(1)   Prezentele norme se aplică următoarelor persoane, denumite în continuare, în mod colectiv, „experți externi”:

(2)   Experții externi pot fi experți din sectorul privat sau experți guvernamentali:

(1)   Toți experții externi au dreptul la rambursarea cheltuielilor lor de călătorie de la locul specificat în invitație (adresa profesională sau adresa privată) la locul de desfășurare a reuniunii, cu cele mai adecvate mijloace de transport având în vedere distanța în cauză. În general, este vorba despre o călătorie cu trenul la clasa a doua pe distanțe mai mici de 400 km (dus, în funcție de distanța oficială pe calea ferată) și o călătorie cu avionul la clasa economică pe distanțe de cel puțin 400 km.

(2)   Directorul Secretariatului permanent (denumit în continuare „directorul”) încearcă, în mod special, să se asigure că reuniunile sunt organizate astfel încât să le permită experților externi să beneficieze de cele mai economice tarife de călătorie. Directorul acordă o atenție deosebită cererilor de rambursare referitoare la rambursarea zborurilor anormal de costisitoare. Directorul își rezervă dreptul de a efectua orice verificare necesară și de a cere expertului extern orice document justificativ util în acest sens. De asemenea, dacă acest lucru se dovedește justificat, directorul are dreptul de a limita rambursarea la tarifele practicate în mod normal pentru o călătorie obișnuită între locul de muncă sau de reședință al expertului extern și locul reuniunii.

(3)   Cheltuielile de călătorie se rambursează după prezentarea documentelor justificative originale: biletele și facturile sau, în cazul rezervărilor online, foaia imprimată cu rezervarea electronică și cărțile de îmbarcare pentru călătoria dus. În documentele prezentate trebuie să figureze clasa la care s-a călătorit, orarul călătoriei și suma plătită.

(4)   Costurile de călătorie cu un autovehicul privat se rambursează la același tarif ca cel al biletului de tren de clasa a doua.

(5)   Dacă traseul nu este deservit de tren, costul deplasării cu un autovehicul privat se rambursează la o rată de 0,22 EUR per km.

(6)   Călătoriile cu taxiul nu sunt rambursate.

(1)   Diurna plătită pentru fiecare zi de reuniune este o sumă forfetară care acoperă toate cheltuielile suportate la locul de desfășurare a reuniunii, inclusiv cheltuielile de masă și deplasările cu mijloacele de transport locale (autobuz, tramvai, tren, metrou, taxi, parcare, taxa de autostradă etc.), precum și asigurările de călătorie și de accidente.

(2)   Diurna este de 92,00 EUR.

(3)   În cazul în care locul de plecare indicat în invitație se află la cel mult 100 km de locul de desfășurare a reuniunii, diurna se reduce cu 50 %.

(4)   Experții externi care trebuie să petreacă una sau mai multe nopți la locul de desfășurare a reuniunii deoarece orarele de desfășurare a reuniunilor sunt incompatibile cu orarele zborurilor și ale trenurilor (1) beneficiază de o indemnizație de cazare. Această indemnizație este de 100,00 EUR pe noapte. Numărul de nopți nu trebuie să depășească numărul zilelor de reuniune + 1.

(5)   În mod excepțional, se pot plăti o indemnizație de cazare și o diurnă suplimentare dacă, prin prelungirea șederii, expertul extern poate să obțină o reducere a cheltuielilor de transport mai mare decât valoarea indemnizațiilor respective.

(6)   Diurna și/sau indemnizația de cazare pot fi majorate cu 50 %, printr-o decizie motivată a directorului, pentru experții externi de nivel foarte înalt.

(1)   Cu excepția cazului în care se specifică altfel în scrisoarea de invitație și în cererea de organizare a reuniunii, experții din sectorul privat au dreptul la diurnă pentru fiecare zi de reuniune și, după caz, la o indemnizație de cazare, cu condiția să declare pe proprie răspundere că nu primesc o indemnizație similară sau indemnizații similare de la o altă instituție pentru aceeași vizită. Directorul asigură coerența dintre conținutul scrisorilor de invitație și cererea de organizare a reuniunii.

(2)   Experții guvernamentali primesc diurnă pentru fiecare zi de reuniune și, după caz, o indemnizație de cazare, cu condiția ca acest lucru să fie prevăzut în regulamentul de procedură relevant al comitetului sau al grupului de lucru și ca experții respectivi să declare pe proprie răspundere că nu primesc indemnizații similare de la propria lor administrație pentru aceeași vizită.

(3)   Directorul poate, printr-o decizie motivată și pe baza prezentării documentelor justificative, să autorizeze rambursarea cheltuielilor pe care experții externi au fost nevoiți să le suporte ca urmare a unor instrucțiuni speciale pe care le-au primit în scris.

(4)   Toate rambursările cheltuielilor de călătorie, ale diurnelor și ale indemnizațiilor de cazare se virează într-un cont bancar unic pentru fiecare expert extern.

(5)   Rambursările costurilor experților guvernamentali se plătesc într-un cont pe numele guvernului, al unuia dintre ministerele sale sau al unui organism public, în absența oricărei derogări de la aceste instituții (guvern, unul dintre ministerele sale sau un organism public).

(1)   Numărul maxim de experți externi pentru fiecare reuniune, indiferent dacă aceștia au dreptul sau nu la rambursarea cheltuielilor lor, este câte unul pentru fiecare parte din sud-estul Europei și pentru fiecare stat membru al UE invitat în calitate de expert guvernamental, precum și un număr de experți din sectorul privat egal cu numărul de experți guvernamentali.

(2)   Directorul poate deroga de la norma stabilită la alineatul (1), printr-o decizie motivată, în cazul reuniunilor comune ale mai multor comitete sau grupuri de lucru.

(1)   Ordinul de plată se întocmește pe baza cererii de rambursare, completată în mod corespunzător și semnată de expertul extern și de secretarul reuniunii responsabil cu certificarea prezenței expertului extern.

(2)   Experții externi pun la dispoziția secretarului reuniunii documentele necesare pentru rambursarea cheltuielilor lor, prin scrisoare, fax sau e-mail, în termen de cel mult 30 de zile calendaristice de la ultima zi a reuniunii, conform ștampilei poștei sau datei faxului sau e-mailului.

(3)   Secretariatul permanent rambursează cheltuielile experților externi în termen de 30 de zile calendaristice.

(4)   Cu excepția cazului în care expertul extern poate să prezinte o justificare adecvată care să fie acceptată printr-o decizie motivată a directorului, nerespectarea dispozițiilor prevăzute la alineatul (2) exonerează Comunitatea transporturilor de obligația de a rambursa cheltuielile de călătorie sau de a plăti orice indemnizație.

(1)   Cheltuielile de călătorie se rambursează în euro, dacă este cazul, la cursul de schimb aplicabil în ziua reuniunii.

(2)   Diurna și, dacă este cazul, indemnizația de cazare se rambursează în euro la rata forfetară aplicabilă în ziua reuniunii.