52008DC0499

[pic] | EUROPEISKA GEMENSKAPERNAS KOMMISSION |

Bryssel den 30.7.2008

KOM(2008) 499 slutlig

Meddelande från kommissionen till Europaparlamentet och rådet

ÅRSRAPPORT AVSEDD FÖR DEN ANSVARSFRIHETSBEVILJANDE MYNDIGHETEN OM INTERNREVISIONER GENOMFÖRDA UNDER 2007

{SEK(2008) 2361 slutlig}

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

1. Inledning 3

2. Arbetsklimat och revisionsplan 3

2.1. Arbetsklimat 3

2.2. Förändringar i internrevisionsarbetet 4

2.3. Genomförande av internrevisionstjänstens revisionsplan 5

2.4. De reviderade enheternas och övriga intressenters godtagande av rekommendationerna 8

3. Huvudsakliga resultat och rekommendationer 9

4. Slutsatser 13

Årsrapport

AVSEDD FÖR DEN ANSVARSFRIHETSBEVILJANDE MYNDIGHETEN OM INTERNREVISIONER GENOMFÖRDA UNDER 2007

INLEDNING

Syftet med föreliggande rapport är att informera den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten om det arbete som kommissionens internrevisionstjänst har utfört i enlighet med artikel 86.4 i budgetförordningen. Rapporten bygger på internrevisionstjänstens rapport enligt artikel 86.3 i budgetförordningen om centrala revisionsresultat och, i enlighet med rådande redovisningsnormer, om exponering för betydande risker och kontrollfrågor samt frågor om bolagsstyrning.

Föreliggande rapport bygger på internrevisionstjänstens revisions- och rådgivningsrapporter slutförda 2007. Rapporten tar endast upp revisions- och rådgivningsarbete avseende kommissionens generaldirektorat och tjänsteavdelningar samt genomförandeorgan. Den omfattar inte internrevisionstjänstens arbete avseende övriga byråer eller organ.

Kommissionens svar på internrevisorns resultat och slutsatser finns i den sammanfattande rapporten om generaldirektoratens årliga verksamhetsrapporter. I denna sammanfattande rapport, som antogs samtidigt, tar kommissionen ställning till de övergripande frågor som tagits upp av internrevisorn, Europeiska revisionsrätten och den ansvarsfrihetsbeviljande myndigheten eller som inringats av kommittén för revisionsuppföljning och i rapporten från generaldirektören för budget. Detta innebär att vissa synpunkter eller åsikter i rapporten inte nödvändigtvis till fullo delas av kommissionen. Åsiktsskillnader är emellertid helt normala i dialogen mellan institutionen och dess internrevisor.

ARBETSKLIMAT OCH REVISIONSPLAN

Arbetsklimat

Som ett led i reformen av kommissionen infördes 24 internkontrollstandarder och relaterade ”baskrav” år 2000. Standarderna reviderades 2007 mot att mer handla om genomslag än om efterlevnad, för att förenkla språket och göra all personal medveten om standarderna och även om andra frågor än de finansiella. De reviderade standarderna trädde i kraft den 1 januari 2008 och generaldirektoraten och tjänsteavdelningarna ombeds nu att på grundval av en riskbedömningsprocess välja ut vilka standarder som de önskar prioritera för att demonstrera genomslagskraften.

Slutsatsen i den andra rapporten om framstegen med kommissionens handlingsplan för en integrerad ram för intern kontroll är att framsteg har gjorts när det gäller bedömningen av förvaltnings- och kontrollsystemen i strukturfonderna, avgränsningen och fördelningen av kontrollansvaret vid delad förvaltning samt presentationen av tillförlitlighetsnivån i generaldirektoratens årliga verksamhetsrapporter.

År 2007 är det första året för budgetramen 2007–2013 med en ny kontrollmetod på forskningsområdet och en ny programplaneringsprocess för strukturfonder som bygger på gemensamma standarder för ekonomisk förvaltning, kontroll och utvärdering (t.ex. ska medlemsstaterna lämna sammanfattningar av tillgängliga revisioner och deklarationer).

År 2007 godkändes räkenskaperna för första gången av kommissionens räkenskapsförare i enlighet med den ändrade budgetförordningen[1]. Stora framsteg gjordes i arbetet med att ta fram IT-systemet för periodiserad redovisning. Delegationernas förskottskonton integrerades fullständigt i den periodiserade redovisningen i januari 2007, en uppdaterad projektplan för migrationen av Europeiska utvecklingsfondens räkenskaper till periodiserad redovisning utarbetades och kommissionen förberedde sig för ”dagen D”.

Kommissionen har vidare infört sina bestämmelser om driftskontinuitet. Kommissionens alla generaldirektorat har lämnat in validerade kontinuitetsplaner. En del generaldirektorat har redan börjat testa de egna planerna. År 2007 gjordes en gemensam kommunikationsövning gällande driftskontinuitet samt en testning av den övergripande kontinuitetsplanen. Arbetet är nu koncentrerat på att höja medvetenheten, utbildning och ytterligare kampanjer för att sprida de lärdomar som dragits.

En ny, dynamisk metod för bedrägerisäkring har införts[2]. Det samråd som kopplades in tidigt i processen om lagstiftningsutkast och som infördes 2001 kommer fortsatt att vara tillgängligt, men dessutom kommer mer material att lämnas till kommissionen av OLAF, med utgångspunkt i denna byrås utredningsverksamheter. OLAF kommer att göra en strukturerad och tvärvetenskaplig analys av sitt utredningsarbete, men tänker också bygga upp sitt nya bedrägerisäkringsarbete på en informationspool, vari bl.a. ingår revisionsresultat från internrevisionstjänsten och internrevisionsenheterna.

Internrevisionstjänsten fick åter fullt stöd av vice ordföranden Siim Kallas och kommittén för revisionsuppföljning, vilket möjliggjort fortsatt oberoende och objektivitet i dess arbete. I juni 2007 antogs en reviderad stadga för kommittén för revisionsuppföljning.

Efter en rekommendation i internrevisorns rapport från 2006 utfärdade kommissionen en verksamhetsredovisning på 22 språk.

Förändringar i internrevisionsarbetet

Kommissionen har uppdaterat internrevisionstjänstens uppdragsstadga och införde en modellstadga för internrevisionsenheterna. Bland huvudpunkterna ingår ansvarighet, oberoende, objektivitet och ansvarsområden. Detta går hand i hand med slutsatsen i årsrapporten 2006 från internrevisorn om att effektiviteten och stabiliteten i den interna revisionsstrukturen bör förbättras. Internrevisionstjänsten kommer även att ge ett årligt övergripande yttrande om internkontrollerna inom kommissionen med start 2009, slutåret för innevarande revisionsplanering.

Efter internrevisionstjänstens rapport om kvalitetsöversynen av alla internrevisionsenheter utgjorde 2007 det första året i 2007–2009 års strategiska revisionsplaneringscykel, med gemensam planering och riskbedömning för internrevisionsenheterna och internrevisionstjänsten med siktet inställt på en enhetlig revisionsmetod. Detta innebär en avsevärd konsolidering av revisionsuppläggningen och stärker internrevisionsenheternas oberoende samt främjar ytterligare samarbete mellan internrevisionsenheterna och internrevisionstjänsten. Detta samarbete har ytterligare stärkts via Auditnet (modellstadgan för internrevisionsenheter, revisionsyttranden samt årliga internrevisionsenhetsyttranden).

Den andra externa kvalitetsbedömningen av internrevisionstjänsten har igångsatts. Den kommer att slutföras 2008 med ett oberoende yttrande om hur väl internrevisionstjänsten efterlever de internationellt erkända redovisningsstandarderna från Institute of Internal Auditors (IIA). Resultatet av en förbedömning var att internrevisionstjänsten generellt följer IIA:s standarder, med undantag för ”resursförvaltning” (hög omsättning av personal, revisionsfunktioner kontra andra funktioner vid sidan av revision) och ”kommunikationskvalitet” (tidseftersläpning mellan avslutat fältarbete och slutrapport, diskussion om resultat med den reviderade enheten), som internrevisionstjänsten följer delvis.

Internrevisorn och personal vid internrevisionstjänsten har spelat en aktiv roll i samarbetet mellan EG och FN på området administration och ekonomisk förvaltning. De lämnade även bidrag till möten mellan företrädare för detta yrkesområde på internationell nivå: IIA:s världskonferens, konferensen för företrädare för internrevisionstjänster inom FN:s organisationer och multilaterala finansinstitut samt den andra specialiserade konferensen för internrevisorer i Centraleuropa. Internrevisionstjänsten fanns också företrädd vid möten mellan ”koordinerade organisationer”.

Den årliga internrevisionstjänstkonferensen gav mer intressant material till det övergripande revisionsyttrandet. Internrevisionstjänsten har nu tagit med ett utkast i sin årliga förvaltningsplan för 2008 i syfte att lämna sitt första övergripande yttrande när genomförandet av den strategiska revisionsplanen för 2007–2009 börjar närma sig slutet.

Genomförande av internrevisionstjänstens revisionsplan

Interrevisionstjänstens strategiska revisionsplan för 2007–2009, som utarbetats i nära samarbete med internrevisionsenheterna, godkändes den 2 februari 2007 av kommittén för revisionsuppföljning.

Arbetsprogrammet för 2007 har genomförts till 95 %: 68 rapporter (41 revisionsrapporter, 25 uppföljningsrapporter och 2 revisionsskrivelser) slutfördes 2007. Sammanfattningar av dessa rapporter återfinns som bilagor.

Generaldirektorat (eller motsvarande) | Uppgift | Utfärdat den |

Administrativa system och andra stödsystem |

SG/BUDG/REGIO/ EMPL/RTD/ ADMIN/DIGIT/INFSO/ JLS/AIDCO | Den årliga verksamhetsrapporten – arbetet med tillförlitlighetsnivån | 21 januari 2008[3] |

ADMIN | Uppföljning av personalförvaltning fas I | 13 december |

BUDG | ABAC - genomförande av periodiserad redovisning | 3 maj |

BUDG | Komparativ analys av de system för periodiserad redovisning och den finansiella rapportering som genomförts av Europeiska kommissionen och vissa medlemsstater | 26 april |

COMM | Granskning av inköp av kontorsbyggnader på Cypern | 14 september |

COMM | Särskild rapport om anbudsförfaranden gällande överföringstjänster i GD COMM | 14 december |

DGT | Hantering av efterfrågan på översättningar | 13 juni |

DGT | Uppföljning av internrevisionstjänstens validering av DGT:s internrevisionsenhets självbedömning | 14 december |

DIGIT | IT-upphandling och tjänsteleverans inom GD DIGIT | 5 december |

EPSO | Uppföljning av den begränsade översynen av urvalsprocessen som handhas av EPSO | 18 december |

ESTAT | Andra uppföljningsrevisionen av den grundliga revisionen av Eurostat | 9 mars |

ESTAT | IT-upphandling och tjänsteleverans | 20 november |

OIB | Hantering av upphandlingskontrakt i OIB | 3 april |

OIB | Hantering av byggnadsupphandlingskontrakt av OIB | 3 april |

OIB | Uppföljning angående byggnadsinfrastruktur som förvaltas av Europeiska kommissionen | 8 februari |

OIB | Uppföljning av transaktionstest | 20 april |

OIB | Utvärdering av målinriktade interna kontrollstandarder | 4 oktober |

OIL | Hantering av upphandlingskontrakt | 3 april |

PMO | Kontroller av pensionsutbetalningar | 7 september |

SCIC | Uppföljning av validering av SCIC:s internrevisionsenhets självbedömning | 29 november |

Inre politik |

COMP | Uppföljningsrapport om revisionen av IT-kontroller | 16 maj |

EAC | ABAC – genomförandet av periodiserad redovisning i GD EAC/bokslut för 2006 | 18 juli |

EAC | Uppföljningsrapport angående genomförandet av periodiserad redovisning | 18 juli |

EACEA | Genomförande av ekonomihanteringsprocesserna avseende EAC:s genomförandeorgans operativa budget | 19 mars |

ENTR | Efterhandskontroller efter revisionsskrivelser | 20 april |

ENTR | Uppföljningsrapport om den ekonomiska förvaltningen av nätverket av innovationsknutpunkter | 23 oktober |

ENTR | Uppföljning av valideringen av GD ENTR:s internrevisionsenhets självbedömning | 18 december |

ENV | Övervakning av genomförandet av EG:s lagstiftning | 22 januari |

ENV | Andra uppföljningsrevisionen av GD ENV:s grundliga revision 2004 | 29 mars |

ENV | Bidragsförvaltning av program vid sidan av Lifeprogrammen | 18 september |

INFSO | Efterhandskontroller | 20 februari |

JRC | Andra uppföljningen av 2004 års grundliga revision av JRC | 21 september |

MARKT | Uppföljningsrapport om GD MARKT:s ekonomiska förvaltning och ekonomihanteringsprocesser | 18 januari |

RTD | Uppföljningsrapport om den grundliga revisionen av GD RTD (2003) och revisionen gällande ekonomihanteringsprocesser och ekonomisk förvaltning i GD RTD (2005) | 16 mars |

RTD | IT-upphandling och tjänsteleverans | 30 november |

TAXUD | IT-upphandling och tjänsteleverans | 18 oktober |

TREN | Uppföljningsrapport om revisionen av den ekonomiska förvaltningen och ekonomihanteringsprocesser i GD TREN | 20 mars |

TREN | Uppföljningsrapport av ”Revisionen av den lokala IT-förvaltningsprocessen” | 7 september |

TREN-IEEA | TREN:s genomförandeorgan | 30 januari |

TREN | Uppföljning av valideringen av GD TREN:s internrevisionsenhets självbedömning | 20 december |

Strukturåtgärder och den gemensamma jordbrukspolitiken |

AGRI | Lokala IT-system inom GD AGRI som matar in uppgifter i den periodiserade redovisningen | 25 maj |

AGRI | Interventioner på jordbruksmarknader | 23 november |

AGRI | Uppföljningsrapport om strukturfonderna - utvecklingssektionen (EUGFJ) | 22 november |

EMPL | Förebyggande och upptäckt av bedrägerier i strukturfonderna | 19 december |

EMPL | Genomförande av program i de nya medlemsstaterna | 12 december |

FISH | Uppföljningsrevisionsrapport angående strukturfond - fonden för fiskets utveckling | 20 juli |

REGIO | Genomförande av program i de nya medlemsstaterna | 13 november |

REGIO | Uppföljning av ERUF – revision gällande genomförandet av artikel 38 i rådets förordning nr 1260/1999 | 14 december |

REGIO | Förebyggande och upptäckt av bedrägerier i strukturfonderna | 19 december |

Externa politikområden |

AIDCO | Stödberättigande kostnader enligt finansiella och administrativa ramavtal med Förenta nationerna av GD AIDCO | 19 juni |

AIDCO | Efterhandskontroller | 18 juli |

AIDCO | Uppföljningsrevision gällande finansiering av icke-statliga organisationer | 31 juli |

AIDCO | Ekonomisk förvaltning av huvudprogrammen inom direktorat D | 20 december |

ECHO | Uppföljningsrevision gällande finansiering av icke-statliga organisationer | 6 juni |

ECHO | Övervaknings- och tillsynsverktyg | 23 november |

ECHO, ADMIN | Revisionsskrivelse om säkerhetsfrågor i GD ECHO | 29 november |

ELARG | Uppföljningsrevisionsrapport om den grundliga revisionen av GD ELARG | 15 mars |

RELEX | Uppföljningsrevision av revisionen gällande hanteringen av hemligstämplad information och kommunikation mellan delegationerna och GD RELEX | 4 juli |

TRADE | Införandet av utvalda internkontrollstandarder | 13 juni |

De reviderade enheternas och övriga intressenters godtagande av rekommendationerna

Under 2007 godtog de granskade enheterna revisionsrekommendationerna till 99 %, medan 1 % avvisades.

Revisioner i kommissionen och genomförandeorgan |

Rekommendationer | Godtagna | Avvisade | % | Summa |

Absolut nödvändiga | 5 | 1 | 2 | 6 |

Mycket viktiga | 111 | 0 | 41 | 111 |

Viktiga | 129 | 3 | 49 | 132 |

Önskvärda | 20 | 0 | 8 | 20 |

De granskade enheternas synpunkter avseende revisionens omfattning och sättet på vilket den genomförts gav det genomsnittliga resultatet 1,86 (tidigare år: 1,95 för 2006 och 1,82 för 2005) på en skala från 1 (högst) till 4 (lägst). I en ny undersökning av de granskade enheterna ansåg 80,5 % av dessa att internrevisionstjänsten hade en tydlig revisionsstrategi (jämfört med tidigare resultat på 75 %), 82,9 % ansåg att revisionerna genomfördes ärligt, objektivt och rättvist (85,7 % år 2006) och 48,8 % ansåg att internrevisionstjänstens rekommendationer var användbara (tidigare 60,7 %). Sammantaget ansåg dock 80,5 % (tidigare 55,4 %) att internrevisionstjänstens arbete bidrar till kvaliteten i kommissionens förvaltnings- och kontrollsystem.

HUVUDSAKLIGA RESULTAT OCH REKOMMENDATIONER

Den årliga verksamhetsrapporten – arbetet med tillförlitlighetsnivån

En bedömning gjordes av effektiviteten i arbetet med tillförlitlighetsnivån i den årliga verksamhetsrapporten, som är en central komponent i kommissionens styrelsestruktur och utgör bästa praxis i ett globalt sammanhang. Bedömningen omfattade sex operativa generaldirektorat plus fyra övergripande tjänsteavdelningar. Utarbetandet av de årliga verksamhetsrapporterna förbättras fortlöpande (exempelvis genom inbördes utvärderingar och reviderade permanenta anvisningar). Som ett resultat av revisionen har de permanenta anvisningar som utfärdas av generalsekretariatet redan ändrats i linje med internrevisionstjänstens förslag: mer uttrycklig vägledning om hur de olika komponenterna underbygger säkerheten, inklusive en förklaring av hur internrevisionsenhetsyttrandet bidrar till tillförlitlighetsnivån, en precis definition av kontrollstrategin, systematisk och obligatorisk användning av centrala indikatorer på hur kontrollsystemen fungerar, sammanjämkning av revisionsrättens resultat och förklaringarna på förseningar av genomförandet av absolut nödvändiga och mycket viktiga internrevisionsrekommendationer. En mer omfattande inbördes utvärdering planeras, som syftar till en mer fullständig och konsekvent sammanfattande rapport. Generaldirektoraten kan visserligen rapportera större icke-finansiella brister i sina årliga verksamhetsrapporter, men internrevisionstjänsten riktade uppmärksamheten på begränsningarna i ledningens revisionsdeklarationer med tanke på att de varken omfattar icke-finansiella eller systemrelaterade ansvarsområden.

Hantering av känsliga/hemligstämplade uppgifter samt fysisk säkerhet

Datasäkerhetsriskerna behöver uppmärksammas mer. Internrevisionstjänsten har utfärdat rekommendationer om en formaliserad säkerhetskontrollpolicy och behovet av att stärka databassäkerheten och av kontroller i syfte att undvika läckor av känslig information eller åtkomst för otillbörliga personer. Ibland uppmanar inte interna anvisningarna användning av kommissionens klassificeringsregler och genomdrivandet av dessa regler står inte alltid i proportion till de specifika säkerhetsriskerna. Avdelningarna godtog att generaldirektoratsspecifika regler för hantering av känslig information (som om den lämnas ut på ett otillbörligt sätt skulle orsaka skada för EU) eller andra säkerhetsfrågor bör samordnas med centrala säkerhetstjänster för att få ett sammanhängande grepp i fråga om säkerheten. I fråga om fysisk säkerhet gäller detta särskilt personal som på grund av arbetets karaktär är utsatta för stora risker på området bistånd till tredje land. Vad beträffar hanteringen av hemligstämplad information i delegationerna har tre absolut nödvändiga rekommendationer från en tidigare revision genomförts för att göra det möjligt för delegationerna att utväxla hemlig information elektroniskt och till fullo tillmötesgå säkerhetsreglerna.

Övervakning av genomförandet av EG:s lagstiftning

I kommissionens meddelande om övervakningen av gemenskapsrätten,[4] som beskriver vilka åtgärder som kommissionen kommer att vidta för att förbättra tillämpningen av gemenskapens lagstiftning, beaktas de flesta av de huvudsakliga rekommendationer som internrevisionstjänsten utfärdade i sin konsoliderade rapport från december 2006.

Den sista i denna serie av revisioner gällde miljölagstiftningen. Svagheter upptäcktes i den förebyggande övervakningen av gemenskapsrätten. I synnerhet kunde någon säkerhet inte erhållas om att alla direktiv införlivas på ett korrekt sätt och i tid i alla medlemsstaterna. De viktigaste rekommendationerna från internrevisionstjänsten har beaktats i ett utkast till meddelande från kommissionen om genomförandet av EG:s miljölagstiftning och enligt den generaldirektoratsspecifika handlingsplanen skulle alla rekommendationer vara genomförda senast i december 2007 utom två rekommendationer, av vilka den sista ska vara genomförd senast i december 2009.

Efterhandskontroller

Serien av revisioner av efterhandkontroller i forskningsgeneraldirektoraten avslutades med en revision i GD INFSO. Som en uppföljning av gjorda rekommendationer har de generaldirektorat som har hand om forskning beslutat att genomföra ingående handlingsplaner som regelbundet övervakas av kommittén för revisionsuppföljning.

Ytterligare revisioner av efterhandskontrollerna utfördes i två generaldirektorat för att bedöma efterlevnaden, effektiviteten och ändamålsenligheten av dessa kontroller, som kraftigt bidrar till en positiv revisionsdeklaration. Rekommendationer att öka efterhandsrevisionens täckning, att integrera efterhandskontrollerna i kontrollkedjan samt att öka användningen av centrala resultatindikatorer godtogs och håller på att genomföras.

Bedrägeriförebyggande arbete inom strukturfonderna

Efter revisioner av Europeiska socialfonden och Europeiska regionala utvecklingsfonden kommer en särskild gemensam bedrägeriförebyggande strategi för strukturfonder att tas fram i samarbete med OLAF. Strategin kommer att ses över varje år. Kvaliteten på och precisionen hos information om bedrägerifall och bedömningen och övervakningen av kontroller som gjorts av medlemsstaterna i relation till bedrägerier kommer även att förbättras, exempelvis genom inrättandet av en s.k. hotline i medlemsstaterna. Alla rekommendationer godtogs, med tidsfrister som löper fram till slutet av 2008.

Upphandling

Som ett led i ett bredare revisionsarbete gällande IT-upphandling och tjänsteleveranser inom kommissionen utsattes fyra generaldirektorat för revisioner som gällde efterlevnad av kommissionens regler samt effektivitet och ändamålsenlighet. Begränsade kvarvarande risker upptäcktes i tre generaldirektorat, som har att göra med en otillräckligt precis beskrivning av tjänster som ska tillhandahållas, tidsrapportering av externa leverantörer, sen start av förfarandet för att förnya kontrakt och otillräcklig registrering av undantag.

Efter internrevisionstjänstens revision utarbetades ett nytt byggnadsupphandlingsförfarande som bland annat kommer att förbättra dokumentationen kring beslutsprocessen, sörja för att central information sprids i ett lämpligt skede, införa ett riskhanteringssystem för alla byggnadsupphandlingsprojekt och inlemma en långsiktig strategisk förvaltning med tydligt åtskilda, men samspelande, processer gällande policyutformningen och genomförandet. När det gäller andra upphandlingskontrakt än för byggnader beslöt berört generaldirektorat att ta fram en modul som konkret ska följa upp de åtgärder som vidtagits i upphandlingsförfarandet, skapa ett register med all korrespondens rörande klagomål och, för viktiga anbudsgivare, skapa strategidokument som ska innehålla kostnads–nyttoanalyser och även omfatta behov.

Kontroller av pensionsutbetalningar

I denna revision bedömdes lämpligheten hos samt den reella tillämpningen av internkontrollsystemet och riskhantering när pensioner fastställs och utbetalas. Ett omodernt datasystem medför att man måste göra manuella kontroller. Sunda förhandskontroller görs visserligen, men målinriktade, riskbaserade efterhandskontroller kommer dock att utföras i framtiden, varigenom riskerna för t.ex. inkorrekta betalningar, förlust av pappersakter och inkorrekta manuella justeringar kommer att minskas.

Genomförande av periodiserad redovisning

Eftersom den inledande fasen av den periodiserade redovisningen, nära beledsagad av Europeiska revisionsrättens revisioner, håller på att slutföras minskar internrevisionstjänsten sin revisionsverksamhet på detta område. Efter ett negativt yttrande om avslutningen av räkenskaperna för 2005 i GD EAC gjordes en revision gällande räkenskapsavslut i GD EAC och dess genomförandeorgan för 2006 (i samarbete med revisionsrätten) och en rimlig säkerhet med reservation uppnåddes, även om ett av resultaten var att sammanjämkningen mellan lokala och centrala redovisningssystem var begränsad samt att dokumentationen var ofullständig. Genomförandet av periodiserad redovisning var även föremål för revisioner av internrevisionsenheterna.

Genomförandeorgan

Internrevisionstjänsten utförde en revision av två genomförandeorgan som i båda fallen utmynnade i att rimlig säkerhet konstaterades gällande verksamhetsmålen.

En del av de punkter som framhävdes gällde efterlevnaden av kommissionens beslut om säkerheten i informationssystemen och med förordningarna gällande personuppgiftsskydd, förfaranden avseende transaktioner vid årsslutet, harmonisering och förenkling av checklistor och arbetsflöden samt en heltäckande metod i fråga om efterhandskontroller.

Andra nyligen tillkomna genomförandeorgan (Europeiska forskningsrådets genomförandeorgan och genomförandeorganet för forskning) kan dra nytta av de erfarenheter som vunnits av redan existerande organ om hur man bäst vidtar alla de nödvändiga åtgärderna i inledningsfasen.

FAFA (ekonomiskt och administrativt ramavtal med FN)

Efter förra årets revision angående efterlevnaden av FAFA och förmågan att uppnå säkerhet om användningen EU-medel uppmanade kommittén för revisionsuppföljning internrevisionstjänsten att göra en bedömning av betydelsen av kvarstående risker, särskilt med avseende på indirekta kostnader och i samband med de övergripande kontrollerna av EG-/FN-finansiering inom FAFA och FN:s ekonomiska kontrollsystem. Det ytterligare revisionsarbetet bekräftade att FAFA har en lämplig utformning, men också att man konkret måste gå vidare med genomförandet av kontrollmekanismerna. Berörda generaldirektorat har godtagit alla rekommendationer och har redan tagit flera initiativ för att öka användningen av FAFA-kontrollverktyg gällande direkta och indirekta kostnader.

Ekonomisk förvaltning och bidragsförvaltning

Redovisningsrevisioner utfördes inom de asiatiska delegationernas områden och i fråga om miljöprogram.

Revisionen av förvaltningen av de huvudsakliga finansiella programmen i de asiatiska delegationerna ringade in ett antal områden som behöver förbättras och som ledningen avser att åtgärda senast i slutet av 2008: ansvarsfördelningen mellan delegationer och behöriga generaldirektorat ska definieras tydligare, huvudkontoret ska ta på sig en starkare stöd- och vägledningsroll för delegationerna för att sörja för enhetlighet och effektiv drift i alla delegationer, projekt och portföljer ska övervakas bättre och utbildningsstrategin förbättras.

En utvärdering av hur bidragsförvaltningen för miljöprojekt fungerar avslöjade behovet av att förbättra dokumentationen för kontroller av stödmottagarnas faktiska kostnader, att förfina efterhandskontrollstrategin så att den omfattar små stödmottagare, att sörja för att tekniska rapporter godkänns i tid, och att särskilda riktlinjer utfärdas för efterhandskontroller som läggs ut på externa revisionsfirmor.

Ett betydande antal revisioner av bidragsförvaltning eller ekonomisk förvaltning har även utförts av internrevisionsenheterna.

Uppföljning

Det är av avgörande betydelse att revisionsrekommendationerna följs upp i tid för att internrevisionen ska bli effektiv och för att internkontrollen fortlöpande ska kunna förbättras. Vissa framsteg har iakttagits vilket medfört en minskning av det totala antalet ännu oförverkligade rekommendationer gjorda före 2006. Enligt internrevisionstjänstens uppfattning har mer än 80 % av rekommendationerna satts i verket. Dock föreligger fortfarande betydande förseningar i genomförandet av absolut nödvändiga och mycket viktiga rekommendationer, vilket avslöjar svagheter i generaldirektoratens genomförande av sina handlingsplaner, i synnerhet när det gäller äldre rekommendationer. Över 25 % av ännu inte förverkligade absolut nödvändiga och mycket viktiga rekommendationer är försenade med mer än sex månader (vilket i och för sig är en avsevärd förbättring jämfört med mer än 50 % för ett år sedan). I ett försök att rätta till denna situation föreslog internrevisionstjänsten att generaldirektorat/tjänsteavdelningar som inte arbetade på att genomföra oförverkligade absolut nödvändiga och mycket viktiga rekommendationer skulle påminnas om vikten av att agera och även, när så är lämpligt, uppmanas att förklara förseningarna i sina årliga verksamhetsrapporter. Kommittén för revisionsuppföljning riktar särskild uppmärksamhet på uppföljningen av rekommendationer och understödde genomförandet av dem genom att besluta att kommitténs ordförande ska sända brev till berörda kommissionsledamöter för att uppmärksamma dem på absolut nödvändiga och mycket viktiga rekommendationer som försenats med mer än sex månader.

SLUTSATSER

På grundval av de revisioner och granskningar som kommissionen slutfört 2007 och det därmed sammanhängande arbetet drar kommissionens internrevisor följande slutsatser (kommissionens ståndpunkt återfinns i den sammanfattande rapporten om generaldirektoratens årliga verksamhetsrapporter):

Slutsats 1: På det hela taget har framsteg gjorts, men fler förbättringar behövs

Under sitt revisionsarbete noterade internrevisionstjänsten ytterligare förbättringar i kommissionens internkontrollsystem. Antalet absolut nödvändiga rekommendationer som utfärdats av internrevisionstjänsten minskade från tolv 2006 till sex 2007 och antalet revisioner som utmynnade i negativa yttranden från internrevisionstjänsten sjönk från nio 2006 till sex 2007. Ytterligare förbättringar behövs dock fortfarande, exempelvis inom områdena bidragsförvaltning, efterhandskontroll, upphandling samt genomförandet av dataskyddsbestämmelser.

Slutsats 2: Informationssäkerhet

Det är av synnerligt vikt för kommissionens effektivitet och anseende att känslig information som innehas av kommissionen (både i huvudkontoret och ute på delegationerna) skyddas så att den inte lämnas ut till eller blir åtkomlig för obehöriga. Alla berörda generaldirektorat och tjänsteavdelningar bör särskilt uppmärksamma informationssäkerheten och bör samordna alla sina säkerhetsåtgärder med den centrala säkerhetstjänsten och söka validera dem hos denna

Slutsats 3: Det är de generaldirektorat som utformar politiken som har det främsta ansvaret för att förebygga bedrägerier

Kommissionen har nyligen antagit en ny metod för bedrägerisäkring. OLAF spelar en huvudroll i bedrägeriutredningar och bidrar till att utarbeta metoder för att bekämpa bedrägeri på grundval av sin erfarenhet. Inom kommissionen har dock generaldirektoraten – i egenskap av utanordnare genom delegering – det främsta ansvaret för att förebygga bedrägerier inom sitt ansvarsområde (vilket de får stöd av OLAF med) och för uppföljningen av OLAF-utredningar (återvinning etc.).

Slutsats 4: Arbetet gällande tillförlitlighetsnivån inom ramen för den årliga verksamhetsrapporten blir ständigt bättre

Det yttersta syftet både med arbetet med tillförlitlighetsnivån inom ramen för den årliga verksamhetsrapporten och den sammanfattande rapporten är att stödja kommissionärernas politiska ansvar för kommissionen. Grundvalen för de uppnådda tillförlitlighetsnivåerna kommer att förbättras genom bättre precisering av de bakomliggande kontrollstrategierna, som underbyggs av indikatorer på centrala kontroller och genom bättre ”sammanjämkning” av tillförlitlighetsnivåerna med resultatet från revisionsrättens arbete.

Slutsats 5: Vissa framsteg i uppföljningen, men en del områden sackar efter

Uppföljningen av revisionsrekommendationerna har förbättrats på senare tid, men tar fortfarande för lång tid inom vissa områden. En del frågor som tagits upp i föregående årsrapporter behöver fortfarande uppmärksammas, t.ex. en personalstrategi som helt ligger i linje med den strategiska planeringsprocessen och framtagandet av delade tjänster samt förbättringar av IT-styrningen.

[1] Rådets förordning (EG, Euratom) nr 1995/2006 av den 13 december 2006 om ändring av rådets förordning (EG, Euratom) nr 1605/2002 med budgetförordning för Europeiska gemenskapernas allmänna budget, EUT L 390, 30.12.2006, s. 1.

[2] Se KOM(2007) 806 av den 17 december 2007.

[3] En rapport per generaldirektorat. Dessa rapporter slutfördes visserligen först i januari 2008, men större delen av revisionsarbetet utfördes 2007 och internrevisionstjänsten anser resultaten redan vara tillräckligt viktiga för att rapporteras i årsrapporten för 2007.

[4] KOM(2007) 502, 5.9.2007.