Comment pouvez-vous vous assurer que les renseignements personnels sont exacts ?

2 Utiliser des sources et des méthodes fiables

Lorsque vous recueillez des renseignements personnels, vous devez toujours vérifier leur exactitude et leur exhaustivité auprès de sources fiables. Par exemple, vous pouvez demander à la personne de fournir une preuve d’identité, comme un passeport ou un permis de conduire, ou vérifier ses coordonnées par rapport aux documents officiels, tels que les listes électorales ou les bases de données des entreprises. Vous devez également utiliser des méthodes claires et cohérentes pour enregistrer et stocker les informations, telles que des formulaires, des feuilles de calcul ou des systèmes logiciels. Vous devez éviter d’utiliser des notes manuscrites, la communication verbale ou la mémoire comme sources d’information, car elles sont sujettes aux erreurs et aux malentendus.

3 Mettre à jour et réviser régulièrement l’information

Les renseignements personnels peuvent changer au fil du temps, vous devez donc les mettre à jour et les examiner régulièrement pour vous assurer qu’ils reflètent la situation actuelle. Par exemple, vous pouvez contacter la personne pour confirmer ses coordonnées, telles que son adresse, son numéro de téléphone ou son adresse e-mail, ou lui demander de vous informer de tout changement. Vous pouvez également utiliser des outils automatisés, tels que des rappels, des alertes ou des contrôles de validation, pour vous inviter à mettre à jour les informations à certains intervalles ou lorsque certains événements se produisent. Vous devez également examiner les informations périodiquement pour identifier et corriger les erreurs, les incohérences ou les doublons.

4 Sécurisez et éliminez les informations de manière appropriée

Les renseignements personnels peuvent être vulnérables à l’accès non autorisé, à la divulgation ou au vol, vous devez donc les sécuriser et les éliminer de manière appropriée. Par exemple, vous pouvez utiliser des mots de passe, un chiffrement ou des pare-feu pour protéger les informations sur vos appareils et réseaux, ou verrouiller les armoires, les tiroirs ou les coffres-forts où vous conservez les documents papier. Vous devez également limiter l’accès aux informations aux seules personnes qui en ont besoin à des fins légitimes, et surveiller et signaler toute activité suspecte ou inhabituelle. De plus, vous devez vous débarrasser de l’information en toute sécurité lorsque vous n’en avez plus besoin, par exemple en déchiquetant les documents papier ou en supprimant les fichiers électroniques.

5 Formez et communiquez avec votre personnel

Si vous travaillez avec d’autres membres du personnel qui traitent des renseignements personnels, vous devez les former et communiquer régulièrement avec eux pour vous assurer qu’ils respectent les mêmes normes et procédures que vous. Par exemple, vous pouvez leur fournir des politiques et des lignes directrices claires et écrites sur la façon de recueillir, de stocker, d’utiliser et d’éliminer les renseignements personnels, et leur expliquer les implications juridiques et éthiques de leurs actions. Vous pouvez également organiser régulièrement des sessions de formation, des ateliers ou des audits pour rafraîchir leurs connaissances et leurs compétences, et répondre à tout problème ou question qu’ils pourraient avoir. De plus, vous devez les encourager à signaler toute erreur, violation ou plainte qu’ils rencontrent ou dont ils sont témoins, et à prendre les mesures appropriées pour les résoudre.