Vous planifiez un événement. Comment pouvez-vous vous assurer que votre location d’équipement est la meilleure solution ?

1 Évaluez vos besoins

Avant de commencer à chercher des options de location d’équipement, vous devez avoir une idée claire des objectifs, du budget et de la logistique de votre événement. Pensez au type, à la taille et à la durée de votre événement, au lieu, au public et à l’atmosphère que vous souhaitez créer. De quel type d’équipement avez-vous besoin pour prendre en charge votre contenu, vos activités et vos divertissements ? Vous avez besoin d’audiovisuel, d’éclairage, de mise en scène, de mobilier ou de matériel de restauration ? De combien d’espace et d’énergie disposez-vous ? Comment allez-vous transporter, installer et démonter l’équipement ?

2 Comparez les options qui s’offrent à vous

Une fois que vous avez une liste de vos besoins en équipement, vous pouvez commencer à chercher des sociétés de location qui peuvent les fournir. Vous pouvez effectuer des recherches en ligne, demander des recommandations ou visiter des magasins locaux. Comparez les prix, la qualité, la disponibilité et la réputation des différents fournisseurs. Recherchez des critiques, des témoignages et des portfolios d’événements précédents sur lesquels ils ont travaillé. Demandez des devis et des contrats qui incluent tous les frais, les termes et conditions. Vérifiez les politiques d’annulation et de remboursement, la couverture d’assurance et de responsabilité civile, ainsi que les plans d’assistance technique et de sauvegarde.

3 Communiquez clairement

Lorsque vous choisissez votre fournisseur de location d’équipement, assurez-vous de communiquer clairement et fréquemment avec lui. Confirmez vos informations de réservation et de paiement, et fournissez-leur le calendrier de votre événement, les informations sur le lieu et les coordonnées. Discutez de vos attentes et de vos exigences, et demandez des conseils et des suggestions. Vérifiez les spécifications, la compatibilité et la fonctionnalité de l’équipement. Organisez les heures de livraison, d’installation et de ramassage, et désignez une personne-ressource pour coordonner avec le fournisseur le jour de l’événement.