(1)

In haar mededeling van 2 december 2020, getiteld “Digitalisering van justitie in de Europese Unie – Een instrumentarium met mogelijkheden” heeft de Commissie erop gewezen dat het wetgevingskader inzake de grensoverschrijdende procedures van de Unie in burgerlijke, handels- en strafzaken moet worden gemoderniseerd, in overeenstemming met het beginsel “standaard digitaal”, met inachtneming van de nodige waarborgen om sociale uitsluiting te vermijden en zorgdragend voor wederzijds vertrouwen, interoperabiliteit en veiligheid.

(2)

Voor de totstandbrenging van een volledig functionerende ruimte van vrijheid, veiligheid en recht is het van belang dat alle lidstaten zich inzetten om de bestaande ongelijkheden op het gebied van de digitalisering van systemen aan te pakken en de door de desbetreffende financieringsmechanismen van de Unie geboden kansen te benutten.

(3)

Teneinde de justitiële samenwerking en de toegang tot de rechter te verbeteren, moeten de rechtshandelingen van de Unie die voorzien in communicatie tussen bevoegde autoriteiten, met inbegrip van organen en instanties van de Unie, en tussen bevoegde autoriteiten en natuurlijke en rechtspersonen in burgerlijke en handelszaken, worden aangevuld door voorwaarden vast te stellen voor de verrichting van die communicatie met digitale middelen.

(4)

Met deze verordening wordt beoogd gerechtelijke procedures efficiënter en doeltreffender te maken en de toegang tot de rechter te vergemakkelijken door de bestaande communicatiekanalen te digitaliseren, hetgeen tijds- en kostenbesparingen, een vermindering van de administratieve lasten en sterkere veerkracht in geval van overmacht moet opleveren voor alle autoriteiten die betrokken zijn bij grensoverschrijdende justitiële samenwerking. Het gebruik van digitale communicatiekanalen tussen bevoegde autoriteiten moet leiden tot minder vertragingen bij de behandeling van zaken, zowel op korte als op lange termijn. Dat moet ten goede komen aan natuurlijke personen, rechtspersonen en de bevoegde autoriteiten van de lidstaten, en het vertrouwen in de rechtsstelsels versterken. Digitalisering van communicatiekanalen zou ook nuttig zijn op het gebied van grensoverschrijdende strafprocedures en in het kader van de misdaadbestrijding door de Unie. In dit verband is de hoge mate van beveiliging die digitale communicatiekanalen kunnen bieden een stap voorwaarts, ook voor het waarborgen van de rechten van de betrokkenen, zoals het recht op eerbiediging van het privéleven en van het familie- en gezinsleven en het recht op bescherming van persoonsgegevens.

(5)

De grondrechten en fundamentele vrijheden van alle personen die in aanraking komen met de elektronische uitwisseling van gegevens op grond van deze verordening, met name het recht op daadwerkelijke toegang tot de rechter, het recht op een onpartijdig gerecht, het beginsel van non-discriminatie, het recht op eerbiediging van het privéleven en van het familie- en gezinsleven en het recht op bescherming van persoonsgegevens, moeten volledig worden geëerbiedigd overeenkomstig het Unierecht.

(6)

Bij het nakomen van hun verplichtingen uit hoofde van deze verordening moeten alle entiteiten het beginsel van de onafhankelijkheid van de rechterlijke macht eerbiedigen, met inachtneming van het beginsel van de scheiding der machten en de andere beginselen van de rechtsstaat.

(7)

Daadwerkelijke toegang tot de rechter is een kerndoelstelling van de ruimte van vrijheid, veiligheid en recht. De digitale transformatie is een belangrijke stap om de toegang tot de rechter en de efficiëntie, kwaliteit en transparantie van rechtsstelsels te verbeteren.

(8)

Het is belangrijk dat er passende kanalen en instrumenten worden ontwikkeld om ervoor te zorgen dat rechtsstelsels efficiënt digitaal kunnen samenwerken. Daartoe moet op Unieniveau een uniform IT-instrument tot stand worden gebracht dat snelle, directe, interoperabele, betrouwbare, toegankelijke, veilige en efficiënte grensoverschrijdende elektronische uitwisseling van zaakgerelateerde gegevens tussen bevoegde autoriteiten mogelijk maakt. De Commissie en de lidstaten moeten ervoor zorgen dat beoefenaars van juridische beroepen worden betrokken bij de digitale transformatie van rechtsstelsels.

(9)

Voor de digitale uitwisseling van zaakgerelateerde gegevens zijn er instrumenten ontwikkeld waarmee kan worden voorkomen dat de bestaande, in de lidstaten reeds gebruikte IT-systemen moeten worden vervangen of dure aanpassingen moeten ondergaan. Het e-Codex-systeem (e-Justice Communication via Online Data Exchange), waarvan het juridische kader is vastgesteld bij Verordening (EU) 2022/850 van het Europees Parlement en de Raad (3), is het belangrijkste instrument van dit type dat tot dusver is ontwikkeld om een snelle, directe, interoperabele, duurzame, betrouwbare en veilige grensoverschrijdende elektronische uitwisseling van zaakgerelateerde gegevens tussen bevoegde autoriteiten te waarborgen.

(10)

De digitalisering van procedures moet ervoor zorgen dat iedereen, ook personen met een handicap, toegang tot de rechter heeft. Het bij deze verordening ingestelde gedecentraliseerde IT-systeem en Europees elektronisch toegangspunt moeten voldoen aan de webtoegankelijkheidseisen van Richtlijn (EU) 2016/2102 van het Europees Parlement en de Raad (4). Tegelijkertijd moeten de in deze verordening bedoelde elektronische betalingsmethoden voldoen aan de toegankelijkheidsvoorschriften van Richtlijn (EU) 2019/882 van het Europees Parlement en de Raad (5).

(11)

Het opzetten van digitale kanalen voor grensoverschrijdende communicatie zou rechtstreeks bijdragen tot een betere toegang tot de rechter door natuurlijke en rechtspersonen in staat te stellen de bescherming van hun rechten te eisen en vorderingen in te stellen, procedures in te leiden en zaakgerelateerde gegevens in digitale vorm uit te wisselen met gerechtelijke of andere bevoegde autoriteiten in het kader van procedures die binnen het toepassingsgebied van het Unierecht inzake burgerlijke en handelszaken vallen.

(12)

Om ervoor te zorgen dat elektronische communicatie-instrumenten een positief effect hebben op de toegang tot de rechter, moeten de lidstaten voldoende middelen toewijzen aan de verbetering van de digitale vaardigheden en geletterdheid van de burgers en moeten zij er in het bijzonder op toezien dat het gebrek aan digitale vaardigheden geen belemmering vormt voor het gebruik van het gedecentraliseerde IT-systeem. De lidstaten moeten ervoor zorgen dat opleiding wordt verstrekt aan alle beoefenaars van justitiële beroepen, met inbegrip van openbare aanklagers, rechters en administratief personeel, en aan de bevoegde autoriteiten, om een doeltreffend gebruik van het gedecentraliseerde IT-systeem te waarborgen. Die opleiding moet erop gericht zijn de werking van de rechtsstelsels in de hele Unie te verbeteren en de grondrechten en fundamentele waarden beter te doen handhaven, met name door beoefenaars van justitiële beroepen in staat te stellen efficiënt om te gaan met uitdagingen die zich tijdens procedures of hoorzittingen via videoconferentie of andere technologieën voor communicatie op afstand kunnen voordoen als gevolg van de virtuele aard ervan. De lidstaten moeten door de Commissie aangemoedigd en bijgestaan worden om, in het kader van desbetreffende financieringsprogramma’s van de Unie, subsidies aan te vragen voor opleidingsactiviteiten.

(13)

Deze verordening moet betrekking hebben op de digitalisering van de communicatie in zaken met grensoverschrijdende effecten die binnen het toepassingsgebied van bepaalde rechtshandelingen van de Unie inzake burgerlijke, handels- en strafzaken vallen. Die handelingen moeten worden vermeld in de bijlagen bij deze verordening. De communicatie tussen bevoegde autoriteiten en organen en instanties van de Unie, zoals het Europees Openbaar Ministerie of Eurojust, in zaken waarin zij bevoegd zijn krachtens de in bijlage II vermelde rechtshandelingen, moet eveneens onder deze verordening vallen. Insolventiefunctionarissen die krachtens het nationale recht bevoegd zijn om vorderingen te ontvangen die een buitenlandse schuldeiser in insolventieprocedures uit hoofde van Verordening (EU) 2015/848 van het Europees Parlement en de Raad (6) heeft ingediend, moeten worden beschouwd als bevoegde autoriteit in de zin van deze verordening.

(14)

Deze verordening moet de regels betreffende grensoverschrijdende gerechtelijke procedures die zijn vastgesteld bij de in de bijlagen I en II vermelde rechtshandelingen, met uitzondering van de regels met betrekking tot de communicatie via digitale middelen die bij deze verordening zijn ingevoerd, onverlet laten. Deze verordening moet het nationale recht inzake de aanwijzing van een autoriteit, persoon of orgaan voor de behandeling van enig aspect van de verificatie en indiening van aanvragen, stukken en informatie, onverlet laten. De voorschriften van het toepasselijke nationale recht inzake de authenticiteit, nauwkeurigheid, betrouwbaarheid, geloofwaardigheid en de geschikte rechtsvorm van stukken en informatie moeten onverlet blijven, met uitzondering van de regels met betrekking tot de communicatie via digitale middelen die bij deze verordening zijn ingevoerd.

(15)

Of een zaak wordt geacht grensoverschrijdende effecten te hebben, moet worden beoordeeld op grond van de in de bijlagen I en II vermelde rechtshandelingen. Wanneer in de in bijlagen I en II vermelde rechtshandelingen uitdrukkelijk wordt bepaald dat een communicatieprocedure tussen bevoegde autoriteiten moet worden beheerst door het nationale recht, mag deze verordening niet van toepassing zijn.

(16)

De verplichtingen uit hoofde van deze verordening mogen niet van toepassing zijn op mondelinge communicatie, zoals telefonische gesprekken of gesprekken tussen personen.

(17)

Deze verordening mag niet van toepassing zijn op de betekening of kennisgeving van stukken uit hoofde van Verordening (EU) 2020/1784 van het Europees Parlement en de Raad (7), noch op de bewijsverkrijging uit hoofde van Verordening (EU) 2020/1783 van het Europees Parlement en de Raad (8). Die verordeningen bevatten al specifieke regels inzake de digitalisering van de justitiële samenwerking. Ter verbetering van de rechtstreekse elektronische betekening of kennisgeving van stukken aan een persoon die een bekende woonplaats heeft in een andere lidstaat, moeten bij deze verordening echter bepaalde wijzigingen worden aangebracht in Verordening (EU) 2020/1784.

(18)

Wanneer de Commissie bij het ontwerp en in de opbouwfase van het Europees elektronisch toegangspunt samenwerkt met externe actoren, moeten deze over ervaring met veilige, gebruikersvriendelijke en toegankelijke IT-ontwikkeling beschikken.

(19)

Om te zorgen voor veilige, efficiënte, snelle, interoperabele, vertrouwelijke en betrouwbare communicatie tussen de lidstaten in het kader van grensoverschrijdende gerechtelijke procedures in burgerlijke, handels- en strafzaken, moet passende communicatietechnologie worden gebruikt, mits wordt voldaan aan bepaalde voorwaarden met betrekking tot de veiligheid, integriteit en betrouwbaarheid van het ontvangen document en de identificatie van de deelnemers aan de communicatie. Daarom moet een veilig, efficiënt en betrouwbaar gedecentraliseerd IT-systeem worden ingevoerd voor gegevensuitwisseling in grensoverschrijdende gerechtelijke procedures. Het gedecentraliseerde karakter van het IT-systeem moet erop gericht zijn veilige gegevensuitwisseling tussen bevoegde autoriteiten mogelijk te maken, zonder dat een instelling van de Unie inhoudelijk bij die uitwisseling is betrokken. Het gedecentraliseerde IT-systeem moet ook veilige gegevensuitwisseling tussen een lidstaat en organen en instanties van de Unie, zoals Eurojust, mogelijk maken in gevallen die binnen het toepassingsgebied van de in bijlage II vermelde rechtshandelingen vallen.

(20)

Het gedecentraliseerde IT-systeem moet bestaan uit back-endsystemen in de lidstaten en de betrokken organen en instanties van de Unie, en interoperabele toegangspunten die die systemen op een veilige manier met elkaar verbinden. De toegangspunten van het gedecentraliseerde IT-systeem moeten worden gebaseerd op e-Codex.

(21)

Voor de toepassing van deze verordening moeten de lidstaten door de Commissie ontwikkelde software (referentie-implementatiesoftware) kunnen gebruiken in plaats van een nationaal IT-systeem. Die referentie-implementatiesoftware moet gebaseerd zijn op een modulaire structuur, wat betekent dat de software afzonderlijk van de e-Codex-componenten die nodig zijn om de software aan te sluiten op het gedecentraliseerde IT-systeem, wordt samengesteld en aangeleverd. Deze structuur moet de lidstaten in staat stellen hun bestaande nationale infrastructuur voor justitiële communicatie te hergebruiken of te verbeteren met het oog op grensoverschrijdend gebruik. Voor aangelegenheden in verband met onderhoudsverplichtingen kunnen de lidstaten ook gebruikmaken van software die is ontwikkeld door de Haagse Conferentie voor Internationaal Privaatrecht (iSupport).

(22)

De Commissie moet verantwoordelijk zijn voor het creëren, ontwikkelen en onderhouden van deze referentie-implementatiesoftware, overeenkomstig de beginselen van gegevensbescherming door ontwerp en door standaardinstellingen, alsook overeenkomstig de toegankelijkheidsvoorschriften. De Commissie moet de referentie-implementatiesoftware ontwerpen, ontwikkelen en onderhouden conform de voorschriften en beginselen inzake gegevensbescherming van de Verordeningen (EU) 2018/1725 (9) en (EU) 2016/679 (10) van het Europees Parlement en de Raad en Richtlijn (EU) 2016/680 van het Europees Parlement en de Raad (11), met name de beginselen van gegevensbescherming door ontwerp en door standaardinstellingen en een hoog niveau van cyberbeveiliging. Met name natuurlijke personen of rechtspersonen die deelnemen aan het opzetten, ontwikkelen of onderhouden van de nationale IT-systemen of de referentie-implementatiesoftware, moeten aan die eisen en beginselen gebonden zijn. De referentie-implementatiesoftware moet ook passende technische maatregelen omvatten en de nodige organisatorische maatregelen mogelijk maken, met inbegrip van het nodige overzicht om een niveau van veiligheid en interoperabiliteit te waarborgen dat geschikt is voor de informatie-uitwisseling in het kader van grensoverschrijdende gerechtelijke procedures. Om de interoperabiliteit met de nationale IT-systemen te waarborgen, moet de referentie-implementatiesoftware in staat zijn de digitale procesnormen, zoals gedefinieerd in Verordening (EU) 2022/850, toe te passen voor de overeenkomstige rechtshandelingen die zijn opgenomen in de bijlagen I en II bij deze verordening.

(23)

Om verzoekers snelle, veilige en efficiënte bijstand te bieden, moet de communicatie tussen bevoegde autoriteiten, zoals de rechtbanken en centrale autoriteiten die zijn opgericht bij de Verordeningen (EG) nr. 4/2009 (12) en (EU) 2019/1111 (13) van de Raad, in beginsel plaatsvinden via het gedecentraliseerde IT-systeem.

(24)

Verzending via het gedecentraliseerde IT-systeem kan worden verhinderd door een verstoring van het systeem. Elke verstoring van het systeem moet zo spoedig mogelijk door de bevoegde organen van de Unie en door de lidstaten worden opgelost. Verzending kan in de praktijk ook worden verhinderd door de fysieke of technische aard van wat moet worden verzonden, zoals fysiek bewijsmateriaal, door de noodzaak om het originele document op papier toe te zenden om de authenticiteit ervan te beoordelen, of door overmacht. Overmacht vloeit in de regel voort uit onvoorziene en onvermijdbare gebeurtenissen die het gevolg zijn van een oorzaak waarover de bevoegde autoriteit geen controle heeft. Indien het gedecentraliseerde IT-systeem niet wordt gebruikt, moet de communicatie geschieden met de meest geschikte alternatieve middelen. Dergelijke alternatieve middelen moeten onder meer inhouden dat de verzending zo snel mogelijk en op een veilige manier geschiedt met andere beveiligde elektronische middelen, per postdienst of, indien mogelijk, door persoonlijke overhandiging.

(25)

Het gedecentraliseerde IT-systeem moet standaard worden gebruikt voor de communicatie tussen de bevoegde autoriteiten. Om flexibiliteit te bieden ten aanzien van de justitiële samenwerking, kunnen in bepaalde omstandigheden andere communicatiemiddelen echter passender zijn. Dat zou zinvol kunnen zijn wanneer de bevoegde autoriteiten behoefte hebben aan rechtstreekse persoonlijke communicatie, en met name voor de rechtstreekse communicatie tussen rechtbanken uit hoofde van de Verordeningen (EU) 2015/848 en (EU) 2019/1111, alsook voor de rechtstreekse communicatie tussen bevoegde autoriteiten uit hoofde van de Kaderbesluiten 2005/214/JBZ (14), 2006/783/JBZ (15), 2008/909/JBZ (16), 2008/947/JBZ (17), en 2009/829/JBZ (18) van de Raad, Richtlijn 2014/41/EU van het Europees Parlement en de Raad (19) of Verordening (EU) 2018/1805 van het Europees Parlement en de Raad (20), wanneer de communicatie tussen de bevoegde autoriteiten kan worden uitgevoerd met ongeacht welke middelen of passende middelen, overeenkomstig het bepaalde in die rechtshandelingen. In dergelijke gevallen kunnen bevoegde autoriteiten minder formele communicatiemiddelen, zoals e-mail, gebruiken.

Andere communicatiemiddelen kunnen ook zinvol zijn wanneer de communicatie betrekking heeft op de verwerking van gevoelige gegevens of wanneer de omzetting van omvangrijke documentatie in elektronische vorm onevenredige administratieve lasten met zich meebrengt voor de bevoegde autoriteit die de documentatie verzendt. Aangezien de bevoegde autoriteiten met gevoelige gegevens omgaan, moeten bij de keuze van de passende communicatiemiddelen de veiligheid en betrouwbaarheid van de informatie-uitwisseling altijd worden gewaarborgd. Het gedecentraliseerde IT-systeem moet altijd worden beschouwd als het meest geschikte middel voor de uitwisseling van formulieren die zijn ingevoerd op grond van de in de bijlagen I en II bij deze verordening vermelde rechtshandelingen. Formulieren kunnen evenwel op andere wijze worden uitgewisseld indien de bevoegde autoriteiten van verschillende lidstaten op dezelfde locatie in een lidstaat aanwezig zijn om bijstand te verlenen bij de uitvoering van procedures voor justitiële samenwerking op grond van de in bijlage II bij deze verordening vermelde rechtshandelingen, indien dit noodzakelijk is vanwege de urgentie van de aangelegenheid, zoals in situaties als bedoeld in Richtlijn 2014/41/EU waarin de uitvaardigende autoriteit bijstand verleent bij de uitvoering van het Europees onderzoeksbevel in de uitvoerende staat of wanneer de bevoegde autoriteiten van verschillende lidstaten op een bijeenkomst in persoon de procedures voor justitiële samenwerking op grond van de in bijlage II bij deze verordening vermelde rechtshandelingen coördineren.

(26)

In verband met de onderdelen van het gedecentraliseerde IT-systeem die overeenkomstig de veiligheidsvoorschriften van Verordening (EU) 2022/850 onder de verantwoordelijkheid van de Unie vallen, moet de entiteit die de onderdelen van het systeem beheert, over voldoende middelen beschikken om de goede werking ervan te verzekeren.

(27)

Teneinde de toegang van natuurlijke personen en rechtspersonen tot de bevoegde autoriteiten in burgerlijke en handelszaken te vergemakkelijken, moet bij deze verordening een toegangspunt op Unieniveau (“Europees elektronisch toegangspunt”) worden ingesteld als onderdeel van het gedecentraliseerde IT-systeem, dat informatie voor natuurlijke personen en rechtspersonen moet bevatten over hun recht op rechtsbijstand, en hen, of hun vertegenwoordiger namens hen, in staat moet stellen om vorderingen in te stellen, verzoeken in te dienen, voor de procedure relevante informatie te verzenden, op te vragen en te ontvangen, alsook gedigitaliseerde dossiers of delen daarvan, en te communiceren met de bevoegde autoriteiten, in de zaken die onder deze verordening vallen, dan wel gerechtelijke of buitengerechtelijke stukken ter kennis gebracht te krijgen. Het Europees elektronisch toegangspunt moet worden gehost op het Europees e-justitieportaal, dat fungeert als centraal loket voor justitiële informatie en diensten in de Unie.

(28)

Het recht op rechtsbijstand zoals bepaald in het Unierecht en het nationale recht, met name het recht op rechtsbijstand zoals vastgelegd in Verordening (EU) nr. 650/2012 van het Europees Parlement en de Raad (21), de Verordeningen (EG) nr. 4/2009 en (EU) 2019/1111 van de Raad en Richtlijn 2003/8/EG van de Raad (22), is van toepassing. Natuurlijke personen en rechtspersonen moeten via links op het Europees elektronisch toegangspunt toegang kunnen krijgen tot relevante informatie op het e-justitieportaal.

(29)

Voor de communicatie van natuurlijke en rechtspersonen met bevoegde autoriteiten in grensoverschrijdende burgerlijke en handelszaken moeten elektronische communicatiemiddelen worden gebruikt als alternatief voor de bestaande communicatiemiddelen, met inbegrip van nationale communicatiemiddelen, zonder afbreuk te doen aan de wijze waarop natuurlijke of rechtspersonen overeenkomstig het nationale recht met hun nationale autoriteiten communiceren. In het geval van communicatie van rechtspersonen met bevoegde autoriteiten moet het standaardgebruik van elektronische middelen worden aangemoedigd. Niettemin moet de keuze tussen elektronische communicatie zoals bepaald bij deze verordening en andere communicatiemiddelen worden overgelaten aan de betrokkenen, om te voorkomen dat de toegang tot de rechter via digitale middelen bijdraagt tot een verdere verbreding van de digitale kloof. Dit is met name van belang om rekening te houden met de specifieke omstandigheden van personen die mogelijk niet over de nodige technische middelen of digitale vaardigheden beschikken om zich toegang tot digitale diensten te verschaffen en personen met een handicap, aangezien de lidstaten en de Unie zich ertoe hebben verbonden passende maatregelen te nemen overeenkomstig het Verdrag van de Verenigde Naties inzake de rechten van personen met een handicap.

(30)

Om elektronische grensoverschrijdende communicatie en verzending van stukken via het gedecentraliseerde IT-systeem, onder meer via het Europees elektronisch toegangspunt, te bevorderen, mogen aan stukken die via het gedecentraliseerde IT-systeem zijn verzonden, geen rechtsgevolgen worden ontzegd en mogen dergelijke stukken niet niet-ontvankelijk worden geacht in de procedure louter omdat zij een elektronisch formaat hebben. Dat beginsel moet evenwel de beoordeling van de rechtsgevolgen van dergelijke stukken of de toelaatbaarheid ervan als mogelijk bewijsmiddel overeenkomstig het nationale recht onverlet laten.

(31)

Om hoorzittingen in burgerlijke, handels- en strafzaken met grensoverschrijdende effecten te vergemakkelijken, moet deze verordening voorzien in het facultatieve gebruik van videoconferentie of andere technologieën voor communicatie op afstand.

(32)

Videoconferentie of andere technologieën voor communicatie op afstand moeten de bevoegde autoriteit in staat stellen de identiteit van de te horen personen te authenticeren, en tijdens de hoorzitting visuele, audio- en mondelinge communicatie mogelijk maken; een louter telefoongesprek mag niet worden beschouwd als een geschikte technologie voor communicatie op afstand voor hoorzittingen. De gebruikte technologie moet voldoen aan de toepasselijke normen inzake de bescherming van persoonsgegevens, de vertrouwelijkheid van communicatie en gegevensbeveiliging, ongeacht het soort hoorzitting waarvoor de technologie wordt gebruikt.

(33)

Een hoorzitting via videoconferentie of andere technologieën voor communicatie op afstand mag niet worden afgewezen op de enkele grond dat er geen nationale regels inzake het gebruik van technologieën voor communicatie op afstand bestaan. In dergelijk geval moeten de meest passende toepasselijke regels uit hoofde van het nationale recht, zoals de regels inzake bewijsverkrijging, op overeenkomstige wijze van toepassing zijn.

(34)

Deze verordening mag geen afbreuk doen aan het recht op vertolking, en videoconferentie of andere technologieën voor communicatie op afstand die in procedures in burgerlijke, handels- of strafzaken worden gebruikt, moeten vertolking mogelijk maken.

(35)

Om hoorzittingen in procedures in burgerlijke en handelszaken met grensoverschrijdende effecten te vergemakkelijken, moet deze verordening voorzien in het facultatieve gebruik van videoconferentie of andere technologieën voor communicatie op afstand voor de deelname van de partijen of hun vertegenwoordigers aan dergelijke hoorzittingen, onder voorbehoud van de beschikbaarheid van de desbetreffende technologie, de mogelijkheid voor de partijen om een standpunt in te dienen over het gebruik van de technologie en de geschiktheid van het gebruik ervan in de specifieke omstandigheden van de zaak. Deze verordening mag personen die een partij bijstaan en openbaar aanklagers in burgerlijke en handelszaken niet verhinderen om de hoorzitting via videoconferentie of andere technologieën voor communicatie op afstand bij te wonen, overeenkomstig het toepasselijke nationale recht.

(36)

De procedure voor het opzetten en houden van hoorzittingen via videoconferentie of andere technologieën voor communicatie op afstand moet voor burgerlijke en handelszaken worden beheerst door het recht van de lidstaat waar de procedure plaatsvindt. Indien het nationale recht van de lidstaat die de hoorzitting in burgerlijke of handelszaken houdt, voorziet in de opname ervan, moeten de partijen hiervan in kennis worden gesteld, alsook van de mogelijkheid om de opname te weigeren, indien daarin wordt voorzien.

(37)

Wanneer de bevoegde autoriteit beslist over de deelname van de partijen en hun vertegenwoordigers aan een hoorzitting in burgerlijke en handelszaken via videoconferentie of andere technologieën voor communicatie op afstand, moet zij een geschikte methode kiezen om overeenkomstig het nationale procesrecht de standpunten van de partijen te onderzoeken.

(38)

Een bevoegde autoriteit die in het kader van een procedure in burgerlijke of handelszaken heeft beslist om minstens één partij of andere personen toe te staan om aan een hoorzitting via videoconferentie deel te nemen, moet ervoor zorgen dat die personen toegang hebben tot die hoorzitting via videoconferentie. De bevoegde autoriteit moet deze personen met name een link sturen zodat zij aan de videoconferentie kunnen deelnemen, en moet technische bijstand verlenen. De bevoegde autoriteit moet bijvoorbeeld instructies geven over de software die zal worden gebruikt en moet zo nodig vóór de hoorzitting een technische test organiseren. De bevoegde autoriteit moet rekening houden met de specifieke behoeften van personen met een handicap.

(39)

Kinderen die krachtens het nationale recht betrokken zijn bij een procedure in burgerlijke of handelszaken, met name als partij, moeten, met inachtneming van hun procedurele rechten, aan de hoorzitting kunnen deelnemen via videoconferentie of andere technologieën voor communicatie op afstand waarin deze verordening voorziet. Daarentegen kunnen kinderen die bij de procedure betrokken zijn met het oog op bewijsverkrijging in burgerlijke of handelszaken, bijvoorbeeld indien een kind moet worden gehoord als getuige, uit hoofde van Verordening (EU) 2020/1783 ook worden gehoord via videoconferentie of andere technologieën voor communicatie op afstand.

(40)

Indien een bevoegde autoriteit verzoekt om deelname van een persoon met het oog op bewijsverkrijging in burgerlijke of handelszaken, moet de deelname van die persoon aan de hoorzitting via videoconferentie of andere technologieën voor communicatie op afstand worden geregeld overeenkomstig Verordening (EU) 2020/1783.

(41)

Deze verordening mag niet van toepassing zijn op het gebruik van videoconferentie of andere technologieën voor communicatie op afstand in burgerlijke en handelszaken, indien de in bijlage I vermelde rechtshandelingen daarin al voorzien, of indien het zaken betreft zonder grensoverschrijdende effecten. Deze verordening mag bovendien niet van toepassing zijn op het gebruik van videoconferentie of andere technologieën voor communicatie op afstand in notariële authenticatieprocedures.

(42)

In strafzaken moet de procedure voor het opzetten en houden van hoorzittingen via videoconferentie of andere technologieën voor communicatie op afstand worden beheerst door het recht van de lidstaat die de hoorzitting houdt. Onder lidstaat die de hoorzitting via videoconferentie of andere technologieën voor communicatie op afstand houdt, moet worden verstaan de lidstaat die om het gebruik van videoconferentie heeft verzocht of andere technologie voor communicatie op afstand.

(43)

De regels van deze verordening betreffende het gebruik van videoconferentie of andere technologieën voor communicatie op afstand voor hoorzittingen in het kader van procedures voor justitiële samenwerking in strafzaken mogen niet van toepassing zijn op hoorzittingen via videoconferentie of andere technologieën voor communicatie op afstand met het oog op bewijsverkrijging of het houden van een proces dat zou kunnen leiden tot een beslissing over de schuld of onschuld van een verdachte of een beklaagde. Deze verordening mag geen afbreuk doen aan Richtlijn 2014/41/EU, noch aan het Verdrag aangaande de wederzijdse rechtshulp in strafzaken tussen de lidstaten van de Europese Unie en Kaderbesluit 2002/465/JBZ van de Raad (23).

(44)

Om het recht op een eerlijk proces en de rechten van de verdediging te waarborgen, moeten de verdachte, de beklaagde of veroordeelde, of een andere getroffen persoon, zoals gedefinieerd in Verordening (EU) 2018/1805, dan een verdachte, of een beklaagde of veroordeelde, toestemming geven voor het gebruik van videoconferentie of andere technologieën voor communicatie op afstand voor een hoorzitting in het kader van procedures voor justitiële samenwerking in strafzaken. De bevoegde autoriteit zou enkel in uitzonderlijke omstandigheden waarin dit naar behoren is gerechtvaardigd door een aantoonbaar werkelijke en actuele of voorzienbare ernstige bedreiging van de openbare veiligheid en de volksgezondheid, de mogelijkheid mogen hebben om van de vereiste van toestemming van de verdachte, de beklaagde of veroordeelde, of de getroffen persoon af te wijken. De vrijstelling van toestemming voor videoconferentie moet beperkt blijven tot wat noodzakelijk is en moet volledig in overeenstemming zijn met het Handvest van de grondrechten van de Europese Unie (het “Handvest”). Indien er geen toestemming wordt gevraagd, moeten de verdachte, de beklaagde of veroordeelde, of de getroffen persoon overeenkomstig het nationale recht en met volledige inachtneming van het Handvest om een herziening kunnen verzoeken.

(45)

Wanneer de rechten van een verdachte, beklaagde of veroordeelde in het kader van een hoorzitting via videoconferentie of andere technologieën voor communicatie op afstand worden geschonden, moet de toegang tot een doeltreffende voorziening in rechte overeenkomstig artikel 47 van het Handvest worden gewaarborgd. Toegang tot een doeltreffende voorziening in rechte moet ook worden gewaarborgd voor andere getroffen personen dan een verdachte, of een beklaagde of veroordeelde, in het kader van een hoorzitting via videoconferentie of andere technologieën voor communicatie op afstand in procedures uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1805.

(46)

De bevoegde autoriteiten die verantwoordelijk zijn voor een hoorzitting via videoconferentie of andere technologieën voor communicatie op afstand in strafzaken, moeten ervoor zorgen dat de communicatie tussen de verdachte, de beklaagde of de veroordeelde, of de getroffen persoon in een procedure uit hoofde van Verordening (EU) 2018/1805 en zijn of haar advocaat, zowel onmiddellijk voor als tijdens de hoorzitting, vertrouwelijk is overeenkomstig het toepasselijke nationale recht.

(47)

Wanneer in strafzaken een hoorzitting via videoconferentie of andere technologieën voor communicatie op afstand wordt georganiseerd, moet de bevoegde autoriteit die het verzoek ontvangt om een dergelijke hoorzitting op te zetten (de “aangezochte bevoegde autoriteit”), ervoor zorgen dat de verdachte, de beklaagde of de veroordeelde, of de getroffen persoon, zoals gedefinieerd in Verordening (EU) 2018/1805, met inbegrip van personen met een handicap, toegang heeft tot de nodige infrastructuur om gebruik te maken van videoconferentie of andere technologieën voor communicatie op afstand. Zij is er bijvoorbeeld verantwoordelijk voor om toegang te verlenen tot de ruimten waar de hoorzitting wordt gehouden en tot de beschikbare technische uitrusting. Indien er in de gebouwen van de aangezochte bevoegde autoriteit geen technische uitrusting beschikbaar is, moet die autoriteit praktische regelingen kunnen treffen zodat de hoorzitting in de gebouwen van een andere autoriteit kan worden gehouden via videoconferentie of andere technologieën voor communicatie op afstand, indien dit overeenkomstig de nationale procedures mogelijk is.

(48)

Verordening (EU) nr. 910/2014 van het Europees Parlement en de Raad (24) voorziet in een gemeenschappelijk regelgevingskader van de Unie voor de erkenning van elektronische identificatiemiddelen en elektronische vertrouwensdiensten (“eIDAS-vertrouwensdiensten”), met name elektronische handtekeningen, elektronische zegels, elektronische tijdstempels, elektronische bezorgingsdiensten en websiteauthenticatie, waarvan grensoverschrijdend wordt erkend dat zij dezelfde juridische status hebben als hun fysieke tegenhangers. Daarom moet deze verordening ten behoeve van de digitale communicatie voorzien in het gebruik van de eIDAS-vertrouwensdiensten.

(49)

Wanneer een document dat in het kader van elektronische communicatie als bedoeld in deze verordening wordt verzonden, een zegel of handtekening vereist, moeten de bevoegde autoriteiten een gekwalificeerd elektronisch zegel of een gekwalificeerde elektronische handtekening als omschreven in Verordening (EU) nr. 910/2014 gebruiken en moeten natuurlijke en rechtspersonen een gekwalificeerde elektronische handtekening of elektronische identificatie gebruiken. Deze verordening mag echter geen afbreuk doen aan de formele vereisten die van toepassing zijn op stukken die ter ondersteuning van een verzoek worden voorgelegd, zoals digitale originelen of voor eensluidend gewaarmerkte afschriften. Ook mag deze verordening geen afbreuk doen aan het nationale recht inzake de omzetting van stukken en aan eventuele voorschriften met betrekking tot de authenticiteit, nauwkeurigheid, betrouwbaarheid, geloofwaardigheid en geschikte rechtsvorm van stukken of informatie, met uitzondering van de voorwaarden met betrekking tot de communicatie via digitale middelen die bij deze verordening zijn ingevoerd.

(50)

Om de betaling van vergoedingen te vergemakkelijken in zaken met grensoverschrijdende effecten die vallen binnen het toepassingsgebied van de in bijlage I vermelde rechtshandelingen van de Unie in burgerlijke en handelszaken, moeten de technische middelen voor het elektronisch betalen van vergoedingen voldoen aan de toepasselijke regels inzake toegankelijkheid. Het gebruik van overal in de Unie beschikbare betalingsmethoden, zoals creditcards, betaalpassen, elektronische portemonnees en bankoverschrijvingen, moet mogelijk zijn in een onlineomgeving die toegankelijk is via het Europees elektronisch toegangspunt.

(51)

Om de doelstellingen van deze verordening volledig te verwezenlijken en de bestaande rechtshandelingen van de Unie in burgerlijke, handels- en strafzaken af te stemmen op deze verordening, moeten bij deze verordening de volgende rechtshandelingen worden gewijzigd: Verordeningen (EG) nr. 805/2004 (25), (EG) nr. 1896/2006 (26), (EG) nr. 861/2007 (27), (EU) nr. 606/2013 (28), (EU) nr. 655/2014 (29), (EU) 2015/848 en (EU) 2018/1805 van het Europees Parlement en de Raad. Die wijzigingen zijn bedoeld om ervoor te zorgen dat de communicatie in overeenstemming is met de regels en beginselen van deze verordening. De wijzigingen in richtlijnen en kaderbesluiten in burgerlijke, handels- en strafzaken worden ingevoerd bij Richtlijn (EU) 2023/2843 van het Europees Parlement en de Raad (30).

(52)

Overeenkomstig de punten 22 en 23 van het Interinstitutioneel Akkoord van 13 april 2016 over beter wetgeven (31) moet de Commissie deze verordening evalueren op basis van overeenkomstig specifieke monitoringvoorschriften verzamelde informatie, met inbegrip van kwantitatieve en kwalitatieve beoordelingen, voor elk van de in de bijlagen I en II bij deze verordening vermelde rechtshandelingen, om de daadwerkelijke effecten van deze verordening in de praktijk na te gaan, met name om de gevolgen voor de efficiëntie en doeltreffendheid van de digitalisering van de grensoverschrijdende justitiële samenwerking te onderzoeken, en de behoefte aan verdere maatregelen in kaart te brengen.

(53)

De door de Commissie als back-endsysteem ontwikkelde referentie-implementatiesoftware moet de voor monitoringdoeleinden benodigde gegevens programmagewijs verzamelen, en die gegevens moeten aan de Commissie worden toegezonden. Indien de lidstaten ervoor kiezen om in plaats van de door de Commissie ontwikkelde referentie-implementatiesoftware een nationaal IT-systeem te gebruiken, kan dat systeem worden uitgerust om die gegevens programmagewijs te verzamelen; in dat geval moeten die gegevens aan de Commissie worden toegezonden. De e-Codex-connector kan ook worden uitgerust met een functie waarmee relevante statistische gegevens kunnen worden opgevraagd.

(54)

In gevallen waarin de gegevens over het aantal hoorzittingen via videoconferentie niet automatisch kunnen worden verzameld, en om de bijkomende administratieve lasten van de gegevensverzameling te beperken, moet elke lidstaat ten minste één rechtbank of bevoegde autoriteit aanwijzen met het oog op de vaststelling van een steekproef voor de monitoring. De aangewezen rechtbank of bevoegde autoriteit moet worden belast met het verzamelen en aan de Commissie overleggen van die gegevens over de eigen hoorzittingen, aan de hand waarvan een schatting moet worden gemaakt van de hoeveelheid gegevens die voor een bepaalde lidstaat nodig is voor de evaluatie van deze verordening. De aangewezen rechtbank of bevoegde autoriteit moet bevoegd zijn om hoorzittingen via videoconferentie te houden overeenkomstig deze verordening. Op gebieden waar andere autoriteiten dan rechtbanken of openbaar aanklagers worden beschouwd als bevoegde autoriteit in de zin van deze verordening, zoals notarissen, moet de vastgestelde steekproef voor de monitoring ook representatief zijn voor hun uitvoering van deze verordening.

(55)

De toepassing van deze verordening laat de scheiding der machten en de onafhankelijkheid van de rechterlijke macht in de lidstaten alsook de procedurele rechten zoals neergelegd in het Handvest en het Unierecht, zoals de richtlijnen inzake procedurele rechten, met name de Richtlijnen 2010/64/EU (32), 2012/13/EU (33), 2013/48/EU (34), (EU) 2016/343 (35), (EU) 2016/800 (36) en (EU) 2016/1919 (37) van het Europees Parlement en de Raad, onverlet, in het bijzonder het recht op vertolking, het recht op toegang tot een advocaat, het recht op toegang tot de processtukken, het recht op rechtsbijstand en het recht om bij de terechtzitting aanwezig te zijn.

(56)

De Verordeningen (EU) 2016/679 en (EU) 2018/1725 en Richtlijn (EU) 2016/680 zijn van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens in het gedecentraliseerde IT-systeem. Om te preciseren wie verantwoordelijk is voor de verwerking van de via het gedecentraliseerde IT-systeem verzonden of ontvangen persoonsgegevens, moet in deze verordening worden vermeld wie als verwerkingsverantwoordelijke moet worden beschouwd. In dat verband moet elke verzendende en ontvangende entiteit worden geacht het doel van en de middelen voor de verwerking van persoonsgegevens afzonderlijk te hebben vastgesteld.

(57)

Om eenvormige voorwaarden te waarborgen voor de uitvoering van deze verordening wat betreft de invoering van het gedecentraliseerde IT-systeem, moeten aan de Commissie uitvoeringsbevoegdheden worden toegekend. Die bevoegdheden moeten worden uitgeoefend in overeenstemming met Verordening (EU) nr. 182/2011 van het Europees Parlement en de Raad (38). De uitvoeringshandelingen moeten de lidstaten in staat stellen hun desbetreffende nationale IT-systemen aan te passen met het oog op aansluiting op het gedecentraliseerde IT-systeem.

(58)

Daar de doelstelling van deze verordening, met name de geharmoniseerde digitalisering van de grensoverschrijdende justitiële samenwerking, niet voldoende door de lidstaten kan worden verwezenlijkt, onder meer vanwege de onmogelijkheid om de interoperabiliteit van de IT-systemen van de lidstaten en van de organen en instanties van de Unie te garanderen, maar beter door de Unie met een gecoördineerd optreden op Unieniveau kan worden verwezenlijkt, kan de Unie, overeenkomstig het in artikel 5 van het Verdrag betreffende de Europese Unie neergelegde subsidiariteitsbeginsel, maatregelen nemen. Overeenkomstig het in hetzelfde artikel neergelegde evenredigheidsbeginsel gaat deze verordening niet verder dan nodig is om die doelstelling te verwezenlijken.

(59)

Overeenkomstig de artikelen 1 en 2 van Protocol nr. 22 betreffende de positie van Denemarken, gehecht aan het VEU en het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie (VWEU), neemt Denemarken niet deel aan de vaststelling van deze verordening, die derhalve niet bindend is voor, noch van toepassing is op deze lidstaat.

(60)

Overeenkomstig de artikelen 1 en 2 en artikel 4 bis, lid 1, van Protocol nr. 21 betreffende de positie van het Verenigd Koninkrijk en Ierland ten aanzien van de ruimte van vrijheid, veiligheid en recht, gehecht aan het Verdrag betreffende de Europese Unie en het Verdrag betreffende de werking van de Europese Unie, en onverminderd artikel 4 van dat protocol, neemt Ierland niet deel aan de vaststelling van deze verordening, die derhalve niet bindend is voor, noch van toepassing is op deze lidstaat.

(61)

De Europese Toezichthouder voor gegevensbescherming is overeenkomstig artikel 42, lid 1, van Verordening (EU) 2018/1725 geraadpleegd en heeft op 25 januari 2022 formele opmerkingen ingediend,