Comment combler les lacunes de communication qui causent des conflits?

1 Identifier l’écart

La première étape pour combler un déficit de communication est de l’identifier. Quelle est la source du problème? S’agit-il d’un décalage dans les styles de communication, comme être direct ou indirect, formel ou informel, émotionnel ou rationnel? S’agit-il d’une différence dans les préférences de communication, telles que le téléphone, le courrier électronique, le texte ou le face à face? S’agit-il d’un écart dans les attentes en matière de communication, telles que la fréquence, le ton ou le but? Ou s’agit-il d’une hypothèse de communication, telle que ce que l’autre partie sait, pense ou ressent? Une fois que vous avez identifié l’écart, vous pouvez commencer à le combler.

2 Respectez le style

La deuxième étape pour combler un écart de communication est de respecter le style de communication de l’autre partie. Les styles de communication sont influencés par la personnalité, la culture, les antécédents et le contexte. Ils peuvent affecter la façon dont les gens s’expriment, écoutent, répondent et interprètent les messages. Pour respecter le style de communication de l’autre partie, vous devez être conscient de votre propre style et de la façon dont il peut différer du leur. Vous devez également adapter votre style au leur, ou au moins trouver un terrain d’entente. Par exemple, si l’autre partie est plus directe, vous devrez peut-être être plus clair et concis. S’ils sont plus indirects, vous devrez peut-être lire entre les lignes et poser des questions de clarification.

3 Aligner la préférence

La troisième étape pour combler un déficit de communication consiste à aligner les préférences de communication de l’autre partie. Les préférences de communication sont influencées par la commodité, le confort et l’efficacité. Ils peuvent affecter la façon dont les gens choisissent, utilisent et répondent à différents canaux et modes de communication. Pour aligner les préférences de communication de l’autre partie, vous devez leur demander ce qu’ils préfèrent et pourquoi. Vous devez également partager votre préférence et expliquer vos raisons. Ensuite, vous devez faire des compromis et vous mettre d’accord sur une méthode de communication qui fonctionne pour vous deux. Par exemple, si l’autre partie préfère les appels téléphoniques, vous devrez peut-être planifier une heure et préparer un script. S’ils préfèrent les courriels, vous devrez peut-être faire un suivi et confirmer la réception.

4 Gérer les attentes

La quatrième étape pour combler un déficit de communication consiste à gérer les attentes de communication de l’autre partie. Les attentes en matière de communication sont influencées par les objectifs, les rôles et les normes. Ils peuvent affecter la façon dont les gens communiquent, ce qu’ils communiquent et quand ils communiquent. Pour gérer les attentes de communication de l’autre partie, vous devez communiquer vos attentes et comprendre les leurs. Vous devez également négocier et définir des attentes réalistes et mutuelles qui répondent à vos deux besoins. Par exemple, si l’autre partie s’attend à des mises à jour fréquentes, vous devrez peut-être établir un calendrier et un format de communication réguliers. S’ils s’attendent à des commentaires spécifiques, vous devrez peut-être fournir des exemples et des suggestions concrets.

5 Évitez l’hypothèse

La cinquième étape pour combler un déficit de communication consiste à éviter l’hypothèse de communication de l’autre partie. Les hypothèses de communication sont influencées par les croyances, les valeurs et les émotions. Ils peuvent affecter la façon dont les gens perçoivent, interprètent et réagissent à la communication. Pour éviter l’hypothèse de communication de l’autre partie, vous devez vérifier votre hypothèse et contester la leur. Vous devez également communiquer avec des faits, des preuves et de l’empathie, et éviter de porter des jugements, des accusations ou des généralisations. Par exemple, si l’autre partie suppose que vous n’êtes pas intéressé, vous devrez peut-être montrer votre intérêt et votre appréciation. S’ils supposent que vous êtes hostile, vous devrez peut-être montrer votre respect et votre coopération.

6 Sollicitez les commentaires

La sixième étape pour combler un déficit de communication consiste à rechercher les commentaires de communication de l’autre partie. La rétroaction sur la communication est influencée par les résultats, les actions et les sentiments. Cela peut affecter la façon dont les gens évaluent, améliorent et maintiennent la communication. Pour obtenir les commentaires de communication de l’autre partie, vous devez demander des commentaires et donner des commentaires. Vous devez également écouter les commentaires, agir en fonction des commentaires et les apprécier. Par exemple, si l’autre partie vous donne des commentaires positifs, vous devrez peut-être la remercier et renforcer la bonne communication. S’ils vous donnent des commentaires négatifs, vous devrez peut-être vous excuser et corriger la mauvaise communication.

7 Voici ce qu’il faut prendre en compte

Il s’agit d’un espace pour partager des exemples, des histoires ou des idées qui ne correspondent à aucune des sections précédentes. Que voudriez-vous ajouter d’autre?