Last updated on 2 août 2024

Vous êtes aux prises avec des absences et des annulations tardives dans votre horaire de pratique ?

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Les absences et les annulations tardives peuvent perturber considérablement le flux de travail de votre cabinet, entraînant une perte de revenus et des inefficacités. En tant que gestionnaire d’un cabinet de soins de santé, vous savez que chaque créneau de rendez-vous est précieux. Lorsque les patients n’arrivent pas ou annulent sans préavis suffisant, il peut être difficile de combler ces lacunes, et votre cabinet en souffre. Pour résoudre ce problème, il faut adopter une approche multidimensionnelle, y compris des politiques de communication claires, des solutions technologiques et des stratégies d’engagement des patients.

Dans cet article collaboratif, vous trouverez des réponses d’experts

Sélectionnés par la communauté pour 4 contributions. En savoir plus

1 Politiques claires

L’établissement de politiques d’annulation claires est une étape essentielle dans la gestion des non-présentations et des annulations tardives. Assurez-vous que vos patients connaissent les règles concernant les annulations et les frais potentiels associés au défaut de fournir un préavis suffisant. Ces informations doivent être communiquées lors de la prise de rendez-vous initiale, incluses dans les messages de confirmation et de rappel, et affichées bien en vue dans votre bureau. La transparence de vos polices permet non seulement de réduire les annulations de dernière minute, mais aussi de renforcer la valeur du temps réservé à chaque patient.

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Lisa Schrader

Bucks County Kidney Specialist
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Cancelation fees for know show appointments established and new patients. We make them very much aware. It actually has slowed down the know show policy. It works! People need to understand that a patient could have been seen in that spot.

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2 Solutions technologiques

L’utilisation de la technologie peut changer la donne en réduisant les absences et en gérant les annulations. Envisagez de mettre en place un système de rappel automatisé qui envoie des confirmations de rendez-vous et des rappels par SMS, e-mail ou appels téléphoniques. Certains systèmes permettent aux patients de confirmer ou de reporter leurs rendez-vous en un clic, ce qui leur permet de communiquer plus facilement avec votre cabinet. De plus, l’utilisation d’une fonction de liste d’attente peut aider à combler les lacunes en cas d’annulation, ce qui permet d’optimiser votre emploi du temps.

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Ashley Valeo

Senior Paralegal & Medical Biller
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In my experience, automated texts reminding patients of upcoming appointments have been invaluable when it comes to reducing no-shows. Many doctors appointments are made months in advance so having these automatic reminders that also ask for appointment confirmation are a way to guarantee patients will show up as scheduled or give you enough time to fill their appointment slot if they need to cancel or reschedule.

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3 Rappels personnels

Parfois, une touche personnelle peut faire toute la différence. Le fait qu’un membre du personnel appelle les patients pour leur rappeler leurs rendez-vous à venir ajoute un lien personnel et souligne l’importance de leur engagement. Cette approche peut être particulièrement efficace pour les patients ayant des antécédents de non-présentation ou pour les rendez-vous pris longtemps à l’avance. Les rappels personnels peuvent également être l’occasion de répondre à toute préoccupation ou à tout obstacle qui pourrait empêcher un patient de respecter son rendez-vous.

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Hope Solosky

Loan Servicing Accounting Analyst ~ Farmer ~ Dog Mom
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Communication is key! It's true - sometimes we are so focused on the task at hand, that the 5 minute Zoom reminder isn't enough. Be prepared and send an outline or overview of your upcoming meeting. Send out resources and a clear ask beforehand. On time and they still haven't showed up? Be patient. Sometimes it's the extra 5-10 minutes that helps us dial in our meeting agenda and presentation. Spread Kindness Everywhere You Go (Even Online)!

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4 Planification flexible

Offrir des options de planification flexibles peut aider à s’adapter à la vie occupée des patients et réduire la probabilité de non-présentation et d’annulation. Envisagez de mettre en place un système où les patients peuvent choisir parmi une gamme d’heures de rendez-vous ou même des rendez-vous le jour même si votre cabinet peut le supporter. Cette flexibilité peut être particulièrement attrayante pour les patients ayant des horaires imprévisibles et peut conduire à une meilleure conformité aux rendez-vous.

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5 Engagement des patients

S’engager avec vos patients à un niveau plus profond peut aider à réduire les absences et les annulations tardives. En établissant une relation et en comprenant leurs besoins et préférences individuels, vous pouvez adapter vos communications et vos services pour mieux leur répondre. Encouragez la rétroaction, éduquez les patients sur l’importance des visites régulières chez le médecin et créez un environnement accueillant qui permet aux patients de se sentir valorisés. Lorsque les patients se sentent liés à votre cabinet, ils sont plus susceptibles de respecter votre temps et vos politiques.

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6 Système de pénalité

La mise en place d’un système de pénalité pour les non-présentations et les annulations tardives peut avoir un effet dissuasif. Cependant, il est important d’appliquer ces politiques avec discrétion et empathie. Avant de facturer des frais ou de renvoyer un patient de votre cabinet, tenez compte des circonstances qui ont conduit au rendez-vous manqué. Une approche équilibrée qui comprend des avertissements ou des exceptions pour les urgences peut maintenir de bonnes relations avec les patients tout en soulignant la gravité des rendez-vous manqués.

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7 Voici ce qu’il faut considérer d’autre

Il s’agit d’un espace pour partager des exemples, des histoires ou des idées qui ne correspondent à aucune des sections précédentes. Que voudriez-vous ajouter d’autre ?

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1 Politiques claires

2 Solutions technologiques

3 Rappels personnels

4 Planification flexible

5 Engagement des patients

6 Système de pénalité

7 Voici ce qu’il faut considérer d’autre

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