1.   Ta pravila se uporabljajo za naslednje osebe, za katere se v nadaljnjem besedilu uporablja izraz „zunanji strokovnjaki“:

2.   Zunanji strokovnjaki so lahko strokovnjaki iz zasebnega sektorja ali vladni strokovnjaki:

1.   Vsi zunanji strokovnjaki so upravičeni do povračila potnih stroškov za potovanje od kraja, navedenega v povabilu (službeni ali domači naslov), do kraja sestanka z najprimernejšim prevoznim sredstvom glede na razdaljo. Na splošno je to potovanje z vlakom v drugem razredu za potovanja, krajša od 400 km (v eno smer glede na uradno razdaljo po železnici), in zračni prevoz v ekonomskem razredu za razdalje 400 km ali več.

2.   Direktor stalnega sekretariata (v nadaljnjem besedilu: direktor) si posebej prizadeva zagotoviti tako organizacijo sestankov, da lahko zunanji strokovnjaki izkoristijo najugodnejše cene prevoza. Zlasti pozorno pregleda vse zahtevke za povračilo stroškov, ki vključujejo neobičajno drage lete. Pri tem ima pravico, da opravi vsa preverjanja, ki bi lahko bila potrebna, in od zunanjih strokovnjakov zahteva za to potrebna dokazila. Kadar se to zdi utemeljeno, ima tudi pravico, da znesek za povračilo stroškov omeji na znesek, ki se običajno uporablja za običajno potovanje od kraja dela ali bivališča zunanjega strokovnjaka do kraja sestanka.

3.   Potni stroški se povrnejo po predložitvi izvirnih dokazil: vozovnic in računov, pri spletnih rezervacijah pa izpisa elektronske rezervacije in vstopnih kuponov za odhodno potovanje. Iz predloženih dokazil morajo biti razvidni razred uporabljenega prevoznega sredstva, čas potovanja in plačani znesek.

4.   Za potovanje z zasebnim vozilom se povrnejo stroški v višini cene prevoza z vlakom v drugem razredu.

5.   Če za pot ni železniških povezav, se stroški potovanja z zasebnim vozilom povrnejo po stopnji 0,22 EUR na km.

6.   Stroški za taksi se ne povrnejo.

1.   Dnevnica, ki se izplača za vsak dan sestanka, je določena kot pavšalna stopnja in je namenjena pokritju vseh odhodkov v kraju sestanka, na primer vključno s hrano in lokalnim prevozom (avtobus, tramvaj, podzemna železnica, taksi, parkirnine, cestnine itd.), ter turističnega in nezgodnega zavarovanja.

2.   Dnevnica znaša 92,00 EUR.

3.   Če je kraj odhoda, naveden v povabilu, od kraja sestanka oddaljen 100 km ali manj, se dnevnica zniža za 50 %.

4.   Zunanji strokovnjaki, ki morajo eno ali več noči preživeti v kraju sestanka, ker se čas sestankov ne sklada z voznim redom letov ali vlakov (1), so upravičeni do nadomestila za nastanitev. To nadomestilo znaša 100,00 EUR na noč. Število noči ne sme preseči števila dni, ko potekajo sestanki, h kateremu se prišteje 1 dan.

5.   Izjemoma se lahko izplačata dodatno nadomestilo za nastanitev in dnevnica, če bi podaljšanje bivanja zunanjemu strokovnjaku omogočilo, da zniža stroške prevoza za več, kolikor znašata ti nadomestili.

6.   Direktor lahko na podlagi utemeljene odločitve zunanjim strokovnjakom na zelo visoki ravni zviša dnevnico in/ali nadomestilo za nastanitev za 50 %.

1.   Če v povabilu in zahtevi za organizacijo sestanka ni navedeno drugače, so strokovnjaki iz zasebnega sektorja upravičeni do dnevnice za vsak dan sestanka, in če je ustrezno, do nadomestila za nastanitev, če predložijo častno izjavo, da podobne dnevnice ali nadomestil za isti obisk ne prejemajo že od druge ustanove. Direktor zagotovi, da je vsebina povabila skladna z vsebino zahteve za organizacijo sestanka.

2.   Vladni strokovnjaki prejmejo dnevnico za vsak dan sestanka, in če je ustrezno, nadomestilo za nastanitev, če je to določeno v ustreznem poslovniku odbora ali delovne skupine in če predložijo častno izjavo, da podobne dnevnice ali nadomestil za isti obisk ne prejemajo že od svoje uprave.

3.   Direktor lahko na podlagi utemeljene odločitve in ob predložitvi dokazil odobri povračilo stroškov, ki so jih zunanji strokovnjaki imeli zaradi posebnih navodil, ki so jih prejeli v pisni obliki.

4.   Vsa povračila potnih stroškov, dnevnice in nadomestila za nastanitev se nakažejo na en sam bančni račun na zunanjega strokovnjaka.

5.   Povračila stroškov vladnih strokovnjakov se nakažejo na bančni račun, odprt v imenu vlade, enega od njenih ministrstev ali javnega organa, če za to ne obstaja kakršno koli odstopanje vlade, katerega od njenih ministrstev ali javnega organa.

1.   Ne glede na to, ali so zunanji strokovnjaki upravičeni do povračila stroškov, se sestanka udeležijo največ en vladni strokovnjak na pogodbenico iz jugovzhodne Evrope in na državo članico EU ter nekaj strokovnjakov iz zasebnega sektorja, katerih število je enako številu vladnih strokovnjakov.

2.   Direktor lahko na podlagi utemeljene odločitve odstopa od pravila iz odstavka 1 v primeru skupnih sestankov več odborov ali delovnih skupin.

1.   Nalog za plačilo se pripravi na podlagi zahtevka za povračilo stroškov, ki ga ustrezno izpolnita in podpišeta zunanji strokovnjak in tajnik sestanka, odgovoren za potrditev prisotnosti zunanjega strokovnjaka.

2.   Zunanji strokovnjaki tajniku sestanka pošljejo dokumente, potrebne za povračilo stroškov, po pošti, telefaksu oziroma elektronski pošti največ 30 koledarskih dni po zadnjem dnevu sestanka, pri čemer se upošteva poštni žig oziroma datum pošiljanja.

3.   Stalni sekretariat zunanjim strokovnjakom povrne stroške v 30 koledarskih dneh.

4.   Če zunanji strokovnjak ne more zagotoviti ustrezne utemeljitve, ki jo direktor sprejme na podlagi utemeljene odločitve, neizpolnitev obveznosti iz odstavka 2 razreši prometno skupnost vseh obveznosti povračila potnih stroškov ali plačila nadomestil.

1.   Potni stroški se povrnejo v eurih, če je to ustrezno, po menjalnem tečaju, ki je veljal na dan sestanka.

2.   Dnevnice, in če je to ustrezno, nadomestilo za nastanitev se povrnejo v eurih po pavšalni stopnji, ki je veljala na dan sestanka.