Last updated on 16 oct. 2024

Comment gérez-vous les litiges ou les retards de paiement avec les propriétaires et les sous-traitants sans nuire à la relation?

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En tant qu’estimateur de construction, vous savez à quel point il est important d’être payé à temps et en entier pour votre travail. Mais parfois, vous pouvez rencontrer des litiges de paiement ou des retards avec les propriétaires et les sous-marins, soit en raison de problèmes contractuels, d’ordres de modification, de problèmes de trésorerie ou d’autres facteurs. Comment gérez-vous ces situations sans nuire à la relation et compromettre les projets futurs? Voici quelques conseils pour vous aider à négocier les conditions de paiement avec les propriétaires et les sous-marins et à éviter les conflits coûteux.

Des experts chevronnés contribuent à cet article

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1 Connaissez votre contrat

La première étape pour résoudre tout litige ou retard de paiement consiste à examiner attentivement votre contrat et à comprendre vos droits et obligations. Assurez-vous d’avoir une portée claire et détaillée du travail, un calendrier de paiement, une politique de rétention, un processus d’ordre de modification et une clause de règlement des différends. Si vous avez des questions ou des préoccupations au sujet des conditions du contrat, soulevez-les avant de signer et faites-les clarifier par écrit. Conservez une copie du contrat et de tous les documents connexes dans un endroit sûr et accessible.

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John Omondi Otieno

Civil and Structural Engineer
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1. Open Communication Maintain open lines of communication with all parties involved. Address concerns in time and openly to prevent misunderstandings from progressing into disputes. 2. Mediation or Arbitration If direct negotiations fail to resolve the issue, consider engaging a neutral third party, such as a mediator or arbitrator, to facilitate discussions and help find a mutual agreement to settle the dispute. 3. Document Agreements Once a resolution is arrived at, document the terms and conditions in writing to ensure clarity and avoid future conflict.

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IRFAN YOUSAF

Quantity Surveyor || Estimation Engineer || Material takeoff || Bar Bending Schedule (BBS) || Construction Cost Estimator || DAE Civil Engineer ||
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Review the Contract: Before addressing a dispute, thoroughly review the contract to understand your rights and obligations. The contract should clearly outline payment terms, timelines, and dispute resolution processes. Adhere to Terms: Ensure that both you and the other party are adhering to the contract's terms, which can provide a solid foundation for resolving disputes.

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Marcus Hantla

COO at Contractor Foreman | 3X Entrepreneur | 2 Exits | Construction Technology and Innovation
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To handle payment disputes or delays diplomatically, start by communicating early and openly with all parties involved. Stay calm, focus on solutions, and avoid assigning blame. Document every discussion and agreement to keep the conversation fact-based. When possible, offer flexible solutions like revised terms or partial payments to ease tensions. If needed, bring in a neutral mediator to reach a fair agreement. Above all, maintain professionalism and emphasize a long-term relationship, showing you're committed to resolving issues respectfully.

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2 Communiquez de manière proactive

La deuxième étape pour traiter les problèmes de paiement consiste à communiquer de manière proactive et professionnelle avec les parties concernées. N’attendez pas que le paiement soit en retard ou que le litige s’aggrave pour contacter le propriétaire ou le sous-marin. Au lieu de cela, envoyez des mises à jour régulières sur l’avancement du projet, facturez rapidement et avec précision, et suivez poliment et fermement tous les paiements en souffrance. Si vous remarquez des signes de problèmes potentiels, tels que des retards, des erreurs ou des plaintes, réglez-les dès que possible et essayez de trouver une solution mutuellement acceptable.

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3 Négocier équitablement

La troisième étape pour faire face aux défis de paiement consiste à négocier équitablement et respectueusement avec le propriétaire ou le sous-marin. Si vous devez demander un ordre de modification, une avance de paiement ou une renonciation à la rétention, expliquez clairement vos raisons et fournissez des preuves à l’appui. Si vous recevez une telle demande, évaluez-la objectivement et répondez-y en temps opportun. Si vous avez une demande valable d’indemnisation supplémentaire ou une pénalité pour retard de paiement, présentez-la avec confiance, mais pas de manière agressive. Si vous devez faire des compromis, faites-le d’une manière qui préserve votre réputation et votre bonne volonté.

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4 Tout documenter

La quatrième étape de la gestion des risques de paiement consiste à documenter tout ce qui concerne le processus de paiement et le règlement des différends. Conservez un registre de toutes les factures, reçus, paiements, correspondances, accords et mesures prises. Utilisez le courrier électronique, le courrier certifié ou d’autres méthodes vérifiables pour envoyer et recevoir des documents. Si vous avez une conversation verbale, faites un suivi avec une confirmation écrite. Si vous avez une réunion, prenez des notes et partagez-les avec les participants. Si vous avez une médiation, un arbitrage ou un litige, préparez et soumettez tous les documents nécessaires.

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Vijay Chellaram

Founder @ Sonar Labs | Construction | Civil Engineer I help construction companies save time and reduce risk through faster search!
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Maintaining an audit trail of all communication on a project is extremely important for any dispute resolution. It ensures a very clear way of resolving any issue that may come up. This also keeps everyone on the job transparent and accountable, including your own team.

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5 Apprendre de l’expérience

La cinquième étape pour améliorer vos pratiques de paiement consiste à tirer des leçons de l’expérience et à appliquer les leçons aux projets futurs. Passez en revue votre historique de paiement et identifiez les modèles, les problèmes ou les possibilités d’amélioration. Demandez l’avis des propriétaires et des sous-traitants avec lesquels vous avez travaillé et découvrez ce qu’ils ont aimé ou n’ont pas aimé dans vos conditions et processus de paiement. Mettez à jour vos modèles de contrat, vos systèmes de facturation et vos procédures de règlement des litiges en fonction de vos conclusions. Établissez et entretenez des relations positives avec des propriétaires et des sous-traitants fiables et réputés qui paient à temps et respectent votre travail.

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Derek Graham

Senior Scheduler/Estimator, Forensic Delay Analyst and Construction Defects Expert Witness, Change Management
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Most of these disputes can be avoided with vigorous pencil-req development, and valid reporting. It is expected pencil reqs may be revised several times before being presented for payment. In the rare event payment is not made on time (in accordance with the contract), endeavor to gently remind payor of the contractual terms, and to de-escalate any conflict that might sour the relationship. Your contracts always include such terms, yes?

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6 Demandez l’aide d’un professionnel

La sixième et dernière étape pour résoudre les différends ou les retards de paiement consiste à demander l’aide d’un professionnel au besoin. Si vous avez épuisé toutes les autres étapes et que vous ne parvenez toujours pas à une entente satisfaisante avec le propriétaire ou le sous-marin, vous devrez peut-être consulter un avocat, un comptable ou un médiateur. Ils peuvent vous conseiller sur vos options juridiques, vos implications financières et les meilleures stratégies pour protéger vos intérêts et vos droits. Ils peuvent également vous représenter dans tout processus formel ou informel de règlement des différends et vous aider à obtenir un résultat juste et favorable.

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7 Voici ce qu’il faut prendre en compte

Il s’agit d’un espace pour partager des exemples, des histoires ou des idées qui ne correspondent à aucune des sections précédentes. Que voudriez-vous ajouter d’autre?

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Estimation de la construction

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1 Connaissez votre contrat

2 Communiquez de manière proactive

3 Négocier équitablement

4 Tout documenter

5 Apprendre de l’expérience

6 Demandez l’aide d’un professionnel

7 Voici ce qu’il faut prendre en compte

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