13.

No que respeita aos acordos de adjudicação de contratos da ITER, os progressos oficiais dos trabalhos são marcados, em termos de valor, pelas etapas do programa de concessão de crédito (CAS) que a F4E completa anualmente no sentido da conclusão do contrato em causa. É isto que a organização internacional ITER reconhece oficialmente no que respeita aos progressos. No entanto, o valor das etapas do CAS aumenta à medida que o contrato avança, pelo que o reconhecimento através dos créditos é enviesado. Por esse motivo, os acordos de adjudicação dos contratos são diretamente acompanhados através das etapas do CAS, mas são também indiretamente acompanhados através da conclusão das etapas dos contratos associados.

14.

Importa notar que a proporção de autorizações individuais aumentou 13 % desde 2012 e que o plano de execução do orçamento de 2013 indica que a percentagem de autorizações individuais deve ascender a 80 % no final de 2013. A F4E está, pois, a recuperar progressivamente o atraso na execução dos contratos associados ao orçamento anual/programa de trabalho. Acresce que a previsão da execução confirma a utilização, em 2013, da totalidade das verbas disponíveis nas autorizações globais de 2012.

15.

A F4E considera que o sistema geral de controlo interno está estabelecido e vai evoluindo para responder às necessidades da organização. O estabelecimento e a implementação de um sistema de controlo interno evolui com as mudanças na organização e deve ser considerado um processo contínuo e permanente.

Desde a sua criação, a F4E definiu como uma das suas principais prioridades o desenvolvimento de estratégias gerais de controlo. Já foram estabelecidos vários sistemas de controlo, que estão a proporcionar à administração as garantias necessárias. Além disso, em 2012, foi criada, sob a tutela direta do Diretor, uma equipa para desenvolver e implementar a estratégia geral de controlo da F4E, acompanhar a eficácia do ambiente de controlo interno e seguir todas as recomendações das auditorias internas e externas.

Independentemente da conclusão geral, e sem que tal tenha um impacto significativo na validação, a empresa de consultoria independente identificou várias exceções e/ou domínios que podem ser melhorados. Importa notar que vários destes domínios suscetíveis de serem melhorados já haviam sido identificados em auditorias e/ou avaliações anteriores e incluídos nos planos de ação correspondentes. A principal questão abordada pela empresa de auditoria independente e que exigia medidas imediatas prendia-se com contratos operacionais. Esta recomendação foi de imediato levada à atenção da administração da F4E, tendo sido determinadas medidas corretivas no âmbito de um plano de ação.

Desde a sua criação, a Empresa Comum envidou consideráveis esforços para desenvolver um sistema integrado de controlo e gestão da informação que permita acompanhar de perto as estimativas e os desvios dos custos (ver ponto 29).

No que respeita ao seguimento das auditorias internas e externas, importa notar que, apesar da observação do TCE, o Comité de Auditoria, na sua reunião de 14 de junho de 2013, reconheceu os avanços e manifestou a sua satisfação pelos progressos realizados na implementação dos planos de ação.

A gestão dos riscos foi estabelecida e está sistematicamente integrada ao nível dos projetos. Foi designado um gestor de riscos para acompanhar o registo dos riscos e as medidas para os atenuar. O registo dos riscos é atualizado para cada reunião do Conselho de Administração.

16.

Devido ao seu baixo valor médio, os procedimentos por negociação representam 40 % dos procedimentos de adjudicação de contratos operacionais lançados durante o ano, mas menos de 10 % das autorizações anuais da Empresa Comum: a este propósito, o recurso a procedimentos por negociação que envolvem valores reduzidos permite à Empresa Comum concentrar os limitados recursos internos nos contratos de elevado valor e elevado risco, com um efeito benéfico de atenuação dos riscos.

No que respeita ao muito baixo número de propostas recebidas no âmbito dos convites à apresentação de propostas, a Empresa Comum admite que existe um problema: até agora, todas as tentativas para melhorar e aumentar a resposta aos convites à apresentação de propostas fracassaram. Pensa-se que tal é devido ao caráter extremamente especializado das subvenções F4E, que apenas têm interesse para um número muito limitado de candidatos na Europa.

Importa notar que no seu estudo «Potential for reorganization within the ITER project to improve cost-effectiveness», encomendado pela Comissão do Controlo Orçamental do Parlamento Europeu, a Ernst & Young admite que as regras impostas à F4E não estão bem adaptadas aos seus objetivos muito específicos e limitam a sua capacidade de abordar a rentabilidade de forma inovadora.

17.

Relativamente à primeira conclusão, a F4E concorda com a afirmação segundo a qual o seu modelo de convenção de subvenção não prevê sanções. O projeto de Regulamento Financeiro aprovado pelo Conselho de Administração da F4E em 2007 previa a possibilidade de a Empresa Comum impor sanções. Essa possibilidade foi excluída na sequência de um pedido nesse sentido apresentado pela Comissão Europeia no decurso de um processo de consulta ao abrigo do artigo 5.o dos Estatutos.

Não obstante, a F4E está convicta de que a ausência de uma disposição desta natureza no modelo de convenção de subvenção não a expõe de forma significativa ao risco de não obter resultados em tempo útil ou de obter resultados que não tenham qualidade. De acordo com o modelo de convenção de subvenção, a F4E pode sempre denunciar a convenção de subvenção e exigir, em caso de não execução ou má execução, incumprimento de obrigações essenciais e outras circunstâncias especificadas no modelo de convenção de subvenção, o reembolso da totalidade ou de parte da contribuição financeira da F4E.

Relativamente à segunda conclusão, importa notar que, no seguimento da limitação do âmbito do certificado de auditoria, a F4E solicitou ao beneficiário esclarecimentos sobre os custos indiretos e, subsequentemente, solicitou à empresa de auditoria que apresentasse uma alteração ao certificado de auditoria. O pagamento foi autorizado com base nos elementos comprovativos adicionais recebidos.

18.

A F4E gostaria de confirmar que, na reorganização dos seus circuitos financeiros, em junho de 2013, teve em conta as conclusões preliminares dos auditores. Nessa medida, foram previstos controlos adicionais ao nível do relatório de aceitação técnica, para que os pedidos de pagamento apenas possam ser aprovados se não existirem situações de não conformidade. Acresce que, presentemente, os agentes financeiros procedem igualmente a uma apreciação do relatório de aceitação técnica, assegurando que o relatório técnico e a fatura estão em conformidade com as condições contratuais.

19.

A F4E verifica a equivalência das regras em matéria de adjudicação de contratos da outra parte contratante com as suas próprias regras em relação a cada procedimento conjunto em que sejam utilizadas as regras da outra parte, conforme previsto no artigo 83.o das normas de execução da F4E. A F4E concorda com o Tribunal quanto ao facto de poder ser adequado estabelecer normas comuns para a Empresa Comum verificar essa equivalência de modo uniforme nos futuros procedimentos conjuntos, apesar de o artigo 83.o das normas de execução não o exigir expressamente.

20.

Relativamente à utilização de anúncios de informação prévia, não foi intenção da Empresa Comum utilizar o anúncio de informação prévia para reduzir o prazo mínimo para receção de propostas, tendo sido considerada mais útil para aumentar a visibilidade e a concorrência a realização de jornadas de informação junto da indústria europeia antes da publicação do anúncio de contrato, proporcionando aos operadores económicos a possibilidade de fazer perguntas sobre aspetos técnicos e administrativos gerais do convite, bem como de estabelecer contacto com possíveis parceiros de negócios.

No que respeita à não conformidade com o artigo 85.o do Regulamento Financeiro, a Empresa Comum concorda com as conclusões do Tribunal; importa, contudo, notar que, entretanto, a Empresa Comum obteve acesso ao sistema de alerta rápido e que o controlo é agora realizado em relação à adjudicação de todos os contratos.

Aquando da assinatura de um contrato, em dezembro de 2012, a F4E obteve uma garantia de um banco que não satisfazia os requisitos de notação do contrato (uma notação BBB, no mínimo). Esta situação foi detetada pela equipa financeira por ocasião da validação do pagamento de pré financiamento, tendo a garantia sido subsequentemente rejeitada. Nestas circunstâncias, solicitou-se ao contratante que fornecesse uma garantia válida de um banco com a notação requerida. No entanto, dado que o encerramento das contas se aproximava e que o contratante forneceu garantias suficientes relativamente às negociações em curso com outro banco, o gestor orçamental decidiu autorizar o pagamento do pré financiamento. Esta decisão foi baseada na avaliação de que os prejuízos causados à F4E pela perda das dotações de pagamento seriam muito superiores ao risco de não obter uma nova garantia, atento o facto de que o pagamento de pré financiamento ainda estava coberto pela garantia inicial. A nova garantia bancária foi fornecida na primeira semana de fevereiro.

Relativamente a um dos procedimentos referidos, é evidente que a estimativa dos custos não estava correta, devido ao facto de não ter sido atualizada no decurso da conceção (antes da publicação do convite à apresentação de propostas).

Em contrapartida, no segundo procedimento, a grande diferença entre a estimativa inicial e a primeira proposta recebida resultou de uma situação de monopólio então existente no mercado europeu.

A Empresa Comum anulou o primeiro convite à apresentação de propostas e voltou a publicá-lo segmentado em lotes, de modo a permitir uma maior concorrência. O resultado desta nova abordagem foi um preço total muito mais próximo da estimativa original da Empresa Comum, sobretudo se se tiver em conta que a divisão em lotes afetou negativamente as economias de escala e aumentou os custos não recorrentes.

21-23.

Em 2013, a F4E continuou a desenvolver a sua estratégia global de controlo e de acompanhamento, bem como a sua estratégia de controlo ex post, que foram apresentadas ao Conselho de Administração em dezembro de 2012.

No que respeita à estratégia ex post, foi lançado, com recurso a uma empresa de auditoria externa, um exercício piloto para avaliar a elegibilidade dos custos declarados pelos contratantes no âmbito de convenções de subvenção. Os resultados do exercício piloto permitirão à F4E aperfeiçoar e harmonizar mais os seus processos de controlo ex post.

Entretanto, a planificação anual das auditorias da garantia da qualidade continua a ser cumprida. Com base em observações tecidas pelo Tribunal de Contas em relatórios anuais anteriores, o âmbito das auditorias da garantia da qualidade está a ser reavaliado no quadro de um exercício piloto destinado a incluir a verificação dos aspetos financeiros dos contratos operacionais, as chamadas «verificações ex post dos contratos públicos».

Importa, contudo, salientar que, no seu relatório anual de 2011, o Comité de Auditoria do Conselho de Administração da F4E se pronunciou contra as medidas propostas para responder às observações do Tribunal sobre verificações financeiras ex post de contratos públicos, porquanto estas vão contra o princípio dos contratos baseados no preço. O Comité de Auditoria solicitou ao Tribunal que revisse a sua posição sobre esta matéria. Em consequência, a F4E alterou as suas verificações financeiras dos contratos operacionais em conformidade com as indicações do Tribunal.

24.

Em 26 e 27 de junho de 2013, o Conselho de Administração adotou o documento «Implementation of the Industrial Policy» (Executar a política industrial), com o acordo da Comissão Europeia. Essa política, juntamente com as políticas adotadas anteriormente, estabelece a política e o enquadramento para a gestão da propriedade intelectual no âmbito do desenvolvimento da energia de fusão.

Na prática, o cumprimento das nossas obrigações no âmbito da gestão da política industrial pode ser sintetizado do seguinte modo:

Por último, para garantir a confidencialidade das informações relacionadas com a política industrial geridas nos contratos, está a ser implementada uma política de segurança da informação. Esta política prevê a armazenagem eletrónica, num servidor exclusivo, das informações confidenciais da política industrial. A adoção desta política está iminente e a sua implementação para a gestão de informações relacionadas com a política industrial deve estar operacional em janeiro de 2014.

25.

Embora concorde com a conclusão factual do Tribunal de Contas, a Empresa Comum gostaria de sublinhar que, desde que os auditores formularam pela primeira vez esta observação, em 2008, a F4E tomou todas as medidas necessárias para corrigir a situação. O Conselho de Administração assumiu a responsabilidade de resolver o problema, sendo enviados avisos sistemáticos aos membros com contribuições em atraso e solicitado o pagamento de juros de mora aos Estados-Membros que não pagam tempestivamente, em conformidade com o artigo 48.o das normas de execução. Lamentavelmente, os procedimentos internos de alguns Estados-Membros impossibilitam por vezes o respeito dos prazos estabelecidos no Regulamento Financeiro da Empresa Comum.

No que respeita ao impacto orçamental, importa sublinhar que as contribuições dos membros visados pela observação do Tribunal representam 0,6 % do orçamento da Empresa Comum e, em consequência, os montantes em atraso apenas uma fração desta percentagem.

Por último, no final do exercício orçamental de 2012, apenas se encontrava em dívida um montante de 1 085 EUR.

Por conseguinte, em 2012, os atrasos no pagamento das contribuições dos membros não tiveram um impacto mensurável na execução do orçamento e na F4E.

Entretanto, a F4E vai continuar a procurar assegurar que as contribuições dos membros sejam pagas tão pontualmente quanto possível.

26.

É um facto que, por ocasião da auditoria, as normas de execução referidas ainda não tinham sido formalmente adotadas. Gostaríamos, contudo, de sublinhar que, a fim de evitar um vazio jurídico, o Diretor da Empresa Comum havia adotado decisões nos termos das quais o modelo de normas de execução aplicável às agências ou as normas da Comissão eram aplicáveis por analogia à Empresa Comum (salvo disposição em contrário). Neste domínio, a F4E dotou-se de um enquadramento de referência adequado e transparente, que foi consistentemente aplicado pela organização até as normas formais adotadas pelo Conselho de Administração estarem operacionais.

Quanto a este último ponto, registaram se progressos significativos desde a auditoria. Com efeito, foram formalmente adotadas pelo Conselho de Administração, em dezembro de 2012, as seguintes disposições de execução: critérios de classificação no grau e no escalão por ocasião do recrutamento, trabalho a tempo parcial, avaliação do diretor, licença familiar, licença parental e direitos de pensão.

No que respeita às disposições relativas ao recrutamento e ao recurso a pessoal temporário, à avaliação, à prevenção do assédio e à certificação e atestação, as normas de execução foram transmitidas à Comissão, para aprovação, entre janeiro e fevereiro de 2013 (após conclusão do processo de consulta interno); depois de aprovadas pela Comissão, as normas podem ser adotadas pelo Conselho de Administração da Empresa Comum, o que está previsto para dezembro de 2013.

Está em curso a consulta ao Comité do Pessoal sobre as normas de execução relativas a licenças e ausências, ausências por motivo de doença, quadros médios e ocupação interina de lugares de chefia. Estas normas serão em breve submetidas à aprovação da Comissão.

No que respeita a normas de execução como as relativas ao recrutamento e utilização de agentes contratuais, a Empresa Comum está a aguardar que a Comissão conclua os modelos, pelo que ainda não as pode submeter ao abrigo do artigo 110.o do Estatuto do Pessoal.

Por último, gostaríamos de reiterar o empenhamento da Empresa Comum em aumentar o número de normas de execução a adotar em 2013 e após esta data. Com esse objetivo, foi aprovado um calendário de adoção estimado e foram aplicadas disposições internas tendentes a facilitar o processo de adoção. Estamos confiantes de que serão realizados novos progressos.

27-31.

Em 2008, um grupo de trabalho da F4E, apoiado por peritos da indústria e de organizações públicas de investigação, estimou que o custo previsto da contribuição europeia então acordada a consagrar à construção do projeto ITER ascendia a 5 940 milhões de EUR, acrescidos de 663 milhões de EUR para imprevistos. Ainda em 2008, os custos da cooperação de abordagem mais ampla com o Japão e da administração da F4E foram estimados em 650 milhões de EUR, o que resulta numa estimativa global de custos de 7 253 milhões de EUR (valor de 2008), incluindo a supramencionada reserva para imprevistos.

O Conselho colocou à disposição da F4E 6 600 milhões de EUR (valor de 2008) no período 2007-2020 para a Empresa Comum cumprir as obrigações europeias em relação ao projeto ITER e à abordagem mais ampla e solicitou à F4E que envidasse todos os esforços para que o teto orçamental não fosse ultrapassado.

Desde 2008, o projeto ITER evoluiu significativamente em resposta ao reforço dos requisitos de segurança após o acidente de Fukushima, a novos conhecimentos científicos e à maturidade da sua conceção. Embora alguns requisitos tenham sido flexibilizados, a maior parte das mudanças aumentou os requisitos e alargou o âmbito daquilo que a Europa deve consagrar ao ITER. Estas mudanças são decididas pela Organização ITER (OI) e pelos seus órgãos de direção.

Tendo em conta que o âmbito da contribuição europeia para o ITER mudou substancialmente e que a sua conceção amadureceu consideravelmente desde a estimativa de custos efetuada em 2008, a F4E procedeu a uma profunda revisão da estimativa de custos no primeiro semestre de 2013.

Contrariamente às atualizações graduais da estimativa de custos constantes dos anteriores relatórios apresentados ao Conselho, a presente estimativa de custos atualizada tem igualmente em conta mudanças que irão ocorrer no futuro. O custo previsto da contribuição europeia para o ITER, a abordagem mais ampla e a administração da F4E está agora estimado em 6 890 milhões de EUR. Em relação ao orçamento máximo previsto de 6 600 milhões de EUR para o período de orçamentação até 2020, observa-se um desvio de 290 milhões de EUR.

O aumento do desvio – de 165 milhões de EUR para 290 milhões de EUR – desde o relatório apresentado pela F4E ao Conselho no ano passado é devido, em larga medida, a um aumento significativo dos custos previstos e incorridos com os edifícios, resultante do alargamento do âmbito dos edifícios a construir e da urgência da construção.

Conforme sublinhado num estudo da Ernst and Young intitulado «Potential for reorganization within the ITER project to improve cost-effectiveness», que foi encomendado pela Comissão do Controlo Orçamental do Parlamento Europeu em julho de 2012 e concluído em fevereiro de 2013, a F4E tem pouco ou nenhum controlo sobre essas alterações, que são da competência do Conselho ITER e dos seus órgãos subsidiários.

Não obstante, e no intuito de assegurar que o teto orçamental é respeitado, a F4E desenvolveu e continua a desenvolver e aplicar uma série de medidas de contenção de custos, que incluem a otimização das estratégias de adjudicação de contratos e das condições contratuais com vista à redução dos custos e, em cooperação com a OI, a otimização das conceções com vista à contenção de custos. A situação das anteriores medidas e o leque de medidas atuais, bem como a nova estimativa de custos, foram apresentados ao Conselho de Administração em 26 de junho de 2013 [documento F4E(13)-GB27-06]. Estas medidas oferecem a possibilidade de poupar mais de 300 milhões de EUR, constituindo as ferramentas necessárias para assegurar o respeito do teto orçamental estabelecido para o período até 2020.

32.

A entidade auditada concorda com esta observação e salienta que as informações sobre os riscos dos custos constantes do ponto 30 não estavam determinadas no período abrangido pelo relatório anual de 2012 nem disponíveis no período em que este estava a ser preparado, pelo que não poderiam ter sido incluídas no relatório anual de 2012 aprovado pelo Conselho de Administração em junho de 2013. Importa ainda notar que essas informações são transmitidas pela F4E ao Conselho Europeu e ao Parlamento pelo menos uma vez por ano, no relatório que a Empresa Comum apresenta sobre a) os progressos realizados na aplicação do plano de poupança e contenção de custos, b) o desempenho e a gestão da Agência e do projeto ITER e c) a realização das atividades inscritas no seu orçamento anual. O relatório de 2013 contém todas as informações pertinentes.

33.

O acordo com o Estado anfitrião assinado em 2007 entre a Empresa Comum e o Reino de Espanha prevê efetivamente a disponibilização à Empresa Comum, pela Espanha, de instalações definitivas o mais tardar três anos após a assinatura do acordo. O acordo prevê ainda que, entretanto, e antes de disponibilizadas as instalações definitivas, a Espanha disponibilize instalações temporárias.

Embora a Espanha não tenha ainda disponibilizado instalações permanentes, a Empresa Comum ocupa instalações temporárias livres de quaisquer encargos, já que a totalidade das despesas com as instalações é suportada pela Espanha (renda e manutenção, tal como previsto no acordo com o Estado anfitrião, enquanto a Empresa Comum paga a parte imputável ao arrendatário pelas instalações temporárias).

Com vista a disponibilizar as instalações definitivas, a Espanha lançou um procedimento informal para selecionar um local e um projeto arquitetónico adequados. O local e o projeto deverão ser selecionados antes do final de 2013.