Comment pouvez-vous établir des relations pour assurer le succès de l’événement dans des délais serrés ?

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La production d’événements est un domaine dynamique et en évolution rapide qui nécessite d’excellentes compétences en communication, en coordination et en collaboration. Que vous planifiiez un petit atelier, une grande conférence ou un sommet virtuel, vous devez établir des relations solides avec vos parties prenantes, vos fournisseurs et vos participants pour vous assurer que votre événement se déroule sans heurts et répond à vos objectifs. Mais comment pouvez-vous le faire lorsque vous travaillez avec des délais serrés, des ressources limitées et des attentes changeantes ? Voici quelques conseils pour vous aider à relever les défis de la production d’événements et à créer des impressions positives et durables auprès de vos partenaires.

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1 Connaissez vos objectifs et vos priorités

Avant de commencer à contacter des conférenciers, des sponsors, des lieux ou des traiteurs potentiels, vous devez avoir une vision claire de ce que vous voulez réaliser avec votre événement et quels en sont les aspects les plus importants. Définissez vos objectifs SMART (spécifique, mesurable, atteignable, pertinent et limité dans le temps) et communiquez-les à votre équipe et à vos parties prenantes. Cela vous aidera à aligner vos attentes, à éviter la confusion et à vous concentrer sur les tâches qui comptent le plus. Vous pouvez également utiliser vos objectifs comme point de référence lors de la négociation de contrats, de la prise de décisions ou de la résolution de conflits.

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Phelyx Hopkins
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Oh, I do love to discover high-level professionals! Those folks become working relationships that I nurture because a reliable team and network frees up so much time and brain space! Authentically maintain that list of resources. Learn birthdays, anniversaries, and family member's names. Learn and get to know their talents and strengths as individuals and discover their network and resources. Reach out with some frequency just to learn if they need anything. Maintain a Trello Card (or an equivalent) on these superheroes and set reminders to check-in. The bottom line is if you mindfully craft a trustworthy network of capable folks who will follow you anywhere, you will never encounter a potential crisis that cannot be solved with one call.

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Elena Alejandro

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Normally after investing time working and selecting reliable suppliers, there are some with a proven track record of reliability and efficiency, particularly in meeting tight deadlines. The communication with them has to be very clear and specific. Deadlines, expectations any specific needs have to be provided. Is very important to keep a record from precedent events, remind them what worked well and indicate areas to be improved. Show appreciation, working with reliable people is a treasure, it saves you lots of headache!

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2 Faites vos recherches et faites preuve de souplesse

L’une des compétences clés de la production d’événements est la négociation et la passation de contrats. Vous devez trouver les meilleures offres et conditions pour votre événement, tout en respectant votre budget, votre calendrier et vos normes de qualité. Pour ce faire, vous devez faire vos devoirs et faire des recherches sur le marché, les fournisseurs et les concurrents. Découvrez quels sont les tarifs moyens, la disponibilité et la réputation des fournisseurs qui vous intéressent. Comparez les différentes options et cherchez des alternatives. Soyez prêt à négocier et à faire des compromis, mais aussi à vous retirer si l’offre n’est pas satisfaisante. Et ayez toujours un plan d’urgence en cas de problème.

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3 Établissez des relations de confiance

Une autre compétence essentielle de la production d’événements est la gestion des relations. Vous devez établir et maintenir des relations positives et professionnelles avec vos parties prenantes, vos fournisseurs et vos participants. Cela signifie être respectueux, courtois et honnête dans vos interactions. Soyez à l’écoute de leurs besoins, de leurs préoccupations et de leurs commentaires, et répondez rapidement et efficacement. Montrez votre appréciation et votre reconnaissance pour leurs contributions et leur soutien. Faites un suivi et respectez vos engagements et vos promesses. Et n’oubliez pas de vous amuser et de montrer votre personnalité en cours de route. Les gens sont plus susceptibles de travailler avec vous et pour vous s’ils vous aiment et vous font confiance.

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Austin James

International Event Producer | Experience Architect | Mental Health Advocate | Artist
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The most powerful tool at any live event professional's disposal is rapport building. It truly does not matter how many documents you've created, how many hours you've spent planning, or what resources you have at the ready if you haven't already built solid working relationships with all of your partners. Something will go wrong, and when it does you have to respond quickly. Often times, the solution requires the support or expertise of someone else, and you'll find that it's far more difficult to gain their favor in a moment of rapid-response if you haven't already laid the groundwork of trust. Treat EVERYONE well. Not only is it the kind and professional thing to do, you also have no idea who's support you may need later down the line.

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Andi Moravec

Operations Manager, Bound Media Group | Social Media Manager | Brand Manager | Project Manager
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Relationship development in the events world is key. Giving a sense of ownership to the success of an event to those participating can help your attendance numbers and the overall operations leading up to the event. Participants are more likely to share the event details and meet their deadlines when they feel they are a part of something big.

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4 Communiquez clairement et fréquemment

La communication est l’épine dorsale de la production d’événements. Vous devez communiquer vos objectifs, vos plans, vos attentes et vos progrès à votre équipe et à vos partenaires. Vous devez également communiquer votre proposition de valeur, vos avantages et vos instructions à vos participants. Et vous devez le faire de manière claire, concise et cohérente. Utilisez plusieurs canaux et formats pour atteindre votre public, tels que les e-mails, les appels, les newsletters, les médias sociaux, les sites Web ou les applications. Utilisez un langage simple et direct et évitez le jargon et l’ambiguïté. Fournissez des informations et des mises à jour pertinentes et opportunes, et évitez la surcharge ou la répétition de l’information. Et invitez toujours les commentaires et les questions pour assurer la compréhension et l’engagement.

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5 Évaluer et améliorer

Le dernier conseil pour établir des relations afin d’assurer le succès d’un événement dans des délais serrés est d’évaluer et d’améliorer vos performances et vos résultats. Une fois votre événement terminé, ne vous contentez pas de passer au suivant. Prenez le temps de réfléchir à ce qui s’est bien passé et à ce qui n’a pas fonctionné, et à ce que vous pouvez améliorer la prochaine fois. Collectez et analysez les données et les commentaires de votre équipe, de vos parties prenantes, de vos fournisseurs et de vos participants. Identifiez vos forces et vos faiblesses, vos opportunités et vos menaces, ainsi que vos meilleures pratiques et les leçons apprises. Partagez vos résultats et vos idées avec vos partenaires et remerciez-les de leur collaboration. Et utilisez vos conclusions et recommandations pour améliorer vos processus, vos systèmes et vos compétences pour vos futurs événements.

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6 Voici ce qu’il faut prendre en compte d’autre

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1 Connaissez vos objectifs et vos priorités

2 Faites vos recherches et faites preuve de souplesse

3 Établissez des relations de confiance

4 Communiquez clairement et fréquemment

5 Évaluer et améliorer

6 Voici ce qu’il faut prendre en compte d’autre

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