Last updated on 26 août 2024

Comment intégrer la méthode Kanban dans votre workflow quotidien et votre gestion de projet ?

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Kanban est une méthode populaire pour gérer les tâches et les projets de manière visuelle et flexible. Il est basé sur l’idée de limiter le travail en cours et de se concentrer sur le flux de valeur du début à la fin. Kanban peut vous aider à améliorer vos compétences d’autogestion en rendant votre travail plus transparent, hiérarchisé et collaboratif. Dans cet article, vous apprendrez à intégrer la méthode Kanban dans votre flux de travail quotidien et votre gestion de projet à l’aide de quelques étapes et outils simples.

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1 Choisir un outil Kanban

La première étape pour intégrer Kanban dans votre flux de travail consiste à choisir un outil qui correspond à vos besoins et préférences. Il existe de nombreuses options disponibles, des tableaux physiques et des notes autocollantes aux applications et logiciels en ligne. Les principales caractéristiques d’un outil Kanban sont la possibilité de créer des colonnes, des cartes et des étiquettes pour représenter vos étapes de travail, tâches et catégories. Vous pouvez également rechercher des fonctionnalités supplémentaires telles que des dates d’échéance, des listes de contrôle, des commentaires, des pièces jointes et des intégrations avec d’autres outils.

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Dr Perpetua Neo (DClinPsy UCL, MPhil Cambridge)

Clinical Psychologist, Leadership Coach & Keynote Speaker on Mental Health For Peak Performance • Simon & Schuster Author • In 43 languages • LinkedIn TopVoice x21
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Start by assessing the specific needs of your team or project. Consider factors such as the size of your team, the complexity of your projects, and any specific features you might need, such as integration with other tools or platforms. Explore various Kanban tools available in the market. Popular options include Trello, Asana, and Jira, each offering different sets of features tailored to various needs. Compare these tools based on their functionality, ease of use, customisation options, and pricing.

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Grgeeh A.

LinkedIn Top Voice | HR-Preneur | HR-Tech | Career Coach | Life Mentor | Startup Advisor
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Integrating the Kanban method into your daily workflow and project management can significantly boost productivity and transparency. Here's how to effectively implement this lean approach: • Visualize your workflow with a Kanban board • Limit work-in-progress to prevent bottlenecks • Use cards to represent tasks and track progress • Implement clear policies for each workflow stage • Hold daily stand-up meetings to review the board • Continuously analyze and optimize your process • Use swim lanes to categorize different types of work • Measure and improve lead and cycle times • Encourage team collaboration and self-organization • Utilize Kanban-specific metrics for performance insights

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2 Définissez votre flux de travail

L’étape suivante consiste à définir votre flux de travail, c’est-à-dire le processus par lequel vous fournissez de la valeur à vos clients, à vos parties prenantes ou à vous-même. Votre flux de travail doit refléter la réalité de votre travail, et non l’idéal ou attendu. Vous pouvez commencer par identifier les principales étapes de votre travail, telles que le backlog, le to-do, doing, done ou tout autre nom qui a du sens pour vous. Ensuite, créez une colonne pour chaque étape de votre tableau Kanban et ajoutez des cartes pour chaque tâche ou projet que vous avez.

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Dr Perpetua Neo (DClinPsy UCL, MPhil Cambridge)

Clinical Psychologist, Leadership Coach & Keynote Speaker on Mental Health For Peak Performance • Simon & Schuster Author • In 43 languages • LinkedIn TopVoice x21
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Begin by mapping out your current process or workflow. Identify the key stages that work passes through from initiation to completion. This could range from simple stages like "To Do," "In Progress," and "Done" to more complex, stage-specific categories depending on the nature of your work. For each column on your board, set clear guidelines on what criteria a task must meet to be moved to the next stage. This clarity helps maintain consistency and ensures that everyone on the team understands how to use the board effectively.

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Akanksha Chaudhari

Building Alt Junior 🚀 | India's First Life Skills Kits for Kids 🚁 4C's | FLIPS
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Write down on a piece of paper. Sequencing really helps before you begin creating a kanban workflow. I do this with little pieces of paper laid out on a table to see which one is the best.

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3 Limitez votre travail en cours

L’un des principes clés de Kanban est de limiter votre travail en cours (WIP), c’est-à-dire le nombre de tâches ou de projets sur lesquels vous travaillez à un moment donné. Limiter votre travail en cours peut vous aider à réduire le multitâche, les distractions et le stress, et à augmenter la concentration, la qualité et l’efficacité. Pour limiter votre WIP, vous pouvez définir un nombre maximum de cartes pour chaque colonne de votre tableau Kanban et vous y tenir. Si une colonne est pleine, vous ne pouvez pas démarrer une nouvelle tâche ou un nouveau projet tant que vous n’avez pas terminé ou déplacé une tâche de cette colonne.

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Dr Perpetua Neo (DClinPsy UCL, MPhil Cambridge)

Clinical Psychologist, Leadership Coach & Keynote Speaker on Mental Health For Peak Performance • Simon & Schuster Author • In 43 languages • LinkedIn TopVoice x21
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One of the core principles of Kanban is limiting work in progress to prevent bottlenecks and ensure tasks are completed before new ones are started. Establish WIP limits for each stage of your workflow based on your team’s capacity and the complexity of tasks. Regular discussions and reviews can help reinforce the importance of this discipline for the overall efficiency of the team.

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Alice E.

• Motivated• Multi-tasker• Teamplayer• Experienced in Finance, Customer Service, Purchasing, Shipping, Receiving, Inventory, Cleanroom, Assembly and many aspects of manufacturing• Time management, month end close•
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Based on past experiences, it was found to be helpful to create WIP batch sizes based specifically for common order sizes. By managing our KanBan in this method, it allowed us to meet our Customer demands with 100% on time delivery AND, it also allowed us to respond with quick turn times in the event that an order was placed unexpectedly. I will also mention that by having great rapport with our Vendors helped tremendously as they agreed to also establish a minimum stock quantity.

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4 Surveillez et améliorez votre flux

Un autre principe important de Kanban est de surveiller et d’améliorer votre flux, ce qui signifie la rapidité et la fluidité de la façon dont vos tâches ou projets passent d’une étape à l’autre. La surveillance et l’amélioration de votre flux peuvent vous aider à identifier et à éliminer les goulots d’étranglement, le gaspillage et les retards, et à optimiser votre livraison de valeur. Pour surveiller et améliorer votre flux, vous pouvez utiliser des mesures telles que le temps de cycle, le débit et le délai d’exécution, et les visualiser à l’aide de graphiques tels que des diagrammes de flux cumulatifs, des cartes de contrôle et des nuages de points.

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5 Hiérarchisez et affinez votre travail

Kanban vous aide également à hiérarchiser et à affiner votre travail, ce qui signifie décider quelles tâches ou quels projets sont les plus importants ou urgents, et à les décomposer en morceaux plus petits et gérables. Prioriser et affiner votre travail peut vous aider à aligner votre travail sur vos objectifs, vos attentes et vos commentaires, et à éviter de surcharger ou de sous-estimer votre travail. Pour hiérarchiser et affiner votre travail, vous pouvez utiliser des techniques telles que MoSCoW, la matrice Eisenhower, SMART et les user stories, et les appliquer à vos cartes et colonnes.

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6 Collaborer et communiquer avec les autres

La dernière étape pour intégrer Kanban dans votre flux de travail consiste à collaborer et à communiquer avec les autres, ce qui signifie partager votre travail, vos progrès et vos défis avec les membres de votre équipe, vos clients ou vos parties prenantes, et à recevoir et donner des commentaires, du soutien et de la reconnaissance. Collaborer et communiquer avec les autres peut vous aider à améliorer votre travail d’équipe, votre responsabilité et la satisfaction de vos clients, et à apprendre de différentes perspectives et expériences. Pour collaborer et communiquer avec d’autres personnes, vous pouvez utiliser des fonctionnalités telles que des commentaires, des mentions, des notifications et des rapports sur votre outil Kanban.

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7 Voici ce qu’il faut prendre en compte

Il s’agit d’un espace pour partager des exemples, des histoires ou des idées qui ne correspondent à aucune des sections précédentes. Que voudriez-vous ajouter d’autre?

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Pradhyuman Borana

Chartered Accountant | Founder @ Wings Online Filings | Elevating UK Small Businesses with Premium Accounting Excellence | Business Advisor | M.Com in Business Administration | Xero Certified
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The integration of the Kanban method in daily workflows and project management involves visualizing tasks on a board with columns such as "To Do," "In Progress," and "Done." This system enhances transparency, facilitates task prioritization, and promotes continuous improvement, optimizing overall efficiency and organization in work processes.

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