10.7.2008   

SV

Europeiska unionens officiella tidning

L 181/15

(1)

Som en följd av antagandet av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1995/2006 av den 13 december 2006 om ändring av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget (3) krävs det vissa ändringar i kommissionens förordning (EG) nr 1653/2004 (4), rådets förordning (EG, Euratom) nr. 1605/2002 av den 25 juni 2002 i syfte att anpassa dess bestämmelser till budgetförordningen för Europeiska gemenskapernas allmänna budget (nedan kallad budgetförordningen) (5).

(2)

Ändringar har också visat sig nödvändiga mot bakgrund av erfarenheterna vid de genomförandeorgan som inrättats.

(3)

En ändamålsenlig och effektiv intern kontroll är en förutsättning för en sund ekonomisk förvaltning. Man bör därför närmare definiera såväl huvuddragen i kontrollen som ändamålen med den.

(4)

Offentliggörandet av genomförandeorganens administrationsbudgetar bör underlättas, utan att man för den skull gör avkall på budgetmyndighetens eller revisionsrättens befogenheter.

(5)

Förfarandet för de anslagsöverföringar som utförs av organens direktörer har visat sig tidskrävande och oklart i tillämpningen. Det bör därför förenklas och påskyndas.

(6)

Standardbudgetförordningen bör kompletteras med tydligare regler om intressekonflikt, nya bestämmelser om förhandskontroll av likartade transaktioner vid rutinutgifter, bestämmelser om utanordnares ansvar samt om rutinerna för autogirering.

(7)

Nya informationskrav bör ställas på genomförandeorganen under budgetförfarandet för att öka öppenheten gentemot budgetmyndigheten, särskilt vad gäller antalet kontraktsanställda och i fråga om fastställda fordringar som har avskrivits.

(8)

För att säkerställa insyn vid användningen av anslag ur budgeten måste information om mottagarna av dessa anslag göras tillgänglig, med vissa begränsningar som krävs för att skydda berättigade offentliga och privata intressen.

(9)

För att bidra till ett stärkt skydd av gemenskapernas finansiella intressen bör genomförandeorganen delta i de förebyggande åtgärder mot bedrägeri som vidtas av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning.

(10)

För att personuppgifter inte ska lagras längre än vad som är nödvändigt för det ändamål för vilket de har samlats in eller ska bearbetas, bör särskilda krav ställas i fråga om styrkande handlingar.

(11)

För att stärka skyddet av gemenskapernas finansiella intressen bör varje genomförandeorgan upprätta en förteckning över gemenskapens fordringar, med uppgift om belopp och namn på gäldenären i de fall Europeiska gemenskapernas domstol beordrat gäldenärerna att betala i en dom som vunnit laga kraft, och där inget betydande belopp betalats in inom ett år efter det att domen meddelats. Denna förteckning bör offentliggöras, med nödvändig hänsyn tagen till gällande lagstiftning om skydd av personuppgifter.

(12)

Man bör också förtydliga räkenskapsförarens ansvar när det gäller att bestyrka räkenskaperna på grundval av de uppgifter som kommer in från utanordnarna. Räkenskapsföraren bör därför få befogenhet att kontrollera den information som mottagits från den delegerade utanordnaren och att införa reservationer, om så är nödvändigt.

(13)

Eftersom genomförandeorganen är utanordnare genom delegering från kommissionen bör frågor om intern kontroll kopplad till direktörernas förvaltning av driftsanslag tas upp i de rapporter som ska sammanställas i enlighet med artikel 86.3 och 86.4 i den allmänna budgetförordningen. För att förenkla rapporteringen och undvika oklara informationsrutiner bör internrevisorns rapportering om genomförandeorganens administrativa anslag infogas som en del i den rapport om internrevisionen som avses i artikel 86.3 i den allmänna budgetförordningen. Av samma skäl bör kommissionen, i de rapporter som den lägger fram till den myndighet som beviljar ansvarsfrihet enligt artikel 86.4 i den allmänna budgetförordningen, infoga de rapporter som genomförandeorganen sammanställer enligt artikel 49 fjärde stycket i förordning (EG) 1653/2004.

(14)

Man bör förtydliga villkoren för genomförandeorganens utnyttjande av kommissionens tjänster och enheter samt av de tjänster som utförs av de europeiska interinstitutionella byråerna och av det översättningscentrum som upprättats genom rådets förordning (EG) nr 2965/94 om upprättande av ett översättningscentrum för Europeiska unionens organ (6). Det bör också införas en bestämmelse om anlitande av experter, motsvarande den som införts i den allmänna budgetförordningen.

(15)

För att stärka skyddet av gemenskapernas finansiella intressen, och med tanke på att genomförandeorganen inte kan utöva sådana befogenheter som enbart får utövas av gemenskapens institutioner, bör genomförandeorganen i kontrakt som sluts med tredje man införa särskilda villkor som ger dem vissa rättigheter, inklusive rätten att tillfälligt avbryta eller definitivt avsluta upphandlingsförfarandet eller avbryta genomförandet av eller säga upp kontraktet, samt att införa preskriptionstid.

(16)

Med tanke på vikten av öppenhet gentemot budgetmyndigheten bör en informationsrutin införas i fråga om projekt som har väsentlig inverkan på ett genomförandeorgans administrationsbudget.

(17)

I artikel 14.3 i förordning (EG) nr 58/2003 anges det att ansvarsfrihet ska beviljas senast den 29 april år n+2, men även att ansvarsfriheten ska beviljas samtidigt med den som avser genomförandet av Europeiska unionens allmänna budget. Efter ändringen av den allmänna budgetförordningen föreskrivs det nu emellertid att ansvarsfrihet för genomförandet av den allmänna budgeten ska beviljas före den 15 maj år n+2, vilket gör att innehållet i artikel 14.3 i förordning (EG) nr 58/2003 har blivit inkonsekvent. Datumet för beviljande av ansvarsfrihet för genomförandeorganens administrationsbudgetar bör därför anpassas till det datum som gäller för den allmänna budgeten.

(18)

Förordning (EG) nr 1653/2004 bör därför ändras i enlighet med detta.

1.

Artikel 3 ska ersättas med följande:

”Artikel 3

Budgeten ska upprättas och genomföras enligt principerna om enhet, riktighet i budgeten, ettårighet, jämvikt, en enda beräkningsenhet, universalitet, specificering, sund ekonomisk förvaltning genom en effektiv och ändamålsenlig intern kontroll, samt öppenhet.”

2.

I punkt 9 fjärde stycket ska följande mening läggas till:

”När en inkomst som avsatts för särskilda ändamål överförs mellan budgetår ska genomförandeorganet senast den 1 juni år n+1 informera kommissionen om utnyttjandet av beloppet i fråga”.

3.

I artikel 10 ska andra stycket ersättas med följande:

”Från och med den 15 november varje år får dock löpande administrativa utgifter belasta anslagen för det närmast följande budgetåret i form av förhandsåtaganden. Sådana åtaganden får inte överstiga en fjärdedel av de motsvarande totala anslag som styrelsen beslutat om under motsvarande budgetrubrik för det innevarande budgetåret. De får inte avse nya utgifter som inte godkänts principiellt i den senast antagna budgeten.”

4.

I artikel 18 ska första stycket ersättas med följande:

”Direktören får fatta beslut om anslagsöverföring inom administrationsbudgeten. Innan anslag får överföras ska han eller hon underrätta styrelsen, som har rätt att motsätta sig överföringen. Efter det att styrelsen har godkänt en överföring, eller om den inte har svarat inom tio arbetsdagar efter det att den informerats, får direktören utföra den planerade överföringen.”

5.

I avdelning II kapitel 7 ska följande införas som artikel 19a:

”Artikel 19a

1.   Genomförandet av budgeten ska ledsagas av en ändamålsenlig och effektiv intern kontroll.

2.   När det gäller genomförandet av budgeten är definitionen av ”intern kontroll” lika med en process som tillämpas i förvaltningskedjans alla led och som är utformad för att ge rimliga garantier för att följande mål har uppnåtts:

6.

Artikel 20 ska ändras på följande sätt:

7.

Artikel 21 ska ersättas med följande:

”Artikel 21

Genomförandeorganet ska senast den 5 mars varje år till kommissionen överlämna den preliminära inkomst- och utgiftsberäkning för år N+1 som upprättats av organets direktör och antagits av dess styrelse, tillsammans med en allmän motivering och ett arbetsprogram.

Genomförandeorganets preliminära inkomst- och utgiftsberäkningar ska innehålla

Argument för att öka eller minska ett genomförandeorgans administrationsbudget i förhållande till dess administrationsbudget år n ska underbyggas med hänvisningar till utvärderingsresultat.”

8.

Artikel 22 ska ändras på följande sätt:

9.

I artikel 23.1 ska led b ersättas med följande:

10.

I artikel 24.1 andra stycket ska ”under lönegrad A3” ersättas med ”under lönegrad AD 13”.

11.

I artikel 25 ska följande stycke läggas till:

”Utan att detta påverkar utanordnarens ansvar för att bedrägerier och oegentligheter förebyggs och upptäcks ska genomförandeorganet delta i de förebyggande åtgärder mot bedrägeri som vidtas av Europeiska byrån för bedrägeribekämpning.”

12.

I artikel 27 ska första stycket ersättas med följande:

”Det ska vara förbjudet för alla de aktörer i budgetförvaltningen som avses i kapitel 2 i denna avdelning samt för alla andra personer som deltar i budgetgenomförandet eller i förvaltning, revision eller kontroll av budgetmedel att utföra handlingar där de har ett egenintresse som kan stå i strid med genomförandeorganets eller gemenskapernas. Om en sådan situation uppstår ska personen i fråga avstå från att utföra handlingen och underrätta sin överordnade. Direktören ska förelägga styrelsen frågan.”

13.

Artiklarna 29 och 30 ska ersättas med följande:

”Artikel 29

1.   Utanordnaren ska ansvara för verkställigheten av inkomster och utgifter och se till att detta sker på lagligt och korrekt sätt samt i överensstämmelse med principen om sund ekonomisk förvaltning. Utanordnaren ska bevara de styrkande handlingarna till de transaktioner som verkställts i fem år, räknat från det datum då beslutet om ansvarsfrihet för genomförandet av budgeten fattats. Personuppgifter som ingår i styrkande handlingar men som inte är relevanta för beviljande av ansvarsfrihet eller för kontroll- eller revisionsändamål ska om möjligt tas bort. Artikel 37.2 i förordning (EG) nr 45/2001 avseende lagring av trafikdata ska i alla händelser följas.

2.   Utanordnaren ska – med iakttagande av de miniminormer som fastställs av kommissionen för dess egna avdelningar och med hänsyn tagen till de särskilda risker som påverkar förvaltningen inom området i fråga samt de finansierade åtgärdernas särdrag – inrätta en organisationsstruktur för hur anslagen ska handläggas samt interna förfaranden för förvaltning och kontroll som är särskilt anpassade för utanordnarens uppgifter, där så krävs även i form av efterhandskontroller.

Utanordnaren kan, bland annat beroende på uppgifternas art och omfattning, inom ramen för sin organisation inrätta en struktur för sakkunskap och rådgivning som ska hjälpa till att hantera förvaltningsriskerna.

Innan en transaktion godkänns ska de operativa och ekonomiska aspekterna kontrolleras av en annan tjänsteman än den som tagit initiativ till transaktionen.

I fråga om kravet på förhandskontroll av en utgiftstransaktion får den behöriga utanordnaren betrakta en serie rutinmässiga transaktioner som rör löner, pensioner, reseersättningar och sjukvårdsutgifter som en enda transaktion. I dessa fall ska den behöriga utanordnaren utföra kontroller i efterhand i linje med sin egen riskbedömning.

För- och efterhandskontroller ska utföras av någon annan än den som tagit initiativet till transaktionen.

3.   I enlighet med artikel 9.7 i förordning (EG) nr 58/2003 ska utanordnaren senast den 15 mars varje år rapportera om sitt arbete till styrelsen genom en årlig verksamhetsrapport med uppgifter om de finansiella förhållandena och om förvaltningen som bekräftar att innehållet i rapporten ger en rättvisande bild, såvida inte annat anges i reservationer avseende fastställda inkomst- och utgiftsområden.

Artikel 30

1.   Styrelsen ska utse en räkenskapsförare, som ska vara en tjänsteman som avdelats för uppdraget eller en tillfälligt anställd som rekryterats direkt av byrån; räkenskapsföraren ska ansvara för att

2.   Innan styrelsen godkänner räkenskaperna ska räkenskapsföraren godkänna dem och därmed intyga en rimlig visshet om att de ger en sann och rättvisande bild av genomförandeorganets ekonomiska situation.

Räkenskapsföraren ska för detta ändamål försäkra sig om att räkenskaperna har sammanställts i enlighet med de regler, metoder och system för redovisningen som fastställts, och att alla inkomster och utgifter förts in i räkenskaperna.

Utanordnaren ska vidarebefordra all information som räkenskapsföraren behöver för att slutföra sina arbetsuppgifter.

Utanordnaren ska fortsatt vara helt ansvarig för att de medel som han eller hon förvaltar används som avsett, och för att de utgifter som han eller hon kontrollerar är lagliga och korrekta.

Räkenskapsföraren ska ha befogenhet att kontrollera inkommen information samt att utföra de ytterligare kontroller som han eller hon anser vara av nöden för att kunna godkänna räkenskaperna.

Räkenskapsföraren ska, om så är nödvändigt, meddela reservationer och exakt förklara karaktären på och omfattningen av dessa reservationer.

Utanordnaren ska förse räkenskapsföraren med de uppgifter som krävs för att sammanställa räkenskaper som ger en rättvisande bild av genomförandeorganets tillgångar och skulder samt av budgetgenomförandet, och utanordnaren ska ansvara för uppgifternas tillförlitlighet.

3.   Om inget annat följer av denna förordning ska endast räkenskapsföraren ha befogenhet att praktiskt handlägga likvida tillgångar. Han eller hon ska vidare ansvara för förvaringen av medlen och tillgångarna.”

14.

I avdelning IV kapitel 2 ska följande införas som artikel 30a:

”Artikel 30a

Räkenskapsföraren får delegera vissa av sina uppgifter till tillfälligt anställda för vilka han eller hon är formellt överordnad i organisationsstrukturen.”

15.

Artikel 34 ska ändras på följande sätt:

16.

I artikel 35.1 ska följande stycke läggas till:

”Direktören ska, utan angivelse av namn, hänvisa till instansens synpunkter i sin årliga verksamhetsrapport och ange vilka åtgärder som kommer att vidtas som uppföljning.”

17.

I artikel 38 ska tredje stycket ersättas med följande:

”I de kontrakt som genomförandeorganen ingår med ekonomiska aktörer ska fastställas att alla fordringar som inte betalats inom den tid som anges på debetnotan ger rätt till ränta enligt Kommissionens förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002 (8). Det ska uttryckligen anges i kontraktet eller bidragsöverenskommelsen på vilka villkor och till vilken räntesats dröjsmålsränta ska betalas till genomförandeorganet.

18.

I artikel 40 ska första stycket ersättas med följande:

”Om den behöriga utanordnaren överväger att helt eller delvis avstå från att kräva in en fastställd fordran ska han eller hon först försäkra sig om att detta beslut är formellt korrekt och i överensstämmelse med principerna om sund ekonomisk förvaltning och proportionalitet. Styrelsen ska informeras om utanordnaren avser att avstå från att kräva in en fastställd fordran. Beslutet att avstå från att kräva in en fordran ska vara motiverat, och ska fattas av utanordnaren själv. Utanordnaren får bara delegera beslutet om fordran avser mindre än 5 000 euro. I beslutet ska anges vilka åtgärder som vidtagits för att inkassera beloppet samt de rättsliga och faktiska omständigheter som beslutet bygger på.”

19.

Artikel 42 ska ersättas med följande:

”Artikel 42

Ytterligare betalningsfrister kan medges av räkenskapsföraren tillsammans med den behöriga utanordnaren bara på vederbörligen motiverad skriftlig begäran från gäldenären, om gäldenären åtar sig att erlägga dröjsmålsränta från och med datumet för debetnotan och ställer ekonomisk garanti både för skulden och räntan för att skydda genomförandeorganets intressen.”

20.

I avdelning IV kapitel 4 ska följande artikel 42a och 42b införas:

”Artikel 42a

Räkenskapsföraren ska föra en förteckning över de belopp som ska inkasseras. I den ska gemenskapens fordringar ordnas efter den dag betalningskravet upprättats. Beslut om att helt eller delvis avstå från att kräva in fastställda fordringar ska också anges. Förteckningen ska bifogas rapporten om genomförandeorganets budgetförvaltning och ekonomiska förvaltning. Genomförandeorganet ska upprätta en förteckning, med uppgifter om belopp och gäldenärernas namn, över fordringar som ska betalas in till dess administrationsbudget och där Europeiska gemenskapernas domstol beordrat gäldenärerna att betala i en dom som vunnit laga kraft, och där inget betydande belopp betalats in inom ett år efter det att domen avkunnats. Förteckningen ska offentliggöras, med nödvändig hänsyn tagen till gällande lagstiftning om skydd av personuppgifter.

Artikel 42b

Genomförandeorganens fordringar på tredje man och tredje mans fordringar på genomförandeorganen ska preskriberas efter fem år. Preskriptionstiden ska anges uttryckligen i de kontrakt som genomförandeorganet ingår.”

21.

I artikel 47 ska följande stycke föras in efter första stycket:

”Om periodiska utbetalningar görs för tjänster eller varuleveranser, får utanordnare på grundval av sin riskanalys besluta om betalning med autogirering.”

22.

Artikel 49 ska ändras på följande sätt:

23.

Artikel 50 ska ersättas med följande:

”Artikel 50

1.   I fråga om den offentliga upphandling som krävs för genomförandeorganets löpande funktion ska relevanta bestämmelser i den allmänna budgetförordningen samt i förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002 tillämpas, om inte annat följer av punkterna 3–5 i denna artikel.

2.   Genomförandeorganen kan begära att i egenskap av upphandlande myndighet anslutas till kommissionens offentliga upphandling eller interinstitutionell upphandling.

3.   Genomförandeorganen ska i första hand vända sig till kommissionen, de interinstitutionella byråerna eller översättningscentrum i de fall dessa kan erbjuda de tjänster som efterfrågas. Detta ska också gälla när dessa institutioner eller organ kan få uppgifterna utförda via kontrakt med ekonomiska aktörer, om det stöd de bistår med går utöver vad som erbjuds av en mellanhand eller en konsult. Genomförandeorganen ska sluta avtal med dessa organ.

4.   För tillämpning av artikel 101 i den allmänna budgetförordningen ska det anges i upphandlingsdokumenten att genomförandeorganet fram till dess att ett kontrakt undertecknats har rätt att avstå från att ingå ett enskilt kontrakt eller att avbryta upphandlingsförfarandet utan att anbudssökande eller anbudsgivare kan göra anspråk på någon ersättning.

5.   För tillämpning av artikel 103 i den allmänna budgetförordningen ska det anges i upphandlingsdokumenten att genomförandeorganen har rätt att avbryta förfarandet och vidta de åtgärder de finner nödvändiga, inklusive ogiltigförklarande av förfarandet på de villkor som anges i den artikeln.

För tillämpning av artikel 103 i den allmänna budgetförordningen ska det också anges i de kontrakt som genomförandeorganet ingår med ekonomiska aktörer att genomförandeorganet har rätt att vidta åtgärderna i den artikeln på de villkor som anges där.”

24.

Följande ska införas som avdelningarna VA och VB:

”AVDELNING VA

PROJEKT MED BETYDANDE INVERKAN PÅ BUDGETEN

Artikel 50a

Styrelsen ska så snart som möjligt underrätta budgetmyndigheten om att den har för avsikt att genomföra eventuella projekt som kan få betydande konsekvenser för finansieringen av dess administrationsbudget, särskilt projekt som rör egendom som exempelvis hyra eller köp av byggnader. Den ska också informera kommissionen om detta.

Om en av budgetmyndighetens båda parter avser att avge ett yttrande ska den inom två veckor efter mottagande av informationen om fastighetsprojektet meddela det berörda genomförandeorganet om sin avsikt att avge ett sådant yttrande. Om inget yttrande inkommer, får byrån fullfölja den planerade åtgärden.

Yttrande ska överlämnas till genomförandeorganet inom fyra veckor efter det meddelande som avses i andra stycket.

AVDELNING VB

EXPERTER

Artikel 50b

Artikel 265a i förordning (EG, Euratom) nr 2342/2002 ska i tillämpliga delar gälla för urvalet av experter, som ska arvoderas på grundval av fasta belopp, för att i synnerhet biträda genomförandeorganen med att bedöma förslag och bidragsansökningar eller anbud vid upphandling, och ge tekniskt bistånd i uppföljningen och slututvärderingen av projekt. Genomförandeorganen får också använda sig av den förteckning över experter som sammanställts av kommissionen.”

25.

Artikel 51 ska ersättas med följande:

”Artikel 51

Genomförandeorganens räkenskaper ska omfatta redovisningar samt rapporter om budgetens genomförande. De ska åtföljas av en rapport om budgetförvaltningen samt om den ekonomiska förvaltningen för budgetåret, där det bland annat redogörs för i vilken utsträckning anslagen genomförts, tillsammans med sammanfattande information om överföringar av anslag mellan olika budgetposter.”

26.

Artikel 57 ska ändras på följande sätt:

27.

I artikel 66 ska första stycket ersättas med följande:

”Europaparlamentet ska, på rekommendation av rådet, med kvalificerad majoritet bevilja direktören ansvarsfrihet beträffande administrationsbudgetens genomförande år n före den 15 maj år n+2. Direktören ska underrätta styrelsen om iakttagelserna i den resolution Europaparlamentet lägger fram i samband med förfarandet för att bevilja ansvarsfrihet.”

28.

Artikel 68 ska utgå.