(1)

Byrån är bemyndigad att utföra administrativa utredningar, förfaranden som föregår disciplinära förfaranden, disciplinära förfaranden och avstängningsförfaranden i enlighet med tjänsteföreskrifterna för tjänstemän i Europeiska unionen och anställningsvillkor för övriga anställda i Europeiska unionen, som fastställs i rådets förordning (EEG, Euratom, EKSG) nr 259/68 (nedan kallade tjänsteföreskrifterna) (3), och i enlighet med byråns beslut av den 8 juli 2022 om allmänna genomförandebestämmelser för utförandet av administrativa utredningar och disciplinära förfaranden. Vid behov anmäler byrån också ärenden till Olaf.

(2)

Byråns personal är skyldig att rapportera potentiellt olaglig verksamhet, inbegripet bedrägeri och korruption, som kan skada unionens intressen. Personalen är även skyldig att rapportera uppträdande i tjänsten som kan innebära ett allvarligt avsteg från skyldigheterna för unionens tjänstemän. Detta regleras genom byråns beslut av den 15 november 2018 om interna bestämmelser om visselblåsning.

(3)

Byrån har antagit en policy för att effektivt förebygga och hantera faktiska eller eventuella fall av mobbning och sexuella trakasserier på arbetsplatsen, såsom föreskrivs i dess beslut ERA-ED-690/2013 om antagande av genomförandebestämmelser i enlighet med tjänsteföreskrifterna. I beslutet fastställs ett informellt förfarande där den som påstår sig ha utsatts för trakasserierna kan kontakta byråns konfidentiella rådgivare.

(4)

Byrån kan även utreda potentiella överträdelser av säkerhetsbestämmelser för säkerhetsskyddsklassificerade EU-uppgifter, på grundval av sin informations- och it-policy om antagande av säkerhetsbestämmelser för skydd av sådana uppgifter.

(5)

Byråns verksamhet är föremål för både interna och externa revisioner.

(6)

I samband med sådana administrativa utredningar, revisioner och undersökningar samarbetar byrån med unionens övriga institutioner, organ och byråer.

(7)

Byrån kan samarbeta med nationella myndigheter i tredjeländer och internationella organisationer, på deras begäran eller på eget initiativ.

(8)

Byrån kan även samarbeta med medlemsstaternas offentliga myndigheter, på deras begäran eller på eget initiativ.

(9)

Byrån ingriper i mål vid Europeiska unionens domstol när den antingen hänskjuter en fråga till domstolen, försvarar ett beslut som den har fattat och som har överklagats till domstolen eller intervenerar i ärenden som är relevanta för dess arbetsuppgifter. I samband med detta kan byrån behöva säkerställa konfidentialiteten för personuppgifter som finns i dokument från parterna eller intervenienterna.

(10)

För att kunna utföra sina arbetsuppgifter samlar byrån in och behandlar information och flera olika kategorier av personuppgifter, inklusive identifieringsuppgifter för fysiska personer, kontaktinformation, yrkesroller och arbetsuppgifter, information angående uppträdande och prestationer privat och professionellt samt finansiella uppgifter. Byrån fungerar som personuppgiftsansvarig.

(11)

Enligt förordning (EU) 2018/1725 (nedan kallad förordningen) ska byrån därför förse de registrerade med information om denna behandling och respektera deras rättigheter som registrerade.

(12)

Byrån kan behöva förena dessa rättigheter med syftena med administrativa utredningar, revisioner, undersökningar och domstolsförfaranden. Byrån kan även behöva ställa de registrerades rättigheter mot andra registrerades grundläggande rättigheter och friheter. I detta syfte föreskrivs i artikel 25 i förordningen en möjlighet för byrån att, under stränga villkor, begränsa tillämpningen av artiklarna 14–22, 35 och 36 samt artikel 4 i förordningen, i den mån som bestämmelserna motsvarar de rättigheter och skyldigheter som föreskrivs i artiklarna 14–20. Om begränsningar inte föreskrivs i en rättsakt som har antagits på grundval av fördragen är det nödvändigt att anta interna regler enligt vilka byrån får begränsa dessa rättigheter.

(13)

Byrån kan exempelvis behöva begränsa sitt tillhandahållande av information om behandling av personuppgifter till en registrerad under den preliminära bedömningsfasen i en administrativ utredning eller under själva utredningen, före en eventuell avvisning av ärendet eller i ett skede som föregår ett disciplinärt förfarande. Under vissa omständigheter kan ett tillhandahållande av sådan information allvarligt påverka byråns förmåga att genomföra utredningen på ett effektivt sätt, till exempel när det finns en risk att den berörda personen förstör bevisning eller påverkar eventuella vittnen innan de kan höras. Byrån kan också behöva skydda rättigheterna och friheterna för såväl vittnen som andra berörda personer.

(14)

Det kan bli nödvändigt att garantera anonymiteten för ett vittne eller en visselblåsare som har bett om att inte bli identifierad. I ett sådant fall kan byrån besluta att begränsa tillgången till sådana personers identitet, uttalanden och andra personuppgifter för att skydda deras rättigheter och friheter.

(15)

Det kan bli nödvändigt att skydda konfidentiella uppgifter om en anställd som har kontaktat byråns konfidentiella rådgivare inom ramen för ett förfarande om trakasserier. I sådana fall kan byrån behöva begränsa tillgången till identitet, uttalanden och andra personuppgifter från det påstådda offret, den påstådda gärningsmannen och andra berörda personer för att skydda rättigheterna och friheterna för alla parter.

(16)

Byrån bör endast tillämpa begränsningar när de respekterar andemeningen i de grundläggande rättigheterna och friheterna, är absolut nödvändiga och är en proportionell åtgärd i ett demokratiskt samhälle. Byrån ska motivera skälen till dessa begränsningar.

(17)

Med tillämpning av principen om ansvarsskyldighet bör byrån registrera tillämpningen av begränsningar.

(18)

Under behandlingen av personuppgifter som utbyts med andra organisationer i samband med dess arbetsuppgifter bör byrån samråda med dessa organisationer om potentiella grunder för att införa begränsningar och om frågan huruvida begränsningarna är nödvändiga och proportionella, såvida detta inte kan äventyra byråns verksamhet.

(19)

Enligt artikel 25.6 i förordningen ska den personuppgiftsansvarige informera de registrerade om de huvudsakliga skälen till begränsningen och om deras rätt att inge klagomål till Europeiska datatillsynsmannen.

(20)

Enligt artikel 25.8 i förordningen får byrån skjuta upp, utelämna eller neka tillhandahållande av information till den registrerade om skälen till begränsningen om detta på något sätt skulle upphäva verkan av begränsningen. Byrån ska i varje enskilt fall bedöma huruvida meddelandet av begränsningen skulle upphäva dess verkan.

(21)

Byrån ska upphäva begränsningen så snart som de förhållanden som motiverar begränsningen inte längre är tillämpliga och bedöma dessa med jämna mellanrum.

(22)

För att garantera maximalt skydd för de registrerades rättigheter och friheter och i enlighet med artikel 44.1 i förordningen ska dataskyddsombudet rådfrågas i tid om tillämpningen av eventuella begränsningar och kontrollera efterlevnaden av detta beslut.

(23)

I artiklarna 16.5 och 17.4 i förordningen föreskrivs undantag för registrerades rätt till information och rätt till tillgång. Om dessa undantag är tillämpliga behöver byrån inte tillämpa en begränsning enligt detta beslut.