30.1.2013   

SL

Uradni list Evropske unije

C 28/9

1.

Komisija je 16. avgusta 2012 sprejela predlog uredbe Sveta o spremembi Uredbe (EGS/Euratom) št. 354/83) v zvezi z deponiranjem zgodovinskih arhivov institucij pri EUI v Firencah (v nadaljnjem besedilu: predlog) (1). Predlog je bil istega dne poslan ENVP v posvetovanje.

2.

ENVP je imel že pred sprejetjem predloga možnost predložiti neuradne pripombe. Številne od teh pripomb so bile v predlogu upoštevane. Zato so bili na podlagi tega v njem okrepljeni zaščitni ukrepi za varstvo podatkov. ENVP pozdravlja dejstvo, da ga je Komisija tudi uradno zaprosila za mnenje po sprejetju predloga in da je sklicevanje na to mnenje vključeno v preambulo predloga.

3.

V skladu z Uredbo Sveta (EGS, Euratom) št. 354/83 z dne 1. februarja 1983 o odpiranju za javnost arhivskega gradiva Evropske gospodarske skupnosti in Evropske skupnosti za atomsko energijo (2) (v nadaljnjem besedilu: uredba o arhivih) morajo institucije in organi EU ustanoviti zgodovinske arhive in jih 30 let po nastanku odpreti za javnost. Uredba o arhivih dovoljuje, da vsaka institucija in organ hrani svoje zgodovinske arhive na mestu, za katerega meni, da je najbolj primerno.

4.

Cilje predloga je spremeniti uredbo o arhivih in deponiranje arhivov v papirni obliki pri Evropskem univerzitetnem inštitutu v Firencah (v nadaljnjem besedilu: EUI) določiti kot obvezno za vse institucije in organe EU (razen za Sodišče Evropske unije in Evropsko centralno banko). Evropska komisija, Svet Evropske unije in Evropski parlament svoje arhive v papirni obliki dejansko že deponirajo pri EUI na podlagi pogodbenih dogovorov. Kot je torej pojasnjeno v obrazložitvenem memorandumu, cilj predloga ni spreminjati sedanje stanje, ampak „potrditi vlogo EUI pri upravljanju arhivskega gradiva institucij. Z njim bo zagotovljena trdna pravna in finančna podlaga za partnerstvo med EU in EUI.“

5.

Predlog tudi ne bo spreminjal sedanjih predpisov in postopkov, po katerih institucije in organi EU zgodovinska gradiva odpirajo javnosti 30 let po njihovem nastanku. Prav tako ne bo vplival na lastninsko pravico nad zgodovinskimi arhivi, ki jo bo ohranila institucija/organ, ki jih je deponiral(-a). Skratka, predlog vsebuje omejene in ciljno usmerjene spremembe uredbe o arhivih in ne predlaga celovite posodobitve in prenove.

6.

Evropske institucije in organi za izvajanje svojih nalog obdelujejo številne podatke, vključno z osebnimi podatki. Nekateri od teh obdelanih osebnih podatkov so lahko še posebno občutljivi z vidika varstva podatkov (3) in/ali so bili zadevnim institucijam ali organom poslani zaupno, ne da bi se predvidevalo, da bodo nekega dne postali javno dostopni, kot na primer osebni podatki iz zdravstvenih kartotek ali osebnih map osebja, osebni podatki, ki se obdelujejo v zvezi z disciplinskimi postopki in postopki proti nadlegovanju, notranjimi revizijami, različnimi vrstami pritožb in peticij, trgovinskimi in konkurenčnimi preiskavami ter preiskavami za boj proti goljufijam ali drugimi preiskavami.

7.

Nekateri od teh osebnih podatkov, vključno s podatki, ki so na prvi pogled največje tveganje za zadevne posameznike, se uničijo po določenem časovnem obdobju, ko se ne uporabljajo več za prvotni namen, za katerega so bili zbrani (ali za druge združljive „upravne“ namene).

8.

Vendar se velik del dokumentov, ki jih hranijo evropske institucije in organi, vključno z osebnimi podatki v njih, po možnosti ne uniči, ampak se nazadnje prenese v zgodovinske arhive Evropske unije in bo javno dostopen v zgodovinske, statistične in znanstvene namene (4).

9.

Pomembno je, da imajo evropske institucije in organi jasne politike o tem, kateri osebni podatki morajo biti ali ne smejo biti arhivirani v zgodovinskih arhivih ter kako zavarovati tiste osebne podatke, ki se bodo hranili v zgodovinskih arhivih in bodo v njih tudi javno dostopni. Te politike morajo zagotavljati varstvo zasebnosti in osebnih podatkov zadevnih posameznikov in uravnotežiti varstvo teh temeljnih pravic s pravico dostopa do dokumentov in zakonitimi interesi do zgodovinskih raziskav.

10.

Čeprav v tem trenutku v številnih evropskih institucijah in organih obstajajo politike za upravljanje dokumentov, hranjenje podatkov in njihovo arhiviranje (glej na primer Skupni seznam hranjenja kot notranji upravni dokument, ki ga je izdala Komisija (5)), pa te zagotavljajo le omejene smernice o varstvu podatkov. Skupni seznam hranjenja in podobne dokumente je treba nadalje razvijati ali dopolniti s podrobnejšimi in dodatno opredeljenimi smernicami o varstvu podatkov.

11.

Poleg tega je treba opozoriti, da so sedanje politike oblikovane v notranjih dokumentih in ne v zakonodajnem instrumentu, ki sta ga je sprejela Svet in Parlament. Dejansko poleg kratkega sklicevanja v členu 2(1) na „(dokumente), ki jih zajema izjema v zvezi z zasebnostjo in integriteto posameznika, kakor je opredeljena v členu 4(1)(b) Uredbe (ES) št. 1049/2001 (6)“, v sedanjem besedilu uredbe o arhivih ni določeno, kateri osebni podatki se lahko prenesejo v zgodovinske arhive in nazadnje tudi objavijo.

12.

Navedeni člen 4(1)(b) Uredbe (ES) št. 1049/2001 je poleg tega treba razlagati v skladu z veljavnimi zakoni o varstvu podatkov, vključno z Uredbo (ES) št. 45/2001, in sodno prakso sodišča Evropske unije. Za odločitev, kateri osebni podatki se morajo arhivirati v zgodovinskih arhivih, je tako potrebna zapletena analiza vsakega posameznega primera.

13.

Trenutno potekata reviziji Direktive 95/46/ES (7) in Uredbe (ES) št. 1049/2001, pravočasno pa naj bi sledila tudi revizija Uredbe (ES) št. 45/2001. Čeprav se pričakuje, da bodo te zakonodajne spremembe zaradi splošnega značaja prispevale k jasnosti, pa je malo verjetno, da bi evropskim institucijam in organom zagotovile dovolj podrobne smernice v zvezi z njihovimi postopki arhiviranja. Komisija je v zvezi z samo uredbo o arhivih predlagala le omejene spremembe, ki ne vplivajo na člen 2(1) in druge vsebinske določbe.

14.

ENVP bo v tem mnenju predlagal nekaj ciljno usmerjenih sprememb, ki se lahko vključijo v sedanji, bolj omejen pregled uredbe o arhivih. Poleg tega bo poudaril potrebo po sprejetju posebnih ukrepov, vključno z ustreznimi izvedbenimi pravili, za zagotovitev, da so pomisleki glede varstva podatkov učinkovito obravnavani v okviru zakonite hrambe evidenc za zgodovinske namene.

15.

Okvir bo Razdelek 2, v katerem bodo na kratko obravnavana nekatera splošna vprašanja v zvezi z varstvom podatkov in trenutne smernice v zvezi z odpiranjem in digitalizacijo zgodovinskih arhivov EU, anonimiziranjem in odpravo anonimiziranja ter pobudami Komisije o odprtih podatkih.

65.

ENVP pozdravlja dejstvo, da so v predlogu obravnavani pomisleki glede varstva podatkov in da ta vključuje zlasti:

66.

ENVP za odpravo nerazrešenih pomislekov glede varstva podatkov priporoča, naj bodo v predlaganih spremembah uredbe o arhivih: