Comment pouvez-vous éviter les risques courants liés aux sites?

1 Évaluer la sûreté et la sécurité du site

Avant de réserver un lieu, vous devez effectuer une inspection approfondie du site et vérifier ses caractéristiques de sûreté et de sécurité. Recherchez les sorties de secours, les gicleurs, les alarmes, l’éclairage de secours et les plans d’évacuation. Renseignez-vous sur le personnel de sécurité, les politiques et les procédures du site. Découvrez comment ils gèrent le contrôle des foules, le contrôle d’accès et les situations d’urgence. Vous devriez également examiner la couverture d’assurance et les clauses de responsabilité du site, et vous assurer que vous avez également votre propre assurance événement.

2 Négocier un contrat juste et flexible

L’un des plus grands risques de la réservation d’un lieu est de signer un contrat défavorable ou inflexible. Vous ne voulez pas finir par payer pour des frais cachés, des pénalités ou des services dont vous n’avez pas besoin ou que vous n’utilisez pas. Vous ne voulez pas non plus être enfermé dans un contrat qui ne vous permet pas d’annuler ou de reporter votre événement en cas de circonstances imprévues. Pour éviter ces risques, vous devez négocier un contrat équitable et flexible avec le gestionnaire du site. Lisez attentivement les petits caractères et posez des questions sur tout ce qui n’est pas clair. Essayez d’obtenir la meilleure offre possible sur les frais de location, le dépôt, la politique d’annulation, la clause de force majeure et les commodités et services inclus.

3 Planifier les imprévus et les sauvegardes

Même si vous avez un excellent lieu et un contrat solide, vous devez toujours prévoir des imprévus et des sauvegardes en cas de problème. Vous ne savez jamais quand une catastrophe naturelle, un problème technique, une défaillance d’un fournisseur ou une erreur humaine pourrait perturber votre événement. Pour éviter ces risques, vous devriez avoir un plan d’urgence qui décrit les scénarios possibles, les solutions et les responsabilités de votre équipe et du personnel du site. Vous devriez également disposer d’options de sauvegarde pour votre site, vos fournisseurs, votre équipement et vos canaux de communication.

4 Communiquez avec le personnel du site et votre équipe

Une autre façon d’éviter les risques courants sur le site est de communiquer efficacement avec le personnel du site et votre équipe. Vous devez établir une bonne relation avec le responsable du lieu et le tenir au courant des détails, des changements et des attentes de votre événement. Vous devez également communiquer clairement avec votre équipe et attribuer des rôles et des tâches pour le jour de l’événement. Assurez-vous que tout le monde connaît l’aménagement du site, l’horaire, le plan d’urgence et les coordonnées des personnes clés impliquées. La communication est essentielle pour prévenir les malentendus, les conflits et les retards.

5 Effectuer une dernière visite guidée et un compte rendu

Enfin, vous devriez effectuer une dernière visite guidée et un compte rendu pour éviter tout risque de dernière minute et pour apprendre de votre expérience. Une dernière procédure pas à pas est une vérification du lieu avant le début de votre événement pour vous assurer que tout est prêt et en ordre. Vous devriez inspecter les installations, l’équipement, la signalisation, les sièges et les décorations. Vous devriez également tester les audiovisuels, l’éclairage et la connexion Internet. Un débriefing est un examen du lieu après la fin de votre événement pour évaluer sa performance et ses commentaires. Vous devez collecter des données, des enquêtes et des témoignages auprès de vos participants, de votre équipe et du personnel du site. Vous devez également identifier les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces du lieu pour référence future.

6 Voici ce qu’il faut prendre en compte

Il s’agit d’un espace pour partager des exemples, des histoires ou des idées qui ne correspondent à aucune des sections précédentes. Que voudriez-vous ajouter d’autre?