1.   Dessa regler gäller för följande personer, nedan tillsammans kallade externa experter:

2.   Externa experter kan vara experter från den privata sektorn eller regeringsexperter.

1.   Alla externa experter ska ha rätt till ersättning för sina resekostnader från den plats som anges i deras inbjudan (adressen till arbetsplatsen eller hemmet) till platsen för mötet och ska använda det lämpligaste transportmedlet med tanke på färdsträckan. Generellt ska resor kortare än 400 km göras med tåg i andra klass (enkel resa, enligt officiellt avstånd per järnväg) och resor på 400 km eller mer ska göras med flyg i ekonomiklass.

2.   Direktören för det ständiga sekretariatet (direktören) ska framförallt försöka säkerställa att mötena anordnas på ett sådant sätt att externa experter kan utnyttja de mest ekonomiska resealternativen. Direktören ska särskilt noggrant kontrollera alla ansökningar om ersättning som omfattar onormalt dyra flygbiljetter. Direktören ska i detta syfte ha rätt att utföra alla nödvändiga kontroller och begära styrkande handlingar från den externa experten. När det förefaller vara motiverat ska direktören också ha rätt att begränsa ersättningen till de kostnader som normalt gäller för en vanlig resa från den externa expertens anställnings- eller bosättningsort till mötesplatsen.

3.   Resekostnaderna ska ersättas vid inlämning av styrkande originalhandlingar: biljetter och fakturor eller, vid onlinebokningar, en utskrift av den elektroniska bokningen samt boardingkort för utresan. De inlämnade handlingarna måste visa i vilken klass resan har gjorts, restid och betalt belopp.

4.   Kostnader för resa med privat fordon ska ersättas till samma belopp som en tågbiljett i andra klass.

5.   Om det inte finns järnvägsförbindelser för färdsträckan ska kostnaden för resa med privat fordon ersättas med 0,22 euro per km.

6.   Taxiresor ska inte ersättas.

1.   Det dagtraktamente som betalas för varje dag som mötet varar utgörs av ett schablonbelopp som täcker alla utgifter på den plats där mötet hålls, inklusive t.ex. måltider och lokaltransporter (buss, spårvagn, tunnelbana, taxi, parkering, motorvägstullar etc.) samt rese- och olycksförsäkringar.

2.   Dagtraktamentet ska uppgå till 92,00 euro.

3.   Om den avreseort som anges i inbjudan är belägen 100 km eller mindre från den plats där mötet hålls ska dagtraktamentet minskas med 50 %.

4.   Externa experter som måste tillbringa en eller flera nätter på den plats där mötet hålls på grund av att tidpunkten för mötena inte går att kombinera med avresetider för flyg eller tåg (1) ska också ha rätt till ersättning för logi. Denna ersättning ska uppgå till 100,00 euro per natt. Antalet nätter får inte överskrida antalet mötesdagar + 1.

5.   I undantagsfall kan ytterligare ersättning för logi och/eller dagtraktamente betalas om en förlängd vistelse skulle ge den externa experten möjlighet att minska sina transportkostnader till ett högre belopp än dessa ersättningar.

6.   Dagtraktamentet och/eller ersättningen för logi får höjas med 50 % för externa experter på mycket hög nivå efter ett motiverat beslut av direktören.

1.   Om inte annat anges i inbjudningsbrevet och begäran om att anordna mötet, ska experter från den privata sektorn ha rätt till ett dagtraktamente för varje mötesdag och i tillämpliga fall ersättning för logi, på villkor att de förklarar på heder och samvete att de inte får liknande ersättning eller ersättningar från en annan källa för samma resa. Direktören ska säkerställa att innehållet i inbjudningsbreven överensstämmer med begäran om att anordna mötet.

2.   Regeringsexperter ska få ett dagtraktamente för varje mötesdag och i tillämpliga fall ersättning för logi, under förutsättning att detta föreskrivs i relevanta regler i kommitténs eller arbetsgruppens arbetsordning och på villkor att de förklarar på heder och samvete att de inte får liknande ersättningar från sin egen förvaltning för samma resa.

3.   Direktören kan genom ett motiverat beslut mot uppvisande av styrkande handlingar godkänna ersättning för utgifter som externa experter har ådragit sig till följd av särskilda instruktioner som de har mottagit skriftligen.

4.   Alla ersättningar för resekostnader, dagtraktamenten och ersättningar för logi ska betalas till ett enda bankkonto per extern expert.

5.   Ersättningar av regeringsexperters kostnader ska betalas till ett konto i regeringens namn, i ett regeringsministeriums namn eller i ett offentligt organs namn, vid avsaknad av undantag från regeringen, ett regeringsministerium eller ett offentligt organ.

1.   Det högsta antalet externa experter per möte, oavsett om de har rätt till ersättning för sina kostnader eller inte, ska vara en expert för varje sydösteuropeisk part och för varje EU-medlemsstat som bjuds in som regeringsexpert, och antalet experter från den privata sektorn ska vara lika med antalet regeringsexperter.

2.   Direktören får avvika från regeln i punkt 1 genom ett motiverat beslut vid gemensamma sammanträden i flera kommittéer eller arbetsgrupper.

1.   Betalningsordern ska utarbetas på grundval av ersättningsansökan, vilken ska vara fullständigt ifylld och undertecknad av den externa experten och den mötessekreterare som ansvarar för att intyga att den externa experten har infunnit sig till mötet.

2.   Externa experter ska tillhandahålla mötessekreteraren de handlingar som krävs för att de ska få ersättning via brev, fax eller e-post som är poststämplat eller daterat senast 30 kalenderdagar efter den sista mötesdagen.

3.   Det ständiga sekretariatet ska ersätta de externa experternas utgifter inom 30 kalenderdagar.

4.   Om den externa experten inte kan lämna lämpliga styrkande handlingar som godtas genom ett motiverat beslut av direktören, innebär underlåtande att uppfylla punkt 2 att transportgemenskapen undantas allt ansvar för att ersätta resekostnader eller betala ut ersättningar.

1.   Resekostnader ska ersättas i euro, i tillämpliga fall enligt den växelkurs som gäller på mötesdagen.

2.   Dagtraktamenten, och i tillämpliga fall ersättning för logi, ska betalas i euro enligt det schablonbelopp som är tillämpligt på dagen för mötet.