Comment formez-vous votre personnel et vos sous-traitants sur les exigences et les procédures relatives aux documents de clôture?

2 Fournir les outils et les ressources

La deuxième étape consiste à fournir les outils et les ressources dont votre personnel et vos sous-traitants ont besoin pour préparer et soumettre les documents de clôture. Cela peut inclure des logiciels, des modèles, des formulaires, des manuels, des normes ou des lignes directrices. Vous pouvez également créer une plateforme en ligne centralisée ou un système basé sur le cloud pour stocker, partager et suivre les documents de clôture. Cela peut vous aider à réduire les erreurs, les incohérences et les doublons. Vous pouvez également offrir des séances de formation, des webinaires ou des ateliers pour montrer comment utiliser efficacement les outils et les ressources.

3 Surveiller et examiner les progrès

La troisième étape consiste à surveiller et à examiner les progrès de la préparation et de la soumission du document de clôture. Vous pouvez utiliser un système de suivi ou un tableau de bord pour suivre l’état, les problèmes et les commentaires de chaque document. Vous pouvez également désigner un coordonnateur de clôture ou une équipe pour superviser le processus et assurer la qualité et la conformité. Vous pouvez également effectuer des réunions, des inspections ou des audits réguliers pour examiner les documents et fournir des commentaires ou des corrections. Vous pouvez également utiliser des incitations, des récompenses ou de la reconnaissance pour motiver et apprécier votre personnel et vos sous-traitants.

4 Résoudre les problèmes et les différends

La quatrième étape consiste à résoudre tout problème ou différend qui pourrait survenir au cours du processus de clôture. Cela peut inclure des documents manquants, incomplets, incorrects ou contestés. Vous pouvez utiliser un processus de règlement des différends ou un service de médiation pour gérer ces situations. Vous pouvez également utiliser un ordre de modification ou un formulaire de réclamation pour documenter toute modification ou réclamation qui affecte les documents de clôture. Vous pouvez également utiliser une liste de perforation ou un rapport de carence pour identifier et corriger les défauts ou les déficiences qui doivent être corrigés avant la réception finale.

5 Soumettre la trousse finale

La cinquième étape consiste à soumettre la trousse finale des documents de clôture au client ou au propriétaire. Cela devrait inclure tous les documents requis, tels que les garanties, les manuels, les certificats tels que construits, les certificats, les libérations de privilège, les factures finales et les paiements finaux. Vous devez également inclure une lettre d’accompagnement ou une feuille de couverture qui résume le contenu et confirme l’achèvement du projet. Vous devez également vous assurer que les documents sont organisés, étiquetés et indexés pour faciliter la consultation et la récupération. Vous devriez également conserver une copie des documents pour vos propres dossiers et références futures.

6 Assurer le suivi et le maintien de la relation

La sixième étape consiste à faire un suivi et à maintenir la relation avec votre client ou le propriétaire après le processus de clôture. Vous pouvez utiliser un sondage de satisfaction client ou un formulaire de rétroaction pour recueillir leurs opinions et suggestions sur le projet et le processus de clôture. Vous pouvez également utiliser une lettre de remerciement ou un cadeau pour exprimer votre gratitude et votre appréciation pour leur entreprise et leur coopération. Vous pouvez également utiliser un bulletin d’information ou une publication sur les réseaux sociaux pour partager les faits saillants et les réalisations du projet. Vous pouvez également utiliser une demande de parrainage ou une demande de témoignage pour générer plus de prospects et d’opportunités pour des projets futurs.

7 Voici ce qu’il faut prendre en compte

Il s’agit d’un espace pour partager des exemples, des histoires ou des idées qui ne correspondent à aucune des sections précédentes. Que voudriez-vous ajouter d’autre?