15.

Nie kwestionując ogólnego wskaźnika wykorzystanych środków wymienionego przez Trybunał, CSJU pragnie zwrócić uwagę, że w przypadku większej części swoich wydatków operacyjnych (1) faktyczny wskaźnik wykonania dla środków na zobowiązania wynosił 97 %, natomiast dla środków na płatności – 84 %. Wspólne przedsiębiorstwo otrzymało dalsze wnioski o zapłatę, które nie zostały jeszcze zatwierdzone na koniec roku, podnoszące wskaźnik o dalsze 5 %, w związku z czym rzeczywisty wskaźnik wykonania wynosiłby 89 %, odzwierciedlając lepsze wykonanie planowanych działań. Jednakże wspólne przedsiębiorstwo przyjmuje do wiadomości, że w przypadku wydatków związanych z ogłoszonymi konkursami (CfP) należy wprowadzić dalsze usprawnienia, aby CSJU mogło bardziej terminowo zamykać sprawozdania i osiągnąć większy stopień wykorzystania środków na płatności (2). Ogółem CSJU odnotowało w ostatnich konkursach (CfP) tendencję spadkową czasu przyznawania dotacji, dzięki ciągłemu ulepszaniu swoich wewnętrznych procesów i procedur. Średni czas między publikacją konkursu na projekty badawcze nr SP1-JTI-CS-2012-01 opublikowanego w dniu 13 stycznia 2012 r. a podpisaniem umowy o przydzielenie dotacji z CSJU wynosił faktycznie 278 dni (9,1 miesiąca).

16.

W międzyczasie przed sporządzeniem ostatecznej wersji sprawozdania finansowego za 2012 r. zespół finansowy wspólnego przedsiębiorstwa „Czyste niebo” pracował nad dwoma ograniczeniami systemu GMT wyszczególnionymi przez Trybunał, które dotyczyły informacji na temat korekt w zestawieniach poniesionych wydatków i rejestracji płatności częściowych. Obie te kwestie zostały wprowadzone do systemu i już w ramach niego działają.

Aby w dalszym ciągu zwiększyć wsparcie ze strony systemu, CSJU testuje obecnie nową funkcję umożliwiającą zapisywanie i śledzenie rejestracji wkładów rzeczowych pochodzących od członków ITD. Funkcja ta ma działać przed końcem 2013 r.

17.

W odniesieniu do wyjątków odnotowanych przez kontrolerów przygotowujących świadectwa kontroli sprawozdań finansowych dotyczących dwóch zestawień poniesionych wydatków w 2010 r. skontrolowanych przez Trybunał, CSJU podjęło wiele działań w trakcie procedury zatwierdzania za 2011 r. w celu wyjaśnienia odnotowanych kwestii i odpowiedniego zareagowania na ograniczenie zakresu pracy przedstawione w świadectwach kontroli sprawozdań finansowych (CFS) w odniesieniu do zawieszenia płatnosci powiązanych kategorii kosztów związanych z personelem i kosztami pośrednimi.

W jednym z przypadków wymienionych przez Trybunał świadectwo kontroli zostało wydane przez tych samych kontrolerów odnośnie do kolejnego zestawienia poniesionych wydatków (2011 r.) dla tego beneficjenta, ktory przedstawil CSJU racjonalne zapewnienie odnosnie kwalifikowalnosci zestawienia poniesionych wydatków również za wcześniejszy okres (2010 r.). Dlatego CSJU wypłaciło uwolniło zamrożoną kwotę.

W innym przypadku wykrytym przez Trybunał, w którym w świadectwie kontroli stwierdzono brak dowodów na koszty personelu (brakujące umowy o zatrudnienie) i które zostały niezależnie od tego w końcu zatwierdzone przez CSJU, kontroler ex post reprezentujący CSJU stwierdził później, że alternatywne dowody przekazane przez beneficjenta były wystarczające do uznania powiązanych kosztów za kwalifikujące się.

Aby sytuacja była jasna dla beneficjentów, urzędników ds. finansów CSJU i dla zewnętrznych kontrolerów w odniesieniu do określonych powtarzających się problemów w zestawieniu poniesionych wydatków (np. alternatywne dowody na umowy o pracę), CSJU zaczęło opracowywać zasady wykonawcze (formalne decyzje zarządu) ustanawiające minimalne wymogi dla kwalifikowania się kosztów.

Poza koniecznością zajmowania się określonymi kwestiami indywidualnymi CSJU jest świadome ogólnej potrzeby poprawienia jakości i jasności niektórych świadectw kontroli i zorganizowało, tak jak w poprzednich latach, specjalne warsztaty dla wszystkich beneficjentów, w tym w 2013 r. obejmujące również kontrolerów wydających świadectwa kontroli sprawozdań finansowych, tak aby mieć pewność, że wszystkie strony rozumieją i stosują odpowiednie procedury.

18.

Wspólne przedsiębiorstwo przyjmuje do wiadomości, że działania podjęte w zakresie akceptowania zestawień poniesionych wydatków nie zawsze były właściwie sformalizowane, a właściwe dowody nie były dołączone do akt.

W przypadku technicznego odbioru sprawozdań partnerów CfP CSJU otrzymało obecnie ten sam poziom dostępu do elektronicznego procesu zatwierdzania co służby Komisji. To pomoże specjalistom ds. projektów CSJU lepiej dokumentować techniczny odbiór projektów.

W przypadku wymienionym przez Trybunał obie funkcje wyjątkowo sprawował kierownik administracji i finansów, który tego dnia pełnił funkcję zastępcy dyrektora wykonawczego w trakcie jego urlopu, zgodnie z decyzją dyrektora wykonawczego. Ponieważ zespół wspólnego przedsiębiorstwa jest mały, sytuacja ta zdarza się w wyjątkowych sytuacjach, gdy wiele osób jest na urlopie. W przypadku ostatniego kwartału wspólnemu przedsiębiorstwu udało się tego kompletnie uniknąć nawet w przypadku nieobecności.

W odniesieniu do sprawozdań w zakresie umów o udzielenie dotacji z partnerami wspólne przedsiębiorstwo wprowadziło w międzyczasie wydajny proces monitorowania. W ramach tego procesu beneficjentom regularnie przypomina się o ich obowiązkach w zakresie sprawozdawczości. W szczególnych przypadkach process będzie kontynuowany poprzez odpowiednie powiadomienia prawne w odniesieniu do przypadków poważnych braków w zakresie wymaganej sprawozdawczości.

19.

Zalecenia ze sprawozdania księgowego za 2012 r. są wdrażane. Funkcje systemu GMT są w dalszym stopniu rozwijane (zob. pkt 19), a CSJU przeprowadziło dalsze czynności zatwierdzające w zakresie nowych funkcji w sierpniu 2013 r. Przeprowadzono fizyczną inwentaryzację mebli. CSJU stosuje Datawarehouse do sprawozdawczości budżetowej.

20.

Audytor wewnętrzny zaktualizował strategiczny plan kontroli na rok 2013, uwzględniając kontrole poświadczenia wiarygodności, których nie wykonano w latach 2011 i 2012.

Pomimo zadań w zakresie kontroli poświadczenia wiarygodności niezrealizowanych jak zaplanowano w 2012 r. audytor wewnętrzny uwzględnił możliwe zagrożenia dotyczące kontroli wewnętrznej przez zapewnienie kompleksowych usług doradczych i bezpośrednie wsparcie dla zarządu CSJU. W wyniku kompleksowej oceny ryzyka audytor wewnętrzny opracował działania ograniczające ryzyko dla zarządu CSJU, aby zwiększyć skuteczność kontroli wewnętrznej wszystkich najważniejszych procesów biznesowych.

21.

W odniesieniu do kontroli przeprowadzonych przez IAS w zakresie rocznego procesu planowania w zarządzaniu dotacjami zarząd CSJU uzgodnił działania o charakterze zaradczym w odpowiedzi na uwagi poczynione przez kontrolerów. Działania te są obecnie wdrażane i będą oceniane przez IAS w odpowiednim czasie.

22.

Od 2014 r. Clean Sky Joint Undertaking przekształcone w inne przedsiębiorstwo/agencję w formie partnerstwa publiczno-prywatnego, które będzie objęte innymi ramami prawnymi, w tym zmienionym regulaminem finansowym. Dlatego też zmiana istniejącego Rregulaminu Ffinansowego wspólnego przedsiębiorstwa nie będzie już wdrażania, ponieważ będzie on jedynie miał zastosowanie do końca 2013 r. Spodziewamy się, że wzorcowy regulamin finansowy dla partnerstw publiczno-prywatnych objętych art. 209 rozporządzenia finansowego Komisji będzie obowiązywał od stycznia 2014 r. Na tej podstawie zostanie opracowany nowy Regulamin Finansowy Clean Sky JU.

Niezależnie od tego, postanowienia mającego zastosowanie obecnego Ramowego Regulaminu Finansowego odnoszące się do uprawnień audytora wewnętrznego Komisji są stosowane w praktyce przez CSJU od 2011 r.

23. + 24.

Brak uwag

25.

Wspólne przedsiębiorstwo wzmocni swoje monitorowanie w zakresie sprawozdawczości dotyczącej wykorzystania i eksploatacji wyników projektów badawczych ich rozpowszechniania, aby zapewnić zgodność z art. 7 decyzji nr 1982/2006/WE i z zasadami umów o udzielenie dotacji z członkami ITD i partnerami (CfP) CSJU. JU zwróci się do czlonkow ITD i partnerow (CfP) o specjalne sprawozdania na temat ochrony własności intelektualnej, wykorzystania i eksploatacji wyników osiągniętych w ramach programów badawczych poszczególnych ITD i projektów wyłonionych w konkursach aby zapewnić zgodność raportów beneficientów z ich formalnymi obowiązkamiiem w zakresie sprawozdawczości oraz aby uzyskać odpowiednią ilość informacji w wyniku takiego procesu sprawozdawczego.

W odniesieniu do zgodności z art. 27 rozporządzenia nr 1906/2006/WE, należy zwrócić uwagę, że zgodnie z preambułą p.27 „wspólne przedsiębiorstwa” nie są objęte tym Rozporządzeniem. Jednakże wspólne przedsiębiorstwo ma te same cele, co wymienione w art. 27 i będzie monitorować wdrażanie Planu Wykorzystania i Rozpowszechniania wyników projektu.