Apprenez à faire face aux défis de diriger des équipes kaizen dans un environnement de travail à distance ou hybride. Découvrez des stratégies et des conseils pour communiquer, collaborer, engager, cultiver, adapter et obtenir des commentaires.

Effective communication is paramount when leading remote or hybrid Kaizen teams, ensuring alignment, trust, and collaboration. Utilize appropriate tools like video conferencing, instant messaging, and project management software to facilitate clear and frequent communication among team members and stakeholders. Establish regular communication routines such as daily check-ins, weekly updates, and monthly reviews to maintain engagement and transparency. Communicate with clarity, brevity, and empathy, avoiding jargon, ambiguity, and assumptions. By prioritizing communication, you foster a cohesive and productive team dynamic, driving continuous improvement and achieving shared goals despite geographical or organizational barriers.

To ensure alignment, I embed kaizen principles into daily workflows, encouraging curiosity and openness through "just-in-time" conversations and check-ins. By modeling humility and resilience, such as reflecting on my own mistakes, I foster a safe environment where team members feel empowered to share ideas. I integrate kaizen techniques into processes. For example, during virtual team meetings, I integrate discussion items to apply kaizen techniques, using real scenarios to analyze problems and find actionable solutions. Digital tools, such as surveys and comment threads, create feedback loops, ensuring everyone feels valued. Acting on this feedback reinforces a culture of collaboration and continuous improvement.

Last updated on 11 déc. 2024

Comment faites-vous face aux défis de diriger des équipes kaizen dans un environnement de travail à distance ou hybride?

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Le Kaizen est une philosophie japonaise d’amélioration continue qui implique tout le monde dans une organisation, de la haute direction aux travailleurs de première ligne. En tant que leader kaizen, vous êtes responsable de faciliter et de guider les équipes kaizen pour identifier et résoudre les problèmes, éliminer le gaspillage et améliorer les processus. Cependant, diriger des équipes kaizen dans un environnement de travail à distance ou hybride peut poser des défis uniques, tels que la communication, la collaboration, l’engagement et la culture. Dans cet article, nous explorerons quelques stratégies et conseils pour vous aider à faire face à ces défis et à diriger des équipes kaizen de manière efficace et efficiente.

Des experts chevronnés contribuent à cet article

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1 Communiquer clairement et fréquemment

L’un des principaux défis de la direction d’équipes kaizen à distance ou hybride est d’assurer une communication claire et fréquente entre les membres de l’équipe et les parties prenantes. La communication est essentielle pour partager l’information, aligner les objectifs, fournir des commentaires et renforcer la confiance. Pour communiquer efficacement, vous devez utiliser les bons outils et plates-formes, tels que la vidéoconférence, la messagerie instantanée, les logiciels de gestion de projet et les documents partagés. Vous devez également établir des routines de communication régulières, telles que des vérifications quotidiennes, des mises à jour hebdomadaires et des révisions mensuelles. De plus, vous devez communiquer avec clarté, brièveté et empathie, en évitant le jargon, l’ambiguïté et les hypothèses.

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Desha Setiardi

MBA | McKinsey FP | Breaking Barriers, No Limits.
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Effective communication is paramount when leading remote or hybrid Kaizen teams, ensuring alignment, trust, and collaboration. Utilize appropriate tools like video conferencing, instant messaging, and project management software to facilitate clear and frequent communication among team members and stakeholders. Establish regular communication routines such as daily check-ins, weekly updates, and monthly reviews to maintain engagement and transparency. Communicate with clarity, brevity, and empathy, avoiding jargon, ambiguity, and assumptions. By prioritizing communication, you foster a cohesive and productive team dynamic, driving continuous improvement and achieving shared goals despite geographical or organizational barriers.

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Justin Withers

Assistant Vice President of Customer Service for Concordia Plan Services
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I agree with the notion of communicating frequently and clearly with not face to face Kaizen events but in this context I don’t think they’re significantly different to face to face events. I’m settled on this need being quite general and across the board regardless of how the event is being conducted

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Mark Reilly

Director/Senior Manager WW Sales Operations l Merger and Divestiture Integration/Separation l Q2C and CPQ Transformation & Implementation Expert l Focused on Usability, Adoption, Business Continuity, and ROI.
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My experience is that it is critical to include end users early in the communication and feedback process. Not only is this a major benefit to getting adoption upon completion, but they have critical inputs during the development process. Along with this is clearly managing expectations, trade offs and timing/deployment impacts of requested changes. Meeting schedules to comminiate the status need to be on a regular schedule with strutured output to avoid any feeling of ad hoc changes being implemented.

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Pascale Chauvin Melaye

Recrutement specialise - Industrie Pharmaceutique et sante
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1 and 3 are the most important on this list in my view. It has proven to maintain clarity and excitement in every day incremental changes to our processes

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2 Collaborez efficacement et de manière créative

Un autre défi de diriger des équipes kaizen à distance ou hybridement est de favoriser une collaboration efficace et créative entre les membres de l’équipe et les parties prenantes. La collaboration est essentielle pour générer des idées, résoudre des problèmes et mettre en œuvre des solutions. Pour collaborer efficacement, vous devez créer une vision et un objectif communs, définir les rôles et les responsabilités et définir des attentes et des délais clairs. Vous devez également tirer parti des diverses compétences et perspectives des membres de votre équipe et les encourager à partager leurs opinions et leurs commentaires. En outre, vous devez utiliser des techniques et des outils créatifs, tels que le brainstorming, la cartographie mentale, les tableaux blancs virtuels et les enquêtes en ligne.

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3 Engagez et motivez les membres de votre équipe

Un troisième défi consistant à diriger des équipes kaizen à distance ou de manière hybride consiste à engager et à motiver les membres de votre équipe à participer activement et avec enthousiasme au processus kaizen. L’engagement et la motivation sont essentiels pour maintenir la culture kaizen et atteindre les résultats souhaités. Pour engager et motiver les membres de votre équipe, vous devez leur fournir autonomie, maîtrise et but, ainsi que reconnaissance, récompenses et soutien. Vous devez également créer un environnement de travail positif et amusant, où les membres de l’équipe se sentent valorisés, respectés et appréciés. En outre, vous devez célébrer les petites victoires et apprendre des échecs, et montrer comment les efforts kaizen contribuent aux objectifs et aux valeurs de l’organisation.

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4 Cultiver un état d’esprit et une culture kaizen

Un quatrième défi de diriger des équipes kaizen à distance ou hybridement est de cultiver un état d’esprit et une culture kaizen parmi les membres de votre équipe et les parties prenantes. Un état d’esprit et une culture kaizen sont basés sur les principes de l’orientation client, de l’autonomisation des employés, de la prise de décision basée sur les données et de l’apprentissage continu. Pour cultiver un état d’esprit et une culture kaizen, vous devez modéliser les comportements et les attitudes kaizen, tels que la curiosité, l’humilité, l’ouverture et la résilience. Vous devez également éduquer et former les membres de votre équipe et les parties prenantes sur les concepts et méthodes kaizen, tels que le cycle PDCA, le système 5S et la technique des 5 pourquoi. De plus, vous devez impliquer et responsabiliser les membres de votre équipe et les parties prenantes dans le processus kaizen, et solliciter leurs commentaires et suggestions.

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Sukru Alatas

Senior Director, Information Technology and R&D
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To ensure alignment, I embed kaizen principles into daily workflows, encouraging curiosity and openness through "just-in-time" conversations and check-ins. By modeling humility and resilience, such as reflecting on my own mistakes, I foster a safe environment where team members feel empowered to share ideas. I integrate kaizen techniques into processes. For example, during virtual team meetings, I integrate discussion items to apply kaizen techniques, using real scenarios to analyze problems and find actionable solutions. Digital tools, such as surveys and comment threads, create feedback loops, ensuring everyone feels valued. Acting on this feedback reinforces a culture of collaboration and continuous improvement.

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5 Adaptez et innovez votre approche kaizen

Un cinquième défi de diriger des équipes kaizen à distance ou hybridement est d’adapter et d’innover votre approche kaizen pour répondre aux besoins et aux circonstances spécifiques de votre équipe et de votre organisation. Une approche kaizen n’est pas une solution unique, mais un cadre flexible et dynamique qui peut être personnalisé et amélioré. Pour adapter et innover votre approche kaizen, vous devez évaluer la situation actuelle et la performance de votre équipe et de votre organisation, et identifier les lacunes et les opportunités d’amélioration. Vous devez également expérimenter différents outils et techniques, et mesurer les résultats et les impacts de vos actions kaizen. En outre, vous devez examiner et réfléchir à votre processus et à vos résultats kaizen, et apprendre de vos succès et de vos échecs.

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Christopher Lux

Medical Director at Vertex Pharmaceuticals
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I think having robust tools for anonymous collection and contribution is the key element. This is foundational to the Kaizen model.

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6 Demander des commentaires et du soutien aux autres

Un sixième défi de diriger des équipes de kaizen à distance ou de manière hybride consiste à rechercher les commentaires et le soutien des autres, tels que vos pairs, vos mentors, vos entraîneurs ou vos experts. La rétroaction et le soutien sont essentiels pour améliorer vos compétences en leadership kaizen et surmonter les difficultés et les obstacles auxquels vous pouvez être confronté. Pour obtenir les commentaires et le soutien des autres, vous devez être proactif et tendre la main aux personnes qui peuvent vous offrir des idées, des conseils ou de l’aide précieux. Vous devez également être réceptif et ouvert d’esprit aux commentaires et au soutien que vous recevez, et agir en conséquence. De plus, vous devez rendre la pareille aux commentaires et au soutien que vous recevez, et partager vos connaissances et votre expérience avec les autres.

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7 Voici ce qu’il faut prendre en compte

Il s’agit d’un espace pour partager des exemples, des histoires ou des idées qui ne correspondent à aucune des sections précédentes. Que voudriez-vous ajouter d’autre?

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1 Communiquer clairement et fréquemment

2 Collaborez efficacement et de manière créative

3 Engagez et motivez les membres de votre équipe

4 Cultiver un état d’esprit et une culture kaizen

5 Adaptez et innovez votre approche kaizen

6 Demander des commentaires et du soutien aux autres

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