Comment communiquer votre budget aux fournisseurs sans révéler trop d’informations ?

1 Connaître sa fourchette budgétaire

Avant de contacter un fournisseur, vous devez avoir une idée claire du montant que vous pouvez dépenser pour chaque aspect de votre événement, comme le lieu, la restauration, les divertissements, etc. Vous devez également avoir une fourchette de prix acceptables, et pas seulement un nombre fixe. Cela vous donnera une certaine flexibilité et une certaine marge de négociation. Par exemple, si votre budget pour la restauration est de 10 000 $, vous pouvez dire au vendeur que vous recherchez quelque chose entre 8 000 $ et 12 000 $, selon la qualité et la quantité de la nourriture.

3 Demandez des devis et des options

Une autre façon de communiquer votre budget aux fournisseurs sans révéler trop d’informations est de leur demander des devis et des options en fonction de vos besoins et de vos préférences. Par exemple, vous pouvez dire au responsable de la salle que vous recherchez un espace pouvant accueillir 200 invités, doté d’une scène et d’un système de sonorisation, et disponible à une certaine date. Ensuite, vous pouvez leur demander de vous envoyer un devis et quelques options qui correspondent à vos critères. Cela vous permettra de comparer les prix et les fonctionnalités sans vous engager sur quoi que ce soit.

4 Négocier et faire des compromis

Une fois que vous avez des devis et des options de différents fournisseurs, vous pouvez commencer à négocier et à faire des compromis pour obtenir la meilleure offre pour votre événement. Vous pouvez utiliser votre fourchette budgétaire comme point de référence, mais n’ayez pas peur de demander des réductions, des extras ou des alternatives. Par exemple, vous pouvez demander au traiteur de baisser le prix par personne, d’inclure des boissons ou des desserts, ou de proposer un menu différent qui convient mieux à votre budget. Vous pouvez également tirer parti de votre relation avec le fournisseur, de votre réputation en tant que producteur d’événements ou de votre potentiel d’affaires futures.

5 Respectez la vie privée de vos clients

Enfin, lorsque vous communiquez votre budget aux fournisseurs, vous devez toujours respecter la vie privée et la confidentialité de vos clients. Vous n’avez pas besoin de révéler qui est votre client, quelle est son activité ou pourquoi il organise l’événement. Vous pouvez simplement dire que vous travaillez pour le compte d’un client qui a un certain budget et une certaine vision pour l’événement. Vous devez également éviter de partager des informations sensibles ou personnelles sur votre client avec le fournisseur, telles que ses coordonnées, sa situation financière ou ses préférences. Cela vous aidera à protéger la confiance et la réputation de vos clients, ainsi que la vôtre.