Last updated on 12 août 2024

Traiter avec un intervenant qui fait pression pour des délais impossibles. Comment gérer efficacement les attentes ?

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Lorsque vous êtes confronté à une partie prenante qui exige ce qui semble être des délais impossibles, vous pouvez avoir l’impression d’être pris entre le marteau et l’enclume. Mais n’ayez crainte, il existe des stratégies que vous pouvez employer pour gérer les attentes sans brûler les ponts. La communication est essentielle, tout comme la compréhension des motivations et des contraintes des parties prenantes. Il est important d’aborder la situation avec un mélange d’empathie et d’affirmation de soi, en vous assurant d’exprimer les défis tout en explorant des solutions viables. N’oubliez pas que votre objectif est de trouver un équilibre qui respecte les besoins de la partie prenante et de votre équipe.

Dans cet article collaboratif, vous trouverez des réponses d’experts

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1 Évaluer les besoins

Il est essentiel de comprendre l’origine de l’urgence d’une partie prenante à mener à bien rapidement. Engagez une conversation franche pour découvrir les motivations derrière leurs échéances. Il ne s’agit pas seulement d’écouter ; Il s’agit de poser les bonnes questions pour déterminer si leur calendrier est dicté par des pressions externes, une ambition personnelle ou un manque de compréhension de la complexité du projet. En comprenant leurs besoins, vous pouvez adapter votre réponse pour répondre à leurs préoccupations tout en fixant des attentes réalistes.

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Jorge De Angeli

Director Ejecutivo de Experiencia PyME - Consultoría Estratégica para PyMEs | Consultor en Relaciones con la Sociedad Civil | Consultor en Gestión freelance | Capacitador freelance
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En mi experiencia personal, mantener entrevistas y realizar encuestas, con cierta periodicidad, para recopilar información detallada de las expectativas de cada parte interesada, resulta útil para mantenerse constantemente informado sobre el universo de demandas y expectativas de las partes interesadas. Utilizar herramientas de mapeo y actualizarlos periódicamente permitirá visualizar y evaluar las relaciones y prioridades para tomar decisiones informadas.

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2 Réalités fixes

Une fois que vous avez compris les besoins des parties prenantes, il est temps de communiquer sur les réalités du projet. Cela implique une présentation claire du calendrier, des ressources et des obstacles potentiels. Assurez-vous que vos explications sont simples et exemptes de jargon qui pourrait dérouter ou induire en erreur. Il s’agit de créer une compréhension commune que, même si leurs objectifs sont importants, ils doivent être mis en balance avec ce qui est réalisable dans la pratique.

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Jorge De Angeli

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Entendidas las demandas y expectativas de las partes interesadas, es momento de confrontarlas con las realidades del proyecto. Evaluando la viabilidad de cumplir con las expectativas dentro de los límites de tiempo, recursos y presupuesto disponibles. Presentar y comunicar claramente el cronograma, los recursos y los posibles inconvenientes en esta instancia se vuelve una tarea esencial. Esta fase debe tener como propósito central establecer una comprensión común que permita alinear metas en equilibrio con lo que es factible en la realidad. Mi consejo : Realizar un análisis de factibilidad y comunicar claramente las limitaciones del proyecto desde el inicio. Esto ayudará a establecer expectativas realistas.

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3 Explorer les options

Après avoir exposé les réalités, travaillez avec l’intervenant pour explorer d’autres options. Il peut s’agir d’ajuster la portée, de réaffecter les ressources ou même de redéfinir ce qui constitue l’achèvement d’un projet. L’objectif est de trouver un compromis qui maintient l’intégrité du projet sans écarter les besoins des parties prenantes. La résolution créative des problèmes et la flexibilité peuvent souvent conduire à des solutions innovantes qui satisfont toutes les parties concernées.

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Jorge De Angeli

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Una vez que se tiene una comprensión clara de las demandas y la realidad del proyecto, es crucial, analizar las diferentes opciones disponibles para satisfacer las expectativas de las partes interesadas. Dependerá de cada caso, pero puede ser necesario trabajar con alguna de las partes interesadas para explorar opciones alternativas después de exponer la realidad del proyecto. Este proceso debe ser guiado con minucioso detalle y extrema precaución ya que el resultado podría incluir modificaciones en el alcance, reasignación de recursos o incluso redefinir qué significa completar el proyecto. Cualquier compromiso potencial que pudiera surgir de este proceso, debe mantener la integridad del proyecto.

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4 Documenter les plans

La documentation est votre alliée dans la gestion des attentes. Une fois que vous vous êtes mis d’accord sur un plan révisé, assurez-vous que chaque détail est documenté et approuvé par toutes les parties concernées. Il s’agit d’une référence tangible qui peut aider à prévenir de futurs malentendus et fournit une base de référence pour mesurer les progrès. Il renforce également l’engagement des deux parties à l’égard des délais et des produits convenus.

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Jorge De Angeli

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En cada experiencia, mi aliado en la administración de las expectativas ha sido la documentación de cada acción o proceso. Todos los detalles deben quedar debidamente registrados y, teniendo en cuenta su pertinencia, validados por las partes interesadas pertinentes después de haber acordado una revisión del plan. Esto facilitará definir indicadores de progreso y enfatizar el compromiso. La planificación detallada aporta para alinear las expectativas con los objetivos del proyecto. Mi aprendizaje: Utilizar metodologías de gestión de proyectos como Agile o Scrum es de mucha ayuda y contribuye con que todos las partes comprendan y validen el acuerdo y los planes definidos para tener un desarrollo armonioso del proyecto.

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5 Communiquer les progrès

Des mises à jour régulières sont essentielles pour tenir les parties prenantes au courant et gérer leurs attentes au fur et à mesure de l’avancement du projet. Ces mises à jour doivent être cohérentes, concises et honnêtes, mettant en évidence les réalisations ainsi que les défis rencontrés. En maintenant des canaux de communication ouverts, vous pouvez répondre aux préoccupations de manière préventive et ajuster les plans si nécessaire, en veillant à ce que la partie prenante se sente impliquée et informée.

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Jorge De Angeli

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Mantener informadas a las partes interesadas a medida que avanza el proyecto, es clave para gestionar las expectativas. Estas actualizaciones, que resaltan logros y desafíos, deben ser concisas, consistentes, coherentes y sobre todo honestas. Esta actualizaciones en muchos casos, pueden abordar preocupaciones de manera preventiva y esto nos permitirá ajustar los planes según sea necesario, abriendo el juego para que las partes interesadas se sientan involucradas e informadas. MI aprendizaje: Establecer canales de comunicación regulares usando herramientas de gestión de proyectos para mantener a todos informados, proporciona información detallada de progreso que resulta de extrema utilidad para la toma de decisiones.

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6 Offrir une assistance

Enfin, offrez votre soutien pour aider l’intervenant à comprendre et à communiquer les délais révisés à ses propres supérieurs ou équipes. Il peut s’agir de les aider à se préparer aux réunions ou de leur fournir des rapports d’étape qu’ils peuvent partager. Votre soutien dans ce domaine permet non seulement de gérer leurs attentes, mais aussi d’instaurer un climat de confiance et de renforcer votre rôle de partenaire collaboratif dans la réussite du projet.

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Jorge De Angeli

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Identificar y proporcionar el apoyo necesario a los stakeholders es fundamental para mantener su compromiso y satisfacción. Esto puede incluir disponer recursos, brindar información y proveer capacitación. Mi aprendizaje: Implementar programas de capacitación y desarrollo para las partes interesadas clave debe ser conisderado un recurso de gestión de proyectos que puede resultar muy útil para mantener un clima de ejecución armonioso y equilibrado.

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7 Voici ce qu’il faut prendre en compte d’autre

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1 Évaluer les besoins

2 Réalités fixes

3 Explorer les options

4 Documenter les plans

5 Communiquer les progrès

6 Offrir une assistance

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