Comment les gestionnaires de cas peuvent-ils s’assurer que les dossiers sont confidentiels et sécurisés ?

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La gestion de cas consiste à travailler avec les clients, les fournisseurs de services et d’autres intervenants pour coordonner les soins et le soutien. En tant que gestionnaire de cas, vous êtes responsable de la création, de la mise à jour et du partage de dossiers qui documentent les besoins, les objectifs et les progrès du client. Cependant, vous devez également protéger la vie privée et la confidentialité du client, ainsi que vous conformer aux normes légales et éthiques. Comment pouvez-vous vous assurer que vos dossiers sont confidentiels et sécurisés ? Voici quelques conseils pour vous aider.

Dans cet article collaboratif, vous trouverez des réponses d’experts

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1 Utiliser un système sécurisé

La première étape pour s’assurer que les dossiers sont confidentiels et sécurisés est d’utiliser un système doté de mesures de protection et de cryptage adéquates. Il peut s’agir d’un système papier, d’un système électronique ou d’un système hybride, selon les politiques et les ressources de votre organisation. Quel que soit le système que vous utilisez, assurez-vous qu’il dispose de fonctionnalités telles que la protection par mot de passe, le contrôle d’accès, la sauvegarde et les pistes d’audit. Vous devez également suivre les meilleures pratiques en matière de stockage, de transmission et d’élimination des documents, telles que le verrouillage des armoires, le déchiquetage des papiers et l’utilisation de réseaux sécurisés.

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James Wandera Ouma

Leading LGBTQ+ advocate with expertise in nonprofit management ,case management and fundraising
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Case managers play a critical role in ensuring the confidentiality and security of records. They can achieve this by establishing authorized access to confidential records, providing comprehensive training to staff members, utilizing secure electronic record-keeping systems, ensuring physical security, staying updated with security practices and technologies, and periodically auditing record handling and storage. These measures protect the privacy and rights of the individuals they serve

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2 Respectez les lois et règlements

La deuxième étape pour s’assurer que les dossiers sont confidentiels et sécurisés est de respecter les lois et les règlements qui s’appliquent à votre domaine et à votre juridiction. Il peut s’agir de lois fédérales, étatiques ou locales, ainsi que de codes d’éthique professionnelle et de normes de pratique. Par exemple, vous devrez peut-être vous conformer à la loi sur la transférabilité et la responsabilité en matière d’assurance maladie (HIPAA

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3 Obtenir et documenter le consentement

La troisième étape pour s’assurer que les dossiers sont confidentiels et sécurisés consiste à obtenir et à documenter le consentement de vos clients avant de partager des informations avec d’autres personnes. Le consentement doit être éclairé, volontaire et spécifique, et vous devez expliquer l’objectif, la portée et la durée du partage d’informations. Vous devez également respecter le droit du client de retirer ou de modifier son consentement à tout moment. Vous devez documenter le consentement par écrit ou par voie électronique et en conserver une copie dans le dossier du client.

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4 Former et superviser le personnel

La quatrième étape pour assurer la confidentialité et la sécurité des documents consiste à former et à superviser votre personnel sur les politiques et les procédures de gestion des documents. Cela inclut le personnel qui crée, accède, met à jour ou supprime des enregistrements, ainsi que le personnel qui fournit un soutien administratif ou technique. Vous devez sensibiliser votre personnel à l’importance de la confidentialité et de la sécurité, aux obligations légales et éthiques, ainsi qu’aux risques et conséquences potentiels des violations. Vous devez également surveiller et évaluer le rendement et la conformité de votre personnel, et fournir une rétroaction et des mesures correctives au besoin.

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5 Examiner et mettre à jour les dossiers

La cinquième étape pour s’assurer que les dossiers sont confidentiels et sécurisés consiste à les examiner et à les mettre à jour régulièrement. Cela signifie que vous devez vérifier l’exactitude, l’exhaustivité et la pertinence des informations contenues dans les dossiers, et apporter les modifications ou ajouts nécessaires. Vous devez également supprimer ou archiver toute information obsolète ou inutile, conformément à la politique de conservation de votre organisation. Vous devez consigner la date et la raison de tout changement ou suppression dans le dossier.

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6 Effectuer des audits et des évaluations

La sixième étape pour s’assurer que les documents sont confidentiels et sécurisés consiste à effectuer des vérifications et des évaluations de votre système de gestion des documents. Cela signifie que vous devez évaluer l’efficacité, l’efficience et la conformité de votre système, et identifier les forces, les faiblesses ou les domaines à améliorer. Vous devriez également solliciter les commentaires de vos clients, de votre personnel et de vos parties prenantes sur leur satisfaction et leurs attentes à l’égard de votre gestion des documents. Vous devriez utiliser les résultats de vos vérifications et évaluations pour apporter des changements ou des améliorations à votre système, et pour rendre compte de vos réalisations et de vos défis.

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7 Voici ce qu’il faut prendre en compte d’autre

Il s’agit d’un espace pour partager des exemples, des histoires ou des idées qui ne correspondent à aucune des sections précédentes. Que voudriez-vous ajouter d’autre ?

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Emmanuel Mukasa

Education and Youth Consultant
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Use of codes where necessary to conceal client identity Follow up and adhere to data protection policies for those responsible Assign specific personnel only where necessary to deal with client information or data entry

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1 Utiliser un système sécurisé

2 Respectez les lois et règlements

3 Obtenir et documenter le consentement

4 Former et superviser le personnel

5 Examiner et mettre à jour les dossiers

6 Effectuer des audits et des évaluations

7 Voici ce qu’il faut prendre en compte d’autre

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2 Respectez les lois et règlements

3 Obtenir et documenter le consentement

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