BESLUT AV EFTASTATERNAS STÄNDIGA KOMMITTÉ

nr 3/2005/SC

av den 9 juni 2005

om allmänhetens tillgång till Eftas handlingar och upphävande av Eftastaternas ständiga kommittés beslut nr 2/2002/SC av den 30 maj 2002

EFTASTATERNAS STÄNDIGA KOMMITTÉ HAR BESLUTAT FÖLJANDE

med beaktande av Eftastaternas ständiga kommittés beslut nr 2/2002/SC av den 30 maj 2002 om allmänhetens tillgång till handlingar skall upphöra att gälla,

med hänsyn till allmänhetens intresse av fri tillgång till handlingar inom en klart fastställd rättslig ram med beaktande av gällande nationell lagstiftning, och

med beaktande av det faktum att när ansökningar om tillgång till handlingar behandlas skall principen om öppenhet tillämpas i största möjliga utsträckning.

HÄRIGENOM FÖRESKRIVS FÖLJANDE.

Artikel 1

Eftas sekretariat skall ställa de handlingar som anges i bilagan till detta beslut till allmänhetens förfogande genom att placera dem på sin webbplats.

Artikel 2

1.   Varje person kan begära tillgång till EES-relaterade handlingar (nedan kallade handlingar) som Eftas sekretariat utarbetat eller tagit emot och som innehas av Eftas sekretariat.

2.   Tillgång till en handling skall beviljas om inte begränsningarna i följande artiklar är tillämpliga.

Artikel 3

1.   Tillgång till en handling skall vägras om ett utlämnande skulle undergräva skyddet för

2.   Tillgång till en handling skall vägras om ett utelämnande skulle undergräva skyddet för

3.   Tillgång till en handling som upprättats för internt bruk och som gäller en fråga där inget beslut ännu fattats skall vägras om ett utlämnande av handlingen skulle undergräva beslutsprocessen.

4.   Tillgång till en handling som innehåller yttranden för internt bruk och som är en del av överläggningar och inledande samråd skall vägras även efter det att beslutet har fattats om ett utlämnande av handlingen skulle undergräva beslutsprocessen.

5.   För handlingar som tredje part har sänt till Eftas sekretariat skall Eftas sekretariat samråda med den berörda tredje parten för att bedöma om de undantag som anges i punkterna 1 och 2 skall tillämpas, om det inte är uppenbart att handlingen skall eller inte skall lämnas ut.

6.   I punkterna 2–4 ovan skall tillgång ändock helt eller delvis beviljas om Eftastaterna enas om att det föreligger ett övervägande allmänintresse av utlämnandet.

Artikel 4

En medlemsstat får begära att institutionen inte skall lämna ut en handling som härrör från denna medlemsstat utan att medlemsstaten dessförinnan har lämnat sitt medgivande.

Artikel 5

Om enbart delar av den begärda handlingen omfattas av något av undantagen, skall övriga delar av handlingen lämnas ut.

Artikel 6

1.   En ansökan om tillgång till en handling skall inges i skriftlig form på valfritt sätt, inklusive i elektronisk form, på engelska och vara tillräckligt utförlig för att Eftas sekretariat skall kunna identifiera handlingen.

2.   Om en ansökan inte är tillräckligt utförlig skall Eftas sekretariat uppmana sökanden att förtydliga sin ansökan och bistå sökanden med detta, t.ex. genom att tillhandahålla information i enlighet med artikel 11.

3.   Om en ansökan avser en mycket omfattande handling eller ett mycket stort antal handlingar får Eftas sekretariat informellt samråda med sökanden för att finna en rimlig lösning.

Artikel 7

1.   En ansökan om tillgång till en handling skall behandlas skyndsamt. En mottagningsbekräftelse skall skickas till sökanden.

2.   Eftas sekretariat skall lämna ansökan till Eftastaterna för godkännande om det inte kan garanteras att Eftastaterna skulle eller inte skulle vägra tillgång till handlingen. Eftastaterna skall fatta beslut utan onödigt dröjsmål.

3.   Efter att Eftas sekretariat tagit emot Eftastaternas svar skall det endera informera sökanden om att tillgången till den begärda handlingen har beviljats och ge tillgång enligt artikel 10 eller framställa orsakerna till det totala eller delvisa avslaget i ett skriftligt svar och informera sökanden om dennes rätt att hänskjuta begäran till Eftastaternas ständiga kommitté.

4.   Om det inte är möjligt för Eftas sekretariat att ge sökanden ett svar inom 12 arbetsdagar från det att ansökan registrerades skall sökanden skriftligen informeras om förseningen och när beslutet väntas. Sökanden skall informeras om sina rättigheter att hänskjuta ansökan till Eftastaternas ständiga kommitté om sökanden inte har fått svar inom rimlig tid.

5.   Vid en total eller delvis vägran kan sökanden inom 15 arbetsdagar efter mottagandet av svaret från Eftas sekretariat hänvisa begäran till Eftastaternas ständiga kommitté.

6.   En underlåtelse från Eftas sekretariat att lämna svar inom rimlig tid från registreringen av ansökan, berättigar sökanden att hänskjuta ansökan till Eftastaternas ständiga kommitté.

Artikel 8

Ett hänskjutande till Eftastaternas ständiga kommitté skall behandlas skyndsamt. Om tillgången helt eller delvis vägras skall sökanden skriftligt meddelas detta, med angivande av orsakerna till avslaget.

Artikel 9

Klassificeringen (strikt konfidentiell, konfidentiell, begränsad spridning) av varje given handling utesluter inte att allmänheten får tillgång till den i ett senare skede.

Artikel 10

1.   Sökanden skall få tillgång till en handling antingen genom att få ta del av den på stället eller genom att erhålla en kopia, inklusive en kopia i elektronisk form, om sådan finns tillgänglig. Kostnaden för framställning och utskick av kopior får åläggas sökanden. Avgiften får inte vara högre än den faktiska kostnaden för att framställa och skicka kopiorna. Att ta del av en handling på stället, erhålla kopior på färre än 20 A4-sidor och direkt tillgång i elektronisk form, om sådan finns tillgänglig, skall vara kostnadsfritt.

2.   Om en handling redan har offentliggjorts av Eftas sekretariat och är lätt tillgänglig för sökanden, får Eftas sekretariat fullgöra sitt åliggande att ge tillgång till handlingen genom att upplysa sökanden om hur denne kan få tillgång till den.

Artikel 11

1.   Eftas sekretariat skall föra ett register över handlingar. Tillgång till en förteckning över de handlingar som finns i registret skall ges på begäran. Hänvisningar till handlingar skall omgående föras in i registret.

2.   Registret skall för varje handling innehålla ett referensnummer, ämnet eller en kort beskrivning av innehållet i handlingen och det datum då handlingen togs emot eller upprättades och registrerades. Hänvisningarna skall göras på ett sätt som inte undergräver skyddet för de intressen som anges i artikel 3.

Artikel 12

Eftas sekretariat skall ge medborgarna information om och hjälp med på vilket sätt en ansökan skall göras och var den skall ges in.

Artikel 13

Detta beslut skall inte påverka tillämpningen av befintliga bestämmelser om upphovsrätt som kan begränsa tredje parts rätt att mångfaldiga eller utnyttja handlingar som lämnats ut.

Artikel 14

Eftastaternas ständiga kommittés beslut nr 2/2002/SC av den 30 maj 2002 upphör härmed att gälla.

Artikel 15

Detta beslut träder i kraft den 1 oktober 2005.

Artikel 16

Detta beslut skall offentliggöras i EES-delen i och EES-supplementet till Europeiska unionens officiella tidning.

Artikel 17

Detta beslut skall ses över inom ett år från den dag det träder i kraft.