13.

När det gäller Iters upphandlingsförfaranden framgår de officiella framstegen, med avseende på värdet, av de milstolpar i kredittilldelningssystemet som företaget årligen når på vägen mot slutförandet av den specifika upphandlingen. Detta är vad Iter officiellt medger i fråga om framstegen. Men eftersom värdet av milstolparna i kredittilldelningssystemet ökar mot slutet av upphandlingsförfarandet ger detta en något skev bild. Därför kan man visserligen säga att framstegen i upphandlingsförfarandena övervakas direkt via milstolparna i kredittilldelningssystemet, men även indirekt allteftersom milstolparna i de tillhörande kontrakten uppnås.

14.

Det bör dock noteras att kvoten för enskilda åtaganden har ökat med 13 % sedan 2012 och att planen för genomförande av 2013 års budget visar att andelen av enskilda åtaganden bör uppgå till 80 % vid utgången av 2013. Vi håller därför på att gradvis inhämta förseningarna i det faktiska genomförandet av de kontrakt som är kopplade till specifika årsbudgetar eller arbetsprogram. Dessutom bekräftar genomförandeprognosen att hela det belopp som finns tillgängligt från 2012 års övergripande åtaganden kommer att användas under 2013.

15.

Vi anser att det övergripande internkontrollsystemet finns på plats och utvecklas i takt med organisationens behov. Inrättandet och genomförandet av ett internkontrollsystem utvecklas i takt med förändringar inom organisationen och bör ses som en fortlöpande pågående process.

Ända sedan starten har vi sett utvecklingen av övergripande kontrollstrategier som en av våra huvudprioriteringar. Olika kontrollsystem har redan inrättats och ger styrelsen de garantier som behövs. Under 2012 inrättades dessutom ett team som rapporterar direkt till direktören med uppgiften att utveckla och genomföra det gemensamma företagets övergripande kontrollstrategi, för att övervaka internkontrollens effektivitet och följa upp alla rekommendationer från interna och externa revisioner.

Det stämmer att den oberoende konsultbyrån utöver de övergripande slutsatserna, och utan att det väsentligt påverkar valideringen, rapporterade flera undantag och/eller förbättringsområden. Det bör noteras att flera av dessa områden redan hade identifierats vid andra revisioner eller bedömningar och redan tagits upp i de handlingsplanerna. Den viktigaste frågan som togs upp av den oberoende revisionsbyrån, och som krävde omedelbara åtgärder, rörde operativa tillgångar. Denna rekommendation påpekades omedelbart för det gemensamma företagets styrelse och korrigerande åtgärder har formulerats i en handlingsplan.

Sedan starten har vi lagt ned stor möda på att utveckla ett integrerat informationssystem för förvaltning och kontroll som gör det möjligt att noggrant övervaka kostnadsuppskattningar och avvikelser (se punkt 29).

När det gäller uppföljningen av de interna och externa revisionerna bör det påpekas att revisionskommittén vid sitt sammanträde den 14 juni 2013, trots revisionsrättens iakttagelser, konstaterade att förbättringar gjorts och uttryckte sin uppskattning för framstegen i genomförandet av handlingsplanerna.

Riskhantering har inrättats och integreras systematiskt på projektnivå. En riskhanteringsfunktion har tilldelats uppgiften att följa upp riskregistret och dess avhjälpande åtgärder. Riskloggen uppdateras inför varje styrelsemöte.

16.

Förhandlade förfaranden motsvarar på grund av det låga genomsnittliga värdet 40 % av det årliga värdet av upphandlingar för operativa ändamål, men bara knappt 10 % av det gemensamma företagets årliga åtaganden. I detta avseende gör utnyttjandet av förhandlade förfaranden med lågt värde det möjligt för det gemensamma företaget att inrikta de begränsade interna resurserna på upphandlingar med höga värden och hög risk, vilket minskar riskerna på ett gynnsamt sätt.

När det gäller det mycket låga antalet inkomna förslag per ansökningsomgång medger vi att det är ett problem. Hittills har alla försök att förbättra och bredda deltagandet vid ansökningsomgångarna varit fruktlösa. Detta anses bero på att det gemensamma företagets bidrag är extremt specialiserade och bara intresserar ett fåtal sökande i Europa.

Det bör påpekas att studien Potential for reorganization within the ITER project to improve cost-effectiveness, som utfördes av Ernst & Young på beställning av Europaparlamentets budgetkontrollutskott, bekräftar att de regler som åläggs det gemensamma företaget inte är anpassade till företagets mycket specifika mål och att de begränsar företagets förmåga att närma sig kostnadseffektivitet på ett innovativt sätt.

17.

När det gäller den första slutsatsen håller vi med om att inga sanktioner föreskrivs i mallen för bidragsöverenskommelser. I utkastet till det gemensamma företagets budgetförordning som godkändes av företagets styrelse 2007 förutsågs möjligheten att företaget skulle kunna påföra sådana sanktioner. Denna möjlighet ströks ur texten efter en särskild begäran från Europeiska kommissionen under samrådsförfarandet enligt artikel 5 i stadgarna.

Vi anser att avsaknaden av en sådan bestämmelse i mallen för bidragsöverenskommelser inte i betydande grad utsätter företaget för risken att inte få viktiga leveranser i vederbörlig ordning, eller för risken att leveranserna inte uppfyller kvalitetskraven. Enligt mallen för bidragsöverenskommelser kan företaget alltid säga upp bidragsöverenskommelsen eller kräva återbetalning av hela eller en del av företagets ekonomiska bidrag, i de fall då motparten inte levererar eller levererar under förväntan, bryter mot väsentliga skyldigheter eller under andra omständigheter som anges i mallen.

När det gäller den andra slutsatsen bör det påpekas att företaget i enlighet med begränsningen i revisionsintyget begärde förtydliganden från mottagaren angående indirekta kostnader och därefter bad revisionsbyrån lägga fram ett ändringsförslag till revisionsintyget. Betalningen godkändes på grundval av de kompletterande bevis som mottogs.

18.

Vi vill bekräfta att vi under omorganiseringen av företagets ekonomihanteringsprocesser i juni 2013 beaktat revisorernas preliminära iakttagelser. För det ändamålet har ytterligare kontroller införts i samband med rapporten om tekniskt godkännande, där begäran om utbetalningar inte kan godkännas så länge några bristande överensstämmelser kvarstår. Dessutom granskar den finansiella personalen nu också rapporten om tekniskt godkännande, för att se till att den tekniska rapporten och fakturan stämmer överens med kontraktsvillkoren.

19.

Det gemensamma företaget kontrollerar om kontraktspartens upphandlingsregler motsvarar det gemensamma företagets upphandlingsregler i varje enskild upphandling där den andra partens regler används, enligt vad som krävs i artikel 83 i det gemensamma företagets genomförandebestämmelser. Vi håller med revisionsrätten om att det vore lämpligt att inrätta gemensamma normer enligt vilka denna överensstämmelse skulle kontrolleras av företaget på en enhetlig grund vid framtida gemensamma upphandlingar, även om det inte krävs enligt artikel 83 i genomförandebestämmelserna.

20.

När det gäller förhandsmeddelanden hade vi inte för avsikt att använda förhandsmeddelandet för att förkorta minimitidsfristen för mottagande av anbud. Man ansåg därför att synligheten och konkurrensen skulle gynnas mer av anordnandet av informationsdagar för den europeiska industrin inför offentliggörandet av meddelandet om upphandling, för att ge de ekonomiska aktörerna möjlighet att ställa frågor om de allmänna tekniska och administrativa aspekterna av upphandlingen och knyta kontakter med möjliga samarbetspartner.

När det gäller bristande överensstämmelse med artikel 85 i budgetförordningen instämmer vi i revisionsrättens iakttagelser. Det bör dock påpekas att företaget nu har fått tillträde till systemet för tidig varning och att kontroller genomförs inför alla tilldelningar.

Vid tidpunkten för undertecknandet av ett kontrakt i december 2012 fick det gemensamma företaget en garanti från en bank som inte uppfyllde kontraktets krav på kreditvärdighet (minst kreditbetyg BBB). Situationen uppdagades av ekonomigruppen vid tidpunkten för valideringen av förskottsutbetalningen, och garantin avvisades följaktligen. Kontraktsinnehavaren uppmanades skaffa en giltig garanti från en bank med den kreditvärdighet som krävdes. Eftersom tidpunkten för avslutande av kontona närmade sig och kontraktsinnehavaren kunde lämna tillräckliga garantier för att förhandlingar pågick med en annan bank beslutade dock utanordnaren att gå vidare och godkänna förskottsutbetalningen. Beslutet grundades på bedömningen att de skador som kunde åsamkas det gemensamma företaget genom förlusten av betalningsbemyndigandena skulle vara mycket större än risken att inte få en ny bankgaranti, med beaktande av att förskottsutbetalningen fortfarande garanterades av den ursprungliga obligationen. Den nya bankgarantin tillhandahölls sedan under första veckan i februari.

När det gäller ett av de förfaranden som avses stämmer det att kostnaderna hade beräknats för lågt och att det inte uppdaterades korrekt under den vidare utformningen (dvs. innan ansökningsomgången offentliggjordes).

Men när det gäller det andra förfarandet kan den stora skillnaden mellan de ursprungliga beräkningarna och det första anbudet som inkom ses som resultatet av den monopolsituation som vid den tidpunkten rådde på den europeiska marknaden.

Det gemensamma företaget upphävde den första ansökningsomgången och offentliggjorde en ny med samma omfattning, men uppdelad i delposter för att möjliggöra en bredare konkurrens. Detta gav ett totalpris som låg mycket närmare det gemensamma företagets ursprungliga uppskattning, särskilt med tanke på att uppdelningen i delposter fick negativa effekter på skalfördelarna och ledde till en ökning av engångskostnaderna.

21–23.

Under 2013 fortsatte vi att genomföra vår övergripande strategi för kontroll och övervakning och den strategi för efterhandskontroll och verifiering som presenterades för styrelsen i december 2012.

När det gäller efterhandskontrollen inleddes ett pilotförsök tillsammans med en extern revisionsbyrå för att bedöma om kostnaderna som hävdades av kontraktsinnehavarna inom ramen för bidragsöverenskommelserna var stödberättigande. Resultatet av pilotförsöket kommer att göra det möjligt för det gemensamma företaget att finjustera och ytterligare harmonisera sina processer för efterhandskontroller.

Samtidigt fortsätter den årliga planeringen av kvalitetssäkringsrevisioner att genomföras enligt plan. På grundval av kommentarer från revisionsrätten i tidigare årsrapporter håller kvalitetssäkringsrevisionernas omfattning nu på att omvärderas i ett pilotförsök för att kunna utöka dem med finansiellt orienterade kontroller av kontrakt för operativa ändamål, så kallade finansiella efterhandskontroller av upphandlingskontrakt.

Det bör dock nämnas att det gemensamma företagets revisionskommitté i sin årsrapport 2011 har yttrat sig emot de åtgärder som föreslås som svar på revisionsrättens iakttagelser om finansiella efterhandskontroller av upphandlingskontrakt, eftersom det strider mot principen om kontrakt med överenskomna priser. Revisionskommittén har bett revisionsrätten ompröva sin ståndpunkt i denna fråga. Till följd av detta har vi, som revisionsrätten nämner, omstrukturerat vår kontroll av de finansiella aspekterna av kontrakt för operativa ändamål.

24.

Den 26 och 27 juni 2013 antog styrelsen dokumentet om genomförandet av näringslivspolicyn med Europeiska kommissionens godkännande. Denna policy fastställer, i kombination med de som tidigare antagits, de politiska riktlinjerna och ramarna för förvaltingen av immateriella äganderätter inom det gemensamma företaget.

Det praktiska fullgörandet av våra skyldigheter när det gäller förvaltningen av immateriell äganderätt kan sammanfattas som följer:

Slutligen håller vi på att genomföra en informationssäkerhetspolicy som ska garantera att information som har samband med immateriell äganderätt i våra kontrakt hanteras med sekretess. Policyn kräver att sekretessbelagd information om immateriell äganderätt lagras elektroniskt på en särskild server. Policyn kommer att antas inom kort och ska vara klar att genomföra i januari 2014 när det gäller hantering av information som rör immateriell äganderätt.

25.

Vi instämmer i revisionsrättens iakttagelse om de faktiska omständigheterna, men vill påpeka att sedan 2008, då revisorerna först gjorde iakttagelsen, har företaget gjort allt som krävs för att åtgärda situationen. Styrelsen har tagit sitt ansvar när det gäller att ta itu med denna fråga, och påminnelser skickas systematiskt till alla som inte betalar i tid, och de medlemsstater som inte betalar i tid måste betala dröjsmålsränta enligt artikel 48 i genomförandebestämmelserna. Tyvärr har de interna förfarandena i vissa medlemsstater ibland gjort det omöjligt för dem att respektera de tidsfrister som fastställs i det gemensamma företagets budgetförordning.

När det gäller budgetkonsekvenserna av detta är det viktigt att understryka att de medlemsavgifter som omfattas av revisionsrättens iakttagelser utgör 0,6 % av företagets budget och att förseningarna följaktligen utgör en bråkdel av denna procentsats.

Vid utgången av budgetåret 2012 återstod bara 1 085 euro att betala.

De sena inbetalningarna av medlemsavgifter för 2012 har därför inte haft någon mätbar effekt på genomförandet av budgeten och på det gemensamma företaget.

Samtidigt kommer företaget att fortsätta se till att medlemsavgifterna betalas så snabbt som möjligt.

26.

Det stämmer att de genomförandebestämmelser som nämns inte hade antagits formellt vid tidpunkten för revisionen. Vi vill dock understryka att för att undvika ett rättsligt vakuum hade direktören för det gemensamma företaget antagit beslut om att de genomförandebestämmelser som gäller för myndigheter eller kommissionens bestämmelser skulle tillämpas analogt på det gemensamma företaget (om inte annat angavs). På så sätt såg vi till att ha en korrekt och öppen referensram, som tillämpades konsekvent av organisationen fram till dess att de formella reglerna antagits av styrelsen och börjat gälla.

Angående den sistnämnda punkten har betydande framsteg gjorts sedan revisionen. Följande genomförandebestämmelser hade formellt antagits av styrelsen i december 2012: kriterier för placering i lönegrad och löneklass vid rekrytering, deltidsarbete, bedömning av direktören, ledighet av familjeskäl, föräldraledighet och överföring av pensionsrättigheter.

Genomförandebestämmelser i fråga om rekrytering och användning av tillfällig personal, bedömning, förebyggande av mobbning, certifiering och attestering skickades till kommissionen för godkännande mellan januari och februari 2013 (efter slutförandet av det interna samrådet) och vi inväntar kommissionens godkännande innan bestämmelserna kan antas av styrelsen. Detta beräknas ske i december 2013.

Samråd med personalkommittén pågår i fråga om genomförandebestämmelser om ledighet och frånvaro, sjukfrånvaro, mellanchefer och tillfällig besättning av chefsposter. Dessa kommer att lämnas till kommissionen för godkännande snarast.

När det gäller genomförandebestämmelser om exempelvis rekrytering och användning av kontraktsanställda väntar vi på att mallarna ska slutföras av kommissionen och kan därför än så länge inte lämna dem i enlighet med artikel 110 i tjänsteförskrifterna.

Slutligen vill vi bekräfta det gemensamma företagets åtagande att öka antalet genomförandebestämmelser som ska antas under 2013 och därefter. För detta ändamål har en kalender över beräknade datum för antagande godkänts, och interna arrangemang som syftar till att underlätta antagningsprocessen har införts. Vi är därför övertygade om att ytterligare framsteg kommer att göras.

27–31.

Under 2008 beräknade en arbetsgrupp inom det gemensamma företaget, med stöd från experter från branschen och offentliga forskningsorganisationer, att de förväntade kostnaderna för att leverera det då avtalade EU-bidraget till uppbyggnaden av Iter var 5 940 miljoner euro med ett behov av 663 miljoner euro i reserv. Kostnaderna för strategin med bredare inriktning för samarbete med Japan och det gemensamma företagets administration beräknades 2008 till 650 miljoner euro, vilket skulle innebära en totalkostnad på 7 253 miljoner euro i 2008 års eurovärde, inklusive den ovannämnda reserven.

Rådet har gjort 6 600 miljoner euro i 2008 års eurovärde tillgängliga för perioden 2007–2020 för att vi ska kunna fullgöra EU:s skyldigheter när det gäller Iter och strategin med bredare inriktning och bett företaget att spara så mycket som möjligt för att se till att budgettaket respekteras.

Sedan 2008 har Iterprojektet utvecklats i betydande omfattning som ett svar på de ökade säkerhetskraven efter olyckan i Fukushima, nya vetenskapliga rön och en komplett projektering. En del krav har man lättat på, men de flesta ändringarna har inneburit en ökning av kraven och ökat omfattningen av det som EU ska leverera till Iter. Dessa ändringar beslutas av Iterorganisationen och dess styrande organ.

Med beaktande av att omfattningen av det som EU ska leverera till Iter har ändrats avsevärt och att projekteringen har utvecklats betydligt sedan kostnadsberäkningen 2008 har vi under det första halvåret 2013 gjort en grundläggande översyn av hela kostnadsberäkningen.

Till skillnad från de gradvisa uppdateringarna av kostnadsberäkningen som presenterats i tidigare rapporter till rådet, innehåller denna uppdaterade kostnadsberäkning också kommande framtida ändringar. De förväntade kostnaderna för EU:s leveranser till Iter, strategin med bredare inriktning och driften av det gemensamma företaget beräknas nu till 6 890 miljoner euro. Jämfört med budgettaket på 6 600 miljoner euro för budgetperioden fram till 2020 innebär detta en negativ reserv på 290 miljoner euro.

Ändringen av reserven från – 165 miljoner euro till – 290 miljoner euro sedan det gemensamma företagets rapport till rådet förra året beror i stor utsträckning på att de förväntade och realiserade byggkostnaderna ökat markant. Detta beror i sin tur på att antalet byggnader som ska levereras har ökat och på tidspressen när det gäller uppförandet av byggnaderna.

Som konstateras i Ernst & Youngs studie Potential for reorganization within the ITER project to improve cost-effectiveness som beställdes i juli 2012 av Europaparlamentets budgetkontrollutskott och slutfördes i februari 2013, har vi liten eller ingen kontroll över dessa förändringar, då ansvaret för detta ligger hos Iterrådet och dess underliggande organ.

För att se till att budgettaket respekteras har vi utvecklat och fortsätter att utveckla och genomföra en lång rad kostnadsbegränsade åtgärder, bland annat optimering av upphandlingsstrategierna och avtalsvillkoren för att minska kostnaderna. I samarbete med Iterorganisationen försöker man också optimera konstruktionerna för att hålla kostnaderna nere. Statusen för de tidigare åtgärderna och en sammanställning av pågående åtgärder tillsammans med den nya kostnadsberäkningen presenterades för styrelsen den 26 juni 2013 (dokument F4E(13)-GB27-06). Dessa åtgärder ger möjlighet att spara mer än 300 miljoner euro och ger därmed de verktyg som krävs för att se till att budgettaket för perioden fram till 2020 kommer att respekteras.

32.

Det granskade företaget instämmer i denna iakttagelse och påpekar att informationen om risken för kostnadsavvikelse som avses i punkt 30 varken fastställdes under den period som årsrapporten för 2012 omfattar, eller fanns tillgänglig då rapporten utarbetades. Därför kunde informationen inte ha tagits med i årsrapporten för 2012 som godkändes av styrelsen i juni 2013. Vidare bör det noteras att denna information rapporteras av det gemensamma företaget till rådet och Europaparlamentet minst en gång om året i det gemensamma företagets lägesrapport som presenterar a) de framsteg som gjorts i genomförandet av planen för kostnadskontroll och besparingar, b) myndighetens och Iterprojektets resultat och förvaltning, samt c) uppfyllandet av schemalagda aktiviteter inom den årliga budgeten. Rapporten för 2013 innehåller all information i samband med detta.

33.

Enligt avtalet med värdstaten som undertecknades mellan företaget och Spanien 2007 ska Spanien se till att företaget får permanenta lokaler senast tre år efter det att avtalet undertecknats. Enligt avtalet ska Spanien också se till att företaget kan använda tillfälliga lokaler i väntan på att permanenta lokaler står till förfogande.

Spanien har ännu inte tillhandahållit permanenta lokaler och företaget disponerar tillfälliga lokaler gratis, eftersom Spanien betalar hela kostnaden för lokalerna (hyra och underhåll, enligt bestämmelserna i värdskapsavtalet, medan företaget betalar för den del av lokalerna som det använder).

För att kunna tillhandahålla permanenta lokaler har Spanien inlett ett informellt förfarande för att välja ut en lämplig plats och ett arkitektprojekt. Val av plats och arkitektprojekt förväntas ske före utgången av 2013.