Comment réduire l’ambiguïté dans la communication ?

1 Définissez vos termes

Une façon de réduire l’ambiguïté dans la communication est de définir vos termes. Cela signifie que vous devez expliquer ce que vous entendez par certains mots, phrases ou concepts, surtout s’ils sont techniques, abstraits ou inconnus de votre public. Par exemple, si vous parlez d’un projet, vous devez spécifier les objectifs, les tâches, les délais et les attentes. Si vous donnez des commentaires, vous devez fournir des exemples et des critères concrets. En définissant vos termes, vous pouvez éviter toute confusion et vous assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde.

2 Utilisez un langage spécifique

Une autre façon de réduire l’ambiguïté dans la communication est d’utiliser un langage spécifique. Cela signifie que vous devez choisir des mots précis, exacts et descriptifs, plutôt que vagues, généraux ou ambigus. Par exemple, au lieu de dire « J’en ai besoin bientôt », vous devriez dire « J’ai besoin de ceci d’ici vendredi ». Au lieu de dire « Le rapport était bon », vous devriez dire « Le rapport était bien structuré, informatif et persuasif ». En utilisant un langage spécifique, vous pouvez transmettre votre message plus clairement et éviter les malentendus ou les interprétations erronées.

3 Fournir un contexte

Une troisième façon de réduire l’ambiguïté dans la communication est de fournir un contexte. Cela signifie que vous devez donner des informations générales, expliquer la situation ou relier votre message à la situation dans son ensemble. Par exemple, si vous faites une demande, vous devez expliquer pourquoi vous en avez besoin et comment cela profitera à l’autre personne ou à l’organisation. Si vous exprimez une opinion, vous devez fournir des preuves ou un raisonnement à l’appui. En fournissant un contexte, vous pouvez aider votre public à comprendre votre point de vue et votre motivation.

4 Vérifier la compréhension

Une quatrième façon de réduire l’ambiguïté dans la communication est de vérifier la compréhension. Cela signifie que vous devez vérifier que votre message a été reçu et interprété correctement par votre public. Par exemple, vous pouvez poser des questions, paraphraser, résumer ou répéter des points clés. Vous pouvez également solliciter des commentaires, des questions ou des éclaircissements de votre public. En vérifiant la compréhension, vous pouvez confirmer que vous et votre public êtes sur la même longueur d’onde et résoudre toute confusion ou doute.

5 Utiliser plusieurs canaux

Une cinquième façon de réduire l’ambiguïté dans la communication est d’utiliser plusieurs canaux. Cela signifie que vous devez utiliser différents modes de communication, tels que verbal, écrit, visuel ou non verbal, pour renforcer votre message. Par exemple, vous pouvez utiliser des graphiques, des tableaux, des images ou des gestes pour illustrer vos points. Vous pouvez également utiliser le courrier électronique, le téléphone, la vidéo ou la communication en face à face pour suivre ou clarifier votre message. En utilisant plusieurs canaux, vous pouvez améliorer votre communication et faire appel à différents styles et préférences d’apprentissage.

6 Adaptez-vous à votre public

Une sixième façon de réduire l’ambiguïté dans la communication est de s’adapter à votre public. Cela signifie que vous devez tenir compte des besoins, des intérêts, des attentes et des caractéristiques de votre public et adapter votre message en conséquence. Par exemple, vous devez utiliser un langage, un ton et un style appropriés pour votre public. Vous devriez également éviter le jargon, l’argot ou les expressions idiomatiques qui pourraient confondre ou offenser votre public. En vous adaptant à votre public, vous pouvez établir des relations, de la confiance et du respect, et communiquer plus efficacement.

7 Voici ce qu’il faut prendre en compte

Il s’agit d’un espace pour partager des exemples, des histoires ou des idées qui ne correspondent à aucune des sections précédentes. Que voudriez-vous ajouter d’autre?