet rakkomandazzjonijiet kritiċi minn verifika preċedenti kienu qed jiġu implimentati sabiex id-delegazzjonijiet ikunu jistgħu jiskambjaw informazzjoni klassifikata b'mod elettroniku u sabiex jikkonformaw għal kollox mar-regoli tas-sigurtà.

Monitoraġġ ta' l-implimentazzjoni tal-liġi tal-KE

Il-komunikazzjoni tal-Kummissjoni dwar il-monitoraġġ tal-liġi tal-KE[4], li tiddeskrivi liema azzjoni l-Kummissjoni se tieħu sabiex ittejjeb l-applikazzjoni tal-liġi tal-Komunità, tieħu f'kunsiderazzjoni l-biċċa l-kbira tar-rakkomandazzjonijiet ewlenin maħruġa mis-SVI fir-rapport konsolidat tiegħu ta' Diċembru 2006.

L-aħħar minn din is-serje ta' verifiki tirrigwarda l-leġiżlazzjoni ambjentali. Instabu dgħjufijiet fil-monitoraġġ proattiv tal-liġi tal-KE. B'mod partikolari, l-ebda assigurazzjoni ma setgħet tinkiseb li d-direttivi kollha kienu qed jiġu trasposti b'mod korrett u fil-ħin fl-Istati Membri kollha. Ir-rakkomandazzjonijiet l-aktar importanti tas-SVI ttieħdu f'kunsiderazzjoni fl-abbozz tal-Komunikazzjoni tal-Kummissjoni dwar l-implimentazzjoni tal-liġi ambjentali tal-KE u l-pjan ta' azzjoni speċifiku għad-Direttorati Ġenerali pprovda għall-implimentazzjoni tar-rakkomandazzjonijiet kollha sa Diċembru 2007 minbarra għal żewġ rakkomandazzjonijiet, li l-aħħar waħda minnhom għandha tiġi implimentata sa Diċembru 2009.

Kontrolli ex-post (EPC)

Is-serje ta' verifiki ta' l-EPC fil-familja tar-riċerka tlestiet b'verifika tad-DĠ INFSO. Bħala monitoraġġ sussegwenti tar-rakkomandazzjonijiet magħmula, id-DĠ tal-familja tar-riċerka ddeċidew li jimplimentaw pjanijiet ta' azzjoni dettaljati li huma ssorveljati regolarment mill-APC.

Verifiki oħra ta' l-EPC twettqu f'żewġ DĠ sabiex jiġu vvalutati l-grad ta' konformità, l-effiċjenza u l-effikaċja ta' l-EPC, li huma strumentali għal dikjarazzjoni pożittiva ta' assigurazzjoni. Rakkomandazzjonijiet sabiex tiġi miżjuda l-kopertura ta' wara l-verifika, l-integrazzjoni ta' l-EPC fil-katini ta' kontroll u ż-żieda fl-użu ta' indikaturi ewlenin tar-rendiment (KPIs) ġew aċċettati u qed jiġu implimentati.

Prevenzjoni tal-frodi fil-Fondi Strutturali

Wara l-verifiki dwar il-Fond Soċjali Ewropew u l-Fond Ewropew ta' l-Iżvilupp Reġjonali, strateġija speċifika ta' prevenzjoni konġunta tal-frodi għall-Fondi Strutturali se titwaqqaf bil-kooperazzjoni ta' l-OLAF u sussegwentement se tiġi vvalutata fuq bażi annwali. Il-kwalità u l-preċiżjoni ta' l-informazzjoni dwar il-każijiet ta' frodi u l-valutazzjoni u monitoraġġ tal-kontrolli użati mill-Istati Membri fir-rigward tal-frodi se jiġu wkoll imtejba, pereżempju, permezz tat-twaqqif ta' hotline fl-Istati Membri. Ir-rakkomandazzjonijiet kollha ġew aċċettati b'dati ta' tlestija sa l-aħħar ta' l-2008.

Akkwisti

Bħala parti mill-ħidma aktar wiesgħa ta' verifika dwar l-akkwist ta' l-IT u l-forniment tas-servizzi fil-Kummissjoni, erba' DĠ saritilhom verifika dwar il-konformità mar-regoli tal-Kummissjoni u dwar l-effikaċja u l-effiċjenza. Riskji residwi limitati ġew identifikati fi tliet DĠ, u dawn jirrigwardaw deskrizzjoni mhux preċiża biżżejjed tas-servizzi li għandhom jiġu pprovduti, time reporting minn fornituri esterni, il-bidu tard tal-proċedura tat-tiġdid tal-kuntratti u r-reġistrazzjoni insuffiċjenti ta' l-eċċezzjonijiet.

Wara l-verifika tas-SVI, proċedura ġdida ta' l-akkwist tal-bini ġiet żviluppata li, fost l-oħrajn, se ttejjeb id-dokumentazzjoni tal-proċess tat-teħid tad-deċiżjonijiet, tassigura li informazzjoni importanti tiġi ċċirkulata fl-istadju xieraq, tintroduċi sistema ta' ġestjoni tar-riskju għall-proġetti kollha ta' akkwist ta' bini u tinkorpora ġestjoni strateġika fit-tul ma' proċessi ta' definizzjoni u implimentazzjoni tal-politika separati b'mod ċar iżda li joperaw flimkien. Għal kuntratti ta' akkwisti li ma jirrigwardawx bini, id-DĠ kkonċernat iddeċieda li jiżviluppa mudell sabiex jassigura l-monitoraġġ effettiv sussegwenti tal-passi tal-proċedura ta' akkwist, li joħloq reġistru li jkun fih il-korrispondenza kollha dwar l-ilmenti u li jipproduċi, għal offerti importanti, dokument ta' strateġija li se jinkludi l-analiżijiet ta' l-ispejjeż u l-benefiċċji u se jkopri wkoll il-ħtiġijiet.

Kontrolli fuq il-ħlas ta' pensjonijiet

Din il-verifika tivvaluta l-adegwatezza u l-applikazzjoni effettiva tas-sistema tal-kontroll intern u l-ġestjoni tar-riskju fir-rigward tad-determinazzjoni u l-ħlas tal-pensjonijiet lill-persunal irtirat. Sistema tal-kompjuter li mhix aġġornata maż-żminijiet tagħmilha neċessarja li jkun hemm kontrolli manwali. Filwaqt li hemm kontrolli ex-ante tajbin, kontrolli ex-post immirati u bbażati fuq ir-riskju se jitwettqu fil-futur b'tali mod li jitnaqqsu r-riskji ta' ħlasijiet mhux korretti, telf ta' fajls tal-karti u aġġustamenti manwali mhux korretti, pereżempju.

Implimentazzjoni ta' l-ABAC

Minħabba li l-fażi introduttorja ta' l-ABAC, akkumpanjata mill-qrib mill-verifiki tal-Qorti Ewropea ta' l-Awdituri (ECA), waslet biex tintemm, is-SVI qed inaqqas l-attivitajiet tiegħu f'dan il-qasam. Wara opinjoni negattiva dwar l-għeluq tal-kontijiet għall-2005 fid-DĠ EAC, twettqet verifika ta' l-għeluq tal-kontijiet tad-DĠ EAC u l-aġenzija eżekuttiva tagħha għall-2006 (f'kooperazzjoni ma' l-ECA) u ngħatat assigurazzjoni raġonevoli kwalifikata, għalkemm instabet rikonċiljazzjoni limitata bejn is-sistemi tal-kontabilità lokali u ċentrali u kif ukoll dokumentazzjoni mhux sħiħa. L-implimentazzjoni ta' l-ABAC kienet ukoll is-suġġett ta' verifika tas-SVI.

Aġenziji eżekuttivi

Is-SVI wettaq verifiki fuq żewġ aġenziji eżekuttivi u fiż-żewġ każijiet ingħataw assigurazzjonijiet raġonevoli fir-rigward ta' l-għanijiet tal-ħidma.

Xi wħud mill-kwistjonijiet enfasizzati jirrigwardaw il-konformità mad-Deċiżjoni tal-Kummissjoni dwar is-Sistemi tas-Sigurtà ta' l-Informazzjoni u mar-Regolamenti dwar il-Protezzjoni tad- Data Personali, proċeduri dwar it-tranżazzjonijiet ta' tmiem is-sena, armonizzazzjoni u simplifikazzjoni taċ- checklists u l-flussi tax-xogħol u approċċ sħiħ lejn il-kontrolli ex-post .

Aġenziji eżekuttivi oħra ġodda (l-Aġenzija Eżekuttiva tal-Kunsill Ewropew tar-Riċerka u l-Aġenzija Eżekuttiva tar-Riċerka) jistgħu jibbenefikaw mill-esperjenza miksuba mill-aġenziji eżistenti dwar kif l-aħjar li jimplimentaw il-passi neċessarji fil-fażi tal-bidu.

FAFA (Ftehim ta' Qafas Finanzjarju u Amministrattiv man-NU)

Wara l-verifika tas-sena li għaddiet dwar il-konformità ma' l-FAFA u l-kapaċità tagħha li tikseb l-assigurazzjoni fir-rigward ta' l-użu tal-fondi ta' l-UE, l-APC stiednet lis-SVI sabiex janalizza l-materjalità tar-riskji residwi fir-rigward ta' l-ispejjeż indiretti b'mod partikolari, u f'assoċjazzjoni mal-kontrolli globali fuq il-finanzjament KE/UN fi ħdan l-FAFA u s-sistema tal-kontroll finanzjarju tan-NU. Ix-xogħol addizzjonali ta' verifika kkonferma li l-mudell ta' l-FAFA huwa xieraq, iżda wkoll li l-mekkaniżmi ta' kontroll għadhom iridu jiġu implimentati aktar u b'mod effettiv. Id-DĠ kkonċernati aċċettaw ir-rakkomandazzjonijiet kollha u diġà ħadu bosta inizjattivi sabiex iżidu l-użu ta' l-għodod ta' kontroll ta' l-FAFA fuq l-ispejjeż diretti u indiretti.

Ġestjoni finanzjarja u ta' l-għotjiet

Twettqu verifiki finanzjarji fl-oqsma tad-delegazzjonijiet fl-Asja u tal-programmi ambjentali.

Il-verifika tal-ġestjoni tal-programmi finanzjarji ewlenin fid-delegazzjonijiet fl-Asja identifikat numru ta' oqsma li fihom għandu jsir titjib u l- management biħsiebu jimplimentahom sa tmiem l-2008: il-linji ta' responsabbiltà bejn id-Delegazzjonijiet u d-DĠ involuti għandhom ikunu definiti aħjar; il-kwartieri ġenerali għandu jkollu rwol akbar ta' appoġġ u gwida għad-delegazzjonijiet sabiex jiġi assigurat operat koerenti u effiċjenti fid-delegazzjonijiet kollha; għandu jkun hemm monitoraġġ aħjar tal-proġetti u l- portfolio u strateġija aħjar ta' taħriġ.

Valutazzjoni tal-funzjonament tal-proċess tal-ġestjoni ta' l-għotjiet għall-proġetti ambjentali wriet il-ħtieġa li jkun hemm dokumentazzjoni aħjar għall-kontrolli ta' l-ispejjeż attwali tal-benefiċjarji; li tiġi żviluppata l-istrateġija tal-kontrolli ex-post sabiex tkopri l-benefiċjarji ż-żgħar; li jiġi assigurat li r-rapporti tekniċi jiġu approvati fil-ħin; u li jinħarġu linji gwida speċifiċi għall-kontrolli ex-post li huma mgħoddija b'kuntratt lil ditti tal-verifika esterni.

Numru konsiderevoli ta' verifiki ta' l-għotjiet u tal-ġestjoni finanzjarja saru wkoll mill-IACs.

Monitoraġġ

Il-monitoraġġ f'waqtu tar-rakkomandazzjonijiet tal-verifika huwa kruċjali għall-effikaċja tal-verifika interna u għat-titjib kontinwu tal-kontroll intern. Sar xi progrss, u dan wassal għal tnaqqis fin-numru totali ta' rakkomandazzjonijiet pendenti magħmula qabel l-2006. Fil-fehma tas-SVI, aktar minn 80% tar-rakkomandazzjonijiet ġew implimentati. Madankollu, għad hemm dewmien sinifikanti fl-implimentazzjoni ta' rakkomandazzjonijiet kritiċi u importanti ħafna, u dan wera nuqqasijiet fl-implimentazzjoni tal-pjanijiet ta' azzjoni mid-Direttorati Ġenerali, b'mod partikolari fir-rigward ta' rakkomandazzjonijiet li huma eqdem. Aktar minn 25% tar-rakkomandazzjonijiet pendenti kritiċi u importanti ħafna ilu li skada ż-żmien li fih kellhom isiru b'aktar minn sitt xhur (għalkemm dan huwa titjib konsiderevoli fuq is-sitwazzjoni ta' sena ilu, fejn dawn kienu aktar minn 50%. Fi sforz sabiex tiġi rimedjata s-sitwazzjoni, is-SVI ppropona li d-DĠ/Servizzi li ma kinux ħadu passi sabiex jimplimentaw ir-rakkomandazzjonijiet kritiċi u importanti ħafna li suppost diġà twettqu jiġu mfakkra dwar l-importanza li jagħmlu dan u wkoll, fejn xieraq, li jagħtu r-raġunijiet għad-dewmien fir-Rapporti Annwali ta' l-Attività. L-APC tagħti attenzjoni partikolari għall-monitoraġġ tar-rakkomandazzjonijiet u inkoraġġiet l-implimentazzjoni billi ddeċidiet li jintbagħtu ittri mill-Presidenza ta' l-APC lill-Kummissarji kkonċernati, sabiex tinġibdilhom l-attenzjoni għal rakkomandazzjonijiet kritiċi u importanti ħafna li suppost ilhom aktar minn sitt xhur li twettqu.

KONKLUżJONIJIET

Abbażi tal-verifiki, l-istħarriġ u x-xogħol relatat marbuta mal-Kummissjoni finalizzati fl-2007, l-Awditur Intern tal-Kummissjoni wasal għall-konklużjonijiet li ġejjin (il-pożizzjoni tal-Kummissjoni tinsab fir-rapport ta' sinteżi tar-rapporti annwali ta' attività tad-Diretturi-Ġenerali).

Konklużjoni SVI Nru 1: Sar progress globali, iżda hemm bżonn aktar titjib

Matul il-ħidma tiegħu ta' verifika, is-SVI nnota aktar titjib fis-sistemi tal-kontroll intern tal-Kummissjoni. In-numru ta' rakkomandazzjonijiet kritiċi maħruġa mis-SVI naqas minn tnax fl-2006 għal sitta fl-2007 u n-numru ta' verifiki b'opinjonijiet negattivi tas-SVI naqas minn disgħa fl-2006 għal sitta fl-2007. Madankollu, għadu meħtieġ aktar titjib, pereżempju, fl-oqsma tal-ġestjoni ta' l-għotjiet, il-kontrolli ex-post , l-akkwisti u l-implimentazzjoni tad-dispożizzjonijiet tal-protezzjoni tad- data .

Konklużjoni SVI Nru 2: Sigurtà ta' l-Informazzjoni

Li jiġi assigurat li informazzjoni sensittiva li tkun fil-pussess tal-Kummissjoni (sew fil-Kwartieri Ġenerali u kif ukoll fid-Delegazzjonijiet) tiġi mħarsa minn żvelar u aċċess mhux awtorizzat hija ta' importanza fundamentali għall-effikaċja u r-reputazzjoni tal-Kummissjoni. Id-DĠ u s-servizzi kollha kkonċernati għandhom jagħtu attenzjoni partikolari għas-sigurtà ta' l-informazzjoni u għandhom jikkoordinaw il-miżuri kollha ta' sigurtà tagħhom mas-servizz tas-sigurtà korporattiva u jitolbu l-validazzjoni tiegħu dwarhom.

Konklużjoni SVI Nru 3: Direttorati-Ġenerali tal-Politika għandhom responsabbiltà ewlenija għall-prevenzjoni tal-frodi

Il-Kummissjoni reċentament adottat approċċ ġdid għall-prevenzjoni tal-frodi. L-OLAF għandu rwol ewlieni fl-investigazzjonijiet tal-frodi u jikkontribwixxi għall-iżvilupp ta' metodi sabiex tiġi miġġielda l-frodi fuq il-bażi ta' l-esperjenza tiegħu. Madankollu, fil-Kummissjoni, id-Diretturi-Ġenerali - bħala Uffiċjali Awtorizzanti b'Delega - għandhom responsabbiltà primarja għall-prevenzjoni tal-frodi fil-qasam tar-responsabbiltà tagħhom (u f'dan se jkunu appoġġjati mill-OLAF) u għall-monitoraġġ ta' l-investigazzjonijiet ta' l-OLAF (irkupri eċċ.).

Konklużjoni SVI Nru 4: Il-proċess ta' l-assigurazzjoni ta' l-AAR qiegħed jiġi mtejjeb kontinwament

L-għan aħħari kemm tal-proċess ta' assigurazzjoni ta' l-AAR u kif ukoll tar-rapport ta' sinteżi huwa li tiġi appoġġjata r-responsabbiltà politika tal-Kummissarji sabiex jamministraw il-Kummissjoni. Il-pedamenti ta' l-assigurazzjoni mogħtija se jiġu mtejba permezz ta' definizzjoni aħjar ta' l-istrateġiji sottostanti ta' kontroll, appoġġjati minn indikaturi għal kontrolli ewlenin u minn "rikonċiljazzjoni" aħjar ta' l-assigurazzjonijiet mar-riżultati tax-xogħol ta' l-ECA.

Konklużjoni SVI Nru 5: Xi progress fil-monitoraġġ, iżda wkoll xi oqsma li baqgħu lura

Il-monitoraġġ tar-rakkomandazzjonijiet tal-verifika tjieb reċentement, iżda f'ċerti oqsma għadu jieħu fit-tul wisq. Minbarra dan, xi kwistjonijiet li tqajmu f'rapporti annwali preċedenti għadhom jeħtieġu attenzjoni, pereżempju, strateġija tas-servizzi umani li hija allinjata għal kollox mal-proċess ta' l-ippjanar strateġiku u l-iżvilupp ta' servizzi komuni u ta' titjib fil-governanza ta' l-IT.

[1] Ir-Regolament tal-Kunsill (KE, Euratom) Nru 1995/2006 tat-13 ta’ Diċembru 2006 li jemenda r-Regolament (KE, Euratom) Nru 1605/2002 dwar ir-Regolament Finanzjarju applikabbli għall-baġit ġenerali tal-Komunitajiet Ewropej, ĠU L 390, 30.12.2006, p.1)

[2] Ara COM(2007) 806 tas-17 ta’ Diċembru 2007.

[3] Rapport wieħed għal kull DĠ. Għalkemm dawn ir-rapporti kienu finalizzati biss fl-1 ta' Jannar 2008, il-biċċa l-kbira tax-xogħol ta' verifika sar fl-2007 u s-SVI jqis ir-riżultati tagħhom bħala diġà importanti biżżejjed biex jiġu rrappurtati fir-Rapport Annwali ta' l-2007.

[4] COM(2007) 502 tal-5 ta’ Settembru 2007