13.

V zvezi z javnimi naročili Mednarodne organizacije ITER se z vidika vrednosti uradni napredek dejavnosti izraža z mejniki programa za dodeljevanje sredstev (Credit Allocation Scheme, CAS), ki jih skupno podjetje F4E doseže vsako leto na poti do dokončanja posebnega javnega naročila. To je napredek, ki ga Mednarodna organizacija ITER uradno potrdi. Ker pa se vrednost mejnikov CAS povečuje proti koncu postopka javnega naročila, je potrjevanje na podlagi sredstev izkrivljeno. Zato se napredek na področju javnih naročil neposredno spremlja z mejniki CAS, pa tudi posredno z doseganjem mejnikov povezanih pogodb.

14.

Opozoriti je treba, da se je delež posameznih prevzetih obveznosti od leta 2012 povečal za 13 % in da je v načrtu izvrševanja proračuna za leto 2013 navedeno, da je treba do konca leta 2013 delež posameznih prevzetih obveznosti povečati na 80 %. Skupno podjetje F4E zato postopoma odpravlja zamude pri dejanskem izvajanju pogodb, povezanih s posebnim letnim proračunskim/delovnim programom. Poleg tega napoved glede izvrševanja proračuna potrjuje, da bo leta 2013 porabljen celoten znesek, ki je bil dan na razpolago za skupne prevzete obveznosti za leto 2012.

15.

Skupno podjetje F4E meni, da je vzpostavljen splošni sistem notranje kontrole, ki se razvija v skladu z organizacijskimi potrebami. Vzpostavitev in izvajanje sistema notranje kontrole se razvijata z organizacijskimi spremembami, zato je treba izvajanje šteti za stalen proces.

Skupno podjetje F4E že od ustanovitve za eno od ključnih prednostnih nalog šteje razvoj splošnih kontrolnih strategij. Vzpostavljeni so že različni kontrolni sistemi, ki vodstvu zagotavljajo potrebna zagotovila. Poleg tega je bila leta 2012 ustanovljena ekipa za razvoj in izvajanje splošne kontrolne strategije skupnega podjetja F4E, nadzor nad učinkovitostjo notranje kontrole in spremljanje izvajanja vseh priporočil notranjih in zunanjih revizij; ta skupina poroča neposredno direktorju.

Poleg splošnega sklepa in brez bistvenega vpliva na potrjevanje je neodvisna svetovalna družba dejansko opredelila več izjem in/ali področij, na katerih so potrebne izboljšave. Opozoriti je treba, da je bilo več od teh področij opredeljenih že pri drugih revizijah in/ali ocenah in da so bila že obravnavana v zadevnih akcijskih načrtih. Poglavitna težava, ki jo je obravnavala neodvisna revizijska družba in je zahtevala takojšnje ukrepanje, se je nanašala na operativno zmogljivost. Vodstvo skupnega podjetja F4E je bilo nemudoma seznanjeno s tem priporočilom, v akcijskem načrtu pa so bili določeni popravni ukrepi.

Skupno podjetje že od začetka veliko truda namenja razvoju celostnega informacijskega sistema za upravljanje in kontrolo, ki omogoča tesno spremljanje ocen stroškov in odstopanj od stroškov (glej odstavek 29).

V zvezi z upoštevanjem priporočil notranjih in zunanjih revizij je treba opozoriti, da je revizijski odbor kljub ugotovitvam Evropskega računskega sodišča na sestanku, ki je potekal 14. junija 2013, potrdil izboljšave in bil zadovoljen z napredkom, doseženim pri izvajanju akcijskih načrtov.

Vzpostavljeno je bilo obvladovanje tveganj, ki je sistematično vključeno na projektni ravni. Imenovana je bila oseba, pristojna za obvladovanje tveganj, za spremljanje registra tveganj in izvajanje blažilnih ukrepov. Dnevnik tveganj se posodobi pred vsako sejo upravnega odbora.

16.

Postopki s pogajanji zaradi nizke povprečne vrednosti predstavljajo 40 % letnih operativnih postopkov oddaje javnih naročil Skupnega podjetja, vendar le manj kot 10 % letnih prevzetih obveznosti: v zvezi s tem uporaba postopkov s pogajanji za naročila majhne vrednosti Skupnemu podjetju omogoča, da omejene notranje vire osredotoči na javna naročila velike vrednosti/z velikim tveganjem, kar ima ugoden učinek omejitve tveganj.

Skupno podjetje se zaveda težave v zvezi z zelo majhnim številom prejetih predlogov na razpisih za nepovratna sredstva: vsi dosedanji poskusi za izboljšanje in povečanje sodelovanja so bili neuspešni. Šteje se, da je to posledica izjemno specifičnega področja, za katero skupno podjetje F4E dodeljuje nepovratna sredstva in ki zanima le malo prijaviteljev v Evropi.

Opozoriti je treba, da se je družba Ernst in Young v študiji z naslovom „Potential for reorganization within the ITER project to improve cost-effectiveness“ („Možnosti za reorganizacijo v okviru projekta ITER za izboljšanje stroškovne učinkovitosti“), ki jo je naročil odbor Evropskega parlamenta za proračunski nadzor, strinjala, da predpisi, ki se uporabljajo za skupno podjetje F4E, niso ustrezno prilagojeni njegovim zelo specifičnim ciljem in da omejujejo njegove možnosti za inovativen pristop k stroškovni učinkovitosti.

17.

Skupno podjetje F4E se v zvezi s prvim sklepom strinja s trditvijo, da v vzorcu sporazuma o nepovratnih sredstvih kazni niso predvidene. V osnutku finančne uredbe F4E, ki ga je upravni odbor skupnega podjetja F4E odobril leta 2007, je bilo predvideno, da jih skupno podjetje F4E lahko nalaga. Ta možnost je bila črtana iz besedila, ker je to izrecno zahtevala Evropska komisija med posvetovalnim postopkom na podlagi člena 5 statuta.

Vendar skupno podjetje F4E verjame, da ga neobstoj take določbe v vzorcu sporazuma o nepovratnih sredstvih ne izpostavlja bistveno tveganju, da nujnih rezultatov ne bo prejelo pravočasno oziroma da prejeti rezultati ne bodo izpolnjevali standardov kakovosti. Skupno podjetje F4E lahko v skladu z vzorcem sporazuma o nepovratnih sredstvih kadar koli odpove sporazum o nepovratnih sredstvih in v primeru opustitve ali slabega opravljanja dela, kršitve pomembnih obveznosti in drugih okoliščin, opredeljenih v vzorcu sporazuma o nepovratnih sredstvih, zahteva povračilo celotnega finančnega prispevka skupnega podjetja F4E ali njegovega dela.

V zvezi z drugim sklepom je treba opozoriti, da je skupno podjetje F4E po omejitvi obsega revizijskega potrdila od upravičenca zahtevalo pojasnila glede posrednih stroškov in od revizijske družbe naknadno zahtevalo predložitev spremenjenega revizijskega potrdila. Plačilo je bilo odobreno na podlagi prejetih dodatnih dokazil.

18.

Skupno podjetje F4E želi potrditi, da je pri reorganizaciji svojih finančnih krogov junija 2013 upoštevalo predhodno ugotovitev revizorjev. V zvezi s tem je bil vzpostavljen dodaten nadzor na ravni poročil o tehničnem sprejetju, kar pomeni, da je zahtevke za plačila mogoče odobriti le, če ni večjih neskladnosti. Poleg tega zdaj finančni uradniki tudi pregledajo poročila o tehničnem sprejetju in tako zagotovijo, da sta tehnično poročilo in faktura skladna s pogodbenimi pogoji.

19.

Skupno podjetje F4E preveri enakovrednost pravil za oddajo javnih naročil drugega javnega naročnika s svojimi pogodbenimi pravili za vsako skupno javno naročilo, za katero se v skladu s členom 83 izvedbenih pravil F4E uporabljajo pravila drugega javnega naročnika. Strinja se s sodiščem, da bi bilo morda ustrezno oblikovati skupne standarde, na podlagi katerih bo F4E pri prihodnjih skupnih javnih naročilih enotno preverjalo tako enakovrednost, čeprav to v členu 83 izvedbenih pravil ni izrecno določeno.

20.

Kar zadeva uporabo predhodnih informativnih obvestil, Skupno podjetje tega ni nameravalo uporabiti za skrajšanje minimalnega roka za prejem ponudb, zato se je štelo, da bi bilo za večjo prepoznavnost in konkurenco pred objavo razpisa o javnem naročilu koristneje organizirati informativne dneve za evropsko industrijo, s čimer se gospodarskemu subjektu omogoči, da se pozanima o splošnih tehničnih in upravnih vidikih razpisa ter poveže z morebitnimi poslovnimi partnerji.

Kar zadeva neskladnost s členom 85 finančne uredbe, se Skupno podjetje strinja z ugotovitvami sodišča; opozoriti je treba, da je bil medtem skupnemu podjetju odobren dostop do sistema zgodnjega obveščanja in da se zdaj preverjanje opravlja za vse dodelitve javnih naročil.

Ob podpisu neke pogodbe decembra 2012 je bila Skupnemu podjetju F4E predložena garancija banke, ki ni izpolnjevala zahtev glede bonitetne ocene iz pogodbe (bonitetna ocena vsaj BBB). Finančna ekipa je to ugotovila pri potrjevanju plačila v okviru predhodnega financiranja, zato je bila garancija zavrnjena. Od izvajalca se je zahtevalo, naj predloži veljavno garancijo banke z zahtevano bonitetno oceno. Ker se je približevalo zaprtje računov in je izvajalec predložil zadostno zagotovilo glede pogajanj, ki jih je imel z drugo banko, se je računovodja odločil, da bo nadaljeval postopek in odobril plačilo v okviru predhodnega financiranja. Ta odločitev je temeljila na oceni, da bi bila škoda, ki bi jo skupnemu podjetju F4E povzročila izguba odobritev plačil, precej večja od tveganja, da ne bo prejelo nove garancije, pri čemer se je upoštevalo, da je bilo plačilo v okviru predhodnega financiranja še vedno zavarovano s prvotno obveznico. Nova bančna garancija je bila nato predložena v prvem tednu februarja.

Pri prvem od navedenih postopkov je bila ocena stroškov dejansko nepravilna, ker ni bila ustrezno posodobljena med razvojem modela (pred objavo razpisa).

V zvezi z drugim postopkom pa se šteje, da je bila velika razlika med prvotno oceno in prvo prejeto ponudbo posledica monopola, ki je tedaj obstajal na evropskem trgu.

Skupno podjetje je razveljavilo prvi razpis in ga znova objavilo v enakem obsegu, vendar ga je razdelilo na sklope, da je omogočilo večjo konkurenco. Rezultat je bila skupna cena, ki je bila precej bližje prvotni oceni Skupnega podjetja, zlasti če se upošteva, da je imela razdelitev na sklope škodljive učinke na ekonomijo obsega in je povzročila povišanje enkratnih stroškov.

21. 22. 23.

Skupno podjetje F4E je leta 2013 nadaljevalo izvajanje skupne strategije kontroliranja in spremljanja ter strategije za naknadne kontrole in preverjanja, ki sta bili upravnemu odboru predloženi decembra 2012.

V zvezi z naknadnimi kontrolami se je v sodelovanju z zunanjo revizijsko družbo začela izvajati pilotna dejavnost za oceno upravičenosti stroškov, ki so jih izvajalci prijavili v okviru sporazumov o nepovratnih sredstvih. Izid te pilotne dejavnosti bo skupnemu podjetju F4E omogočil prilagoditev in nadaljnjo uskladitev postopkov naknadnih kontrol.

Medtem se v skladu z načrti še naprej izvaja letno načrtovanje revizij kontrole kakovosti. Na podlagi pripomb Računskega sodišča iz prejšnjih letnih poročil se zdaj na podlagi pilotne dejavnosti znova ocenjuje obseg revizij kontrole kakovosti za njihovo razširitev, da bodo vključevale tudi preverjanje finančnih vidikov operativnih pogodb, tako imenovana „naknadna finančna preverjanja pogodb o javnih naročilih“.

Vendar je treba omeniti, da je revizijski odbor, ki ga je imenoval upravni odbor F4E, v odziv na ugotovitve sodišča o naknadnih finančnih preverjanjih pogodb o javnih naročilih iz njegovega letnega poročila za leto 2011 sprejel mnenje, v katerem nasprotuje predlaganim ukrepom, saj so v nasprotju z načelom pogodb z dogovorjeno ceno. Revizijski odbor je pozval sodišče, naj znova preuči zadevno stališče. Skupno podjetje F4E je zato v skladu z navedbami sodišča preoblikovalo finančna preverjanja operativnih pogodb.

24.

Upravni odbor je 26. in 27. junija 2013 s soglasjem Evropske komisije sprejel dokument z naslovom „Izvajanje industrijske politike“, ki skupaj s predhodno sprejetimi politikami oblikuje politiko in okvir za upravljanje intelektualne lastnine v okviru skupnega podjetja F4E.

Praktično izvajanje naših obveznosti za upravljanje intelektualne lastnine je mogoče povzeti, kot sledi:

Nazadnje, za zagotavljanje zaupnosti informacij v zvezi z intelektualno lastnino, ki so navedene v naših pogodbah, se izvaja politika za varnost informacij. Ta predvideva elektronsko hrambo zaupnih informacij v zvezi z intelektualno lastnino na namenskem strežniku. Ta politika bo sprejeta kmalu, do januarja 2014 pa naj bi bilo vse nared za upravljanje informacij v zvezi z intelektualno lastnino.

25.

Čeprav skupno podjetje F4E soglaša z dejanskim sklepom Računskega sodišča, želi poudariti, da je od prve zadevne ugotovitve revizorjev sprejelo vse potrebne ukrepe za izboljšanje stanja. Upravni odbor je sprejel odgovornost za obravnavo te težave, pri čemer se plačnikom in državam članicam, ki zamujajo s plačilom, pošiljajo sistematična opozorila in se jim v skladu s členom 48 izvedbenih pravil naloži plačilo zamudnih obresti. Žal notranji postopki nekaterih držav članic včasih tem državam onemogočijo spoštovanje rokov, določenih v finančni uredbi F4E.

V zvezi z vplivom na proračun je treba poudariti, da prispevki članov, na katere se nanaša ugotovitev sodišča, pomenijo 0,6 % proračuna F4E, zamude pa zato le del tega deleža.

Nazadnje, do konca proračunskega leta 2012 je bil neporavnan le znesek v višini 1 085 EUR.

Pozna plačila prispevkov članov v letu 2012 zato niso imela skoraj nikakršnega vpliva na izvrševanje proračuna in F4E.

F4E bo medtem še naprej zagotavljal, da se bodo prispevki članov plačevali s čim manjšo zamudo.

26.

Res je, da med revizijo navedena izvedbena pravila niso bila uradno sprejeta. Vendar želimo poudariti, da je direktor skupnega podjetja F4E za preprečitev pravne praznine sprejel sklepe, v katerih je navedeno, da se vzorčna izvedbena pravila, ki se uporabljajo za agencije, ali pravila Komisije po analogiji uporabljajo za Skupno podjetje (razen če je opredeljeno drugače). V zvezi s tem je skupno podjetje F4E vzpostavilo ustrezen in pregleden referenčni okvir, ki ga je dosledno uporabljalo, dokler se niso začela uporabljati formalna pravila, ki jih je sprejel upravni odbor.

V zvezi z zadnjo točko je bil od revizije dosežen precejšen napredek. Upravni odbor je decembra 2012 dejansko formalno sprejel naslednje izvedbene določbe: o merilih razvrščanja v razred in stopnjo ob zaposlitvi, delu s krajšim delovnim časom, ocenjevanju direktorja, družinskem dopustu, starševskem dopustu in prenosu pokojninskih pravic.

Januarja in februarja 2013 (po koncu postopka notranjega posvetovanja) so bila Komisiji v odobritev poslana izvedbena pravila v zvezi z določbami o zaposlovanju in uporabi začasnih uslužbencev, ocenjevanju, preprečevanju nadlegovanja, certificiranju in potrjevanju, F4E pa čaka na odobritev Komisije, preden jih lahko sprejme upravni odbor. Pričakuje se, da se bo to zgodilo decembra 2013.

Trenutno poteka posvetovanje z odborom uslužbencev glede izvedbenih pravil o dopustih in odsotnostih, bolniških odsotnostih, srednji vodstveni ravni in začasni zasedenosti vodstvenih položajev. Ta pravila bodo kmalu predložena Komisiji v odobritev.

V zvezi z izvedbenimi pravili, kot so tista o zaposlovanju in uporabi pogodbenih uslužbencev, skupno podjetje F4E čaka, da bo Komisija dokončno oblikovala modele, zato jih še ni mogoče predložiti v skladu s členom 110 kadrovskih predpisov.

Nazadnje, znova želimo poudariti zavezanost podjetja F4E k povečanju števila izvedbenih pravil, ki bodo sprejeta v letu 2013 in pozneje. V ta namen je bil odobren okvirni razpored za njihovo sprejetje, vzpostavljena pa je bila tudi notranja ureditev za poenostavitev postopka sprejemanja. Zato smo prepričani, da bo dosežen dodaten napredek.

27. 28. 29. 30. 31.

Delovna skupina skupnega podjetja F4E, ki so jo podpirali strokovnjaki iz panoge in javnih raziskovalnih organizacij, je leta 2008 ocenila, da pričakovani stroški zagotovitve takrat dogovorjenega evropskega prispevka k izgradnji ITER znašajo 5 940 milijonov EUR, pri čemer je treba zagotoviti 663 milijonov EUR za nepredvidene izdatke. Leta 2008 je bilo ocenjeno, da stroški za sodelovanje v dejavnostih širšega pristopa z Japonsko in vodenje skupnega podjetja F4E znašajo 650 milijonov EUR, kar je pomenilo, da so bili leta 2008 splošni ocenjeni stroški 7 253 milijonov EUR, vključno z zgoraj navedenim zneskom za nepredvidene izdatke.

Svet je skupnemu podjetju F4E leta 2008 dal na voljo 6 600 milijonov EUR za obdobje 2007–2020 za izpolnjevanje evropskih obveznosti v zvezi z ITER in širšim pristopom ter od njega zahteval, naj čim bolj spodbuja varčevanje in zagotovi spoštovanje navzgor omejenega proračuna.

Projekt ITER se je od leta 2008 precej razvil zaradi odziva na strožje varnostne zahteve zaradi nesreče v Fukušimi, novih znanstvenih dognanj in bolj dodelanega modela. Čeprav so se nekatere zahteve omilile, pa so se z večino sprememb poostrile zahteve in povečal obseg evropskih prispevkov k projektu ITER. O takih spremembah odločajo Mednarodna organizacija ITER in njeni upravljavski organi.

Skupno podjetje F4E, ki priznava, da so se od ocene stroškov iz leta 2008 evropski prispevki k projektu ITER bistveno spremenili in modeli precej dodelali, je v prvih šestih mesecih leta 2013 opravilo temeljito revizijo celotne ocene stroškov.

V nasprotju z dodatnimi posodobitvami ocen stroškov, ki so bile predložene Svetu v prejšnjih poročilih, ta posodobljena ocena stroškov zajema tudi spremembe, ki se bodo zgodile v prihodnosti. Pričakovani stroški evropskih prispevkov k projektu ITER, širšemu pristopu in vodenju skupnega podjetja F4E so zdaj ocenjeni na 6 890 milijonov EUR. V primerjavi z navzgor omejenim proračunom v višini 6 600 milijonov EUR za proračunsko obdobje do leta 2020 to kaže na negativne nepredvidene izdatke v višini 290 milijonov EUR.

Sprememba nepredvidenih izdatkov z –165 milijonov EUR na –290 milijonov EUR od poročila, ki ga je Skupno podjetje Svetu predložilo lani, je večinoma posledica precejšnega povišanja pričakovanih in dejanskih stroškov zgradb, ki so nastali zaradi povečanega obsega zgradb, ki jih je treba zagotoviti, in časovnega pritiska pri gradnji zgradb.

Kot je bilo ugotovljeno v študiji družbe Ernst in Young z naslovom „Potential for reorganization within the ITER project to improve cost-effectiveness“ („Možnosti za reorganizacijo v okviru projekta ITER za izboljšanje stroškovne učinkovitosti“), ki jo je od julija 2012 do februarja 2013 izvajal odbor Evropskega parlamenta za proračunski nadzor, ima skupno podjetje F4E nad takimi spremembami malo nadzora oziroma ga sploh nima, saj so zanj pristojni Svet ITER in njegovi pomožni organi.

Skupno podjetje F4E je kljub temu za zagotovitev, da se spoštuje zgornja meja proračuna, razvilo in še naprej razvija ter izvaja najrazličnejše ukrepe za omejevanje stroškov, vključno z optimizacijo strategij javnih naročil in pogodbenih pogojev za znižanje stroškov ter optimizacijo modelov za omejevanje stroškov v sodelovanju z Mednarodno organizacijo ITER. Upravni odbor je bil 26. junija 2013 seznanjen s stanjem preteklih ukrepov in naborom sedanjih ukrepov ter novo oceno stroškov (dokument F4E(13)-GB27-06). Ti ukrepi dejansko omogočajo prihranke v višini nad 300 milijonov EUR in so tako potrebna orodja, ki zagotavljajo spoštovanje zgornje meje proračuna do leta 2020.

32.

Revidiranec se strinja s to ugotovitvijo in opozarja, da informacije o stroškovnih tveganjih iz odstavka 30 v obdobju, ki ga pokriva letno poročilo za leto 2012, niso bile niti opredeljene niti na voljo ob pripravi letnega poročila, zato jih ni bilo mogoče vključiti v letno poročilo za leto 2012, ki ga je upravni odbor sprejel junija 2013. Poleg tega je treba opozoriti, da skupno podjetje F4E take informacije vsaj enkrat na leto sporoči Evropskemu svetu in Parlamentu v poročilu o napredku, ki vključuje (a) doseženi napredek pri izvajanju načrta omejevanja stroškov in varčevanja, (b) uspešnost in upravljanje agencije in projekta ITER ter (c) izpolnjevanje načrtovanih dejavnosti v okviru letnega proračuna. Poročilo za leto 2013 vsebuje vse povezane informacije.

33.

Sporazum z državo gostiteljico, ki ga je skupno podjetje F4E podpisalo s Kraljevino Španijo leta 2007, res določa, da mu bo Španija zagotovila stalne prostore najpozneje v treh letih po podpisu sporazuma. V sporazumu je predvideno tudi, da mu bo Španija zagotovila začasne prostore, dokler ne bodo na voljo stalni prostori.

Ker stalnih prostorov še ni zagotovila, je skupno podjetje F4E brezplačno nameščeno v začasnih prostorih, saj Španija plačuje vse stroške, povezane z namestitvijo (najemnino in vzdrževanje, kakor določa sporazum z državo gostiteljico, skupno podjetje F4E pa plačuje najemni delež v začasnih prostorih).

Španija je za zagotovitev stalnih prostorov začela neformalni postopek za izbiro ustrezne lokacije in arhitekturnega projekta. Predvideno je, da bosta lokacija in projekt izbrana do konca leta 2013.