Comment pouvez-vous communiquer les ordres de modification pour éviter les malentendus ?

1 Définir l’étendue de l’ordre de modification

La première étape consiste à définir la portée de l’ordre de modification, c’est-à-dire à identifier exactement ce qui doit être modifié, pourquoi et comment. Vous devez également spécifier l’impact du changement sur le calendrier, le budget, la qualité et les risques du projet. Vous pouvez utiliser un formulaire ou un modèle d’ordre de modification pour documenter la portée de l’ordre de modification et vous assurer qu’il couvre tous les détails et critères pertinents.

2 Obtenir l’approbation d’un ordre de modification

L’étape suivante consiste à obtenir l’approbation de l’ordre de modification auprès des parties autorisées, telles que le client, le propriétaire, l’architecte ou l’ingénieur. Vous devez respecter les conditions générales du contrat concernant le processus d’approbation des ordres de modification et vous assurer que vous disposez des signatures et des documents appropriés. Vous devez également communiquer l’ordre de modification aux entrepreneurs et sous-traitants concernés et obtenir leur consentement et leur confirmation.

4 Réviser le plan de projet

La quatrième étape consiste à réviser le plan du projet en fonction de la portée et de l’approbation de l’ordre de modification. Vous devez mettre à jour l’échéancier du projet, le budget, le plan de qualité, le plan de gestion des risques et d’autres documents pertinents pour refléter les changements et leurs implications. Vous devez également communiquer le plan de projet révisé à votre équipe de projet et aux parties prenantes et vous assurer qu’ils comprennent et approuvent les changements.

5 Mettre en œuvre l’ordre de modification

La cinquième étape consiste à mettre en œuvre l’ordre de modification conformément au plan de projet révisé. Vous devez surveiller et contrôler l’exécution de l’ordre de modification et vous assurer qu’il répond aux normes de qualité et aux attentes. Vous devez également coordonner et communiquer avec vos entrepreneurs et sous-traitants et résoudre tout problème ou conflit qui pourrait survenir pendant la mise en œuvre.

6 Évaluer l’ordre de modification

La dernière étape consiste à évaluer l’ordre de modification une fois qu’il a été terminé. Vous devez mesurer et rendre compte de la performance et des résultats de l’ordre de changement et les comparer avec le plan et les objectifs initiaux du projet. Vous devez également recueillir les commentaires et les leçons apprises auprès de votre équipe de projet et des parties prenantes et les utiliser pour améliorer votre processus et vos pratiques de gestion des ordres de changement.

7 Voici ce qu’il faut prendre en compte d’autre

Il s’agit d’un espace pour partager des exemples, des histoires ou des idées qui ne correspondent à aucune des sections précédentes. Que voudriez-vous ajouter d’autre ?