Last updated on 15 oct. 2024

Comment gérez-vous les variations de conception dans les contrats à prix fixe?

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Si vous travaillez comme estimateur de construction, vous savez à quel point il peut être difficile de faire face aux variations de conception dans les contrats à prix fixe. Les variations de conception sont des modifications apportées à la portée initiale des travaux qui se produisent pendant la phase de conception ou de construction d’un projet. Ils peuvent affecter le coût, le calendrier, la qualité et les risques du projet, et nécessitent une négociation et une documentation minutieuses. Dans cet article, nous discuterons de quelques conseils et meilleures pratiques sur la façon de gérer les variations de conception dans les contrats à prix fixe, et comment éviter les pièges et les litiges courants.

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1 Comprendre les termes du contrat

La première étape pour gérer les variations de conception consiste à comprendre les termes et conditions du contrat qui les régissent. Différents contrats peuvent avoir des définitions, des processus et des clauses différents pour les variations de conception, telles que qui peut les initier, comment ils sont communiqués, approuvés, tarifés et payés. Vous devez examiner attentivement le contrat et clarifier toute ambiguïté ou incohérence avec le client ou l’équipe de conception avant le début du projet. Vous devez également connaître vos droits et obligations en tant qu’estimateur et savoir comment vous protéger contre toute responsabilité ou réclamation.

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Suyog Pradhan

PMI's Certified Associate in Project Management (CAPM), Master of Engineering - MEng at Tsinghua University
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Fixed-price contracts typically stipulate that the agreed price is for a defined scope of work, and any modifications to this scope can lead to additional costs or adjustments. It’s crucial to review the contract’s provisions on change orders and variations to determine the process for requesting, approving, and pricing alterations. Ensure that these provisions are clear on how variations are documented, assessed, and agreed. Understanding these terms helps manage expectations, facilitates fair negotiations, and prevents disputes over additional costs. By adhering to the contract's prescribed procedures for handling design changes, all parties can navigate variations more effectively and maintain the integrity of the fixed-price agreement.

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IRFAN YOUSAF

Quantity Surveyor || Estimation Engineer || Material takeoff || Bar Bending Schedule (BBS) || Construction Cost Estimator || DAE Civil Engineer ||
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To handle design variations in fixed-price contracts, establish a clear change order process in the contract. Assess the impact of changes on cost and schedule, and negotiate any necessary adjustments. Document all changes in writing and communicate transparently with all parties to ensure smooth project management and avoid disputes.

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Marcus Hantla

COO at Contractor Foreman | 3X Entrepreneur | 2 Exits | Construction Technology and Innovation
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In fixed-price contracts, handling design variations involves strict documentation and client approval to manage scope, cost, and timeline changes. Each requested variation should be documented with a clear cost breakdown and any impact on the schedule. Submit a formal change order for the client’s approval before proceeding with the work, ensuring they understand how the variation affects the project’s fixed budget and delivery date. Maintaining transparency and securing agreement on all adjustments protects both parties and keeps the project on track financially while accommodating necessary design changes.

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2 Suivre et documenter les variations de conception

La deuxième étape pour gérer les variations de conception consiste à les suivre et à les documenter tout au long du projet. Vous devez établir un système pour enregistrer et surveiller toutes les variations de conception, y compris leur origine, leur description, leur impact, leur état et leur résolution. Vous devez également conserver tous les documents pertinents, tels que les dessins, les spécifications, les e-mails, les ordres de modification, les factures et les reçus. Cela vous aidera à mettre à jour votre estimation avec précision, à justifier vos coûts et à éviter les litiges ou les malentendus avec le client ou l’équipe de conception.

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3 Communiquer et négocier les variations de conception

La troisième étape pour gérer les variations de conception consiste à les communiquer et à les négocier efficacement. Vous devez informer le client ou l’équipe de conception dès que possible lorsque vous identifiez une variante de conception et expliquer ses implications pour le projet. Vous devez également leur fournir une ventilation détaillée et transparente de l’impact sur les coûts et le temps de la variation, et demander leur approbation avant de poursuivre les travaux. Vous devez également être prêt à négocier le prix et les conditions de la variation, et essayer de trouver une solution juste et raisonnable qui satisfait les deux parties.

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4 Gérer les risques liés aux variations de conception

La quatrième étape pour gérer les variations de conception consiste à gérer les risques qui y sont associés. Les variations de conception peuvent introduire des incertitudes, des retards, des erreurs, des conflits et des réclamations qui peuvent compromettre la réussite du projet. Vous devez identifier et évaluer les risques potentiels de chaque variation de conception, et mettre en œuvre des stratégies pour les atténuer ou les éviter. Par exemple, vous pouvez utiliser des provisions pour éventualités, des registres de risques, des mesures de contrôle de la qualité, des mécanismes de règlement des différends et des polices d’assurance pour réduire l’impact des variations de conception sur le projet.

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5 Mettre à jour et réviser votre estimation

La cinquième étape pour gérer les variations de conception consiste à mettre à jour et à réviser votre estimation en conséquence. Vous devez refléter les changements dans la portée, le coût et le calendrier des travaux dans votre estimation, et vous assurer qu’ils sont conformes au contrat et aux modifications de conception approuvées. Vous devriez également revoir votre estimation régulièrement et apporter des ajustements au besoin en fonction de l’avancement et du rendement réels du projet. Vous devez également communiquer votre estimation mise à jour au client ou à l’équipe de conception, et obtenir leurs commentaires et leur approbation.

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6 Apprendre des variations de conception

La sixième et dernière étape pour gérer les variations de conception est d’en tirer des leçons. Vous devriez évaluer les résultats et les leçons tirées de chaque variation de conception et les utiliser pour améliorer vos compétences et vos connaissances en tant qu’estimateur. Vous devriez également partager vos idées et vos commentaires avec le client ou l’équipe de conception, et solliciter leurs commentaires et suggestions pour les projets futurs. En apprenant des variations de conception, vous pouvez améliorer votre réputation, vos relations et vos résultats en tant qu’estimateur de construction.

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1 Comprendre les termes du contrat

2 Suivre et documenter les variations de conception

3 Communiquer et négocier les variations de conception

4 Gérer les risques liés aux variations de conception

5 Mettre à jour et réviser votre estimation

6 Apprendre des variations de conception

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