Découvrez comment éviter les erreurs courantes de gestion du calendrier qui peuvent affecter votre productivité, votre réputation et votre niveau de stress en tant qu’administrateur de bureau.

I suggest looking at your calendar a minimum of 2 weeks to n advance and a month if possible. As a speaker, coach and trainer, I often have bookings months in advance. It’s important to look ahead to ensure that enough time has been allocated to meet commitments.

Quelles sont les principales erreurs de gestion de calendrier et comment pouvez-vous les éviter ?

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La gestion du calendrier est une compétence cruciale pour les administrateurs de bureau, car elle les aide à organiser leurs tâches, à hiérarchiser leur charge de travail et à communiquer efficacement avec leurs collègues et leurs clients. Cependant, de nombreux administrateurs de bureau commettent des erreurs courantes qui peuvent affecter leur productivité, leur réputation et leur niveau de stress. Dans cet article, nous discuterons des principales erreurs de gestion du calendrier et de la manière dont vous pouvez les éviter.

Des experts chevronnés contribuent à cet article

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1 Erreur n°1 : Surbooker soi-même

L’une des erreurs les plus courantes dans la gestion du calendrier est la surréservation, ce qui peut entraîner des délais manqués, un travail de mauvaise qualité, un épuisement professionnel et de la frustration. Pour éviter cela, vous devez estimer la durée de chaque tâche ou réunion et ajouter un temps tampon pour les retards ou les interruptions imprévus. De plus, vous pouvez utiliser un système de code couleur pour classer les tâches par urgence et importance, et vous concentrer d’abord sur les plus critiques. Il est également important d’apprendre à dire non ou à déléguer lorsque vous avez trop de pain sur la planche, et de communiquer clairement vos disponibilités et vos attentes aux autres. Enfin, révisez régulièrement votre calendrier et ajustez-le au besoin, en fonction de vos priorités et de vos commentaires.

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Patience Ehimiaghe

Upwork Top-Rated Virtual Assistant | Digital Marketing & Automation Expert | Excel, Airtable, Make & Zapier Specialist | Boosting Business Efficiency
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One time at work, I faced a calendar management issue due to infrequent updates. To avoid this, I now maintain a consistent routine for updating and syncing my calendar. Utilizing features like color-coding and reminders helps me stay organized. Prioritizing tasks and communicating schedule changes with colleagues are crucial steps in effective calendar management.

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2 Erreur n°2 : Ne pas synchroniser vos calendriers

Ne pas synchroniser vos calendriers est une erreur courante de gestion de calendrier qui peut entraîner des doubles réservations, des conflits, de la confusion et des opportunités manquées. Pour éviter cela, choisissez une plateforme de calendrier principale qui correspond à vos besoins et à vos préférences et utilisez-la pour tous vos rendez-vous, réunions et tâches. Synchronisez ce calendrier principal avec vos autres appareils, tels que votre téléphone, votre tablette ou votre ordinateur portable, et consultez-les régulièrement pour détecter tout changement ou notification. De plus, si possible, synchronisez le calendrier principal avec les calendriers de vos collègues ou clients et utilisez des outils tels que Google Agenda ou Outlook pour partager vos disponibilités et inviter d’autres personnes à des événements. Enfin, synchronisez le calendrier principal avec votre calendrier personnel pour équilibrer les engagements professionnels et personnels.

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Michael J Pope Jr🎤

International Speaker🎤, Trainer🗣, and Coach | Available for Keynotes and Workshops| ✔Exec Director Maxwell Leadership ✔ Neuroencoding 🎤NSA ✔Author | AI | Speaks on Marketing, Technology, Leadership and Personal Growth
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I suggest looking at your calendar a minimum of 2 weeks to n advance and a month if possible. As a speaker, coach and trainer, I often have bookings months in advance. It’s important to look ahead to ensure that enough time has been allocated to meet commitments.

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💥Tanisha Jackson, DTM

Speaker| Bookkeeper | Financial Strategist
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This is very important to do. At one point I was missing appointments and couldn't figure out why. Then I discovered it was because my calendars weren't syncing. I suggest re-testing this every so often to make sure they are still syncing. Technology can be funny sometimes. It's a learning curve. But, once you figure it out, it will save you a lot of time and frustration.

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3 Erreur n° 3 : Ne pas fixer de limites

Ne pas fixer de limites est une erreur courante lorsqu’il s’agit de gérer le calendrier, ce qui peut entraîner des interruptions, des distractions, des malentendus et du ressentiment. Pour éviter cela, il est important de définir vos heures et vos jours de travail, et de bloquer du temps pour vos pauses, votre déjeuner et vos activités personnelles. De plus, utilisez les paramètres de confidentialité pour limiter les personnes autorisées à consulter ou à modifier votre calendrier, et utilisez des étiquettes ou des notes pour indiquer l’objectif ou le statut de vos événements. Enfin, communiquez poliment mais fermement vos limites aux autres et demandez-leur de respecter votre calendrier et votre temps.

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4 Erreur n° 4 : Ne pas planifier à l’avance

Ne pas planifier à l’avance est une erreur courante de gestion du calendrier, qui peut entraîner de la procrastination, du stress, des erreurs et des opportunités manquées. Pour éviter cela, vous devez définir vos objectifs et les décomposer en tâches ou jalons gérables. Ensuite, attribuez ces tâches à des dates et des heures spécifiques en fonction de vos priorités et de vos ressources. De plus, anticipez les risques ou les changements potentiels et créez des plans de secours ou des solutions alternatives. Enfin, surveillez vos progrès et vos performances et évaluez vos résultats et vos commentaires.

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Elisa Irvolino

Home and lifestyle consultant. I am helping other moms live full lives without losing themselves while bringing cultura back into their lives.
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I think one of the easiest pitfalls is not planning enough. When you leave too many gaps in your schedule, you tend to not know what to do. So you find things to keep “busy” but you’re not focused on your goals. Time blocking is very effective for me so I’m not left to my own devices!

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5 Erreur n° 5 : Ne pas consulter son calendrier

Une cinquième erreur courante de gestion de calendrier consiste à ne pas revoir votre calendrier, ce qui peut entraîner de la complaisance, de la stagnation ou de l’insatisfaction. Pour éviter cela, vous devez revoir votre calendrier quotidiennement, hebdomadairement, mensuellement et trimestriellement pour vous assurer qu’il correspond à vos objectifs, à vos échéances et à vos attentes. De plus, il est essentiel de mettre à jour régulièrement votre calendrier et de marquer les tâches ou les événements terminés. Vous devez également analyser périodiquement votre calendrier pour identifier les forces, les faiblesses, les opportunités et les menaces. Enfin, n’oubliez pas de célébrer les réussites, d’apprendre de vos échecs et de vous récompenser pour vos efforts.

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6 Voici ce qu’il faut prendre en compte d’autre

Il s’agit d’un espace pour partager des exemples, des histoires ou des idées qui ne correspondent à aucune des sections précédentes. Que voudriez-vous ajouter d’autre ?

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💥Tanisha Jackson, DTM

Speaker| Bookkeeper | Financial Strategist
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Make sure to block out time for breaks, lunch, days off etc... so people are not booking during these times. Also, make sure not to overbook. Allow more time to work on projects then you think it will take. A good indicator that you are overbooking is when you find yourself constantly missing deadlines and having to move tasks multiple times to a different day.

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2 Erreur n°2 : Ne pas synchroniser vos calendriers

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