L_2008007RO.01000101.xml

de stabilire a normelor de punere în aplicare a Deciziei nr. 573/2007/CE a Parlamentului European și a Consiliului de instituire a Fondului European pentru Refugiați pentru perioada 2008-2013 în cadrul programului general „Solidaritate și gestionarea fluxurilor migratorii”, în ceea ce privește sistemele de gestiune și control ale statelor membre, normele de gestiune administrativă și financiară și eligibilitatea cheltuielilor privind proiectele cofinanțate de fond

(Numai textele în limbile bulgară, cehă, engleză, estonă, finlandeză, franceză, germană, greacă, italiană, letonă, lituaniană, maghiară, malteză, neerlandeză, polonă, portugheză, română, slovacă, slovenă, spaniolă și suedeză sunt autentice)

având în vedere Decizia nr. 573/2007/CE a Parlamentului European și a Consiliului din 23 mai 2007 de instituire a Fondului European pentru Refugiați pentru perioada 2008-2013, ca parte a Programului general „Solidaritate și gestionarea fluxurilor migratorii” și de abrogare a Deciziei 2004/904/CE a Consiliului (1), în special articolul 23, articolul 31 alineatul (5), articolul 33 alineatul (6) și articolul 35 alineatul (4),

(1) Prezenta decizie stabilește norme de punere în aplicare a fondului cu privire la:

(2) Dispozițiile prevăzute în cele ce urmează se aplică fără a aduce atingere dispozițiilor Regulamentului (Euratom, CE) nr. 2185/96 al Consiliului din 11 noiembrie 1996 privind controalele și inspecțiile la fața locului efectuate de Comisie în scopul protejării intereselor financiare ale Comunităților Europene împotriva fraudei și a altor nereguli (4).

Statele membre pot desemna aceeași autoritate responsabilă, autoritate de audit sau autoritate de certificare pentru două sau mai multe dintre cele patru fonduri.

(1) Orice delegare de sarcini respectă principiul bunei gestiuni financiare, care presupune un control intern eficient și eficace și asigură respectarea principiului nediscriminării și vizibilității finanțării comunitare. Nicio sarcină de punere în aplicare care face obiectul delegării nu poate conduce la conflicte de interese.

(2) Aria de acoperire a sarcinilor delegate de autoritatea responsabilă autorității delegate și procedurile detaliate de punere în aplicare a sarcinilor delegate se înregistrează oficial în scris.

(3) Gestionarea comunicării cu Comisia, menționată la articolul 25 alineatul (1) litera (a) din actul de bază nu poate face obiectul delegării. Autoritatea delegată comunică cu Comisia prin intermediul autorității responsabile.

(4) În cazul în care autoritatea delegată nu este o administrație publică sau un organism de drept privat din statul membru care îndeplinește o misiune de serviciu public, autoritatea responsabilă nu poate delega acestei autorități nicio competență executivă care presupune o marjă discreționară importantă, inclusiv efectuarea de alegeri politice.

(5) Delegarea sarcinilor către autoritățile delegate nu afectează răspunderea autorității responsabile, care își asumă în continuare răspunderea pentru sarcinile pe care le-a delegat.

(6) Atunci când autoritatea responsabilă deleagă sarcini autorității delegate, toate dispozițiile din prezenta decizie legate de autoritatea responsabilă se aplică mutatis mutandis autorității delegate.

Autoritățile desemnate își pot externaliza unele sarcini, însă răspund în continuare de sarcinile externalizate, în conformitate cu responsabilitățile definite la articolele 27, 29 și 30 din actul de bază.

În conformitate cu articolul 31 alineatul (2) din actul de bază și ținând seama de principiul proporționalității, statele membre elaborează un manual care stabilește proceduri și norme practice privind:

(1) În vederea punerii în aplicare a fondului, autoritatea responsabilă poate acționa ca organism de atribuire și/sau ca organism executiv.

(2) Autoritatea responsabilă acționează ca organism de atribuire în cazurile în care pune în aplicare proiectele, în general pe baza unei cereri deschise, anuale, de propuneri.

Nici autoritatea responsabilă, nici vreuna dintre autoritățile delegate nu poate răspunde acestor cereri de propuneri.

În cazurile justificate în mod corespunzător, inclusiv în cazul continuării, în conformitate cu articolul 14 alineatul (6) din actul de bază, a proiectelor multianuale selectate în urma unei cereri de propuneri anterioare sau în situații de urgență, pot fi acordate subvenții fără a fi nevoie de o cerere de propuneri.

(3) Autoritatea responsabilă acționează ca organism executiv în cazurile în care, atunci când caracteristicile proiectelor nu permit o altă manieră de punere în aplicare, aceasta decide să pună în aplicare proiectele în mod direct, de exemplu în cazul situațiilor de monopol de jure sau din rațiuni de securitate. În aceste cazuri, normele privind beneficiarul final se aplică mutatis mutandis autorității responsabile.

(1) Motivele care au determinat autoritatea responsabilă să acționeze ca organism executiv responsabil de punerea în aplicare a proiectelor sunt identificate și comunicate Comisiei în cadrul programului anual în cauză.

(2) Atunci când pune în aplicare proiectele, autoritatea responsabilă veghează la respectarea principiului unui bun raport calitate/preț și la evitarea conflictelor de interese.

(3) Autoritatea responsabilă poate pune în aplicare proiectele identificate în conformitate cu articolul 7 alineatul (3) în mod direct și/sau împreună cu oricare dintre autoritățile naționale competente în virtutea expertizei tehnice, a gradului înalt de specializare sau a competențelor administrative ale acestora. Principalele autorități naționale implicate în punerea în aplicare sunt, de asemenea, identificate în programul anual în cauză.

(4) Decizia administrativă de a cofinanța un proiect în cadrul fondului conține informațiile necesare pentru monitorizarea produselor și serviciilor care fac obiectul cofinanțării și pentru verificarea cheltuielilor generate. Toate dispozițiile relevante stabilite pentru un acord de subvenționare la articolul 10 alineatul (2) sunt specificate într-un instrument juridic echivalent.

(5) Raportul final privind punerea în aplicare a programului anual include informații privind procedurile și practicile utilizate pentru a asigura o separare corespunzătoare a funcțiilor, un control eficient și o protecție satisfăcătoare a intereselor financiare ale Comunităților Europene și furnizează explicații privind modul în care au fost evitate conflictele de interese.

(6) Atunci când se așteaptă ca autoritatea responsabilă să acționeze în mod constant ca organism executiv pentru proiectele cofinanțate de fond:

(7) Atunci când se așteaptă ca o autoritate delegată să acționeze ca organism executiv pentru proiecte cofinanțate de fond, autoritatea delegată respectivă nu poate fi singurul beneficiar final al creditelor pe care a fost delegată să le gestioneze.

Procedura de selecție și atribuire atunci când autoritatea responsabilă acționează ca organism de atribuire

(1) Cererile de propuneri definite la articolul 7 alineatul (2) se publică astfel încât să fie foarte accesibile pentru beneficiarii potențiali. Orice modificare a conținutului cererilor de propuneri se publică, la rândul său, în aceleași condiții.

(2) În scopul selectării proiectelor și al acordării subvențiilor, autoritatea responsabilă se asigură că beneficiarii finali sunt informați cu privire la următoarele condiții specifice legate de proiectele care urmează să fie puse în aplicare:

Înainte de adoptarea deciziei de acordare a subvenției, autoritatea responsabilă se asigură că beneficiarul final și/sau partenerii din cadrul proiectului sunt în măsură să îndeplinească aceste condiții.

(3) Autoritatea responsabilă se asigură că proiectele cărora le-au fost acordate subvenții au fost supuse unei analize tehnice și bugetare formale și unei evaluări calitative prin aplicarea criteriilor prevăzute în cererea de propuneri. Motivele pentru care au fost respinse celelalte proiecte se înregistrează.

(4) Statele membre stabilesc cine are competența de a atribui proiecte și se asigură că sunt evitate conflictele de interese în toate situațiile, în special atunci când solicitanții sunt organisme naționale.

(5) Decizia de acordare a subvenției indică cel puțin numele beneficiarului final și/sau al partenerilor din cadrul proiectului, detaliile esențiale ale proiectului și obiectivele sale operaționale, valoarea maximă a cofinanțării din fond și procentul maxim de cofinanțare a costurilor eligibile totale.

(6) Fiecărui solicitant îi sunt trimise informații scrise privind rezultatele procedurii de selecție, inclusiv o justificare a deciziilor de selecție. În cazul în care acest lucru este prevăzut în legislația internă, se menționează procedura de atac relevantă.

Acorduri de subvenționare cu beneficiari finali atunci când autoritatea responsabilă acționează ca organism de atribuire

(1) Autoritatea responsabilă stabilește proceduri detaliate de gestionare a proiectelor, care vizează, inter alia:

(3) Dacă este cazul, beneficiarii finali se asigură că toți partenerii din cadrul proiectului sunt supuși unor obligații identice. Partenerii sunt responsabili prin intermediul beneficiarului final, care răspunde în continuare, în ultimă instanță, de respectarea condițiilor contractuale de către acesta și de către toți partenerii din cadrul proiectului.

Beneficiarii finali păstrează copiile certificate ale documentelor contabile care justifică veniturile și cheltuielile generate de parteneri în legătură cu proiectul în cauză.

(4) Acordurile de subvenționare prevăd în mod expres exercitarea de către Comisie și Curtea de Conturi a competențelor lor de control, pe baza verificării documentelor și a inspecțiilor la fața locului, asupra tuturor beneficiarilor finali, partenerilor din cadrul proiectului și subcontractanților.

Fără a aduce atingere normelor comunitare și de drept intern aplicabile privind achizițiile publice, acordurile de subvenționare stabilesc că, la punerea în aplicare a proiectelor, beneficiarii finali și/sau partenerii din cadrul proiectului atribuie contractul de achiziții publice, în urma unei proceduri de licitație, ofertei celei mai avantajoase din punct de vedere economic și care se consideră că evită orice conflict de interese. Cu toate acestea, fără a aduce atingere normelor comunitare și de drept intern aplicabile privind achizițiile publice, contractele a căror valoare este mai mică de 5 000 de euro pot fi atribuite pe baza unei singure oferte, fără lansarea unei cereri de oferte.

Pentru calcularea plății finale către beneficiarul final, contribuția totală a Comunității la fiecare proiect reprezintă valoarea cea mai mică dintre următoarele trei:

(1) Asistența tehnică la inițiativa Comisiei, astfel cum este definită la articolul 15 din actul de bază, poate fi finanțată în proporție de până la 100 % de fond.

(2) Asistența tehnică la inițiativa statelor membre, astfel cum este definită la articolul 16 din actul de bază, poate fi finanțată în proporție de până la 100 % de fond.

(3) Asistența tehnică la inițiativa Comisiei sau a statelor membre poate fi acordată sub formă de contracte de achiziții publice, de comisioane pentru experți și/sau orice cheltuieli administrative supuse normelor privind eligibilitatea definite în partea III, capitolul 1.

(1) Atunci când una sau mai multe autorități desemnate sunt comune pentru două sau mai multe dintre cele patru fonduri, creditele pentru cheltuielile aferente asistenței tehnice pentru fiecare program anual în cauză pot fi fuzionate parțial sau integral.

(2) Cheltuielile cu asistența tehnică se alocă între fondurile în cauză, preferabil pe baza unor formule de repartizare simple și reprezentative. Aplicarea formulelor nu conduce la nicio majorare a valorii maxime a cheltuielilor cu asistența tehnică pentru fiecare program anual în cauză.

(1) Verificările care trebuie efectuate de autoritatea de gestiune sau sub responsabilitatea acesteia în temeiul articolului 27 alineatul (1) litera (g) din actul de bază vizează aspectele administrative, financiare, tehnice și fizice ale proiectelor, după caz.

Scopul verificărilor este de a se asigura că, din punctul de vedere al obiectivului proiectului, cheltuielile declarate sunt reale și legitime, că proiectele finanțate au fost executate în conformitate cu acordurile de subvenționare, că s-au respectat normele privind contribuția comunitară, în special în ceea ce privește structura de finanțare definită la articolul 14 din actul de bază, că cererile de rambursare ale beneficiarului final sunt corecte și că proiectele și cheltuielile au respectat normele comunitare și de drept intern, precum și de faptul că acestea evită dubla finanțare a cheltuielilor cu alte sisteme comunitare sau naționale și cu alte perioade de programare.

Verificările indicate la literele (a) și (b) nu trebuie efectuate în cazul în care beneficiarului final îi este impusă obligația de a prezenta un certificat de audit eliberat de un auditor independent, care acoperă toate aspectele menționate la literele (a) și (b).

(2) Se înregistrează datele legate de fiecare verificare, indicându-se activitatea realizată, data, rezultatele și măsurile adoptate pentru a remedia erorile identificate. Autoritatea responsabilă se asigură că toate documentele justificative legate de verificările efectuate sunt păstrate la dispoziția Comisiei și a Curții de Conturi pentru o perioadă de cinci ani de la încheierea proiectului. Această perioadă se întrerupe în cazul unor proceduri judiciare sau în urma unei cereri a Comisiei motivate în mod corespunzător.

(3) Atunci când autoritatea responsabilă acționează ca organism executiv în cadrul programului anual, conform definiției de la articolul 7 alineatul (3), verificările menționate la alineatul (1) se efectuează în conformitate cu principiul separării corespunzătoare a funcțiilor.

(1) În sensul articolului 27 alineatul (1) litera (k) din actul de bază, o pistă de audit este considerată adecvată în cazul în care îndeplinește următoarele criterii:

(2) Autoritatea responsabilă se asigură că se păstrează înregistrări cu privire la locul în care se găsesc toate documentele legate de plățile specifice efectuate în cadrul fondului.

(1) Auditurile menționate la articolul 30 alineatul (1) literele (a) și (b) din actul de bază sunt efectuate asupra sistemelor de gestiune și control instituite de statele membre și asupra unui eșantion de proiecte selectate printr-o metodă aprobată de autoritatea de audit.

Eșantionul include, de asemenea, cel puțin pe o bază proporțională, proiecte puse în aplicare de autoritatea responsabilă atunci când acționează ca organism executiv.

(2) Auditul sistemelor de gestiune și control vizează fiecare dintre următoarele proceduri cel puțin o dată până în 2013: programarea, delegarea sarcinilor, selectarea și atribuirea, monitorizarea proiectelor, plata, certificarea cheltuielilor, prezentarea de rapoarte Comisiei, identificarea și rezolvarea eventualelor nereguli și evaluarea programelor.

(3) Auditurile proiectelor sunt efectuate la fața locului pe baza documentației și a înregistrărilor păstrate de beneficiarul final și/sau de partenerii din cadrul proiectului. Auditurile verifică dacă:

(4) Numai cheltuielile care fac obiectul unui audit efectuat în temeiul alineatului (3) sunt luate în considerare în valoarea cheltuielilor auditate, în sensul articolului 30 alineatul (1) litera (b) din actul de bază. În cazul în care auditul este efectuat înaintea finalizării proiectului, nu se ține cont decât de cheltuielile efectiv auditate pentru a calcula rata de acoperire.

(5) Atunci când problemele constatate par să fie de natură sistemică și pot atrage, prin urmare, riscuri pentru alte proiecte, autoritatea de audit asigură efectuarea unei examinări suplimentare, inclusiv a unor audituri suplimentare, dacă este cazul, pentru a stabili amploarea acestor probleme. Autoritățile responsabile întreprind acțiunile preventive și corective necesare.

(6) Autoritatea de audit își elaborează concluziile pe baza rezultatelor auditurilor referitoare la cheltuielile declarate Comisiei și le comunică Comisiei în cadrul raportului anual de audit. În cadrul programelor anuale pentru care rata de eroare prevăzută depășește pragul de semnificație de 2 % din contribuția Comunității, autoritatea de audit analizează importanța acestei erori și ia toate măsurile necesare, inclusiv formulând recomandări adecvate care urmează a fi comunicate cel puțin în raportul anual de audit.

(1) În cazurile în care autoritatea de audit emite un aviz cu rezerve sau un aviz negativ privind funcționarea sistemului de gestiune și control, autoritatea de certificare verifică dacă această informație a fost transmisă Comisiei. Aceasta se asigură, de asemenea, că autoritatea responsabilă a pus în aplicare un plan de acțiune adecvat pentru a restabili funcționarea eficientă a sistemelor de gestiune și control și a evalua impactul unei disfuncționalități asupra declarației de cheltuieli.

(2) În cazul în care cererea de plată sau declarația de restituire nu este validată de autoritatea de audit în vederea raportului final privind punerea în aplicare a programului anual, autoritatea de certificare se asigură că se întocmește fără întârziere o cerere de plată sau o declarație de restituire corectă.

(1) În temeiul articolului 9 alineatul (2) din actul de bază, măsura în care informațiile la care poate avea acces un stat membru cu privire la utilizarea fondului sunt transmise Comisiei în documentele menționate în acest capitol poate fi proporțională cu cuantumul contribuției comunitare alocate statului membru în cauză și, după caz, aceste informații pot fi furnizate într-o formă sintetică.

(2) Cu toate acestea, la cererea Comisiei, statul membru furnizează totuși informații mai detaliate. Comisia poate solicita aceste informații în măsura în care acest lucru pare necesar pentru îndeplinirea eficientă de către Comisie a obligațiilor care îi revin în temeiul actului de bază și al Regulamentului financiar.

(1) Descrierea sistemelor de gestiune și control menționate la articolul 31 alineatul (4) și la articolul 32 alineatul (2) din actul de bază este prezentată în conformitate cu modelul din anexa 1.

(2) Autoritatea responsabilă validează descrierea sistemelor puse în aplicare de oricare dintre autoritățile delegate. Fiecare autoritate desemnată confirmă exactitatea descrierii sistemelor de gestiune și control în cauză. În plus, autoritatea de audit confirmă, de asemenea, caracterul exhaustiv al descrierii.

(3) La examinarea descrierii, Comisia poate solicita clarificări și poate propune măsuri pentru a asigura respectarea dispozițiilor definite în actul de bază. Dacă este cazul, funcționarii Comisiei sau reprezentanți autorizați ai Comisiei pot efectua vizite la fața locului.

(4) În cazul în care autoritatea responsabilă este aceeași pentru două sau mai multe dintre cele patru fonduri sau atunci când sisteme comune se aplică la două sau mai multe fonduri, poate fi prezentată o descriere a sistemelor de gestiune și control comune, care să evidențieze, după caz, eventualele trăsături specifice.

(2) Modificările importante sunt modificările susceptibile să afecteze separarea funcțiilor, eficiența mecanismelor de selecție, atribuire, control și plată și comunicarea cu Comisia. Printre acestea se numără, în special, schimbări legate de una dintre autoritățile desemnate, de sistemul contabil și de procedurile de plată și certificare.

(3) Pentru revizuirea sistemelor de gestiune și control se aplică procedura prevăzută la articolul 20.

(1) Statele membre transmit Comisiei un program multianual, astfel cum se menționează la articolul 18 din actul de bază, în conformitate cu modelul din anexa 2.

(2) Statele membre transmit Comisiei programele anuale, astfel cum se menționează la articolul 20 din actul de bază, în conformitate cu modelul din anexa 3.

(3) Planurile financiare legate de programul multianual prezintă o defalcare a sumelor incluse în buget pe priorități, astfel cum sunt definite în orientările strategice.

Planurile financiare legate de programele anuale prezintă o defalcare a sumelor incluse în buget pe categorii de acțiuni, astfel cum sunt definite la articolul 3 alineatul (1) din actul de bază, cu referire la priorități.

(1) În vederea revizuirii programului anual aprobat de Comisie în temeiul articolului 20 alineatul (5) din actul de bază, statul membru în cauză trimite Comisiei, până la data de 1 mai a anului următor anului de referință, un proiect revizuit de program anual. Comisia analizează și aprobă, cat mai curând posibil, programul revizuit, în conformitate cu procedura prevăzută la articolul 20 alineatul (5) din actul de bază.

(2) Modificările aduse defalcării financiare fără o revizuire a programului anual în temeiul alineatului (1) nu depășesc 10 % din contribuția totală din fond și sunt permise doar în situații justificate de cauze care sunt în afara controlului autorității responsabile. În raportul intermediar și/sau în raportul final privind punerea în aplicare a programului anual este furnizată o explicație adecvată a eventualelor astfel de modificări.

Rapoarte intermediare și finale privind punerea în aplicare a programelor anuale

(1) Statele membre transmit Comisiei rapoartele intermediare privind punerea în aplicare a programului anual și cererile de plată, astfel cum se menționează la articolul 39 alineatul (4) din actul de bază, în conformitate cu modelul din anexa 4.

(2) Statele membre transmit Comisiei rapoartele finale privind punerea în aplicare a programului anual și cererile de plată, astfel cum se menționează la articolul 40 alineatul (1) litera (b) din actul de bază, în conformitate cu modelul din anexa 5.

(3) Tabelele financiare aferente rapoartelor intermediare și finale prezintă o defalcare a sumelor pe priorități, conform orientărilor strategice, precum și pe proiecte pentru fiecare categorie de acțiuni, conform articolului 3 alineatul (1) din actul de bază.

(1) Strategia de audit menționată la articolul 30 alineatul (1) litera (c) din actul de bază este stabilită în conformitate cu modelul din anexa 6.

(2) Cu excepția cazului în care fiecare dintre ultimele două programe anuale adoptate de Comisie corespunde unei contribuții comunitare anuale de mai puțin de 1 milion de euro, autoritatea de audit prezintă un plan anual de audit înainte de data de 15 februarie a fiecărui an, începând din 2009. Planul de audit este întocmit ca anexă la strategia de audit, în conformitate cu modelul din anexa 6. În cazul unei strategii de audit combinate, prevăzute la articolul 30 alineatul (2) din actul de bază, poate fi prezentat un plan de audit anual combinat.

(3) Raportul de audit și avizele menționate la articolul 30 alineatul (3) literele (a) și (b) din actul de bază se bazează pe auditurile sistemelor și auditurile proiectelor efectuate în conformitate cu strategia de audit și sunt întocmite în conformitate cu modelele din anexele 7.A și 7.B.

(4) Declarația de validitate menționată la articolul 30 alineatul (3) litera (c) din actul de bază se bazează pe întreaga activitate de audit desfășurată de autoritatea de audit, precum și pe verificări suplimentare, dacă este cazul. Declarația de validitate este întocmită în conformitate cu modelul din anexa 7.C.

(5) În cazul oricărei restrângeri a ariei de cuprindere a examinării sau în cazul în care se constată că nivelul cheltuielilor afectate de nereguli nu permite formularea unei opinii fără rezerve pentru avizul anual menționat la articolul 30 alineatul (3) litera (b) din actul de bază sau în declarația menționată la litera (c) a aceluiași articol, autoritatea de audit furnizează argumente și apreciază gravitatea problemei și impactul său financiar.

(1) Declarația certificată de cheltuieli referitoare la cererea de plată a celei de-a doua prefinanțări menționate la articolul 39 alineatul (4) din actul de bază este întocmită și transmisă Comisiei în formatul din anexa 8.

(2) Declarația certificată de cheltuieli referitoare la cererea de plată a soldului menționate la articolul 40 alineatul (1) litera (a) din actul de bază este întocmită și transmisă Comisiei în formatul din anexa 9.

(1) În conformitate cu modele din anexele 4 și 5, statele membre raportează Comisiei orice neregulă care a făcut obiectul unei prime constatări administrative sau judiciare în raportul intermediar sau final privind punerea în aplicare a programelor anuale.

Cu toate acestea, nu este necesar să fie raportate următoarele cazuri, cu excepția cazurilor de suspiciune de fraudă:

(2) La cererea Comisiei, statele membre pun la dispoziție, în toate cazurile, detalii suplimentare privind:

(3) Atunci când unele dintre informațiile menționate la alineatul 2, în special cele privind practicile utilizate la producerea neregulii și metoda prin care a fost constatată aceasta, nu sunt disponibile, statele membre furnizează, în măsura posibilului, informațiile lipsă atunci când transmit rapoartele ulterioare privind neregulile către Comisie.

(1) Statele membre informează Comisia, cu privire la orice raport anterior întocmit în temeiul articolului 27, despre procedurile stabilite pentru toate neregulile notificate anterior și despre modificările semnificative care rezultă din acestea. Aceste informații sunt furnizate în rapoartele intermediare sau finale privind punerea în aplicare a programelor anuale în conformitate cu modelele din anexele 4 și 5.

Raportul indică sumele recuperate sau care se preconizează că vor fi recuperate.

(2) La cererea Comisiei, statele membre pun la dispoziție, în toate cazurile, detalii suplimentare privind:

Statele membre raportează Comisiei toate deciziile administrative sau judiciare care pun capăt acestor proceduri sau principalele puncte ale acestora și indică, în special, dacă în urma constatărilor se confirmă sau nu suspiciunea de fraudă.

(1) Comisia întreține contactele necesare cu statele membre interesate în vederea completării informațiilor furnizate privind neregulile, menționate la articolul 27, privind procedurile menționate la articolul 28 și privind posibilitatea de recuperare.

(2) Independent de contactele menționate la alineatul (1), Comisia informează statele membre în cazurile în care natura neregulii indică faptul că practici identice sau similare ar putea avea loc și în alte state membre.

(1) Comisia poate utiliza orice informație cu caracter general sau operațional, comunicată de statele membre în temeiul prezentei decizii, pentru a efectua analize de risc și, pe baza informațiilor obținute, poate întocmi rapoarte și poate dezvolta sisteme de avertizare timpurie care servesc la identificarea mai eficientă a riscurilor.

(2) Comisia informează periodic statele membre în cauză cu privire la felul în care au fost utilizate informațiile de la alineatul (1).

(1) Autoritatea responsabilă se asigură că indicațiile esențiale privind programele multianuale și anuale sunt difuzate pe scară largă, însoțite de detalii privind contribuțiile financiare în cauză, și sunt puse la dispoziția tuturor părților interesate.

Cu toate acestea, autoritatea responsabilă poate decide să păstreze confidențialitatea dispozițiilor privind gestiunea internă prevăzute în programul multianual sau în programele anuale și a oricăror altor informații legate de punerea în aplicare a fondului pe motive de securitate publică.

(2) Autoritatea responsabilă pune la dispoziția potențialilor beneficiari finali cel puțin următoarele informații:

În plus, autoritatea responsabilă informează potențialii beneficiari finali cu privire la publicarea prevăzută la articolul 33 alineatul (2) litera (b).

Autoritatea responsabilă informează beneficiarii finali cu privire la faptul că acceptarea finanțării înseamnă de asemenea acceptarea includerii acestora pe lista de beneficiari finali publicată în conformitate cu articolul 33 alineatul (2) litera (b).

Atribuțiile autorității responsabile referitoare la asigurarea accesului la informații și a transparenței pentru publicul larg

(1) Autoritatea responsabilă se asigură de punerea în aplicare a măsurilor menite să asigure accesul la informații și transparența în vederea garantării unei acoperiri mediatice cât mai largi, utilizând diferite forme și metode de comunicare la nivelul teritorial corespunzător.

(2) Autoritatea responsabilă organizează cel puțin următoarele măsuri de asigurare a accesului la informații și a transparenței:

Responsabilitățile beneficiarilor finali referitoare la asigurarea accesului la informații și a transparenței pentru publicul larg

(1) Beneficiarul final este responsabil de informarea publicului, prin intermediul măsurilor prevăzute la alineatele (2), (3) și (4), cu privire la asistența obținută din fond.

(2) Beneficiarul final fixează un panou proeminent permanent, de dimensiuni considerabile, în termen de cel mult trei luni de la finalizarea oricărui proiect care îndeplinește următoarele condiții:

Panoul va indica tipul și denumirea proiectului. În plus, informațiile menționate la articolul 35 vor ocupa cel puțin 25 % din suprafața panoului.

(3) Atunci când un proiect primește finanțare în cadrul unui program anual cofinanțat de fond, beneficiarul final se asigură că participanții la proiect au fost informați cu privire la finanțarea respectivă.

(4) Orice document, inclusiv orice listă de prezență sau orice alt certificat referitor la astfel de proiecte, include o declarație care să indice faptul că proiectul este cofinanțat de fond.

Caracteristici tehnice ale asigurării accesului la informații și a transparenței privind operațiunea

Toate măsurile de asigurare a accesului la informații și a transparenței destinate beneficiarilor finali, beneficiarilor finali potențiali și publicului larg includ următoarele:

Pentru articole promoționale mici sau pentru articole promoționale legate de două sau mai multe dintre cele patru fonduri, nu se aplică punctele 1 și 3.

(1) Statele membre și Comisia iau toate măsurile necesare pentru a preveni divulgarea neautorizată sau accesul ilegitim la informațiile menționate la articolul 27 alineatul (1) litera (h) din actul de bază, la informațiile culese de Comisie în cursul controalelor sale la fața locului și la informațiile menționate în capitolul 4.

(2) Informațiile menționate în capitolul 4 nu pot fi trimise decât persoanelor din statele membre sau din instituțiile comunitare ale căror îndatoriri necesită accesul la aceste informații, cu excepția cazurilor în care statul membru care furnizează aceste informații a convenit astfel în mod expres.

În plus față de versiunile tipărite, semnate în mod corespunzător, ale documentelor menționate la capitolul 3, informațiile sunt transmise, de asemenea, ori de câte ori este posibil, prin mijloace electronice.

(1) În cazul în care Comisia dezvoltă un sistem informatic pentru securizarea schimbului de date între Comisie și fiecare stat membru în vederea punerii în aplicare a fondului, statele membre sunt informate despre acest lucru și, la cererea lor, sunt implicate în dezvoltarea oricărui astfel de sistem informatic.

(2) Comisia și autoritățile desemnate, împreună cu organismele cărora le-au fost delegate sarcinile, înregistrează documentele menționate în capitolul 3 în sistemul informatic menționat la alineatul (1).

(3) În plus, statele membre pot fi invitate să furnizeze din proprie inițiativă informațiile menționate la articolele 27 și 28 utilizând sistemul specific existent, gestionat de Comisie, pentru culegerea neregulilor identificate în cadrul fondurilor structurale.

(4) Orice costuri legate de interfața dintre sistemul informatic comun și sistemele informatice naționale, regionale și locale și orice costuri de adaptare a sistemelor naționale, regionale și locale la cerințele tehnice ale sistemului comun sunt eligibile în temeiul articolului 16 din actul de bază.

(1) Normele prevăzute în anexa 11 sunt utilizate pentru a stabili eligibilitatea cheltuielilor privind acțiunile finanțate în cadrul programelor anuale menționate la articolul 35 alineatul (4) din actul de bază.

(2) Normele sunt aplicabile cheltuielilor suportate de beneficiarii finali și se aplică mutatis mutandis cheltuielilor suportate de partenerii din cadrul proiectului.

(3) Statele membre pot aplica norme de drept intern privind eligibilitatea care sunt mai riguroase decât cele prevăzute de prezenta decizie.

Este de competența Comisiei să evalueze dacă normele de drept intern aplicabile privind eligibilitatea respectă această condiție.

(1) Cererile de măsuri de urgență sunt prezentate autorității responsabile în conformitate cu modelul din anexa 12.

(2) De fiecare dată când Comisia adoptă măsuri de urgență, se modifică decizia de finanțare care aprobă programul anual al statului membru în cauză. Modificarea indică suma alocată statului membru în cauză, perioada pentru care sunt eligibile cheltuielile și, după caz, derogarea de la normele privind eligibilitatea cheltuielilor definite în anexa 11 cu privire la acțiunile enumerate la articolul 5 din actul de bază.

(3) Raportul privind punerea în aplicare a acestor măsuri este inclus în raportul intermediar și în raportul final privind punerea în aplicare a programului anual în cauză.

(4) O primă plată aferentă prefinanțării, reprezentând 80 % din suma alocată măsurilor de urgență, este vărsată statului membru în termen de șaizeci de zile de la adoptarea deciziei menționate la alineatul (2). Soldul este plătit atunci când se efectuează aceeași plată pentru programul anual în cauză.

(1) Pentru suma fixă care revine persoanelor restabilite, prevăzută la articolul 13 alineatul (3) din actul de bază, în cursul perioadei menționate la articolul 43 din actul de bază, autoritatea responsabilă:

(2) Persoanele sunt restabilite în cursul anului calendaristic corespunzător programului anual.

(3) Rapoartele intermediar și final privind punerea în aplicare a programelor anuale menționează numărul persoanelor restabilite, conform celor patru categorii definite la articolul 13 alineatul (3) din actul de bază.

(1) Prin derogare de la articolul 23, la punerea în aplicare a programului anual:

(2) Totalitatea resurselor anuale menționate la articolul 14 alineatul (7) din actul de bază cu privire la pragul de 15 % pentru acțiunile puse în aplicare în temeiul articolului 3 alineatul (4) din decizia respectivă se calculează ținându-se seama de suma stabilită în decizia Comisiei de adoptare a programului anual, fără a ține cont de eventualele resurse suplimentare alocate măsurilor de urgență.

Prezenta decizie se adresează Regatului Belgiei, Republicii Bulgaria, Republicii Cehe, Republicii Federale Germania, Republicii Estonia, Irlandei, Republicii Elene, Regatului Spaniei, Republicii Franceze, Republicii Italiene, Republicii Cipru, Republicii Letonia, Republicii Lituania, Marelui Ducat de Luxemburg, Republicii Ungaria, Republicii Malta, Regatului Țărilor de Jos, Republicii Austria, Republicii Polone, Republicii Portugheze, României, Republicii Slovenia, Republicii Slovace, Republicii Finlanda, Regatului Suediei, Regatului Unit al Marii Britanii și Irlandei de Nord.

ANEXE

ANEXA 1

Model de descriere a sistemelor de gestiune și control

ANEXA 2

Model de program multianual

ANEXA 3

Model de program anual

ANEXA 4

Model de raport final privind punerea în aplicare a programului anual

A.	Raport tehnic

B.	Cerere de plată a celei de-a doua prefinanțări

ANEXA 5

Model de raport final privind punerea în aplicare a programului anual

A.	Raport tehnic

B.	Cererea de plată a soldului/Declarația de restituire

ANEXA 6

Model de strategie de audit

Anexă (anexe) la strategia de audit: Planuri anuale

ANEXA 7

Model de raport al autorității de audit

A.	Raport anual de audit

B.	Aviz privind funcționarea sistemelor de gestiune și control

C.	Validarea cererii de plată

ANEXA 8

Model de declarație de cheltuieli pentru plata celei de-a doua prefinanțări

ANEXA 9

Model de declarație de cheltuielile pentru plata soldului

ANEXA 10

Instrucțiuni privind emblema și definirea culorilor standard

ANEXA 11

Reguli privind eligibilitatea cheltuielilor fondul european pentru refugiați

ANEXA 12

Cerere de măsuri de urgență

ANEXA 1

DESCRIEREA SISTEMELOR DE GESTIUNE ȘI CONTROL

	Versiune inițială
	Versiune revizuită (număr, dată zz/ll/an) în urma dialogului cu Comisia
	Versiune revizuită din alte motive

STATUL MEMBRU:

FOND(URI):

PRINCIPALUL PUNCT DE CONTACT:

INFORMAȚIILE FURNIZATE DESCRIU SITUAȚIA LA: …

1. IDENTIFICAREA AUTORITĂȚILOR DESEMNATE

1.1. Informații generale privind autoritățile desemnate

1.1.1. Scurtă descriere a alegerilor făcute în legătură cu desemnarea diferitelor autorități

1.1.2. Indicarea operaționalității sau lipsei de operaționalitate a acestor sisteme de gestiune și control

În caz contrar, indicarea datei la care sistemul va deveni operațional.

1.1.3. Indicarea acreditării sau a neacreditării de către Comisie a acestor sisteme de gestiune și control pentru alte instrumente financiare comunitare (dacă este cazul)

1.2. Organigrama (organigramele) completă (complete) a(le) tuturor organismelor în cadrul cărora funcționează autoritățile desemnate

1.3. Autoritatea responsabilă

1.3.1. Data și forma desemnării oficiale a autorității responsabile

1.3.2. Statutul juridic al autorității responsabile

1.3.3. Specificarea atribuțiilor exercitate direct de autoritatea responsabilă și (dacă este cazul și/sau se prevede acest lucru) de alte organisme aflate sub responsabilitatea autorității responsabile [externalizarea sarcinilor, cu excepția sarcinilor încredințate autorității (autorităților) delegate la punctul 1.4]

1.3.4. Organigrama și specificarea atribuțiilor unităților (inclusiv numărul estimativ al posturilor alocate)

1.3.5. Informații privind măsura în care autoritatea responsabilă poate, de asemenea, acționa ca organism executiv pentru proiectele cofinanțate de fond

1.3.6. În cazul în care autoritatea responsabilă este aceeași pentru mai mult de unul dintre cele patru fonduri, o descriere a atribuțiilor și sistemelor comune

1.4. Autoritatea (autoritățile) delegată (delegate)

1.4.1. Motivele pentru care se instituie o autoritate delegată

1.4.2. Data și forma desemnării oficiale a autorității (autorităților) delegate

1.4.3. Statutul juridic al autorității (autorităților) delegate

1.4.4. Specificarea atribuțiilor exercitate direct de autoritatea (autoritățile) delegată (delegate) și (dacă este cazul și/sau se prevede acest lucru) de alte organisme aflate sub responsabilitatea autorității (autorităților) delegate (externalizarea sarcinilor)

1.4.5. Organigrama și specificarea atribuțiilor unităților (inclusiv numărul estimativ al posturilor alocate)

1.4.6. Informații privind măsura în care autoritatea (autoritățile) delegată (delegate) poate (pot) de asemenea acționa ca organism(e) executiv(e) pentru proiectele cofinanțate de fond

1.4.7. În cazul în care autoritatea (autoritățile) delegată (delegate) este (sunt) aceeași (aceleași) pentru mai mult de unul dintre cele patru fonduri, o descriere a atribuțiilor și sistemelor comune

1.5. Autoritatea de certificare

1.5.1. Data și forma desemnării formale a autorității de certificare

1.5.2. Statutul juridic al autorității de certificare

1.5.3. Specificarea atribuțiilor exercitate direct de autoritatea de certificare și (dacă este cazul și/sau se prevede acest lucru) de alte organisme aflate sub responsabilitatea autorității de certificare (externalizarea sarcinilor)

1.5.4. Organigrama și specificarea atribuțiilor unităților (inclusiv numărul estimativ al posturilor alocate)

1.5.5. În cazul în care autoritatea de certificare este aceeași pentru mai mult de unul dintre cele patru fonduri, o descriere a atribuțiilor și a sistemelor comune

1.6. Autoritatea de audit

1.6.1. Data și forma desemnării oficiale a autorității de audit

1.6.2. Statutul juridic al autorității de audit

1.6.3. Specificarea atribuțiilor exercitate direct de autoritatea de audit și (dacă este cazul și/sau se prevede acest lucru) de alte organisme aflate sub responsabilitatea autorității de audit (externalizarea sarcinilor)

1.6.4. Organigrama și specificarea atribuțiilor unităților (inclusiv numărul estimativ al posturilor alocate)

1.6.5. Calificările membrilor personalului din cadrul autorității de audit și (dacă este cazul și/sau se prevede acest lucru) din cadrul celorlalte organisme care se presupune că desfășoară activități de audit (externalizarea sarcinilor)

1.6.6. În cazul în care autoritatea de audit este aceeași pentru mai mult de unul dintre cele patru fonduri, o descriere a atribuțiilor și sistemelor comune

1.6.7. În cazul în care o autoritate responsabilă poate de asemenea acționa ca organism executiv pentru proiectele cofinanțate de fond, o descriere a măsurilor menite să garanteze independența autorității de audit în conformitate cu articolul 8.

Orientări pentru secțiunile 2-4

Prima parte a fiecărui tabel

Descrierea procedurilor ar trebui să includă sarcinile care trebuie îndeplinite de către fiecare autoritate desemnată (sau de organismele aflate sub responsabilitatea acestora) și interacțiunea dintre ele. Descrierea ar trebui să fie concisă, dar să permită totodată o reprezentare clară a funcționării efective a procedurilor.

A doua parte a fiecărui tabel

Lista de verificare ar trebui completată indicând dacă fiecare obiectiv a fost realizat sau nu și furnizând toate informațiile relevante. În cazul nerealizării obiectivului, vă rugăm să furnizați o justificare în acest sens și, dacă este cazul, să indicați data prevăzută pentru realizarea sa.

În cazul în care procedurile sunt formalizate, ar trebui inclusă o trimitere la document.

2. FUNCȚIONAREA AUTORITĂȚILOR DESEMNATE

2.1. Desemnarea și supravegherea autorităților desemnate
Scurtă descriere a procedurii de instituire a fiecăreia dintre autoritățile desemnate [Descrierea ar trebui să vizeze toate autoritățile]
	Obiective principale	Realizat?	Observații
1	Normele privind relațiile statelor membre cu autoritățile desemnate definesc responsabilitățile fiecărei părți.	D/N
2	Statul membru a furnizat orientări autorităților desemnate pentru a asigura o bună gestiune financiară (prin cursuri de formare și/sau manuale).	D/N
3	Fiecare autoritate își va informa membrii personalului cu privire la declarația de misiune a organizației, precum și cu privire la fișa postului și la rezultatele scontate.	D/N
4	Au fost luate măsuri pentru a garanta faptul că diferitele autorități dispun de resurse de personal corespunzătoare, atât din punct de vedere al numărului acestora, cât și al vechimii și experienței în serviciu pentru a-și putea exercita atribuțiile.	D/N

2.2. Separarea funcțiilor
Scurtă descriere a măsurilor prevăzute pentru a asigura o separare adecvată a funcțiilor [Descrierea ar trebui să vizeze toate autoritățile]
	Obiective principale	Realizat?	Observații
1	Sunt definite norme menite să asigure o separare corespunzătoare a funcțiilor între actorii din cadrul autorității responsabile, în ceea ce privește semnarea contractelor/acordurilor de finanțare nerambursabilă.	D/N
2	Sunt definite norme menite să asigure o separare corespunzătoare a funcțiilor între actorii din cadrul autorității responsabile, în ceea ce privește inițierea, verificarea și aprobarea tranzacțiilor financiare.	D/N
3	Autoritatea de audit va fi independentă din punct de vedere funcțional de autoritatea responsabilă și de autoritatea de certificare.	D/N
4	Autoritatea de certificare nu va fi implicată în selectarea, punerea în aplicare și tranzacțiile financiare legate de resursele comunitare.	D/N

2.3. Monitorizarea autorității (autorităților) delegate – dacă este cazul
Scurtă descriere a procedurii [Prezenta descriere ar trebui să vizeze autoritatea responsabilă și autoritatea (autoritățile) delegată (delegate)]
	Obiective principale	Realizat?	Observații
1	Sarcinile de delegat sunt clar definite.	D/N
2	Sunt stabilite proceduri cu privire la sarcinile delegate, iar conformitatea acestora cu normele definite în actul de bază/normele de punere în aplicare a fost verificată.	D/N
3	Vor avea loc controale de supraveghere pentru a asigura îndeplinirea sarcinilor în conformitate cu procedurile stabilite.	D/N

2.4. Monitorizarea altor sarcini care nu sunt îndeplinite de autoritățile însele – dacă este cazul
Scurtă descriere a procedurii [Prezenta descriere ar trebui să vizeze toate autoritățile]
	Obiective principale	Realizat?	Observații
1	În cazul organismelor care acționează sub responsabilitatea autorității responsabile (și care nu sunt considerate autorități delegate), există mecanisme de supraveghere pentru a asigura o bună gestiune financiară.	D/N
2	În cazul externalizării activităților de audit și în cazul organismelor care acționează sub responsabilitatea autorității de audit, există mecanisme de supraveghere pentru a asigura o metodologie comună în materie de audit și coerența activității de audit.	D/N
3	În cazul externalizării activităților de certificare și în cazul organismelor care acționează sub responsabilitatea autorității de certificare, există mecanisme de supraveghere pentru a asigura o abordare comună a procesului de certificare.	D/N
4	În cazul externalizării către organisme private care nu sunt învestite cu îndeplinirea unei misiuni de serviciu public, sunt definite mecanisme pentru a garanta faptul că sarcinile care pot fi încredințate acestora nu includ exercițiul autorității publice și nu implică exercitarea de puteri discreționare de apreciere.	D/N

3. PROCEDURI OPERAȚIONALE ȘI FINANCIARE

3.1. Instituirea de programe multianuale
Scurtă descriere a procedurii [Prezenta descriere ar trebui să vizeze autoritatea responsabilă și autoritatea (autoritățile) delegată (delegate)]
	Obiective principale	Realizat?	Observații
1	Sunt prevăzute măsuri care să garanteze respectarea principiului parteneriatului în conformitate cu normele și practicile naționale aplicabile.	D/N
2	Sunt definite proceduri pentru a verifica măsura în care programul multianual este coerent cu orientările strategice și conform cu dreptul comunitar, în special cu legislația comunitară care urmărește garantarea liberei circulații a persoanelor, coroborată cu măsurile însoțitoare direct asociate acestora, referitoare la controalele la frontierele externe, azilul și imigrația.	D/N
3	Programul multianual va fi aprobat de către o persoană abilitată în mod corespunzător.	D/N

3.2.

Stabilirea de programe anuale

Scurtă descriere a procedurii

[Prezenta descriere ar trebui să vizeze autoritatea responsabilă și autoritatea (autoritățile) delegată (delegate)]

Obiective principale

Realizat?

Observații

Sunt stabilite proceduri menite să asigure:

—	coerența între programele anuale și programul multianual;

—	eligibilitatea acțiunilor avute în vedere în programele anuale;

—	coerența și complementaritatea acestor acțiuni cu alte instrumente naționale și comunitare;

—	respectarea normelor privind procentajul de cofinanțare;

—	coerența cu prioritățile (prioritățile specifice) indicate în orientările strategice.

D/N

Sunt stabilite proceduri menite să permită revizuirea programului anual în caz de situații de urgență justificate în mod corespunzător, astfel cum se descrie în actul de bază (dacă este cazul).

D/N

Sunt stabilite proceduri menite să permită revizuirea unui program anual atunci când dispozițiile articolului 23 alineatul (1) din prezenta decizie cer acest lucru.

D/N

Orice modificare adusă defalcării financiare a unui program anual și motivele care au stat la baza acesteia sunt justificate cu documente.

D/N

Orice modificare a punerii în aplicare a programului anual care nu este legată de defalcarea financiară (de exemplu, privind natura și calendarul cererilor de propuneri sau aria de acoperire a asistenței tehnice) și motivele care au stat la baza acesteia sunt justificate cu documente.

D/N

3.3. Stabilirea strategiei de audit și a planurilor anuale de audit
Scurtă descriere a procedurii [Prezenta descriere vizează autoritatea de audit]
	Obiective principale	Realizat?	Observații
1	Sunt definite norme menite să asigure o comunicare transparentă și corespunzătoare între autoritatea responsabilă și autoritatea de audit cu privire la procedurile de gestiune aplicate și la proiecte, înaintea și pe toată durata perioadei de programare.	D/N
2	Sunt stabilite proceduri menite să definească planurile anuale de audit (care trebuie anexate în fiecare an la strategia de audit) și să asigure transmiterea acestora către Comisie în timp util (după caz).	D/N
3	Strategia de audit și planurile anuale de audit sunt aprobate de o persoană abilitată în mod corespunzător.	D/N

3.4. Autoritatea responsabilă care acționează ca organism executiv – dacă este cazul
Scurtă descriere a motivelor care au determinat autoritatea responsabilă să pună direct în aplicare proiectele și a măsurilor specifice prevăzute pentru a consolida sistemele de gestiune și control [Prezenta descriere ar trebui să vizeze toate autoritățile]
	Obiective principale	Realizat?	Observații
1	Necesitatea ca autoritatea responsabilă să pună în aplicare proiectele va fi justificată cu documente și aprobată la nivelul corespunzător.	D/N
2	Sunt instituite măsuri specifice menite să garanteze faptul că natura și obiectivele proiectelor sunt conforme cu dispozițiile definite pentru fond.	D/N
3	Sunt instituite măsuri specifice pentru a preveni apariția conflictelor de interese în ceea ce privește proiectele puse în aplicare de autoritatea responsabilă.	D/N
4	Sunt instituite măsuri specifice menite să garanteze respectarea principiului raportului calitate-preț în contextul punerii în aplicare a proiectelor de către autoritatea responsabilă.	D/N
5	Sunt definite proceduri menite să garanteze claritatea și exhaustivitatea termenilor contractuali care guvernează aceste proiecte, în special în ceea ce privește condițiile de finanțare, termenii de plată, regulile de eligibilitate și obligațiile legate de raportarea operațională și financiară.	D/N
6	Sunt instituite măsuri specifice pentru a garanta faptul că principalele atribuții ale autorității responsabile, astfel cum sunt prevăzute în actul de bază, nu sunt afectate în ceea ce privește proiectele puse în aplicare de autoritatea responsabilă.	D/N
7	Atunci când autoritatea responsabilă acționează ca organism executiv, competențele autorității de audit sunt atribuite altui organism decât autoritatea responsabilă (în caz contrar, vă rugăm să descrieți garanțiile suplimentare instituite pentru a asigura independența corespunzătoare a autorității de audit).	D/N
8	Strategia de audit va acoperi riscurile specifice care pot fi legate de punerea în aplicare a proiectelor de către autoritatea responsabilă.	D/N

3.5. Selectarea și punerea în aplicare a proiectelor (autoritatea responsabilă care acționează ca organism de atribuire)
Scurtă descriere a procedurii [Prezenta descriere ar trebui să vizeze autoritatea responsabilă și autoritatea (autoritățile) delegată (delegate)]
	Obiective principale	Realizat?	Observații
1	În cazul cererilor de propuneri (sau cererilor de oferte), sunt definite norme menite să asigure o concurență deschisă și o publicitate corespunzătoare.	D/N
2	Criteriile de selecție vor respecta criteriile minime definite în actul de bază.	D/N
3	Sunt definite proceduri pentru primirea propunerilor (sau ofertelor).	D/N
4	Sunt definite proceduri menite să asigure evaluarea propunerilor (sau ofertelor) în conformitate cu normele și criteriile predefinite, într-o manieră transparentă și nediscriminatorie.	D/N
5	Deciziile de atribuire și contractele/acordurile de finanțare nerambursabilă vor fi aprobate de o persoană abilitată în mod corespunzător.	D/N
6	Sunt definite proceduri menite să asigure o informare ex-post adecvată a candidaților cu privire la rezultatele procesului de selecție	D/N
7	Sunt definite proceduri menite să asigure monitorizarea punerii în aplicare a acordurilor de finanțare nerambursabilă/contractelor în conformitate cu termenii contractuali	D/N

3.6. Monitorizarea proiectelor puse în aplicare de beneficiarii finali
Scurtă descriere a procedurii [Prezenta descriere ar trebui să vizeze autoritatea responsabilă și autoritatea (autoritățile) delegată (delegate)]
	Obiective principale	Realizat?	Observații
1	Indicatori-cheie operaționali și financiari vor fi stabiliți, monitorizați și comunicați autorității responsabile pentru fiecare proiect.	D/N
2	Sunt prevăzute verificări la fața locului de către autoritatea responsabilă pentru a permite monitorizarea (aspectelor operaționale și financiare) ale proiectelor.	D/N
3	Autoritatea responsabilă se va asigura că beneficiarii finali utilizează un sistem contabil adecvat, informatizat.	D/N
4	Autoritatea responsabilă se va asigura că beneficiarii finali pun în aplicare dispozițiile privind vizibilitatea finanțării comunitare.	D/N

3.7.

Gestiunea financiară a proiectului

Scurtă descriere a procedurii

[Vizează autoritatea responsabilă și autoritatea (autoritățile) delegată (delegate)]

Obiective principale

Realizat?

Observații

Tranzacțiile financiare vor fi aprobate de către persoanele abilitate în mod corespunzător.

D/N

Înaintea efectuării plăților/recuperărilor, vor fi realizate verificări în special pentru a monitoriza:

—	exactitatea și regularitatea cererii de plată, având în vedere normele de eligibilitate aplicate fondurilor;

—	furnizarea efectivă a produselor și/sau a serviciilor cofinanțate de proiect;

—	exactitatea, integralitatea și plata efectivă a altor contribuții primite din surse publice sau private;

—	luarea în considerare a rezultatelor oricărei activități de audit.

D/N

Vor fi efectuate verificări pentru a avea o asigurare rezonabilă cu privire la legalitatea și regularitatea tranzacțiilor subiacente.

D/N

Vor fi efectuate controale de supraveghere pe toată durata perioadei de programare pentru a asigura respectarea procedurilor financiare stabilite.

D/N

Vor fi efectuate verificări cu privire la complementaritatea cu alte programe financiare comunitare pentru a evita dubla finanțare.

D/N

3.8. Nereguli, corecții și recuperări
Scurtă descriere a procedurii [Prezenta descriere ar trebui să vizeze autoritatea responsabilă, autoritatea (autoritățile) delegată (delegate) și autoritatea de certificare]
	Obiective principale	Realizat?	Observații
1	Neregulile sunt definite în conformitate cu cerințele comunitare.	D/N
2	Există mecanisme menite să asigure identificarea în timp util a neregulilor și adoptarea de măsuri corective imediate.	D/N
3	Există proceduri menite să asigure informarea Comisiei cu privire la neregulile identificate și, după caz, cu privire la orice măsuri corective adoptate în conformitate cu obligațiile prevăzute în prezenta decizie.	D/N
4	Există proceduri menite să asigure o urmărire adecvată a ordinelor de recuperare emise și, după caz, a dobânzii de penalizare.	D/N
5	În cazul în care ordinele de recuperare nu pot fi încasate, vor fi identificate cauzele pentru a evalua dacă statele membre ar trebui să ramburseze sau nu fondurile la bugetul comunitar.	D/N

3.9. Pregătirea și executarea misiunilor de audit
Scurtă descriere a procedurii [Prezenta descriere ar trebui să vizeze autoritatea de audit și, în calitate de organisme auditate potențiale, autoritatea responsabilă și autoritatea (autoritățile) delegată (delegate) și, ca destinatar al concluziilor, autoritatea de certificare]
	Obiective principale	Realizat?	Observații
1	Practica de audit este conformă cu standardele acceptate la nivel internațional.	D/N
2	A fost elaborat un manual de audit pentru a fi utilizat de auditori pe baza cerințelor definite în actul de bază.	D/N
3	Vor fi efectuate auditări cu scopul de a verifica buna funcționare a sistemelor de gestiune și control.	D/N
4	Verificările care urmează să fie efectuate cu privire la cheltuielile eligibile se vor baza pe un eșantion corespunzător și vor viza cel puțin 10 % din cheltuielile eligibile.	D/N
5	Verificările cu privire la cheltuielile eligibile vor viza cel puțin conformitatea, eficacitatea și eficiența următoarelor elemente: procedura de selecție, obiectivele proiectului, realitatea realizărilor, eligibilitatea cheltuielilor, existența unor documente justificative valabile pentru cheltuieli, cofinanțarea națională, pista de audit.	D/N
6	Vor fi luate, la intervale regulate, măsuri de asigurare a transpunerii în practică a recomandărilor anterioare.	D/N
7	Proiectele puse în aplicare de autoritatea responsabilă vor fi supuse unui control strict.	D/N

3.10. Raportul de audit privind programele anuale și declarațiile aferente
Scurtă descriere a procedurii [Prezenta descriere ar trebui să vizeze autoritatea de audit]
	Obiective principale	Realizat?	Observații
1	Sunt stabilite proceduri menite să coroboreze concluziile auditului sistemelor și ale auditului proiectelor pentru fiecare program anual.	D/N
2	Vor fi efectuate verificări pentru a evalua valabilitatea cererilor de plată.	D/N
3	În cazul identificării unor erori sistemice sau a unor erori care depășesc pragul de importanță relativă, acestea vor face obiectul unor investigații suplimentare.	D/N
4	Raportul și declarațiile aferente vor fi aprobate de o persoană abilitată în mod corespunzător.	D/N

3.11. Certificarea cheltuielilor
Scurtă descriere a procedurii [Vizează în principal autoritatea de certificare, dar și autoritatea responsabilă și autoritatea (autoritățile) delegată (delegate)]
	Obiective principale	Realizat?	Observații
1	Sunt stabilite proceduri menite să asigure primirea informațiilor necesare de la autoritatea responsabilă în scopul certificării.	D/N
2	Sunt stabilite proceduri menite să asigure primirea raportului de audit cu privire la fiecare program anual și a declarațiilor aferente de la autoritatea de audit.	D/N
3	Sunt stabilite proceduri menite să asigure luarea în considerare a recuperărilor în declarația finală de cheltuieli și să urmărească acțiunile în justiție în curs sau recursurile administrative cu efect suspensiv asupra acestor recuperări.	D/N
4	Vor fi efectuate verificări pentru a asigura exactitatea și caracterul complet al declarației de cheltuieli (în special, cu privire la dobânda generată de prefinanțarea acordată de Comisie, precum și la utilizarea efectivă a acesteia ca contribuție națională)	D/N
5	În cazul utilizării monedei locale, metodele de calcul pentru conversia în euro respectă regulile definite de Comisie.	D/N

3.12. Evaluarea programului
Scurtă descriere a procedurii [Vizează autoritatea responsabilă și autoritatea (autoritățile) delegată (delegate)]
	Obiective principale	Realizat?	Observații
1	Documentele de orientare ale Comisiei privind evaluările sunt difuzate pe scară largă și puse la dispoziția tuturor beneficiarilor finali potențiali și a altor părți interesate.	D/N
2	Vor fi înregistrați principalii indicatori operaționali și financiari furnizați de beneficiarii finali pentru a aprecia rezultatele proiectului.	D/N
3	Autoritatea responsabilă (și/sau autoritățile delegate) se va asigura că indicatorii furnizați sunt adecvați pentru a aprecia rezultatele fiecărui proiect.	D/N
4	Sunt stabilite proceduri menite să asigure efectuarea evaluării necesare în conformitate cu cerințele actului de bază.	D/N

4. GESTIONAREA INFORMAȚIILOR

4.1. Documentația privind procedurile
Scurtă descriere a procedurii [Vizează toate autoritățile]
	Obiective principale	Realizat?	Observații
1	Autoritățile se asigură că procedurile stabilite, menționate la articolul 7 din prezenta decizie sunt conforme cu dreptul intern și dreptul comunitar (de exemplu, în ceea ce privește achizițiile publice, normele contabile etc.).	D/N
2	Procedurile sunt aprobate de o persoană abilitată în mod corespunzător.	D/N
3	Procedurile instituite prevăd instrucțiuni clare pentru fiecare operațiune principală și explică circuitele decizionale pentru exercitarea atribuțiilor.	D/N
4	Au fost luate măsuri pentru a asigura informarea tuturor membrilor interesați ai personalului cu privire la procedurile instituite.	D/N
5	Dacă este cazul, aceste proceduri includ utilizarea listelor de verificare care prezintă succint principalele controale care trebuie efectuate.	D/N
6	Au fost luate măsuri pentru a asigura protecția datelor personale.	D/N

4.2.

Contabilitate și ținerea evidenței contabile

Scurtă descriere a procedurii

[Vizează autoritatea responsabilă, autoritatea (autoritățile) delegată (delegate) și autoritatea de certificare]

Obiective principale

Realizat?

Observații

Sunt prevăzute măsuri menite să asigure caracterul complet, fiabilitatea și corectitudinea datelor contabile. În special, sistemul contabil va permite:

—	trasabilitatea completă a resurselor comunitare la nivelul beneficiarilor finali și al proiectelor;

—	identificarea oricărei dobânzi generate de prefinanțarea acordată de Comisie;

—	identificarea ordinelor de recuperare emise și, după caz, a eventualei încasări a acestora.

D/N

Sistemul contabil și de raportare financiară este conform cu legislația națională privind protecția datelor.

D/N

Sistemul contabil și de raportare financiară care va fi utilizat va fi informatizat.

D/N

Există un sistem de rezervă pentru a garanta, la nevoie, continuitatea operațiunilor.

D/N

În cazul utilizării monedei locale, metodele de calcul pentru conversia în euro respectă regulile definite de Comisie.

D/N

4.3. Raportarea către Comisie
Scurtă descriere a procedurii [Vizează toate autoritățile]
	Obiective principale	Realizat?	Observații
1	Au fost identificate obligațiile de raportare, precum și implicațiile acestora asupra resurselor.	D/N
2	Procedurile stabilite permit autorităților desemnate să prezinte contribuții adecvate, complete și în timp util.	D/N
3	Rapoartele sunt aprobate de o persoană abilitată în mod corespunzător.	D/N

4.4. Pista de audit
Scurtă descriere a procedurii [Vizează toate autoritățile]
Unde sunt păstrate următoarele documente?	Organismul/unitatea responsabilă	Pentru cât timp?
Descrierea sistemelor de gestiune și control, inclusiv a manualului (manualelor) de proceduri
Strategia de audit
Programul multianual național și eventualele revizuiri
Programele anuale naționale și eventualele revizuiri
Deciziile Comisiei Europene privind programele multianuale și anuale
Cererile de propuneri/cererile de ofertă
Dosarele de candidatură/dosarele contractelor
Analiza administrativă, tehnică și financiară a propunerilor/cererilor primite (grile de evaluare) și rapoartele comitetului de evaluare
Decizii de finanțare sau refuzuri
Acorduri de finanțare a proiectelor
Decizii privind angajamentele financiare pentru fiecare proiect
Rapoarte de progres și rapoarte finale prezentate de beneficiarii fondurilor
Rapoarte financiare și cereri de plată prezentate pe proiect finanțat
Documente justificative ale cheltuielilor și veniturilor pentru proiectele finanțate
Plăți/autorizații de recuperare a fondurilor (dovada verificărilor efectuate)
Ordine de plată/de recuperare a fondurilor
Dovada plății/recuperării fondurilor
Documentație legată de metoda de eșantionare pentru activitatea de audit
Rapoarte privind auditurile proiectelor
Rapoarte privind auditurile la nivel național ale sistemelor de gestiune și control
Rapoarte de audit privind programele anuale
Opinii de audit privind sistemele de gestiune și control
Declarații de audit privind valabilitatea cererilor de plată
Cereri de plată transmise Comisiei Europene
Certificarea cheltuielilor transmisă Comisiei Europene
Rapoarte de execuție intermediare transmise Comisiei Europene
Rapoarte de execuție finale transmise Comisiei Europene
Dovada plății primită din partea Comisiei Europene
Rapoarte de evaluare transmise Comisiei Europene

5. APROBAREA DESCRIERII SISTEMELOR DE GESTIUNE ȘI CONTROL

Autoritate	Declarație	Data și semnătura
Autoritatea responsabilă	Certific corectitudinea și caracterul complet al informațiilor privind sistemele de identificare și control intern ale autorității responsabile.	Nume: Funcție: Data: semnătura
Autoritatea de certificare	Certific corectitudinea și caracterul complet al informațiilor privind sistemele de identificare și control intern ale autorității de certificare.	Nume: Funcție: Data: semnătura
Autoritatea de audit	Certific corectitudinea și caracterul complet al informațiilor privind sistemele de identificare și control intern ale autorității de audit și pot să confirm faptul că descrierea prezentată oferă o imagine/reprezentare fiabilă a tuturor sistemelor de gestiune și control.	Nume: Funcție: Data: semnătura

ANEXA 2

MODEL DE PROGRAM MULTIANUAL

	Versiune inițială
	Versiune revizuită (număr, dată zz/ll/an) în urma dialogului cu Comisia
	Versiune revizuită în lumina evaluărilor și/sau ca urmare a unor dificultăți de punere în aplicare
	Versiune revizuită în urma revizuirii orientărilor strategice

STAT MEMBRU:

FOND:

AUTORITATEA RESPONSABILĂ:

PERIOADA VIZATĂ:

1. SITUAȚIA ÎN STATUL MEMBRU

O descriere a situației inițiale din statul membru în domeniul politicii vizate de obiectivele fondului

1.1. Situația națională și fluxurile migratorii care o afectează

1.2. Măsurile întreprinse până în prezent de statul membru

1.3. Totalul resurselor naționale alocate

2. ANALIZA CERINȚELOR DIN STATUL MEMBRU

2.1. Cerințele din statul membru cu privire la situația inițială

2.2. Obiectivele operaționale ale statului membru, destinate să îi îndeplinească cerințele

3. STRATEGIA DE REALIZARE A OBIECTIVELOR

O descriere a modului în care fondul contribuie la îndeplinirea cerințelor, a priorităților selectate și a motivelor care stau la baza acestei selecții

3.1. Prioritatea 1

3.2. Prioritatea 2

3.3. Etc.

Detalierea prezentării informațiilor privind prioritățile selectate

(a)	Obiectivul (obiectivele) strategiei și exemple de acțiuni-cheie

(b)	Descrierea obiectivului (obiectivelor) vizat(e) și a indicatorului (indicatorilor) utilizat (utilizați)

(c)	După caz, indicarea acțiunilor-cheie considerate a pune în aplicare priorități specifice în cadrul priorității selectate

4. COMPATIBILITATE CU ALTE INSTRUMENTE

O indicare a manierei în care prezenta strategie este compatibilă cu alte instrumente regionale, naționale și comunitare

4.1. Prioritatea 1

4.2. Prioritatea 2

4.3. Etc.

5. CADRUL DE PUNERE ÎN APLICARE A STRATEGIEI

5.1. Publicarea programului

5.2. Abordarea aleasă pentru aplicarea principiului parteneriatului

6. PLAN ORIENTATIV DE FINANȚARE

6.1. Contribuția comunitară

6.1.1. Tabel

Program multianual – proiect de plan financiar

Tabelul 1

Contribuția comunitară

Stat membru: […]

Fond: […]

(în mii EUR – prețurile curente)	2007	2008	2009	2010	2011	2012	2013	Total
Prioritatea 1: […]								0
Prioritatea 2: […]								0
Prioritatea 3: […]								0
Prioritatea …: […]								0
Asistență tehnică								0
Total	0	0	0	0	0	0	0	0

6.1.2. Observații privind cifrele/tendințele

6.2. Plan de finanțare global

6.2.1. Tabel

Program multianual – proiect de plan financiar

Tabelul 2

Plan de finanțare global

Stat membru: […]

Fond: […]

(în mii EUR – prețurile curente)	2007	2008	2009	2010	2011	2012	2013	Total
Contribuția comunitară
Cofinanțare publică
Cofinanțare privată
Total	0	0	0	0	0	0	0	0
% contribuția comunitară	%	%	%	%	%	%	%	%

6.2.2. Observații privind cifrele/tendințele

[semnătura persoanei responsabile]

ANEXA 3

MODEL DE PROGRAM ANUAL

	Versiune inițială
	Versiune revizuită (număr, dată zz/ll/an) în urma dialogului cu Comisia
	Versiune revizuită din alte motive

STAT MEMBRU:

FOND:

AUTORITATEA RESPONSABILĂ:

ANUL VIZAT:

1. REGULI GENERALE PENTRU SELECTAREA PROIECTELOR CARE URMEAZĂ SĂ FIE FINANȚATE ÎN CADRUL PROGRAMULUI

2. MODIFICĂRI ALE SISTEMELOR DE GESTIUNE ȘI CONTROL (dacă este cazul)

3. ACȚIUNI SPRIJNITE DE PROGRAM ÎN CONFORMITATE CU PRIORITĂȚILE SELECTATE

3.1. Acțiuni care pun în aplicare prioritatea 1

3.2. Acțiuni care pun în aplicare prioritatea 2

3.3. Etc.

Pentru prezentarea acțiunilor de la punctul 3.1 la etc., furnizați, după caz, o detaliere a acestora în funcție de descrierea categoriilor de acțiuni din actul de bază

Aspecte ale acțiunii prezentate pentru descrierea fiecărei acțiuni de la punctele 3.1 la etc.

1.	Scopul și domeniul de aplicare al acțiunii

2.	Beneficiarii probabili ai finanțării

3.	După caz, furnizarea unei justificări cu privire la proiectul (proiectele) puse în aplicare direct de autoritatea responsabilă care acționează ca organism executiv

4.	Rezultatele cuantificate scontate și indicatorii care urmează să fie utilizați

5.	Vizibilitatea finanțării comunitare

6.	Complementaritatea cu acțiuni similare finanțate de alte instrumente comunitare, dacă este cazul

7.	Informații financiare

4. ASISTENȚĂ TEHNICĂ

4.1. Scopul asistenței tehnice

4.2. Rezultatele cuantificate scontate

4.3. Vizibilitatea finanțării comunitare

5. PROIECT DE PLAN DE FINANȚARE

Program anual – proiect de plan financiar

Tabelul 1

Tabel sinoptic

Stat membru: […]

Programul anual vizat: […]

Fond: […]

(toate cifrele exprimate în EUR)	Ref. prioritate	Ref. prioritate specifică (1)	Contribuția comunitară (a)	Fonduri publice (b)	Fonduri private (c)	Total (d=a+b+c)	% CE (e=a/d)	Pondere din total (d/total d)
Acțiunea 1: […]						0
Acțiunea 2: […]						0
Acțiunea 3: […]						0
Acțiunea 4: […]						0
Acțiunea 5: […]						0
Acțiunea …: […]						0
Acțiunea N: […]						0
Asistență tehnică						0
Alte operații (2)						0
Total			0	0	0	0	%	100 %

[semnătura persoanei responsabile]

(1) Dacă este cazul.

(2) Dacă este cazul, măsuri specifice definite în actul de bază ca măsuri de urgență.

ANEXA 4

MODEL DE RAPORT INTERMEDIAR PRIVIND PUNEREA ÎN APLICARE A PROGRAMULUI ANUAL

STAT MEMBRU:

FOND:

AUTORITATEA RESPONSABILĂ:

ANUL VIZAT:

A. Raport tehnic

1. PUNERE ÎN APLICARE OPERAȚIONALĂ

1.1. Calendar pentru punerea în aplicare a programului

1.2. Descrierea organizării selecției de proiecte și de oferte și rezultatele acesteia

1.3. Progresul înregistrat în ceea ce privește punerea în aplicare a acțiunilor programului conform priorităților selectate

1.3.1. Acțiuni de punere în aplicare a priorității 1

1.3.2. Acțiuni de punere în aplicare a priorității 2

1.3.3. Etc.

1.4. Utilizarea asistenței tehnice

1.5. Probleme întâmpinate și măsuri luate

2. PUNERE ÎN APLICARE FINANCIARĂ

Raport intermediar privind punerea în aplicare a programului anual

Tabelul 1

Raport financiar

Stat membru: […]

Programul anual în cauză: […]

Situația la data de: [ziua/luna/anul]

Plata (plățile) aferente prefinanțării primite de la CE: [suma]

(toate cifrele în EUR)	Ref. prioritate	Ref. prioritate specifică (1)	Programate de către statul membru			Angajate la nivelul SM			Contribuția CE plătită de SM beneficiarilor finali	Costuri eligibile totale suportate până în prezent de beneficiarii finali
(toate cifrele în EUR)	Ref. prioritate	Ref. prioritate specifică (1)	Costuri programate totale (a)	Contribuția CE (b)	% CE (c = b/a)	Costuri eligibile totale (d)	Contribuția CE (e)	% CE (f = e/d)	Contribuția CE plătită de SM beneficiarilor finali
Acțiunea 1: […]
Acțiunea 2: […]
Acțiunea 3: […]
Acțiunea 4: […]
Acțiunea 5: […]
Acțiunea N: […]
Asistență tehnică
Alte operațiuni (2)
TOTAL			0	0	0	0	0	0	0	0

									↓	↓
									> s-a primit 60 % din plata (plățile) prefinanțării?
									Da/Nu	Da/Nu

3. RAPORTAREA NEREGULILOR

Notificarea unor noi nereguli (3)?

Da (dacă da, completați tabelul 2)

Raport intermediar privind punerea în aplicare a programului anual

Tabelul 2

Raportarea inițială a neregulii

Stat membru: […]
Situația la data de: [ziua/luna/anul]
Fond: […]
Referință	Program anual	Proiect	Dispoziția încălcată	Tipul de neregulă	Data/sursa primei informări	Metoda de detectare	Posibilitatea fraudei (D/N)	Suma în cauză în EUR (contribuția comunitară)

Urmărirea neregulilor anterioare?

Da (dacă da, completați tabelul 3)

Raport intermediar privind punerea în aplicare a programului anual

Tabelul 3

Raportarea urmăririi neregulilor

Stat membru: […]
Situația la data de: [ziua/luna/anul]
Fond: […]
Referință	Program anual	Proiect	Dispoziția încălcată	Suma în cauză (contrib. CE) în EUR	Acțiuni de urmărire	Ordin de recuperare (sume în EUR)				Anularea contrib. CE
Referință	Program anual	Proiect	Dispoziția încălcată	Suma în cauză (contrib. CE) în EUR	Acțiuni de urmărire	Emis	Plătit	Dobândă de penalizare	Anulat	Anularea contrib. CE

B. Cerere pentru plata celei de-a doua prefinanțări

Subsemnatul [numele persoanei responsabile cu majuscule],

reprezentant al autorității responsabile de gestionarea și punerea în aplicare a [numele fondului], solicit plata următoarei sumei reprezentând cea de-a doua prefinanțare.

EUR (4)
[cifra exactă cu până la două zecimale]

Această cerere de plată este admisibilă deoarece:

(a)	un raport intermediar privind punerea în aplicare a programului anual a fost deja înaintat Comisiei sau este atașat;

(b)	o declarație certificată de cheltuieli, pentru cel puțin 60 % din valoarea primei prefinanțări, a fost deja depusă sau este atașată;

(c)	programul anual a fost pus în aplicare în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare și există suficiente garanții/asigurare rezonabilă că tranzacțiile efectuate sunt legale și regulamentare;

(d)	Comisia nu a emis niciun aviz motivat privind o încălcare în temeiul articolului 226 din tratat în ceea ce privește acțiunile pentru care sunt declarate cheltuieli în cerere.

Plata ar trebui făcută de Comisie către:

Autoritatea responsabilă de primirea plăților
Bancă
Contul bancar nr.
Titularul contului (dacă nu este același cu autoritatea responsabilă de primirea plăților)

Data

Numele cu majuscule, ștampila, funcția și semnătura autorității competente

(1) Dacă este cazul.

(2) Dacă este cazul, măsuri specifice definite conform temeiului juridic ca măsuri de urgență sau persoane restabilite.

(3) De la ultimul raport intermediar/final înaintat Comisiei.

(4) Suma totală cerută pentru completarea primei prefinanțări.

ANEXA 5

MODEL DE RAPORT FINAL PRIVIND PUNEREA ÎN APLICARE A PROGRAMULUI ANUAL

STAT MEMBRU:

FOND:

AUTORITATEA RESPONSABILĂ:

ANUL VIZAT:

A. Raport tehnic

1. PUNERE ÎN APLICARE OPERAȚIONALĂ

1.1. Calendar pentru punerea în aplicare a programului

1.2. Actualizarea situației prezentate în raportul intermediar privind descrierea organizării selecției de proiecte și oferte și rezultatele acesteia, dacă este cazul

1.3. Realizările în cadrul procesului de punere în aplicare a acțiunilor programului conform priorităților alese

1.3.1. Acțiuni de punere în aplicare a priorității 1

1.3.2. Acțiuni de punere în aplicare a priorității 2

1.3.3. Etc.

Aspecte ale acțiunii prezentate în descrierea fiecărei acțiuni conform punctului de la 1.3 la etc.

1.	Scopul și domeniul de aplicare a acțiunii

2.	Modificări ale programului astfel cum au fost aprobate de către Comisie (dacă este cazul)

3.	Activități de monitorizare desfășurate în timpul și după punerea în aplicare

4.	Rezultate concrete

5.	Evaluarea rezultatelor concrete în comparație cu obiectivele și indicatorii stabiliți în program

1.4. Rezultatele asistenței tehnice

1.5. Probleme întâmpinate și măsuri luate privind punerea în aplicare a programului

1.6. Proceduri aplicate în cazul în care autoritatea responsabilă a pus în aplicare proiectul (proiectele) în mod direct, acționând ca organism executiv (dacă este cazul)

1.7. Coerența și complementaritatea cu alte instrumente

2. EVALUAREA PROGRESELOR REALIZATE ÎN PUNEREA ÎN APLICARE A PROGRAMULUI MULTIANUAL

3. MĂSURI LUATE PENTRU FURNIZAREA DE INFORMAȚII DESPRE PROGRAM

3.1. Măsuri luate pentru a face public programul multianual (1) și programele anuale

3.2. Punerea în aplicare a principiului vizibilității

4. PUNERE ÎN APLICARE FINANCIARĂ

Raport final privind punerea în aplicare a programului anual

Tabelul 1

Raport financiar detaliat

Stat membru: […]

Programul anual în cauză: […]

Prioritate/alte acțiuni: […]

Situația la data de: [ziua/luna/anul]

(toate cifrele în EUR)

Programate de către statul membru

Angajate la nivelul SM

Cifre reale acceptate de autoritatea responsabilă

(costuri suportate de beneficiari și contribuția CE finală)

Acțiuni

Proiecte

Ref. prioritate

Ref. prioritate specifică (2)

Costuri programate totale

(a)

Contribuția CE

(b)

% din contribuția CE

(c = b/a)

Costuri eligibile totale

(d)

Contribuția CE

(e)

% din contribuția CE

(f = e/d)

Costuri eligibile totale

(g)

Contribuția CE datorată

(h)

% din contribuția CE

(i = h/g)

Contribuția CE plătită

(j)

Suma pe care trebuie s-o mai plătească CE/pe care trebuie s-o recupereze AR

(k = h–j)

Acțiunea 1: […]

proiect 1: […]

proiect N: […]

Total acțiunea 1

Acțiunea …: […]

proiect 1: […]

proiect N: […]

Total acțiunea …: […]

Acțiunea N: […]

proiect 1: […]

proiect N: […]

Total acțiunea N

Asistență tehnică

Alte operațiuni (3)

TOTAL

0 %

4.1. Lista tuturor sumelor de recuperat la data de 30 iunie a anului N + 2 (N = anul de desfășurare a programului anual actual)

Raport final privind punerea în aplicare a programului anual

Tabelul 2

Lista ordinelor de recuperare în așteptare

Stat membru: […]
Fond: […]
Situația la data de: [ziua/luna/anul]
Referință	Program anual	Proiect	Suma totală care trebuie recuperată	Contribuția CE care trebuie recuperată	Dedusă din raportul (D/N)	Motivele recuperării

4.2. Lista ordinelor de recuperare care nu sunt incluse în rapoartele financiare ale programelor anuale precedente (dacă este cazul)

Raport final privind punerea în aplicare a programului anual

Tabelul 3

Lista ordinelor de recuperare care nu au fost încă deduse din declarațiile de cheltuieli anterioare

Stat membru: […]
Fond: […]
Situația la data de: [ziua/luna/anul]
Referință	Program anual	Proiect	Suma totală recuperată	Contribuția CE recuperată	Data recuperării	Motivele recuperării

5. RAPORTAREA NEREGULILOR

Notificarea unor noi nereguli (4)?

Da (dacă da, completați tabelul 4)

Raport final privind punerea în aplicare a programului anual

Tabelul 4

Raportarea inițială a neregulii

Stat membru: […]
Situația la data de: [ziua/luna/anul]
Fond: […]
Referință	Program anual	Proiect	Dispoziția încălcată	Tipul de neregulă	Data/sursa primei informări	Metoda de detectare	Posibilitatea fraudei (D/N)	Suma în cauză în EUR (Contribuția comunitară)

Urmărirea neregulilor anterioare?

Da (dacă da, completați tabelul 5)

Raport final privind punerea în aplicare a programului anual

Tabelul 5

Raportarea urmăririi neregulilor

Stat membru: […]
Situația la data de: [ziua/luna/anul]
Fond: […]
Referință	Program anual	Proiect	Dispoziția încălcată	Suma în cauză (contrib. CE) în EUR	Acțiuni de urmărire	Ordin de recuperare (sume în EUR)				Anularea contrib. CE
Referință	Program anual	Proiect	Dispoziția încălcată	Suma în cauză (contrib. CE) în EUR	Acțiuni de urmărire	Emis	Plătit	Dobândă de penalizare	Anulat	Anularea contrib. CE

6. ANEXE

Descriere sumară a proiectelor individuale (o pagină pentru fiecare proiect) prezentând obiectivele, realizările, indicatorii relevanți, tabelul financiar.

B. Cerere de plată a soldului/Declarație de rambursare

Subsemnatul [numele persoanei responsabile cu majuscule],

reprezentant al autorității responsabile de [numele fondului]

—

solicit plata următoarei sume:

EUR (5)	+
[cifra exactă cu până la două zecimale]

—

declar pentru rambursare următoarea sumă:

EUR (6)	–
[cifra exactă cu până la două zecimale]

Această sumă reprezintă soldul rezultat dintre suma totală a plății (plăților) aferente prefinanțării primite pentru prezentul program anual și cheltuielile reale declarate.

Această cerere de plată este admisibilă deoarece:

(a)	un raport final privind punerea în aplicare a programului anual a fost înaintat Comisiei sau este atașat;

(b)	o declarație certificată de cheltuieli a fost înaintată sau este atașată;

(c)	un raport anual de audit, un aviz privind funcționarea sistemului de gestiune și control și o declarație privind validitatea cererii de plată elaborată de către autoritatea de audit au fost înaintate sau sunt atașate;

(d)	orice dobândă generată de plățile aferente prefinanțării a fost direcționată către programul anual, fiind considerată contribuție națională, și a fost luată în considerare în declarația de cheltuieli;

(e)	programul anual a fost pus în aplicare în conformitate cu principiul bunei gestiuni financiare și există suficiente garanții/asigurare rezonabilă că tranzacțiile efectuate sunt legale și regulamentare;

(f)	Comisia nu a emis nici un aviz motivat privind o încălcare în temeiul articolului 226 din tratat în ceea ce privește acțiunile pentru care sunt declarate cheltuieli în cerere.

Plata ar trebui făcută de Comisie către:

Autoritatea responsabilă de primirea plăților
Bancă
Contul bancar nr.
Titularul contului (dacă nu este același cu autoritatea responsabilă de primirea plăților)

Data,

Numele cu majuscule, ștampila, funcția și semnătura autorității competente

(1) Se aplică numai pentru raportul final privind punerea în aplicare a primului program anual.

(2) Dacă este cazul.

(3) Dacă este cazul, măsuri specifice definite în actul de bază ca măsuri de urgență.

(4) De la ultimul raport intermediar/final înaintat Comisiei.

(5) Suma totală solicitată pentru a completa plata (plățile) aferente prefinanțării.

(6) Suma totală care trebuie rambursată după achitarea plății (plăților) aferente prefinanțării.

ANEXA 6

MODEL DE STRATEGIE DE AUDIT

STAT MEMBRU:

FOND(URI):

AUTORITATEA RESPONSABILĂ:

1. SISTEMUL DE AUDIT

1.1. Domeniul de aplicare a strategiei (Fonduri acoperite)

1.2. Perioada acoperită de strategie

1.3. Normele de audit aplicate

2. EVALUAREA RISCURILOR

2.1. Identificarea și evaluarea riscurilor

2.2. Răspunsul la risc și riscul rezidual

3. OBIECTIVE ȘI PRIORITĂȚI

3.1. Obiectivele controalelor de audit

3.2. Priorități pentru controalele de audit

4. ABORDAREA AUDITULUI

4.1. Controale de audit al sistemelor

4.1.1. Organismul (organismele) responsabile pentru activitatea de audit

4.1.2. Autoritățile supuse controlului de audit

4.1.3. Aspecte orizontale avute în vedere de controalele de audit al sistemelor

4.1.4. Plan multianual orientativ pentru controalele de audit al sistemelor (dacă este posibil)

4.2. Controale de audit al proiectelor

4.2.1. Organismul (organismele) responsabile pentru activitatea de audit

4.2.2. Descrierea metodologiei de eșantionare

5. PLANURI DE AUDIT PENTRU ANII CALENDARISTICI 2007 ȘI 2008

5.1. Anul 2007 (1)

Anul 2007

Audituri ale sistemelor

Fonduri	Autoritățile în cauză	Procesele în cauză	Domeniul de aplicare a auditului	Zile lucrate	Planificare

Audituri ale proiectelor

Fonduri	Anul de desfășurare a programului	Prioritate	Proiect	Beneficiarul final	Costurile eligibile totale ale proiectului	Costurile eligibile auditate	Zile lucrate	Planificare

5.2. Anul 2008

Introduceți date utilizând modelul de tabel definit pentru anul 2007.

Anexă (anexe) la strategia de audit (2): planuri anuale

STAT MEMBRU:

FOND:

AUTORITATEA RESPONSABILĂ:

ANUL CALENDARISTIC VIZAT:

1. MODIFICĂRI ALE STRATEGIEI DE AUDIT, DACĂ ESTE CAZUL

2. PRINCIPALELE REZULTATE ALE CONTROALELOR DE AUDIT DIN ANUL ANTERIOR

3. PLAN DE AUDIT PENTRU ANUL 20XX

Introduceți date utilizând modelul de tabel definit pentru anul 2007

(1) Dacă este cazul.

(2) Vor fi înaintate după strategia de audit, în conformitate cu articolul 25 alineatul (2).

ANEXA 7

MODEL DE RAPORT AL AUTORITĂȚII DE AUDIT

STAT MEMBRU:

FOND:

AUTORITATEA RESPONSABILĂ:

PROGRAMUL ANUAL CARE FACE OBIECTUL RAPORTULUI: …

A. Raport anual de audit

1. INFORMAȚII GENERALE

1.1. Organismele implicate în elaborarea raportului

1.2. Identificarea și justificarea modificărilor majore referitoare la punerea în aplicare a planurilor de audit privind programul anual în cauză

1.3. Tabel sinoptic al rezultatelor controalelor de audit

Raport de audit

Stat membru: […]

Programul anual în cauză: […]

Situația la data de: [ziua/luna/anul]

Controale de audit al sistemelor finalizate de la ultimul raport

Fond(uri)	Autoritățile în cauză	Procedurile în cauză	Domeniul de aplicare a auditului	Zile lucrate	Data raportului final

Controale de audit al proiectelor legate de programul anual 20xx

Fond(uri)	Proiect	Beneficiarul final	Costuri eligibile totale (a)	Costuri eligibile auditate (b)	Corecție financiară (c)	Marja de eroare (d = c/b)







Total			0	0	0	%
Total program anual			(e)	(f)	Rata de acoperire: (= f/e)

2. CONTROALE DE AUDIT AL SISTEMELOR

2.1. Organismele care au efectuat controale de audit

2.2. Lista recapitulativă a controalelor de audit efectuate

2.3. Principalele constatări, recomandări și concluzii rezultate din activitatea de audit al sistemelor de gestiune și control

2.4. Impactul financiar al situației constatate în urma auditului

2.5. Activitatea suplimentară, acolo unde este cazul

2.6. Mențiuni privind eventualul caracter sistemic al problemelor identificate și măsurile luate, inclusiv o cuantificare a eventualelor corecții financiare

2.7. Informații privind transpunerea în practică a recomandărilor auditului

3. CONTROALE DE AUDIT AL PROIECTELOR

3.1. Organismele care au efectuat controalele de audit

3.2. Listă recapitulativă a controalelor de audit efectuate și procentul de cheltuieli verificat în raport cu cheltuielile eligibile totale declarate Comisiei

3.3. Principalele constatări, recomandări și concluzii ale controalelor de audit cu privire la proiectele puse în aplicare

3.4. Concluziile trase din rezultatele controalelor de audit cu privire la eficiența sistemului de gestiune și control

3.5. Impactul financiar al situației constatate în urma auditului

3.6. Activitatea suplimentară, acolo unde este cazul

3.7. Informații privind transpunerea în practică a recomandărilor auditului

3.8. Mențiuni privind eventualul caracter sistemic al problemelor identificate și măsurile luate, inclusiv o cuantificare a eventualelor corecții financiare

4. URMĂRIREA ACTIVITĂȚII DE AUDIT CARE FACE OBIECTUL RAPOARTELOR ANTERIOARE, DACĂ ESTE CAZUL

4.1. Informații privind transpunerea în practică a recomandărilor anterioare privind controlul de audit al sistemului

4.2. Informații privind rezultatele controalelor de audit al acțiunilor cu caracter sistemic din programele anuale anterioare

[semnătura persoanei responsabile]

B. Aviz privind funcționarea sistemelor de gestiune și control

Către Comisia Europeană

1. INTRODUCERE

Subsemnatul …, reprezentant al [numele autorității de audit desemnată de către statul membru], am examinat funcționarea sistemelor de gestiune și control ale [numele fondului] în ceea ce privește acțiunile puse în aplicare, ca parte a Programului anual pentru anul [20XX], cu scopul de a emite un aviz privind funcționarea eficientă a sistemelor, astfel încât să ofere asigurări rezonabile că declarațiile de cheltuieli prezentate Comisiei sunt corecte și, prin urmare, că tranzacțiile efectuate sunt legale și regulamentare.

2. DOMENIUL DE APLICARE A EXAMINĂRII

Examinarea a fost efectuată în conformitate cu strategia de audit corespunzătoare acestui Fond în perioada [zz/ll/anul] – [zz/ll/anul] și a fost raportată în raportul anual de audit în secțiunea A.

Fie

Nu au existat limitări ale domeniului de aplicare a examinării.

Fie

Domeniul de aplicare a examinării a fost limitat de următorii factori:

(a)

[…]

(b)

[…]

(c)

etc.

(Indicați orice limitare a domeniului de aplicare a examinării, cum ar fi, de exemplu, eventualele probleme sistemice, punctele slabe ale sistemului de gestiune și control, lipsa documentației justificative, cazuri care fac obiectul unor proceduri judiciare etc. și estimați valoarea cheltuielilor și a contribuției comunitare care a fost afectată. În cazul în care autoritatea de audit nu consideră că limitările au impact asupra cheltuielilor declarate, acest fapt ar trebui menționat.)

3. AVIZ

Fie (Aviz fără rezerve)

Pe baza examinării menționate anterior, consider că, în ceea ce privește programul anual menționat anterior, sistemele de gestiune și control stabilite pentru [numele fondului] au respectat cerințele aplicabile ale actului de bază [referință] [și Decizia nr. XXX/2007/CE a Comisiei] și au funcționat în mod eficient, astfel încât să ofere asigurări rezonabile că declarațiile de cheltuieli prezentate Comisiei sunt corecte și, prin urmare, că tranzacțiile efectuate sunt legale și regulamentare.

Fie (Aviz cu rezerve)

(a)

[…]

(b)

[…]

(c)

etc.

Motivele pentru care am considerat că acest(e) aspect(e) al(e) sistemelor nu a (au) respectat cerințele și/sau nu a (au) funcționat astfel încât să ofere asigurări rezonabile privind corectitudinea declarațiilor de cheltuieli prezentate Comisiei sunt următoarele:

(a)

[…]

(b)

[…]

(c)

etc.

Estimez impactul rezervelor ca reprezentând […] % din totalul cheltuielilor declarate. Contribuția comunitară afectată este prin urmare […].

Fie (Aviz negativ)

Pe baza examinării menționate anterior, consider că, în ceea ce privește programul anual menționat anterior, sistemul de gestiune și control stabilit pentru [numele fondului] nu a respectat cerințele aplicabile ale actului de bază, articolele […] [referința], [și Decizia nr. XXX/2007/CE a Comisiei] și nu a funcționat în mod eficient, astfel încât să ofere asigurări rezonabile că declarațiile de cheltuieli prezentate Comisiei sunt corecte și, prin urmare, nu oferă asigurări rezonabile că tranzacțiile efectuate sunt legale și regulamentare.

Prezentul aviz negativ se bazează pe:

(a)

[…]

(b)

[…]

(c)

etc.

Data

Semnătura

[semnătura persoanei responsabile]

C. Validarea cererii de plată

Către Comisia Europeană

1. INTRODUCERE

Subsemnatul …, reprezentant al (numele autorității de audit desemnate de către statul membru), în ceea ce privește programul anual [20xx] al [numele fondului], am examinat rezultatele activității de audit desfășurate în cadrul acestui program anual [și am desfășurat activitatea suplimentară pe care am considerat-o necesară, astfel cum este menționat în raport].

Am planificat și desfășurat această activitate pentru a verifica validitatea cererii de plată a soldului contribuției comunitare la programul anual [20xx], iar tranzacțiile subiacente care fac obiectul declarațiilor de cheltuieli referitoare la acest program anual sunt legale și regulamentare.

2. DOMENIUL DE APLICARE A EXAMINĂRII

Fie

Nu au existat limitări ale domeniului de aplicare a examinării.

Fie

Domeniul de aplicare a examinării a fost limitat de următorii factori:

(a)

[…]

(b)

[…]

(c)

etc.

3. AVIZ

Fie (Aviz fără rezerve)

Pe baza examinării menționate anterior, consider că declarațiile de cheltuieli prezintă corect, sub toate aspectele importante, cheltuielile efectuate, ca parte a programului anual și că cererea de plată a soldului contribuției comunitare la acest program anual este validă.

Fie (Aviz cu rezerve)

(a)

[…]

(b)

[…]

(c)

etc.

Estimez impactul acestor rezerve ca reprezentând … din totalul cheltuielilor declarate. Contribuția comunitară afectată este prin urmare …

Fie (Aviz negativ)

Pe baza examinării menționate anterior, consider că declarațiile de cheltuieli nu prezintă corect, sub toate aspectele importante, cheltuielile efectuate, ca parte a programului anual și că, prin urmare, cererea de plată a soldului contribuției comunitare la acest program anual nu este validă.

Data

Semnătura

[semnătura persoanei responsabile]

ANEXA 8

MODEL DE DECLARAȚIE DE CHELTUIELI PENTRU PLATA CELEI DE-A DOUA PREFINANȚĂRI

STAT MEMBRU:

FOND:

AUTORITATEA DE CERTIFICARE:

PROGRAMUL ANUAL CARE FACE OBIECTUL CERTIFICĂRII:

Subsemnatul [numele persoanei responsabile],

reprezentant al autorității de certificare desemnate pentru [numele fondului],

certific prin prezenta că toate cheltuielile specificate în raportul intermediar privind punerea în aplicare a programului anual se ridică la:

EUR (1)
[cifra exactă cu până la două zecimale]

Certific, de asemenea, că acțiunile se desfășoară în conformitate cu obiectivele stabilite în decizia Comisiei de adoptare a programului anual și în conformitate cu actul de bază și normele sale de punere în aplicare, și, în special, că:

1.	declarația de cheltuieli este corectă, provine din sisteme contabile fiabile și se bazează pe documente justificative care pot fi verificate;

cheltuielile declarate respectă normele comunitare și de drept intern aplicabile și au fost efectuate în cadrul acțiunilor selectate pentru finanțare în conformitate cu criteriile care se aplică programului național și cu normele comunitare și de drept intern aplicabile, în special cu normele privind achizițiile publice;

3.	în scopul certificării, am primit informații adecvate de la autoritatea responsabilă privind procedurile și verificările efectuate în legătură cu cheltuielile specificate în declarațiile de cheltuieli;

4.	declarația de cheltuieli și cererea de plată a celei de-a doua prefinanțări țin seama, acolo unde este cazul, de eventualele sume recuperate și de eventualele dobânzi primite, ca parte a programului anual.

Această declarație de cheltuieli se bazează pe conturile închise temporar la data de [zz/ll/20aa].

În conformitate cu actul de bază, articolul 43, documentele justificative sunt și vor rămâne disponibile timp de cel puțin cinci ani de la încheierea programului anual de către Comisie.

Data

Numele cu majuscule, ștampila, funcția și semnătura autorității de certificare

(1) Suma totală a cheltuielilor eligibile efectuate de către beneficiarii finali sau utilizate pentru asistența tehnică.

ANEXA 9

MODEL DE DECLARAȚIE DE CHELTUIELI PENTRU PLATA SOLDULUI

STAT MEMBRU:

FOND:

AUTORITATEA DE CERTIFICARE:

PROGRAMUL ANUAL CARE FACE OBIECTUL CERTIFICĂRII:

Subsemnatul [numele persoanei responsabile],

reprezentant al autorității de certificare desemnate pentru [numele fondului],

certific prin prezenta că toate cheltuielile specificate în raportul final privind punerea în aplicare a programului anual se ridică la:

EUR (1)
[cifra exactă cu până la două zecimale]

Certific, de asemenea, că acțiunile se desfășoară în temeiul obiectivelor stabilite în decizia Comisiei de adoptare a programului anual și în conformitate cu actul de bază și normele sale de punere în aplicare, și, în special, că:

1.	declarația de cheltuieli este corectă, provine din sisteme contabile fiabile și se bazează pe documente justificative care pot fi verificate;

3.	există asigurări rezonabile că tranzacțiile efectuate sunt legale și regulamentare;

4.	în scopul certificării, am primit informații adecvate de la autoritatea responsabilă privind procedurile și verificările efectuate în legătură cu cheltuielile specificate în declarațiile de cheltuieli;

5.	rezultatele tuturor controalelor de audit desfășurate de către sau sub responsabilitatea autorității de audit au fost luate în considerare în mod corespunzător;

6.	declarația de cheltuieli și cererea de plată a soldului țin seama, acolo unde este cazul, de eventualele sume recuperate și de eventualele dobânzi primite, ca parte a programului anual.

Această declarație de cheltuieli se bazează pe conturile închise la data de [zz/ll/20aa].

În conformitate cu actul de bază, articolul 43, documentele justificative sunt și vor rămâne disponibile timp de cel puțin cinci ani de la încheierea programului anual de către Comisie.

Data

Numele cu majuscule, ștampila, funcția și semnătura autorității de certificare

(1) Suma totală a cheltuielilor eligibile efectuate de către beneficiarii finali sau utilizate pentru asistența tehnică.

ANEXA 10

INSTRUCȚIUNI PRIVIND EMBLEMA ȘI DEFINIREA CULORILOR STANDARD

Descrierea simbolurilor

Pe un fundal albastru ca cerul se află douăsprezece stele aurii dispuse în cerc reprezentând uniunea popoarelor Europei. Numărul de stele este fix, numărul douăsprezece fiind simbolul perfecțiunii și al unității.

Descriere heraldică

Pe un fond azuriu se află un cerc format din douăsprezece stele aurii, ale căror vârfuri nu se ating.

Descriere geometrică

Emblema are forma unui steag albastru dreptunghiular a cărui lungime este de 1,5 ori mai mare decât lățimea. Douăsprezece stele aurii situate la distanțe egale formează un cerc imaginar al cărui centru este punctul de intersecție a diagonalelor dreptunghiului. Raza cercului este egală cu o treime din înălțimea steagului. Fiecare dintre stele are cinci colțuri situate pe circumferința unui cerc imaginar a cărui rază este egală cu a optsprezecea parte din înălțimea steagului. Toate stelele sunt dispuse vertical, adică au un colț vertical și două colțuri în linie dreaptă care formează un unghi drept cu catargul. Cercul este astfel dispus încât stelele să fie aranjate precum cifrele pe cadranul unui ceas. Numărul stelelor este invariabil.

Culorile agreate

Emblema are următoarele culori: PANTONE REFLEX BLUE pentru suprafața dreptunghiului; PANTONE YELLOW pentru stele.

Tetracromie

În cazul în care se utilizează tetracromia, recreați cele două culori standard utilizând cele patru culori ale tetracromiei. PANTONE YELLOW se obține utilizând 100 % „Process Yellow”. PANTONE REFLEX BLUE se obține printr-o combinație 100 % de „Process Cyan” și 80 % de „Process Magenta”.

Internet

În paleta web, PANTONE REFLEX BLUE corespunde culorii RGB:0/0/153 (hexazecimal: 000099), iar PANTONE YELLOW corespunde culorii RGB:255/204/0 (hexazecimal: FFCC00).

Procesul de reproducere monocromă

Folosind culoarea neagră, trasați conturul dreptunghiului cu negru și imprimați stelele cu negru pe fond alb.

Utilizând culoarea albastră (Reflex Blue), folosiți 100 % cu stelele reproduse cu alb în negativ.

Reproducere pe fond colorat

În cazul în care nu există nicio alternativă la fondul colorat, desenați o margine albă în jurul dreptunghiului, lățimea marginii fiind de 1/25 din înălțimea dreptunghiului.

ANEXA 11

NORME PRIVIND ELIGIBILITATEA CHELTUIELILOR

FONDUL EUROPEAN PENTRU REFUGIAȚI

I. Principii generale

I.1. PRINCIPII DE BAZĂ

În conformitate cu actul de bază, pentru a fi eligibile, cheltuielile trebuie:

(a)	să se încadreze în domeniul de aplicare al fondului și în obiectivele acestuia, astfel cum se precizează la articolele 1 și 2 din actul de bază;

(b)	să se numere printre acțiunile eligibile menționate la articolul 3 din actul de bază sau, în cazul măsurilor de urgență, să fie legate de acțiunile eligibile specificate la articolul 5 din actul de bază;

(c)

să fie necesare pentru desfășurarea activităților incluse în proiect, făcând parte din programele anuale și multianuale aprobate de Comisie, sau să fie vizate de măsurile de urgență, astfel cum sunt definite la articolul 5 din actul de bază, în cazul în care acestea reprezintă o modificare a programului anual relevant;

(d)	să fie rezonabile și să respecte principiile bunei gestiuni financiare, în special raportul calitate/preț și rentabilitatea;

(e)

să fie efectuate de către beneficiarul final și/sau de către partenerii din cadrul proiectului, care au sediul și sunt înregistrați într-un stat membru, cu excepția organizațiilor guvernamentale internaționale care urmăresc aceleași obiective stabilite în actul de bază. În ceea ce privește articolul 39 alineatul (2) din prezenta decizie, normele aplicabile beneficiarului final se aplică mutatis mutandis partenerilor din cadrul proiectului;

(f)	să fie legate de grupurile-țintă definite la articolul 6 din actul de bază;

(g)	să fie efectuate în conformitate cu prevederile specifice din acordul de finanțare.

2.	În cazul acțiunilor multianuale care se încadrează în prevederile de la articolul 14 alineatul (6) din actul de bază, doar acea parte a acțiunii cofinanțată printr-un program anual este considerată proiect pentru aplicarea acestor norme de eligibilitate.

3.	Proiectele susținute de fond nu sunt finanțate din alte surse incluse în bugetul Comunității. Proiectele susținute de fond sunt cofinanțate din surse publice sau private.

I.2. BUGETUL UNUI PROIECT

Bugetul unui proiect este prezentat sub următoarea formă:

Cheltuieli

Venituri

+	costuri directe (CD)

+	costuri indirecte (procentaj fix din CD, stabilit în acordul de finanțare)

+	costuri acoperite de veniturile alocate (dacă este cazul)

+	contribuția CE (definită ca fiind cea mai mică dintre cele trei sume menționate la articolul 12 din prezenta decizie)

+	contribuția beneficiarului final și a partenerilor din cadrul proiectului (1)

+	contribuții din partea unor terți

+	încasări generate de proiect

= cost eligibil total (CET)

= venit total

Bugetul este echilibrat: costul eligibil total este egal cu venitul total.

I.3. VENITURI ȘI PRINCIPIUL NON-PROFIT

Proiectele susținute de fond trebuie să nu aibă scop lucrativ. În cazul în care, la sfârșitul proiectului, sursele de venit, inclusiv încasările, depășesc cheltuielile, contribuția fondului la proiect este redusă în mod corespunzător. Toate sursele de venit pentru proiect trebuie să fie înregistrate în contabilitatea beneficiarului final sau în documentele fiscale ale acestuia, și trebuie să fie ușor de identificat și de verificat.

Veniturile proiectului provin din toate contribuțiile financiare acordate proiectului de către fond, din surse publice sau private, inclusiv propria contribuție a beneficiarului final, și din orice încasări generate de proiect. În contextul acestei reglementări, „încasările” reprezintă veniturile realizate de un proiect în timpul perioadei de eligibilitate, astfel cum este descrisă la punctul I.4, din vânzări, închirieri, servicii, taxe de înscriere sau alte venituri echivalente.

3.	Contribuția comunitară rezultând din aplicarea principiului non-profit, astfel cum se menționează la articolul 12 punctul (c) din prezenta decizie, va fi reprezentată de „costul eligibil total” minus „contribuția terților” și „încasările generate de proiect”.

I.4. PERIOADA DE ELIGIBILITATE

Costurile legate de un proiect trebuie să fie suportate, iar plățile respective (cu excepția devalorizării) trebuie să se facă după data de 1 ianuarie a anului menționat în decizia de finanțare care aprobă programele anuale ale statelor membre. Perioada de eligibilitate se întinde până la data de 31 decembrie a anului N + 1 (2); de aceea, costurile legate de proiect trebuie să fie generate înainte de această dată.

2.	Sunt exceptate de la perioada de eligibilitate menționată anterior măsurile de urgență [a se vedea articolul 21 alineatul (3) din actul de bază] și asistența tehnică pentru statele membre (a se vedea punctul V.3).

I.5. ÎNREGISTRAREA CHELTUIELILOR

1.	Cheltuielile corespund plăților efectuate de către beneficiarul final. Acestea trebuie să aibă forma unor tranzacții financiare (cu lichidități), cu excepția devalorizării.

2.	În general, cheltuielile sunt justificate prin facturi oficiale. Dacă acest lucru nu este posibil, cheltuielile sunt justificate prin documente contabile sau prin documente justificative cu o valoare doveditoare echivalentă.

Cheltuielile trebuie să poată fi identificate și verificate. În special, acestea:

(a)	trebuie să fie înregistrate în contabilitatea beneficiarului final;

(b)	trebuie să fie stabilite în conformitate cu normele contabile aplicabile ale țării în care își are sediul beneficiarul final și cu practicile obișnuite de contabilitate a costurilor folosite de către beneficiarul final; și

(c)	trebuie să fie declarate în conformitate cu dispozițiile legislației sociale și fiscale aplicabile.

4.	Acolo unde este cazul, beneficiarii finali au obligația de a păstra copii autentificate ale documentelor contabile care justifică veniturile și cheltuielile efectuate de parteneri în legătură cu proiectul în cauză.

5.	Stocarea și completarea acestor documente trebuie să respecte legislația internă privind protecția datelor.

I.6. DOMENIUL TERITORIAL DE APLICARE

Cheltuielile pentru acțiunile descrise la articolele 3 și 5 din actul de bază trebuie să fie:

(a)	efectuate de către beneficiarii finali definiți la punctul I.1 paragraful (e); și

(b)	efectuate pe teritoriul statelor membre, cu excepția acțiunilor privind reinstalarea menționate la articolul 3 alineatul (5) din actul de bază, pentru care cheltuielile pot fi efectuate pe teritoriul statelor membre sau în țara gazdă.

2.	Partenerii din cadrul proiectului care sunt înregistrați și au sediul în țări terțe pot participa la proiecte fără să antreneze costuri, cu excepția cazului organizațiilor guvernamentale internaționale. Prin urmare, costurile suportate de către acești parteneri nu sunt eligibile.

II. Categorii de costuri eligibile (la nivel de proiect)

II.1. COSTURI ELIGIBILE DIRECTE

Costurile eligibile directe ale proiectului sunt acele costuri care, pe baza condițiilor generale de eligibilitate stabilite în partea I, pot fi identificate ca fiind costuri specifice legate în mod direct de punerea în aplicare a proiectului. Costurile directe sunt incluse în bugetul total estimativ al proiectului.

Următoarele costuri directe sunt eligibile.

II.1.1. Costurile de personal

II.1.1.1. Norme generale

Costurile directe de personal sunt eligibile numai pentru persoanele care joacă un rol direct și esențial în cadrul proiectului, precum administratorii de proiect și alți membri ai personalului implicați în operațiunile proiectului, cum ar fi în planificarea activităților din cadrul proiectului, punerea în aplicare (sau monitorizarea) activităților operaționale, furnizarea de servicii destinatarilor finali ai proiectului etc.

Costurile pentru ceilalți membri ai personalului din cadrul structurii beneficiarului final care îndeplinesc doar un rol de sprijin (cum ar fi directorul general, contabilul, personalul care acordă asistență în materie de achiziții, de resurse umane și de tehnologia informației, asistentul administrativ, recepționerul etc.) nu sunt eligibile sub formă de costuri directe, fiind considerate costuri indirecte (a se vedea punctul II.2).

Costurile de personal sunt detaliate în bugetul previzional, indicând funcțiile, numărul membrilor personalului și numele acestora.

Dacă numele persoanelor nu sunt cunoscute încă sau nu pot fi dezvăluite, se menționează capacitățile profesionale și tehnice ale persoanelor care urmează să îndeplinească funcțiile/sarcinile în cauză în cadrul proiectului.

Costurile pentru personalul alocat proiectului, respectiv salariile, contribuțiile la asigurările sociale și alte costuri statutare, sunt eligibile, cu condiția ca acestea să nu depășească ratele medii practicate în mod obișnuit de beneficiarul final în politica sa de remunerare. Acolo unde este cazul, această cifră poate include toate contribuțiile obișnuite plătite de către angajator, însă trebuie excluse orice bonusuri, plăți stimulative sau sisteme de împărțire a profitului. Prelevările, impozitele sau taxele (în special, impozitele directe și contribuțiile la asigurările sociale plătite din salariu) rezultate din proiecte cofinanțate de fond devin costuri eligibile doar dacă sunt suportate efectiv de către beneficiarul final al finanțării.

II.1.1.2. Condiții specifice referitoare la costurile pentru personalul organismelor publice

Costurile pentru personalul organismelor publice care pun în aplicare proiectul sunt considerate ca fiind costuri eligibile directe doar în următoarele situații:

(a)	o persoană contractată de către beneficiarul final exclusiv în scopul punerii în aplicare a proiectului;

(b)

un angajat permanent al beneficiarului final care:

—	îndeplinește sarcini legate în mod specific de punerea în aplicare a proiectului în regim de remunerare a orelor suplimentare; sau

—

primește din partea organizației, printr-o decizie justificată corespunzător, sarcini care sunt legate în mod specific de punerea în aplicare a proiectului și care nu fac parte din atribuțiile sale obișnuite, angajatul fiind înlocuit pentru îndeplinirea sarcinilor sale obișnuite de o altă persoană recrutată de către organizație.

II.1.2. Cheltuielile de deplasare și de ședere

Cheltuielile de deplasare și de ședere sunt eligibile ca fiind costuri directe doar pentru:

(a)	personalul sau beneficiarul final ale căror cheltuieli sunt eligibile astfel cum se menționează la punctul II.1.1;

(b)	în cazuri excepționale și justificate corespunzător, personalul beneficiarului final care îndeplinește un rol de sprijin, astfel cum este definit la punctul II.1.1;

(c)	alte persoane, în afară de beneficiarul final, care participă la activitățile proiectului. În acest caz, listele de participare ar trebui păstrate ca documente justificative.

Cheltuielile de deplasare sunt eligibile pe baza cheltuielilor reale suportate. Ratele de rambursare sunt bazate pe cea mai ieftină formă de transport public și zborurile sunt acceptate, în general, doar pentru călătorii de peste 800 km (dus-întors), sau în cazul în care destinația geografică necesită călătoria cu avionul. Tichetele de îmbarcare trebuie păstrate. În cazul în care se folosește o mașină particulară, rambursarea se face în mod normal fie pe baza costului transportului public, fie pe baza kilometrajului în conformitate cu reglementările oficiale publicate în statele membre în cauză sau folosite de către beneficiarul final.

Cheltuielile de ședere sunt eligibile pe baza costurilor reale sau a unei diurne. În cazul în care o organizație și-a stabilit propriile diurne (indemnizații de ședere), acestea se vor aplica în limitele stabilite de către statul membru în conformitate cu legislația și practica națională. Indemnizațiile de ședere sunt menite, în mod normal, să acopere transportul local (inclusiv taxiurile), cazarea, masa, apelurile telefonice locale și cheltuieli diverse.

II.1.3. Echipament

II.1.3.1. Norme generale

Cheltuielile legate de achiziționarea de echipament (bazate pe deprecierea activelor achiziționate, leasing sau închiriere) sunt eligibile doar dacă sunt esențiale pentru punerea în aplicare a proiectului. Echipamentul are calitățile tehnice necesare pentru proiect și respectă normele și standardele aplicabile.

2.	Costurile pentru echipamentul administrativ de uz curent (de exemplu imprimantă, laptop, fax, copiator, telefon, cabluri etc.) nu sunt eligibile în categoria costurilor directe, fiind considerate costuri indirecte (a se vedea punctul II.2).

Alegerea între leasing, închiriere și achiziționare trebuie să se facă întotdeauna pe baza opțiunii celei mai ieftine. Cu toate acestea, dacă leasing-ul sau închirierea nu sunt posibile din cauza duratei scurte a proiectului sau a devalorizării rapide, se acceptă achizițiile, iar costurile legate de depreciere, astfel cum sunt descrise în continuare, pot fi eligibile pe baza normelor de drept intern privind deprecierea.

II.1.3.2. Închiriere și leasing

Cheltuielile legate de operațiunile de închiriere și leasing sunt eligibile pentru cofinanțare în funcție de normele stabilite în statul membru prin legislația internă și prin practică, și de durata de închiriere sau leasing în scopul derulării proiectului.

II.1.3.3. Achiziționarea

1.	În cazul echipamentului achiziționat înainte sau pe durata proiectului, sunt eligibile doar partea de depreciere a echipamentului corespunzătoare duratei de folosință în scopul proiectului și doar rata de folosire reală în scopul proiectului.

2.	Echipamentul achiziționat înainte de perioada de desfășurare a proiectului, dar care este folosit pentru desfășurarea proiectului, este eligibil pe baza deprecierii. Totuși, aceste costuri nu sunt eligibile în cazul în care echipamentul a fost achiziționat inițial din fonduri comunitare.

3.	Costurile de achiziționare a echipamentului corespund prețurilor normale de pe piață, iar valoarea articolelor în cauză este amortizată în conformitate cu normele contabile și fiscale aplicabile beneficiarului final.

4.	Pentru articolele individuale care costă mai puțin de 1 000 EUR, este eligibil costul integral de achiziționare, cu condiția ca echipamentul să fie cumpărat în primele trei luni de desfășurare a proiectului.

II.1.4. Bunuri imobile

II.1.4.1. Norme generale

În cazul achiziționării, construcției, renovării sau închirierii de bunuri imobile, acestea au calitățile tehnice necesare pentru proiect și respectă normele și standardele aplicabile.

II.1.4.2. Achiziționarea, construcția sau renovarea

În cazul în care achiziționarea de bunuri imobile este esențială pentru punerea în aplicare a proiectului și are o legătură clară cu îndeplinirea obiectivelor acestuia, achiziționarea de bunuri imobile, respectiv clădiri deja construite, sau construirea de bunuri imobile sunt eligibile pentru cofinanțare în condițiile menționate în cele ce urmează, fără a aduce atingere aplicării unor reglementări de drept intern mai stricte:

(a)

Trebuie obținut un certificat din partea unui evaluator calificat independent sau a unui organism oficial cu autorizarea corespunzătoare, care să confirme că prețul nu depășește valoarea de piață și care să ateste că bunul imobil este în conformitate cu reglementările de drept intern sau să specifice aspectele care nu sunt conforme legislației, pe care beneficiarul final plănuiește să le rectifice în cadrul proiectului.

(b)	Bunul imobil nu a fost cumpărat prin finanțare comunitară la o dată anterioară punerii în aplicare a proiectului.

(c)	Bunul imobil este folosit numai în scopul menționat în proiect pentru o perioadă de cel puțin 5 ani de la data încheierii proiectului, cu excepția cazului în care Comisia dispune altfel.

(d)	Sunt eligibile doar partea de depreciere a acestor active corespunzătoare duratei de folosință în scopul proiectului și doar rata de folosire efectivă în scopul proiectului. Deprecierea va fi calculată conform normelor contabile de drept intern.

2.	În cazul renovării, se aplică doar condițiile de la literele (c) și (d) menționate anterior.

II.1.4.3. Închirierea

Închirierea de bunuri imobile este eligibilă pentru cofinanțare în cazul în care există o legătură clară între închiriere și obiectivele proiectului în cauză, în condițiile menționate în cele ce urmează și fără a aduce atingere aplicării unor reglementări de drept intern mai stricte:

(a)	Bunul imobil nu a fost cumpărat printr-o acțiune de finanțare comunitară.

(b)	Bunul imobil este folosit numai pentru punerea în aplicare a proiectului. În caz contrar, doar partea costurilor corespunzătoare folosirii bunului pentru proiect este eligibilă.

II.1.4.4. Spațiu de birou pentru beneficiarul final

Costurile pentru achiziționarea, construcția, renovarea sau închirierea de spațiu de birou pentru activitățile obișnuite ale beneficiarului final nu sunt eligibile. Aceste costuri sunt considerate ca fiind costuri indirecte (vezi punctul II.2).

II.1.5. Consumabile, furnituri și servicii generale

1.	Costurile consumabilelor, ale furniturilor și ale serviciilor generale sunt eligibile cu condiția ca acestea să poată fi identificate și să fie necesare în mod direct pentru punerea în aplicare a proiectului.

Cu toate acestea, furniturile de birou, precum și orice tip de mici cheltuieli administrative pentru consumabile, furnituri, protocol și servicii generale (cum ar fi cele de telefonie, internet, poștă, curățenie în birouri, utilități, asigurări, formarea personalului, recrutare etc.) nu sunt costuri eligibile directe; acestea țin de costurile indirecte, astfel cum se specifică la punctul II.2.

II.1.6. Subcontractarea

Ca regulă generală, beneficiarii finali trebuie să aibă capacitatea de a îndeplini ei înșiși activitățile legate de proiect. De aceea, subcontractarea trebuie să fie limitată și să nu depășească 40 % din totalul costurilor eligibile directe ale unui proiect, cu excepția cazului în care acest fapt a fost justificat în mod corespunzător și aprobat în prealabil de către autoritatea responsabilă.

Cheltuielile legate de următoarele subcontracte nu sunt eligibile pentru cofinanțarea de către fond:

(a)	subcontractarea sarcinilor legate de gestionarea generală a proiectului;

(b)	subcontractarea care mărește costul proiectului, fără a-i aduce și o valoare adițională proporțională;

(c)	subcontractarea cu intermediari sau consultanți a căror plată este stabilită ca procent din costul total al proiectului, cu excepția cazului în care o astfel de plată este justificată de către beneficiarul final prin raportarea la valoarea reală a muncii depuse sau a serviciilor furnizate.

3.	Pentru toate subcontractele, subcontractanții se obligă să furnizeze tuturor organismelor de audit și control toate informațiile necesare referitoare la activitățile subcontractate.

II.1.7. Costuri care derivă în mod direct din cerințele legate de cofinanțarea UE

Costurile necesare pentru a îndeplini cerințele legate de cofinanțarea UE, cum ar fi publicitatea, transparența, evaluarea proiectului, auditul extern, garanțiile bancare, costurile de traducere etc. sunt eligibile drept costuri directe.

II.1.8. Plata experților

Cheltuielile pentru consultanța juridică, cheltuielile notariale și cele pentru plata experților tehnici și financiari sunt eligibile.

II.1.9. Cheltuieli specifice legate de grupurile-țintă

În vederea asistenței, achizițiile efectuate de către beneficiarul final pentru grupurile-țintă și rambursarea de către beneficiarul final a cheltuielilor efectuate de către grupurile-țintă sunt eligibile în următoarele condiții specifice:

(a)	Beneficiarul final păstrează, pe perioada menționată la articolul 43 din actul de bază, informațiile și documentele justificative necesare pentru a dovedi că persoanele care primesc asistență corespund grupului-țintă definit la articolul 6 din actul de bază.

(b)	Beneficiarul final trebuie să păstreze, pe perioada menționată la articolul 43 din actul de bază, documentele justificative privind sprijinul acordat (de exemplu, facturi și chitanțe), pentru a dovedi că persoanele în cauză au primit acest sprijin.

II.1.10. Măsuri de urgență

1.	Pentru motive justificate în mod corespunzător, se pot permite derogări de la normele de eligibilitate definite de prezenta decizie pentru cheltuieli legate de măsuri de urgență, cu condiția ca acestea să fie aprobate prin decizia Comisiei de autorizare a măsurilor de urgență.

2.	Conform articolului 21 alineatul (3) din actul de bază, perioada de eligibilitate este de maxim șase luni, de aceea costurile legate de proiect trebuie să fie suportate în această perioadă.

II.2. COSTURI ELIGIBILE INDIRECTE

Costurile indirecte se referă la categoriile de cheltuieli care nu pot fi identificate ca fiind costuri specifice legate în mod directe de proiect. Un procentaj fix din suma totală a costurilor eligibile directe poate fi eligibil sub formă de costuri indirecte, în următoarele condiții:

(a)	costurile indirecte sunt menținute la un nivel minim, iar procentajul exact al costurilor indirecte este stabilit de către statul membru în funcție de nevoi;

(b)	costurile indirecte sunt prevăzute în bugetul previzional al proiectului;

(c)	costurile indirecte nu includ costuri care țin de un alt capitol din bugetul proiectului;

(d)	costurile indirecte nu sunt finanțate din alte surse. Organizațiile care beneficiază de o finanțare de operare din partea bugetului UE și/sau din partea statelor membre nu pot include costuri indirecte în bugetul lor previzional;

(e)

ca regulă generală, procentajul fix al costurilor indirecte în raport cu suma totală a costurilor eligibile directe nu depășește 20 %. Totuși, procentajul fix al costurilor indirecte nu depășește 10 %:

—	în cazul în care autoritatea responsabilă acționează ca organism executiv, astfel cum este definit la articolul 7 alineatul (3), sau

—	în cazul în care subcontractarea depășește 40 % din costurile eligibile directe.

Procentajul alocat costurilor indirecte acoperă în special următoarele costuri:

(a)	costurile pentru personal care nu sunt eligibile sub formă de costuri directe, conform punctului II.1.1.1.1;

(b)	cheltuielile de administrare și gestionare, precum costurile menționate la punctul II.1.5.2;

(c)	taxe și comisioane bancare (cu excepția garanțiilor bancare, astfel cum sunt definite în secțiunea II.1.7;

(d)	deprecierea bunurilor imobile și costurile de întreținere legate de operațiunile administrative curente, precum costurile menționate la punctul II.1.4.4;

(e)	toate costurile legate de proiect, dar excluse din secțiunea II.1, „Costuri eligibile directe”.

III. Cheltuieli neeligibile

Următoarele costuri nu sunt eligibile:

(a)	taxa pe valoarea adăugată (TVA), cu excepția cazului în care beneficiarul final face dovada că nu o poate recupera;

(b)

rentabilitatea capitalului, costuri aferente datoriei și serviciului datoriei, dobânzi debitoare, comisioane la schimbul valutar și pierderi la schimbul valutar, provizioane pentru pierderi sau potențiale pasive viitoare, dobânzi datorate, creanțe îndoielnice, amenzi, penalități financiare, costuri de judecată și cheltuieli excesive sau nechibzuite;

(c)	costuri de reprezentare exclusiv pentru personalul proiectului. Sunt permise costuri de protocol rezonabile pentru evenimente sociale justificate de proiect, cum ar fi un eveniment organizat la sfârșitul proiectului sau reuniunile echipei de coordonare a proiectului;

(d)	costuri declarate de către beneficiarul final și acoperite de către un alt proiect sau program de lucru care primește finanțare din partea Comunității;

(e)	achiziționarea de terenuri;

(f)	costuri de personal pentru funcționarii care contribuie la punerea în aplicare a proiectului îndeplinind sarcini care fac parte din atribuțiile lor obișnuite;

(g)	contribuții în natură.

IV. Costuri acoperite de veniturile alocate

În cazuri justificate în mod corespunzător, cofinanțarea proiectelor în ceea ce privește contribuția beneficiarului final și a partenerilor din cadrul proiectului poate fi alcătuită în parte din contribuții sub forma activităților desfășurate de funcționari permanenți angajați de aceste organisme și implicați în proiect. În acest caz, aceste costuri nu sunt eligibile sub formă de costuri de personal, directe sau indirecte, astfel cum sunt definite la punctele II.1.1 și II.2, ci sub formă de costuri acoperite din veniturile alocate.

Astfel de contribuții nu depășește 50 % din contribuția totală acordată de beneficiarul final. În acest caz, se aplică următoarele norme:

(a)	sarcinile funcționarilor publici sunt legate în mod specific de punerea în aplicare a proiectului și nu provin din responsabilitățile statutare ale autorității publice;

(b)	funcționarilor publici însărcinați cu punerea în aplicare a unui proiect sunt detașați printr-o decizie justificată în mod corespunzător a autorității competente;

(c)	valoarea acestor contribuții poate fi auditată și nu poate depăși costurile reale suportate și dovedite în mod corespunzător prin documentele contabile ale autorității publice.

V. Asistența tehnică la inițiativa statelor membre

La inițiativa fiecărui stat membru, următoarele măsuri de asistență tehnică sunt eligibile pentru fiecare program anual, în limitele menționate la articolul 16 din actul de bază:

(a)	cheltuieli legate de pregătirea, selecția, evaluarea, gestionarea și monitorizarea acțiunilor (inclusiv echipament informatic și consumabile);

(b)	cheltuieli legate de controalele de audit și de verificările la fața locului ale acțiunilor sau proiectelor;

(c)	cheltuieli legate de evaluările acțiunilor sau ale proiectelor;

(d)	cheltuieli legate de informare, diseminare și transparență în ceea ce privește acțiunile;

(e)	cheltuieli pentru achiziționarea, instalarea și întreținerea sistemelor computerizate pentru gestionarea, monitorizarea și evaluarea fondurilor;

(f)

cheltuieli pentru ședințele comitetelor de monitorizare și ale subcomitetelor în legătură cu punerea în aplicare a acțiunilor. Aceste cheltuieli pot include de asemenea costurile pentru plata experților și a altor membri ai acestor comitete, inclusiv participanți din țările terțe, în cazul în care prezența acestora este esențială pentru punerea în aplicare eficientă a acțiunilor;

(g)

cheltuieli pentru salarii, inclusiv contribuțiile la asigurările sociale, doar în următoarele cazuri:

—	funcționari publici sau alți funcționari detașați printr-o decizie a autorității competente justificată în mod corespunzător și care îndeplinesc sarcinile menționate la punctele (a)-(f);

—	alți membri ai personalului angajați pentru a îndeplini sarcinile menționate la punctele (a)-(f);

—	perioada de detașare sau de angajare nu poate depăși data finală pentru eligibilitatea cheltuielilor, stabilită în decizia de aprobare a asistenței.

2.	Asistența tehnică poate include finanțarea cheltuielilor efectuate de oricare dintre următoarele organisme: autoritatea responsabilă, autoritatea delegată, autoritatea de audit, autoritatea de certificare.

Activitățile legate de asistența tehnică trebuie realizate și plățile corespunzătoare trebuie efectuate după data de 1 ianuarie a anului menționat în decizia de finanțare care aprobă programele anuale ale statelor membre. Perioada de eligibilitate se întinde până la sfârșitul lunii iunie a anului N + 2 (3) sau până la orice altă dată ulterioară compatibilă cu termenul limită pentru înaintarea raportului final privind punerea în aplicare a programului anual.

4.	Orice achiziție trebuie să fie efectuată în conformitate cu normele de drept intern privind achizițiile publice stabilite de către statul membru.

Statele membre pot pune în aplicare măsuri de asistență tehnică pentru acest fond o dată cu măsuri de asistență tehnică pentru câteva sau toate cele patru fonduri. Cu toate acestea, în acest caz, doar partea costurilor folosită pentru a pune în aplicare măsura comună corespunzătoare acestui fond va fi eligibilă pentru finanțarea prin acest fond, iar statele membre se vor asigura că:

(a)	partea costurilor destinată măsurilor comune este dedusă din fondul corespunzător în mod rezonabil și verificabil; și

(b)	nu are loc o dublă finanțare a costurilor.

(1) Inclusiv veniturile alocate, descrise la punctul IV.

(2) Unde „N” reprezintă anul menționat în decizia de finanțare care aprobă programele anuale ale statelor membre.

(3) Unde „N” reprezintă anul menționat în decizia de finanțare care aprobă programele anuale ale statelor membre.

ANEXA 12

CERERE DE MĂSURI DE URGENȚĂ

STAT MEMBRU:

AUTORITATEA RESPONSABILĂ

ANUL CERERII:

PROGRAMUL ANUAL CARE URMEAZĂ A FI MODIFICAT:

1. Descrierea situației deosebit de dificile care necesită măsuri de urgență

1.1.	Specificarea caracterului excepțional al situației

1.2.	Numărul și natura sosirilor

1.3.	Efectele acestor sosiri asupra capacităților de primire, asupra sistemului de azil sau a infrastructurii

1.4.	Nevoile urgente

1.5.	Obiectivele pe termen scurt

2. Măsuri de urgență preconizate

2.1.

Măsura 1

2.2.

Măsura 2

2.3.

Etc.

Aspecte ale măsurii prezentate în cadrul descrierii fiecărei măsuri de la punctul 2.1 la etc.

1.	Scopul și domeniul de aplicare al măsurii (1) , inclusiv grupul-țintă

2.	Durata măsurii (2)

3.	Acolo unde este cazul, justificarea punerii în aplicare a proiectului (proiectelor) în mod direct de către autoritatea responsabilă acționând ca organism executiv

4.	Beneficiarii probabili ai finanțării

5.	Rezultatele cuantificate scontate și indicatorii care urmează să fie folosiți

6.	Vizibilitatea finanțării comunitare

7.	Complementaritatea cu acțiuni existente sprijinite de către Fondul European pentru refugiați

3. Norme privind eligibilitatea

3.1.	Data de începere și data de încheiere a tuturor măsurilor

3.2.	Derogări de la normele privind eligibilitatea cheltuielilor, menționate în anexa 11 la prezenta decizie, în conformitate cu articolul 5 din actul de bază

4. Plan orientativ de finanțare

Tabele financiare de înlocuire a tabelelor din anexa 3 la rubrica „alte operațiuni” (cu detalii relevante)

(1) În conformitate cu normele specifice privind eligibilitatea din actul de bază.

(2) Maximum șase luni.