1.   Det gemensamma råd som inrättats i enlighet med artikel 81.1 i avtalet om politisk dialog och samarbete mellan Europeiska unionen och dess medlemsstater, å ena sidan, och Republiken Kuba, å andra sidan, (nedan kallat avtalet) ska fullgöra sina uppgifter i enlighet med artikel 81.2 i avtalet.

2.   I enlighet med artikel 81.3 i avtalet ska gemensamma rådet bestå av företrädare för parterna. Det ska sammanträda på ministernivå.

3.   I enlighet med artikel 81.6 i avtalet, och för att uppnå målen i avtalet, ska gemensamma rådet ha befogenhet att fatta beslut som är bindande för parterna. Gemensamma rådet ska vidta de åtgärder som krävs för att genomföra sina beslut och, om nödvändigt, ge särskilda organ som inrättats inom ramen för avtalet befogenhet att agera på dess vägnar. Gemensamma rådet får även utfärda rekommendationer. I enlighet med artikel 11 i denna arbetsordning ska det anta sina beslut och rekommendationer genom överenskommelse mellan parterna, efter det att deras respektive interna förfaranden har slutförts. Gemensamma rådet får delegera befogenheten att fatta beslut till gemensamma kommittén.

4.   Parterna i denna arbetsordning är de som anges i artikel 84 i avtalet.

1.   Gemensamma rådet ska sammanträda med jämna mellanrum minst vartannat år och när omständigheterna så kräver, om parterna är överens om det. Såvida inte parterna kommer överens om något annat, ska gemensamma rådets möten hållas på den plats där Europeiska unionens råd vanligtvis sammanträder.

2.   Gemensamma rådets möten ska hållas på en dag som parterna kommer överens om.

3.   Gemensamma rådets möten ska sammankallas gemensamt av gemensamma rådets sekreterare enligt överenskommelse med gemensamma rådets ordförande senast 30 dagar före mötesdagen.

1.   Gemensamma rådets ledamöter får låta sig företrädas om de är förhindrade att delta i ett möte. En ledamot som önskar låta sig företrädas ska före mötet skriftligen meddela ordföranden namnet på företrädaren.

2.   Den som företräder en ledamot av gemensamma rådet ska utöva alla rättigheter som den ledamoten har.

1.   Korrespondens adresserad till gemensamma rådet ska sändas till endera partens sekreterare, som ska informera den andra partens sekreterare.

2.   De två sekreterarna ska se till att korrespondensen vidarebefordras till ordföranden och i förekommande fall distribueras till gemensamma rådets ledamöter.

3.   Den korrespondens som distribueras i enlighet med punkt 2 ska på lämpligt sätt skickas till Europeiska kommissionens generalsekretariat, Europeiska utrikestjänsten, medlemsstaternas ständiga representationer vid Europeiska unionen, Kubas delegation vid Europeiska unionen och Republiken Kubas utrikesministerium.

4.   Meddelanden från gemensamma rådets ordförande ska skickas till mottagarna av de två sekreterarna på dennes vägnar. Dessa meddelanden ska i förekommande fall distribueras till gemensamma rådets ledamöter i enlighet med punkt 3.

1.   Om parterna inte beslutar annat ska gemensamma rådets möten inte vara offentliga.

2.   Om en part överlämnar information till gemensamma rådet som anges vara konfidentiell, ska den andra parten behandla informationen som sådan.

1.   Ordföranden ska upprätta en preliminär dagordning för varje möte. Sekreterarna ska skicka dagordningen till de mottagare som anges i artikel 7 senast 15 kalenderdagar före mötet.

2.   Den preliminära dagordningen ska innehålla de punkter för vilka ordföranden har mottagit en begäran om upptagande på dagordningen senast 21 dagar före mötet. Dessa punkter ska åtföljas av relevant underlag som ska skickas till sekreterarna före det datum då dagordningen skickas ut.

3.   Gemensamma rådet ska godkänna dagordningen i början av varje möte. Andra punkter än de som tagits upp på den preliminära dagordningen får föras upp på dagordningen om parterna är överens om det.

4.   Ordföranden får, i samråd med parterna, förkorta tidsfristerna i punkterna 1 och 2 för att ta hänsyn till omständigheterna i enskilda fall.

5.   Gemensamma rådet får, efter överenskommelse mellan parterna, bjuda in oberoende experter på ett område att närvara vid mötena som observatörer för att lämna upplysningar i särskilda frågor. Parterna ska från fall till fall enas om på vilka villkor dessa experter får närvara vid mötena och säkerställa att de respekterar alla konfidentialitetskrav.

1.   De båda sekreterarna ska gemensamt upprätta ett utkast till protokoll från varje möte.

2.   Såvida man inte kommer överens om något annat vid mötet ska protokollet för varje punkt på dagordningen innehålla uppgift om

3.   Utkastet till protokoll ska föreläggas gemensamma rådet för godkännande. Gemensamma rådet ska godkänna utkastet till protokoll vid nästa möte. Utkastet till protokoll kan också godkännas skriftligen av gemensamma rådet före nästa möte.

1.   Gemensamma rådet ska fatta beslut och utfärda rekommendationer genom överenskommelse mellan parterna, efter det att deras respektive interna förfaranden har slutförts.

2.   Gemensamma rådet får också anta beslut eller utfärda rekommendationer genom skriftligt förfarande, om parterna är överens om det. För detta ändamål ska utkastet till förslag distribueras skriftligen av gemensamma rådets ordförande till ledamöterna i enlighet med artikel 7, varvid det ska anges en tidsfrist på minst 21 kalenderdagar inom vilken ledamöterna måste tillkännage alla reservationer eller ändringar de önskar göra. Ordföranden får, i samråd med parterna, förkorta den ovannämnda tidsfristen för att ta hänsyn till omständigheterna i enskilda fall.

3.   Gemensamma rådets akter ska benämnas beslut eller i tillämpliga fall rekommendation, följt av löpnummer, år för antagande och en beskrivning av ämnet. Gemensamma rådets beslut och rekommendationer ska undertecknas av ordföranden och ska distribueras till de mottagare som anges i artikel 7 i denna arbetsordning. Varje part får besluta om offentliggörande av gemensamma rådets beslut och rekommendationer i sin respektive officiella tidning.

4.   Varje beslut ska träda i kraft samma dag som det antas om inte annat anges i beslutet.

1.   Gemensamma rådets officiella språk ska vara engelska och spanska.

2.   Om inget annat beslutas ska gemensamma rådet grunda sina överläggningar på handlingar som upprättats på dessa språk.

1.   Parterna ska stå för sina respektive utgifter de ådrar sig för deltagandet i gemensamma rådets möten, såväl utgifter för personal, resor och uppehälle som för post och telekommunikationer.

2.   Europeiska unionen ska stå för utgifter som rör tolkning vid möten samt översättning och mångfaldigande av handlingar. Om Kuba kräver översättning eller tolkning till eller från andra språk än dem som anges i artikel 12 ska Kuba stå för de dithörande kostnaderna.

3.   Övriga kostnader för de praktiska arrangemangen i samband med mötena ska bäras av den part som är värd för mötet.

1.   I enlighet med artikel 82 i avtalet ska gemensamma rådet vid fullgörandet av sina uppgifter biträdas av gemensamma kommittén. Gemensamma kommittén ska bestå av företrädare för parterna, i princip på högre tjänstemannanivå.

2.   Gemensamma kommittén ska förbereda gemensamma rådets möten och överläggningar, verkställa gemensamma rådets beslut och allmänt säkerställa kontinuitet i förbindelserna samt att avtalet fungerar korrekt. Den ska behandla alla frågor som gemensamma rådet hänskjuter till den samt alla andra frågor som kan uppkomma under genomförandet av avtalet. Den ska lägga fram förslag eller utkast till beslut eller rekommendationer för godkännande av gemensamma rådet.

3.   Gemensamma kommittén ska fatta beslut och utfärda rekommendationer som den ges befogenhet för i avtalet. I enlighet med artikel 82.4 i avtalet får gemensamma rådet delegera beslutsrätt till gemensamma kommittén.

4.   När det i avtalet hänvisas till en skyldighet eller en möjlighet att hålla samråd, eller när parterna i samförstånd beslutar att samråda med varandra, får detta samråd äga rum i gemensamma kommittén, om inte annat föreskrivs i avtalet. Samrådet får fortsätta i gemensamma rådet om parterna är överens om det.

1.   Den gemensamma kommitté som inrättats i enlighet med artikel 82 i avtalet om politisk dialog och samarbete mellan Europeiska unionen och dess medlemsstater, å ena sidan, och Republiken Kuba, å andra sidan, (nedan kallat avtalet) ska biträda gemensamma rådet vid fullgörandet av dess uppgifter samt utföra de uppgifter som fastställs i detta avtal och som gemensamma rådet tilldelar den.

2.   Gemensamma kommittén ska förbereda gemensamma rådets möten och överläggningar, vid behov genomföra gemensamma rådets beslut och allmänt säkerställa kontinuitet i förbindelserna samt att avtalet fungerar korrekt. Den ska behandla alla frågor som gemensamma rådet hänskjuter till den samt alla andra frågor som kan uppkomma under det löpande genomförandet av avtalet. Den ska lägga fram förslag eller utkast till beslut eller rekommendationer för antagande av gemensamma rådet.

3.   Enligt artikel 82.1 i avtalet ska gemensamma kommittén bestå av företrädare för parterna på högre tjänstemannanivå, med beaktande av de särskilda frågor som ska behandlas.

4.   Parterna i denna arbetsordning är de som anges i artikel 84 i avtalet.

1.   Om inte parterna kommer överens om annat ska gemensamma kommittén sammanträda regelbundet minst en gång om året. Särskilda möten i gemensamma kommittén får hållas på begäran av någon av parterna om parterna är överens om det.

2.   Varje möte ska sammankallas av ordföranden och hållas på en dag och plats som parterna kommer överens om. Kallelsen till mötet ska sändas ut av gemensamma kommitténs sekretariat senast 28 kalenderdagar före mötesdagen, om inte parterna kommer överens om något annat.

3.   När så är möjligt ska gemensamma kommitténs ordinarie möte sammankallas i god tid före gemensamma rådets ordinarie möte.

4.   Undantagsvis och om parterna är överens om det får gemensamma kommitténs möten hållas med hjälp av överenskomna tekniska hjälpmedel, exempelvis videokonferens.

1.   Korrespondens adresserad till gemensamma kommittén ska sändas till endera partens sekreterare, som ska informera den andra partens sekreterare.

2.   Sekretariatet ska säkerställa att korrespondens adresserad till gemensamma kommittén vidarebefordras till ordföranden och, om så är lämpligt, distribueras i enlighet med artikel 7.

3.   Korrespondens från ordföranden ska sändas till parterna av sekretariatet på ordförandens vägnar. Sådan korrespondens ska i förekommande fall distribueras i enlighet med artikel 7.

1.   Handlingar ska distribueras via sekreterarna.

2.   En part ska sända sina handlingar till sin sekreterare. Sekreteraren ska utan onödigt dröjsmål sända dessa handlingar till den andra partens sekreterare.

3.   Varje sekreterare ska distribuera handlingarna till de ansvariga företrädarna för dennes part och systematiskt sända en kopia till den andra partens sekreterare.

1.   En preliminär dagordning för varje möte samt ett utkast till operativa slutsatser i enlighet med artikel 10 ska på grundval av förslag från parterna upprättas av gemensamma kommitténs sekretariat. Den preliminära dagordningen ska innehålla de punkter som parterna senast 21 kalenderdagar före mötet har begärt att sekretariatet ska föra upp på dagordningen, och som styrks av relevanta handlingar.

2.   Den preliminära dagordningen ska, tillsammans med relevanta handlingar, distribueras i enlighet med artikel 7 senast 15 kalenderdagar före mötet.

3.   Dagordningen ska antas av gemensamma kommittén i början av varje möte. Andra punkter än de som är uppsatta på den preliminära dagordningen får, om parterna är överens om det, föras upp på dagordningen.

4.   Ordföranden i gemensamma kommittén får, efter överenskommelse med den andra parten, då och då bjuda in oberoende experter på ett område till möten för att informera om särskilda ämnen. Parterna ska se till att dessa observatörer eller experter respekterar eventuella konfidentialitetskrav.

5.   Ordföranden för gemensamma kommitténs möte får, i samråd med parterna, förkorta tidsfristerna i punkterna 1 och 2 för att ta hänsyn till omständigheterna i enskilda fall.

1.   De båda sekreterarna ska gemensamt upprätta ett utkast till protokoll från varje möte.

2.   Protokollet ska som regel för varje punkt på dagordningen innehålla

3.   Utkastet till protokoll ska föreläggas gemensamma kommittén för godkännande. Gemensamma kommittén ska godkänna protokollet vid nästa möte eller skriftligen.

4.   Utkast till operativa slutsatser för varje möte ska upprättas av sekreteraren för den part som är ordförande och distribueras till parterna tillsammans med dagordningen, normalt sett senast 15 kalenderdagar innan mötet. Utkastet ska uppdateras under mötets gång så att gemensamma kommittén i slutet av mötet, såvida inte parterna har kommit överens om något annat, kan anta operativa slutsatser som återspeglar de uppföljningsåtgärder som parterna ska vidta. Så snart man enats om de operativa slutsatserna ska de bifogas protokollet, och genomförandet av slutsatserna ska ses över under ett kommande möte i gemensamma kommittén. Gemensamma kommittén ska i detta syfte anta en mall där varje åtgärdspunkt kan förbindas med en viss tidsfrist.

1.   I de särskilda fall där gemensamma kommittén genom avtalet ges befogenhet att fatta beslut eller där gemensamma rådet har delegerat denna befogenhet till gemensamma kommittén ska gemensamma kommittén fatta beslut. Den ska också utfärda rekommendationer till gemensamma rådet. Beslut ska fattas och rekommendationer ska utfärdas genom överenskommelse mellan parterna, efter det att deras respektive interna förfaranden har slutförts. Besluten eller rekommendationerna ska undertecknas av ordföranden.

2.   Gemensamma kommittén får anta beslut eller utfärda rekommendationer genom skriftligt förfarande, om parterna är överens om detta. Det skriftliga förfarandet ska utgöras av en notväxling mellan de två sekreterarna, som ska handla i samförstånd med parterna. För detta ändamål ska förslaget distribueras i enlighet med artikel 7, varvid det ska anges en tidsfrist på minst 21 dagar inom vilken alla synpunkter eller ändringar måste tillkännages. Gemensamma kommitténs ordförande får, i samråd med parterna, förkorta denna tidsfrist för att ta hänsyn till särskilda omständigheter. När man enats om texten ska beslutet eller rekommendationen undertecknas av ordföranden.

3.   Gemensamma kommitténs akter ska benämnas beslut respektive rekommendation och därefter ska på lämpligt sätt ett löpnummer, år för antagande och en beskrivning av ämnet åtfölja. Varje beslut ska träda i kraft samma dag som det antas såvida inte något annat anges däri.

4.   Besluten och rekommendationerna ska distribueras till parterna.

5.   Varje part får besluta att om offentliggörande av gemensamma kommitténs beslut och rekommendationer i sin respektive officiella tidning.

1.   Gemensamma kommitténs officiella språk ska vara gemensamma rådets officiella språk.

2.   Gemensamma kommitténs arbetsspråk ska vara engelska och spanska. Om inget annat beslutas ska gemensamma kommittén grunda sina överläggningar på handlingar som upprättats på båda dessa språk.

1.   Parterna ska stå för sina respektive utgifter de ådrar sig för deltagandet i gemensamma kommitténs möten, såväl utgifter för personal, resor och uppehälle som för post och telekommunikationer.

2.   Kostnader i samband med anordnande av möten, mångfaldigande av handlingar och tolkning vid möten samt översättning av handlingar till eller från engelska och spanska ska bäras av den part som är värd för mötet. Tolkning och översättning till eller från övriga språk ska bekostas direkt av den part som begärt detta.

1.   I enlighet med artikel 83.1 i avtalet får gemensamma kommittén besluta om att inrätta en underkommitté på särskilda områden som är nödvändiga för avtalets genomförande för att låta sig biträdas vid fullgörandet av sina uppgifter. Gemensamma kommittén får besluta att upplösa en sådan underkommitté samt fastställa eller ändra dess arbetsordning. Om inte annat beslutats ska dessa underkommittéer arbeta under gemensamma kommitténs överinseende och rapportera till den efter varje möte.

2.   Om inte annat föreskrivs i avtalet eller beslutas i gemensamma rådet ska denna arbetsordning i tillämpliga delar även gälla alla underkommittéer som inrättas genom avtalet eller i enlighet med punkt 1.

3.   Underkommittéernas möten kan hållas när behov uppstår – personligen, antingen i Bryssel eller i Kuba, eller t.ex. genom videokonferens. Underkommittéerna ska utgöra en plattform för övervakning av framstegen i fråga om tillnärmning på olika områden, för diskussion av vissa frågor och utmaningar som uppstår under denna process och för utarbetande av rekommendationer och operativa slutsatser.

4.   Gemensamma kommitténs sekretariat ska få en kopia av all relevant korrespondens, alla handlingar och alla meddelanden som rör underkommitténs verksamhet.

5.   Såvida inte parterna kommit överens om något annat inom gemensamma rådet ska underkommittéerna endast ha befogenhet att utfärda rekommendationer till gemensamma kommittén.