Vous devez faire le suivi des heures de bénévolat pour votre projet de sensibilisation communautaire. Comment pouvez-vous le faire plus efficacement ?

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Le suivi des heures de bénévolat est essentiel pour tout projet de sensibilisation communautaire. Il vous aide à mesurer l’impact de votre travail, à rendre compte à vos bailleurs de fonds et à vos parties prenantes et à reconnaître les contributions de vos bénévoles. Cependant, cela peut aussi être une tâche longue et fastidieuse, surtout si vous vous appuyez sur des méthodes manuelles comme les formulaires papier, les feuilles de calcul ou les e-mails. Comment pouvez-vous le faire plus efficacement ? Dans cet article, nous partagerons quelques conseils et outils qui peuvent vous aider à rationaliser votre processus de suivi des heures de bénévolat et à vous faire gagner du temps et des tracas.

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1 Pourquoi faire le suivi des heures de bénévolat

Avant de nous plonger dans le comment, passons en revue le pourquoi. Le suivi des heures de bénévolat n’est pas seulement une exigence bureaucratique, mais un moyen précieux de comprendre et d’améliorer votre projet de sensibilisation communautaire. Évaluer l’efficacité de votre projet et identifier les domaines à améliorer, démontrer la valeur de votre projet aux bailleurs de fonds, aux partenaires et aux membres de la communauté, reconnaître les efforts et les réalisations des bénévoles, se conformer aux normes juridiques et éthiques et montrer aux bénévoles l’impact de leur travail sont autant de raisons pour lesquelles le suivi des heures de bénévolat est important. Cela peut aider à motiver et à apprécier les bénévoles, ainsi qu’à attirer et à retenir davantage de bénévoles.

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2 Comment faire le suivi des heures de bénévolat

Le suivi des heures de bénévolat peut être rendu plus efficace grâce à la mise en œuvre de certaines étapes. Tout d’abord, définissez des règles claires et cohérentes pour le suivi des heures de bénévolat, telles que la façon dont une heure de bénévolat est définie et quand et à quelle fréquence les bénévoles déclarent leurs heures. Deuxièmement, communiquez ces règles et attentes aux bénévoles et au personnel, en leur fournissant des instructions et des directives claires. Troisièmement, utilisez des outils et des plateformes en ligne pour automatiser et rationaliser le processus de suivi, ce qui permet aux bénévoles d’enregistrer leurs heures facilement et en toute sécurité. De plus, examinez et analysez régulièrement les données pour éclairer la prise de décision et la planification. Une fois ces étapes en place, vous pouvez utiliser des outils en ligne pour générer des tableaux, des graphiques et des tableaux de bord qui montrent les tendances, les modèles et les résultats de votre travail bénévole. De plus, ces données peuvent être utilisées pour créer des rapports et des histoires qui mettent en valeur l’impact et la valeur de votre projet.

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Jasmine J. Moore, MPA

Consultant Guided by Faith | Community Engagement Leader | Public Policy Advocate | Philanthropist | Change Agent | DEI Enthusiast | Media Personality | Author
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It's vital to enhance our volunteer efforts through the use of an online platform for sign-ups. Encouraging volunteers to log their hours directly in the portal simplifies record-keeping and empowers them to track their impact. Assigning leaders to activities adds an extra layer of oversight, enabling us to gauge attendance and contributions accurately. Let's ensure a streamlined and effective approach to volunteer management!

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Samara La Belle

Regional Director @ US Institute of Diplomacy | Diplomacy and Human Rights Expert, Mediation for Governments and Civil Agencies, Life Coach for Frontline and 1st responders and fanilies.
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The biggest issues I had was that some of our activities are where there is no or poor network services. So usually I ask everyone to keep a paper log when having to travel and hours will be logged at the office. Another way to help keep track if one is traveling to use Google maps to track and upload that especially when we are including time and mileage.

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3 Comment reconnaître et récompenser vos bénévoles

Le suivi des heures de bénévolat n’est pas seulement un moyen de mesurer l’impact de votre projet, mais aussi un moyen de reconnaître et de récompenser vos bénévoles. Reconnaître leur temps et leurs efforts peut leur montrer que vous appréciez leur travail, leur remonter le moral et leur satisfaction, et les encourager à rester impliqués et engagés. Vous pouvez fournir des certificats ou des badges qui mettent en évidence leurs heures et leurs réalisations, qui peuvent être numériques ou imprimés. De plus, offrez des incitations ou des avantages qui correspondent à leurs intérêts et à leurs besoins, tels que des cartes-cadeaux, des remises, des adhésions, des formations ou des expériences. Célébrez et présentez leurs histoires et leurs témoignages sur votre site Web, votre bulletin d’information, vos médias sociaux ou vos événements pour leur donner une chance d’inspirer les autres et de se connecter avec votre communauté. Pour rendre le suivi des heures plus facile, plus rapide et plus précis, utilisez des outils en ligne. Ces données peuvent être utilisées pour améliorer votre projet de sensibilisation communautaire et votre expérience de bénévolat.

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Samara La Belle

Regional Director @ US Institute of Diplomacy | Diplomacy and Human Rights Expert, Mediation for Governments and Civil Agencies, Life Coach for Frontline and 1st responders and fanilies.
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I love how even a basic excel sheet can be used and updated by multiple people to add hours or efforts. This has not only helped us identify those who put in the hours but those who can bring in donations or great at getting networks in areas or organizations that we can work with to achieve a more well rounded and stronger base in resources and personnel. Another way, is we do let others let us know when one helps them with projects or mentors them unofficially so they can still be recognized for that they choose to do unofficially.

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4 Voici ce qu’il faut prendre en compte d’autre

Il s’agit d’un espace pour partager des exemples, des histoires ou des idées qui ne correspondent à aucune des sections précédentes. Que voudriez-vous ajouter d’autre ?

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Samara La Belle

Regional Director @ US Institute of Diplomacy | Diplomacy and Human Rights Expert, Mediation for Governments and Civil Agencies, Life Coach for Frontline and 1st responders and fanilies.
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For those not ready to spend much, I found Google calendar shared can help everyone keep updated on their own hours as well as the progress of some projects. For virtual work such as social media, call-backs, online meetings and trainings, to simply go into the chat and let us know and then let us know what's been achieved when they clock out.

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