Comment pouvez-vous intégrer la pleine conscience dans la planification des réunions ?

1 Définir l’objectif

Avant de commencer à planifier une réunion, demandez-vous pourquoi vous l’organisez et ce que vous voulez accomplir. Cela vous aidera à fixer des objectifs clairs et réalistes, à hiérarchiser l’ordre du jour et à inviter les bonnes personnes. Cela vous aidera également à éviter les réunions inutiles ou improductives qui font perdre du temps et de l’énergie. Notez l’objectif de la réunion et partagez-le avec les participants à l’avance, afin qu’ils sachent à quoi s’attendre et comment se préparer.

3 Planifier l’ordre du jour

La création d’un ordre du jour bien pensé est essentielle pour une réunion réussie. Il aide à organiser les sujets, à allouer du temps et à attribuer des rôles. De plus, cela aide à garder la réunion ciblée et pertinente. Lors de la planification de l’ordre du jour, utilisez la pleine conscience pour réfléchir à des questions telles que les points clés ou les questions que vous souhaitez aborder, le temps nécessaire pour chacun, la personne qui dirigera, présentera ou facilitera chaque point ou question, la façon d’engager les participants et d’encourager leur participation et leurs commentaires, et la façon de résumer et de conclure la réunion. Avant la réunion, rédigez l’ordre du jour et partagez-le avec les participants afin qu’ils puissent le consulter et préparer leurs contributions.

4 Préparez-vous

Avant la réunion, prenez le temps de vous préparer mentalement et émotionnellement. Vous voudrez peut-être faire des exercices de respiration, de méditation ou d’étirement pour calmer vos nerfs et vider votre esprit. Vous pouvez également passer en revue l’objectif, les objectifs et l’ordre du jour de la réunion, et vous rappeler votre rôle et vos attentes. Vous pouvez également vérifier votre équipement, votre environnement et votre apparence, et vous assurer que tout est prêt et fonctionne.

5 Diriger la réunion

Pendant la réunion, utilisez la pleine conscience pour rester concentré, attentif et respectueux en commençant par une brève introduction et un rappel de l’objectif et des objectifs. Assurez-vous de suivre l’ordre du jour et de respecter la limite de temps pour chaque sujet ou question. Écoutez activement et attentivement ce que les autres disent, sans interrompre ni juger. Parlez de manière claire et concise avec un langage positif et constructif, tout en posant des questions ouvertes et en invitant les participants à faire des commentaires et des suggestions. Reconnaissez et appréciez leurs contributions et leurs commentaires, puis terminez la réunion par un résumé et une note de remerciement.

6 Suivi

Après la réunion, utilisez la pleine conscience pour évaluer le résultat et le processus. Passez en revue les notes et les mesures à prendre pour vous assurer de leur exactitude, puis envoyez un e-mail de suivi aux participants pour les remercier et leur rappeler les prochaines étapes et échéances. Demandez l’avis des participants et utilisez-les pour améliorer vos compétences en matière de planification de réunions. Réfléchissez à ce qui s’est bien passé et à ce qui pourrait être amélioré lors de la réunion, et apprenez de votre expérience. La pleine conscience peut vous aider à planifier et à mener des réunions de manière plus efficace et efficiente, ainsi que de manière plus agréable et significative, faisant ainsi des réunions une partie précieuse du travail administratif de bureau.