DECISÃO DO COMITÉ PERMANENTE DOS ESTADOS DA EFTA

n.o 3/2005/SC

de 9 de Junho de 2005

relativo ao acesso público aos documentos da EFTA e que revoga a Decisão n.o 2/2002/SC do Comité Permanente dos Estados da EFTA de 30 de Maio de 2002

O COMITÉ PERMANENTE DOS ESTADOS DA EFTA,

Tendo em conta a Decisão do Comité Permanente dos Estados da EFTA n.o 2/2002/SC, de 30 de Maio de 2002, relativo ao acesso público a documentos que é agora revogada,

Reconhecendo o interesse público do amplo acesso a documentos num quadro jurídico claramente definido, tendo em conta a legislação nacional aplicável,

Tendo em conta o facto de, aquando do tratamento de pedidos de acesso a documentos, dever ser aplicado, na medida do possível, o princípio da abertura,

ADOPTOU A PRESENTE DECISÃO:

Artigo 1.o

O Secretariado da EFTA disponibilizará ao público, mediante a colocação no seu sítio Web, os documentos constantes do Anexo à presente decisão.

Artigo 2.o

1.   Qualquer pessoa pode solicitar o acesso aos documentos relativos ao EEE (seguidamente designados «documentos») elaborados ou recebidos pelo Secretariado da EFTA que se encontrem na sua posse.

2.   O acesso aos documentos será concedido, salvo se forem aplicáveis as limitações previstas nos artigos seguintes.

Artigo 3.o

1.   Recusar-se-á o acesso a um documento sempre que a sua divulgação prejudicasse a protecção:

2.   Recusar-se-á o acesso a um documento sempre que a sua divulgação prejudicasse a protecção de:

3.   O acesso a um documento, elaborado para utilização interna, relativo a uma questão em que a decisão ainda não tenha sido tomada, será recusado se a divulgação do documento prejudicasse o processo decisório.

4.   O acesso a documentos que contenham pareceres para uso interno, como parte de deliberações e de consultas preliminares será recusado mesmo após ter sido tomada a decisão, caso a sua divulgação pudesse prejudicar o processo decisório.

5.   No que diz respeito a documentos enviados ao Secretariado da EFTA, este consultará os terceiros em causa tendo em vista avaliar se qualquer das excepções previstas nos n.os 1 ou 2 é aplicável, a menos que seja claro se o documento deve ou não ser divulgado.

6.   Nos casos previstos nos n.os 2 a 4, o acesso será não obstante concedido, completamente ou em parte, se os Estados da EFTA concordarem que existe um interesse público superior na sua divulgação.

Artigo 4.o

Qualquer Estado da EFTA pode solicitar ao Secretariado da EFTA que não divulgue um documento oriundo desse Estado sem o seu acordo prévio.

Artigo 5.o

Quando só algumas partes do documento pedido forem abrangidas por qualquer das excepções, as restantes partes do documento serão divulgadas.

Artigo 6.o

1.   Os pedidos de acesso a um documento serão feitos sob qualquer forma escrita, incluindo o formato electrónico, em língua inglesa e de maneira suficientemente precisa para permitir ao Secretariado da EFTA identificar o documento.

2.   Se o pedido não for suficientemente preciso, o Secretariado da EFTA solicitará ao requerente que o clarifique e prestar-lhe-á assistência para o efeito, por exemplo, fornecendo-lhe informações em conformidade com o artigo 11.o

3.   No caso do pedido de um documento muito extenso ou de um elevado número de documentos, o Secretariado da EFTA poderá concertar-se informalmente com o requerente tendo em vista encontrar uma solução equilibrada.

Artigo 7.o

1.   Os pedidos de acesso a quaisquer documentos devem ser tratados com prontidão. Será enviado ao requerente um aviso de recepção.

2.   O Secretariado da EFTA apresentará o pedido aos Estados da EFTA para aprovação, salvo se estiver seguro de que os Estados da EFTA recusam ou aceitam o acesso ao documento. Os Estados da EFTA tomarão a decisão sem demoras desnecessárias.

3.   Após a recepção da resposta dos Estados da EFTA, o Secretariado da EFTA concederá acesso ao documento solicitado e facultá-lo-á nos termos do artigo 10.o ou, mediante resposta por escrito, indicará os motivos pelos quais recusa total ou parcialmente o acesso e informará o requerente do seu direito de apresentar o pedido ao Comité Permanente dos Estados da EFTA.

4.   Se o Secretariado da EFTA não puder dar ao requerente uma resposta no prazo de 12 dias úteis a contar do registo do pedido, informa-lo-á por escrito do atraso e da data prevista para a decisão. O candidato será informado do seu direito de apresentar o pedido ao Comité Permanente dos Estados da EFTA se não receber uma resposta num prazo razoável.

5.   Em caso de recusa total ou parcial, o candidato pode, no prazo de 15 dias úteis a contar da recepção da resposta do Secretariado da EFTA, apresentar o seu pedido ao Comité Permanente dos Estados da EFTA.

6.   Se o Secretariado da EFTA não responder num prazo razoável, após o registo do pedido, o candidato poderá submeter o seu pedido ao Comité Permanente dos Estados da EFTA.

Artigo 8.o

Os pedidos submetidos ao Comité Permanente dos Estados da EFTA serão tratados com prontidão. A recusa parcial ou total de acesso será comunicada ao candidato mediante resposta por escrito que indique as razões da recusa.

Artigo 9.o

A classificação (Estritamente Confidencial, Confidencial, Limitado) de qualquer documento não o exclui de um acesso posterior ao público.

Artigo 10.o

1.   O acesso aos documentos pode ser exercido, quer mediante consulta in loco, quer mediante emissão de uma cópia, incluindo, quando exista, uma cópia electrónica. O custo da realização e do envio das cópias pode ser imputado ao requerente. O montante cobrado não poderá ser superior ao custo real da produção e envio das cópias. As consultas in loco, as cópias de menos de 20 páginas A4 e o acesso directo sob forma electrónica serão gratuitos.

2.   Se um documento já tiver sido divulgado pelo Secretariado da EFTA, e for facilmente acessível pelo requerente, o Secretariado da EFTA poderá cumprir a sua obrigação de possibilitar o acesso aos documentos informando o requerente sobre a forma de obter o documento solicitado.

Artigo 11.o

1.   O Secretariado da EFTA deve manter um registo de documentos. O acesso a uma lista de documentos constantes do registo deverá ser concedido se for solicitado. As referências aos documentos devem ser introduzidas no registo sem demora.

2.   Para cada documento, o registo deve conter um número de referência, o assunto e/ou uma curta descrição do conteúdo do documento e a data em que este foi recebido ou elaborado e lançado no registo. As referências serão introduzidas de forma que não prejudiquem a protecção dos interesses a que se refere o artigo 3.o

Artigo 12.o

O Secretariado da EFTA deve prestar informações e assistência aos cidadãos sobre como e onde podem apresentar os pedidos de acesso a documentos.

Artigo 13.o

A presente decisão é aplicável sem prejuízo das normas em vigor em matéria de direitos de autor que possam limitar o direito de terceiros reproduzirem ou explorarem os documentos divulgados.

Artigo 14.o

A Decisão n.o 2/2002/SC do Comité Permanente dos Estados da EFTA, de 30 de Maio de 2002, é revogada.

Artigo 15.o

A presente decisão produz efeitos a partir de 1 de Outubro de 2005.

Artigo 16.o

A presente decisão será publicada na secção EEE e no suplemento EEE do Jornal Oficial da União Europeia.

Artigo 17.o

A presente decisão será reapreciada no prazo de um ano a contar da data em que produz efeitos.