1.   Niniejsze zasady mają zastosowanie do następujących osób, zwanych dalej łącznie „ekspertami zewnętrznymi”:

2.   Ekspertami zewnętrznymi mogą być eksperci z sektora prywatnego lub eksperci rządowi:

1.   Wszyscy eksperci zewnętrzni są uprawnieni do zwrotu kosztów podróży z miejsca określonego w otrzymanym przez nich zaproszeniu (miejsce pracy lub zamieszkania) do miejsca posiedzenia najbardziej odpowiednimi środkami transportu, biorąc pod uwagę daną odległość. Zasadniczo oznacza to podróż koleją w wagonach drugiej klasy z punktu oddalonego od miejsca posiedzenia o mniej niż 400 km (w jedną stronę, biorąc pod uwagę oficjalną odległość określoną dla transportu kolejowego), a z punktu oddalonego o więcej niż 400 km – środkami transportu lotniczego w klasie ekonomicznej.

2.   Dyrektor Stałego Sekretariatu („dyrektor”) dokłada w szczególności starań, aby zapewnić organizację posiedzeń w sposób umożliwiający ekspertom zewnętrznym korzystanie z najbardziej ekonomicznych kosztów podróży. Dyrektor kontroluje szczególnie dokładnie wszystkie wnioski dotyczące zwrotu kosztów nadzwyczaj drogich lotów. Dyrektor jest uprawniony do przeprowadzania wszystkich niezbędnych kontroli i w tym celu może zażądać od ekspertów zewnętrznych okazania wszelkich potrzebnych dowodów. W uzasadnionych przypadkach dyrektor ma również prawo do ograniczenia kwoty zwrotu kosztów do wysokości standardowych stawek zazwyczaj stosowanych w odniesieniu do zwykłej podróży ekspertów zewnętrznych z miejsca ich pracy do miejsca, w którym odbywa się posiedzenie.

3.   Koszty podróży są zwracane po przedstawieniu oryginalnych dokumentów potwierdzających: biletów i faktur lub, w przypadku rezerwacji online, wydruku elektronicznych kart rezerwacji i kart pokładowych z podróży do miejsca docelowego. Dostarczone dokumenty muszą zawierać informacje o klasie, w jakiej podróżował pasażer, czasie podróży i cenie biletu.

4.   Koszt podróży pojazdem prywatnym zwraca się na podstawie takiej stawki, jaka obowiązuje dla biletów uprawniających do przejazdu środkami transportu kolejowego w drugiej klasie.

5.   Jeżeli na danej trasie nie kursuje żaden pociąg, koszt podróży pojazdem prywatnym zwraca się na podstawie stawki wynoszącej 0,22 EUR/km.

6.   Koszty przejazdu taksówką nie podlegają zwrotowi.

1.   Dieta dzienna („DSA”) wypłacana za każdy dzień posiedzenia jest zryczałtowana i pokrywa wszystkie wydatki poniesione w miejscu posiedzenia, w tym koszty posiłków i transportu lokalnego (opłaty za przejazdy autobusem, tramwajem, metrem lub taksówką; opłaty za postój i za przejazd autostradą itp.) oraz koszty ubezpieczenia podróżnego i wypadkowego.

2.   Dieta dzienna wynosi 92,00 EUR.

3.   Jeśli odległość między podanym w zaproszeniu miejscem wyjazdu a miejscem, w którym odbywa się posiedzenie, wynosi 100 km lub mniej, wysokość diety dziennej zostaje zmniejszona o 50 %.

4.   Eksperci zewnętrzni, którzy są zmuszeni spędzić co najmniej jedną noc w miejscu posiedzenia, ponieważ godziny posiedzeń nie odpowiadają godzinom lotów lub odjazdów/przyjazdów pociągów (1), są uprawnieni do dodatku na zakwaterowanie. Dodatek ten wynosi 100,00 EUR za noc. Liczba noclegów nie może przekraczać liczby dni posiedzenia + 1.

5.   W wyjątkowych przypadkach możliwe jest wypłacenie dodatkowego dodatku na zakwaterowanie i dodatkowej diety dziennej, jeżeli przedłużenie pobytu umożliwiłoby ekspertowi zewnętrznemu uzyskanie obniżenia kosztów transportu w wysokości przekraczającej wartość takich świadczeń.

6.   Wysokość diety dziennej lub dodatku na zakwaterowanie dla ekspertów zewnętrznych wysokiego szczebla może zostać zwiększona o 50 % na mocy uzasadnionej decyzji dyrektora.

1.   O ile nie określono inaczej w zaproszeniu i we wniosku o organizację posiedzenia, eksperci z sektora prywatnego są uprawnieni do diety dziennej za każdy dzień posiedzenia, a w stosownych przypadkach do dodatku na zakwaterowanie, pod warunkiem, że złożą oświadczenie, że za dany pobyt nie otrzymali już podobnego świadczenia (podobnych świadczeń) od innej instytucji. Dyrektor zapewnia spójność treści zaproszenia i wniosku o organizację posiedzenia.

2.   Eksperci rządowi są uprawnieni są do diety dziennej za każdy dzień posiedzenia, a w stosownych przypadkach do dodatku na zakwaterowanie, pod warunkiem, że zostało to przewidziane w odpowiednim regulaminie komitetu lub grupy roboczej oraz pod warunkiem, że złożą oni oświadczenie, że za dany pobyt nie otrzymali już podobnych świadczeń od administracji swojego państwa.

3.   Dyrektor może, na podstawie uzasadnionej decyzji i za okazaniem dokumentów uzupełniających, zezwolić na zwrot wydatków poniesionych przez ekspertów zewnętrznych w związku ze specjalnymi instrukcjami, które otrzymali na piśmie.

4.   Wszelkie zwroty kosztów podróży, diety dzienne i dodatki na zakwaterowanie są dokonywane na jeden rachunek bankowy na każdego eksperta zewnętrznego.

5.   Zwrot kosztów poniesionych przez ekspertów rządowych dokonywany jest przelewem na rachunek, którego posiadaczem jest rząd, jedno z ministerstw krajowych lub organ publiczny, o ile rząd, jedno z ministerstw krajowych lub organ publiczny nie określiły inaczej.

1.   Maksymalna liczba ekspertów zewnętrznych na posiedzenie, niezależnie od tego, czy są oni uprawnieni do zwrotu poniesionych kosztów, to jedna osoba na Stronę z Europy Południowo-Wschodniej i na każde państwo członkowskie UE zaproszona w charakterze eksperta rządowego, a także określona liczba ekspertów z sektora prywatnego równa liczbie ekspertów rządowych.

2.   Dyrektor może odstąpić od zasady określonej w ust. 1, w drodze uzasadnionej decyzji, w przypadku wspólnych posiedzeń kilku komitetów lub grup roboczych.

1.   Zlecenie płatnicze jest sporządzane na podstawie wniosku o zwrot, należycie wypełnionego i podpisanego przez eksperta zewnętrznego oraz przez sekretarza posiedzenia, którego zadaniem jest potwierdzenie obecności eksperta zewnętrznego.

2.   Eksperci zewnętrzni dostarczają sekretarzowi posiedzenia dokumenty niezbędne do zwrotu kosztów drogą listowną, faksem lub pocztą elektroniczną najpóźniej 30 dni kalendarzowych od daty posiedzenia (liczy się data stempla pocztowego lub data wysłania faksu lub listu elektronicznego).

3.   Stały Sekretariat zwraca koszty poniesione przez ekspertów zewnętrznych w terminie 30 dni kalendarzowych.

4.   Jeżeli ekspert zewnętrzny nie przedstawi należytego uzasadnienia, zatwierdzonego przez dyrektora w drodze uzasadnionej decyzji, niedopełnienie wymogów określonych w ust. 2 zwalnia Wspólnotę Transportową z obowiązku zwrotu kosztów podróży oraz wypłaty wymienionych dodatków.

1.   Koszty podróży zwraca się w euro, w stosownych przypadkach po kursie wymiany obowiązującym w dniu posiedzenia.

2.   Dietę dzienną oraz, w stosownych przypadkach, dodatek na zakwaterowanie zwraca się w euro po stawce zryczałtowanej obowiązującej w dniu posiedzenia.