Comment négociez-vous avec les vendeurs et les fournisseurs pour votre événement?

1 Connaissez vos besoins et vos objectifs

Avant d’approcher un vendeur ou un fournisseur, vous devez avoir une idée claire de ce dont vous avez besoin et de ce que vous voulez réaliser. Cela signifie faire des recherches et planifier à l’avance. Par exemple, vous devez connaître la taille et le type de votre public, le thème et le but de votre événement, la date et le lieu, le budget et les conditions de paiement, ainsi que les livrables et les attentes. Vous devriez également avoir une liste de questions à poser à chaque fournisseur ou fournisseur, telles que leur disponibilité, leur expérience, leurs références, leurs politiques et leurs garanties.

2 Comparer et contraster

Une fois que vous avez identifié vos vendeurs et fournisseurs potentiels, vous devez comparer et contraster leurs offres et services. Vous pouvez le faire en demandant des devis, des propositions, des échantillons ou des portefeuilles à chacun. Vous devriez également vérifier leurs avis, notes, témoignages ou références de clients précédents. Vous voulez savoir en quoi ils diffèrent en termes de qualité, de prix, de valeur, de fiabilité, de flexibilité et de réputation. Vous devriez également rechercher les frais cachés, les frais supplémentaires ou les petits caractères qui pourraient affecter votre décision.

4 Examiner et confirmer

Avant de finaliser un accord avec un fournisseur ou un fournisseur, vous devez examiner et confirmer tous les détails et conditions. Vous devez lire attentivement le contrat et vous assurer qu’il couvre tout ce dont vous avez discuté et convenu. Vous devez également vérifier les erreurs, omissions ou ambiguïtés qui pourraient causer de la confusion ou des litiges plus tard. Vous devez également demander un e-mail de confirmation, une facture, un reçu ou toute autre preuve de paiement ou de réservation. Vous devriez également conserver une copie de tous les documents et de la correspondance pour vos dossiers.

5 Assurer le suivi et l’évaluation

Une fois l’événement terminé, vous devez suivre et évaluer la performance et la satisfaction de vos vendeurs et fournisseurs. Vous devriez les remercier pour leur service et leur fournir des commentaires, des compliments ou des critiques constructives. Vous devriez également leur demander des commentaires, des suggestions ou des recommandations sur la façon d’améliorer votre processus de planification d’événements. Vous devriez également revoir votre budget et vos dépenses, et voir si vous avez atteint vos objectifs et vos attentes. Vous devriez également documenter votre expérience et les leçons apprises pour référence future.

6 Voici ce qu’il faut prendre en compte

Il s’agit d’un espace pour partager des exemples, des histoires ou des idées qui ne correspondent à aucune des sections précédentes. Que voudriez-vous ajouter d’autre?