30.1.2013   

SV

Europeiska unionens officiella tidning

C 28/9

1.

Den 16 augusti 2012 antog kommissionen ett förslag till rådets förordning om ändring av förordning (EEG, Euratom) nr 354/83 i fråga om deponering av institutionernas historiska arkiv vid Europeiska universitetsinstitutet i Florens (nedan kallat förslaget) (1). Samma dag skickades förordningen till Europeiska datatillsynsmannen för samråd.

2.

Redan innan förslaget antogs fick Europeiska datatillsynsmannen möjlighet att lämna informella synpunkter. Många av dessa synpunkter har beaktats i förslaget och Europeiska datatillsynsmannen konstaterar att dataskyddet har stärkts till följd av detta. Europeiska datatillsynsmannen välkomnar att kommissionen även rådfrågade honom formellt efter det att förslaget antagits och att en hänvisning till detta yttrande ingår i ingressen till förslaget.

3.

Enligt rådets förordning (EEG, Euratom) nr 354/83 av den 1 februari 1983 om öppnandet för allmänheten av Europeiska ekonomiska gemenskapens och Europeiska atomenergigemenskapens historiska arkiv (2) (nedan kallad arkivförordningen) ska EU-institutionerna inrätta historiska arkiv och öppna dem för allmänheten sedan 30 år har förflutit. Enligt förordningen får varje institution förlägga sina historiska arkiv till den ort som den anser mest lämplig.

4.

Syftet med förslaget är att ändra arkivförordningen och göra det obligatoriskt för alla EU-institutioner att deponera pappersarkiv vid Europeiska universitetsinstitutet i Florens (EUI) (med undantag för Europeiska revisionsrätten och Europeiska centralbanken). I själva verket deponerar Europeiska kommissionen, Europeiska unionens råd och Europaparlamentet redan sina pappersarkiv vid Europeiska universitetsinstitutet enligt kontraktsmässiga överenskommelser. Såsom nämns i motiveringen ändras inte de befintliga förfarandena till följd av förslaget, utan syftet är snarare att ”bekräfta Europeiska universitetsinstitutets roll som partner till institutionerna i handhavandet av de historiska arkiven och skapa en solid rättslig och finansiell grund för partnerskapet mellan EU och institutet”.

5.

Förslaget påverkar inte de regler och förfaranden på grundval av vilka institutionerna beslutar vilka handlingar som efter 30 år ska göras tillgängliga för allmänheten. Förslaget påverkar inte heller varje institutions äganderätt till sina historiska arkiv: de deponerande institutionerna behåller äganderätten. Förslaget utgörs kort sagt av begränsade och riktade ändringar av arkivförordningen, inte en genomgripande modernisering och översyn.

6.

EU-institutionerna behandlar enorma datamängder, inklusive personuppgifter, för att utföra sina ansvarsuppgifter. En del av de behandlade personuppgifterna kan vara särskilt känsliga från dataskyddssynpunkt (3) och/eller kan ha lämnats till den berörda institutionen i förtroende, utan att personen i fråga förväntar sig att uppgifterna en dag kan bli offentligt tillgängliga. Det kan exempelvis röra sig om anställdas personuppgifter i läkarjournaler eller personregister, eller personuppgifter som behandlas i samband med disciplinära förfaranden eller utredningar av trakasserier, internrevisioner, olika typer av klagomål eller framställningar, och handels-, konkurrens- och bedrägeriutredningar eller andra undersökningar.

7.

En del av dessa personuppgifter, även personuppgifter som initialt anses utgöra de största riskerna för de berörda personerna, förstörs efter en fastställd tidsperiod när de inte längre används för de ändamål som de ursprungligen samlades in för (eller för andra förenliga ”administrativa” ändamål).

8.

En avsevärd andel av de dokument som innehas av EU-institutionerna, däribland eventuella personuppgifter i dessa dokument, förstörs emellertid inte, utan överförs till slut till Europeiska unionens historiska arkiv för att senare offentliggöras för historiska, statistiska och vetenskapliga ändamål (4).

9.

Det är viktigt att EU-institutionerna fastställer tydliga riktlinjer för vilka personuppgifter som bör överföras till de historiska arkiven och vilka personuppgifter som inte är lämpliga att överföra och hur de personuppgifter som behålls och görs offentligt tillgängliga via de historiska arkiven ska skyddas. Dessa riktlinjer måste vara utformade så att de garanterar skydd av de berörda individernas integritet och personuppgifter, samtidigt som skyddet av dessa grundläggande rättigheter balanseras med rätten till tillgång till handlingar och berättigade intressen i historisk forskning.

10.

Även om många av EU-institutionerna för närvarande har riktlinjer för dokumenthantering, lagring av uppgifter och arkivering (se till exempel den gemensamma förteckningen över handlingar som ska bevaras (”CCL”), ett internt administrativt dokument som har utfärdats av kommissionen (5)), innehåller dessa riktlinjer endast begränsad vägledning beträffande dataskydd. Kommissionens gemensamma förteckning och liknande dokument bör därför vidareutvecklas eller kompletteras med mer specifik och nyanserad vägledning om dataskydd.

11.

Dessutom bör det noteras att de befintliga riktlinjerna ingår i interna handlingar, inte i ett lagstiftningsdokument som antagits av rådet och parlamentet. Förutom en kort hänvisning i artikel 2.1 till ”handlingar som omfattas av undantaget avseende den enskildes privatliv och integritet, enligt definitionen i artikel 4.1 b i förordning (EG) nr 1049/2001 (6)”, anges inte i den befintliga texten till arkivförordningen vilka personuppgifter som får överföras till de historiska arkiven, vilket i sin tur innebär att de till slut kommer att offentliggöras.

12.

Nämnda artikel 4.1 b i förordning (EG) nr 1049/2001 måste i sin tur tolkas enligt den gällande dataskyddslagstiftningen, däribland förordning (EG) nr 45/2001, och enligt EU-domstolens rättspraxis. Det krävs således en komplex analys från fall till fall för att besluta om vilka personuppgifter som bör överföras till de historiska arkiven.

13.

Både direktiv 95/46/EG (7) och förordning (EG) nr 1049/2001 ses över för närvarande, och förordning (EG) nr 45/2001 bör också ses över i sinom tid. Förhoppningen är att dessa lagstiftningsändringar kommer att göra bestämmelserna tydligare, men med tanke på att ändringarna är av allmän karaktär är det osannolikt att de kommer att innehålla tillräckligt detaljerad vägledning för EU-institutionernas arkiveringsförfaranden. När det gäller arkivförordningen i sig har kommissionen endast föreslagit begränsade ändringar, som inte påverkar artikel 2.1 eller andra väsentliga bestämmelser.

14.

I detta yttrande föreslår Europeiska datatillsynsmannen ett fåtal riktade ändringar som kan infogas i samband med den pågående, mer begränsade, översynen av arkivförordningen. Dessutom betonar datatillsynsmannen behovet av att anta specifika åtgärder, inklusive lämpliga genomförandebestämmelser, för att säkerställa att dataskyddsaspekterna beaktas på lämpligt sätt inom ramen för den berättigade arkiveringen för historiska ändamål.

15.

För att sätta frågan i ett sammanhang diskuteras i avsnitt 2 vissa allmänna dataskyddsaspekter och rådande tendenser när det gäller öppnande och digitalisering av EU:s historiska arkiv, avidentifiering och återidentifiering samt kommissionens initiativ för öppna data.

65.

Europeiska datatillsynsmannen välkomnar att dataskyddsaspekter behandlas i förslaget och vill särskilt betona följande aspekter:

66.

För att hantera de återstående dataskyddsaspekterna lämnar Europeiska datatillsynsmannen följande rekommendationer angående den föreslagna ändringen av arkivförordningen: