Que faire si votre gestion des processus métier a besoin d’être automatisée ?

1 Qu’est-ce que l’automatisation des processus ?

L’automatisation des processus est l’utilisation d’outils logiciels et de technologies pour effectuer des tâches répétitives, basées sur des règles ou sujettes à l’erreur humaine, sans intervention manuelle. L’automatisation des processus peut vous aider à gagner du temps, à réduire les coûts, à améliorer la précision et à augmenter la satisfaction des clients. Quelques exemples de processus qui peuvent être automatisés sont le traitement des factures, les demandes de service client, la saisie de données, la génération de rapports et le marketing par e-mail.

2 Pourquoi avez-vous besoin de l’automatisation des processus ?

L’automatisation des processus peut offrir de nombreux avantages à votre entreprise, tels que l’augmentation de la productivité, l’amélioration de la qualité, l’amélioration de l’agilité et l’augmentation de la satisfaction. L’automatisation des tâches fastidieuses ou à faible valeur ajoutée peut libérer les employés pour qu’ils se concentrent sur des tâches plus créatives ou complexes. De plus, l’automatisation élimine les erreurs humaines et les incohérences, ce qui rend les résultats précis, conformes et opportuns. De plus, il rationalise et standardise les flux de travail pour faciliter et accélérer l’adaptation à l’évolution des besoins des clients ou des conditions du marché. De plus, l’automatisation permet aux entreprises de fournir des services plus rapides, meilleurs et plus personnalisés aux clients, améliorant ainsi leur fidélité et leur rétention. Enfin, l’automatisation permet aux employés d’effectuer un travail plus significatif et plus gratifiant, ce qui augmente leur engagement et leur motivation.

3 Comment identifier les processus d’automatisation ?

Lorsque vous évaluez les processus adaptés à l’automatisation, vous devez analyser votre état actuel et identifier les points faibles, les lacunes ou les opportunités d’amélioration. La fréquence, le volume, la complexité, la variabilité et l’impact sont autant de critères qui peuvent vous aider à hiérarchiser les processus d’automatisation. Par exemple, les processus qui se produisent plus fréquemment ont un potentiel d’automatisation plus élevé. De même, les processus avec des volumes plus élevés et des complexités plus faibles sont plus faciles à automatiser. De plus, les processus présentant une variabilité plus faible et des impacts plus importants sont plus précieux à automatiser.

4 Comment concevoir des processus pour l’automatisation ?

Lorsque vous sélectionnez des processus à automatiser, vous devez les concevoir de manière claire, logique et efficace. Pour ce faire, vous devez d’abord cartographier l’état actuel en documentant les étapes, les entrées, les sorties, les rôles et les systèmes impliqués existants. Vous pouvez utiliser des outils tels que des organigrammes ou des diagrammes pour visualiser le processus. Ensuite, utilisez des techniques telles que l’analyse des causes profondes ou la cartographie de la chaîne de valeur pour identifier les domaines dans lesquels l’automatisation peut réduire le gaspillage, les erreurs ou les retards. Définissez ensuite l’état futur en spécifiant les étapes, les entrées, les sorties, les rôles et les systèmes souhaités impliqués dans le processus après l’automatisation. Vous pouvez utiliser des outils tels que des maquettes ou des simulations pour tester le processus. Enfin, documentez les exigences fonctionnelles, techniques et commerciales pour l’automatisation des processus à l’aide d’outils tels que les user stories ou les cas d’utilisation.

5 Comment mettre en œuvre des processus d’automatisation ?

Une fois que vous avez conçu des processus d’automatisation, vous devez les mettre en œuvre à l’aide des bons outils logiciels et technologies. Automatisation robotisée des processus (RPA) est une option qui peut être utilisée pour automatiser des tâches simples, structurées et basées sur des règles, comme copier et coller des données ou remplir des formulaires. Gestion des processus métier (Le BPM) est une autre option qui peut être utilisée pour automatiser des tâches complexes, dynamiques et collaboratives, telles que l’approbation des demandes ou la gestion des flux de travail. Intelligence artificielle (IA) est également une option viable pour automatiser les tâches non structurées, variables ou cognitives, telles que la compréhension du langage ou la prise de décisions.

6 Comment surveiller et améliorer les processus d’automatisation ?

Une fois que vous avez mis en œuvre des processus d’automatisation, il est important de les surveiller et de les améliorer pour vous assurer qu’ils donnent les résultats attendus et répondent à l’évolution des besoins. Pour ce faire, vous devez mesurer la performance en suivant et en analysant les indicateurs clés de performance (KPI) et des mesures qui reflètent l’efficacité, la qualité et l’agilité. De plus, vous devez évaluer les résultats en comparant les résultats réels avec les résultats attendus et en identifiant les lacunes, les problèmes ou les risques. Enfin, vous pouvez appliquer les modifications nécessaires aux processus, logiciels ou systèmes pour combler les lacunes, les problèmes ou les risques. En suivant ces étapes, vous pouvez commencer votre parcours d’automatisation et tirer parti de l’automatisation des processus.

7 Voici ce qu’il faut considérer d’autre

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