Quelles sont les meilleures façons d’atténuer les risques liés au programme et de tenir les parties prenantes informées ?

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En tant que coordonnateur de programme, vous êtes responsable de la gestion de projets complexes et multidimensionnels qui impliquent de multiples intervenants, ressources et livrables. L’un des principaux défis auxquels vous êtes confronté est de savoir comment identifier, évaluer et atténuer les risques potentiels qui pourraient faire dérailler les objectifs de votre programme et avoir un impact sur votre réputation. De plus, vous devez communiquer efficacement avec vos parties prenantes, en les tenant informées de l’état du programme, de ses progrès, de ses problèmes et de ses résultats. Dans cet article, vous découvrirez quelques-unes des meilleures façons d’atténuer les risques liés au programme et de tenir les parties prenantes informées, en utilisant des stratégies de communication et de production de rapports claires, cohérentes et transparentes.

Dans cet article collaboratif, vous trouverez des réponses d’experts

Sélectionnés par la communauté pour 9 contributions. En savoir plus

1 Identifier et hiérarchiser les risques

La première étape pour atténuer les risques liés au programme consiste à les identifier. Vous pouvez utiliser divers outils et techniques pour réfléchir, analyser et documenter les sources possibles d’incertitude et de variabilité qui pourraient affecter votre programme. Par exemple, vous pouvez utiliser une analyse SWOT, une matrice de risque, un diagramme en arête de poisson ou une analyse PESTLE pour cartographier les facteurs internes et externes qui pourraient constituer des menaces ou des opportunités pour votre programme. Une fois que vous avez identifié les risques, vous devez les hiérarchiser en fonction de leur probabilité et de leur impact. Vous pouvez utiliser un système de notation ou une méthode de classement pour attribuer à chaque risque une valeur qui reflète son urgence et sa gravité. Cela vous aidera à vous concentrer sur les risques les plus critiques et à allouer vos ressources en conséquence.

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Spencer de Melo

Capital Markets Audit & Risk Executive | ChatGPT AI Risk Strategist
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Navigating Capital Markets Risk blends Santander's depth with Wall Street's dynamism. My approach: Blend insights for nuanced strategies. Automated systems from Wall Street anticipate with finesse. Scenario analysis shaped by Wall Street navigates uncertainties. Dynamic reports resonate with financial rhythms. Exemplary regulatory compliance sets standards. Training, infused with Wall Street's spirit, empowers agile teams. Efficient escalation protocols ensure swift responses. Iterative reviews refine steps through insights. Shared ethos of continuous learning evolves practices. This isn't just about managing risks; it's creating a melody where risk is an opportunity for growth, emerging stronger from Santander and Wall Street experiences.

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Lt Col Shashank Tripathi, Sena Medal (Veteran)

I help organizations navigate the complexities of project management, ensuring smooth project lifecycles from inception to completion | PMP® | PMI-RMP®| LSSGB
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Effectively addressing potential challenges and maintaining transparent communication are key to program success. Program risks can be mitigated by : Proactive Risk Identification Comprehensive Risk Assessment Robust Risk Planning Continuous risk Monitoring Contingency Planning Effective Communication Regular Reviews Progam Stakeholders can be kept informed by Understanding needs , expectations, and communication preferences of stakeholders Communication Plan by tailoring communication strategies as per the needs. Regular Updates by using emails, reports, meetings, and project management tools. Establishing a feedback mechanism to allow stakeholders to express concerns. Escalation Process to address the concerns

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Oluwakemi Oyedele, MSc, PMEC™, APM

Executive Assistant| Project Manager | APM(SM) | PMEC™ | Turning ideas into reality, one project at a time
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One thing I've found helpful is to first identify every risks associated with the project and also identify ways of mitigating those risks without jeopardizing the delivery of the project's goals. Using SWOT analysis to identify the project's strengths and weaknesses helps too.

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2 Élaborer et mettre en œuvre des réponses aux risques

La prochaine étape pour atténuer les risques liés au programme consiste à élaborer et à mettre en œuvre des mesures de réponse appropriées aux risques. Vous pouvez utiliser différentes stratégies pour faire face aux différents types de risques, en fonction de leur nature et de leur ampleur. Par exemple, vous pouvez utiliser l’évitement, la réduction, le transfert ou l’acceptation pour faire face aux risques négatifs, et l’exploitation, l’amélioration, le partage ou la rétention pour faire face aux risques positifs. Vous devez également définir les rôles et les responsabilités des responsables des risques, les mesures et les échéanciers pour les réponses aux risques, ainsi que les indicateurs et les mesures des résultats liés aux risques. Vous devez consigner tous ces détails dans un registre des risques ou un plan de gestion des risques, et le mettre à jour régulièrement au fur et à mesure de l’avancement du programme.

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Adalberto Bozzi

Industrial Manager | Lean Productions Specialist | SPC Experience | Team Leadership |
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Considering that the risks have been well identified, using the relevant techniques, we can classify them appropriately, as in an ABC process. We must address the main risks first to mitigate them. In addition to clearly defining what will be done, who does what and within what time frame is extremely important.

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3 Surveiller et contrôler les risques

La troisième étape pour atténuer les risques liés au programme consiste à les surveiller et à les contrôler. Vous devez suivre l’état et la performance de vos réponses aux risques, et évaluer leur efficacité et leur efficience. Vous devez également identifier tout risque nouveau ou émergent et réviser votre registre des risques ou votre plan en conséquence. Vous pouvez utiliser divers outils et techniques pour surveiller et contrôler vos risques, tels que les audits de risques, les examens de risques, les rapports de risque, les tableaux de bord des risques ou les journaux de risques. Vous devez également mettre en place un processus d’escalade des risques et communiquer tout changement ou problème important aux parties prenantes concernées.

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Adalberto Bozzi

Industrial Manager | Lean Productions Specialist | SPC Experience | Team Leadership |
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What indicator will we use to monitor the risk being addressed, that is, are the actions that were adopted being effective? We cannot assume that we are on the right path without adequate verification and if necessary we have to apply a PDCA. We tend to be "owners of the truth" and this can cause enormous damage!

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Ly Nguyen

Angel Investor
(modifié)
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This is a true thing for companies and organizations to operate efficiently with as less risk as possible. Today, under complex business situations, companies and organizations might have to resolve a number of risks. In this context, minimizing them becomes an important task. Consequently, monitoring and controlling these risks can help companies and organizations reduce undesired outcomes and operate with positive results instead.

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4 Communiquer avec les parties prenantes

La communication avec les intervenants est la quatrième étape pour atténuer les risques du programme et les tenir informés. Établissez un plan de communication qui définit l’objectif, la fréquence, le format et le canal de votre communication avec les différents groupes de parties prenantes. Vous devez également adapter votre communication aux besoins et aux attentes de vos parties prenantes, en utilisant un langage clair, concis et cohérent. Partager de l’information sur les objectifs, la portée et les produits livrables du programme ; les risques, leur hiérarchisation et leurs réponses ; l’état d’avancement, les progrès et les réalisations ; les enjeux, les défis et les leçons apprises ; ainsi que les résultats, les avantages et les commentaires. Utilisez des e-mails, des bulletins d’information, des réunions, des présentations, des webinaires ou des tableaux de bord pour transmettre ces informations. De plus, sollicitez et intégrez les commentaires de vos parties prenantes tout en répondant à leurs questions ou préoccupations.

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Adalberto Bozzi

Industrial Manager | Lean Productions Specialist | SPC Experience | Team Leadership |
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Which work team did we choose for this activity? Who is responsible for what and for what purpose? How will the direction of our project and any need for corrections be reported to team members? How will our team do this to maintain the necessary deadlines? We cannot assume results but achieve them.

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Chiraz Besbes, M.B.A.

Créatrice de valeur ajoutée en formation
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Je pense que les parties prenantes doivent être prises en compte dès le début du processus c à d les impliquer dans l'analyse des risques et les réponses. Cette façon de faire les responsabilisera face aux risques. Je crois fermement que la communication devrait être en continue du début à la fin du processus et pas juste en tant que 4éme étape. Ce sont des gens de terrain qui peuvent enrichir énormément nos réflexions.

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5 Utiliser les meilleures pratiques et les meilleurs outils

La cinquième étape pour atténuer les risques liés au programme et tenir les intervenants informés consiste à utiliser des pratiques et des outils exemplaires. Vous pouvez utiliser diverses normes, cadres et méthodologies pour guider vos processus de gestion des risques et de communication, tels que PMBOK, PRINCE2, Agile ou SCRUM. Vous pouvez également utiliser divers logiciels et applications pour faciliter vos activités d’identification, d’évaluation, d’atténuation et de communication des risques, tels qu’Excel, Project, RiskyProject, Jira ou Asana. Vous devriez également demander conseil et soutien à vos pairs, à vos mentors ou à des experts, et apprendre de leurs expériences et de leurs idées.

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6 Évaluez et améliorez vos performances

La sixième et dernière étape pour atténuer les risques liés au programme et tenir les parties prenantes informées consiste à évaluer et à améliorer votre rendement. Vous devez mesurer et rendre compte des résultats et des impacts de vos efforts de gestion des risques et de communication, et les comparer avec vos objectifs et attentes prévus. Vous devez également identifier et documenter les forces et les faiblesses de vos processus et pratiques, ainsi que les possibilités et les menaces d’amélioration. Vous devriez également célébrer vos réussites et reconnaître vos réalisations, et partager vos apprentissages et vos meilleures pratiques avec les autres.

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7 Voici ce qu’il faut prendre en compte d’autre

Il s’agit d’un espace pour partager des exemples, des histoires ou des idées qui ne correspondent à aucune des sections précédentes. Que voudriez-vous ajouter d’autre ?

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Kendall Scott

Communications and CX Project Coordinator at City of Kingston
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To mitigate program risks and keep stakeholders informed, conduct thorough risk assessments and develop a comprehensive risk mitigation plan. Regularly update stakeholders through various communication channels like emails, reports, and meetings. Engage stakeholders in the risk management process, valuing their input and insights. Maintain transparency about potential risks and challenges, fostering trust. Continuously monitor risks and adapt strategies as necessary, and have contingency plans for high-impact risks. Establish a feedback loop with stakeholders to refine risk management strategies and align the program with their expectations.

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1 Identifier et hiérarchiser les risques

2 Élaborer et mettre en œuvre des réponses aux risques

3 Surveiller et contrôler les risques

4 Communiquer avec les parties prenantes

5 Utiliser les meilleures pratiques et les meilleurs outils

6 Évaluez et améliorez vos performances

7 Voici ce qu’il faut prendre en compte d’autre

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