5.12.2008   

PL

Dziennik Urzędowy Unii Europejskiej

C 311/34

SPRAWOZDANIE

dotyczące sprawozdania finansowego Europejskiej Agencji Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach za rok budżetowy 2007, wraz z odpowiedziami Agencji

(2008/C 311/06)

SPIS TREŚCI

1–2

 WSTĘP

3–6

 POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

7–12

 UWAGI

Tabele 1–4

Odpowiedzi Agencji

WSTĘP

1.

Europejska Agencja Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach (zwana dalej „Agencją”) została ustanowiona na mocy rozporządzenia Rady (WE) nr 2007/2004 z dnia 26 października 2004 r. (1). Głównym zadaniem Agencji jest koordynacja działań państw członkowskich w dziedzinie zarządzania granicami zewnętrznymi (wsparcie współpracy operacyjnej, pomoc techniczna i operacyjna, analiza ryzyka).

2.

W tabeli 1 skrótowo przedstawiono kompetencje i działania Agencji. Najważniejsze dane ze sporządzonego przez Agencję sprawozdania finansowego za rok budżetowy 2007 przedstawiono do celów informacyjnych w tabelach 2, 3 i 4.

POŚWIADCZENIE WIARYGODNOŚCI

3.

Niniejsze poświadczenie jest skierowane do Parlamentu Europejskiego i Rady na mocy art. 185 ust. 2 rozporządzenia Rady (WE, Euratom) nr 1605/2002 z dnia 25 czerwca 2002 r. (2). Sporządzono je w wyniku zbadania sprawozdania finansowego Agencji, zgodnie z postanowieniami art. 248 Traktatu ustanawiającego Wspólnotę Europejską.

4.

Sprawozdanie finansowe Agencji za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2007 r. (3) zostało sporządzone przez jej dyrektora wykonawczego zgodnie z art. 30 rozporządzenia (WE) nr 2007/2004 i przekazane Trybunałowi, który jest zobowiązany do wydania poświadczenia na temat wiarygodności tego sprawozdania oraz legalności i prawidłowości transakcji leżących u jego podstaw.

5.

Trybunał przeprowadził kontrolę zgodnie z międzynarodowymi standardami kontroli IFAC i ISSAI (4) oraz opracowanymi przez te organizacje kodeksami etyki w takim zakresie, w jakim znajdują one zastosowanie w kontekście Wspólnoty Europejskiej. Kontrola została zaplanowana i przeprowadzona tak, aby uzyskać wystarczającą pewność, że sprawozdanie finansowe jest wiarygodne, a transakcje leżące u jego podstaw legalne i prawidłowe.

6.

Trybunał uzyskał uzasadnioną podstawę do wydania poniższego poświadczenia:

Wiarygodność rozliczeńSprawozdanie finansowe Agencji za rok budżetowy zakończony dnia 31 grudnia 2007 r. jest wiarygodne we wszystkich istotnych aspektach.Legalność i prawidłowość transakcji leżących u podstaw rozliczeńTransakcje leżące u podstaw rocznego sprawozdania finansowego Agencji są, jako całość, legalne i prawidłowe.Nie podważając powyższych stwierdzeń, Trybunał pragnie podkreślić uwagę wyrażoną w pkt 8.

UWAGI

7.

Budżet Agencji na 2007 r. wyniósł 42,1 mln euro w porównaniu z 19,2 mln euro w budżecie na rok poprzedni. Ten znaczny wzrost spowodowany był dodaniem przez władze budżetowe w sierpniu 2007 r. kwoty 19,9 mln euro do początkowego budżetu w wysokości 22,2 mln euro. Główne wydatki na działalność operacyjną związane były z koordynacją wspólnych operacji dotyczących granic lądowych, morskich i powietrznych, dokonywaniem ocen ryzyka i prowadzeniem szkoleń. Podstawą finansowania budżetu Agencji są w głównej mierze dotacje z Komisji. Wykorzystano 38,4 mln euro ze środków na zobowiązania na 2007 r., z czego 13,3 mln euro wypłacono, a 22,4 mln euro przeniesiono. Środki przeniesione nieautomatycznie wyniosły 0,3 mln euro. Anulowano 6,4 mln euro niewykorzystanych środków. Środki przeniesione z poprzedniego roku budżetowego wyniosły 11,8 mln euro, z czego 4,7 mln euro anulowano. Ogółem nie wypłacono prawie 70 % udostępnionych na 2007 r. środków. Wysoki poziom przeniesień i anulacji wskazuje na znaczne uchybienia w zakresie programowania i monitorowania działalności Agencji.

8.

Przeniesione na 2008 r. zobowiązania dotyczące umów o dotację, związane z działalnością operacyjną (Tytuł III), wyniosły 18,4 mln euro. Znaczną część tych zobowiązań zaciągnięto na podstawie zawyżonych szacunków kosztów (5). W wyniku tego możliwe jest, że nadwyżka budżetowa do zwrotu Komisji, przedstawiona w bilansie na koniec roku, jest zaniżona. Wpływ finansowy nie może być jednak wyliczony z wystarczającą dokładnością do momentu rozliczenia odnośnych umów o dotację.

9.

Innym powodem wzrostu przeniesień środków był fakt, że kraje partnerskie często przesyłały końcowe wnioski o zwrot kosztów z dużym opóźnieniem, w związku z czym Agencja miała problemy z terminowym dokonywaniem płatności.

10.

Środki pieniężne w dużej kwocie w posiadaniu Agencji pozostają niewykorzystane na bardzo nisko oprocentowanych rachunkach bankowych (6), ponieważ nie ma żadnej polityki zarządzania środkami pieniężnymi.

11.

Analiza wykazu wyjątków (7) jasno pokazuje stałe problemy Agencji związane z systemem zobowiązań. Zobowiązania budżetowe podejmowano już po podjęciu zobowiązań prawnych (25 przypadków na ogólną kwotę 1,5 mln euro), natomiast umowy o dotację z krajami partnerskimi podpisywane były na działania, które już się rozpoczęły lub nawet zakończyły (33 przypadki wyjątków na ogólną kwotę 8,6 mln euro).

12.

Zasady zastosowane w przepisach wykonawczych do regulaminu pracowniczego, dotyczące minimalnego doświadczenia wymaganego na danym stanowisku, różnią się od zasad ustalonych pomiędzy agencjami a Komisją Europejską (8). Powyższa sytuacja stanowiła naruszenie zasady równego traktowania.

Niniejsze sprawozdanie zostało przyjęte przez Trybunał Obrachunkowy w Luksemburgu na posiedzeniu w dniach24 i 25 września 2008 r.

W imieniu Trybunału Obrachunkowego

Vítor Manuel da SILVA CALDEIRA

Prezes

(1)  Dz.U. L 349 z 25.11.2004, s. 1.

(2)  Dz.U. L 248 z 16.9.2002, s. 1.

(3)  Sprawozdanie finansowe zostało sporządzone w dniu 13 czerwca 2008 r. i wpłynęło do Trybunału w dniu 27 czerwca 2008 r.

(4)  Międzynarodowa Federacja Księgowych (IFAC) i Międzynarodowe Standardy Najwyższych Organów Kontroli (ISSAI).

(5)  W odniesieniu do 11 umów o dotację rozliczonych w 2007 r. Trybunał oszacował, że koszty zostały zawyżone średnio o 30 %. Zobowiązania przeniesione na 2008 r. mogą zatem być zawyżone o kwotę ok. 5,5 mln euro.

(6)  Środki te są nie tylko niewykorzystane, ale także w znacznej mierze nieproduktywne, jako że zdeponowano je na rachunku przynoszącym jedynie 0,7 % odsetek.

(7)  Agencja wprowadziła wykaz wyjątków w dniu 1 kwietnia 2007 r. Pierwszy wpis został dokonany w dniu 30 maja 2007 r. Na dzień 31 grudnia 2007 r. wykaz zawierał 64 wyjątki związane z działalnością operacyjną.

(8)  Na podstawie art. 110 regulaminu pracowniczego. Przykładowo wymaga się tylko 8 lat doświadczenia na stanowisko AD 10, podczas gdy w innych agencjach normą jest wymóg 12 lat doświadczenia.

 

Tabela 1

Europejska Agencja Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach — Frontex (Warszawa)

Zakres kompetencji wspólnotowych według Traktatu

Kompetencje Agencji określone w rozporządzeniu Rady (WE) nr 2007/2004

Zarządzanie

Środki udostępnione Agencji w 2007 r.

(w 2006 r.)

Produkty i usługi w 2007 r.

Polityka Wspólnoty w tym obszarze ma na celu opracowanie wspólnych norm i procedur dotyczących prowadzenia kontroli osób przekraczających zewnętrzne granice państw członkowskich; ponadto podjęte zostaną działania zapewniające współpracę między właściwymi służbami administracyjnymi państw członkowskich w dziedzinach określonych w niniejszym tytule, jak również między tymi służbami a Komisją.

(art. 62 ust. 2 lit. a) i art. 66 Traktatu)

Cele

Agencja została ustanowiona w celu poprawy zintegrowanego zarządzania zewnętrznymi granicami państw członkowskich UE.

Cele Agencji:

a)

ułatwienie i zwiększenie skuteczności stosowania istniejących i przyszłych środków wspólnotowych związanych z zarządzaniem zewnętrznymi granicami;

b)

koordynacja działań państw członkowskich w zakresie wdrażania tych środków i w ten sposób pomoc w zapewnieniu wysokiego poziomu skutecznej i jednolitej kontroli osób oraz ochrony zewnętrznych granic państw członkowskich;

c)

zapewnienie Komisji i państwom członkowskim niezbędnego wsparcia technicznego oraz doradztwa eksperckiego w zakresie zarządzania zewnętrznymi granicami oraz wspieranie solidarności między państwami członkowskimi.

Zadania:

1)

koordynacja współpracy operacyjnej między państwami członkowskimi w dziedzinie zarządzania granicami zewnętrznymi;

2)

wspomaganie państw członkowskich w szkoleniach krajowych funkcjonariuszy straży granicznych, w tym w ustanowieniu wspólnych standardów szkoleniowych;

3)

prowadzenie analizy ryzyka;

4)

śledzenia rozwoju badań mających znaczenie dla kontroli i ochrony granic zewnętrznych;

5)

wspomaganie państw członkowskich w sytuacjach wymagających zwiększonej pomocy technicznej i operacyjnej;

6)

udzielanie państwom członkowskim niezbędnego wsparcia w organizowaniu wspólnych działań związanych z powrotami.

1.   Zarząd

Skład:

—

po jednym przedstawicielu każdego państwa członkowskiego,

—

dwóch przedstawicieli Komisji,

—

po jednym przedstawicielu każdego kraju stowarzyszonego w ramach Układu z Schengen (Norwegia, Islandia) z ograniczonym prawem głosu.

2.   Dyrektor wykonawczy

Mianowany przez Zarząd na wniosek Komisji.

3.   Kontrola zewnętrzna

Trybunał Obrachunkowy.

4.   Organ udzielający absolutorium z wykonania budżetu

Parlament działający na zalecenie Rady.

Budżet ostateczny na 2007 r.

42,2 mln euro (19,2 mln euro)

Dotacje wspólnotowe:

40,1 mln euro, tj. 97,2 % (18,9 mln euro, tj. 98,8%)

Wkład Zjednoczonego Królestwa i Irlandii:

0,8 mln euro, tj. 1,9 % (0,2 mln euro, tj. 1,2 %)

Wkład krajów stowarzyszonych Schengen:

0,9 mln euro, tj. 2,1 %

Zatrudnienie na dzień 31 grudnia 2007 r.

W planie zatrudnienia: 49 (28)

Pracownicy zatrudnieni na czas określony: 48 (25)

Pracownicy ogółem: 132 (72)

plus 84 (47) innych pracowników (oddelegowani eksperci narodowi, pracownicy kontraktowi, pracownicy pomocniczy).

z czego wykonujący zadania:

—

operacyjne: 103 (43)

—

administracyjne: 29 (29)

Analiza ryzyka:

sporządzenie 2 ogólnych/rocznych ocen,

ukończenie (lub ukończenie planowane na pierwszy kwartał 2008 r.) 21 ocen na zamówienie,

wydanie 40 analitycznych ocen ex ante dotyczących wspólnych operacji Frontexu,

publikacja 2 biuletynów na temat utrzymania porządku publicznego oraz 3 biuletynów publicznych.

uruchomienie systemu stałej wymiany informacji w ramach sieci Frontex Risk Analysis Network (system informowania o incydentach (IRS), miesięczne sprawozdania analityczne i miesięczne sprawozdania statystyczne).

Współpraca operacyjna:

przeprowadzenie 25 wspólnych operacji koordynowanych przez Frontex, rozpoczęcie 7 projektów pilotażowych.

Pomoc dla państw członkowskich:

pomoc dla państw członkowskich na ich prośbę w 10 operacjach powrotu oraz koordynacja i współfinansowanie 9 operacji powrotu prowadzonych przez państwa członkowskie.

Pomoc przy operacjach powrotu:

koordynacja i współfinansowanie 9 operacji powrotu wraz z państwami członkowskimi.

Szkolenia:

organizacja lub współfinansowanie 39 spotkań w ramach 13 projektów. Przeszkolono 600 członków straży granicznej różnego stopnia podczas 38 sesji szkoleniowych o różnym czasie trwania.

Badania i rozwój:

publikacja 8 sprawozdań i biuletynów,

zorganizowano 5 warsztatów w zakresie badań i rozwoju,

rozpoczęcie 9 projektów, część z nich jeszcze trwa,

uczestnictwo w 18 spotkaniach, konferencjach i seminariach.

Współpraca w państwami partnerskimi spoza UE:

zarząd upoważnił Frontex do negocjacji w zakresie porozumień o współpracy z 5 krajami (BJRM, Zielonym Przylądkiem, Egiptem, Mołdawią, Gruzją),

podpisanie porozumienia o współpracy z Ukrainą,

zaangażowanie Rosji i Ukrainy w 2 seminaria w zakresie zintegrowanego zarządzania granicami,

zaangażowanie Ukrainy w 5 projektów pilotażowych Frontexu.

Współpraca z Europolem i innymi podobnymi organizacjami:

uczestnictwo w przygotowaniu przez Europol oceny zagrożenia przestępczością zorganizowaną,

podtrzymanie i wykorzystanie współpracy roboczej z licznymi organizacjami (np. IOM, UNHCR, OLAF, Eurojust).

Źródło: Informacje przekazane przez Agencję.


Tabela 2

Europejska Agencja Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach — Frontex (Warszawa) — Wykonanie budżetu za rok budżetowy 2007

(w tys. euro)

Dochody

Wydatki

Źródło dochodów

Dochody wpisane w ostateczny budżet

Pobrane dochody

Przeznaczenie wydatków

Środki w ramach budżetu ostatecznego

Środki przeniesione z poprzedniego roku budżetowego

wpisane

przyznane na zobowiązania

wypłacone

przeniesione

anulowane

dostępne

wypłacone

anulowane

Dotacje wspólnotowe

40 980

40 991

Tytuł I

Personel

9 387

7 767

6 332

1 435

1 620

1 065

417

648

Inne dotacje

1 170

820

Tytuł II

Administracja

5 267

4 018

1 765

2 593 (1)

909 (1)

931

726

205

Inne dochody

p.m.

9

Tytuł III

Działania operacyjne

27 496

26 599

5 214

18 399

3 884

9 778

5 942

3 836

Ogółem

42 150

41 820

Ogółem

42 150

38 384

13 312

22 426

6 413

11 774

7 085

4 689

Źródło: Dane przekazane przez Agencję. Tabela zawiera skróconą wersję danych przedstawionych przez Agencję w jej sprawozdaniu finansowym. Pobrane dochody oraz płatności są określane metodą kasową.


Tabela 3

Europejska Agencja Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach — Frontex (Warszawa) — Rachunek dochodów i wydatków za lata budżetowe 2007 i 2006

(w tys. euro)

 

2007

2006

Dochody operacyjne

Dotacje wspólnotowe

30 439

15 129

Wkład krajów

1 738

226

Różne

127

26

Ogółem (a)

32 304

15 381

Wydatki operacyjne

Wydatki na personel

4 090

860

Wydatki związane z aktywami trwałymi

78

7

Inne wydatki administracyjne

4 931

613

Wydatki operacyjne

20 887

4 349

Ogółem (b)

29 986

5 829

Nadwyżka (deficyt) z działalności operacyjnej (c = a – b)

2 318

9 552

Wydatki na operacje finansowe (d)

1

5

Nadwyżka (deficyt) z działalności innej niż operacyjna (e = – d)

–1

–5

Wynik ekonomiczny za rok budżetowy (f = c + e)

2 317

9 547

Źródło: Dane przekazane przez Agencję. Tabela zawiera skróconą wersję danych przedstawionych przez Agencję w jej sprawozdaniu finansowym. Rozliczeń dokonano metodą memoriałową.


Tabela 4

Europejska Agencja Zarządzania Współpracą Operacyjną na Zewnętrznych Granicach — Frontex (Warszawa) — Bilans na dzień 31 grudnia 2007 r. i 31 grudnia 2006 r.

(w tys. euro)

 

2007

2006

Aktywa trwałe

Wartości niematerialne i prawne

103

0

Rzeczowe aktywa trwałe

588

31

Aktywa obrotowe

Prefinansowanie krótkoterminowe

40

0

Należności krótkoterminowe

1 457

75

Środki pieniężne i ekwiwalenty środków pieniężnych

32 637

14 236

Aktywa ogółem

34 825

14 342

Zobowiązania krótkoterminowe

Rezerwy na ryzyko i obciążenia

75

84

Zobowiązania

22 886

4 711

Zobowiązania ogółem

22 961

4 795

Aktywa netto

11 864

9 547

Rezerwa

Skumulowana nadwyżka/deficyt

9 547

0

Wynik ekonomiczny za rok budżetowy

2 317

9 547

Kapitał netto

11 864

9 547

Źródło: Dane przekazane przez Agencję. Tabela zawiera skróconą wersję danych przedstawionych przez Agencję w jej sprawozdaniu finansowym. Rozliczeń dokonano metodą memoriałową.

(1)  Obejmuje nieautomatyczne przeniesienia w wysokości 340 000 euro.

Źródło: Dane przekazane przez Agencję. Tabela zawiera skróconą wersję danych przedstawionych przez Agencję w jej sprawozdaniu finansowym. Pobrane dochody oraz płatności są określane metodą kasową.

ODPOWIEDZI AGENCJI

7.

Podstawą zwiększenia budżetu w wysokości 19,9 miliona euro są dwie poprawki:

1)

Kwota 12,8 miliona euro wstępnego budżetu została zamrożona przez organ budżetowy i została faktycznie udostępniona dopiero w czerwcu 2007 r., dlatego też zobowiązania były możliwe dopiero w drugiej połowie 2007 r.

2)

Kwota 7 milionów euro została udostępniona przez Komisję w czerwcu 2007 r. do wykorzystania w związku z działaniami na granicach morskich. Ponieważ takie działania wymagają udostępnienia statków i samolotów przez państwa członkowskie oraz, z powodu swojej złożoności, zmuszają do ważnych i czasochłonnych zadań koordynacyjnych, zobowiązania mogły być poczynione dopiero pod koniec 2007 r.

Taka sytuacja wpłynęła na kwotę płatności w 2007 r. i doprowadziła do istotnych przeniesień.

Agencja podkreśla jednak fakt znacznej poprawy monitorowania wydatków w 2007 r. Sporządzono miesięczne sprawozdania z realizacji budżetu i przedstawiono je kierownictwu.

8.

Szacowanie kosztów to złożony problem; w celu jego rozwiązania wprowadzone będzie ściślejsze zarządzanie budżetem. Frontex rozpoczął tworzenie centralnego rejestru wyposażenia technicznego (CRATE). Zawiera on wykaz sprzętu z państw członkowskich, którego można używać we wspólnych operacjach, i jest powiązany ze wspólną metodą kalkulacji kosztów (REM). Koncepcja REM będzie stosowana i oceniana w latach 2008–2009 i powinna doprowadzić do wydajniejszego wykorzystania środków budżetowych. Ponadto Frontex rozpoczął wprowadzanie etapów do działań długoterminowych w celu ułatwienia zarządzania budżetem.

9.

Frontex i państwa członkowskie ustaliły w ramowej umowie o partnerstwie (FPA), że państwa członkowskie będą nadsyłać wnioski o zwroty w terminie 45 dni po zakończeniu działania. Jednak biorąc pod uwagę trudności państw członkowskich z pozyskaniem wszystkich faktur w należytym terminie, Agencja nie będzie odmawiać wypłaty, gdy wniosek wpłynie po 45 dniach. Dyrektor wykonawczy wielokrotnie informował o tym problemie Zarząd w trakcie posiedzeń.

Od początku 2008 r. do uczestniczących państw członkowskich są systematycznie wysyłane monity.

Od połowy 2008 r. Frontex będzie co miesiąc wysyłał wszystkim państwom członkowskim przegląd wszystkich wypłat.

Ponadto jednostki/sektory Frontex są co miesiąc informowane o fakturach do zapłaty.

10.

Agencja podejmie próbę renegocjacji warunków ze swoim bankiem i sprawdzi, czy inne banki oferują lepsze warunki.

11.

Ponieważ do końca czerwca 2008 r. prowadzone działania nie przyniosły żadnej poprawy w całkowitej liczbie zgłaszanych wyjątków, opracowano plan działania, którego celem jest poprawa sytuacji poprzez np. wyznaczanie państwom członkowskim terminów na przysyłanie do Agencji szacunków budżetowych dotyczących swojego współfinansowania, aby ustalić ostateczną kwotę dotacji; dzięki temu uniknie się podpisów ex post. Inne przewidywane działania obejmują utworzenie systemu monitorującego zobowiązania dla kierowników projektu oraz ostatecznie korzystanie z narzędzia informatycznego.

12.

Agencja zastosowała te zasady przez analogię z art. 31 ust. 2 regulaminu pracowniczego, który stanowi, że w celu uwzględnienia określonych potrzeb instytucji przy rekrutacji należy również wziąć pod uwagę warunki na rynku pracy panujące w danym momencie we Wspólnocie.

Agencja musi pozyskiwać wysoko wykwalifikowanych specjalistów z różnych dziedzin, w szczególności w dziedzinie egzekwowania prawa, dlatego też musi proponować atrakcyjnie zaszeregowanie i wynagrodzenie dla danych stanowisk, biorąc pod uwagę negatywny wpływ współczynnika korygującego płac stosowanego w Polsce.
  翻译：