Comment formez-vous votre personnel à la continuité des activités?

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La continuité des activités est la capacité d’une organisation à maintenir ses fonctions et services essentiels pendant et après un événement perturbateur, tel qu’une catastrophe naturelle, une pandémie, une cyberattaque ou des troubles civils. Il s’agit d’un aspect essentiel de la gestion des urgences qui exige la planification, la préparation et la formation du personnel. Dans cet article, vous apprendrez comment former votre personnel sur la continuité des activités et pourquoi c’est important pour la résilience et la réputation de votre organisation.

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1 Évaluez vos risques et vos impacts

La première étape de la formation de votre personnel sur la continuité des activités consiste à évaluer les risques et les impacts potentiels qui pourraient affecter les opérations et les objectifs de votre organisation. Vous devez identifier les scénarios les plus probables et les plus graves qui pourraient perturber votre entreprise, tels que les pannes de courant, les perturbations de la chaîne d’approvisionnement, les pénuries de personnel, les violations de données ou les modifications réglementaires. Vous devez également analyser les conséquences de ces scénarios sur vos fonctions critiques, telles que le service client, les finances, la production ou la communication. Vous pouvez utiliser des outils tels que les matrices de risque, l’analyse d’impact ou l’analyse d’impact sur l’entreprise (BIA) pour vous aider dans cette démarche.

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Mike Allocco, Emeritus Fellow ISSS

System Safety Engineering and Management of Complex Systems; Risk Management Advisor...Complex System Risks
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Enable all stakeholders to do this...Define the system… 1 Define the system needs 2 Define the system 3 Decompose the system 4 Perturb system 5 Develop and define risk criteria 6 Design adverse progressions 7 Define risks with minimal controls 8 Design controls to enable acceptable levels of risk 9 Rank risks and address high to low risks 10 Develop and design system monitoring: early detection, isolation, correction, contingency and recovery 11 Continually validate and verify risk controls 12 Monitor the system and revise analyses due to system dynamics....

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2 Élaborez vos plans et stratégies

La prochaine étape de la formation de votre personnel sur la continuité des activités consiste à élaborer vos plans et stratégies pour prévenir, atténuer et récupérer des événements perturbateurs. Vous devez définir vos objectifs, rôles et responsabilités en matière de continuité d’activité, ainsi que les ressources, processus et procédures que vous utiliserez pour maintenir ou restaurer vos fonctions critiques. Vous devez également établir vos canaux de communication, vos systèmes de sauvegarde, vos emplacements d’urgence et vos objectifs de temps de récupération. (Les RTO) pour chaque fonction. Vous pouvez utiliser des outils tels que les plans de continuité d’activité (PCA), plans de gestion de crise (PGPC), ou des plans de réponse aux incidents (IRP) pour vous aider dans cette démarche.

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Patrick Van Horne

Helping Organizations Prepare for an Uncertain Future | "Left of Bang" co-author
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Have continuity plans mirror your organization's day-to-day operations whenever possible. Every piece of a continuity plan that is unique to how the org will respond to disruptions requires training for the org and reduces the chances of a successful response. For example, many have experienced the limitations of software that is unique to continuity or crisis response. Instead of focusing 100% of the org's effort on responding to the disruption, people must teach others how to use the software and spend time getting people access. When plans (and platforms) mirror normal operations, what people do day-to-day helps prepare them for disruptions. As a result, less training is needed to prepare the organization for unexpected events.

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3 Éduquez et engagez votre personnel

La troisième étape de la formation de votre personnel sur la continuité des activités consiste à les éduquer et à les engager sur l’importance et les avantages de la continuité des activités pour votre organisation. Vous devez les sensibiliser et les faire comprendre aux risques et aux impacts potentiels, ainsi qu’aux plans et stratégies que vous avez élaborés pour y faire face. Vous devez également les motiver et les habiliter à s’approprier et à assumer la responsabilité de leurs rôles et responsabilités dans la continuité des activités, ainsi qu’à fournir des commentaires et des suggestions d’amélioration. Vous pouvez utiliser des outils tels que des bulletins d’information, des webinaires, des ateliers ou des quiz pour vous aider dans cette étape.

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Cody Mulla CPP, CBCP, CCRP, CRMP

Vice President of Operational Risk | Business Continuity & Security | Strategic Planning | Stakeholder Management | Regulatory & Compliance | Program Management | Policy & Procedures | Team Leadership | Collaboration
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Often times those responsible for business continuity within business units take on that role as other duty as assigned. It is the role of the Business Continuity Professional to educate them on the process and be a guide in the business impact analysis, plan development/maintenance, testing, and remediating any areas for improvement. I find that many people want to know why they do something and what is the value. I take every opportunity to explain this in business terms, and emphasize the importance of them being involved. Implementing a governance program with many touch points helps to do this illustrating the planning cycle from Business Impact Analysis/Risk Assessment, Plan Development/Maintenance, Testing, and After Action Review.

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Jonah Cummings

“. . .is this thing on?”
(modifié)
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Business continuity prevents outages from wasting peoples’ time; by helping staff understand that these practices make it easier for the business to respect the staff’s own time, it becomes easier to get buy-in.

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4 Testez et mettez à l’essai vos plans et stratégies

La quatrième étape de la formation de votre personnel sur la continuité des activités consiste à mettre à l’essai et à mettre à l’essai vos plans et stratégies afin d’évaluer leur efficacité et leur état de préparation. Vous devez simuler les événements et les scénarios perturbateurs que vous avez identifiés et évalués, et observer comment votre personnel et votre organisation réagissent et fonctionnent sous stress et incertitude. Vous devez également mesurer et surveiller les résultats de vos tests et exercices, tels que le temps, le coût, la qualité et la satisfaction de vos fonctions critiques. Vous pouvez utiliser des outils tels que des exercices sur table, des exercices, des simulations ou des audits pour vous aider dans cette étape.

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Joe E.

Experienced Business Continuity Manager | Bridging Resilience in Public and Private Sectors | Expert in Business Continuity Mitigation and Business Resiliency
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Testing and exercising plans and strategies is vital for training business continuity staff. We can conduct tabletop exercises, simulating various scenarios to evaluate their response and identify areas for improvement. Additionally, live drills allow staff to practice implementing protocols in real-time, fostering confidence and readiness. Continuous evaluation and feedback ensure our team remains agile and prepared to safeguard operations effectively.

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5 Passez en revue et mettez à jour vos plans et stratégies

La cinquième étape de la formation de votre personnel sur la continuité des activités consiste à examiner et à mettre à jour vos plans et stratégies pour vous assurer de leur pertinence et de leur adéquation. Vous devez collecter et analyser les commentaires et les données de vos tests et exercices, ainsi que de votre personnel, de vos clients, de vos fournisseurs et de vos parties prenantes. Vous devez également identifier et mettre en œuvre les leçons apprises, les meilleures pratiques, les lacunes et les possibilités d’amélioration. Vous pouvez utiliser des outils tels que des rapports après action, des enquêtes, des entretiens ou une analyse SWOT pour vous aider dans cette étape.

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Joe E.

Experienced Business Continuity Manager | Bridging Resilience in Public and Private Sectors | Expert in Business Continuity Mitigation and Business Resiliency
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As a proactive leader, I ensure our business continuity plans and strategies remain robust through regular reviews and updates. By analyzing feedback, assessing emerging risks, and conducting scenario simulations, we stay agile and resilient. Collaboration across teams fosters innovative solutions, while keeping everyone informed and prepared for any eventuality. Together, we're ready to navigate uncertainties and ensure the continuity of our operations.

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6 Maintenez votre culture et votre engagement

La sixième étape de la formation de votre personnel sur la continuité des activités consiste à maintenir votre culture et votre engagement envers la continuité des activités en tant que processus continu et valeur fondamentale de votre organisation. Vous devez renforcer et récompenser les comportements et les attitudes qui soutiennent et améliorent la continuité de vos activités, tels que la collaboration, l’innovation, la flexibilité et la résilience. Vous devez également communiquer et célébrer vos réalisations et vos succès en matière de continuité des activités, ainsi que reconnaître et résoudre vos défis et vos échecs. Vous pouvez utiliser des outils tels que des programmes de reconnaissance, des incitations, des événements ou des histoires pour vous aider dans cette étape.

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Joe E.

Experienced Business Continuity Manager | Bridging Resilience in Public and Private Sectors | Expert in Business Continuity Mitigation and Business Resiliency
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Maintaining culture and commitment while training staff on business continuity is paramount. As a team leader you can emphasize how resilience aligns with our values, ensuring everyone understands their role in safeguarding our mission. Through interactive sessions, you can foster a sense of ownership and empower teams to contribute ideas. Continuous reinforcement and recognition of their efforts will further solidify a culture of preparedness. Working as one team will strengthen resilience while staying true to who we are.

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7 Voici ce qu’il faut prendre en compte

Il s’agit d’un espace pour partager des exemples, des histoires ou des idées qui ne correspondent à aucune des sections précédentes. Que voudriez-vous ajouter d’autre?

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Gustavo M. Souss

Enabling Organizations Through Actionable & Project-Based Learning Training | Capability Building
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One thing I found helpful from Disney Institute is their philosophy behind any recovery plan: "it is not our fault, but it is our responsibility."

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1 Évaluez vos risques et vos impacts

2 Élaborez vos plans et stratégies

3 Éduquez et engagez votre personnel

4 Testez et mettez à l’essai vos plans et stratégies

5 Passez en revue et mettez à jour vos plans et stratégies

6 Maintenez votre culture et votre engagement

7 Voici ce qu’il faut prendre en compte

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