Vos systèmes de communication sont en plein désarroi. Comment pouvez-vous rationaliser votre flux de travail ?

2 Choisissez vos outils

Une fois que vous avez évalué vos besoins, vous pouvez choisir les outils qui conviennent le mieux à vos systèmes de communication. De nombreuses options sont disponibles, telles que l’e-mail, le téléphone, le chat, la vidéo, les webinaires, les médias sociaux, etc. Cependant, vous n’avez pas besoin de les utiliser tous, ou de les utiliser de la même manière. Vous devez sélectionner les outils les plus efficaces, les plus efficients et les plus appropriés pour chaque type de communication et chaque partie prenante. Par exemple, vous pouvez utiliser le courrier électronique pour la communication formelle et officielle, le chat pour une communication rapide et informelle, la vidéo pour la communication en face à face et interactive, etc. Vous devez également tenir compte de la compatibilité, de la sécurité et de la fiabilité des outils que vous choisissez.

3 Établissez vos protocoles

Il ne suffit pas de choisir ses outils, il faut aussi établir ses protocoles d’utilisation. Les protocoles sont les règles et les directives qui définissent comment, quand et pourquoi vous utilisez chaque outil pour chaque type de communication. Par exemple, vous pouvez disposer d’un protocole qui spécifie le format, la fréquence et les destinataires de vos e-mails de confirmation de commande, ou d’un protocole qui définit l’ordre du jour, la durée et les participants de vos visioconférences. Les protocoles vous aident à normaliser vos systèmes de communication et à garantir la cohérence, la clarté et la responsabilité.

4 Formez votre équipe

La qualité de vos systèmes de communication dépend de la qualité des personnes qui les utilisent. Par conséquent, vous devez former votre équipe à l’utilisation des outils et au respect des protocoles que vous avez choisis. La formation doit inclure à la fois des compétences techniques et des compétences générales, telles que la façon d’utiliser les outils, de rédiger des messages clairs et concis, d’écouter activement et de répondre de manière appropriée, de gérer les conflits et les plaintes, etc. La formation doit également être continue et mise à jour au fur et à mesure de l’évolution de vos systèmes de communication.

5 Surveiller et évaluer

Enfin, vous devez surveiller et évaluer régulièrement vos systèmes de communication et apporter les ajustements nécessaires. Vous pouvez utiliser différentes métriques et indicateurs pour mesurer la performance et l’impact de vos systèmes de communication, tels que le temps de réponse, la satisfaction client, le taux d’erreur, la qualité des commentaires, etc. Vous pouvez également solliciter les commentaires de votre équipe et de vos parties prenantes sur la façon dont ils perçoivent et expérimentent vos systèmes de communication. Sur la base des données et des commentaires que vous collectez, vous pouvez identifier les forces et les faiblesses de vos systèmes de communication et mettre en œuvre des changements pour les améliorer.