Votre ton et votre voix sont les expressions de la personnalité, des valeurs et de la culture de votre organisation. Ils reflètent la façon dont vous voulez communiquer avec vos employés et comment vous voulez qu’ils vous perçoivent. Pour définir votre ton et votre voix, vous devez tenir compte de votre mission, de votre vision, de vos objectifs et de votre public. Quels sont les messages clés que vous souhaitez transmettre ? Quelles sont les émotions que vous souhaitez évoquer ? Quelles sont les attentes et les préférences de vos employés? Sur la base de ces facteurs, vous pouvez créer un guide de ton et de voix qui décrit le style, le ton et le langage que vous utiliserez dans votre communication interne.
Create a simple toolkit: - When and where do you need to be formal - How do you use data and resources to back up statements - When can you be more informal and how - What language do you never use - What topics do you never reference - What inspires, reassures, concerns, excites your core audience - What 5 words sum up your tone, values and ambitions - Do you have a secret formula that you consistently use - show, tell, add value, create intrigue for example.
Bien que votre ton et votre voix doivent être cohérents, ils doivent également être suffisamment flexibles pour s’adapter au canal et au contexte de votre communication. Différents canaux ont des objectifs, des formats et des audiences différents, et vous devez ajuster votre ton et votre voix en conséquence. Par exemple, un bulletin électronique peut avoir un ton plus formel et informatif qu’un message Slack, qui peut avoir un ton plus décontracté et conversationnel. De même, une communication de crise pourrait avoir un ton plus sérieux et empathique qu’une annonce de célébration, qui pourrait avoir un ton plus optimiste et enthousiaste. La clé est de faire correspondre votre ton et votre voix au canal et au contexte, tout en restant fidèle à votre identité de marque et à vos valeurs.
L’un des aspects les plus importants d’une communication interne efficace est la clarté. Vous voulez que vos employés comprennent vos messages facilement et rapidement, sans aucune confusion ou ambiguïté. Pour ce faire, vous devez utiliser un langage clair et simple qui évite le jargon, les acronymes, l’argot et les termes techniques. Si vous devez utiliser l’un de ces éléments, assurez-vous de les expliquer ou de fournir un glossaire. Vous devez également utiliser des phrases et des paragraphes courts et simples, et organiser vos informations de manière logique et cohérente. Utilisez des titres, des sous-titres, des puces et des éléments visuels pour diviser votre texte et mettre en évidence les points principaux.
La cohérence et l’authenticité sont essentielles pour établir la confiance et la crédibilité auprès de vos employés. Vous voulez que votre ton et votre voix soient cohérents sur tous vos canaux et plates-formes de communication internes, ainsi qu’entre les différents départements et équipes. Cela signifie que vous devez suivre votre guide de ton et de voix et vous assurer que tous ceux qui communiquent en interne y adhèrent. Vous devez également former et éduquer vos employés sur la façon d’utiliser votre ton et votre voix de manière efficace et appropriée. De plus, vous voulez que votre ton et votre voix soient authentiques et authentiques, reflétant la culture et les valeurs de votre organisation. Vous devez éviter de paraître robotique, scénarisé ou peu sincère, et utiliser plutôt une touche humaine et personnelle.
It's important not to let this emphasis on tone and voice interfere with the authenticity of the communication. Too much attention on tone could make the communication sound stilted.
Créer et maintenir un ton et une voix cohérents n’est pas une tâche ponctuelle, mais un processus continu. Vous devez constamment surveiller, mesurer et évaluer l’impact et l’efficacité de votre communication interne. Vous devez demander l’avis de vos employés, à l’aide de sondages, de groupes de discussion ou d’autres méthodes, pour savoir comment ils perçoivent et réagissent à votre ton et à votre voix. Vous devez analyser les données et les informations que vous recueillez et identifier les forces et les faiblesses de votre communication. Vous devez utiliser ces informations pour améliorer votre ton et votre voix, et apporter les modifications ou ajustements nécessaires.
No matter how good your copy reads, or how consistent your voice is, your communication means nothing unless your messages are aligned with your organization's mission, vision, and values. All effective communications start with an understanding of how everything ties back to this, the core of the organization.
Consider how the communication will be viewed and interpreted if it becomes public outside organization? What are the possibilities for the communication to be mis-interpreted by those who are not briefed fully on the situation addressed in the communication? Are there facts cited in the communication that could be disputed? Is there additional information to back up the facts in the communication?